procedimiento prácticas pre profesionales y certificado de pasantías

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-CM-O5
1
Página 1 de 6
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS
1. OBJETIVO
Brindar un espacio a los estudiantes para dar una oportunidad para que apliquen sus
conocimientos teóricos con la práctica.
2. ALCANCE
El procedimiento empieza por la solicitud de la Universidad y termina con la entrega del
certificado.
Las pasantías son para los estudiantes que provienen de Universidades que mantienen un
convenio Interinstitucional con el Municipio.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Los directores de las diferentes áreas de la Municipalidad
promueven la optimización de los servicios que se brinda
Directores de las áreas de la
a los usuarios internos y externos al GAD-I.
Municipalidad
Brindar el espacio a los estudiantes para la realización de
sus pasantías en las diferentes Direcciones y Unidades.
Responsable de Talento
Firma y valida la certificación entregada al ciudadano.
Humano
Apoya los servicios que brinda la unidad. Elabora las
Analista de Talento Humano
certificaciones.
Rol
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
GAD-I
COOTAD
DEFINICIÓN
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía
y descentralización COOTAD
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1.
PASANTÍAS
2.
CONVENIO
3.
PASANTE
4.
CERTIFICADO
5.
RELOJ
BIOMÉTRICO
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-CM-O5
1
Página 2 de 6
DEFINICIÓN
Se denomina pasantía a una práctica profesional que un
estudiante realiza una vez que ha aprobado la carga
crediticia de su pensum de estudios para poder optar al
título
Es un acuerdo de voluntades, una convención o un
contrato
Se conoce como pasante al profesional que trabaja como
aprendiz de un titular –es decir, con poca o nula
remuneración– para obtener experiencia de campo, y se
dice que éste realiza una pasantía, internado o práctica
profesional.
Tipo de texto administrativo empleado para constatar un
determinado hecho. En el proceso de solicitud de un
puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo
de texto que se produce normalmente a instancias de
quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que se
ha cumplido con lo afirmado en el documento
Aparato electrónico para el control de acceso biométrico,
para control de personal con la huella instalado en
oficinas.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-CM-O5
1
Página 3 de 6
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Practicas pre-profesionales y certificados de pasantías.
Fase
CLIENTE
Cliente
9. Realizar prácticas pre
profesionales
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
Inicio
Analista de Talento Humano
1. MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
4. Verificar la disponibilidad
para aceptar a los pasantes
y coordina practicas
Analista de Talento
Humano
5. Coordinar las pasantías
con las direcciones de la
municipalidad
SI
7. MS-GTC-AP-13
Entrega de
respuesta a
trámites y archivo
2.¿La Institución
Educativa tiene
convenio con la
Municipalidad?
NO
Analista de Talento
Humano
6. Remitir el oficio de
respuesta a Archivo
Institucional
D2
S1
Analistade Talento
Humano
3. Informar a la
Institución con la
respuesta del pedido
D1
S1
Fin
Analista de Talento
Humano
8. Asignar códigos para
control de asistencia del
pasante.
Analista de Talento
Humano
Responsable Talento
Humano
10.Emitir certificado de
culminación de pasantías.
11.Validar la certificación
Responsable Talento
Humano
12.Entregar el
certificado
Fin
D3
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
Documentos:
D1: Oficio de respuesta a los estudiantes
negando la petición
D2:Oficio de respuesta de solicitud
D3: Certificado de pasantía
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-CM-O5
1
Página 4 de 6
Sistemas:
S1: Sistema de gestión documental QUIPUX
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1.
2.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Hacer el llamado al proceso
Atención de Peticiones para que se
ATENCIÓN DE
ingrese la solicitud (oficio) y sea
PETICIONES.
remitido a la Unidad de Talento
Humano
 Si la universidad no tiene
convenio interinstitucional
¿LA INSTITUCIÓN
con la municipalidad
EDUCATIVA TIENE
Ir a la actividad 3
CONVENIO
 Si la universidad tiene
INTERINSTITUCIONAL
convenio interinstitucional
CON LA
con la municipalidad
MUNICIPALIDAD?
Ir a la actividad 4
3.
INFORMAR A LA
INSTITUCIÓN CON LA
RESPUESTA DEL
PEDIDO
4.
VERIFICAR LA
DISPONIBILIDAD
PARA ACEPTAR A LOS
PASANTES Y
COORDINA
PRACTICAS.
5.
COORDINAR LAS
Se contesta mediante oficio la
negación de las pasantías indicando
que no hay posibilidad debido a que
la Universidad no mantiene un
convenio con el Municipio.
Ir a la actividad 13 (FIN)
El analista de talento humano se
comunica de manera verbal con la
respectiva dirección a la que le
correspondería aceptar al pasante,
para que analice la disponibilidad y
responda a la solicitud. El analista
de Talento con la respuesta de las
direcciones coordina los detalles de
las pasantías a realizarse. Entre
ellas la fecha y las horas
disponibles
Con la coordinación hecha con
Analista de
Talento Humano
Analista de
Talento Humano
Analista de
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
PASANTÍAS CON LAS
DIRECCIONES DE LA
MUNICIPALIDAD
6.
REMITIR EL OFICIO
DE RESPUESTA A
ARCHIVO.
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-CM-O5
1
Página 5 de 6
directores y responsables de Unidad
se envía un oficio de contestación
especificando las horas disponibles
y la fecha de inicio del pasante a la
municipalidad.
La Unidad de Talento Humano
remite el oficio de respuesta a
Archivo para que la Universidad
realice el retiro
La respuesta del oficio es ingresado
a la vez vía Quipux
Se
hace
el
llamado
al
procedimiento Entrega de respuesta
y trámites y archivo mediante el
7.
cual la universidad retira la
respuesta de Archivo.
Asignar un código para verificar el
ingresos y salidas del estudiante en
ASIGNAR CÓDIGOS
el Reloj Biométrico. Con esta
8.
PARA CONTROL DE
información se realiza el cálculo de
ASISTENCIA.
horas trabajadas
El estudiante realiza las prácticas en
REALIZAR
el área respectiva en el tiempo
9.
PRACTICAS PREsolicitado.
PROFESIONALES.
EMITIR CERTIFICADO Verificar en el cálculo del reloj
10. DE CULMINACIÓN DE biométrico las horas de prácticas y
realizar el certificado.
PASANTÍAS.
Validar la certificación con la firma
VALIDAR LA
de la Responsable de Talento
11.
CERTIFICACIÓN
Humano.
El certificado es entregado al
ENTREGAR EL
12.
estudiante.
CERTIFICADO
FIN
Talento Humano
Analista de
Talento Humano.
ENTREGA DE
RESPUESTA Y
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Analista de
Talento Humano.
C.E. Cliente
Analista de
Talento Humano.
Responsable
Unidad de
Talento Humano.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
Convenios Interinstitucionales con Instituciones Educativas.
1
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
2
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
N°
COOTAD Código
1
descentralización
CÓDIGO:
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
P-MS-GTC-CM-O5
1
Página 6 de 6
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
Orgánico de Organización Territorial,
autonomía
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
D3
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
Certificado de pasantías
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
FECHA
VERSIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
REALIZADO POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B.
Fecha:14-12-2012
Revisó: Yolanda Torres
Fecha:14-12-2012
Firma
Firma
y