SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DICIEMBRE 2007 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS ÍNDICE INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 4 MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO.............................................................. 6 PROCEDIMIENTOS .............................................................................................. 14 1. Adquisición por licitación pública ........................................................................... 15 2. Adquisición por invitación a cuando menos tres personas ..................................... 33 3. Adquisición por adjudicación directa ...................................................................... 51 4. Adquisición a través de compras menores ............................................................ 65 5. Enajenación por licitación pública .......................................................................... 80 6. Enajenación por invitación a cuando menos tres personas.................................... 96 7. Adjudicación directa............................................................................................... 109 8. Adquisición de vales de gasolina ........................................................................... 119 9. Recepción y salida de bienes al almacén .............................................................. 130 10. Alta de bienes de activo fijo por adquisición........................................................... 139 11. Cambio de adscripción de bienes de activo fijo ..................................................... 148 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 2/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 12. Control y administración de bienes del activo fijo ................................................... 157 13. Baja de bienes de activo fijo .................................................................................. 170 14. Conciliación del registro contable y el control físico de los bienes de activo fijo ..... 188 15. Baja de bienes de activo fijo por donación ............................................................. 201 16. Asignación del parque vehicular ............................................................................ 220 17. Suministro de combustible ..................................................................................... 232 18. Mantenimiento preventivo y correctivo del parque vehicular .................................. 243 19. Reparación mayor y reparaciones menores de vehículos y aplicación de bitácora 260 20. Supervisión del parque vehicular ........................................................................... 272 21. Seguro de vehículos .............................................................................................. 285 22. Inventario físico del almacén de bienes de consumo ............................................. 300 23. Toma del inventario físico de bienes de activo fijo ................................................. 309 24. Prestación de servicios y mantenimiento preventivo y correctivo ........................... 329 25. Servicio de vigilancia ............................................................................................. 341 26. Proyecto de instalaciones y distribución del espacio.............................................. 353 27. Soporte a unidades técnico – administrativas en eventos especiales .................... 365 28. Traslado de materiales y equipos .......................................................................... 373 29. Transporte de personal local y foráneo a eventos especiales ................................ 382 30. Correspondencia de entrada ................................................................................. 390 31. Correspondencia de salida .................................................................................... 400 32. Archivo .................................................................................................................. 410 33. Preparación del Programa Anual de Adquisiciones ............................................... 419 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 3/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios tiene como propósito fundamental, proporcionar las bases para la operación, en lo correspondiente a la administración de los recursos materiales y de servicios, que deben seguir cada una de las unidades técnico-administrativas que integran a la Procuraduría Agraria, a fin de optimizar y agilizar el proceso administrativo. Por lo que se refiere a la descripción de procedimientos se presentan los correspondientes a recursos materiales y servicios, mismos que contienen sus respectivos objetivos, las políticas que orientan y regulan su ejecución y la descripción de cada una de las actividades. Con la finalidad de dar mayor claridad y tratando de presentar un esquema más objetivo, el Manual de Procedimientos contiene de manera sencilla y clara los diagramas de flujo de cada uno de los procedimientos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 4/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS El marco normativo y los procedimientos establecidos en el documento son de carácter obligatorio y de estricta observancia en su contenido, siendo la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la facultada para resolver las dudas que se generen con motivo de la interpretación y aplicación del manual; así como su revisión, actualización y difusión en todas las unidades técnico-administrativas de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 5/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos DOF, 05-02-1917. Última reforma DOF 13-11-2007. Leyes Ley Agraria. DOF, 26-02-1992. Última reforma DOF, 09-07-1993. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF, 29-12-1976. Última reforma DOF, 01-10-2007. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF, 30-03-2006. Última reforma DOF, 01-10-2007. Ley del Impuesto al Valor Agregado. DOF, 29-12-1978. Última reforma DOF, 01-10-2007. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 6/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Ley del Impuesto sobre la Renta. DOF, 01-01-2002. Última reforma DOF, 01-10-2007. Ley General de Bienes Nacionales. DOF, 20-05-2004. Última reforma DOF 31-08-2007. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF, 13-03-2002. Última reforma DOF, 21-08-2006. Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. DOF, 31-03-2007. Sin reforma. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007. Ley de Planeación. DOF, 05-01-1983. Última reforma DOF, 13-06-2003. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas DOF, 04-01-2000. Última reforma DOF, 01-10-2007. Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2008. DOF, 07-12-2007. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF, 11-06-2002. Última reforma DOF, 06-06-2006. Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público. DOF, 19-12-2002. Última reforma DOF, 23-02-2005. Códigos Código Civil Federal. Publicado en el DOF en cuatro partes 26-05-1928, 14-07-1928, 03 y 31-08-1928. Última reforma DOF,13-04-2007. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 7/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Código Federal de Procedimientos Civiles. DOF, 24-02-1943. Última reforma DOF, 13-06-2003. Reglamentos Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales. DOF, 02-09-2004. Sin reforma. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF, 28-06-2006. Última reforma DOF, 05-09-2007. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. DOF, 04-12-2006. Sin reforma. Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta. DOF, 17-10-2003. Última reforma DOF, 04-12-2006. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas. DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF 29-11-2006. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF, 20-08-2001. Última reforma DOF, 30-11-2006. Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria. DOF, 15-01-2008. Reglamento Interior de la Procuraduría Agraria. DOF, 28-12-1996. Sin reforma. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental DOF, 11-06-2003. Sin reforma. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 8/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Reglamento sobre el consumo de tabaco. DOF 27-07-2000. Sin reforma. Estatutos Estatuto del Servicio Profesional Agrario. DOF, 14-09-1994. Sin reforma. Decretos Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión. DOF, 14-09-2005. Decreto por el que se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012. DOF 31-05-2007. Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial Agrario 2007-2012. DOF 22-01-2008. Decreto que aprueba el Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2008. DOF, 13-12-2007. Acuerdos Acuerdo que establece las bases administrativas generales respecto de las disposiciones legales que regulan la asignación y uso de los bienes y servicios que se pongan a disposición de los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF, 04-01-1988. Acuerdo por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal incluidas las Sociedades Nacionales de Crédito, Fideicomisos y Fondos de Fomento, en ejercicio de las atribuciones y funciones que les competen, deberán adoptar las medidas que permitan el FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 9/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS aprovechamiento integral y óptimo de los recursos, infraestructura, equipos, bienes y materiales de oficina de que disponen. DOF, 19-04-1989. Acuerdo que tiene por objeto establecer las normas y lineamientos que deberán adoptar las dependencias y entidades, incluidas las sociedades nacionales de crédito, fideicomisos y fondos de fomento, con el propósito de adecuar su organización, funcionamiento y objetivos a criterios de disciplina presupuestal, respecto de la autorización, asignación y utilización de los recursos de que dispongan los servidores públicos para el eficiente desempeño de las funciones encomendadas. DOF, 20-04-1989. Acuerdo por el que se delega en el Secretario General la facultad de celebrar y firmar todos los convenios y contratos en las materias que se indican. DOF, 13-08-1992. Acuerdo que establece las normas para autorizar la adquisición o arrendamiento de bienes muebles que realicen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF, 10-08-1993. Acuerdo de Adscripción de las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria. DOF, 24-01-1997. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para el arrendamiento de inmuebles por parte de las Dependencias de la Administración Pública Federal, en su carácter de arrendatarias. DOF, 03-02-1997. Acuerdo por el que se delega a los titulares de las Delegaciones y Residencias de la Procuraduría Agraria, la facultad de celebrar contratos y convenios de servicios de limpieza, vigilancia y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, necesarios para el adecuado funcionamiento de esas Unidades Administrativas. DOF, 17-02-1997. Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 10/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública. DOF, 11-04-1997. Acuerdo que establece las normas que determinan como obligatoria la presentación de las declaraciones de situación patrimonial de los servidores públicos, a través de medios de comunicación electrónica. DOF, 19-04-2002. Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega- recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados. DOF 13-10-2005. Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepción y disposición de obsequios, donativos o beneficios en general que reciben los servidores públicos. DOF 13-12-2006. Acuerdo que establece los montos máximos de renta que las instituciones públicas federales podrán pactar durante el ejercicio fiscal 2008, en los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebran. DOF 27-12-2007. Documentos Normativos-Administrativos Norma Oficial Mexicana NOM – 001-STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Edificios, Locales, Instalaciones y Áreas de los Centros de Trabajo. DOF, 08-06-1994. Norma Oficial Mexicana NOM - 016 –STPS-1993, relativa a las Condiciones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo, referente a Ventilación. DOF, 06-07-1994. Norma Oficial Mexicana NOM - 002 STPS 1994, relativa a las Condiciones de Seguridad para la Prevención y Protección contra incendios en los Centros de Trabajo. DOF, 20-07-1994. Aclaración DOF, 28-09-1994. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 11/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada. DOF, 15-03-1999. Normas Internas de Trabajo de la Procuraduría Agraria. P.A. 18-05-2006. Norma Oficial Mexicana NOM - 019 - STPS - 1993. Relativa a la constitución, registro y funcionamiento de las Comisiones de Seguridad e Higiene en los Centros de Trabajo. DOF, 05-12-1994. Aclaraciones DOF, 29-12-1994. Normas que regulan los viáticos y pasajes para las comisiones en el desempeño de funciones en la Administración Pública Federal. DOF, 28-12-2007. Normas conforme a las cuales se llevarán a cabo los avalúos y justipreciaciones de rentas a que se refiere la Ley General de Bienes Nacionales. DOF 27-09-2006. Lineamientos y criterios generales para la enajenación de vehículos terrestres de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. DOF, 14-04-1997. Lineamientos específicos para la aplicación y seguimiento de las medidas de austeridad y disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal. DOF, 29-12-2006. Otras Disposiciones Lista de valores mínimos para desechos de bienes muebles que generen las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF, 27-02-2007. Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en los procedimientos de contratación de seguros de bienes patrimoniales y de personas. DOF, 04-08-1997. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 12/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Manual de Procedimientos en materia de Representación Legal. Noviembre de 2006. Normateca Interna de la Procuraduría Agraria. Las demás normatividad aplicable y de observancia obligatoria publicada en la Normateca Federal y Interna de la Procuraduría Agraria, en materia de administrativa y financiera. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 13/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTOS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 14/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 01 ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 15/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 17 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 18 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 21 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 29 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 16/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Suministrar bienes mediante el proceso de Licitación Pública Nacional o Internacional para la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio, precio y financiamiento dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 17/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA NORMAS DE OPERACIÓN I. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones, es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratación de servicios. II. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será enviado a través de correo electrónico. III. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. IV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. V. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. VI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 18/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio. IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. X. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así como cargo, fecha y firmas correspondientes. XI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. XII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada en el mismo. XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento. XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 19/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su recepción, con los comentarios y visto bueno. XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios. . FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 20/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 21/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada y, recabando acuse de recibo. Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) 2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo. Departamento (DA) 3 Recibe y verifica características de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisión. de Adquisiciones Se encuentra debidamente requisitada. 4 Sí Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS. 5 No Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 6 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización. Dirección General Administración (DGA) de 7 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 8 Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al DA. Departamento de Adquisiciones 9 Recibe requerimiento de compra, verifica firma y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados. Almacén 10 Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. Departamento de Adquisiciones 11 Recibe requerimiento de compra verifica firma y sello de existencia en almacén y archiva temporalmente. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA verifica 22/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD Existencia. 12 Sí Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén. 13 No Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización. Proveedor 14 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA. Departamento de Adquisiciones 15 Recibe cotización, elabora cuadro comparativo y/o Estudio de Mercado y turna a la SDRM Subdirección de Materiales (SRM) Recursos 16 Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado determina procedimiento de Licitación Pública (Nacional e Internacional), turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 17 Recibe cuadro comparativo y/o estudio de mercado para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Departamento de Adquisiciones 18 Elabora proyecto de las bases de Licitación Pública con las características técnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM. Subdirección Materiales Recursos 19 Revisa bases, elabora memorándum u oficio para convocar al Subcomité revisor de bases y turna a la DRMS para firma. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 20 Recibe memorándum u oficio firma y turna a la SRM para distribución. Subdirección 21 Recibe memorándum verifica firma anexa en proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de de de Recursos FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 23/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD Materiales bases, recabando acuse de recibo. Subcomité Revisor de Bases 22 Recibe revisa, modifica las bases y elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas a las bases y turna a la DRMS. Departamento de Adquisiciones 23 Recibe bases, modifica y turna al la SRM. Subdirección Materiales 24 Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal e inicia procedimiento. de Recursos Recibe y elabora proyecto de convocatoria Ingresa al Sistema Compranet para obtener impresión de la convocatoria Cotiza el costo de la publicación y turna a DRMS Dirección de Recursos Materiales y Servicios 25 Recibe cotización, solicita compromiso presupuestal para pago de publicación de convocatoria. Turna convocatoria a la DGA. Dirección Administración General de 26 Recibe convocatoria, autoriza y elabora oficio de solicitud de publicación en el DOF de la convocatoria y turna a la DRMS Dirección de Recursos Materiales y Servicios 27 Recibe oficio-solicitud y publicación y turna a SRM Subdirección Materiales Recursos 28 Tramita la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial e ingresa en el sistema Compranet convocatoria y base para su difusión y venta, turna a la DRMS Dirección de Recursos Materiales y Servicios 29 Recibe bases y turna a la DRF para su venta, recaba acuse de recibo Dirección de Recursos Financieros 30 Recibe bases y efectúa su venta de convocatoria para Requisita formato de registro de compradores de bases FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 24/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD Turna las bases que no fueron vendidas a la DRMS Dirección de Recursos Materiales y Servicios 31 Subdirección Materiales 32 Elabora acta de inicio de junta aclaraciones relacionando a los licitantes participantes y a los miembros asistentes, recaba firma distribuye a interesados y archiva temporalmente 33 Informa de este acto a la SFP vía COMPRANET de Recursos Recibe bases vendidas y turna a la SDRM Coordina inicio del procedimiento de licitación Publica e instruye a la SDRM para enviar carpeta de licitación a los miembros que participan en la licitación Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas: Primera Etapa elabora formato de documentación solicitada en bases y archiva en expediente temporal 34 Realiza apertura de ofertas técnicas y recepción de ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en las bases; se levanta acta respectiva y se envía al área usuaria para su análisis, cuando el caso lo amerite Área usuaria 35 Recibe propuestas técnicas, técnico y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 36 Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la SDRM. Subdirección Materiales 37 Continua con el procedimiento elabora acta de fallo técnico recaba firmas y archiva en expediente temporal de Recursos elabora dictamen Informa de este acto a la SFP vía COMPRANTE 38 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 Realiza apertura de los sobres de las propuestas MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 25/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD económicas, elabora cuadro comparativo levanta acta, y turna cuadro comparativo firmado a la DRMS para autorización. Dirección de Recursos Materiales y servicios 39 Recibe cuadro comparativo da Vo. Bo. y turna a la SDR Subdirección Materiales 40 Da a conocer el fallo de la licitación, levanta acta recaba firmas y archiva de Recursos Ingresa al Sistema Compranet fallo de licitación y turna al DA Departamento de Adquisiciones 41 Recibe copia de fallo, elabora pedido o contrato de suministros y turna con oficio para su opinión legal a la DGJRA 42 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones y turna a la DRMS mediante oficio. Dirección de Recursos Materiales 43 Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA. Departamento de Adquisiciones 44 Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes. 45 Elabora oficio comunicando al proveedor para que reciba contrato de suministros para revisión y firma del proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal. 46 Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisión y firma. Dirección Jurídica Representación Agraria Proveedor y Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA. Departamento de Adquisiciones FECHA DE ELABORACIÓN: 47 DÍA 14 Recibe fianza de cumplimiento, revisa y labora oficio recaba firma de la DRMS y turna a la DRF para custodia. MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 26/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD 48 Dirección de Recursos Financieros (DRF) Dirección de Recursos Materiales y Servicios Elabora relación de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS. Recibe fianza del DA para custodia. 49 Recibe relación de contratos de suministros y archiva en expediente temporal. Elabora formato de contratos y suministros, firma y turna relación a la DGA. Dirección Administración General de 50 Recibe relación de contratos de suministros para acuerdo y firma del Secretario General, devuelve a la DRMS y archiva relación en expediente temporal. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 51 Recibe relación de contratos de suministros verifica firma de autorización y turna a la SRM y archiva relación de contratos en expediente temporal. Subdirección de Recursos Mat. 52 Recibe relación de contratos de suministros entrega contrato al proveedor adjudicado. Proveedor 53 Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacén. Almacén 54 Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas. y Cumple con las especificaciones Sí Firma y sella factura original y devuelve al proveedor. No Son devueltos al proveedor para que surta conforme a las características solicitadas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 27/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE Departamento de Adquisiciones Proveedor AC TI VI D AD 55 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones. 56 Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva. 57 Elabora memorándum e informa al área usuaria que sus artículos o bienes solicitados se encuentran en el almacén para su retiro. 58 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sanción por incumplimiento al proveedor. 59 Si es sancionado recibe notificación de sanción por incumplimiento, pasa a la Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 60 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisión y pago. Termina procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 28/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 29/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA 13. 05. ÁREA SOLICITANTE EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO CONFORME A LINEAMIENTOS Y POLÍTICAS, ENVÍA A PROVEEDOR RELACIÓN DE ARTÍCULOS ALMACÉN VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA PARA FIRMA DE AUTORIZACIÓN 01. 10. ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA ANEXA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL AUTORIZADA RELACIÓN RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS 17. RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O ESTUDIO DE MERCADO, DA Vo. Bo. DEL PROCEDIMIENTO Y TURNA PROVEEDOR CUADRO SUFICIENC IA REQUERIMI ENTO 1 ESTUDIO 06. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS 14. RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS, COTIZA Y ENVÍA 02. 11. REQUERIMI ENTO RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, RECABA ACUSE DE RECIBO DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN 18. COTIZACIÓ N RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA PARA AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN ELABORA PROYECTO DE BASES DE LICITACIÓN Y TURNA DEPARTAME NTO DE ADQUISICO NES ACUSE REQUERIMI ENTO PROYECTO 07. DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES REQUERIMI ENTO SÍ SUFICIENC IA CUADRO ESTUDIO INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE VALE DE SALIDA 08. ¿SE ENCUENTRÁ DEBIDAMENTE REQUISITADA? COTIZACIÓ N 12. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y/O ESTUIDO DE MERCADO Y TURNA ¿EXISTENCIA? 03. RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL 15. NO RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y TURNA 19. REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO PARA CONVOCAR A SUBCOMITÉ REVISOR Y TURNA PROYECTO OFICIO SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES SÍ RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA, FIRMA Y TURNA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS ÁREA SOLI CITANT E 16. REQUERIMI ENTO NO RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y/O ESTUDIO DE MERCADO, DETERMINA PROCEDIMIENTO Y TURNA 04. DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES DEVUELVE CON FORMATO DENOMINADO “VOLANTE DE DEVOLUCIÓN” VOLANTE RECIBE BIENES DEL ALMACÉN CUADRO 09. ESTUDIO 20. RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO, FIRMA Y TURNA PARA SU DISTRIBUCIÓN MEMORÁNDU M RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA Y TURNA PARA VERIFICAR EXISTENCIA FIN 1 A REQUERIMI ENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 30/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS A DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS 25. SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES RECIBE COTIZACIÓN, SOLICITA COMPROMISO PRESUPUESTAL PARA PAGO DE PUBLICACIÓN SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 29. RECIBE BASES Y TURNA PARA SU VENTA 21. COMPROMIS O RECIBE MEMORÁNDUM, VERIFICA FIRMA, ANEXA PROYECTO Y ENVÍA BASES 33. INFORMA A LA SE CRETAR ÍA DE LA FUNCIÓ N PÚBL ICA VÍ A COMPRANET , REAL IZA AP ERTURA DE SOBRES DE PR OPUEST AS. ELABORA F ORMATO DE DOCUMENTA CIÓN S OLICIT ADA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE FORMATO COMPROMIS O DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS PROYECTO 26. 22. ACTA SOBRES DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES 37. ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE. INFORMA A SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA VÍA COMPRANET 30. RECIBE CONVOCATORIA, AUTORIZA Y ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE PUBLICACIÓN EN EL D.O.F., TURNA RECIBE BASES Y EFECTÚA SU VENTA, REQUISITA FORMATO DE REGISTRO DE COMPRADORES, TURNA BASES NO VENDIDAS OFICIO BASES 34. REALIZA APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y RECEPCIÓN DE OFERTAS. LEVANTA ACTA Y ENVÍA 38. REALIZA APERTURA DE SOBRES, ELABORA CUADRO COMPARATIVO, LEVANTA ACTA Y TURNA CUADRO ACTA RECIBE, MODIFICA Y ELABORA ACTA, Y TURNA SOBRES CUADRO PROPUESTA S DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS BASES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS ACTA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS ÁREA USUA RIA ACTA DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES 27. 23. RECIBE BASES, MODIFICA Y TURNA RECIBE OFICIO Y CONVOCATORIA PARA PUBLICACIÓN Y TURNA 31. RECIBE BASES VENDIDAS Y TURNA. COORDINA INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA CONVOCATO RIA BASES 35. RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO Y TURNA 39. RECIBE CUADRO COMPARATIVO, DA VISTO BUENO Y TURNA DICTAMEN CUADRO BASES SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBDIRECC IÓN DE RECUSOS M ATERIA LES SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 24. RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA PROYECTO DE CONVOCATORIA, INGRESA A COMPRANET, COTIZA Y TURNA 28. TRAMITA LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA INGRESA EN COMPRANET LA CONVOCATORIA Y BASES BASES 32. ELABORA ACTA DE INICIO DE JUNTA DE ACLARACIONES, RECABA FIRMA, DISTRIBUYE A INTERESADOS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE CONVOCATO RIA CONVOCATO RIA ACTA 36. RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA VISTO BUENO Y TURNA 40. DA A CONOCER EL FALLO DE LA LICITACIÓN, LEVANTA ACTA, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA. INGRESA A COMPRANET FALLO DICTAMEN ACTA BASES COTIZACIÓ N B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 31/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA 45. B DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS ELABORA OFICIO, ENVÍA CONTRATO AL PROVEEDOR PARA REVISIÓN Y FIRMA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES CONTRATO OFICIO 41. RECIBE COPIA DE FALLO, ELABORA PEDIDO O CONTRATO DE SUMINISTROS Y TURNA MEDIANTE OFICIO A DGJRA CONTRATO OFICIO PROVEEDOR DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES PROVEEDOR 54. RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE. ELABORA FORMATO DE CONTRATOS, FIRMA Y TURNA RECIBE CONTRATO DE SUMINISTROS Y SURTE BIENES AL ALMACÉN 2 NOTA FORMATO 58. 46. ALMACÉN DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN RECIBE OFICIO, REVISA, FIRMA Y ENTREGA JUNTO CON FIANZA ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA USUARIA 51. CONTRATO FIANZA DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, PARA ACUERDO Y FIRMA DEL SECRETARIO GENERAL, DEVUELVE Y ARCHIVA TEMPORALMENTE 55. MEMORÁNDU M RECIBE BIENES 59. SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN LA ENTREGA DE LOS BIENES, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO SENACIÓN POR INCUMPLIMIENTO ACUERDO RELACIÓN RECIBE CONTRATO, REVISA Y TURNA 47. CONTRATO OFICIO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS RECIBE FIANZA, REVISA, ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y TURNA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES 43. 48. ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA CONTRATO OFICIO ¿CUMPLE ESPECIFICACIONES? NO 2 PROVEEDOR 52. OFICIO RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA RECIBE NOTA DE ENTRADA AL ALMACÉN, VERIFICA FECHA DE ENTREGA DEL PROVEEDOR Y ARCHIVA RELACIÓN DIRE CCI ÓN GEN ERA L J URÍ DIC A Y DE RE PRE SEN TAC IÓN AGRA RIA 42. 57. 50. RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y TURNA. ARCHIVA TEMPORALMENTE RELACIÓN 60. SÍ FIRMA, SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE AL PROVEEDOR RECIBE NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO, PAGA EN CAJA GENERAL, RECIBE FACTURA Y PEDIDIO DE COMPRA FACTURA RELACIÓN OFICIIO FACTURA SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS 61. 44. 53. 56. 49. RECIBE CONTRATO Y REALIZA CORRECIONES RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS Y ENTREGA CONTRATO CONTRATO ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA CONTRATO RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA SU REVISIÓN Y PAGO NOTA FIANZA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 32/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 02 ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 33/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 35 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 36 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 39 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 47 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 34/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Planear, ejecutar y controlar el abastecimiento de los insumos mediante el proceso de invitación a cuando menos tres personas, para la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicios y precio dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 35/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS NORMAS DE OPERACIÓN XVI. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones, es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratación de servicios. XVII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será enviado a través de correo electrónico. XVIII. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. XIX. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. XX. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. XXI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 36/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. XXII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. XXIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio. XXIV.Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. XXV. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así como cargo, fecha y firmas correspondientes. XXVI.Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. XXVII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada en el mismo. XXVIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento. XXIX.El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 37/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su recepción, con los comentarios y visto bueno. XXX. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 38/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 39/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo. Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) 2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA, recabando acuse de recibo. Departamento de Adquisiciones (DA) 3 Recibe y verifica características de requerimiento de compra y suficiencia presupuestal para revisión. ¿Se encuentra debidamente requisitada.? 4 Sí Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS. No Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 5 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización. Dirección General de Administración (DGA) 6 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 7 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al DA. Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y turna al almacén para checar existencia de los bienes solicitados. Almacén 9 Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. Departamento de Adquisiciones FECHA DE ELABORACIÓN: 10 DÍA 14 verifica Recibe requerimiento de compra, verifica, firma y sello de existencia en almacén y archiva temporalmente. MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 40/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD ¿Existencia en almacén? 11 Sí Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén. 12 No Efectúa estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización. Proveedor 13 Recibe relación de artículos a adquirir, cotiza y envía al DA. Departamento de Adquisiciones 14 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación. Subdirección de Recursos Materiales 15 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (invitación a cuando menos tres personas), y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 16 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Departamento de Adquisiciones 17 Elabora proyecto de las bases de invitación a cuando menos tres personas con las características técnicas de los bienes a adquirir y turna a la SRM. Subdirección de Recursos Materiales 18 Revisa bases, elabora memorándum u oficio para convocar al Subcomité revisor de bases y turna a la DRMS para firma. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 19 Recibe memorándum u oficio firma y turna a la SRM para distribución. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 41/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdirección de Recursos Materiales 20 Recibe memorándum verifica firma anexa en proyecto de bases y envía al Subcomité revisor de bases, recabando acuse de recibo. Subcomité Revisor de Bases 21 Recibe, revisa y modifica las bases y turna al DA para elaboración del acta correspondiente. Departamento de Adquisiciones 22 Elabora acta haciendo constar las modificaciones hechas en las bases y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 23 Recibe las bases definitivas y turna a SRM . Subdirección de Recursos Materiales 24 Recibe bases aprobadas, archiva en expediente temporal y selecciona a los proveedores de acuerdo al catálogo según el tipo de bien del que se trate. 25 Elabora oficio para enviar invitación a proveedores y turna a la DRMS para firma. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 26 Recibe oficio, firma y turna a la SRM. Subdirección de Recursos Materiales 27 Recibe y verifica firma en oficio y anexa invitación y bases para envío a proveedores y turna acuse de recibido al DA. Proveedores 28 Reciben invitación, sellan acuse de recibo. Departamento de Adquisiciones 29 Recibe acuse de recibido verifica y archiva en expediente temporal. Subdirección de Recursos Materiales 30 Realiza apertura de sobres de propuestas en dos etapas: Elabora formato de documentación solicitada en bases entrega a proveedor y archiva en expediente temporal. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 42/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD 31 Primera Etapa realiza junta de apertura de ofertas técnicas y recepción de ofertas económicas de acuerdo a lo estipulado en las bases y elabora acta haciendo constar las propuestas y procede a la firma de la mismas por los asistentes del evento. 32 Elabora oficio envía propuestas técnicas al área usuaria para que elabore dictamen técnico. Área Solicitante 33 Recibe propuestas técnicas, elabora dictamen técnico cuando en su caso lo requiera o en su defecto el DA y la SRM cuando a este le corresponda y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 34 Recibe Dictamen Técnico da Vo. Bo. y turna a la SRM. Subdirección de Recursos Materiales 35 Continua con el procedimiento elabora acta de fallo técnico, recaba firmas y archiva en expediente temporal. 36 Realiza apertura de los sobres de las propuestas económicas, elabora cuadro comparativo firma y turna a la DRMS para autorización. Dirección de Recursos Materiales 37 Recibe cuadro comparativo, firma y decide al proveedor idóneo para adjudicación, en caso de ser necesario da fallo de la adjudicación o en su defecto convoca a otra reunión para dar a conocer el fallo y turna al DA para la elaboración de acta y pedido o contrato de suministros según sea el caso. Departamento de Adquisiciones 38 Recibe cuadro comparativo recabando firmas y archiva. y elabora acta Elabora el pedido o contrato de suministros. 39 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 Elabora oficio recabando firma de la DRMS anexando contrato de suministros y envía para MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 43/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD revisión a la DJRA. Dirección Jurídica y Representación Agraria 40 Recibe oficio con contrato de suministros anexo, revisa contrato hace correcciones, firma y turna a la DRMS mediante oficio. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 41 Recibe oficio y contrato de suministros y turna al DA. Departamento de Adquisiciones 42 Recibe contrato de suministros y realiza las correcciones correspondientes. Elabora oficio comunicando al proveedor la aprobación del contrato de suministros para revisión y firma. Proveedor 43 Entrega contrato de suministros al proveedor, acusa de recibo y archiva en expediente temporal. 44 Recibe mediante oficio el contrato de suministros para su revisión y firma Firma contrato de suministros y lo entrega junto con la fianza de cumplimiento al DA. Departamento de Adquisiciones 45 Recibe contrato de suministros y fianza de cumplimiento. Revisa y elabora oficio recabando firma de la DRMS y turna fianza a la DRF para custodia. Recibe acuse de recibo del oficio y elabora relación de contratos de suministros, firma y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Financieros (DRF) 46 Recibe fianza del DA para custodia. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 47 Elabora relación de contratos de suministros, firma y turna relación a la DGA. Departamento de Adquisiciones 48 Recibe relación de contratos de suministros y FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 44/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD archiva relación en expediente temporal. Dirección General de Administración 49 Recibe relación de contratos de suministros para acuerdo y firma de la Secretaria General, devuelve a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 50 Recibe relación de contratos de suministros verifica firma de autorización y turna a la SRM. Subdirección de Recursos Meteriales 51 Recibe relación de contratos de suministros y entrega contrato al proveedor adjudicado. Proveedor 52 Recibe contrato de suministros y surte bienes al almacén. Almacén 53 Recibe bienes adquiridos verificando que cuente con las especificaciones solicitadas. ¿Cumple con las especificaciones? 54 No Devuelve al proveedor para que surta conforme a las características solicitadas. 55 Si Firma y sella factura original y devuelve al proveedor. Departamento de Adquisiciones FECHA DE ELABORACIÓN: 56 Elabora nota de entrada y turna para conocimiento al Departamento de Adquisiciones. 57 Recibe nota de entrada al Almacén de los bienes y verifica la fecha de entrega del proveedor y archiva en expediente temporal. 58 Elabora memorándum e informa al área usuaria que sus artículos o bienes solicitados se encuentran en el almacén para su entrega. DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 45/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD 59 Si el proveedor se desfaso en la entrega de los bienes, se elabora oficio notificando sanción por incumplimiento al proveedor. 60 Si es sancionado recibe notificación de sanción por incumplimiento, pasa a Caja General a realizar el pago conforme a lo estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. 61 Recibe y lleva factura original y pedido de compra para tramite de pago a la Dirección de Recursos Financieros. Departamento de Adquisiciones 62 Informa a la Secretaría de la Función Pública vía Compranet del proceso y fallo de adjudicación Dirección de Recursos Financieros 63 Recibe del proveedor factura original y pedido para su revisión y pago. Proveedor Termina Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 46/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 47/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS ÁREA SOLICITANTE 01. 1 05. ELABORA REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA, ANEXA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL 09. RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA EXISTENCIA, SELLA, FIRMA Y TURNA RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA REQUERIMI ENTO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS ALMACÉN REQUERIMI ENTO 12. EFECTÚA ESTUDIO DE MERCADO DE LOS ARTÍCULOS O BIENES A ADQUIRIR, ENVÍA REQUERIMI ENTO 16. RECIBE CUADRO, DA Vo. Bo. DE LA DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ESTUDIO CUADRO SUFICIENC IA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN 02. 06. 10. RECIBE REQUERIMIENTO, VERIFICA, FIRMA, SELLA DE EXISTENCIA EN ALMACÉN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, FIRMA Y TURNA RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y TURNA REQUERIMI ENTO REQUERIMI ENTO 03. ¿EXISTENCIA EN ALMACÉN? NO INFORMA AL ÁREA SOLICITANTE PARA QUE ELABORE SU VALE DE SALIDA DE ALMACÉN 17. ELABORA P ROYECT O DE L AS BASES DE INVITA CIÓN A CUANDO ME NOS TR ES PER SONAS CON LAS C ARACTE RÍSTIC AS DE LOS BIENE S A AD QUIRIR Y TURNA COTIZACIÓ N BASES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 14. 11. RECIBE REQUERIMIENTO DE COMPRA, VERIFICA, FIRMA Y TURNA REQUERIMI ENTO RECIBE RELACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQUIRIR, COTIZA Y ENVÍA SÍ 07. RECIBE Y VERIFICA CARACTERÍSTICAS DE REQUERIMIENTO DE COMPRA Y SUFICIENCIA PRESUPUESTAL 13. REQUERIMI ENTO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES PROVEEDOR RECIBE COTIZACIÓN, ELABORA CUADRO COMPARATIVO Y TURNA REQUERIMI ENTO 18. REVISA BASES, ELABORA MEMORÁNDUM U OFICIO AL SUBCOMITÉ Y TURNA CUADRO BASES SUFICIENC IA OFICIO ¿DEBIDAMENTE REQUISITA DA? NO 1 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES TERMINA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES SÍ 04. VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZADO Y TURNA REQUERIMI ENTO 08. 15. RECIBE CUADRO COMPARATIVO Y DETERMINA PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN, TURNA RECIBE REQUERIMIENTO, VEIFICA, FIRMA Y TURNA REQUERIMI ENTO 19. RECIBE MEMORÁNDUM Y OFICIO Y TURNA CUADRO OFICIO A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 48/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS A SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES ÁREA SOLICITANTE PROVEEDORES 24. SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 20. RECIBE BASES APROBADAS, ARCHIVA TEMPRALMENTE Y SELECCIONA PROVEEDORES 28. RECIBEN INVITACIÓN BASES RECIBE OFICIO, VERIFICA FIRMA, ANEXA EN PROYECTO DE BASES Y ENVÍA OFICIO 25. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES INVITACIÓ N 33. RECIBE PROPUESTAS TÉCNICAS, ELABORA DICTAMEN TÉCNICO DICTAMEN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 37. RECIBE CUADRO, FIRMA Y DECIDE AL PROVEEDOR IDÓNEO, DA FALLO DE ADJUDICACIÓN O, EN SU CASO, CONVOCA A OTRA REUNIÓN CUADRO DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES PROYECTO BASES ELABORA OFICIO PARA ENVIAR INVITACIÓN A PROVEEDORES Y TURNA SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES OFICIO 29. RECIBE ACUSE DE RECIBO, VERIFICA Y ARCHIVA EN EXPEDIENTE TEMPORAL 34. 38. RECIBE DICTAMEN TÉCNICO, DA Vo. Bo. Y TURNA RECIBE CUADRO COMPARATIVO, ELABORA ACTA Y ARCHIVA DICTAMEN CUADRO 21. ACUSES RECIBE, REVISA, MODIFICA LAS BASES Y TURNA ACTA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES BASES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 30. 26. 22. ELABORA ACTA HACIENDO CONSTAR LAS MODIFICACIONES A LAS BASES Y TURNA RECIBE OFICIO, FIRMA Y TURNA SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES REALIZA APERTURA DE SOBRES EN DOS ETAPAS. ELABORA FORMATO DE DOCUMENTACIÓN SOLICITADA EN BASES 35. ELABORA ACTA DE FALLO TÉCNICO, RECABA FIRMAS Y ARCHIVA TEMPORALMENTE 39. ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA, ANEXA CONTRATO DE SUMINISTROS Y ENVÍA FORMATO OFICIO ACTA OFICIO 31. CONTRATO PRIMERA ETAPA: REALIZA JUNTA DE APERTURA DE OFERTAS TÉCNICAS Y RECEPCIÓN DE OFERTAS ECONÓMICAS, ELABORA ACTA Y FIRMA BASES SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DIRECCIÓN JURÍD ICA Y DE REPR ESENTA CIÓN AGRARIA ACTA 23. 27. RECIBE LAS BASES DEFINITIVAS Y TURNA RECIBE Y VERIFICA FIRMA EN OFICIO, ANEXA INVITACIÓN Y BASES PARA ENVÍO A PROVEEDORES Y TURNA BASES OFICIO 32. ELABORA OFICIO, ENVÍA PROPUESTAS TÉCNICAS PROPUESTA S 36. REALIZA APERTURA DE SOBRES DE PROPUESTAS ECONÓMICAS, ELABORA CUADRO COMPARATIVO, FIRMA Y TURNA 40. RECIBE OFICIO Y CONTRATO, REVISA, HACE CORRECCIONES, FIRMA Y TURNA CUADRO CONTRATO INVITACIÓ N BASES B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 49/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES B ¿CUMPLE ESPECIFICACIONES? 45. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS RECIBE CONTRATO Y FIANZA, REVISA TURNA FIANAZA, ELABORA RELACIÓN DE CONTRTOS 41. 1 DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS PAA ACUERDO Y FIRMA DE LA SECRETARÍA GENERAL RELACIÓN FIANZA RELACIÓN CONTRATO DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS NO 54. RECIBE FIANZA PARA CUSTODIA SI EL PROVEEDOR SE DESFASO EN SU ENTREGA, ELABORA OFICIO NOTIFICANDO SANCIÓN POR INCUMPLIMIENTO DEVUELVE AL PROVEEDOR PARA QUE SURTA CONFORME A LAS CARACTERÍSTICAS DESEADAS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS 46. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 59. 49. CONTRATO RECIBE OFICIO Y CONTRATO Y TURNA SÍ OFICIO PROVEEDOR 55. 50. FIRMA Y SELLA FACTURA ORIGINAL Y DEVUELVE AL PROVEEDOR RECIBE RELACIÓN, VERIFICA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y TURNA 60. SI ES SANCIONADO, RECIBE NOTIFICACIÓN, PASA A CAJA GENERAL, REALIZA PAGO FACTURA 42. FIANZA RECIBE CONTRATO REALIZA CORRECCIONES, ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR CONTRATO SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES FACTURA NOTA OFICIO 47. 43. ENTREGA CONTRATO, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA TEMPORALMENTE RECIBE Y LLEVA FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO DE COMPRA PARA TRAMITE DE PAGO ELABORA NOTA DE ENTRADA Y TURNA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SRVICIO S 61. 56. RELACIÓN ELABORA RELACIÓN DE CONTRATOS DE SUMINISTROS, FIRMA Y TURNA 51. RECIBE RELACIÓN DE CONTRATOS DE SUMINISTROS Y ENTEGA CONTRATO AL ADJUDICADO RELACIÓN RELACIÓN CONTRATO DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 57. RECIBE NOTA, VERIFICA FECHA DE ENTREGA, ARCHIVA TEMPORALMENTE OFICIO PEDIDO 62. INFORMA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN´PÚBLICA, VÍA COMPRANET, DEL PROCESO Y FALLO DE ADJUDICACIÓN NOTA DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES ALMACÉN DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS 58. PROVEEDOR 44. RECIBE MEDIANTE OFICIO CONTRATO PARA REVISIÓN Y FIRMA, ENTREGA FIANZA CONTRATO 48. RECIBE RELACIÓN Y ARCHIVA TEMPORALMENTE 52. ELABORA MEMORÁNDUM E INFORMA AL ÁREA USUARIA QUE SUS BIENES SOLICITADOS SE ENCUENTRAN EN ALMACÉN RECIBE BIENES ADQUIRIDOS, VERIFICA ESPECIFICACIONES MEMORÁNDU M 63. RECIBE DEL PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL Y PEDIDO PARA REVISIÓN Y PAGO 1 RELACIÓN TERMINA FIANZA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 50/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 03 ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 51/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 53 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 54 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 57 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 61 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 52/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar el suministro de bienes adquiridos mediante el procedimiento de adjudicación directa, para la obtención de las mejores condiciones de calidad, servicio y precio dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 53/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA NORMAS DE OPERACIÓN XXXI.La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones, es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratación de servicios. XXXII. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será enviado a través de correo electrónico. XXXIII. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. XXXIV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. XXXV. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. XXXVI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 54/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS posterior adquisición. Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. XXXVII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. XXXVIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio. XXXIX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. XL. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así como cargo, fecha y firmas correspondientes. XLI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. XLII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada en el mismo. XLIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento. XLIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 55/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su recepción, con los comentarios y visto bueno. XLV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 56/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 57/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA RESPONSABLE AC TI VI D AD Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo. Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) 2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA Departamento de Adquisiciones (DA) 3 Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal. Se encuentra debidamente requisitada. Sí Procede se verifica monto máximo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS. 4 No Devuelve con formato denominado “Volante de devolución”. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 5 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización. Dirección General de Administración (DGA) 6 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 7 Recibe requerimiento de autorización y turna al DA. Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento de compra, verifica autorización y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados. Almacén 9 Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. Departamento de Adquisiciones 10 Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacén y archiva temporalmente. compra, verifica verifica Existencia FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 58/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA RESPONSABLE AC TI VI D AD 11 Sí Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén. 12 No Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas y envía al proveedor relación de artículos a adquirir para su cotización Proveedor 13 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA. Departamento de Adquisiciones 14 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación. Subdirección de Recursos Materiales (SRM) 15 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (Adjudicación Directa), y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 16 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Departamento de Adquisiciones 17 Elabora oficio informando al proveedor aceptación de cotización. Proveedor 18 Recibe oficio sella y firma acuse de recibo. Entrega bienes al almacén, recaba sello de recibo en factura Tramita pago en la DRF Almacén 19 Elabora nota de entrada de bienes y turna para su conocimiento al DA. Departamento de Adquisiciones 20 Recibe nota de entrada al almacén e informa al área solicitante que sus bienes se encuentran en el FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 59/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA RESPONSABLE AC TI VI D AD almacén. Proveedor 21 Recibe documentación para pago Termina Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 60/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 61/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 02. 03. ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA 06. RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL REQUERIMI ENTO SUFICIENC IA REQUERIMI ENTO SUFICIENC IA REQUERIMI ENTO A REQUERIMI ENTO 05. 3 SUFICIENC IA 1 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA, FIRMA Y T URNA RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y TURNA REQUERIMI ENTO PROVEEDOR 09. 2 INICIO 01. ALMACÉN RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN NO ¿DEBIDAMENTE REQUISITA DA? 1 REQUERIMI ENTO SÍ 2 04. 3 VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA 07. REQUERIMI ENTO RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA REQUERIMI ENTO 08. RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IÓN Y TURNA REQUERIMI ENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 62/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES A 10. RECIBE BI ENES D E ALMACÉN 13. RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR, COTIZA Y ENVÍA REQUERIMI ENTO COTIZACIÓ N B TERMINA NO ¿EXISTENCIA? SÍ 11. INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN OFICIO 12. EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA ESTUDIO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 63/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR ADJUDICACIÓN DIRECTA ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES B 14. 15. RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO COMPARATI VO Y T URNA COTIZACIÓ N 16. CUADRO CUADRO RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo. Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA CUADRO 17. 18. ELABORA O FICIO DE ACEPTACIÓ N DE COTIZACIÓ N RECIBE OF ICIO, ENTREGA B IENES, TRAMITA P AGO 19. OFICIO ELABORA N OTA DE ENTRADA D E BIEN ES Y TURNA NOTA 20. 21. RECIBE NO TA DE ENTRADA A L ALMA CÉN E INFORMA A L SOLICITAN TE QUE SUS BIENES SE ENCUE NTRAN EN ALMACÉ N RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA PAGO NOTA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 64/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 04 ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 65/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 67 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 68 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 71 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 75 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 66/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Controlar el suministro de compras menores, a fin de obtener las mejores condiciones de oportunidad, calidad, servicio y economía dentro del marco jurídico vigente en materia de adquisiciones. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 67/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES NORMAS DE OPERACIÓN I. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través del Departamento de Adquisiciones, es la única área de la Institución facultada para efectuar las adquisiciones de bienes, suministros y contratación de servicios. II. Cada Unidad Administrativa deberá presentar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a más tardar los primeros diez días hábiles del mes de noviembre de cada año su Programa de requerimientos de materiales, suministros y bienes de activo fijo, el cual será enviado a través de correo electrónico. III. El Departamento de Adquisiciones recibirá los requerimientos de compra de lunes a jueves en un horario de 9:00 a.m. a 14:00 p.m. IV. Las compras directas a partir de $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) en adelante se realizarán sujetándose al cuadro comparativo de cotizaciones correspondiente. V. La requisición de bienes, accesorios informáticos y software deberá ser validada por la Dirección de Informática previamente a la entrega de la requisición de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. VI. Los requerimientos de compra y sin excepción deberán contener el sello de certificación de no existencia en almacén, ya sea parcial o total según sea el caso, para su posterior adquisición. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 68/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Será responsabilidad del área solicitante evaluar las proposiciones verificando que cumplan con las especificaciones requeridas, cuando se considere necesario. VII. Para compras menores a $500.00 (quinientos pesos 00/100 M.N.) se realizarán cotizaciones vía telefónica llenando en el formato correspondiente la descripción del bien, nombre de la empresa, monto, número de folio, fecha, nombre y firma de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma de autorización del Titular de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. VIII. Para adjudicación directa se harán tres cotizaciones como mínimo por escrito en papel membreteado de la Procuraduría Agraria, ya sea vía fax o por correo electrónico, solicitando el nombre de la empresa, monto, beca, nombre de la persona que cotizó, cargo que desempeña y firma, por otra parte, confirmará la información recibida por el mismo medio. IX. Posterior a las cotizaciones que realice personal de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, se formulará cuadro comparativo de cotizaciones procurando contar con el mayor número de proveedores (mínimo tres) para integrar información suficiente y obtener las mejores condiciones de calidad, oportunidad, precio y que sea transparente. X. La documentación que se elabore dentro de cualquier procedimiento de adquisiciones, sistemáticamente deberá contar con nombre de la persona que elabora, revisa y autoriza, así como cargo, fecha y firmas correspondientes. XI. Para suministros y/o bienes específicos, el tiempo de respuesta por parte del proveedor, no excederá de 30 días hábiles como máximo, para el surtimiento del pedido correspondiente. XII. La integración de los expedientes de adquisiciones se realizará conforme al índice establecido por la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la documentación deberá ser foliada y con el visto bueno del Subdirector a fin de garantizar la confiabilidad de la información concentrada en el mismo. XIII. El Departamento de Adquisiciones llevará un seguimiento de la documentación que se entregue para autorización u otro trámite dando respuesta al área requirente en un plazo no mayor de 2 días hábiles a partir de su recepción, elaborando bitácora de seguimiento. XIV. El Departamento de Adquisiciones deberá enviar los contratos de suministros a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su revisión en cuanto a términos legales se FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 69/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS refiere, devolviendo los mismos en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir de su recepción, con los comentarios y visto bueno. XV. En los casos de adquisiciones por excepción de Licitación Pública, el área de Recursos Materiales y Servicios deberá remitir al Órgano Interno de Control a más tardar el último día hábil de cada mes, un informe relativo a los contratos formalizados durante el mes calendario inmediato anterior; acompañando copia del escrito que contenga los criterios y justificación de la opción y firmado por el titular del área requirente de los bienes y/o servicios. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 70/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 71/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES RESPONSABLE AC TI VI D AD Área solicitante (AS) 1 Elabora requerimiento de compra y turna a la DRMS, anexando suficiencia presupuestal autorizada, recabando acuse de recibo. Dirección de Recursos Materiales y Servicios (DRMS) 2 Recibe requerimiento de compra del AS y turna al DA Departamento de Adquisiciones (DA) 3 Recibe y revisa requerimiento de compra y suficiencia presupuestal. ¿Se encuentra debidamente requisitada.? No Devuelve con formato denominado “Volante de devolución 4 Si Procede se verifica monto máximo y minímo autorizado y turna para firma de autorización a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 5 Recibe requerimiento de compra y turna a la DGA para autorización. Dirección General de Administración (DGA) 6 Recibe requerimiento de compra, firma y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 7 Recibe requerimiento de autorización y turna al DA. compra, verifica Departamento de Adquisiciones 8 Recibe requerimiento autorización. compra, verifica de ¿Autorización? 9 No Devuelve al área solicitante. 10 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 SÍ MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 72/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES RESPONSABLE AC TI VI D AD Folia y turna al almacén para verificar la existencia de los bienes solicitados. Almacén 11 Recibe requerimiento de compra, existencia, sella y firma turnando al DA. Departamento de Adquisiciones 12 Recibe requerimiento de compra y verifica sello de existencia en almacén y archiva temporalmente. verifica ¿Existencia? 13 Si Informa al área solicitante para que elabore su vale de salida del almacén. 14 No Efectuar estudio de mercado de los artículos o bienes a adquirir conforme a los lineamientos y políticas establecidas Proveedor 15 Recibe relación de artículos a adquirir cotiza y envía al DA. Departamento de Adquisiciones 16 Recibe cotización de los artículos a adquirir, elabora cuadro comparativo y turna a la SRM para determinar el procedimiento de adjudicación. Subdirección de Recursos Materiales (SRM) 17 Recibe cuadro comparativo y determina procedimiento de adjudicación (compras menores) y turna a la DRMS. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 18 Recibe cuadro comparativo para dar Vo.Bo. de la determinación del procedimiento a realizar y turna al DA para iniciar el procedimiento. Departamento de Adquisiciones 19 Recibe cuadro comparativo y realiza compra. 20 Entrega al AS los artículos, recabando acuse de recibo y tramita documentación para revisión y pago en la DRF FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 73/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES RESPONSABLE AC TI VI D AD Área Solicitante 21 Recibe artículos y firma en factura original. Dirección de Recursos Financieros 22 Recibe documentación para revisión y pago Termina Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 74/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 75/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 02. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 03. 01. ELABORA R EQUERI MIENTO DE COMPRA , ANEX A SUFICIENC A PRESUPUES TAL AUTORIZAD A DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , FIRM A Y TURNA REQUERIMI ENTO SUFICIENC IA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 06. RECIBE, R EVISA REQUERIMI ENTO Y SUFICIENC IA PRESUPUES TAL REQUERIMI ENTO PROVEEDOR 2 INICIO RECIBE RE QUERIM IENTO Y TURNA ALMACÉN SUFICIENC IA REQUERIMI ENTO REQUERIMI ENTO 05. 3 SUFICIENC IA 1 RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA Y TUR NA PARA AUTO RIZACI ÓN NO ¿DEBIDAMENTE REQUISITA DA? 1 REQUERIMI ENTO SÍ 2 04. 3 VERIFICA MONTO MÁXIMO AUTORIZAD O Y TU RNA 07. REQUERIMI ENTO RECIBE RE QUERIM IENTO, FIRMA Y T URNA REQUERIMI ENTO A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 76/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A 08. 11. RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA EXISTENCI A, SEL LA, FIRMA Y T URNA RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA AUTORIZAC IÓN REQUERIMI ENTO REQUERIMI ENTO B SÍ ¿AUTORIZA CIÓN? NO 09. DEVUELVE AL ÁRE A SOLICITAN TE REQUERIMI ENTO TERMINA 10. FOLIA Y T URNA A L ALMACÉN P ARA VERIFICAR EXIST ENCIA DE BIENES REQUERIMI ENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 77/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS B 12. RECIBE BI ENES D E ALMACÉN 15. RECIBE RE QUERIM IENTO DE COMPRA , VERI FICA SELLO DE EXISTE NCIA Y ARCHIVA T EMPORA LMENTE RECIBE RE LACIÓN DE ARTÍCULOS A ADQ UIRIR, COTIZA Y ENVÍA REQUERIMI ENTO COTIZACIÓ N C TERMINA NO ¿EXISTENCIA? SÍ 13. INFORMA A L ÁREA SOLICITAN TE PAR A QUE ELABORE S U VALE DE SALIDA DE ALMAC ÉN OFICIO 14. EFECTÚA E STUDIO DE MERCADO D E LOS ARTÍCULOS O BIE NES A ADQUIRIR, ENVÍA ESTUDIO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 78/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE COMPRAS MENORES ÁREA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ALMACÉN PROVEEDOR SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS C 21. 16. RECIBE AR TÍCULO S Y FIRMA FAC TURA ORIGINAL RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y DETERMINA PROCEDIMI ENTO D E ADJUDICAC IÓN Y TURNA RECIBE CO TIZACI ÓN, ELABORA C UADRO COMPARATI VO Y T URNA FACTURA COTIZACIÓ N 18. TERMINA 17. CUADRO CUADRO RECIBE CU ADRO COMPARATI VO, DA Vo. Bo., DETE RMINA PROCEDIMI ENTO Y TURNA CUADRO 22. 19. RECIBE DO CUMENT ACIÓN PARA SU R EVISIÓ N Y PAGO RECIBE CU ADRO COMPARATI VO Y R EALIZA COMPRA DOCUMENTA CIÓN CUADRO 20. TERMINA ENTREGA A L ÁREA SOLICITAN TE ARTÍCULOS , TRAM ITA DOCUMENTA CIÓN P ARA REVISIÓN Y PAGO DOCUMENTA CIÓN FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 79/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 05 ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 80/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 82 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 83 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 89 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 93 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 81/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Enajenar los bienes muebles dados de baja en las unidades técnico-administrativas de las Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuraduría Agraria en las mejores condiciones posibles en cuanto a precios, de acuerdo con lo que establecen las leyes, políticas, normas y lineamientos aplicables en la materia, a fin de que la Procuraduría Agraria cuente con equipo en condiciones de ser utilizado y se ahorren recursos de mantenimiento en Bienes Muebles que ya no reúnen las condiciones óptimas para su utilización. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 82/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA NORMAS DE OPERACIÓN La Subdelegación Administrativa de la Delegación Estatal integrará los procesos de enajenación de las áreas que conforman a la Delegación Estatal y Residencias, de acuerdo con los expedientes que se tengan. Todas las enajenaciones que realice la Delegación Estatal, deberán sujetarse a las leyes, decretos, normas, políticas y lineamientos establecidos en la materia. El Comité de Bienes Muebles Delegacional se integrará de acuerdo con lo que disponga la legislación aplicable y funcionará conforme a las normas y lineamientos establecidos. Se podrá realizar adjudicaciones, únicamente cuando se cuente con propuestas que oferten como mínimo el precio de avalúo de los bienes a enajenar. Las enajenaciones que se adjudiquen a través de licitaciones públicas, tienen por objeto, que los interesados en los bienes presenten proposiciones solventes, de acuerdo a las normas establecidas en la ley, a fin de asegurar a la Delegación Estatal las mejores condiciones y con fundamento a la FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 83/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS normatividad aplicable, cuando se recurra a la excepción de licitación pública para realizar la enajenación de bienes muebles, el procedimiento se sujetará estrictamente a lo que marcan las Normas para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal en su Capitulo III y la Ley General de Bienes Nacionales en su artículo 79, mismo que a continuación se reproduce: LEY DE BIENES NACIONALES CAPÍTULO VI DE LOS MUEBLES DE DOMINIO PRIVADO ARTÍCULO 79. Corresponde a las dependencias del Gobierno Federal la enajenación de los bienes muebles de propiedad federal que figuren en sus respectivos inventarios y que por su uso, aprovechamiento o estado de conservación, no sean ya adecuados para el servicio o resulte inconveniente seguirlos utilizando en el mismo. Salvo los casos comprendidos en el párrafo siguiente, la enajenación se hará mediante licitación pública. Las dependencias bajo su responsabilidad podrán optar por enajenar bienes muebles sin sujetarse a licitación pública, cuando ocurran condiciones o circunstancias extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia; no existan por lo menos tres postores idóneos o capacitados legalmente para presentar ofertas, o el monto de los bienes no exceda del equivalente a quinientos días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal. Con excepción del último caso mencionado en el párrafo anterior, el titular de la dependencia, en un plazo que no excederá de veinte días hábiles contados a partir de la fecha en que se hubiere autorizado la operación, lo hará del conocimiento de la Secretaría de la Contraloría y Desarrollo Administrativo, acompañando la documentación que justifique tal determinación. El monto de la enajenación no podrá ser inferior a los precios mínimos de los bienes que determinará la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para tales fines. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 84/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS La enajenación de bienes cuyo valor mínimo no hubiese fijado la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, no podrá pactarse por debajo del que se determine mediante avalúo que practicarán las instituciones de banca y crédito u otros terceros capacitados para ello, conforme a las disposiciones aplicables. PROCEDIMIENTO LICITACIÓN Las convocatorias deberán ser difundidas en la página de Internet de esta Procuraduría Agraria y en lugares visibles y accesibles al público, cuando el monto de los bienes a enajenar rebase el equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, adicionalmente se publicará un sólo día en la sección especializada del Diario Oficial de la Federación, y contendrán la información siguiente: El nombre de la Procuraduría Agraria y la Delegación Estatal. Descripción general, cantidad y unidad de medida de los bienes, así como el precio mínimo o de avalúo. La indicación de los lugares, fechas y horarios en que los interesados podrán obtener las bases y, en su caso, el costo y forma de pago de las mismas, así como el sitio en que se encuentren los bienes. La fecha, hora y lugar del acto de presentación y apertura de ofertas y, del acto de fallo. Forma y porcentaje de la garantía de sostenimiento de ofertas, y Fecha de inicio de la difusión de la convocatoria, excepto cuando se publique en el Diario Oficial de la Federación. Las bases que emita la Delegación Estatal para la celebración de licitaciones públicas se pondrán a disposición de los interesados a partir de la fecha de su publicación, y hasta un día natural previos al acto de presentación y apertura de ofertas. Las bases contendrán como mínimo la información siguiente: El nombre de la Procuraduría Agraria y las Delegaciones Estatales. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 85/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Descripción completa y precio mínimo o de avalúo de los bienes. La fecha, hora y lugar de la presentación y apertura de las ofertas y del fallo. La indicación de que el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases de la licitación, será causa de descalificación, así como el que las ofertas no cubran el precio mínimo o de avalúo fijado para los bienes. La prohibición expresa de llevar a cabo negociaciones en relación con las condiciones contenidas en las bases, así como en las proposiciones presentadas por los proveedores. La descripción completa de los bienes o servicios. Instrucciones para la presentación de las ofertas. Fecha límite de pago de los bienes adjudicados. Criterios de adjudicación. Plazo para modificar las bases de la licitación. Solamente podrán efectuarse modificaciones hasta inclusive el tercer día hábil anterior al acto de apertura de ofertas. Las modificaciones se harán del conocimiento de los interesados por los mismos medios de difusión. Causas por las que la licitación podrá declararse desierta. Indicación de que la garantía de sostenimiento de ofertas se hará efectiva en caso de que el adjudicado incumpla en el pago de los bienes. El plazo, lugar y condiciones para el retiro de los bienes. Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar. Las condiciones de precio y pago. Incluir el señalamiento relativo a una declaración de integridad, a fin de que los licitantes al presentar las bases firmadas acepten, bajo protesta de decir verdad, de que se abstendrán de adoptar conductas, por sí mismos, o a través de interpósita persona para que los servidores públicos del organismo, induzcan o alteren la evaluación de las ofertas, el resultado del procedimiento, u otros aspectos que otorguen condiciones más ventajosas con relación a los demás participantes. La indicación de que no podrán participar las personas que se encuentren en alguno de los supuestos del artículo 47, fracción XXIII de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 86/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Las personas físicas y morales que presenten ofertas deberán garantizar a las Delegaciones Estatales: La seriedad de las proposiciones en los procedimientos de licitación pública. La Procuraduría Agraria conservará en custodia las garantías de que se trate hasta el fin del fallo, en que serán devueltas a los licitantes, salvo la de aquél a quien se hubiere adjudicado el bien, la que se retendrá hasta el momento en que el licitante realice el pago de los bienes adjudicados. Las garantías se constituirán en favor de la Procuraduría Agraria y en el porcentaje que a continuación se mencionan: Sostenimiento de oferta: 10% del precio mínimo o de avalúo de los bienes a adquirir. Será causa de descalificación la comprobación de que algún proveedor ha acordado con otro u otros bajar los precios de los bienes. La Procuraduría Agraria efectuará el acto de presentación y apertura de la licitación pública en una etapa, conforme a lo siguiente: En el acto de recepción de ofertas, los licitantes entregarán sus proposiciones en sobre cerrado en forma inviolable y se procederá a la apertura y revisión de la documentación y ofertas económicas. Las propuestas que no contengan alguno de los requisitos exigidos serán desechadas y devueltas por la Procuraduría Agraria al día siguiente de la fecha en que se dé a conocer el fallo de la licitación. Los participantes rubricarán todas las propuestas presentadas. En junta pública se dará a conocer el fallo de la licitación. La Delegación Estatal levantará acta administrativa del acto de presentación y apertura de proposiciones, haciendo constar las propuestas aceptadas, sus importes, así como las desechadas y sus motivos; el acta será firmada por los participantes y se les entregará copia de la misma. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 87/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS La Procuraduría Agraria deberá formalizar la venta en un término no mayor de 20 días naturales, contados a partir de la fecha en que se hubiere notificado al licitante del fallo. En los casos en que el licitante ganador, no formalice la operación dentro del plazo señalado en el párrafo anterior por causas inherentes a él, la Procuraduría Agraria podrá adjudicar el bien a quien haya quedado en segundo lugar. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 88/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 89/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdelegación Administrativa 1 Formula el programa anual de enajenaciones de la Delegación Estatal en coordinación con sus Residencias y somete a consideración la prioridad de las licitaciones al Comité Delegacional de Bienes Muebles. Comité Delegacional de Bienes Muebles 2 Toma los acuerdos y decisiones para llevar a cabo las licitaciones para la enajenación de bienes con base a las bajas autorizadas. Subdelegación Administrativa 3 Prepara la convocatoria, bases, costos, especificaciones y descripción de los bienes, lineamientos, penas y sanciones, la indicación de la presentación de la oferta económica en sobre cerrado, incluida la garantía; de igual forma diseña el texto y contenido para la publicación de la convocatoria; integra la documentación para la licitación y envía para su visto bueno a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 4 Recibe documentación con autorización, revisa y difunde convocatoria en la página de Internet de la Procuraduría Agraria, así como en lugares visibles y accesibles al público. En caso de que el valor de los bienes rebase el equivalente a 4,000 días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, también se publicará la convocatoria por un sólo día en el Diario Oficial de la Federación. 5 Promueve, divulga y coloca las bases a la vista del público, para su lectura previa a la compra de las mismas. Sube las bases a la Página de la Procuraduría Agraria en Internet FECHA DE ELABORACIÓN: 6 Realiza la venta de las bases y registra a los licitantes. 7 Integra la documentación de la licitación en un expediente y la presenta a los miembros del DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 90/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE AC TI VI D AD Comité Delegacional de Bienes Muebles; convoca al acto de presentación y apertura de sobres en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria. Comité Delegacional de Bienes Muebles 8 Los miembros del Comité asisten al acto de presentación y apertura de ofertas económicas y entrega de garantías En esta etapa se procede a la apertura y evaluación de las propuestas económicas incluyendo la garantía de seriedad de ofertas. Subdelegación Administrativa 9 Elabora el acta correspondiente a la etapa del acto de presentación de documentos y apertura de propuestas aceptadas, plasmando sus importes, así como las propuestas rechazadas o desechadas y sus motivos. Solicita firma de todos los participantes y les entrega copia del acta y los cita para el acto de fallo. Licitante 10 Coordina el desarrollo de la junta del acto de fallo donde se da a conocer a los ganadores de la licitación; elabora el acta correspondiente, obtiene la firma de los participantes, entregándoles copia a cada uno de ellos. 11 Formaliza la venta de los bienes, recibe pago y entrega facturas. 12 Recibe factura original de los bienes que adquiere y entrega cheque que ampara el pago de los bienes. Retira los bienes Subdelegación Administrativa FECHA DE ELABORACIÓN: 13 DÍA 14 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación de los bienes. MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 91/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA RESPONSABLE Dirección de Recursos Financieros AC TI VI D AD 14 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 92/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 93/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA COMITÉ DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS LICITANTE INICIO 01. FORMULA PROGRAMA ANUAL DE ENAJENACIONES EN DELEGACIONES Y RESIDENCIAS Y SOMETE A CONSIDERACIÓN 02. TOMA ACUERDOS Y DECISIONES PROGRAMA PROGRAMA 03. PREPARA CONVOCATORIA, BASES, LINEAMIENTOS Y COSTOS, DISEÑA CONTENIDO DE CONVOCATORIA, INTEGRA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTA CIÓN 04. RECIBE DOCUMENTACIÓN, REVISA Y DIFUNDE, EN SU CASO PUBLICA EN D.O.F. 08. EL COMITÉ ASISTE A PRESENTACIÓN, OFERTAS ECONÓMICAS Y ENTREGA DE GARANTÍAS OFERTAS ECONÓMICA S DOCUMENTA CIÓN GARANTÍAS 05. PROMUEVE Y DIVULGA LAS BASES A LA VISTA DEL PÚBLICO, SUBE BASES A PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN A BASES 06. REALIZA VENTA DE BASES Y REGISTRA A LOS LICITANTES BASES 07. INTEGRA DOCUMENTACIÓN DE LA LICITACIÓN EN UN EXPEDIENTE, CONVOCA AL ACTO DE PRESENTACIÓN Y APERTURA DE SOBRES DOCUMENTA CIÓN FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 94/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR LICITACIÓN PÚBLICA SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA COMITÉ DELEGACIONAL DE BIENES MUEBLES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS LICITANTE A 09. 12. ELABORA ACTA DE PRESENTACIÓN DE DOCTOS. Y APERTURA DE PROP. CON IMPORTES RECHAZADAS RECIBE FACTURA DE BIENES Y ENTREGA CHEQUE ACTA FACTURA PROPUESTA S CHEQUE “C” 10. COORDINA DESARROLLO DEL ACTO, DA A CONOCER GANADORES DE LICITACIÓN; ELABORA ACTA, FIRMA Y ENTREGA ACTA “C” 11. FORMALIZA VENTA RECIBE PAGO, ENTREGA FACTURAS FACTURAS 13. 14. RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIÓN Y REGISTRA CONTABLEMENTE REMITE RECURSOS POR ENAJENACIÓN DE BIENES TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 95/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 06 ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 96/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 98 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 99 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 101 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 104 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 97/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Analizar las enajenaciones de los bienes muebles que de acuerdo a la normatividad establecida, se puedan efectuar mediante invitación a por lo menos tres personas, con objeto de agilizar la tramitación y entrega de los bienes. Dar cumplimiento a la normatividad establecida en el artículo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales; adoptando al máximo criterios de eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 98/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS NORMAS DE OPERACIÓN La Delegación Estatal o Residencia podrá llevar a cabo bajo su responsabilidad la enajenación de bienes muebles, a través del PROCEDIMIENTO invitación a por lo menos tres personas, cuando el importe de los bienes muebles a enajenar no exceda de un monto equivalente a 500 días de salario mínimo general del Distrito Federal, siempre que las operaciones no se fraccionen para quedar comprendidas en este supuesto de excepción a la licitación pública. La Delegación Estatal o Residencia convocará a las personas interesadas en adquirir los bienes. Las enajenaciones, por invitación a cuando menos tres personas, se sujetarán a lo siguiente: La apertura de los sobres podrá hacerse sin la presencia de los concursantes, pero invariablemente se invitará un representante de la Subdelegación Jurídica o de un Abogado Agrario del área jurídica y a un representante del Órgano Interno de Control. Contar con un mínimo de tres propuestas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 99/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS En las solicitudes de cotización se indicará como mínimo: Cantidad. Descripción completa de los bienes. Monto del precio mínimo o de avalúo de los bienes. El plazo y lugar para el retiro de los bienes. Los requisitos que deberán cumplir quienes deseen participar. Las condiciones de pago. La presentación de garantía de sostenimiento de oferta. Fecha para la comunicación del fallo. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 100/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 101/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE Subdelegación Administrativa o Administrador AC TI VI D AD 1 Recibe la autorización de baja de los bienes muebles. 2 Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los bienes. 3 Determina el tipo de enajenación que se realizará: 3.1 Proveedores Subdelegación Administrativa o Administrador Delegación Estatal o Residencia FECHA DE ELABORACIÓN: PROCEDIMIENTO Se efectuará por invitación a tres personas. 4 Selecciona a los potenciales compradores, según el tipo del bien de que se trate; y les envía invitación para que remitan su oferta. 5 Difunde la invitación en la página de Internet de la Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del público en las oficinas de la Delegación o Residencia sede del concurso. 6 Reciben la invitación. 7 Cotizan por escrito considerando las especificaciones de los bienes, la cantidad, precios, lugar de retiro y las demás indicaciones pertinentes y anexan fianza de sostenimiento de ofertas. 8 Recibe cotizaciones y elabora la tabla comparativo de los mismos. 9 Analiza y evalúa en la tabla comparativa las cotizaciones y selecciona la mejor oferta. 10 Propone al Delegado Estatal o al Residente, según el caso, al concursante que presentó la oferta más alta. 11 Analiza la tabla comparativa de proposiciones, los documentos anexos, selecciona al proveedor y DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 102/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS RESPONSABLE AC TI VI D AD devuelve la documentación. Subdelegación Administrativa o Administrador 12 Recibe documentación y elabora acta de apertura de sobres, dictamen y fallo, turnándolos para firma. Concursante 13 Recibe notificación de fallo. 14 Realiza pago de los bienes y los retira. 15 Entrega factura al comprador. 16 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación. 17 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable. Subdelegación Administrativa o Administrador Dirección de Recursos Financieros Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 103/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 104/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CONSURSANTE INICIO 1. RECIBE AUTORIZACIÓN DE BAJA DE BIENES MUEBLES AUTORIZACIÓN DE BAJA 2. SOLICITA AVALÚO Y/O PRECIO DE LOS BIENES SOLICITUD DE AVALÚO 3. DETERMINA PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN A REALIZAR 3.1 POR INVITACIÓN A TRES PERSONAS A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 105/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA PROVEEDORES DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CONSURSANTE A 4. SELECCIONA COMPRADORES, SEGÚN EL BIEN;Y ENVÍA INVITACIÓN PARA OFERTA INVITACIÓN 5. DIFUNDE INVITACIÓN EN LA PÁGINA WEB Y EN AVISO AL PÚBLICO DE DELEG. O RESIDENCIA INVITACIÓN 8. RECIBE COTIZACIONES Y ELABORA COMPARATIVO COTIZACIÓN TABLA COMPARATIVA 6. RECIBEN INVITACIÓN INVITACIÓN 7. COTIZAN POR ESCRITO, Y ANEXAN FIANZA DE SOSTENIMIENTO DE OFERTAS COTIZACIÓN FIANZA,SOSTEN. DE OFERTAS B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 106/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CONSURSANTE B 9. ANALIZA Y EVALÚA EN TABLA COMPARATIVA LAS COTIZACIONES Y SELECCIONA OFERTAS TABLA COMPARATIVA COTIZACIÓN 10 PROPONE A DELEGADO EST. O RESIDENTE, AL CONCURSANTE DE LA OFERTA MÁS ALTA 11. ANALIZA TABLA CON DOCUMENTOS, SELECCIONA PROVEEDOR Y DEVUELVE DOCUMENTACIÓN ANEXA C FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 107/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ENAJENACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA O ADMINISTRADOR PROVEEDORES DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CONSURSANTE C 12. 13. RECIBE DOCUMENT. Y ELABORA ACTA, DICTAMEN Y FALLO, TURNA A FIRMA RECIBE NOTIFICACIÓN DE FALLO DOCUMENTACIÓN ANEXA FALLO ACTA DE APERTURA 14. DICTAMEN REALIZA PAGO DE BIENES Y LOS RETIRA FALLO 15. ENTREGA FACTURA AL COMPRADOR FACTURA 16 17. RECIBE RECURSOS POR ENAJENACIÓN Y REGISTRA OPERACIÓN CONTABLE REMITE RECURSOS OBTENIDOS POR ENAJENACIÓN TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 108/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 07 ADJUDICACIÓN DIRECTA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 109/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 111 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 112 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 113 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 115 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 110/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Enajenar los bienes muebles dados de baja en las Delegaciones Estatales o Residencias, de conformidad con las disposiciones normativas vigentes y las políticas fijadas por la Secretaría General o el Comité Delegacional de Bienes Muebles para regular las adjudicaciones directas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 111/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA NORMAS DE OPERACIÓN Sólo se podrán realizar adjudicaciones directas en casos extremos, cuando ocurran condiciones extraordinarias o imprevisibles, o situaciones de emergencia, o no existan por lo menos tres postores idóneos o capacitados legalmente para presentar ofertas. Estos casos deberán de hacerse del conocimiento de la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, en los términos del artículo 79 de la Ley General de Bienes Nacionales. La Subdelegación Administrativa o Administrador realizará directamente las adjudicaciones de los bienes muebles a enajenar. El importe de las adjudicaciones directas no podrá exceder los montos establecidos y se deberá contar con las firmas de autorización de los funcionarios designados por el Comité Delegacional de Bienes Muebles. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 112/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 113/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADJUDICACIÓN DIRECTA RESPONSABLE Subdelegación Administrativa o Administrador AC TI VI D AD 1 Recibe la autorización de baja de los bienes muebles. 2 Solicita avalúo y/o precio mínimo de venta de los bienes. 3 Determina el tipo de procedimiento enajenación que se realizará: 3.1 Se efectuará por adjudicación directa. 4 Selecciona al potencial comprador, según el tipo del bien de que se trate; y le envía invitación para que remita su oferta. 5 Difunde la invitación en la página de Internet de la Procuraduría Agraria y en aviso a la vista del público en las oficinas de la Delegación o Residencia sede del concurso. 6 Recibe cotización. 7 Evalúa cotización y realiza la venta. Concursante 8 Realiza el pago de los bienes y los retira. Subdelegación Administrativa o Administrador 9 Remite a la Dirección de Recursos Financieros los recursos obtenidos por la enajenación. 10 Informa a la Dirección de Recursos Materiales el Procedimiento realizado, anexando la documentación soporte que motivó el procedimiento adjudicación directa. 11 Recibe de la Delegación los recursos obtenidos por la enajenación y registra la operación contable. Dirección de Recursos Financieros Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 114/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 115/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN INICIO 1. RECIBE AUTORIZACIÓN DE BAJA DE BIENES MUEBLES AUTORIZACIÓN DE BAJA 2. SOLICITA AVALÚO SOLICITUD DE AVALÚO 3. DETERMINA P ROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN A REALIZAR 3.1. EFECTUARÁ ADJUDICACIÓN DIRECTA A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 116/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN A 4. SELECCIONA COMP RADOR, SEGÚN EL BIEN QUE SE TRATE; Y ENVÍA INVITACI ÓN P ARA OFERTA INVITACI ÓN 5. DIFUNDE INVITACIÓN EN P ÁGINA WEB DE LA P .A. Y EN AVISO AL P ÚBLICO EN DEL.O RESID. SEDE DE CONC. 6. RECIBE COTI ZACIÓN. COTIZACI ÓN 7 8 EVALÚA COTI ZACIÓN REALIZA P AGO DE Y REALIZA LA VENTA BIENES Y LOS RETIRA COTIZACI ÓN P AGO B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 117/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADJUDICACIÓN DIRECTA DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN B 9 REMITE RECURSOS OBTENIDOS P OR LA ENAJENACIÓN RECURSOS 10 11 INFORMA DE P ROCEDIMIENTO REALIZADO, ANEXA DOCUMEN. QUE MOTIVÓ ADJUDICACI ÓN DIRECTA. RECIBE RECURSOS P OR ENAJENACIÓN Y REGISTRA OP ERACIÓN CONTABLE DOCUMENTACIÓN SOP ORTE RECURSOS TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 118/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 08 ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 119/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 121 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 122 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 123 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 127 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 120/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar en forma oportuna y eficiente a las Unidades técnico administrativas de Oficinas Centrales de la Procuraduría Agraria, los vales de consumo de gasolina necesarios para su correcto funcionamiento y cumplimiento de los programas establecidos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 121/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA NORMAS DE OPERACIÓN Las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria deberán solicitar los vales de gasolina en función del número de vehículos asignados a éstas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 122/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 123/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdirección de Servicios Generales 1 Programa el consumo de gasolina en el mes de diciembre del año anterior y de acuerdo al número de vehículos de oficinas centrales, solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios la adquisición de vales de gasolina. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe, analiza y somete a consideración de la Dirección General de Administración. Dirección Administración de 3 Recibe solicitud, analiza y devuelve con visto bueno. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 4 Recibe documento con visto bueno e instruye a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección Materiales Recursos 5 Recibe, analiza la cantidad programada para adquirir vales de gasolina y solicita a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público autorización para elaborar la licitación pública sin presupuesto. Secretaría de Hacienda y Crédito Público 6 Recibe, analiza y autoriza elaborar la Licitación Pública con anticipación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 7 Recibe autorización y convoca al Subcomité Revisor de Bases. Subcomité Revisor de Bases 8 Recibe, revisa, sanciona, autoriza las bases y devuelve. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 9 Recibe bases sancionadas y solicita a la Dirección General de Administración, autorización para publicar la convocatoria. Dirección Administración 10 Recibe, analiza, autoriza la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación. 11 Se reúne en el proceso licitatorio hasta el fallo de adjudicación, e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. General de General de Comité de Adquisiciones FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 124/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA RESPONSABLE AC TI VI D AD Dirección de Recursos Materiales y Servicios 12 Recibe documentación del proveedor adjudicado e instruye a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección Materiales 13 Recibe, analiza y turna una copia de fallo de adjudicación al Departamento de Adquisiciones. 14 Recibe documentación, analiza, abre expediente y elabora el contrato respectivo. 15 Integra documentación con contrato y envía a la Subdirección de Recursos Materiales. Recursos 16 Recibe, revisa y envía el contrato a la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria, para su aprobación. Dirección General Jurídica y de Representación Agraria 17 Recibe el contrato, analiza, aprueba y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 18 Recibe el contrato aprobado y turna con instrucciones a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección Materiales 19 Recibe contrato, recaba las firmas del mismo y comunica al Departamento de Adquisiciones, su conclusión. 20 Recibe solicitud de compra del mes, de los vales de gasolina. 21 Elabora el pedido correspondiente y tramita el pago a la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 22 Recibe solicitud de trámite de pago, elabora cheque y lo envía a la caja general. Caja General 23 Recibe y comunica al Departamento de Adquisiciones la existencia del cheque del Proveedor para la compra de los vales de gasolina. Departamento de Adquisiciones 24 Envía por fax el pedido de vales de gasolina al de Recursos Departamento de Adquisiciones Subdirección Materiales de de Recursos Departamento de Adquisiciones FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 125/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA RESPONSABLE AC TI VI D AD proveedor y solicita que se entreguen en la Caja General. 25 Recibe y comunica a la Subdirección de Servicios Generales, la existencia de los vales de gasolina. Servicios 26 Comunica al Departamento de Mantenimiento Preventivo que pase por los vales de gasolina a Caja General. Departamento de Mantenimiento Preventivo 27 Recibe de la Caja General, los vales de gasolina, revisa y los distribuye de acuerdo al programa de dotación mensual de combustible. 28 Solicita a los servidores públicos que firmen de recibido de vales de gasolina para el registro de control del combustible entregado en la bitácora correspondiente. Caja General Subdirección Generales de Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 126/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 127/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 01. PROGRAMA CONSUMO DE GASOLINA Y SOLICITA ADQUISICIÓN DE VALES SOLICITUD 05. RECIBE, ANALIZA LA CANTIDAD PROGRAMADA, SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA SIN PRESUPUESTO 09. RECIBE BASES SANCIONADAS, SOLICITA AUTORIZACIÓN PARA PUBLICAR CONVOCATORIA SOLICITUD DIRE CCI ÓN GEN ERA L J URÍ DIC A Y DE RE PRE SEN TAC IÓN AGRA RIA SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 13. RECIBE, ANALIZA Y TURNA COPIA DE FALLO DE ADJUDICACIÓN BASES 17. RECIBE, ANALIZA, APRUEBA Y REMITE COPIA CONTRATO CONVOCATO RIA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SECRETARÍ A DE HACIENDA Y CRÉD ITO PÚBLICO 02. RECIBE, ANALIZA Y SOMETE A CONSIDERACIÓN SOLICITUD DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN 06. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES 10. RECIBE, ANALIZA, AUTORIZA LA PUBLICACIÓN DE LA CONVOCATORIA EN EL D.O.F. RECIBE, ANALIZA Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN AUTORIZAC IÓN CONVOCATO RIA 14. RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA, ABRE EXPEDIENTE Y ELABORA CONTRATO 18. RECIBE CONTRATO APROBADO Y TURNA CON INSTRUCCIONES DOCUMENTA CIÓN CONTRATO EXPEDIENT E CONTRATO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN COMITÉ DE ADQUISICI ONES SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 15. 03. RECIBE SOLICITUD, ANALIZA Y DEVUELVE CON VISTO BUENO 07. 11. SE REÚNE EN EL PROCESO LICITATORIO HASTA EL FALLO DE ADJUDICACIÓN E INFORMA RECIBE AUTORIZACIÓN Y AUTORIZA ELABORAR LA LICITACIÓN PÚBLICA CON ANTICIPACIÓN 19. INTEGRA DOCUMENTACIÓN CON CONTRATO Y ENVÍA RECIBE CONTRATO, RECABA FIRMAS Y COMUNICA DOCUMENTA CIÓN SOLICITUD DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS AUTORIZAC IÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBCOMITÉ REVIS OR DE BASES 04. RECIBE DOCUMENTO CON VISTO BUENO E INSTRUYE DOCUMENTO CONTRATO CONTRATO 08. SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 12. RECIBE, REVISA, SANCIONA, AUTORIZA LAS BASES Y DEVUELVE RECIBE DOCUMENTACIÓN DEL PROVEEDOR E INSTRUYE BASES DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES 16. RECIBE, REVISA Y ENVÍA EL CONTRATO DOCUMENTA CIÓN 20. RECIBE SOLICITUD DE COMPRA DEL MES DE LOS VALES DE GASOLINA CONTRATO SOLICITUD A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 128/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE VALES DE GASOLINA A CAJA GENR EAL 21. ELABORA EL PEDIDO CORRESPONDIENTE Y TRAMITA PAGO 25. RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DE VALES DE GASOLINA SOLICITUD DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS VALES SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES 22. RECIBE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO, ELABORA CHEQUE Y ENVÍA 26. COMUNICA QUE PASE POR LOS VALES DE GASOLINA A LA CAJA GENERAL CHEQUE CAJA GENE RAL COMUNICAD O DEPARTAME NTO DE MANTENIMI ENTO PREVENTIV O 23. RECIBE Y COMUNICA LA EXITENCIA DEL CHEQUE DEL PROVEEDOR 27. RECIBE VALES DE GASOLINA, REVISA Y DISTRIBUYE CHEQUE VALES DEPARTAME NTO DE ADQUISICI ONES 28. 24. ENVÍA POR FAX EL PEDIDO DE VALES DE GASOLINA AL PROVEEDOR Y SOLICITA QUE SE ENTREGUEN EN LA CAJA GENERAL SOLICITA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE FIRMEN DE RECIBIDO, REGISTRA EN BITÁCORA BITÁCORA PEDIDIO TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 129/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 09 RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 130/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 132 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 133 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 135 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 137 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 131/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Verificar que los bienes que se reciban en el almacén se ajusten a las especificaciones establecidas en el pedido, requisiciones o contratos en cuanto a calidad, cantidad, tiempos de entrega, costo y presentación, procediendo al registro y control de los mismos y proporcionar en forma oportuna y eficiente a las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria los bienes de consumo necesarios para un mejor funcionamiento de las mismas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 132/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN NORMAS DE OPERACIÓN Antes de dar entrada a los bienes de consumo en el almacén, se deberán verificar físicamente para comprobar que se encuentren en buen estado y que su cantidad y especificaciones coincidan con las asentadas en el pedido y en la factura expedida por el proveedor. En caso de que los bienes recibidos no coincidan con las especificaciones solicitadas en el pedido, se procederá a la devolución de los bienes al proveedor informando del hecho al Departamento de Adquisiciones con objeto de que se realicen las acciones procedentes. Cuando los bienes recibidos estén destinados a incrementar el inventario, deberán registrarse en el kárdex correspondiente, además de que se deberán almacenar por orden alfabético o por grupos homogéneos, de acuerdo con las normas y lineamientos para el manejo y operación de almacenes. En el caso de que los bienes recibidos correspondan a una requisición de un área en particular, se le notificará de inmediato para que los bienes sean considerados como mercancía en tránsito. Si la unidad técnico-administrativa interesada no recoge los bienes, se deberá dar entrada al almacén. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 133/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Cuando se reciban activos fijos, se deberá elaborar una tarjeta de resguardo para su control. Algunos bienes de consumo también deberán controlarse mediante tarjeta de resguardo, por su valor o porque el almacenista lo considere conveniente, y para ello se requerirá de un acuerdo previo en el Departamento de Almacén e Inventarios. Esta tarjeta deberá cumplir con todos los datos requeridos incluso firmada por el usuario. La Dirección de Recursos Financieros sólo podrá pagar a los proveedores cuando las facturas tengan la firma y el sello de recibido del Departamento de Almacén e Inventarios y se encuentre autorizada por el Director de Recursos Materiales y Servicios. En ninguno de los casos las unidades técnico administrativas podrán recibir directamente los bienes. Las unidades técnico administrativas de la Procuraduría podrán solicitar bienes de consumo al almacén, de acuerdo a las funciones que realicen. Se considerarán bienes de consumo, los artículos de papelería y limpieza, los uniformes, las refacciones y los accesorios, así como todos los considerados en el capítulo 2000 y 3000. Las unidades técnico administrativas de Oficinas Centrales, no podrán adquirir papelería con los fondos de caja chica, rotatorio o revolvente, salvo en casos extraordinarios cuando no haya existencias en el almacén, previa autorización de la Dirección General de Administración.. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 134/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 135/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN RESPONSABLE Departamento de Almacén e Inventarios AC TI VI D AD 1 Recibe bienes y factura del proveedor en original y dos copias. 2 Sella factura regresa copia al proveedor y el original lo entrega al Departamento de Adquisiciones para tramitar pago. Departamento de Adquisiciones 3 Tramita pago e informa al Departamento de Almacén e Inventarios. Departamento de Almacén e Inventario 4 Ingresa la mercancía físicamente y en la base de datos. (resguardos) a. Mercancía en tránsito: Recibe de la Unidad Técnico Administrativa vale de salida debidamente requisitado. b. Activo Fijo: recibe de la Unidad Técnico Administrativa solicitud, para entregar el bien con resguardo y se requisite. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 136/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 137/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y SALIDA DE BIENES AL ALMACÉN DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES INICIO 1. RECIBE BIENES Y FACTURA FACTURA 2. 3. TRAMITA PAGO SELLA FACTURA REGR ESA COPIA AL PROVEEDOR Y EL ORIGINAL ENTREGA E INFORMA PAGO PEDIDO 4. INGRESA LA MERCANCÍA FÍSICAMENTE Y EN LA BASE D E DATOS BASE D E DATOS TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 138/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 10 ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 139/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 141 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 142 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 143 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 145 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 140/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Registrar y controlar todos los movimientos de alta que incrementen el activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 141/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN NORMAS DE OPERACIÓN Los bienes de activo fijo que incrementen el patrimonio de la Procuraduría Agraria deberán ser controlados por el Departamento de Almacén e Inventarios mediante los formatos "Nota de Entrada", "Tarjeta de Resguardo" y Cédula de Transferencia. El Departamento de Almacén e Inventarios será responsable de registrar todos los movimientos de alta de bienes de activo fijo que se realicen en la Procuraduría Agraria; así como de preparar con base en sus registros, toda la información que le soliciten las dependencias globalizadoras con facultades normativas en materia de inventarios y verificar documentalmente que todo bien de activo fijo que forme parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria tenga asignado un número de inventario que deberá ser único y seguir un orden progresivo. La Dirección General de Administración deberá solicitar a las Delegaciones Estatales y Residencias de la Procuraduría Agraria que envíen los "Informes de Movimientos y Existencias, de Activo Fijo", acompañados de la documentación comprobatoria necesaria para controlar esa clase de bienes. Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos se requisiten debidamente. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 142/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 143/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ALTA DE BIENES ADQUISICIÓN RESPONSABLE Departamento de Almacén e Inventarios DE ACTIVO FIJO POR AC TI VI D AD 1 Recibe factura del proveedor en original y dos copias. 2 Recibe los bienes de activo fijo y sella factura original y copias. 3 Revisa factura y envía original al Departamento de Adquisiciones. Departamento de Adquisiciones 4 Tramita pago e informa al Departamento de Almacén e Inventarios. Departamento de Almacén e Inventarios 5 Ingresa a la base de datos los bienes recibidos y procede a marcarlos. 6 Verifica el destino del activo fijo y elabora resguardo. 7 Recaba firma del usuario del bien y archiva. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 144/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 145/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES INICIO 01. RECIBE FACTURA DEL PROVEEDOR FACTURA 02. RECIBE BIENES DE ACTIVO FIJO Y SELLA FACTURA Y ORIGINAL FACTURA 03. 04. REVISA FACTURA Y ENVÍA ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES TRAMITA PAGO E INFORMA AL DEPTO. DE ADQUISICIONES FACTURA 05. INGRESA A BASE DE DATOS LOS BIENES RECIBIDOS Y LOS MARCA A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 146/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ALTA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR ADQUISICIÓN DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIO DEPARTAMENTO DE ADQUISICONES A 06. VERIFICA DESTINO DE ACTIVO FIJO Y ELABORA RESGUARDO RESGUARDO 07. RECABA FIRMA DEL USUARIO DEL BIEN Y ARCHIVA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 147/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 11 CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 148/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 150 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 151 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 153 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 155 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 149/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Registrar y controlar los cambios de adscripción de bienes de activo fijo que realicen, de común acuerdo y por necesidades del servicio, entre sí las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria tanto en Oficinas Centrales como en la Estructura Territorial.. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 150/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO NORMAS DE OPERACIÓN Se entenderá por cambio de adscripción todo traspaso de bien mueble que se realice de una unidad técnico-administrativa a otra, incluso los bienes que se remitan al almacén. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será la encargada de autorizar los traspasos que se realicen de común acuerdo y directamente entre las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria. Las unidades técnico administrativas que requieran realizar cambios de adscripción de bienes de manera directa deberán solicitarlo previamente a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios de la Dirección General de Administración, con el objeto de que registren las modificaciones en los controles respectivos y recaben las firmas de los resguardos. Cuando los cambios de adscripción de bienes muebles se realicen entre unidades foráneas, dichas unidades deberán de informar de inmediato sobre el particular a la Dirección General de Administración. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 151/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Cuando se efectúen traspasos entre almacenes foráneos, se deberán preparar los formatos y documentos que se requieran de acuerdo con el procedimiento establecido, los cuales se remitirán a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dicha Dirección considerará veraz la información recibida, en virtud de que no será posible verificarla con las unidades que hayan realizado los traspasos. Las unidades técnico administrativas generadoras de documentos serán responsables de que éstos se requisiten debidamente.. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 152/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 153/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa Emisora 1 Solicita por escrito a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el cambio de adscripción de los bienes. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Envía solicitud a la Subdirección de Recursos Materiales con instrucciones al respecto. Subdirección de Recursos Materiales 3 Recibe y turna al Departamento de Almacén e Inventarios. Departamento de Almacén e Inventarios 4 Recibe instrucciones revisa registros, elabora nuevas tarjetas de resguardo para el control del inventario. 5 Acude a la Unidad Técnico Administrativa para verificar el cambio de adquisición del bien. 6 Recaba firma en sus resguardos del nuevo responsable del bien y archiva original. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 154/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 155/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS INICIO 01. SOLICITA POR ESCRITO EL CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN DE BIENES 02. ENVÍA SOLICITUD CON INSTRUCCIONES SOLICITUD 03. RECIBE Y TURNA SOLICITUD 04. RECIBE INSTRUCCIONES, REVISA REGISTROS, ELABORA NUEVAS TARJETAS PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO SOLICITUD TARJETAS 05. ACUDE A LA UNIDAD TÉCNICO ADMINISTRATIVA PARA VERIFICAR EL CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN 06. RECABA FIRMA EN SUS RESUGUARDOS DEL NUEVO RESPONSABLE DEL BIEN Y ARCHIVA RESGUARDO S TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 156/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 12 CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 157/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 159 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 160 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 161 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 162 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 164 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 167 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 158/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO El enlace administrativo apoyará en el control y la administración de los bienes del activo fijo, que están en uso y resguardo por servidores públicos en cada una de las Unidades Administrativas. Deberá establecer una coordinación amplia y precisa con el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en cuanto a los movimientos físicos de los bienes por altas, bajas o solicitud de etiquetas, resguardos y otros.. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 159/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO El Titular de la Unidad Administrativa de la Procuraduría Agraria designará de su estructura organizacional a una persona como enlace administrativo para el control y la administración del activo fijo el cual servirá de apoyo al área de almacén e inventarios ubicado en Oficinas Centrales. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 160/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Mediante normas, lineamientos y procedimientos operativos debidamente establecidos se llevará a cabo el control y la administración del activo fijo asignado a cada uno de los servidores públicos que integran la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 161/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS NORMAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa designar a una persona de su estructura organizacional como Enlace Administrativo el cual servirá de apoyo al jefe del almacén e inventarios para el control y administración del activo fijo asignado a los servidores públicos que conforman la unidad administrativa. Es responsabilidad del Enlace Administrativo el observar y hacer cumplir estrictamente la normatividad establecida en la materia. Es responsabilidad del Enlace Administrativo, brindar el apoyo necesario al jefe de almacén e inventarios y mantener la coordinación requerida en materia para el control y la administración del activo fijo asignados en su unidad administrativa. Es responsabilidad del Enlace Administrativo, asumir el control y la administración del activo fijo, una vez concluido el proceso de la toma física del inventario de los bienes en respectiva unidad .administrativa. Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener actualizado el inventario del activo fijo, asignaciones o cambios de adscripción, etiquetados de inventario y toma física del inventario, resguardos y otros en su unidad administrativa. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 162/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Es responsabilidad del Enlace Administrativo el mantener informado al jefe del departamento de almacén e inventarios, sobre los distintos movimientos que se genere la Unidad Administrativa como son: a Bajas por cualquier tipo de adscripción, debiendo contar con el soporte documental. b Solicitud de necesidad de bienes del activo fijo. c Donaciones para otorgar o requerir. d Solicitud de elaboración de etiquetas, resguardos y otros. e Alta de bienes adquiridos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 163/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 164/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPONSABLE Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios AC TI VI D AD 1 Recibe de los usuarios responsables de la Unidad Administrativa adscrita la solicitud de petición de : Elaboración de etiquetas de códigos de barras. Elaboración y/o actualización de resguardos. Solicitud de un bien de activo fijo. Solicitud de baja de un bien de activo fijo. Otros. 2 Analiza y llena la solicitud del formato múltiple para el control y administración del activo fijo, el cual deberá describir la actividad a solicitar ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventario en Oficinas Centrales. 3 Informa al Titular de la Unidad Administrativa la actividad que llevara a cabo con respecto a la solicitud. 4 Remite a través de correo electrónico la solicitud ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales. 5 Recibe, analiza y determina la actividad a realizar con base a la solicitud. Consulta en la base de datos la información del bien. 6 Evalúa el tiempo de respuesta para atender dicha solicitud. Informa al Enlace Administrativo de Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial, a través del correo electrónico la fecha de atención de su solicitud requerida, asimismo índica el número de folio de atención. 7 Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la solicitud de petición: FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 Elaboración de etiquetas de códigos de MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 165/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPONSABLE AC TI VI D AD barras. Elaboración y/o actualización de resguardos. Solicitud de un bien de activo fijo. Solicitud de baja de un bien de activo fijo. Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y/o Estructura Territorial 8 A través de correo electrónico del correo electrónico informa e índica al Enlace Administrativo. Envío de la información o fecha de entrega o baja de un bien de activo fijo o en su caso la actividad específica que deberá llevar a cabo de acuerdo con la solicitud de petición. 9 Recibe correo electrónico de atención a su solicitud, así como en su momento la documentación o el bien del activo fijo referenciado en la misma. 10 Lleva a cabo la actividad de acuerdo a la instrucción por parte del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales. 11 Informa al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión a la solicitud de petición requerida en su momento se le notifico. Fin del Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 166/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 167/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS INICIO 01. 05. RECIBE DE LOS USUARIOS RESPONSABLES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ADSCRITA SOLICITUD DE PETICIÓN RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA LA ACTIVIDAD A REALIZAR CON BASE A LA SOLICITUD. CONSULTA EN LA BASE DE DATOS LA INFORMACIÓN DEL BIEN SOLICITUD SOLICITUD ES 02. 06. ANALIZA Y LLENA LA SOLICITUD DEL FORMATO MÚLTIPLE PARA EL CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DEL ACTIVO FIJO EVALÚA EL TIEMPO DE RESPUESTA PARA ATENDER SOLICITUD, INFORMA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO FECHA DE ATENCIÓN SOLICITUD SOLICITUD 03. 07. INFORMA AL TITULAR LA ACTIVIDAD QUE LLEVARÁ A CABO CON RESPECTO A LA SOLICITUD LLEVA A CABO ACTIVIDAD DE ACUERDO A SOLICITUD SOLICITUD 04. 08. REMITE A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LA SOLICITUD A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO, INFORMA FECHA DE ENTREGA SOLICITUD 09. RECIBE CORREO ELECTRÓNICO Y DOCUMENTACIÓN O EL BIEN DEL ACTIVO FIJO A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 168/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y/O ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS A 10. LLEVA A CABO LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LA INSTRUCCIÓN 11. INFORMA AL TITULAR LA CONCLUSIÓN A LA SOLICITUD REQUERIDA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 169/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 13 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 170/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 172 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 173 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 174 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 175 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 179 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 184 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 171/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la materia. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 172/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en la material. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 173/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 174/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO NORMAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente procedimiento. Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001. Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o reaprovechados en algunas de sus partes o componentes. El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja. Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 175/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control interno establecidos: Solicitud de baja de bienes de activo fijo. Relación de bienes de activo fijo. Dictamen técnico. Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble. Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro. Copia del acta administrativa circunstanciada. Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el seguimiento. El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras: a Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna. b Por enajenación por lo menos tres proveedores. c Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho). d Por donación. e Por destrucción. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 176/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta. Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo mediante la licitación pública, salvo tres excepciones: a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles. b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el valor mínimo de evaluó del bien o bienes. c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo vigente en el D.F. Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C. Procurador Agrario. Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá operar de la siguiente forma: a Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la salubridad o el ambiente. b Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista personas o interesados en adquirirlos. c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o reglamentaria que ordene su destrucción. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 177/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza, se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del Órgano Interno de Control. Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente. El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los expedientes que contengan dicha documentación. La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 178/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 179/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y Estructura Territorial AC TI VI D AD 1 Elabora y envía la solicitud de servicio al área competente para reparación del bien del activo fijo o dictamine el diagnóstico del estado físico del bien: Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Informática. Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 2 Dirección de Informática Recibe solicitud y se lleva el bien físico para su revisión, reparación, diagnóstico de dictamen técnico, según sea el caso: No. Inutilidad del bien de activo fijo. Si. Viable de reparación para el uso del bien de activo fijo. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 3 Recibe el bien físico y el dictamen técnico de inutilidad de servicio por parte de: Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Informática. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 4 Elabora oficio de solicitud de retiro de bien del activo fijo y envía ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, asimismo anexa el dictamen técnico de inutilidad de servicio expedido por el área competente. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 5 Recibe oficio de solicitud y dictamen técnico de inutilidad del servicio, gira instrucciones la Jefatura de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de que proceda a retirar el bien de la Unidad Administrativa por la inutilidad de su servicio. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 6 Recibe comunicado e instrucciones para llevar a cabo la acción o actividad de recoger los bienes dictaminados por inutilidad de servicio. 7 Recoge el bien dictaminado como inutilidad de servicio y concentra en la bodega del almacén para FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 180/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD su resguardo. 8 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su análisis y Visto Bueno. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 9 Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General para su análisis y autorización respectiva. Secretaria General 10 Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su análisis y autorización de baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos Materiales y servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 11 Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables, ante la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 12 Recibe oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables. 13 Efectúa la desincorporación o baja de los registros contables. Desincorporación o baja de los registros contables Dirección de Recursos Materiales y servicios 14 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 15 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Dirección de Recursos Financieros. Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 181/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD 16 Elabora oficio de notificación y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos Dirección de Recursos Materiales y Servicios 17 Recibe oficio de notificación donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envían para su conocimiento. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 18 Recibe oficio de notificación que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Archiva oficio para su consulta y control. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios Dirección de Recursos Materiales y Servicios FECHA DE ELABORACIÓN: 19 Efectúa de manera mensual la conciliación de bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporación de los registros contables. 20 Elabora oficio de notificación y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 21 Recibe oficio de notificación y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y envía ante la Secretaría de la Función Pública, de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Normatividad para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 182/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 días de cada trimestre se dará de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretaría. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 22 Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios. 23 Recibe copia de acuse de recibido de notificación y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditación de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Termina Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 183/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 184/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS SECRETARÍA GENERAL INICIO 01. ELABORA Y ENVÍA SOLICITUD DE SE RVICIO AL ÁREA COMP ETENTE PARA REPARACIÓ N DEL BIEN D EL ACTIVO FI JO ODI CTAMIN E EL DIAGNÓ STICO SOLICITUD 02. RECIBE SOLICITUD Y SE LLEVA EL BIEN FÍSICO PARA REVISIÓN, REPARACIÓN O DIAGNÓSTICO 06. 10. RECIBE COLUNICADO E INSTRUCCIONES PARA LLEVAR A CABO LA ACCIÓN DE RECOGER LOS BIENES SOLICITUD RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA SOLICITUD 03. EXPEDIENT E 07. RECIBE EL BIEN FÍSICO Y EL DICTAMEN TÉCNICO DE INUTILIDAD DE SERVICIO A RECOGE EL BIEN DICTAMINADO Y CONCENTRA EN LA BODEGA DIAGNOSTI CO 04. ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE RETIRO DEL BIEN Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN TÉCNICO SOLICITUD DICTAMEN 05. RECIBE SOLICITUD Y ENVÍA, ANEXA DICTAMEN 08. INTERGA EL EXPEDIENTE PARA DAR DE BAJA EL BIEN Y TURNA SOLICITUD EXPEDIENT E DICTAMEN 09. RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN EXPEDIENT E FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 185/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS SECRETARÍA GENERAL A 18. RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN OFICIO 11. 12. RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN DEL BIEN RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS REGISTROS CONTABLES SOLICITUD OFICIO 14. B 13. GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES LINEAMIEN TOS 15. DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS BASE DE D ATOS 17. RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN, AUTORIZA Y ENVÍA 16. ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y TURNA PARA SU VISTO BUENO OFICIO OFICIO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 186/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS SECRETARÍA GENERAL B 21. 19. RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA EFECTÚA CONCILIACIÓN DE BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO OFICIO FORMATO 20. 22. ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y ARCHIVA OFICIO 1 FORMATO OFICIO 23. RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA COPIA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 187/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 14 CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 188/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 190 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 191 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 192 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 193 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 195 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 198 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 189/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo la conciliación de los registros contables de la Dirección de Recursos Financieros contra el registro de bienes de activo fijo en la base de datos que administra la Dirección de Recursos Materiales y Servicios; con la finalidad de brindar información en los Estados Financieros de manera oportuna, veraz y confiable sobre el patrimonio real con que cuenta la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 190/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Mediante lineamientos, políticas, normas de operación, procedimientos y controles establecidos, llevr a cabo la conciliación permanente entre los registros contables y el control físico de bines de activo fijo, a fin de contar con información veraz. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 191/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Brindar la información de manera oportuna, veraz y confiable sobre los Estados Financieros de la Procuraduría Agraria; conocer la existencia física y la contable del patrimonio real con que cuenta la Institución. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 192/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO NORMAS DE OPERACIÓN La Dirección General de Administración, deberá instruir a la Dirección de Recursos Financieros, así como a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo las conciliaciones de los registros contables Vs. los registros de bienes en la base de datos. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a través del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios; clasifique la base de datos, los registros de altas de los bienes por año de adquisición, por partida de gasto. Misma que se turnara por medio magnético o correo electrónico toda la información necesaria requerida ante la Dirección de Recursos Financieros. La Dirección de Recursos Financieros recibirá la información respectiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual analizara y clasificara los registros contables correspondientes, por registros de altas por adquisición y partida de gasto. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros, llevar a cabo la conciliación por cada uno de los rubros clasificados y determinar las diferencias en caso de que existan. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 193/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Financieros y la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, interactuar entre ambas la conciliación y aclarar las diferencias o anomalías detectadas en caso de que existan. Serán responsabilidades ambas Direcciones elaborar informe de resultados y/o acuerdos pactados derivado de la conciliación realizada. Es responsabilidad directa de la Dirección de Recursos Financieros, informar los resultados obtenidos de la conciliación realizada, ante la Dirección General de Administración. La Dirección General de Administración recibirá los informes de resultados y/o acuerdos pactados derivados de la conciliación, asimismo conocerá los informes de los resultados de la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo fijo, el cual se dará del conocimiento ante el C. Secretario General, con la finalidad de acordar a realizar con el propósito de llevar a cabo las conciliaciones correspondientes. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 194/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 195/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD Dirección General de Administración 1 Instruye a las Direcciones de Recursos Financieros y a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para llevar a cabo la conciliación de los registros contables contra el control físico de los bienes. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Instruye al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios clasifique la base de datos: Dirección de Recursos Financieros FECHA DE ELABORACIÓN: Los registros de alta de los bienes de activo fijo por año de adquisición. Por partida del gasto. 3 Turna por medio magnético o electrónico la información clasificada a la Dirección de Recursos Financieros. 4 Recibe información y analiza y determina la actividad, asimismo instruye a su personal sobre la actividad a realizar. 5 Clasifica los registros contables correspondientes a los bienes de activo fijo: Los registros de alta por año de adquisición. Por partida del gasto. 6 Lleva a cabo la conciliación por cada uno de los rubros clasificados, asimismo determina diferencias en casos de existir o ser detectados. 7 Interactúa con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en relación a la conciliación y a las diferencias que en su caso existan o se determinen. 8 En conjunto con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, llevar a cabo el informe de resultados y acuerdos. DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 196/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE Dirección de Recursos Materiales y Servicios Dirección General de Administración AC TI VI D AD 9 Acuerda con la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la forma de que deberá notificar sobre los resultados de la conciliación ante el Secretario General. 10 A la conclusión de la toma del inventario físico de bienes de activo fijo en las Unidades Administrativas de la Procuraduría Agraria, en las cuales se determinaron diferencias de bienes físicos y por ende con repercusión contable. 11 Clasifica la información del inventario: Los registros de alta de los bienes por año de adquisición. Por partida del gasto. Por Unidad Administrativa concilia la información con la Dirección de Recursos Financieros, y llegan a acuerdos. 12 Elabora informe en coordinación con la Dirección de Recursos Financieros, así como los acuerdos de aquellas diferencias que persistan. Turna ante la Dirección General de Administración, el informe y los resultados de la conciliación. 13 Recibe informe y acuerdos, con relación a la conciliación inicial, asimismo recibe informe de la conciliación de la toma de inventarios físicos y las diferencias de los registros contables contra el inventario físico. 14 Informa al Secretario General, el resultado obtenido de las conciliaciones, asimismo acuerdan la actividad a realizar en relación a las diferencias en caso de existir o ser detectadas. Fin del Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 197/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 198/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN INICIO 01. 02. INSTRUYE PARA LLEVAR A CABO LA CONCILIACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES CONTRA EL CONTROL FÍSICO DE BIENES 04. INSTRUYE LA CLASIFICACIÓN DE BASE DE DATOS RECIBE INFORMACIÓN, ANALIZA, DETERMINA ACTIVIDAD E INSTRUYE BASE DE DATOS 03. 05. CLASIFICA LOS REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES A LOS BIENES DE ACTIVO FIJO TURNA POR MEDIO ELECTRÓNICO LA INFORMACIÓN CLASIFICADA REGISTROS 06. LLEVA A CABO LA CONCILIACIÓN, DETERMINA DIFERENCIAS EN CASO DE EXISTIR 07. INTERACTÚA CON LA DRMS LAS CONCILIACIONES Y LAS DIFERENCIAS, EN SU CASO A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 199/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN DEL REGISTRO CONTABLE Y EL CONTROL FÍSICO DE LOS BIENES DE ACTIVO FIJO DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN A 13. 10. 08. A LA CONCLUSIÓN DE LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, EN LAS CUALES SE DETERMINARON DIFERENCIAS Y POR ENDE CON REPERCUSIÓN CONTABLE RECIBE INFORME Y ACUERDOS, RECIBE CONCILIACIÓN Y DIFERENCIAS REALIZA INFORME DE RESULTADOS, EN CONJUNTO CON LA DRMS INFORME INFORME ACUERDOS 11. 09. 14. CLASIFICA LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO INFORMA AL SECRETARIO GENERAL RESULTADO DE CONCILIACIONES ACUERDA LA FORMA DE NOTIFICACIÓN DE RESULTADOS INVENTARIO INFORME 12. TERMINA ELABORA INFORME Y ACUERDOS DE LAS DIFERENCIAS Y TURNA INFORME ACUERDOS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 200/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 15 BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 201/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 203 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 204 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 205 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 206 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 210 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 215 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 202/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento tiene como finalidad administrar, registrar y controlar las bajas de activos fijos propiedad de la Procuraduría Agraria mediante la enajenación de bienes a través de licitaciones públicas, invitación a tres proveedores, adjudicación directa, donaciones o, en su caso, la destrucción de los bienes; con el objeto de observar estrictamente el apego a la normatividad establecida en la materia. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 203/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Mediante políticas, procedimientos y normatividad establecida para el control, administración y registro de bienes de activos fijos destinados para su baja, observar y hacer cumplir lo establecido en la material. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 204/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Efectuar con oportunidad las bajas de bienes de activos fijos; con la finalidad de mantener actualizado el inventario de la Procuraduría Agraria, así como abatir observaciones de carácter administrativas y/o relevantes determinadas por los Órganos Fiscalizadores. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 205/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN NORMAS DE OPERACIÓN Es responsabilidad de las áreas involucradas observar y hacer cumplir el presente procedimiento. Para dar de baja los bienes de activo fijo propiedad de la Procuraduría Agraria, deberá observar el estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 79, 81 y 82 de la Ley General de Bienes Nacionales; así como vigilar en caso de aplicación la Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal publicado en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001. Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa, tramitar la petición de retirar los bienes de activos fijos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con la finalidad de efectuar un análisis y determinar si los bienes de activos fijos pueden ser rehabilitados, reasignados o reaprovechados en algunas de sus partes o componentes. El Dictamen Técnico, deberá ser elaborado por el área competente y de acuerdo con la especificación de los bienes de activo fijo, mismo que determinara la nulidad o inaplicación del servicio del bien, el cual se anexara al expediente de baja. Es responsabilidad del Departamento de Almacén e Inventarios, integrar el expediente de los bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja en forma individual o grupos homogéneos. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad de la propia Delegación integrar la documentación para conformar los expedientes de bienes de activo fijo para el tramite de baja correspondiente, mismos que serán analizados y verificados por el FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 206/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Departamento de Almacén de Oficinas Centrales de conformidad con los formatos de control interno establecidos: Solicitud de baja de bienes de activo fijo. Relación de bienes de activo fijo. Dictamen técnico. Copia del documento que acredite la propiedad del bien mueble. Soporte fotográfico de los bienes considerados para su baja por obsolescencia o deterioro. Copia del acta administrativa circunstanciada. Copia del acta ante el Ministerio Público en caso de robo o extravió. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, elaborar la relación de bienes de activo fijo susceptibles de ser dados de baja, para ser del conocimiento ante el Comité de Bienes Muebles de Oficinas Centrales con la finalidad de llevar a cabo el seguimiento. El destino final de bienes muebles podrá efectuarse de las siguientes maneras: a Por enajenación mediante licitación pública externa o en su caso interna. b Por enajenación por lo menos tres proveedores. c Por enajenación de venta directa (Baja por Desecho). d Por donación. e Por destrucción. Es responsabilidad del la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, determinar la propuesta del destino final de los bienes de activos fijos a darse de baja. En el caso de la Estructura Territorial es responsabilidad del Subcomité de Bienes Muebles definir la propuesta. Cuando se determine el destino final por enajenación de los bienes muebles, se llevara a cabo mediante la licitación pública, salvo tres excepciones: a Por casos de emergencia, circunstancias extraordinarias o imprevisibles. b Cuando no exista por lo menos tres proveedores idóneos, que cubran cuando menos el valor mínimo de evaluó del bien o bienes. c Cuando el monto de los bienes, no exceda del equivalente a 500 días de salarios mínimo vigente en el D.F. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 207/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Cuando se determine como destino final la donación de bienes muebles, esta se deberá amparar o documentar con el contrato de donación, siendo este instrumento base para la cancelación de los bienes en los inventarios respectivos; el cual deberá ser autorizado por el C. Procurador Agrario. Cuando se determine como destino final la destrucción de bienes de muebles, esta deberá operar de la siguiente forma: a Cuando por su naturaleza o estado físico en que se encuentre peligre o se altere la salubridad o el ambiente. b Después de haber agotado los requerimientos para la enajenación o donación, no exista personas o interesados en adquirirlos. c Cuando se trate de bienes muebles, respecto a los cuales exista disposición legal o reglamentaria que ordene su destrucción. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, es la responsable de dar aviso oportuno al Órgano Interno de Control, cuando menos 3 días hábiles antes de la destrucción de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Es responsabilidad de cada uno de los Delegados Estatales de la Procuraduría Agraria, notificar al Órgano Interno de Control cuando menos 5 días hábiles antes de la destrucción de bienes de activos fijos, con la finalidad de dar conocimiento y esta participe como interventora de dicho evento en cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Una vez terminada la destrucción de los bienes de acuerdo a sus características y naturaleza, se deberá levantar el acta administrativa de destrucción de bienes con la intervención del Órgano Interno de Control. Una vez operada la baja administrativa del bien de activo fijo conforme a lo dispuesto en los puntos anteriores, se notificará a la Dirección de Recursos Financieros para que se efectúen las bajas de los registros contables correspondientes, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, una vez gestionado la baja ante la Dirección de Recursos Financieros, procede a informarle al Delegado Estatal de la Estructura Territorial la ejecución del procedimiento de enajenación correspondiente. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 208/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS El Departamento de Almacén e Inventarios conservarán en forma ordenada y sistemática la documentación relativa a la baja de bienes de activo fijo, integrando de manera individual los expedientes que contengan dicha documentación. La Estructura Territorial conservarán como archivo en forma ordenada y sistemática la documentación relativa a las bajas de bienes de activo fijo que se hayan efectuado. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 209/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 210/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN RESPONSABLE AC TI VI D AD Secretaria General 1 Recibe petición de solicitud de donación: Oficinas Centrales. Estructura Territorial. Gira instrucciones ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, con el propósito de verificar las existencias físicas de bienes de activos fijos dentro del almacén, con el fin de requerir la solicitud de donación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe instrucciones por parte del Secretario General, con el fin de solicitar al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, verifique las existencias en el almacén o bodega los bienes de activos fijos por donar. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 3 Procede a verificar las existencias físicas de bienes de activos fijos de conformidad a la solicitud de pericón de donación, asimismo informar a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, si se cuenta o no con existencias de bienes de activos fijos de conformidad con la solicitud de petición de donación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 4 Recibe resultados de la verificación física realizada en la bodega o almacén para localizar los bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, asimismo informa ante al Secretario General, si se cuenta o no con bienes de conformidad con la solicitud de donación requerida. Secretario General 5 Recibe informe de resultados obtenidos de la verificación física de existencias o no existencias de bienes solicitados para su donación por parte de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. No. Informa al solicitante la improcedencia de la solicitud de petición. Si. Gira instrucciones ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios con la finalidad de FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 211/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN RESPONSABLE AC TI VI D AD integrar la relación de bienes a donar, con el objeto de someter a consideración del comité de enajenación de bienes muebles de la Institución. 6 Recibe instrucciones del Secretario General y elabora relación de bienes de activos fijos susceptibles de ser donados, para someter a consideración del comité de enajenación de bienes muebles de la Institución, asimismo gira instrucciones al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con el propósito de integrar los expedientes respectivos por cada uno de los bienes. 7 Integra el expediente para dar de baja el bien y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su análisis y Visto Bueno. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 8 Recibe expediente integrado y otorga el Visto Bueno, asimismo turna ante la Secretaría General para su análisis y autorización respectiva. Secretaria General 9 Recibe expediente de baja debidamente integrados y aprobados, para su análisis y autorización de baja, asimismo regresa a la Dirección de Recursos Materiales y servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 10 Recibe expediente autorizado y elabora oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables, ante la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 11 Recibe oficio de solicitud de desincorporación del bien en los registros contables. 12 Efectúa la desincorporación o baja de los registros contables. Desincorporación o baja de los registros contables Dirección de Recursos Materiales y FECHA DE ELABORACIÓN: 13 DÍA 14 Procede a girar instrucciones ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, con la MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 212/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN RESPONSABLE AC TI VI D AD servicios finalidad de dar de baja los bienes de activo fijo en el sistema de base de datos que opere en su momento. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 14 Recibe instrucciones y registra en el sistema de la base de datos el oficio de solicitud de baja de los registros contables emitido ante la Dirección de Recursos Financieros. Baja del bien del activo fijo en el sistema de la base de datos. 15 Elabora oficio de notificación y turna ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, para su Visto Bueno donde se informa que se han efectuado las bajas de bienes de activo fijo dentro del sistema de la base de datos Dirección de Recursos Materiales y Servicios 16 Recibe oficio de notificación donde se informa que se han efectuado las bajas de los bienes de activo fijo, mismos que autoriza y envían para su conocimiento. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y Estructura Territorial 17 Recibe oficio de notificación que se han efectuado la baja de bienes de activo fijo en los registros contables tanto en el sistema de la base de datos de bienes de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Archiva oficio para su consulta y control. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios FECHA DE ELABORACIÓN: 18 Efectúa de manera mensual la conciliación de bajas de bienes de activo fijo ante la Dirección de Recursos Financieros, con la finalidad de verificar la baja o desincorporación de los registros contables. 19 Elabora oficio de notificación y requisita el formato establecido No.2 de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Norma para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 213/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN RESPONSABLE AC TI VI D AD Federación de fecha 3 de septiembre del 2001; asimismo presenta para su Visto Bueno ante la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 20 Recibe oficio de notificación y formato No.2 debidamente requisitado, firma de autorizado y envía ante la Secretaría de la Función Pública, de conformidad con lo dispuesto al artículo 31 de la “Normatividad para la Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias Pública Federal” publicada en el Diario Oficial de la Federación de fecha 3 de septiembre del 2001, en la cual se estipula que dentro de los primeros 10 días de cada trimestre se dará de conocimiento los movimientos de baja efectuados en el periodo ante la misma Secretaría. 21 Se envía y recaba acuse de recibido, asimismo remite copia para su conocimiento y archivo ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios. 22 Recibe copia de acuse de recibido de notificación y formato No.2, mismos que se archivaran para su consulta y acreditación de cumplimiento a la normatividad establecida en la materia. Termina Procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 214/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 215/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SECRETARÍA GENERAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL INICIO 01. 02. RECIBE PETICIÓN DE SOLICITUD DE DONACIÓN E INSTRUYE VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA RECIBE INSTRUCCIONES Y SOLICITA VERIFICACIÓN PETICIÓN SOLICITUD 05. 04. VERIFICA EXISTENCIA FÍSICA DE BIENES DE ACTIVO FIJO INFORME RECIBE RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN FÍSICA REALIZADA E INFORMA RECIBE INFORME DE EXISTENCIA O NO DE BIENES INFORME ¿EXISTENCIA? 03. INFORME SÍ 1 NO INFORMA AL SOLICITANTE LA IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE PETICIÓN OFICIO TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 216/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL 1 06. GIRA INST RUCCIO NES PA RA INTEGRAR LA REL ACIÓN DE BIENES A DONAR CON EL FIN DE SO METER A CONSIDERA CIÓN D EL COM ITÉ DE BIENES MUEBL ES ELABORA RELACIÓN DE BIENES, INSTRUYE INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES 07. INTEGRA EXPEDIENTES Y TURNA RELACIÓN 09. RECIBE EXPEDIENTE DE BAJA, ANALIZA, AUTORIZA Y TURNA 11. RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN DEL BIEN EN LOS REGISTROS CONTABLES OFICIO EXPEDIENT ES 12. 08. EFECTÚA DESINCORPORACIÓN O BAJA DE LOS REGISTROS CONTABLES RECIBE EXPEDIENTE, DA VISTO BUENO Y TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN EXPEDIENT E LINEAMIEN TOS EXPEDIENT E 10. RECIBE EXPEDIENTE AUTORIZADO, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE DESINCORPORACIÓN DEL BIEN SOLICITUD 13. GIRA INSTRUCCIONES PARA DAR DE BAJA LOS BIENES DE ACTIVO FIJO EN LA BASE DE DATOS B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 217/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL B 2 14. 16. 17. DA DE BAJA EL BIEN DEL ACTIVO FIJO EN EL LA BASE DE DATOS RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN, AUTORIZA Y ENVÍA RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN OFICIO OFICIO BASE DE D ATOS 15. 2 ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y TURNA PARA SU VISTO BUENO 20. OFICIO RECIBE OFICIO Y FORMATO, AUTORIZA Y ENVÍA A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 18. EFECTÚA CONCILIACIÓN DE BAJAS DE BIENES DE ACTIVO FIJO OFICIO FORMATO 21. ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIA Y ARCHIVA 19. 1 OFICIO ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN Y LLENA FORMATO No. 2 Y TURNA PARA SU VISTO BUENO OFICIO FORMATO C FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 218/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES DE ACTIVO FIJO POR DONACIÓN SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD ADMINISTRATIVA EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL C 22. RECIBE COPIA DE ACUSE Y ARCHIVA COPIA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 219/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 16 ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 220/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 222 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 223 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 224 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 225 POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 226 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 228 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 230 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 221/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dotar de parque vehicular a los servidores públicos y a las áreas técnico – administrativas de la Procuraduría Agraria para el cumplimiento de sus funciones, salvaguardando y conservándolo en óptimas condiciones físicas y de uso. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 222/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Asignar parque vehicular conforme a las necesidades de uso en Oficinas Centrales y Estructura Territorial de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 223/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Que todas las Áreas Técnico – Administrativas de la Procuraduría Agraria, de acuerdo a las necesidades de uso, cuenten con el parque vehicular adecuado y que éste se encuentre debidamente resguardado. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 224/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR NORMAS DE OPERACIÓN Es facultad exclusiva del Secretario General la asignación del parque vehicular como lo establece la normatividad vigente, a los servidores públicos y las Unidades Técnico – Administrativas, así mismo, del otorgamiento de esta prestación a los niveles excluidos en esta normatividad. Los servidores públicos y las áreas técnico – administrativas serán responsables de la salvaguarda y uso del parque vehicular a su cargo. El servidor público que deje de prestar sus servicios en la Procuraduría Agraria lo hará en estricto apego del procedimiento. Es facultad y responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que a través de la Subdirección de Servicios Generales se realicen todas las gestiones administrativas de derechos vehiculares ante las instancias correspondientes. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 225/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO Es de responsabilidad exclusiva de los vehículos asignados a los servidores públicos el uso que se les de a los mismos. Los vehículos asignados al área de Servicios Generales son de responsabilidad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales aceptar vehículos en malas condiciones físicas, de uso y la falta de accesorios inventariados cuando el servidor público deje de prestar sus servicios sin que se lo comunique al área de Recursos Humanos. Será responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales el pago de multas y recargos que genere la falta de cumplimiento de obligaciones de derechos del parque vehicular de Oficinas Centrales de la Procuraduría Agraria. Será responsabilidad del servidor público de la pérdida de la documentación que de acuerdo al reglamento de tránsito tenga que ser portada en el mismo para su circulación. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 226/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS En caso de siniestro del vehículo asignado, será responsabilidad del servidor público la no observancia las condiciones generales del seguro vehicular, tales como conducir sin licencia vigente, conducir en estado de ebriedad, etc. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 227/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 228/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE AC TI VI D AD Dirección de Recursos Materiales y Servicios 1 Recibe las unidades nuevas y/o la indicación del C. Secretario General el listado de servidores públicos que de acuerdo a la normatividad vigente les corresponde como prestación inherente al puesto un vehículo, así como las solicitudes de unidades de las áreas Técnico-Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial y turna a la Subdirección de Servicios Generales Subdirección de Servicios Generales 2 Recibe listado o solicitudes, revisa y elabora resguardo temporal o permanente de asignación de vehículo. 3 Actualiza el sistema de control vehicular, levanta inventario del vehículo y envía vehículos a la Estructura Territorial y pasa al procedimiento de manejo y control del parque vehicular de Delegaciones y Residencias. 4 En Oficinas Centrales recaba firmas y actualiza expedientes. 5 Entrega unidad junto con calendario de servicios de mantenimiento preventivo y documentación que deberá portar la unidad de acuerdo al reglamento de tránsito vigente para el Distrito Federal. Termina procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 229/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 230/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES INICIO 01. 02. RECIBE LISTADO, REVISA Y ELABORA RESGUARDO TEMPORAL O PERMANENTE DE ASIGNACIÓN DE VEHÍCULO RECIBE UNIDADES NUEVAS Y LISTADO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE LES CORRESPONDE UN VHEÍCULO Y TURNA LISTADO LISTADO RESGUARDO 03. ACTUALIZA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR, LEVANTA INVENTARIO, ENVÍA A ESTRUCTURA TERRITORIAL PASA A PROCEDIMI ENTO 8 2 DEL TOMO V DEL MANUAL DE PROCEDIMI ENTOS DE DELEGA CIONES INVENTARI O 04. EN OFICINAS CENTRALES RECABA FIRMAS Y ACTUALIZA EXPEDIENTES EXPEDIENT ES 05. ENTREGA UNIDAD JUNTO CON CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y DOCUMENTACIÓN CALENDARI O DOCUMENTA CIÓN INICIO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 231/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 17 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 232/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 234 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 235 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 236 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 237 POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 238 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 239 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 241 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 233/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Dotar de combustible que se requiera para atender las necesidades del servicio del parque vehicular asignado a los servidores públicos y área de Servicios Generales de Oficinas de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 234/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Contar con el combustible distribuido en forma racional para coadyuvar al mejor desempeño de sus funciones sustantivas y cumplimiento de sus responsabilidades. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 235/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Obtener el máximo aprovechamiento de uso del parque vehicular para las tareas sustantivas de la Entidad. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 236/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE NORMAS DE OPERACIÓN La Dirección de Recursos Materiales y Servicios programará la dotación de combustible a los servidores públicos, de conformidad a la normatividad vigente en la materia. La Subdirección de Servicios Generales realizará un programa anual de consumo de combustible para el parque vehicular asignado a los mandos superiores y al área de Servicios Generales. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios llevará a cabo programas de racionalidad, en la dotación de combustible para el parque vehicular del área de Servicios Generales. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios apoyará con vehículos que requiera la operación de las áreas técnico-administrativas, mediante la solicitud de vehículos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 237/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO Las áreas técnico-administrativas que soliciten vehículos, invariablemente deberá especificar lugar, horario de uso y deberá ser autorizado por los Directores de cada área solicitante. Todos los vehículos del área de servicios generales que sean utilizados en el área metropolitana, deberán pernoctar en el estacionamiento de la entidad. La duración del servicio de préstamo de vehículos deberá ser de 12 horas, por lo que en caso de solicitar un vehículo por un tiempo mayor para que sea utilizado dentro de la zona metropolitana tendrá que pernoctar en el estacionamiento de la Procuraduría Agraria. Los servidores públicos que soliciten vehículos deberán presentar su licencia de conducir vigente, por lo que no se prestarán vehículos sin éste documento oficial. No se dotará de combustible a vehículos que no sean propiedad de la Procuraduría Agraria, salvo a expresa solicitud autorizada del Secretario General. No se dotará de vales de combustible ni en efectivo al personal que utilice los vehículos del área de Servicios Generales. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 238/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 239/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE RESPONSABLE AC TI VI D AD Dirección de Recursos Materiales y Servicios 1 Recibe del proveedor licitado la dotación de vales de combustibles y turna a la SSG para que con base en la programación mensual lleve a cabo la distribución Subdirección de Servicios Generales 2 Recibe vales de gasolina y con base a la programación mensual elabora listado para la entrega mensual a titulares que cuenten con la prestación de dotación de combustibles 3 Entrega vales y registra en el sistema de control vehicular mes a mes la dotación de combustible. 4 Envía control de dotación de combustible y recaba firma del titular a que tiene vehículo asignado 5 Para el parque vehicular asignado al área de servicios generales deberá realizar un registro de consumo de manera pormenorizada por cada vehículo, realizando acciones encaminadas al ahorro de combustible. 6 A fin de cada mes elabora un informe del consumo de combustible del parque vehicular asignado al área de servicios generales y envía a la DRMS 7 Recibe reporte de consumo de combustible, analiza y toma las medidas pertinentes para su racionalización y ahorro Dirección de Recursos Materiales y Servicios Termina procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 240/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 241/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES INICIO 01. 02. RECIBE VALES DE GASOLINA, ELABORA LISTADO PARA LA ENTREGA MENSUAL A TITULARES RECIBE DEL PROVEEDOR LA DOTACIÓN DE VALES DE COMBUSTIBLE Y TURNA VALES LISTADO 03. ENTREGA VALES Y REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR 07. RECIBE REPORTE DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE, ANALIZA Y TOMA LAS MEDIDAS PERTINENTES PARA SU RACIONALIZACIÓN Y AHORRO VALES 04. ENVÍA CONTROL DE DOTACIÓN DE COMBUSTIBLE Y RECABA FIRMA DEL TITULAR REPORTE CONTROL TERMINA 05. PARA EL PARQUE VEHICULAR ASIGNADO AL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES DEBERÁ REALIZAR UN REGISTRO DE CONSUMO DE MANERA PORMENORIZADA REGISTRO 06. ELABORA A FIN DE MES UN INFORME DEL CONSUMO DE COMBUSTIBLE INFORME FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 242/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 18 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 243/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 245 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 246 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 247 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 248 POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 250 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 252 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 256 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 244/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar dos veces al año mantenimiento preventivo a los vehículos asignados a los titulares y al área de servicios generales de Oficinas Centrales, así como el mantenimiento correctivo que requieran para su óptimo funcionamiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 245/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento al parque vehicular de Oficinas Centrales de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 246/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Emitir normas, políticas y lineamientos que permita el manejo y control del parque vehicular asignado a las Unidades Técnico – Administrativas de Oficinas Centrales y Estructura Territorial, a fin de mantener en óptimas condiciones de uso y funcionamiento en la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 247/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR NORMAS DE OPERACIÓN Es facultad exclusiva de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, el gestionar conforme al programa y calendario anual de la Subdirección de Servicios Generales el mantenimiento preventivo ante las instancias correspondientes. El servicio de mantenimiento correctivo deberá solicitarse mediante el formato denominado “solicitud de mantenimiento correctivo” en el cual se describirá(solo si se cuenta con el conocimiento) el diagnóstico de la avería que presenta. La Subdirección de Servicios Generales podrá proporcionar (si se tiene a disposición) de ser necesario en sustitución temporal un vehículo si la reparación del vehículo asignado a los titulares, demora mas de ocho horas. Para el caso de los vehículos asignados a los titulares, el costo del mantenimiento preventivo y correctivo será con cargo al presupuesto asignado al área correspondiente. Las bitácoras del parque vehicular asignado al área de servicios generales, deberán permanecer en las unidades para que vaya siendo llenada por el servidor público que lo utilice o lo solicite. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 248/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Las bitácoras del parque vehicular asignado a los titulares de las áreas, deberán permanecer en el vehículo y la deberán entregar los cinco primero días de cada mesa al área de servicios generales, a fin de que la información sea vaciada en el sistema de control del parque vehicular para monitorear su funcionamiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 249/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO Ningún servidor público o área administrativa podrá solicitar el mantenimiento preventivo antes o después de su tiempo programado. Ningún servidor público podrá mandar a reparar el vehículo por voluntad propia ya sea por falla mecánica o por accidente de transito, que circule en el área metropolitana. En caso de que el vehículo éste prestado provisionalmente para comisión foránea, se podrá reparar en el lugar en donde fue la avería, a fin de que le permita regresar y recuperar los gastos generados por ésta, presentando factura con requisitos fiscales y las o las refacciones que fueron sustituidas. El formato de solicitud de mantenimiento deberá estar firmado invariablemente por el servidor público al cual esta asignado. El responsable del mantenimiento correctivo deberá verificar que el diagnóstico descrito en la solicitud lo presente el vehículo. Cuando un servidor que utilice los vehículos, asignados al área de servicios generales de llenar la bitácora de kilometraje. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 250/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Será responsabilidad del servidor público que tenga vehículos asignados, de llenar la bitácora y entregarla los primeros cinco días de cada mes. Ningún servidor público podrá enviar a los vehículos propiedad de la Procuraduría Agraria a mantenimiento correctivo o mantenimiento preventivo por cuenta propia. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 251/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 252/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdirección de Servicios Generales 1 Elabora programa anual de mantenimiento preventivo calendarizado de oficinas centrales y envía a la DRMyS para su aprobación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe programa analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentan con vehículos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la DGA para su Vo. Bo. Y devuelve a la SSG Subdirección de Servicios Generales 3 Recibe programa autorizado, alimenta el sistema de control vehicular y archiva original. 4 Envía programa autorizado de mantenimiento a titulares que cuenten con vehículo asignado de la P.A. 5 Recibe calendario de servicios de mantenimiento preventivo y envía vehículo de conformidad con su programación en turno Resguardatario ¿El mantenimiento es? Preventivo: pasa a la actividad No. 8. Correctivo: continúa con la siguiente actividad Subdirección de Servicios Generales 6 Recibe la unidad programada, y firma turno de mantenimiento y envía al taller autorizado para su mantenimiento. Taller autorizado 7 Recibe unidad programada y procede a su mantenimiento y pasa a la actividad No. 17 Resguardatario 8 Elabora formato de mantenimiento correctivo y envía a la DRMS para su trámite Dirección de Recursos Materiales y Servicios 9 Recibe requisición de servicio de mantenimiento correctivo y envía a la SSG para que solicite el FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 253/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE AC TI VI D AD diagnóstico y presupuesto al taller autorizado Subdirección de Servicios Generales 10 Recibe requisición de mantenimiento correctivo y solicita al taller autorizado una inspección y prueba física para que emita su diagnóstico y presupuesto Taller Autorizado 11 Emite su diagnóstico y presupuesto con fechas compromiso de entrega y envía a la SSG Subdirección de Servicios Generales 12 Recibe diagnóstico, presupuesto y tiempo de entrega y lo envía al titular solicitante para su conocimiento; si la reparación dura más de 8 horas se le ofrecerá un vehículo en sustitución (si hay en disponibilidad) Resguardatario 13 Recibe diagnóstico de presupuesto y firma autorizando la reparación, así como en caso de necesitar vehículo sustituto, firma resguardo provisional de unidad y devuelve Subdirección de Servicios Generales 14 Recibe de los titulares Diagnóstico autorizado y envía la unidad al taller autorizado a reparación Taller Autorizado 15 Recibe unidad y repara 16 Devuelve unidades de mantenimiento preventivo y correctivo a la SSG: Subdirección de Servicios Generales 17 Recibe vehículos junto con factura de reparación y o servicio y envía a resguardatario para firma el formato de conformidad. Resguardatario 18 Recibe vehículos y firma factura y formato de conformidad. En caso de haber aceptado vehículo a sustituto entrega unidad y le devuelven firma de resguardo provisional. Subdirección de Servicios Generales 19 Recibe factura firmada a Entera satisfacción y registra en sistema de control vehicular todos los conceptos que se le realizaron al vehículo para su FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 254/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE AC TI VI D AD control 20 Integra copia en las bitácora de mantenimiento y expediente del vehículo. Termina el procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 255/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 256/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO 2 INICIO 01. ELABORA PROGRAMA ANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE OFICINAS CENTRALES Y ENVÍA PROGRAMA ANUAL 02. 05. RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA DE LA DGA Y DEVUELVE 07. RECIBE CALENDARIO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA VEHÍCULO CONFORME A PROGRAMA OFICIO RECIBE UNIDAD PROGRAMADA Y PROCEDE A SU MANTENIMIENTO PROGRAMA 3 LINEAMIEN TOS PROGRAMA 03. A RECIBE PROGRAMA AUTORIZADO, ALIMENTA SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR Y ARCHIVA ORIGINAL ¿EL MANTENIMIENTO ES? PROGRAMA 04. PROVENTIVO 1 ENVÍA PROGRAMA AUTORIZADO DE MANTENIMIENTO A TITULARES PROGRAMA CORRECTIVO 06. RECIBE LA UNIDAD PROGRAMADA, FIRMA TURNO Y ENVÍA A TALLER AUTORIZADO TURNO 2 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 257/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO A 10. RECIBE REQUISICIÓN Y SOLICITA AL TALLER UNA INSPECCIÓN Y PRUEBA FÍSICA PARA QUE EMITA SU DIAGNÓSTICO FORMATO 09. 08. RECIBE REQUISICIÓN DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA ELABORA FORMATO DE MANTENIMIENTO Y ENVÍA FORMATO 1 FORMATO 4 4 12. 11. EMITE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO CON FECHAS COMPROMISOS DE ENTREGA Y ENVÍA RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO, Y ENVÍA AL TITULAR SOLICITANTE DIAGNÓSIT O DIAGNÓSTI CO 13. PRESUPUES TO PRESUPUES TO RECIBE DIAGNÓSTICO Y PRESUPUESTO Y FIRMA DE AUTORIZACIÓN. FIRMA RESGUARDO DE VEHÍCULO SUSTITUTO, EN SU CASO DIAGNÓSTI CO PRESUPUES TO RESGUARDO 14. RECIBE DE LOS TITULARES DIAGNÓSTICO AUTORIZADO Y ENVÍA LA UNIDAD LA TALLER AUTORIZADO DIAGNÓSIT CO B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 258/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RESGUARDATARIO TALLER AUTORIZADO B 3 17. RECIBE VEHICULOS JUNTO CON FACTURA DE REPARACIÓN Y/O SERVICIO Y ENVÍA 15. 5 RECIBE UNIDAD Y REPARA FACTURA 18. RECIBE VEHICULOS, FIRMA FACTURA Y FORMATO, EN SU CASO DEVUELVE VEHICULO SUSTITUTO 16. DEVUELVE UNIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO FACTURA 19. FORMATO FACTURA RECIBE FACTURA FIRMADA Y REGISTRA EN SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR 5 FACTURA 20. INTEGRA COPIA EN LAS BITÁCORA DE MANTENIMIENTO Y EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 259/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 19 REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 260/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 262 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 263 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 265 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 268 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 261/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar a los vehículos asignados a las Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria los servicios de dotación de llantas y acumuladores y los de reparaciones mayores y menores que requieran para su óptimo funcionamiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 262/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA NORMAS DE OPERACIÓN Los servicios de reparación de vehículos o de reposición de llantas y acumuladores se proporcionarán exclusivamente a las unidades propiedad de la Procuraduría Agraria. Los servicios de referencia serán gestionados únicamente por la Subdirección de Servicios Generales y por las Delegaciones Estatales y Residencias en su respectivo ámbito de operación. Las unidades técnico administrativas serán responsables de la aplicación de la bitácora de control de cada uno de los vehículos asignados, para registrar su historial y los servicios de mantenimiento que reciban. El costo de las reparaciones, refacciones, acumuladores, llantas y servicios de alineación y balanceo será cubierto con cargo al presupuesto de la unidad técnico-administrativa usuaria. Será responsabilidad de la Subdirección de Servicios Generales determinar, de acuerdo con las condiciones de uso, los tiempos mínimos de vida de las llantas y acumuladores para aprobar o rechazar las solicitudes de reposición correspondientes. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 263/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Los titulares de las unidades técnico administrativas serán corresponsables del uso que se dé a los vehículos y a sus componentes y accesorios; asimismo, serán responsables de solicitar los servicios que requiera cada vehículo. Será responsabilidad del supervisor registrar en las solicitudes de servicio los números de serie de las llantas y acumuladores, así como verificar su colocación o el empleo de las refacciones necesarias en los vehículos para los cuales hayan sido solicitadas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 264/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 265/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA RESPONSABLE Unidad Técnico-Administrativa Subdirección de Servicios Generales AC TI VI D AD 1 Adapta el sistema de bitácora para llevar el control de los servicios que se proporcionen a cada uno de los vehículos que tenga asignados. 2 Elabora orden de servicio de reparación, cambio de llantas o de acumuladores, remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales, de acuerdo al presupuesto y programa de reparaciones. 3 Recibe orden de servicio, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Procuraduría Agraria. ¿Es adjudicación directa? 4 No. Continuar con la actividad No. 8. 5 Sí. Solicita cotización a los talleres, en su caso, envía la unidad. Talleres 6 Recibe solicitud de cotizaciones, en su caso, la unidad determina trabajos a realizar, elabora y presenta la cotización respectiva. Subdirección de Servicios Generales 7 Recibe las cotizaciones de los talleres, elabora el cuadro comparativo correspondiente y analiza. 8 Selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, elabora orden de servicio. 9 Entrega el original de la orden de servicio al taller seleccionado, así como la unidad para su reparación. NOTA: En caso de contar con taller autorizado, no se consideran los puntos 4, 5, 6, 7, 8. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 266/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA RESPONSABLE AC TI VI D AD Taller Autorizado 10 Repara el vehículo, instala llantas, acumuladores o aplica el servicio solicitado, prepara la factura y la entrega junto con la unidad. Subdirección de Servicios Generales 11 Recibe el vehículo reparado, con llantas o acumuladores, revisa y verifica que esté en buenas condiciones mecánicas, en su caso, sella y firma la factura. 12 Gira instrucciones al Departamento de Mantenimiento Preventivo para que registre el servicio proporcionado en sus controles y se entregue el vehículo a la Unidad TécnicoAdministrativa. Pasa a la actividad No. 18. 13 Solicita con oficio autorizado por la Dirección General de Administración a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto la suficiencia presupuestal del gasto correspondiente. 14 Envía a la Dirección de Recursos Financieros facturas para su pago, pasa a la actividad No. 16. 15 Elabora relación de reparaciones, integra el expediente y presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17. Dirección de Recursos Financieros 16 Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide póliza cheque, registra la operación contable y entrega el cheque al proveedor. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 17 Recibe la relación expediente y archiva. Unidad Técnico-Administrativa 18 Recibe el vehículo y registra el proporcionado en la bitácora del mismo. de reparaciones, integra servicio Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 267/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 268/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INICIO 01. ADAPTA SISTEMA DE CONTROL DE SERVICIOS A PROPORCIONAR 03. 06. RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y VERIFICA QUE LA UNIDAD SEA PROPIEDAD DE LA PROCURADURÍA AGRARIA BITÁCORA RECIBE SOLICITUD Y UNIDAD, DETERMINA TRABAJOS Y PRESENTA COTIZACIÓN SOLICITUD ORDEN DE SERVICIO COTIZACIÓ N 02. ELABORA ORDEN DE SERVICIO DE REPARACIÓN Y REMITE ORDEN DE SERVICIO ¿ES ADJUDICACIÓN DIRECTA? NO 04. 1 SÍ 05. SOLICITA COTIZACIÓN Y ENVÍA UNIDAD 07. ANALIZA COTIZACIONES COTIZACIÓ N CUADRO COMPARATI VO A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 269/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS A 08. 1 10. RECIBE, APLILCA SERVICIO SOLICITADO, ENTREGA FACTURA Y UNIDAD SELECCIONA TALLER Y ELABORA ORDEN DE SERVICIO FACTURA ORDEN DE SERVICIO 09. ENTREGA ORDEN DE SERVICIO Y UNIDAD PARA REPARACIÓN ORDEN DE SERVICIO 11. RECIBE, VERIFICA Y FIRMA FACTURA FACTURA 12. REGISTRA SERVICIO Y ENTREGA VEHÍCULO 2 B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 270/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: REPARACIÓN MAYOR Y REPARACIONES MENORES DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES TALLERES TALLER AUTORIZADO DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS B 3 13. 4 16. RECIBE FACTURA, PREPARA PAGO, REGISTRA OPERACIÓN Y ENTREGA CHEQUE SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL OFICIO 17. RECIBE RELACIÓN E INTEGRA EXPEDIENTE FACTURA RELACIÓN CHEQUE EXPEDIENT E 14. ENVÍA FACTURA DE PAGO 3 15. RELACIONA REPARACIONES, INTEGRA EXPEDIENTE Y PRESENTA 2 EXPEDIENT E 11. RELACIÓN 4 RECIBE VEHÍCULO Y REGISTRA SERVICIO TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 271/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 20 SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 272/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 274 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 275 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 276 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 277 POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO ............................................................ 278 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 279 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 282 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 273/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo una supervisión permanente al parque vehicular a fin de monitorear sus condiciones físicas y tomar las medidas pertinentes para que esté en condiciones y la conservación de vida útil. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 274/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Emitir reportes en tiempo y forma para que se esté en posibilidad de tomar decisiones para la salvaguarda del parque vehicular de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 275/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO La conservación del parque vehicular en óptimas condiciones para su uso y destino final, para obtener un mejor beneficio. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 276/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR NORMAS DE OPERACIÓN La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, a través de la Subdirección de Servicios Generales elaborará un programa de supervisión anual, misma que dará a conocer en tiempo y forma a las Unidades Técnico-Administrativas mismo que contendrá los tiempos y las formas en que se llevará a cabo ésta. Las Unidades Técnico – Administrativa, así como los servidores públicos de la Procuraduría Agraria que tienen bajo su resguardo el parque vehicular, brindarán todo tipo de facilidades a la supervisión para que cumpla con sus objetivos. Cuando en la supervisión se detecten vehículos en condiciones diferentes a las que presentaba en el momento de su asignación y éstas no hayan sido reportadas para su reparación, será facultad de la dirección de Recursos Materiales y Servicios llevar a cabo los trámites administrativos ha que haya lugar, para recuperar las condiciones que originalmente presentaba en la recepción del vehículo. Corresponde a la Dirección General de Administración la facultad de determinar el momento en el que se ponga a disposición para su baja y enajenación, aquellos vehículos en los que resulte costoso recuperar su funcionamiento y utilidad. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 277/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR POLÍTICAS DE FUNCIONAMIENTO La Dirección de Recursos Materiales y Servicios, previo conocimiento del calendario anual de supervisión de las áreas técnico-administrativas, podrá hacer cambios y recalendarizaciones, siempre y cuando las áreas a supervisar lo soliciten por anticipado a la fecha programada. Será responsabilidad de las áreas técnico-administrativas y/o de los servidores públicos que tengan vehículos a su resguardo, de los reportes emitidos por la supervisión en los que no hayan proporcionado las facilidades necesarias para llevarla a cabo y de aquellos que no contengan su rúbrica de visto bueno. Si en los resultados de la supervisión se detectaron vehículos en malas o diferentes condiciones a las que presentaba en el momento de su asignación, y éstas no hayan sido reportadas al área responsable del parque vehicular, el costo que represente el recuperar sus óptimas condiciones físicas y de uso, correrán con cargo al asignatario. Las áreas técnico-administrativas solicitarán la intervención de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para gestionar la baja o destino final de bienes de los vehículos que el área técnicoadministrativa considera inservibles e inicie los trámites administrativos que correspondan. Ningún servidor público podrá dictaminar por sí solo la inutilidad del parque vehicular. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 278/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 279/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdirección de Servicios Generales 1 Elabora programa anual de supervisión en el que contempla a Oficinas Centrales y Estructura Territorial y lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe programa, analiza, aprueba y elabora oficio para darles a conocer el programa de servicio a los Titulares que cuentean con vehículos para que tomen las medidas pertinentes y recaba firma a la Dirección General de Administración para su Vo. Bo., y devuelve a la Subdirección de Servicios Generales Subdirección de Servicios Generales 3 Recibe programa y oficio autorizado y alimenta el sistema de control vehicular. 4 Envía programa de supervisión a los titulares que cuenten con vehículo en Oficinas Centrales y a la Estructura Territorial. 5 Realiza la supervisión con la inspección física del parque vehicular de Oficinas Centrales o de la Estructura Territorial. 6 Solicita la siguiente documentación: Bitácoras de mantenimiento. Póliza de seguro vigente. Inventario del vehículo Así mismo llena el formato de supervisión (checklist) y recaba firma de entrado, en caso de que existan vehículos en mal estado tomará fotografías de los cuatro ángulos para integrar fototeca. 7 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 Elabora informe del estado en el que se encuentra el parque vehicular supervisado y envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios junto en el formato de supervisión y alimenta el sistema MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 280/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE AC TI VI D AD de control vehicular. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 8 Recibe informe, analiza y envía a la Dirección General de Administración para lo conducente, así mismo recibe las indicaciones para aspectos administrativos a seguir. Termina el procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 281/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 282/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INICIO 01. 02. RECIBE PROGRAMA, ANALIZA, APRUEBA Y ELABORA OFICIO, RECABA FIRMA Y DUVUELVE ELABORA PROGRAMA ANUAL DE SUPERVISIÓN Y ENVÍA PROGRAMA ANUAL PROGRAMA ANUAL OFICIO 03. RECIBE PROGRAMA Y OFICIO AUTORIZADO Y ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR PROGRAMA OFICIO 04. ENVÍA PROGRAMA DE SUPERVISIÓN A TITULARES QUE CUENTEN CON VEHÍCULO PROGRAMA 05. REALIZA SUPERVISIÓN CON LA INSPECCIÓN FÍSICA DEL PARQUE VEHICULAR A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 283/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DEL PARQUE VEHICULAR SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS A 06. 08. SOLICITA DOCUMENTACIÓN, LLENA FORMATO, RECABA FIRMA, EN SU CASO TOMA FOTOGRAFÍAS DE VEHICULOS EN MAL ESTADO RECIBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN INFORME DOCUMENTA CIÓN FORMATO 07. ELABORA INFORME Y ENVÍA JUNTO CON FORMATO DE SUPERVISIÓN, ALIMENTA EL SISTEMA DE CONTROL VEHICULAR TERMINA INFORME FORMATO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 284/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 21 SEGURO DE VEHÍCULOS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 285/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 287 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 288 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 290 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 295 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 286/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Incorporar al seguro de flotilla a todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría Agraria, mantener actualizadas las pólizas respectivas y, en caso de siniestro, tramitar el pago total o parcial de la unidad correspondiente. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 287/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS NORMAS DE OPERACIÓN Todas las unidades del parque vehicular propiedad de la Procuraduría Agraria deberán estar protegidas por la póliza de seguro de flotilla que contrate la Institución. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios será responsable de realizar la licitación pública para la contratación del seguro de flotilla, cubrir las primas, controlar y renovar el seguro, mantener comunicación con la compañía aseguradora y requerir el pago del seguro en casos de siniestro. La Unidad Técnico-Administrativa que tenga asignado un vehículo será responsable de que se cuente con la póliza de seguro respectiva y con la documentación oficial para circular. Las Delegaciones Estatales y las Residencias de la Procuraduría Agraria serán responsables de que los vehículos que tengan asignados cuenten con la póliza de seguro de flotilla debidamente actualizada, de solicitar, oportunamente su renovación y comunicar los casos de siniestro o pérdida total de los vehículos, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para que se gestione la reparación o se solicite el pago del seguro por pérdida total a la compañía aseguradora y tramitar la baja de las unidades. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 288/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Se deberá aplicar estrictamente el instructivo para la atención y trámite de siniestros, a efecto de deslindar las responsabilidades que procedan, según el tipo de siniestro. Puesto que todas las unidades cuentan con el seguro, quedará estrictamente prohibido establecer acuerdos con terceras personas en caso de siniestros, toda vez que ello no exime de responsabilidades subsidiarias en investigaciones posteriores. En ningún tipo de siniestro se deberá abandonar la unidad, pues ello implica aceptar cargos y responsabilidades que no cubre la póliza. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 289/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 290/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS RESPONSABLE Dirección de Recursos Materiales y Servicios AC TI VI D AD 1 Promueve y realiza licitación pública para la contratación de seguro de vehículos de la Institución. 2 Prepara la relación de unidades del parque vehicular que se deberán incluir al seguro de flotilla y la entrega a las compañías aseguradoras que participarán en el proceso de licitación pública, a efecto de que puedan preparar y presentar sus ofertas. 3 Al celebrarse el proceso de licitación y dictamen del fallo, prepara el contrato para la compañía seleccionada. 4 Presenta el contrato a la Dirección General de Administración y a la Secretaría General para su autorización y firma, una vez aprobado lo somete a consideración y opinión técnica legal de la Dirección General Jurídica y de Representación Agraria; debidamente formalizado lo entrega al representante de la compañía aseguradora, quien lo rubrica, conserva el original y devuelve copias. Compañía Aseguradora 5 Prepara la póliza e incluye a las unidades de la Procuraduría al seguro de flotilla, integra directorio de ajustadores e instructivo de seguro, junto con la póliza envía a la Procuraduría Agraria. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 6 Recibe pólizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios Generales 7 Recibe las pólizas, directorio de ajustadores e instructivo del seguro, las revisa y registra, las entrega al Departamento de Mantenimiento Preventivo e instruye para que registre, distribuya y controle. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 291/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS RESPONSABLE AC TI VI D AD Departamento de Mantenimiento Preventivo 8 Revisa las pólizas y las registra en sus controles, las entrega o distribuye a las oficinas centrales, a la Delegación Estatal y Residencia, a efecto de que integren la póliza al expediente y a la carpeta de documentación oficial del vehículo. Unidad Técnico-Administrativa/ 9 Recibe la póliza, el directorio de ajustadores e instructivo del seguro, fotocopia la póliza, integra ésta al expediente del vehículo y entrega documentación al resguardante o responsable de la unidad para que lo guarde en la carpeta de documentos oficiales. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 10 Informa a la aseguradora que dé de alta nuevas unidades; cuando la Institución las adquiera. Regresar a la actividad No. 5. Compañía Aseguradora 11 Factura el servicio y costo de las primas y la presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 12 Recibe la factura, verifica con el contrato y la relación del parque vehicular si la facturación es correcta, sella y firma, prepara el formato de afectación presupuestal, solicitando el pago y remite a la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 13 Recibe factura original y de acuerdo con las condiciones de pago, establece el compromiso presupuestal, prepara el pago, expide póliza cheque, registra la operación contable y entrega el cheque al proveedor. Unidad Técnico-Administrativa/ 14 Notifica siniestro (en caso de que se presente) a la compañía aseguradora o al perito ajustador; si es pérdida total levanta acta por accidente o robo ante el agente del Ministerio Público, e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Delegación Estatal o Residencia Delegación Estatal o Residencia FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 292/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS RESPONSABLE AC TI VI D AD Compañía Aseguradora 15 Realiza peritaje, evalúa, emite dictamen y entrega orden de reparación o pago; indica si se debe pagar el "Deducible". Unidad Técnico-Administrativa 16 Realiza gestiones para reparación del vehículo, o para recuperación en caso de pérdida total; entrega la orden de reparación o de pago y demás documentación oficial a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 18. Delegación Estatal o Residencia 17 Paga el deducible, prepara póliza contable, integra en un expediente toda la documentación oficial de acuerdo a la normatividad establecida, en su caso, lo envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios y da seguimiento para la reparación o recuperación del vehículo. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 18 Recibe de las Unidades técnico administrativas, de la Delegación Estatal o Residencia la orden de pago y documentación oficial, revisa, analiza y turna a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios Generales 19 Recibe, registra, analiza e instruye al Departamento de Mantenimiento Preventivo a efecto de que dé seguimiento al siniestro en cuestión. Departamento de Mantenimiento Preventivo 20 Revisa la documentación, la registra en el control de vehículos y seguros, establece contacto, en su caso, con la compañía aseguradora para que repare o pague el monto correspondiente a pérdida total y da seguimiento hasta su solución. Compañía Aseguradora 21 Repara el vehículo y lo entrega a la Procuraduría Agraria o efectúa el pago por pérdida total, en su caso. (Pasa a la actividad No. 23). Unidad Técnico-Administrativa/ Delegación Estatal o Residencia 22 Reparación.- Reciben la unidad reparada; revisan condiciones mecánicas, registran en su bitácora o control, usan el vehículo. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 293/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SEGURO DE VEHÍCULOS RESPONSABLE Dirección de Recursos Materiales y Servicios Dirección de Recursos Financieros AC TI VI D AD 23 Pérdida Total.- Recibe de la Compañía Aseguradora por robo o pérdida total el cheque correspondiente. 24 Registra en sus controles las bajas definitivas de los vehículos siniestrados. 25 Envía a la Dirección de Recursos Financieros los cheques recibidos de la Compañía Aseguradora, por concepto de recuperación de los siniestros ocurridos (robo o pérdida total). 26 Recibe cheque de indemnización para su envío a la Tesorería de la Federación, marcando copia de turno a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para su posterior recuperación vía ampliación presupuestal e informa a la Dirección General de Administración. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 294/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SEGURO DE VEHÍCULOS DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 295/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS COMPAÑÍA ASEGURADORA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA, DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS INICIO 01. REGISTRA LICITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATACIÓN DE SEGURO 05. PREPARA PÓLIZA Y DIRECTORIO DE AJUSTADORES, INSTRUCTIVO DE SEGURO Y ENVÍA 1 PÓLIZA DIRECTORI O INSTRUCTI VO 02. RELACIONA UNIDADES QUE DEBERÁN INCLUIR AL SEGURO ENTREGA A COMPAÑÍAS ASEGURADORAS A RELACIÓN 03. PREPARA CONTRATO PARA LA COMPAÑÍA CONTRATO 04. PRESENTA CONTRA TO A FIRMA DE SRÍA G RAL. Y DGA, SOME TE OPI NIÓN TÉCNICA D E LA D GJRA Y LO PRESEN TA A C ÍA. ASEGURARO RA CONTRATO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 296/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS COMPAÑÍA ASEGURADORA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA, DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS A 06. 07. RECIBE DOCUMENTACIÓN Y TURNA CONINSTRUCCIONES RECIBE, REVISA Y REGISTRA Y LAS ENTREGA E INSTRUYE DOCUMENTA CIÓN DOCUMENTA CIÓN 08. REVISA PÓLIZAS, LAS REGISTRA Y DISTRIB. PARA SU INTEGRACIÓN EN EL EXPEDIENTE 09. RECIBE, REVISA, REGISTRA PÓLIZA INTEGRA EXPED. Y ENTREGA DOCUMENTACIÓN PÓLIZA PÓLIZA 10. 1 INFORMA A LA ASEGURADORA DAR DE ALTA A NUEVAS UNIDADES 11. FACTURA SERVICIO Y COSTO DE LAS PRIMAS Y LAS PRESENTA FACTURA 12. VERIFICA FACTURA CON CONTRATO, FIRMA, PREPARA FTO. DE AFECT. PPTAL. Y SOLICITUD DE PAGO DOCUMENTO S B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 297/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS COMPAÑÍA ASEGURADORA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA, DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS B 15. 14. REALIZA PERITAJE, EVALÚA, EMITE DICTAMEN Y ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN 13. NOTIFICA SINIESTRO, LEVANTA ACTA EN SU CASO E INFORMA A LA DIRECCIÓN DE REC. MAT Y SERV. RECIBE FACTURA, PREP. PAGO DE REGIST. OPERACIÓ COT. Y ENTREGA CHEQUE AL PROVEEDOR ACTA CHEQUE ORDEN DICTAMEN FACTURA 16. GESTIONA REPARACIÓN DEL VEHÍCULO, ENTREGA ORDEN DE REPARACIÓN A LA DRMS 3 ORDEN 17. PAGA DEDUCIBLE, PREPARA PÓLIZA CONTABLE E INTEGRA ESPEDIENTE PÓLIZA EXPEDIENT E 18. 3 RECIBE ORDEN DE PAGO Y DOCUMENTACIÓN OFICIAL, REVISA, ANALIZA Y AUTORIZA ORDEN 19. REVISA, REGISTRA, ANALIZA E INSTRUYE PARA SU SEGUIMIENTO 20. REVISA DOCUMENTACIÓN Y SOLICITA REPARACIÓN O EL PAGO CORRESPONDIENTE ORDEN DOCUMENTA CIÓN DOCUMENTA CIÓN C FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 298/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SEGURO DE VEHÍCULOS DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS COMPAÑÍA ASEGURADORA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA, DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DELEGACIÓN ESTATAL O RESIDENCIAS C 21. 22. RECIBEN UNIDAD REPARADA, REVISAN CONDICIONES MECÁNICAS Y REGISTRAN EN BITÁCORA PREPARA VEHÍCULO O EFECTÚA EL PAGO POR PÉRDIDA TOTAL 4 4 23. RECIBE DE LA ASEGURADORA EL CHEQUE CORRESPONDIENTE CHEQUE 24. 26. REGISTRA BAJAS DEFINITIVAS DE VHEÍCULOS SINIESTRADOS RECIBE Y ENVÍA A LA TESORERÍA DE LA FEDERACIÓN Y COPIA A LA DGPOP CHEQUES 25. ENVÍA CHEQUES RECIBIDOS DE LA ASEGURADORA TERMINA CHEQUES FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 299/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 22 INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 300/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 302 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 303 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 305 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 307 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 301/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Levantar, controlar y mantener actualizado el Inventario de bienes de consumo en el almacén o los asignados a las unidades de la Institución, para conocer tanto las existencias físicas con que se cuenta, como su valor y conciliar los resultados del inventario. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 302/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO NORMAS DE OPERACIÓN La Subdirección de Recursos Materiales, en coordinación con el Departamento de Almacén e Inventarios, programará el levantamiento del inventario de los bienes de consumo y comunicará a las Unidades técnico administrativas los días que permanecerá cerrado el almacén por ese motivo; establecerá las normas y lineamientos para el levantamiento del inventario físico en el almacén y por conducto de la Dirección General de Administración solicitará la intervención de la Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria, para lo conducente. Se determinará en forma rigurosa los materiales almacenados que deberán inventariarse y se separarán físicamente aquellos que se encuentren dañados o sean obsoletos. Deberán fijarse con precisión los mecanismos y procedimientos para efectuar el recuento de los materiales sujetos a inventario, registrar la información correspondiente y formular el informe final del inventario. Los responsables del levantamiento físico del inventario tendrán a su cargo el manejo y registro de los movimientos del almacén y deberán ser: FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 303/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS El Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios. El responsable del almacén de bienes de consumo. Los representantes de la Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria. Se deberá revisar cuidadosamente los registros que se hagan en las tarjetas de toma física de inventario, la tarjeta de control de existencias y la tarjeta de movimientos de almacén. También se establecerán las medidas pertinentes, respecto a la recepción de materiales de los proveedores durante el levantamiento físico del inventario. Se habrá de verificar que el levantamiento del inventario físico en el almacén se realice en forma correcta, de acuerdo con el sistema establecido. Se llevará a cabo el corte de las formas que se emplean en el almacén antes de que se inicie el conteo de los artículos, e indicar la numeración de los formatos que se vayan a utilizar una vez que se reabra el almacén. Los supervisores deberán practicar pruebas selectivas de auditoría para confirmar los datos del conteo. Cuando no coincidan los datos de toma física de inventarios, con los resultados del recuento de un artículo, se realizarán pruebas de muestreo, ampliando o reduciendo el alcance del conteo de acuerdo con el error. El conteo de los bienes se llevará a cabo por el método cruzado el cual consiste en lo siguiente: uno de los contadores comienza a levantar el inventario en un extremo de la estiba o anaquel, y el otro en el extremo opuesto; al finalizar ambos conteos, el apuntador anotará las cantidades que determinaron ambos en las tarjetas de toma física de inventario; si existen diferencias, se realizará un tercer conteo para efectuar las correcciones necesarias. Inmediatamente después de realizar el conteo, las tarjetas de toma física de inventarios deberán ser firmadas por los contadores. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 304/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 305/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdirección de Recursos Materiales 1 Prepara inventario físico, coordina acciones e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe informe y solicita a la Dirección General de Administración indique cuándo será el levantamiento del inventario. Dirección General de Administración 3 Emite circular informando que el permanecerá cerrado por inventario. Departamento de Almacén e Inventarios 4 Elabora acta de levantamiento de inventario, con Contraloría Interna. Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria 5 Da fe de la veracidad del inventario. almacén Termina. Departamento de Almacén e Inventarios 6 Elabora informe de existencias, firman analiza y envía los resultados a la Subdirección de Recursos Materiales. 7 Recibe informe, analiza y presenta copia a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 8 Recibe Informe, Analiza y envía copia la Dirección General de Administración, Dirección de Recursos Financieros y Contraloría Interna en la Procuraduría Agraria. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 306/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 307/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INVENTARIO FÍSICO DEL ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS CONTRALORÍA INTERNA RESPONSABLE DE LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INICIO 01. 02. 04. 03. PREPARA INVENTARIO FÍSICO, COORDINA ACCIONES E INFORMA A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RECIBE INFORME Y SOLICITA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN CUANDO SERÁ EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO EMITE CIRCULAR QUE EL ALMACÉN PERMANECERÁ CERRADO POR INVENTARIO ELABORA ACTA DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO, CON CONTRALORÍA INTERNA INFORME INFORME CIRCULAR ACTA 05. DA FE DE LA VERACIDAD DEL INVENTARIO 06. ELABORA INFORME DE EXISTENCIAS; FIRMAN, ANALIZA Y ENVÍA LOS RESULTADOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES RESULTADO S 07. RECIBE INFORME, ANALIZA Y PRESENTA COPIA A LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 08. REICBE INFORME, ANALIZA Y ENVÍA COPIAS A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, DIR. DE REC. FINANCIEROS Y CONTRALORÍA INTERNA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 308/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 23 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 309/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 311 MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 312 VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................... 313 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 314 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 318 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 325 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 310/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar la toma del inventario físico de bienes de activo fijo a nivel Nacional, la cual está compuesta por Unidades Administrativas (Oficinas Centrales y Estructura Territorial). Actividad que deberá realizarse por lo menos una vez al año. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 311/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO MISIÓN DEL PROCEDIMIENTO El Departamento de Almacén e Inventarios, con el apoyo del enlace administrativo, llevará a cabo la toma física de los bienes del activo fijo de la Procuraduría Agraria a nivel nacional, contando con políticas, lineamientos, controles y procedimientos del proceso. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 312/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO VISIÓN DEL PROCEDIMIENTO Obtener los inventarios físicos de bienes de activo fijo por cada una de las Unidades Administrativas que componen la Procuraduría Agraria, contando con base de datos actualizada, así como la emisión del resguardo individual por servidor público, a su vez la conciliación del registro del bien físico será igual al registro contable; otorgando información veraz, oportuna y confiable. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 313/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO NORMAS DE OPERACIÓN El secretario General emitirá circular interna para instruir a la Dirección General de Administración, Direcciones de áreas de Oficinas Centrales, así como a la Estructura Territorial por cada una de las Delegaciones Estatales y sus Residencias, para que lleven a cabo la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo a nivel Nacional, asimismo señalen la necesidad de designar a una persona como enlace, el cual será responsable de coordinar las acciones de control y administración de los bienes de activos fijos en su unidad y esta interactúe directamente con el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios. La Dirección General de Administración será la encargada de planear la logística de inicio y conclusión de la toma de los inventarios físicos de bienes de activos fijos, con los todos los elementos necesarios para su ejecución y seguimiento de las actividades planeadas. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios con base a la logística planeada para la toma de inventarios físicos de bienes de activos fijos, otorgara el apoyo necesario a través del Jefe de FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 314/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Departamento de Almacén e Inventarios, con la finalidad de coordinar, desarrollar y supervisar las actividades que conlleve el proceso de la toma de inventarios a nivel Nacional. Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, clasificar la base de datos por número de Unidad Administrativa por cada una de las áreas de Oficinas Centrales, Delegaciones Estatales y Residencias, nombres del resguardante, así como tipo de bien y cantidad. Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, enviar a través de correo electrónico a cada uno de los Titulares de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, la información clasificada para la toma de inventarios físicos de bienes de activos fijos. Las Unidades Administrativas a través de sus enlaces, deberán imprimir la información clasificada de los inventarios físicos de bienes de activos fijos, la cual deberán organizar para llevar a cabo la ejecución de la toma física del inventario. El enlace designado como responsable del control y administración de la información de los bienes de activo fijo, será quien informe al Titular de la Unidad Administrativa la conclusión de la toma de inventarios de bienes de activo fijo; mismo que anexara al informe el formato debidamente requisitado de incidencias sobre el resultado de la toma de inventario. El Titular de cada una de las Unidades Administrativas, será el responsable de dar la autorización a la información de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y formato de incidencias determinadas, mismos que serán turnados a través de correo electrónico al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en forma y tiempo establecidos. El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será el responsable de recibir a través de correo electrónico la información de los resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y los formato de incidencias determinadas por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales como de las Delegaciones Estatales y Residencias. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 315/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá conciliar la información recibida con la base de datos de bienes de activo fijo, asimismo llevar a cabo la actualización de la misma donde existan movimientos. Será responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, generar los resguardos respectivos y etiquetas de códigos de barras por cada uno de los usuarios responsables por número de Unidad Administrativa y números de inventarios. El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá enviar a través de correo tradicional los resguardos respectivos en forma personalizada y los códigos de barras a cada uno de los enlaces de control y administración de las Unidades Administrativas tanto a Oficinas Centrales como a las Delegaciones Estatales y Residencias. Los enlaces de control y administración por cada una de la Unidades Administrativas de Oficinas Centrales como de la Estructura Territorial, deberán ordenar la información recibida, los cuales ejecutaran el pegado del las etiquetas de código de barras en cada uno de los bienes de activo fijo, asimismo recabarán las firmas de conformidad por cada uno de los usuarios responsables de su uso y custodia. Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, serán los responsables de enviar mediante correo convencional al Departamento de Almacén e Inventarios, los resguardos originales debidamente firmados por cada uno de los usuarios responsables, asimismo archivar copia fotostática de los mismos para su control y seguimiento. Los enlaces de control y administración de cada Unidad Administrativa, deberán informar a cada unos de sus Titulares la conclusión del proceso de toma de inventarios de bienes de activo fijo. El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, será responsable de recibir de cada uno de los enlaces de control y administración de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, los resguardos originales con las firmas autógrafas del usuario responsable, mismos que deberán clasificar y archivar para su control y seguimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 316/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS El Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios, deberá informar ante la Dirección y Subdirección de Recursos Materiales y servicios la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo fijo; asimismo solicitar indique que actividad deberán realizar en caso de que las incidencias determinadas no fueron posibles de conciliar. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, notificar la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de Administración, asimismo solicite en caso de que los resultados de las incidencias reportadas no hayan sido conciliadas. La Dirección General de Administración, informara la conclusión de la toma física de inventarios de bienes de activo fijo, ante al C. Secretario General, asimismo se solicita de carácter oficial las actividades a realizar en los casos de que las incidencias no hayan sido conciliadas. El C. Secretario General, una vez recibido el informe de la conclusión de la toma física de inventarios de activo fijo, tomara la decisión en relación a los resultados obtenidos de las incidencias no conciliadas en su momento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 317/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 318/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE Secretario General AC TI VI D AD 1 Instruye a la: Dirección General de Administración. Direcciones de Áreas en Oficinas Centrales. Estructura Territorial. Delegaciones Estatales y Residencias. Para la toma de inventario físico de bienes de activo fijo a nivel nacional, señalando las necesidad de que designen a una persona que fungirá como Enlace Administrativo en cada una de la Unidades Administrativas, el cual coordinara las acciones administrativas de los bienes de activo fijo en su unidad y sea la persona con la cual interactúe el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de Oficinas Centrales. Dirección General de Administración 2 Planea la logística y la aplica: Fecha de Inicio/conclusión. Apoyo Informático. Recursos Humanos y servicios a sus mandos medios y superiores las actividades a realizar. Subdirección de Recursos Materiales y Servicios 3 Con base a la logística para la toma de inventarios a nivel nacional, otorgara el apoyo al Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios. Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios 4 Clasifica la base de datos por: 5 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 Nombre de la Unidad Administrativa. Oficinas Centrales. Nombre del resguardante. Tipo del bien y cantidad. A través del correo electrónico turna a los Titulares MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 319/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, la información clasificada para la toma del inventario físico. Unidades Administrativas en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial 6 Oficinas Centrales. Delegaciones Estatales. Residencias. Recibe instrucciones para la toma del inventario físico de sus Unidades Administrativa, asimismo recibe correo electrónico con información clasificada de su Unidad Administrativa. El Titular designara el personal que fungirá como Enlace Administrativo, para que interactúe con el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios de Oficinas Centrales. Enlace administrativo en Oficinas Centrales y en Estructura Territorial 7 Recibe instrucciones e imprime la información del correo electrónico, así como formato de incidencias, asimismo organiza la información y hace entrega al personal de la Unidad Administrativa, para llevar a cabo la ejecución de la toma física del inventario. 8 Recibe del personal de la Unidad Administrativa la información: 9 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 La toma del inventario físico Formato de incidencias. Diferencias de más o menos en los bienes de activo fijo. Integra y concentra la información: La toma del inventario físico. Formato de incidencias. MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 320/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD 10 Informa al Titular de la Unidad administrativa la conclusión de l inventario, así como las incidencias determinadas: Unidades Administrativa en Oficinas Centrales y en la estructura Territorial 11 Recibe del Enlace Administrativo, los resultados obtenidos de la toma de inventario físico de los bienes de activo fijo, así como las incidencias, las cuales deberán aprobar para su envío ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales. Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial 12 Recibe la autorización del Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, para enviar la información. Enlace Administrativo en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial 13 Remite a través de correo electrónico ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios en Oficinas Centrales: Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios FECHA DE ELABORACIÓN: 14 La toma del inventario físico de bienes de activo fijo. Los formatos de incidencias derivadas de la toma de inventarios física de bienes de activo fijo. Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas, a través del correo electrónico los resultados obtenidos de la toma de inventarios físico de bienes de activo fijo: Toma de inventario físico de bienes de activo fijo Formato de incidencias. 15 Concilia la información recibida contra la base de datos, actualiza en donde existan movimientos por cada una de la Unidades Administrativas. 16 Genera los resguardos respectivos por número de Unidad Administrativa y servidor público DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 321/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD resguardante del bien del activo fijo, asimismo genera las etiquetas de códigos de barras en el cual se deberán identificar el número de inventario. 17 Envía a los Enlace Administrativos de Oficinas Centrales y de la Estructura Territorial, a través del corro electrónico: Resguardos (Originales y Copias). Etiquetas que identifican el activo. Asimismo se les comunica remitan el resguardo original con firma autógrafa del servidor público o usuario responsable del bien del activo fijo. Enlace administrativo en oficinas Centrales y en la Estructura Territorial 18 Recibe información, organiza y solicita al personal de la Unidad Administrativa, lleve a cabo la ejecución del pegado de las etiquetas de códigos de barras en cada una de los activos fijos asignados, asimismo el resguardante del activo fijo deberá firmar la tarjeta de resguardo actualizada correspondiente y proceder a archivar copia para su consulta y seguridad. 19 A través del correo tradicional deberán remitir los resguardos originales con las firmas autógrafas del servidor público o usuario responsable del bien de activo fijo, ante el Jefe de Departamento de Almacén e Inventario en Oficinas Centrales. Archiva copia del resguardo actualizado. Unidad Administrativa en Oficinas Centrales y en la Estructura Territorial FECHA DE ELABORACIÓN: 20 Informa al Titular de la Unidad Administrativa, la conclusión de la toma de inventario físico de bienes de activo fijo dentro de la Unidad Administrativa. 21 Recibe informe de resultados de la toma de inventarios físicos de bienes de activo fijo y archiva. DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 322/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE Jefe de Departamento de Almacén e Inventarios Dirección de Recursos Materiales y Servicios AC TI VI D AD 22 Recibe de los Enlaces Administrativos por cada una de las Unidades Administrativas de Oficinas Centrales, así como de la Estructura Territorial, los resguardos originales con firma autógrafa del servidor público o usuario responsable, asimismo clasifica y archiva los resguardos originales. 23 Informa ante el Director y Subdirector de Recursos Materiales y Servicios, la conclusión de la toma de inventarios físicos, asimismo solicita indique la actividad subsiguiente a realizar en caso de las incidencias que no fueron posibles de conciliar. 24 Notifica la conclusión de la toma del inventario físico de bienes de activo fijo, ante la Dirección General de administración, asimismo solicita que se le indique que actividad deberá realizar en los casos de las incidencias que no fueron posibles de conciliar y aclarar. Recibe informe aprueba y archiva. Dirección General de Administración 25 Recibe el resultado del inventario físico de bienes de activo fijo, asimismo notifica ante el Secretario General la conclusión de la toma de inventario físico y solicita que se indique que actividad deberá realizar en los casos de que las incidencias detectadas no hayan sido aclaradas o conciliadas. Recibe informe aprueba y archiva. Secretario General 26 Recibe resultados del inventario físico de bienes de activo fijo efectuado a cada una de las Unidades Administrativas de la Institución, así como las incidencias que fueron determinadas, que a su vez esta no fueron aclaradas y/o conciliadas. Toma decisión sobre las incidencias que fueron detectadas sin ser aclaradas y/o conciliadas en su momento por cada una de la Unidades Administrativas, Jefatura de Departamento de FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 323/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO RESPONSABLE AC TI VI D AD Almacén e Inventarios, así como de la Dirección de Recursos Financieros. Termina procedimiento FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 324/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 325/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 02. SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS 03. 04. 06. INICIO 01. PLANEA LO GISTIC A Y APLICA APOYA AL DEPART AMENTO DE ALMACÉ N E INVENTARI OS PAR A LA TOMA DE I NVENTA RIOS A NIVEL NAC IONAL RECIBE IN STRUCC IONES PARA LA T OMA DE L INVENTARI O Y LA INFORMACI ÓN CLASIFICA DA. DE SIGNA ENLACE CLASIFICA LA BA SE DE DATOS INSTRUYE PARA L A TOMA DE INVENT ARIO F ÍSICO DE BIENES DE AC TIVO FIJO ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 07. RECIBE IN STRUCC IONES, IMPRIME I NFORMA CIÓN Y FORMATO D E INCIDENCI AS BASE DE DATOS INFORMACI ÓN FORMATO 05. 11. RECIBE RE SULTAD OS OBTENIDOS DE LA TOMA DEL INVEN TARIO FÍSICO TURNA INF ORMACI ÓN CLASIFICA DA 08. RECIBE IN FORMAC IÓN DEL PERSO NAL DE LA UNIDAD AD MINIST RATIVA INFORME INVENTARI O FORMATO DIFERENCI AS A 09. INTEGRA Y CONCE NTRA INFORMACI ÓN INVENTARI O FORMATO DIFERENCI AS 10. INFORMA A L TITU LAR DE LA UNIDAD ADMINISTR ATIVA LA CONCLUSIÓ N DEL INVENTARI O INFORME FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 326/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 14. A RECIBE IN FORMAC IÓN DE CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTR ATIVAS 12. RECIBE AU TORIZA CIÓN PARA ENVI AR INFORMACI ÓN INVENTARI O FORMATO INFORMACI ÓN 15. 13. CONCILIA INFORM ACIÓN RECIBIDA CON LA BASE DE DATOS REMITE IN FORMAC IÓN BASE DE DATOS INVENTARI O FORMATO 16. 18. GENERA RE SGUARD OS Y ETIQUETAS DE CÓ DIGO DE BARRAS RECIBE IN FORMAC IÓN, SOLICITA SE PEG UEN LAS ETIQU ETAS RESGUARDO S CÓDIGO DE BARRAS CÓDIGO DE BARRAS 19. 17. REMITE RE SGUARD OS ORIGINALE S CON FIRMAS, A RCHIVA COPIAS ENVÍA RES GUARDO Y ETIQUETAS 1 RESGUARDO S RESGUARDO S CÓDIGO DE BARRAS FECHA DE ELABORACIÓN: B DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 327/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES DE ACTIVO FIJO SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN OFICINAS CENTRALES Y EN LA ESTRUCTURA TERRITORIAL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS ENLACE ADMINISTRATIVO EN OFICINAS CENTRALES Y ESTRUCTURA TERRITORIAL DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS B 26. 22. RECIBE RE SULTAD OS DEL INVENTARI O, TOM A DECISIÓN SOBRE INCIDENCI AS 21. RECIBE RE SGUARD OS, CLASIFICA Y ARC HIVA INFORME RECIBE IN FORME DE RESULTADO S RESGUARDO S 20. 24. NOTIFICA CONCLU SIÓN DE TOMA D EL INVENTARI O FÍSI CO, RECIBE IN FORME, APRUEBA Y ARCHI VA. SOLICITA INDICA CIONES SOBRE INC IDENCI AS INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL INVENTARI O FÍSI CO INFORME INFORME INFORME 23. TERMINA INFORMA L A CONC LUSIÓN DE LA TOM A DEL INVENTARI O INFORME 25. RECIBE RE SULTAD O DE INVENTARI O, REC IBE INFORME Y SOLIC ITA INDICACIO NES SO BRE INCIDENCI AS INFORME FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 328/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 24 PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 329/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 331 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 332 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 334 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 338 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 330/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Programar, proporcionar y supervisar los servicios de cerrajería, intendencia, fotocopiado, instalación y ampliación de líneas telefónicas y de fax que requieran las diferentes Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 331/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO NORMAS DE OPERACIÓN El Departamento de Servicios Internos, deberá proporcionar únicamente a las Unidades técnico administrativas que integran la Procuraduría Agraria, los servicios de: Intendencia. Cerrajería. Fotocopiado. Gestión, mantenimiento y reubicación de aparatos y líneas telefónicas y de fax. La Subdirección de Servicios Generales deberá supervisar que todos los trabajos se realicen de manera oportuna y adecuada en todas las áreas, incluyendo las de acceso, tránsito, uso común y bodegas. El Departamento de Servicios Internos programará los servicios a su cargo, para proporcionarlos en forma eficiente y expedita a las Unidades técnico administrativas que lo soliciten. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 332/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Se formulará un informe mensual de las actividades que realice la Subdirección de Servicios Generales, por los servicios proporcionados a las diferentes Unidades técnico administrativas. El costo de los materiales necesarios para proporcionar los servicios, se cargarán a la partida presupuestal correspondiente a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 333/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 334/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa solicitante 1 Solicita el servicio o mantenimiento correspondiente por medio de memorándum, vale o por la vía telefónica, a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe solicitudes y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios 3 Recibe y registra la solicitud y programa el servicio de acuerdo con su naturaleza. Generales Intendencia. Cerrajería. Fotocopiado. Gestión, mantenimiento y reubicación de líneas y aparatos telefónicos y de fax. Reparación de máquinas de escribir y sumadoras. Mantenimiento de instalaciones. Mantenimiento de maquinaría y equipo. Mantenimiento de instalaciones hidráulicas y sanitarias. Unidad Técnico-Administrativa Solicitante FECHA DE ELABORACIÓN: eléctricas, 4 Formula la orden de servicio en original y dos copias. 5 Envía una copia de la orden de servicio a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante, original y copia al Departamento de Servicios Internos para su ejecución. Pasa a la actividad No. 7. 6 Recibe copia de la orden de servicio y la archiva. DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 335/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO RESPONSABLE Departamento de Servicios Internos AC TI VI D AD 7 Recibe original y copia de la orden y programa el trabajo. ¿Puede proporcionar el servicio? Empresa prestadora del servicio Subdirección de Servicios Generales FECHA DE ELABORACIÓN: 8 Sí. Ejecuta el trabajo con oportunidad. 9 No. Solicita el servicio a una empresa prestadora de servicios de que se trate, entregándole el original de la orden. 10 Recibe original de la orden de servicio y envía al técnico a la Unidad Técnico-Administrativa solicitante. 11 Se presenta el técnico con la orden de servicio. 12 Verifica el tipo de servicio que se va a realizar. 13 Efectúa los trabajos pertinentes, al terminarlos recaba la firma de conformidad con el servicio, elabora la factura para el cobro y la entrega a la Subdirección de Servicios Generales. 14 Recibe orden de servicio y factura. 15 Revisa, verifica servicio y da su visto bueno en la factura, la firma y sella, y la envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Pasa a la actividad No. 17. 16 Supervisa que los servicios se realicen en forma oportuna y adecuada y elabora informe en forma mensual que presenta a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 336/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO RESPONSABLE AC TI VI D AD Dirección de Recursos Materiales y Servicios 17 Recibe, revisa y autoriza, firma y envía factura a la Dirección de Recursos Financieros, el informe lo analiza y remite a la Dirección General de Administración y archiva copia. Dirección de Recursos Financieros 18 Recibe la factura autorizada, programa el pago respectivo y afecta el presupuesto. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 337/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 338/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 01. SOLICITA EL SERVICIO O MANTENIMIENTO 02. RECIBE TURNA E INSTRUYE SOLICITUD 06. RECIBE Y ARCHIVA ORDEN SOLICITUD 03. RECIBE, REGISTRA SOLICITUD Y PROGRAMA SERVICIO 07. 10. RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y PROGRAMA EL TRABAJO SOLICITUD RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y ENVÍA AL TÉCNICO ORDEN ORDEN 04. FORMULA ORDEN DE SERVICIO 11. ¿PUEDE PROPORCIONAR SERVICIO? NO SE PRESENTA EL TÉCNICO CON LA ORDEN DEL SERVICIO ORDEN ORDEN SÍ 05. ENVÍA COPIA DE ORDEN DE SERVICIO 08. 12. VERIFICA TIPO DE SERVICIO A REALIZAR EJECUTA EL TRABAJO OFICIO 09. 13. SOLICITA EL SERVICIO A UNA EMPRESA PRESTADORA DE SERVICIOS EFECTUA TRABAJOS, RECABA FIRMA Y ELABORA FACTURA PARA SU COBRO ORDEN FACTURA A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 339/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A 14. 18. RECIBE FACTURA, PROGRAMA EL PAGO Y AFECTA EL PRESUPUESTO RECIBE ORDEN DE SERVICIO Y FACTURA ORDEN FACTURA FACTURA 15. TERMINA 1 VERIFICA SERVICIO, FIRMA FACTURA Y ENVÍA FACTURA 16. SUPERVISA LOS SERVICIOS, ELABORA INFORME MENSUAL Y LO PRESENTA INFORMA 17. 1 REVISA, AUTORIZA, FIRMA FACTURA Y ENVÍA EL INFORME Y REMITE A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN FACTURA INFORME FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 340/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 25 SERVICIO DE VIGILANCIA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 341/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 343 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 344 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 347 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 350 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 342/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Programar, proporcionar y supervisar los servicios de vigilancia y cuidado de los bienes e instalaciones de la Procuraduría Agraria, así como los de atención y seguridad del personal que labora en ella. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 343/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA NORMAS DE OPERACIÓN El personal de vigilancia deberá conocer todas las instalaciones de la Procuraduría Agraria para que, en caso de siniestro, pueda identificar rápidamente el lugar donde se presente y adoptar de inmediato las medidas que resulten pertinentes. El personal de vigilancia se distribuirá de acuerdo con las necesidades normales del servicio y en caso de urgencia, se reasignará según lo exijan las circunstancias. El personal de vigilancia deberá presentarse al servicio con 30 minutos de anticipación a fin de contar con el tiempo suficiente para uniformarse, aseado con el uniforme limpio y completo, en perfectas condiciones físicas y mentales, evitando llegar al servicio con aliento alcohólico o ingerir alcohol o droga, y presentarse al Jefe de Servicio o compañero a relevar, y firmar la fatiga. Recibirá y revisará que el equipo de apoyo este completo y en buenas condiciones como son: Reloj checador, llaves, libreta de control, libreta de anotaciones de las visitas de supervisión y apoyo, el arma de cargo con dotación de cartuchos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 344/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Al recibir el servicio deberá exigir se le informe de las novedades que se hayan registrado en el turno saliente. Queda estrictamente prohibido permitir que permanezcan personas no autorizadas en el interior de la caseta de vigilancia, jugar juegos de azar, aceptar dadivas y abandonar su puesto de vigilancia. Se revisará toda clase de objetos, bultos, paquetes, bolsas, etc., que porten el personal de la Procuraduría Agraria así como visitas o personas de aspecto sospechoso que pretendan ingresar a las instalaciones de la Procuraduría Agraria. Vigilar que el equipo de oficina, como son: máquinas de escribir, calculadoras, cafeteras, radios, etc., queden desconectados, previa indicación de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios deberá apagar la luz del edificio, así como consultar con la persona indicada, si el equipo de cómputo debe permanecer conectado. Los bienes propiedad de la Procuraduría Agraria sólo podrán salir de sus instalaciones, cuando se cuente con la autorización correspondiente. Al personal de vigilancia le queda estrictamente prohibido conducir vehículos dentro o fuera de la Institución, llevará el control de entrada y salida de vehículos, hacer una revisión del contenido de los vehículos en interior y cajuelas, con el fin de que no salga ningún equipo, material, etc. de la Institución salvo con formato de salida autorizado por funcionario. Custodiará los vehículos pertenecientes a la Institución y vigilará que queden debidamente cerrados en su lugar asignado. El personal de vigilancia solicitará al personal operativo pase de salida autorizado por su Jefe inmediato. Se deberá informar sobre las personas o contingentes que se presenten en las instalaciones de la Procuraduría Agraria, para que los servidores públicos tomen las decisiones conducentes, ya sea de atención al público o de afrontar las contingencias. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 345/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Se impedirá el acceso a todas las personas que se encuentren bajo el influjo del alcohol o sustancias enervantes. Para fijar propaganda ajena a las actividades de la Procuraduría Agraria, será necesario contar con la autorización del Director General de Administración. Se verificará diariamente que los equipos contra incendios se encuentren en los lugares establecidos con ese fin y se informará acerca de los extintores que necesitan recarga. Al término de cada turno, el personal de vigilancia deberá entregar el parte respectivo al Departamento de Servicios Internos para informar sobre las incidencias que se hayan presentado. Toda persona ajena a esta Institución deberá de registrarse y dejar una credencial que lo identifique. El personal de vigilancia deberá cerrar todas las puertas y ventanas que conducen o tienen vista a la calle, revisará que las bardas que circundan la institución no hayan sido dañadas, verificará que el alumbrado se encuentre en buenas condiciones para evitar zonas obscuras, vigilará que los empleados no pierdan el tiempo bromeando, jugando de manos o juegos de azar y que no ingieran bebidas alcohólicas y/o estimulantes. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 346/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 347/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE VIGILANCIA RESPONSABLE Subdirección de Servicios Generales AC TI VI D AD 1 Coordina y supervisa el Programa General del Servicio de Vigilancia de la Procuraduría Agraria. 2 Acuerda con el responsable del servicio de vigilancia, la programación, políticas, normas, horarios y condiciones generales del servicio. 3 Proporciona el servicio de vigilancia las 24 horas de los 365 días del año. 4 Controla la entrada y salida de las personas ajenas a la Procuraduría Agraria, mediante el registro de visitantes. 5 Revisa bultos, paquetes o credenciales del personal que ingrese a las instalaciones de la Procuraduría Agraria. 6 Elabora el parte del día por turnos y lo entrega al Departamento de Servicios Internos. 7 Recibe e integra el parte del día, lo revisa y da visto bueno. 8 En caso de incidencias, adopta las medidas preventivas o correctivas que procedan. 9 Turna el parte del día a la Subdirección de Servicios Generales, junto con un informe de las incidencias que se hayan presentado. Subdirección de Servicios Generales 10 Recibe, revisa el parte y el informe y, si existen anomalías, toma las medidas pertinentes. Empresa Prestadora del Servicio de Vigilancia 11 Presenta la factura de los servicios Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios Generales 12 Recibe la factura, confronta con los informes y controles respectivos, da su visto bueno y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Vigilancia de la empresa prestadora del servicio Departamento de Servicios Internos FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA a la 348/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO DE VIGILANCIA RESPONSABLE AC TI VI D AD Dirección de Recursos Materiales y Servicios 13 Recibe la factura, revisa, da su visto bueno, firma y envía a la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 14 Recibe la factura, programa su pago y afecta el presupuesto. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 349/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE VIGILANCIA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 350/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 01. COORDINA Y SUPERVISA EL PROGRAMA GENERAL DE VIGILANCIA 03. PROPORCIONA SERVICIO DE VIGILANCIA LAS 24 HORAS LOS 365 DÍAS DEL AÑO 07. RECIBE, REVISA Y DA Vo. Bo. PROGRAMA 02. ACUERDA CON EL RESPONSABLE CONDICIONES GENERALES DE VIGILANCIA PROGRAMA PARTE DEL DÍA 04. CONTROLA ENTRADA Y SALIDA DE PERSONAS 08. EN CASO DE INCIDENCIAS ADOPTA MEDIDAS PREVENTIVAS O CORRECTIVAS REGISTRO DE CONTRO L 05. REVISA PAQUETES O CREDENCIALES DEL PERSONAL QUE INGRESA A LAS INSTALACINES 09. TURNA EL PARTE DEL DÍA CON INFORME DE INCIDENCIAS INFORME PARTE 06. A ELABORA EL PARTE DEL DÍA Y ENTREGA PARTE DEL DÍA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 351/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE VIGILANCIA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES VIGILANCIA DE LA EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS EMPRESA PRESTADORA DEL SERVICIO DE VIGILANCIA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS A 10. 11. RECIBE, REVISA SI EXISTEN ANOMALÍAS, TOMA MEDIDAS 14. RECIBE, PROGRAMA PAGO Y AFECTA PRESUPUESTO PRESENTA FACTURA DE SERVICIOS INFORMEC FACTURA FACTURA PARTE DEL DÍA TERMINA 12. 13. CONFRONTA FACTURA CON INFORME Y CONTROLES, DA Vo. Bo. Y REMITE RECIBE, REVISA, DA SU VISTO BUENO, FIRMA Y ENVÍA FACTURA FACTURA INFORMES REGISTROS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 352/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 26 PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 353/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 355 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 356 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 358 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 362 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 354/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Llevar a cabo los estudios relacionados con los proyectos de instalaciones y distribución del espacio físico, a fin de que el personal y los bienes (propios o arrendados) con que cuenta la Procuraduría Agraria se encuentren en condiciones apropiadas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 355/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO NORMAS DE OPERACIÓN Se planeará la vigilancia permanente del estado físico de los inmuebles propiedad de la Procuraduría Agraria. Se formularán programas que garanticen la asignación, uso y aprovechamiento racionales de los recursos públicos disponibles. Los planes y programas deberán jerarquizarse con base en el informe de control preventivo y en las solicitudes de servicio formuladas por las unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria. Se planeará la supervisión necesaria para asegurarse de que tanto la adecuación, adaptación o aprovechamiento de los espacios físicos como la conservación y mantenimiento de los inmuebles federales, destinados al servicio de la Procuraduría Agraria se efectúen conforme a las normas técnicas que dicte la Secretaría de Desarrollo Social. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 356/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Se planeará la preparación de proyectos de instalaciones tendientes a mejorar la administración de los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio de la Procuraduría Agraria. Se establecerán sistemas que permitan supervisar el cumplimiento de los planes y proyectos implantados en materia inmobiliaria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 357/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 358/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa solicitante 1 Solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios que se modifique la distribución del espacio físico de su área de trabajo. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios Generales 3 Recibe solicitud y supervisa las instalaciones de todas las unidades técnico-administrativas de la Procuraduría Agraria. 4 Detecta las necesidades de modificación y mejoramiento de la distribución del espacio físico. 5 Conjuntamente con el Departamento de Servicios Internos elabora los programas de distribución del espacio. 6 Establece la prioridad de los trabajos. 7 Turna por instrucciones de la Dirección General de Administración los programas a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, para verificar que exista disponibilidad presupuestal. Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto 8 Recibe y establece la previsión de los recursos e informa sobre el particular a la Dirección General de Administración. Dirección General de Administración 9 Recibe documento y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, la cual remite para su operación a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección de Recursos Materiales 10 Recibe y solicita cotizaciones, selecciona a los prestadores de servicios. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 359/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO RESPONSABLE AC TI VI D AD 11 Elabora los presupuestos y proyecto de contrato y remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 12 Recibe la documentación, analiza si procede solicitar la intervención del Comité de Adquisiciones, y en caso afirmativo, promueve el procedimiento de licitación pública y remite a la Dirección General de Administración. Dirección General de Administración 13 Recibe la documentación, recabándose firmas de los contratos, en su caso, devuelve todos los documentos. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 14 Recibe la documentación y el contrato firmado y lo turna a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección de Recursos Materiales 15 Recibe y comunica a la empresa contratista que puede iniciar los trabajos y, en su caso, recoger el anticipo correspondiente. Empresa contratista 16 Realiza los trabajos. 17 Presenta las estimaciones de obra a la Subdirección de Servicios Generales quien turna al Departamento de Servicios Internos. 18 Supervisa los trabajos, revisa la bitácora de la obra y constata que los trabajos se hayan realizado conforme a los proyectos y el contrato respectivo. 19 Firma las estimaciones de obra para que se tramite su pago. 20 Al término de los trabajos, recibe las obras efectuadas y en su caso, la garantía correspondiente de finiquito, así como factura y acta de entrega. Departamento de Servicios Internos FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 360/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO RESPONSABLE AC TI VI D AD 21 Firma de conformidad la documentación y remite a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios Generales 22 Recibe la documentación, la autoriza y la envía a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 23 Recibe la factura, la garantía y la carta de aceptación de la obra y remite para su pago la factura respectiva a la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 24 Finiquita el contrato respectivo y afecta registros y contratos. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 361/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 362/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES SOLICITAN TE 06. 01. SOLICITA SE MODIFIQUE DISTRIBUCIÓN DE ESPACIO FÍSICO ESTABLECE PRIORIDADES DE TRABAJO 10. SOLICITA COTIZACIONES Y SELECCIONA PRESTADORES DE SERVICIO SOLICITUD DEPARTAME NTO DE SERVICIOS INTER NOS 14. RECIBE DOCUMENTACIÓN Y CONTRATO FIRMADO Y TURNA 18. SUPERVISA Y REVISA BITÁCORA DE LA OBRA DOCUMENTO S CONTRATO 11. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS 07. 02. RECIBE, REVISA Y TURNA CON INSTRUCCIONES TURNA PROGRAMAS A LA DGPOP PARA VERIFICAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL SUBDIRECC IÓN DE RECURSOS MATERI ALES 19. ELABORA PRESUPUESTOS Y PROYECTO DE CONTRATO PRESUPUES TO PROYECTO 15. COMUNICA AL CONTRATISTA QUE PUEDE INICIAR EL TRABAJO FIRMA ESTIMACIONES DE OBRA PARA SU PAGO PROGRAMAS ESTIMACIO NES DOCUMENTO S SOLICITUD CONTRATO SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES 20. DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS D.G.P.O.P . RECIBE OBRAS, GARANTÍA, FACTURA Y ACTA DE ENTREGA EMPRESA C ONTRAT ISTA 03. SUPERVISA LAS INSTALACIONES DE LA PROCURADURÍA AGRARIA 08. RECIBE Y ESTABLECE PREVISIÓN DE RECURSOS E INFORMA 12. RECIBE, ANALIZA SI PROCEDE INTERVENCIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, PROMUEVE LICITACIÓN PÚBLICA Y REMITE PROGRAMAA FACTURA 16. ACTA REALIZA TRABAJOS PRESUPUES TO PROYECTO 04. DETECTA NECESIDADES DE MODIFICACIÓN GARANTÍA 21. DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN DIRECCIÓN GENER AL DE ADMINI STRACI ÓN 17. FIRMA DE CONFORMIDAD Y REMITE GARANTÍA PRESENTA ESTIMACIONES 05. 09. FACTURA 13. ACTA ELABORA PROGRAMAS DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO PROGRAMAS RECIBE Y TURNA PARA SU OPERACIÓN RECIBE, RECABA DIRMA DE LOS CONTRATOS Y DEVUELVE PROGRAMAS FECHA DE ELABORACIÓN: ESTIMACIO NES A DOCUMENTO S DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 363/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROYECTO DE INSTALACIONES Y DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO A SUBDIRECC IÓN DE SERVICIOS GENER ALES 22. RECIBE, AUTORIZA Y TURNA DOCUMENTO S DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERI ALES Y SERVICI OS 23. RECIBE FACTURA, GARANTÍA, CARTA DE ACEPTACIÓN DE OBRA Y REMITE PARA SU PAGO FACTURA GARANTÍA CARTA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIER OS 24. FINIQUITA CONTRATO Y AFECTA REGISTROS Y CONTROLES FACTURA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 364/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 27 SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 365/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 367 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 368 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 369 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 371 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 366/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar de manera eficiente el apoyo logístico que requieran las Unidades técnico administrativas para la realización de eventos especiales. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 367/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES NORMAS DE OPERACIÓN La Subdirección de Servicios Generales deberá proporcionar apoyo logístico a las Unidades técnico administrativas que lo requieran; dicho apoyo incluirá la reproducción de documentos y su distribución, el traslado de personas y la utilización de instalaciones y equipo. El Departamento de Servicios Internos proporcionará el servicio de edecanes, cafetería, fotocopiado, etc., a los participantes en eventos especiales. La Subdirección de Servicios Generales llevará el control del uso del auditorio y de la programación de eventos. La Subdirección de Servicios Generales proporcionará el personal encargado de distribuir documentos o cualquier otro material que requieran los participantes en eventos especiales. La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de distribuir al personal de vigilancia para garantizar la seguridad de los participantes e instalaciones en los eventos que se realicen. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 368/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 369/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES RESPONSABLE – AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa solicitante 1 Solicita por medio de documento y con 24 horas de anticipación que se le proporcione salón o auditorio para celebrar un evento, personal para que se dé el servicio de cafetería, fotocopiado, distribución de documentos, etc. Departamento de Servicios Internos 2 Recibe la orden, busca salón o auditorio y coordina al personal encargado de distribuir los documentos o cualquier otro material. 3 Prepara los servicios necesarios para atender a los participantes. 4 Coordina al personal encargado de fotocopiar la documentación. 5 Adapta los espacios para eventos especiales, con los instrumentos, equipos y mobiliario que se requieran. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 370/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 371/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SOPORTE A UNIDADES TÉCNICO – ADMINISTRATIVAS EN EVENTOS ESPECIALES UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS INICIO 01. 02. SOLICITA CON 24 HORAS DE ANTICIPACIÓN SE PROPORCIONE SALÓN Y PERSONAL RECIBE ORDEN, BUSCA SALÓN Y COORDINA PERSONAL SOLICITUD SOLICITUD 03. PREPARA LOS SERVICIOS NECESARIOS 04. COORDINA AL PRSONAL 05. ADAPTA LOS ESPACIOS CON EQUIPO Y MOBILIARIO NECESARIO TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 372/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 28 TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 373/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 375 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 376 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 377 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 379 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 374/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria a las Unidades técnico administrativas que lo soliciten. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 375/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS NORMAS DE OPERACIÓN La Subdirección de Servicios Generales será la responsable de proporcionar el servicio de traslado de materiales y equipos propiedad de la Procuraduría Agraria. La Subdirección de Servicios Generales será responsable de contratar a las compañías transportistas (fletes) y verificar que cumplan los requerimientos establecidos. El Departamento de Servicios Internos deberá supervisar que el traslado se efectúe en la forma y tiempo convenidos con los transportistas. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 376/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 377/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa solicitante 1 Solicita al Departamento de Servicios Internos mediante memorándum o por la vía telefónica, el servicio de traslado de materiales y equipos. Departamento de Servicios Internos 2 Recibe la comunicación y acude al lugar a verificar los bienes que se transportarán. 3 Determina la forma en que deberán transladarse los bienes. ¿Cuenta con transporte propio? 4 Sí. Realiza el traslado. 5 No. Selecciona a la compañía transportista y elabora la orden de servicio, entregándola a la compañía para que lleve a cabo la operación. 6 Se presenta al lugar y traslada los bienes. 7 Acarrea y acomoda los bienes, elabora la factura y recaba la firma de conformidad del servicio. 8 Entrega la factura al Departamento de Servicios Internos, para que dé su visto bueno. Departamento de Servicios Internos 9 Recibe la factura, da su visto bueno y la remite a la Subdirección de Servicios Generales. Subdirección de Servicios Generales 10 Recibe la factura, la autoriza y la remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 11 Recibe, revisa, da visto bueno, firma y envía la factura a la Dirección de Recursos Financieros. Dirección de Recursos Financieros 12 Recibe la factura autorizada, da su visto bueno y verifica la disponibilidad presupuestal. 13 Programa el presupuesto. Compañía Transportista pago respectivo y afecta el Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 378/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 379/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS COMPAÑÍA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INICIO 01. SOLICITA EL SERVICIO DE TRASLADO DE MATERIAL Y EQUIPO 02. RECIBE COMUNICACIÓN Y VERIFICA LOS BIENES A TRANSPORTAR OFICIO OFICIO 03. DETERMINA LA FORMA DE TRASLADO ¿CUENTA CON TRANSPORTE PROPIO? NO 1 SÍ 04. REALIZA EL TRASLADO TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 380/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE MATERIALES Y EQUIPOS UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS COMPAÑÍA TRANSPORTISTA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 1 05. SELECCIONA COMPAÑÍA TRANSPORTISTA Y ELABORA ORDEN DE SERVICIO 06. TRASLADA LOS BIENES 10. 11. RECIBE FACTUR, REVISA, DA VISTO BUENO Y TURNA RECIBE AUTORIZACIÓN Y REMITE FACTURA ORDEN DE SERVICIO 12. AUTORIZADA DA VISTO BUENO Y VERFICIA DISPONIBILIDAD PRESUUPESTAL FACTURA FACTURA 07. 13. ELABORA FACTURA Y RECABA FIRMA PROGRAMA PAGO Y EFECTA PRESUPUESTO FACTURA 08. TERMINA ENTREGA FACTURA PARA SU Vo. Bo. FACTURA 09. RECIBE FACTURA, DE VISTO BUENO Y REMITE FACTURA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 381/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 29 TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 382/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 384 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 385 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 386 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 388 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 383/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Proporcionar oportuna, eficiente y confiablemente el servicio de transporte de personal (local y foráneo) a eventos especiales que organice la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 384/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES NORMAS DE OPERACIÓN El Departamento de Servicios Internos deberá tener disponibles los vehículos necesarios para trasladar a los participantes que asistan a los eventos que organice la Procuraduría Agraria. Será responsabilidad del Departamento de Servicios Internos mantener en buenas condiciones de uso los vehículos que se utilicen para trasladar a las personas que asistan a los eventos que organice la Procuraduría Agraria. El Departamento de Servicios Internos deberá contar con el personal para prestar el servicio en forma eficiente y cumplir con los itinerarios de los eventos. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 385/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 386/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa 1 Solicita mediante oficio a la Dirección General de Administración los vehículos necesarios para el traslado de personal o funcionarios a eventos especiales. Dirección General de Administración 2 Recibe solicitud, revisa y turna con instrucciones a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 3 Recibe solicitud, registra, revisa y turna a la Subdirección de Servicios Generales para su ejecución por el Departamento de Servicios Internos. Departamento de Servicios Internos 4 Recibe solicitud, verifica que se cuente con el autotransporte y los choferes necesarios para la fecha del evento. 5 Notifica por instrucciones de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios a la Unidad Técnico-Administrativa o al funcionario correspondiente, la aceptación de su solicitud. 6 Envía memorándum a los choferes de los vehículos que participarán en los eventos especiales, indicándoles el lugar, la fecha y la hora. 7 Reciben memorándum y verifican que se cuente con los vehículos necesarios y que estén en condiciones adecuadas para su uso. 8 Trasladan a los funcionarios o al personal local o foráneo, según el itinerario del evento. Choferes Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 387/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 388/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSPORTE DE PERSONAL LOCAL Y FORÁNEO A EVENTOS ESPECIALES UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS CHOFERES INICIO 01. SOLICITA VEHÍCULOS PARA TRASLADO DE PERSONAL A EVENTOS ESPECIALES SOLICITUD 02. RECIBE, REVISA Y TURNA CON INSTRUCCIONES SOLICITUD 03. 04. 07. RECIBE MEMORÁNDUM Y VERIFICAN QUE SE CUENTE CON LOS VEHÍCULOS NECESARIOS VERIFICA QUE SE CUENTE CON EL AUTOTRANSPORTE Y CHOFERES NECESARIOS RECIBE, REGISTRA Y TURNA PARA SU EJECUCIÓN SOLIICITU D SOLICITUD MEMORÁNDU M 05. 08. TRASLADAN A FUNCIONARIOS O LPERSONAL AL EVENTO NOTIFICA ACEPTACIÓN DE SOLICITUD SOLICITUD 06. TERMINA COMUNICA LUGAR, FECHA Y HORA DEL EVENTO MEMORÁNDU M FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 389/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 30 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 390/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 392 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 393 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 394 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 397 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 391/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Recibir, revisar, seleccionar y registrar la correspondencia, para garantizar su distribución eficiente y oportuna. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 392/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA NORMAS DE OPERACIÓN La correspondencia oficial se recibirá por medio del Departamento de Servicios Internos dependiente de la Subdirección de Servicios Generales de la Procuraduría Agraria. La correspondencia deberá contener destinatario, firma remitente y, en su caso, todos los anexos citados al margen o en el texto; se le deberá asignar un número de folio para su registro y control. La documentación que se reciba por medio del Departamento de Servicios Internos, deberá revisarse adecuadamente cuando así le marque o indique la relación de documentos que ampare y los anexos que se citen al margen o en el texto de los documentos, en caso de que falte alguno se le comunicará al recepcionario final. (A quien va dirigido). La correspondencia se revisará, registrará y distribuirá en cuanto se reciba, con el propósito de proporcionar un servicio eficiente y evitar demoras. Los empleados del Departamento de Servicios Internos deberán actuar con discreción y responsabilidad respecto a los documentos que ingresen a la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 393/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 394/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA RESPONSABLE Departamento de Servicios Internos AC TI VI D AD 1 Directa: La entrega representante. Indirecta: Se recibe por correo, telégrafo o mensajería. el interesado o su 2 Recibe piezas y paquetes transportados por medio de autotransporte, transporte aéreo y ferrocarriles. 3 Registra y revisa la correspondencia y los paquetes recibidos, coteja sus datos y les asigna número de folio. 4 Verifica que la documentación esté completa y se dirija a personal que labore en la Procuraduría Agraria. 5 Clasifica la correspondencia y los paquetes según su destinatario final. 6 Clasifica la correspondencia en paquetes según su naturaleza: 7 FECHA DE ELABORACIÓN: Recibe la correspondencia que se remite a la Procuraduría Agraria de la siguiente manera: DÍA 14 Personal o Confidencial: Esta correspondencia no se abre. Normal: Se dirige a funcionarios de la Procuraduría Agraria en su carácter de servidores públicos. Urgente: Esta correspondencia recibe prioridad para su trámite. Curso Normal: Se tramita en forma ordinaria. Firma y sella de recibido y anota la fecha y hora de recepción en listado de correos o guía, según el caso. MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 395/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE ENTRADA RESPONSABLE AC TI VI D AD 8 Distribuye la correspondencia y paquetes a sus destinatarios. 9 Entrega el registro de correspondencia a la Subdirección de Servicios Generales, si ésta lo solicita. Subdirección de Servicios Generales 10 Recibe el informe, lo analiza y lo remite a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 11 Recibe, revisa la documentación del informe. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 396/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 397/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INICIO 01. RECIBE CORRESPONDENCIA REMITIDA A LA PROCURADURÍA AGRARIA CORRSPONDENCIA 02. RECIBE PIEZAS Y PAQUETES CORRSPONDENCIA 03. REGISTRA, REVISA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES, COTEJA DATOS CORRSPONDENCIA 04. VERIFICA QUE ESTÉ COMPELTA CORRSPONDENCIA 05. CLASIFICA CORRESPONDENCIA Y PAQUETES CORRSPONDENCIA A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 398/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE ENTRADA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS A 06. 10. CLASIFICA CORRESPONDENCIA SEGÚN SU NATURALEZA 11. RECIBE INFORME, ANALIZA Y REMITE RECIBE Y REVISA INFORME INFORME CORRSPONDENCIA INFORME 07. TERMINA SELLA DE RECIBIDO, ANOTA FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN CORRSPONDENCIA 08. DISTRIBUYE CORRESPONDENCIA CORRSPONDENCIA 09. ENTREGA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA CORRSPONDENCIA 01. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 399/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 31 CORRESPONDENCIA DE SALIDA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 400/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 402 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 403 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 404 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 407 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 401/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Clasificar, distribuir y entregar la correspondencia oficial de la Procuraduría Agraria para garantizar su manejo eficiente y oportuno. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 402/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA NORMAS DE OPERACIÓN Toda la correspondencia de salida deberá registrarse y controlarse por medio de un folio para conocer su remitente y su destinatario. Se deberá garantizar la distribución y entrega correcta y oportuna de la correspondencia oficial de la Procuraduría Agraria. Ningún tipo de correspondencia se deberá turnar para su distribución sin contar con un documento (listado, copia, guía, etc.), que ampare su salida y con el acuse de recibo correspondiente. Se deberá anexar copia de la correspondencia de salida, en el minutario cronológico y en el numérico. En la correspondencia y la paquetería se deberá anotar el número de folio que les asigne el área de correspondencia. Se deberá tener por lo menos una máquina franqueadora para enviar la correspondencia oficial. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 403/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 404/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE SALIDA RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa usuaria 1 Envía la documentación y la paquetería al Departamento de Servicios Internos, solicitando el servicio vía memorándum, firmado por el responsable del área solicitante.. Departamento de Servicios Internos 2 Recibe y clasifica paquetería: FECHA DE ELABORACIÓN: la documentación y la Interior local: Va dirigida a funcionarios que laboran en el edificio en que se ubica la Institución. Interior foránea: Destinada a funcionarios u oficinas de la Institución en el interior de la República. Exterior: Se dirige a entidades ajenas al Organismo. 3 Verifica que la documentación esté completa y contenga todos los datos necesarios. 4 Registra la salida de la correspondencia y rotula los sobres con los datos del remitente y el destinatario. 5 Elabora una relación que ampare la salida, de la correspondencia, anotando sus datos completos. 6 Clasifica la documentación por vías de despacho de acuerdo al servicio de envío que se requiera. 7 Entrega la correspondencia y recaba la firma y sello de recibido en la factura o guía. 8 Formula el informe de salidas y lo remite a la Subdirección de Servicios Generales si ésta lo requiere. DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 405/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA DE SALIDA RESPONSABLE AC TI VI D AD Subdirección de Servicios Generales 9 Recibe el informe, lo revisa, registra y envía para su conocimiento a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 10 Recibe y revisa la documentación del informe. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 406/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 407/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA USUARIA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS INICIO 01. ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOLICITANDO EL SERVICIO 02. RECIBE Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN Y PAQUETERÍA MEMORÁNDU M MEMORÁNDU M 03. VERIFICA DOCUMENTACIÓN CORRESPON DENCIA 04. REGISTRA SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y ROTULA SOBRES CORRESPON DENCIA 05. ELABORA RELACIÓN DE SALIDA RELACIÓN 06. CLASIFICA DOCUMENTACIÓN CORRESPON DENCIA A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 408/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CORRESPONDENCIA DE SALIDA UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA USUARIA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS A 07. 09. RECIBE INFORME, REVISA, REGISTRA Y ENVÍA ENTREGA Y RECABA FIRMA DE FACTURA FACTURA 10. RECIBE Y REVISA INFORME INFORME INFORME CORRESPON DENCIA 08. TERMINA FORMULA INFORME DE SALIDAS Y REMITE INFORME FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 409/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 32 ARCHIVO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 410/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 412 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 413 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 414 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 416 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 411/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar la adecuada clasificación, registro, distribución, depuración y conservación de los documentos de las distintas Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 412/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO NORMAS DE OPERACIÓN Se recibirán todos los documentos que envíen las Unidades técnico administrativas de la Procuraduría Agraria al Departamento de Servicios Internos para su resguardo y conservación. Los documentos deberán guardarse en expedientes por orden cronológico y/o temático. Se verificará que coincidan los números de registro que aparecen en la relación y en los documentos. La documentación que se encuentre bajo la responsabilidad del Departamento de Servicios Internos sólo podrá ser consultada por las personas que hayan sido autorizadas expresamente. Cuando el espesor de un expediente exceda de 25 milímetros, se deberá formar un nuevo legajo y hacer la anotación respectiva tanto en el marbete del expediente como en el registro respectivo. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 413/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 414/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO RESPONSABLE AC TI VI D AD Unidad Técnico-Administrativa solicitante 1 Mediante memorándum, en original y copia solicita a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios el servicio de guarda de documentos. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 2 Recibe documentación, analiza y turna a la Subdirección de Servicios Generales, y está envía al Departamento de Servicios Internos. Departamento de Servicios Internos 3 Recibe la documentación y la relación correspondiente, sella y firma de recibido. 4 Registra y clasifica la documentación. 5 Elabora el catálogo de inventario y anota los datos de identificación de la documentación que se archiva. 6 Integra una carpeta por cada expediente en orden cronológico. 7 Verifica que el expediente contenga los datos correctos de la documentación. 8 Coloca los expedientes en los estantes y los ordena en los anaqueles. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 415/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 416/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS INICIO 01. SOLICITA EL SERVICIO DE GUARDA DE DOCUMENTOS 02. 03. RECIBE DOCUMENTACIÓN Y RELACIÓN Y FIRMA DE RECIBIDO RECIBE DOCUMENTACIÓN, ANALIZA Y TURNA MEMORÁNDUM DOCUMENTA CIÓN DOCUMENTA CIÓN RELACIÓN 04. REGISTRA Y CLASIFICA DOCUMENTACIÓN DOCUMENTA CIÓN 05. ELABORA CATÁLOGO DE INVENTARIO CATÁLOGO 06. INTEGRA CARPETA POR EXPEDIENTE EXPEDIENTE A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 417/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ARCHIVO UNIDAD TÉCNICO – ADMINISTRATIVA SOLICITANTE DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INTERNOS A 07. VERIFICA QUE EL EXPEDIENTE CONTENGA DATOS CORRECTOS EXPEDIENTE 08. COLOCA Y ORDENA EXPEDIENTE EXPEDIENTE TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 418/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS 33 PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 419/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES ÍNDICE PÁGINA OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ............................................................. 421 NORMAS DE OPERACIÓN .......................................................................... 422 DESCRIPCIÓN NARRATIVA ........................................................................ 424 DIAGRAMA DE FLUJO................................................................................. 428 FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 420/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Planear adecuadamente las Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para cumplir con los Objetivos y las metas establecidas en las funciones propias de la Procuraduría Agraria, y Así optimizar los recursos asignados en cada ejercicio presupuestal. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 421/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES NORMAS DE OPERACIÓN Este Programa deberá elaborarse por artículo, costo unitario, número de unidades e importe total y no deberá rebasar el importe autorizado en la partida presupuestal. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a la Dirección de Control Presupuestal el presupuesto autorizado a nivel nacional, para saber el techo presupuestal de la Procuraduría Agraria. La Dirección de Recursos Materiales y Servicios solicitará a las áreas administrativas de Oficinas Centrales, por medio de memoranda, los requerimientos de bienes y servicios. Las oficinas del ámbito territorial deberán apegarse al presupuesto autorizado por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. El Programa Anual de Adquisiciones a nivel nacional deberá ser sancionado por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Procuraduría Agraria. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 422/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Debe entregarse a más tardar el día último de cada mes de junio de cada año a la Secretaría de Economía. En ningún caso se harán ajustes al Presupuesto autorizado por la Dirección de Control Presupuestal a cada una de las Oficinas del Ámbito Territorial. Se deberá solicitar a las instancias correspondientes, las partidas que se deberán excluir para la asignación del Programa Anual de Adquisiciones. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 423/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 424/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL ADQUISICIONES RESPONSABLE Dirección de Recursos Materiales y Servicios PROGRAMA ANUAL DE AC TI VI D AD 1 Solicita a la Dirección de Control Presupuestal el presupuesto autorizado del ejercicio para la Procuraduría Agraria consolidado de la Estructura Territorial y de Oficinas Centrales. 2 Recibe presupuesto autorizado y turna a la Subdirección de Recursos Materiales y ésta a su vez turna al Departamento de Adquisiciones. Departamento de Adquisiciones 3 Recibe presupuesto autorizado y elabora el volumen anual de adquisiciones y turna a la Subdirección de Recursos Materiales, a su vez turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios para determinación de los rangos de adjudicación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 4 Envía memorándum con determinación de los rangos de adjudicación de las adquisiciones del ejercicio a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección de Recursos Materiales 5 Recibe e integra la carpeta del Comité y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 6 Recibe carpeta y turna a la Dirección General de Administración para su revisión y aprobación del Comité de Adquisiciones. Comité de Adquisiciones 7 Aprueba los rangos de adjudicación en sesión ordinaria o extraordinaria en su caso, para el ejercicio e informa a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 8 Elabora circular en la que se difunde a las Unidades administrativas los rangos de adjudicación aprobados. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 425/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL ADQUISICIONES RESPONSABLE PROGRAMA ANUAL DE AC TI VI D AD 9 Solicita a las Unidades administrativas de la Estructura Territorial el Programa Anual de Adquisiciones y Servicios consolidados a nivel Delegacional. Unidad Administrativa 10 Reciben circular, confirman su recepción y envían su Programa Anual de Adquisiciones a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 11 Recibe Programa Anual de Adquisiciones de las unidades administrativas y turna a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección de Recursos Materiales 12 Recibe el Programa Anual de Adquisiciones turna al Departamento de Adquisiciones. Departamento de Adquisiciones 13 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y lo coteja con el presupuesto asignado a cada Unidad Administrativa por capítulo y partida presupuestal. y ¿Es correcto el presupuesto? 14 Sí. Se procede a capturar la información por tipo de bien, unidad de medida, número de unidades sin considerar costos unitarios. 15 No. Solicita nuevamente la información telefónica para enviar por correo electrónico. Unidad Administrativa 16 Recibe Programa de Adquisiciones y efectúa las correcciones, enviándolo nuevamente al Departamento de Adquisiciones. Departamento de Adquisiciones 17 Recibe programa correcto y se procede a la captura. 18 Recibe requerimiento de Oficinas Centrales para revisión por tipo de bien, número de unidades y unidad de medida. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA vía 426/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN DEL ADQUISICIONES RESPONSABLE PROGRAMA ANUAL DE AC TI VI D AD 19 Captura la información de Oficinas Centrales y Estructura Territorial para saber a cuánto asciende el número de artículos a nivel nacional. 20 Coteja con el presupuesto autorizado asignado a nivel nacional por capítulo y partida presupuestal, cuidando no rebasar el presupuesto autorizado. 21 Captura en el formato del Programa Anual de Adquisiciones. 22 Suman adquisiciones, se cotizan por fax e Internet, así como costos de 4 meses atrás, aplicando el índice inflacionario. 23 Turna a la Subdirección de Recursos Materiales. Subdirección de Recursos Materiales 24 Recibe programa, revisa y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 25 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y turna a la Dirección General de Administración para revisión y someterlo a consideración del Comité de Adquisiciones. Comité de Adquisiciones 26 Aprueba el Programa Anual de Adquisiciones en sesión ordinaria y/o extraordinaria y turna a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. Dirección de Recursos Materiales y Servicios 27 Recibe Programa Anual de Adquisiciones y procede a la captura del mismo en el sistema establecido por la Secretaría de Economía. 28 Solicita acuse de recibo, si es correcta la captura. 29 Procede a captura nuevamente, en caso de no ser correcta. Termina el Procedimiento. FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 427/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DIAGRAMAS DE FLUJO FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 428/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES 03. 05. COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA INICIO 01. SOLICITA PRESUPUESTO AUTORIZADO PRESUPUES TO RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y ELABORA VOLUMEN ANUAL DE ADQUISICIONES Y TURNA PARA DETERMINAR RANGOS DE ADJUDICACIÓN RECIBGE E INTEGRA CARPETA DEL COMITÉ Y TURNA 07. RECIBEN CIRCULAR, CONFIRMAN RECEPCIÓN Y ENVÍAN PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES INFORME CIRCULAR AUTORIZAC IÓN DE BAJA PRESUPUES TO 10. APRUEBA RANGOS DE ADJUDICACIÓN EN SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA, EN SU CASO, PARA EL EJERCICIO E INFORMA RANGO 1 08. 02. ELABORA CIRCULAR EN DONDE DIFUNDE A LAS U. A. RANGOS DE ADJUDICACIÓN APROBADOS RECIBE PRESUPUESTO AUTORIZADO Y TURNA CIRCULAR PRESUPUES TO 09. 04. SOLICITA A U. A. DE E.T. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS CONSOLIDADOS A NIVEL DELEGACIONAL ENVÍA MEMORÁNDUM CON DETERMINACIÓN DE RANGOS DE ADJUDICACIÓN SOLICITUD MEMORÁNDU M 06. RECIBE CARPETA Y TURNA A LA D.G.A. PARA REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES CARPETA 1 11. RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y TURNA PROGRAMA A FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 429/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA A 13. 12. RECIBE PROGRAMA Y LO COTEJA CON PRESUPUESTO ASIGNADO A CADA U.A. POR CAPÍTULO Y PARTIDA PRESUPUESTAL ORIGRANA ¿ES CORRECTO EL PRESUPUESTO? 16. RECIBE PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES Y TURNA RECIBE PROGRAMA Y EFECTÚA CORRECCIONES, ENVÍA PROGRAMA PROGRAMA NO SÍ 14. PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIÓN INFORMACI ÓN 15. SOLICITA NUEVAMENTE INFORMACIÓN VÍA TELEFÓNICA PARA ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO INFORMACI ÓN 17. RECIBE PROGRAMA CORRECTO Y PROCEDE A CAPTURAR PROGRAMA B FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 430/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA B 18. RECIBE REQUERIMIENTO DE O. C. PARA REVISIÓN REQUISICI ÓN 19. CAPTURA INFORMACIÓN DE O.C. Y E.T. PARA SABER A CUANTO ASCIENDE EL NÚMERO DE ARTÍCULOS A NIVEL NACIONAL INFORMACI ÓN 20. COTEJA PRESUPUESTO AUTORIZADO ASIGNADO CUIDANDO NO REBASAR PRESUPUESTO AUTORIZADO PRESUPUES TO 21. CAPTURA FORMATO DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES PROGRAMA 22. SUMAN ADQUISICIONES, COTIZAN POR FAX E INTERNET C FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 431/432 SECRETARÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES COMITÉ DE ADQUISICIONES UNIDAD ADMINISTRATIVA C 23. 24. RECIBE PROGRAMA, REVISA Y TURNA TURNA PROGRAMA 25. RECIBE PROGRAMA Y TURNA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMON. PARA REVISIÓN Y CONSIDERACIÓN DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES PROGRAMA 26. APRUEBA PROGRAMA EN SESIÓN ORDINARIA Y/O EXTRAORDINARIA Y TURNA 27. PROGRAMA RECIBE PROGRAMA Y PROCEDE A CAPTURAR EN EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA SECRETARÍA DE ECONOMÍA PROGRAMA 28. SOLICITA ACUSE DE RECIBO, SI ES CORRECTA LA CAPTURA ACUSE 29. PROCEDE A CAPTURAR NUEVAMENTE EN CASO DE NO SER CORRECTA TERMINA FECHA DE ELABORACIÓN: DÍA 14 MES DICIEMBRE AÑO 2007 No. DE PÁGINA 432/432
![PROC.TRA.PAGO A PROVEEDOR [Modo de compatibilidad]](http://s2.studylib.es/store/data/006722382_1-d965da0369fa00561659633fa97a2ba1-300x300.png)