Módulo 1 FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS CASO MOP 1 Módulo 1 ¡Comienza el juego! Respaldado con agresivas Normas de Gestión de Proyectos, el Gobierno de Chile acepta el reto de la construcción de cuatro nuevos estadios de fútbol en menos de un año. Situación Cuando la democracia volvió a Chile en 1990, el crecimiento sostenido y el desarrollo del país exigieron la revisión de una infraestructura pública en descomposición. El Ministerio de Obras Públicas de Chile (MOP), respondió haciendo importantes cambios internos, incluida la adopción de un nuevo modelo a favor de las concesiones privadas y una relación más estrecha con los gobiernos locales de la ciudad, lo que permitió una importante mejora de los aeropuertos de Chile, puertos marítimos, carreteras, sistemas de agua y edificios públicos. Dirigido por la Presidenta Michelle Bachelet y el respaldo de la meta del gobierno para atraer a los principales eventos deportivos - y en el proceso de mejorar la infraestructura del país - Chile ganó el derecho a organizar en 2008 la Copa Mundial Femenina Sub-20 de la Federación Internacional de Fútbol Asociado (FIFA). Considerado proyecto nacional patrocinado por la Presidencia de la República, esta iniciativa contó con prioridad presidencial, y sus resultados fueron muy esperados por los residentes de Chile. 2 Módulo 1 Desafíos Cuatro ciudades - Temuco, La Florida, Coquimbo y Chillán - fueron seleccionadas como posibles sedes en un proceso abierto de licitación para la FIFA. Sólo había un problema, ninguna de las ciudades tenía estadios de fútbol que cumplieran con las estrictas normas de la FIFA. Y ellos tenían menos de un año para su producción. Se trataba de un reto sin precedentes: la construcción de cuatro estadios, desde el suelo hasta el cielo, en sólo nueve meses. Otro desafío: si el retorno de la democracia llevó a un crecimiento sustancial de los fondos de inversión y una cartera de proyectos de diez veces mayor de lo que era antes, la cantidad de personas disponibles para planificar y ejecutar estos proyectos no ha cambiado. Por lo que en el MOP ya había un número mucho mayor de proyectos complejos con plazos muy cortos, con muy pocos jefes de proyectos experimentados y certificados con los que llevar a cabo estos proyectos de alto perfil. La necesidad de fortalecer el capital humano de Chile para mejorar la eficiencia de sus proyectos era de suma importancia. 3 Módulo 1 Solución En el MOP de Chile se dieron cuenta rápidamente de que no serían capaces de construir cuatro estadios en nueve meses utilizando los métodos informales de planificación descentralizada, gestión y ejecución de proyectos que habían utilizado en el pasado. Los plazos asociados, los costos y los requisitos eran demasiado difíciles para usar anticuados principios y prácticas de gestión de proyectos. MOP tuvo que modernizarse con nuevas técnicas y prácticas, con la adopción de las normas de la Project Management Institute (PMI) el MOB fue capaz de implementar la estructura que necesitaba. 4 Módulo 1 Inicio El Ministro de Obras Públicas viajó por el mundo entero, incluyendo a España y México, para encontrar nuevas ideas y formas de pensar para maximizar el valor de sus proyectos y el desempeño de sus equipos. En su viaje, se reunió con líderes de PMI y comprendió que la oficina del MOP de gestión de proyectos (PMO), que ya estaba en su lugar, debía ser elevada a una función estratégica dentro de la organización, estando en prioridad por encima de los servicios operativos y alineada con los objetivos estratégicos del MOP. En 2006, Víctor Orellana, secretario ejecutivo del comité de gestión de proyectos para el MOP, asistió al Congreso mundial PMI en Santiago, Chile. Durante el evento de tres días, aprendió acerca de los estándares del PMI y así la agencia encontró exactamente lo que necesitaba para aplicar en el MOP. Poco después, se asoció con el Capítulo PMI de Santiago de Chile para desarrollar lo que llamó el modelo GIP: Gestión Integrada de Proyectos, o la gestión de proyectos integrados. El enfoque se compone de los siguientes: Un amplio programa de formación en los gestores de su proyecto. El desarrollo de procesos estandarizados de gestión de proyectos basados en una guía para la Dirección de Proyectos del Conocimiento (PMBOK ® Guide). • Una nueva estructura organizacional basada en equipos de trabajo flexible. • La implementación de una plataforma de tecnologías de información para la coordinación centralizada y la colaboración en equipo de forma virtual. 5 Módulo 1 Normas de PMI en el plan de juego Basado en los estándares del PMI, el MOP creó un equipo compacto, con un punto central de mando y un solo jefe de proyecto. Cada ciudad sede potencial estaría representada por un equipo satélite de tres personas, que supervisaran la ingeniería y la construcción de cada estadio. Los proyectos también fueron apoyados por personal de la PMO, en total había 250 trabajadores en cada estadio y un total de 1.000 trabajadores de todo el proyecto. Este proyecto la primera vez que el MOP había utilizado prácticas formales de gestión de proyectos según define en la Guía del PMBOK ®. El MOP utiliza estándares del PMI como una guía para saber: dónde ir, con qué enfoque y modelo de gestión a seguir. Los estándares del PMI fueron utilizados en el MOP para comparar su actual madurez y sofisticación, y determinar cómo mejorar. Tradicionalmente, el MOP soportó su trabajo sobre la base de "la administración del contrato", hacerse cargo de cada parte del proyecto en fases separadas; a través de la incorporación de estándares de PMI, el MOP logró la transición a un modelo de gestión del proyecto que integra el conjunto de actividades y recursos para alcanzar el objetivo final. Además, el MOP siguió los estándares del PMI para alinear su personal en todos los niveles de la organización, desde el presidente hasta el último trabajador en el campo, por lo que todas las partes estaban trabajando hacia un objetivo común. Si alguno de los niveles se salía de la alineación, el proyecto sería un fracaso. Era fundamental tener una visión común y comprender el plan, los procedimientos y los objetivos finales y actuar como una sola entidad. El modelo de la alineación del MOP presentó un equipo dirigido por un director de proyecto, un equipo de trabajadores del campo multidisciplinario, una plataforma de colaboración para la 6 Módulo 1 información y la comunicación, y una PMO para proporcionar apoyo metodológico y la coordinación general. 7 Módulo 1 Tiempo de juego La investigación preliminar de arquitectura para el proyecto comenzó en Agosto de 2007 con un presupuesto estimado de $ 100 millones de dólares. Los estadios que no cumplían con las estrictas normas de la FIFA fueron demolidos, se iniciaron los procesos de licitación, y se adjudicaron los contratos para empezar la construcción de las sedes nuevas de fútbol entre enero y febrero de 2008. El MOP generó innovación en outsourcing. En lugar de outsourcing a un solo proveedor, que fue el modelo típico del MOP, la organización subcontrató diferentes piezas del proyecto a diferentes especialistas. Esto ahorró dinero, disminuyó los problemas de comunicación, y colaboró para que el proyecto se moviera con mayor rapidez. Como el éxito de un proyecto depende en gran parte de las herramientas disponibles para el equipo, el MOP implementó herramientas de colaboración, seguimiento y control, comunicación, supervisión y presentación de informes en cada estadio. Estas tecnologías incluyen plataformas de colaboración basadas en Microsoft ® SharePoint, así como herramientas de apoyo a las comunicaciones en línea, herramientas de gestión de documentos, y otros sitios virtuales que se entregaron a los equipos del proyecto. La interacción virtual fue una necesidad, ya que el estadio de fútbol en el lugar más al norte se encontraba a 2.000 km de distancia del estadio de fútbol más al sur. 8 Módulo 1 Resultados Mediante la implementación de PMI, las normas y técnicas de gestión de proyectos, tecnologías de vanguardia y cambiando completamente la forma de hacer obras públicas, el MOP logró lo que nadie en Chile pensaba que era posible: los cuatro estadios se terminaron a tiempo y dentro del presupuesto a finales de Octubre de 2008, con tiempo más que suficiente para prepararse para la Copa Mundial Femenina FIFA Sub-20. 9 Módulo 1 Puntuación Con base en este proyecto, el MOP generó una política Estatal, que es un sello de aprobación del gobierno de Chile que reconoce las mejoras en materia de apoyo a infraestructura. Además, la Presidenta Michelle Bachelet estaba tan contenta con los resultados del proyecto que aprobó un segundo proyecto, que incluye la construcción de trece estadios de fútbol más en Chile. Hoy, ese proyecto está en su segunda fase de ejecución, y el MOP planea una nueva etapa con el objetivo de tener un estadio de fútbol que cumpla con las normas de la FIFA, en cada ciudad de Chile que tiene más de 200.000 habitantes - un compromiso que requiere una inversión total de más de $ 150 millones de dólares en 2012. Este proyecto también incluye la construcción de un gran número de centros de alto rendimiento deportivo. A través de su relación con el PMI y Capítulo PMI de Santiago de Chile, el MOP ha reconocido el valor de la referencia técnica y metodológica para la gestión de sus proyectos. Las organizaciones están trabajando juntas para diseñar un plan formal de cooperación para apoyar a damnificados por el terremoto con proyectos de reconstrucción. 10 Módulo 1 © U de CATALUÑA, 2020 Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial sin permiso o autorización de la Universidad, Bogotá - Colombia. 11
