Toma de Acciones Preventivas

Código
PAC-06 v.08
Página
1 de 6
Toma de Acciones Preventivas
1. Objetivo y Alcance
Identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas de las No Conformidades
Potenciales, detectadas en el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de
Pamplona, definiendo las acciones que permitan mitigar cualquier impacto causado y
emprender las acciones preventivas necesarias.
Comprende desde la identificación de la necesidad de toma de Acciones Preventivas
hasta el archivo de la documentación en cada proceso.
2. Responsable
El Administrador del Sistema Integrado de Gestión debe garantizar el entrenamiento y la
correcta ejecución de este procedimiento por parte del líder de cada uno de los procesos.
3. Definiciones
3.1 Acción Preventiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.6.2) potencial u otra
situación potencial no deseable
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la
acción correctiva (3.6.5) se toma para prevenir que vuelva a producirse
3.2 Efectividad
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
NOTA: La medición de la efectividad se denomina en la ley 872 de 2003 como una
medición del impacto.
3.3 Verificación
Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos especificados.
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO-9000:2005. Sistema Integrado de Gestión
Fundamentos y Vocabulario.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Mabel Johana Coronel Acevedo
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
Firma
Maria Victoria Bautista Bochagá
8 de Abril de 2011
Fecha
12 de abril de 2011
Fecha
15 de Abril de 2011
Código
PAC-06 v.08
Página
2 de 6
Toma de Acciones Preventivas
4.
Contenido
4.1 Identificación de la Necesidad de
Responsable: Grupo de Mejoramiento
Toma de Acciones Preventivas
de Cada Proceso
Se pueden identificar acciones preventivas generadas por:
•
•
•
•
•
•
•
El impacto de los resultados de los procesos en la ejecución de sus actividades o
logro de los objetivo
Observación de los Auditores Interno
No conformidad potencial o riesgo
Sugerencias de las partes interesadas (clientes, proveedores, entes de control,
entre otros)
Análisis de las quejas, reclamos y sugerencias
Tendencias no deseadas de los indicadores.
Decisiones de la Revisión por la Dirección
Responsable: Grupo de Mejoramiento
del Proceso
El líder del proceso y su equipo de trabajo realizan un análisis de las posibles causas
que generarían la no conformidad potencial identificada o riesgo con el fin de tomar
acciones preventivas o darle tratamiento al riesgo utilizando las técnicas para el análisis
de causas como:
4.2 Análisis de las Causas
Lluvia de Ideas
Matriz DOFA
Diagrama o Histograma de Frecuencia
diagrama de causa y efecto
Espina de Pescado
Los por qué
En caso de ser un riesgo se verifica si ya se identifico en el FCI-10 “Mapa de Riesgos”
y se da el tratamiento según el GCI-04 “Administración del Riesgo”.
4.3 Determinación de la (s) Acción (es)
Responsable: Grupo de Mejoramiento
Preventiva (s)
de Cada Proceso
Define las acciones para eliminar las causas potenciales y asegurar que la no
conformidad no suceda, diligenciando el FCI-19 “Plan de Mejoramiento” y dejando
evidencia en el FAC-08 “Acta de Reunión”, documentos que deben ser enviados a la
Administración del Sistema Integrado de Gestión en medio físico o escaneados
debidamente firmados.
NOTA: En caso de que las acciones sean identificadas en el FCI-10 “Mapa de
Riesgos” este se remite al proceso de Control Interno junto con el FAC-08 “Acta de
Reunión”.
Código
PAC-06 v.08
Página
3 de 6
Toma de Acciones Preventivas
Responsable: Funcionario Asignado del
Proceso
Se asegura de ejecutar las actividades en los tiempos descritos en el FCI-19 “Plan de
Mejoramiento”, dejando las evidencias que considere pertinentes para su posterior
verificación de la efectividad de las mismas por parte del Sistema Integrado de Gestión.
4.4 Ejecución de la Acción Preventiva
NOTA: Las acciones preventivas establecidas en el FCI-10 “Mapa de Riesgos”
también deben cumplirse en las fechas establecidas.
Responsables: Grupo de
Mejoramiento del Proceso y
Administración del Sistema
Integrado de Gestión
Evalúa el cumplimiento de los compromisos adquiridos, comprobando que las acciones
tomadas si eliminaron las posibles causas de la no conformidad potencial, dejando
evidencia en el FAC-08 “Acta de Reunión” y procediendo al cierre de la misma.
4.5 Control y Seguimiento de la Acción
Preventiva
a) Si aún no se ha cerrado la no conformidad potencial una vez cumplido su plazo de
cierre :
El responsable de la ejecución de la acción, analiza en reunión de Grupo de
Mejoramiento y presenta alternativas de solución para que se implemente de nuevo
el plan.
a) Si se cerró la no Conformidad potencial y no fue efectiva (La no Conformidad
persiste), el responsable de la ejecución de la acción, analiza junto con el grupo de
mejoramiento y presenta otras alternativas de solución.
b) Si se cerró la no Conformidad potencial y se verificó su eficacia se procede de la
siguiente manera:
Si es el caso actualiza los documentos que hayan sufrido modificaciones por
causa de las soluciones implantadas de acuerdo con el PAC-01 “Elaboración y
Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión”.
Socializa a las partes interesadas los cambios y resultados de las acciones
tomadas.
Envía los documentos a la Administración del Sistema Integrado de Gestión para
su correspondiente validación.
La Administración del Sistema Integrado de Gestión realiza el control y seguimiento en
reuniones de grupo de mejoramiento con cada proceso según las fechas establecidas
en el FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de
Gestión”.
Código
PAC-06 v.08
Página
4 de 6
Toma de Acciones Preventivas
4.6 Verificación de la Efectividad de las
Responsable: Administración del
Acciones Preventivas Tomadas
Sistema Integrado de Gestión
Con cada grupo de mejoramiento por proceso, en las reuniones mensuales establecidas
en FAC-23”Planificación, Control y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión”,
verifica la efectividad de las acciones planteadas en los planes de mejoramiento; el
Sistema Integrado de Gestión en las reuniones mensuales con los procesos deja
evidencia de la revisión de las acciones y de la efectividad de las mismas registrando la
información suministrada en el FAC-28 “Verificación a la Efectividad de las Acciones
de los Planes de Mejoramiento” y en el FAC-08 “Acta de Reunión” del SIG.
NOTA: En caso de que las acciones sean identificadas en el FCI-10 “Mapa de
Riesgos” el proceso de Control Interno se encarga de verificar la efectividad de las
acciones preventivas tomadas.
Responsable: Grupo de Mejoramiento
de Cada Proceso
El responsable del proceso archiva la documentación según lo descrito en las TRD de la
Universidad de Pamplona
4.7 Archivo de la Documentación
5. Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
NTC ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
NTC ISO 9001:2008. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos
NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
MECI Modelo Estándar de Control Interno
Ley 962 de 2005 “Antitrámites”
PAC-01 Elaboración y Control de Documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad.
PAC-04 Control del Servicio o Producto no Conforme.
6. Historia de Modificaciones
Versión
00
01
02
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
Documento
Actualización del
Documento
Actualización del
Documento
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
5 de Mayo de 2007
21 de Junio de 2007
17 de Octubre de
2007
25 de Octubre de
2007
Enero 18 de 2008
Enero 22 de 2008
Código
PAC-06 v.08
Página
5 de 6
Toma de Acciones Preventivas
03
04
05
06
07
Actualización del
Documento
Actualización del
documento
Se realizaron cambios
en todas las actividades
del presente
procedimiento según
FAC-08 “Acta de
Reunión” Nº 53
Actualización del
documento en todas las
actividades según lo
descrito en acta N° 010
del 22 de abril de 2010
Actualización del
documento según lo
descrito en el acta Nº
009 del 12 de abril de
2011
Enero 25 de 2008
Enero 31 de 2008
Abril 07 de 2008
Abril 10 de 2008
27 de octubre de
2008
11 de Noviembre de
2008
23 de abril de 2010
30 de abril de 2010
12 de abril de 2011
15 de abril de 2011
7. Administración de Formatos
Nombre
Responsable del
Almacenamiento
Ubicación
FAC-08
Acta de Reunión
Personal
Autorizado
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
FCI-19
Plan de
Mejoramiento
Personal
Autorizado
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
FGT-12
Memorando
Personal
Autorizado
Oficina de
Gestión
Documental
Personal
Autorizado
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Personal
Autorizado
Administración
del Sistema
Integrado de
Gestión
Código
FAC-23
FAC-28
Planificación,
Control y
Seguimiento al
Sistema Integrado
de Gestión
Verificación a la
Efectividad de las
Acciones de los
Planes de
Mejoramiento
Acceso
Personal
Autorizado por
el
Administrador(a)
del SIG
Personal
Autorizado por
el
Administrador(a)
del SIG
Personal
adscrito Oficina
de Gestión
Documental
Personal
Autorizado por
el
Administrador(a)
del SIG
Personal
Autorizado por
el
Administrador(a)
del SIG
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Según las
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Según las
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Según las
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Según las
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Según las
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona
Código
PAC-06 v.08
Página
6 de 6
Toma de Acciones Preventivas
FCI-10
Mapa de Riesgos
8. Anexos
“No Aplica”
Personal
Autorizado
Personal
Archivo de
Autorizado por
cada proceso y
el
proceso de
Administrador(a)
Control Interno
del SIG
Según las
TRD
Archivo Central
de la Universidad
de Pamplona