MANUAL DE CONDICIONES ESENCIALES Y PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO FARMACEUTICO DROGUERIA KRONOS SALUD PROPIETARIOS: ROCIO AMAYA MARTINEZ Y DANIEL PABON INDICE 1. 2. Introducción Definición del negocio 2.1 Misión 2.2 Visión 2.3 Valores 2.4 Principios 2.5 Estructura administrativa 2.6 Recurso Humano 2.6.1 Descripción de cargos del negocio 2.6.2 Capacitación del recurso humano 2.7 Localización y espacio del negocio 2.8 Equipamiento básico del negocio 2.8.1 Equipamiento básico del negocio 3. Procesos generales 3.1 Selección- Adquisición (compras) 3.2 Recepción de la mercancía 3.3 Almacenamiento 3.4 Dispensación y plan integral de gestión de residuos Hospitalarios (PIGRH) 3.5 Manejo de caja 4. Referencias 1. INTRODUCCION El siguiente manual de procesos y procedimientos de la droguería Kronos Salud se ha elaborado de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes de la resolución 1403 de 2007 del ministerio de la protección social de la Republica de Colombia , para garantizar la calidad, eficacia y seguridad de los medicamentos y dispositivos médicos comercializados en la droguería kronos Salud durante su recepción almacenamiento y dispensación, brindando la información al paciente para lograr el cumplimiento de la terapia , y así alcanzar los resultados planificados y la mejora continua. 2. DEFINICION DEL NEGOCIO Droguería Kronos Salud es una empresa que busca satisfacer las necesidades de la comunidad ofreciendo un buen servicio en atención al cliente , con productos farmacéuticos y populares , garantizando la calidad, eficiencia y competitividad, con el respaldo de un talento humano comprometido e integralmente capacitado, con la confianza de sus proveedores, procurando el bienestar de la sociedad . 2.1 MISION Droguería Kronos Salud es una empresa que ofrece el servicio de atención en salud responsable de las actividades de comercialización de productos farmacéuticos y populares, garantizando la calidad, eficiencia y competitividad, asegurando el crecimiento personal, profesional y económico de nuestros colaboradores así como la satisfacción de las necesidades y el bienestar de la comunidad. 2.2 VISION Droguería Kronos Salud quiere ser una empresa en continuo crecimiento brindando atención personalizada de alta calidad, orientada a proveer soluciones integrales a nuestros clientes con eficiencia y responsabilidad y en continúa colaboración con nuestros proveedores para cumplir nuestros objetivos. 2.3 VALORES Droguería Kronos Salud se caracteriza por contar con personas que trabajan con cualidades morales y culturales como : honestidad , honradez ,responsabilidad, solidaridad ,integridad, confianza, respeto y compromiso. 2.4 PRINCIPIOS Los criterios que orientan las actividades de la Droguería Kronos Salud se centran en ofrecer un servicio humano ,seguro, oportuno, de fácil acceso a la población, eficiente, brindando productos y servicios de buena calidad. 2.5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DROGUERIA KRONOS SALUD Propietarios y gerente Asistente Contable Director de Drogueria Auxiliar 2.6 RECURSO HUMANO El director del servicio farmacéutico de droguería Kronos Salud es expendedor de drogas / auxiliar de servicios farmacéuticos ( según lo dispone el Decreto 2200 de 2005 y su actualización el 2330 de 2006 y la resolución 1403 de 2007 ) Dentro de las funciones primordiales del director del servicio farmacéutico de droguería kronos Salud, están las siguientes: Garantizar que todos los productos farmacéuticos posean REGISTRO SANITARIO vigente. Responder por la recepción, almacenamiento, dispensación correcta de los medicamentos y dispositivos médicos. Responder por el correcto manejo, distribución y expendio de los medicamentos de control especial. Actuar con ética en el desempeño de sus responsabilidades. Informar a las autoridades Sanitarias sobre cualquier anomalía. Cumplir y hacer cumplir las normas sanitarias y técnicas legalmente establecidas. Velar porque todo el personal cumpla con las normas vigentes. Velar que toda formula despachada en el establecimiento sea sellada y firmada por la persona responsable. Promover estilos de vida saludable y el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos. 2.6.1 DESCRIPCION DE CARGOS DEL NEGOCIO Basándose en el ORGANIGRAMA de recurso humano, droguería Kronos Salud describe los cargos así: CARGO GERENTE – PROPIETARIO – DIRECTOR DE DROGUERIA ASISTENTE CONTABLE AUXILIAR REQUISITOS FUNCIONES Conocimiento básico sobre farmacia ,habilidad en el manejo administrativo y financiero y en técnicas de mercadeo, buenas relaciones humanas Dirigir a la empresa en actuaciones comerciales y legales, proyectar el negocio y buscar nuevas alternativas y oportunidades administrar los recursos financieros ,realizar estudios de mercadeo, manejar el personal, conducir las relaciones con los clientes y proveedores. Llevar los registros de contabilidad, llevar los libros de bancos, nómina y gastos, atender cartera, cuentas por pagar. Llevar los registros de contabilidad, llevar los libros de bancos, nómina y gastos ,atender cartera, cuentas por pagar, manejar archivo Atender a los clientes, realizar una adecuada organización, limpieza y orden, vigilar el periodo de vigencia de los medicamentos próximos a vencer, existencias, elaborar informes y optimizar las relaciones personales. Capacitación en temas administrativos y contables, habilidad en el manejo de sistemas Conocimiento en componentes y uso de medicamentos ,habilidad para la parte comercial y buenas relaciones interpersonales 2.6.2 CAPACITACION DEL RECURSO HUMANO Droguería Kronos Salud se preocupa porque el personal, este en continua capacitación para prestar servicio idóneo a sus pacientes. Dentro de los temas que se consideran para la misma se incluye: Organización y estructura del servicio farmacéutico Objetivos del servicio de farmacia Funciones del farmaceuta y del personal auxiliar Normas y procedimientos para uso de recetario Dispensación del medicamento Registros y normas de almacenamiento de los medicamentos Cursos de primer respondiente Entrenamiento en normas de bioseguridad Entrenamiento en planes de gestión de residuos hospitalarios o similares Técnicas de inyectologia Merchandising Módulos de mercadeo 2.7 LOCALIZACION Y ESPACIO DEL NEGOCIO 2.7.1 LOCALIZACION Droguería Kronos Salud está ubicada en la carrera 99 No 155 d-50 ,barrio las orquídeas de la localidad de Suba, Bogotá, Colombia. Para el desarrollo de sus funciones está localizada en un lugar de fácil acceso para usuarios y pacientes. Cuenta con la distancia mínima permitida de 75 metros lineales con respecto a la droguería más cercana teniendo en cuenta que el consejo de estado dio el concepto de pérdida de ejecutoriedad de los actos administrativos. Derogatoria de la competencia para regular las distancias entre las farmacias o droguerías en los centros urbanos. A partir de la entrada en vigencia del Decreto Ley 0019 de 2012, que en su artículo 136 derogó el parágrafo 3 del artículo 10 de la Ley 23 de 1962, donde no se tienen distancia entre las farmacias o droguerías. Está ubicada de forma independiente de cualquier otra actividad comercial, de vivienda o de consultorios médicos. 2.7.2 ESPACIOS Y AREAS Droguería kronos Salud cuenta con un área local de 48 metros cuadrados, la cual es adecuada para el volumen de medicamentos que se manejan, al número de empleados y a los servicios que se prestan. Está libre de insectos y roedores, tiene buena iluminación y ventilación, paredes, pisos y techos limpios, en buen estado y en material de fácil limpieza. Actualmente dispone de área Administrativa, debidamente delimitada, área de recepción y almacenamiento provisional de medicamentos y dispositivos médicos, independiente y separada, área de devoluciones , para el almacenamiento transitorio de los medicamentos vencidos o deteriorados que deban ser técnicamente destruidos o desnaturalizados. Área para el almacenamiento de medicamentos Fito terapéuticos , área de dispensación de medicamentos y entrega de dispositivos médicos , área de cuarentena de medicamentos en donde se podrán almacenar de manera transitoria los productos retirados del mercado, área para manejo y disposición de residuos , y servicios sanitarios. Mantiene condiciones de temperatura y humedad que garantizan la conservación de los medicamentos. 2.8 EQUIPAMIENTO BASICO DEL NEGOCIO Droguería Kronos Salud cuenta con equipamiento básico, materiales y equipos suficientes que le permiten un desarrollo normal de las actividades. Entre ellos se encuentran: Escritorio ,Sillas Estanterías Vitrinas Nevera de helados Nevera de agua y gaseosa Textos básicos para el servicio de información de medicamentos Computador Diccionario de especialidades farmacéuticas 2.8.1 PARA LA ZONA DE INYECTOLOGIA CUENTA CON: Lavamanos sitio cercano Camilla Mesa auxiliar Jeringa desechables Recipiente algodonero Toallas desechables Dotación para manejo de desechos – Guardián Dotación para protocolo de bioseguridad, aseo personal, asepsia del sitio. 2.9 NIVEL DE COMPLEJIDAD DEL NEGOCIO Droguería Kronos Salud como establecimiento farmacéutico minorista que tiene que ver con la comercialización al detal se clasifica como DROGUERIA ya que está dedicada a la venta minorista de medicamentos alopáticos, homeopáticos , Fito terapéuticos ,dispositivos médicos, suplementos dietarios, cosméticos, productos de tocador , higiénicos y productos que no producen contaminación o ponen en riesgo la salud de los usuarios. Estos productos están ubicados en estanterías independientes y separadas. En cuanto a la recepción y almacenamiento, dispensación, transporte y comercialización de medicamentos y dispositivos médicos, se somete a la normatividad vigente en la materia. (Ley 1122 del 9 de enero de 2007, numeral “d” del artículo 34). 3. PROCESOS GENERALES Droguería kronos salud implementa procesos generales de acuerdo al Decreto 2200 de 2005, Decreto 2330 de 2006 y a la resolución 1403 de 2207. Estos son: Selección y adquisición de medicamentos, recepción de mercancía, almacenamiento, dispensación y manejo de caja. Este ultimo de acuerdo a las políticas del establecimiento. 3.1 NOMBRE PROCESO SELECCIÓN Y ADQUISICION (COMPRAS ) RESPONSABLES Gerente y Director de Droguería 1. Selección del pedido 1.1 Determinar los faltantes. 1.2 Cuanto comprar 1.3 Cuando comprar PROCEDIMIENTO 2. Adquisición del pedido 2.1 Comunicación con proveedores 2.2 efectuar pedido 2.3 Despacho de mercancía a la droguería OBJETIVO Optimizar la adquisición de faltantes con el fin de garantizar un inventario adecuado. ALCANCE Inicia con la actividades para diseñar el pedido y termina con el despacho de los faltantes por parte de los proveedores INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES Se utiliza cuaderno de faltantes, brochure de promociones, ofertas y precios especiales, celular y medios electrónicos para comunicación con proveedores. MARCO LEGAL Normas de ejecución de los pedidos y despacho de los faltantes por parte de los proveedores. Decreto 2200 de 2005 Artículo 15. Capitulo III. Artículo 15. Procesos del Servicio Farmacéutico. Los procesos del servicio farmacéutico se clasifican en generales y especiales: 1. Dentro de los procesos generales se incluye como mínimo: selección, adquisición, recepción y almacenamiento, distribución y dispensación de medicamentos y dispositivos médicos, participación en grupos interdisciplinarios; información y educación al paciente y a la comunidad sobre el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos; y destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos. DESCRIPCION DEL PROCESO 1. Se inicia con el diseño del pedido, determinando los requerimientos de mercancía, esto valiéndose de la revisión diaria de toda la estantería con el fin de identificar las mínimas existencias y faltantes, revisando cartillas de ofertas de precios y promociones con el fin de optimizar los recursos de la droguería, para la adquisición de mercancía. Se define cuanto comprar de acuerdo con la relación de ventas/compras, o de acuerdo con la rotación de los productos; se define cuando comprar de acuerdo con la conveniencia o disposición de recursos con tal de mantener los niveles de liquidez del negocio. 2. Se efectúa el pedido, llamando a los proveedores con el fin de optimizar los recursos en la comunicación y ahorrar tiempo para dedicarlo a la atención del cliente. Supervisamos el cumplimiento por parte de la empresas transportadora, en cuanto a tiempo de despacho, buen trato de la mercancía, en el transporte. Políticas En Droguería kronos salud manejamos políticas de compras como : Proveedores Depósitos de Drogas = populares, genéricos, alto costo, cosméticos, pañales Los pedidos se realizan una vez por semana. La relación Ventas/Compras se da de acuerdo a la rotación del inventario. Las facturas se organizan por fecha de llegada y por proveedor. La droguería cuenta con un kardex de proveedores ordenados y disponibles para ser consultados por las autoridades sanitarias que se relacionan a continuación. Empresa NIT Ciudad Teléfono Cobeca Continental Distribuidora Farmacéutica Roma S. A. 8600002919 Bogotá 5961515 Distribuidora Servinorte S.A.S. Incauca s.a. Meals de Colombia Surtimarcas Abra s.a.s. Confitecol Colombina s.a. Mondelez Internacional 890901475-0 Representante comercial Yolanda Nieto BogotáZona Industrial Montevideo 830009550-1 Bogotá 7469810 Ramón Pedraza 7044141 Miriam Pabón 891300237-9 Bogotá 7105193 860008448-2 Bogotá 6439120 Steven Obando Diana Muñoz 900420280-2 Bogotá 4636570 800195190-1 890301884-5 Bogotá Bogotá 6012020 8773000 890300686-9 Bogotá 6451489 Johanna puestes Dorys Ariza Bellanire Perilla Gilma Alvarez Director de droguería Inicio Mercancía Requerimientos Fin Director de droguería Despacho mercancías por parte de proveedor Cuando comprar y cuanto comprar FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SECCION Y ADQUISICION DROGUERIA KRONO SALUD Comunicaciones y solicitud pedido a proveedores Definición pedido 3.2 RECEPCION DE LA MERCANCIA Recepción de mercancía Centro de gestión Código Responsables Droguería kronos salud Pg-002- DT Director de Droguería y auxiliar 1. Revisión 2. Fijación 3. Devolución Procedimiento OBJETIVO Verificar que la mercancía despachada cumple con los requisitos tales como aspecto físico del producto, cantidades que coincidan con lo facturado, fechas de vencimiento, registros sanitarios. Determinar el precio de venta del producto Establecer una metodología para fijar etiquetas. Definir productos para devoluciones. ALCANCE Inicia con la revisión de la mercancía, continua con la fijación del precio y etiquetaje y termina con el procedimiento de devoluciones si las hay. Insumos requeridos y sus proveedores Factura del proveedor Mercancía SALIDAS PRODUCTOS O RESULTADOS Y CLIENTES Pedido revisado y etiquetado. Productos para devolución. Procesos seleccionados Se relaciona con proceso de selección – adquisición y almacenamiento. MARCO LEGAL Este proceso está normalizado por el decreto 2200 de 2005, capitulo III, articulo 15. Para que el proceso se ajuste a la norma debemos conocer los requisitos de empaque, etiqueta y rótulos de los medicamentos, los cuales encontramos en el decreto 677 de 1995, que a continuación se transcribe : Decreto 677 de 1995 Artículo 69 – Del envase: Los envases de los medicamentos deben estar protegidos en su tapa por un sistema de seguridad que se rompa al abrirlos. Artículo 72- etiqueta y rotulo: El nombre del producto en su denominación genérica y comercial. Nombre del laboratorio fabricante y su ubicación. Composición (principio activo) y concentración. Fecha de vencimiento, la cual no debe ser mayor a 5 años. Número de lote. Cantidad contenida en el envase. Las condiciones especiales de almacenamiento cuando el producto lo requiera. Número de registro sanitario. Las frase venta bajo formula médica o venta libre, según el caso. Parágrafo: en las etiquetas y empaques de los medicamentos de venta bajo formula médica u odontológica no deben aparecer las indicaciones del producto, pero la posología y contraindicaciones. Definiciones: Fecha de vencimiento, caducidad o de expiración La que se indica como tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, la pureza, las características fisicoquímicas y las otras que corresponden a la naturaleza e indicación de una droga, un medicamento, un cosmético o productos similares y que se recomienda con base en los resultados de las pruebas de estabilidad realizadas al efecto. Vida útil de un producto: periodo de vida útil. Tiempo durante el cual se espera que un producto, si se almacena correctamente, satisfaga las especificaciones, dícese también del tiempo durante el cual un producto mantiene su estabilidad. Estabilidad Aptitud de un principio activo o de un producto de mantener en el tiempo sus propiedades originales dentro de las especificaciones establecidas. Condiciones de comercialización de un medicamento Mecanismos de comercialización autorizados para un medicamento, que pueden ser bajo venta libre, bajo formula médica o bajo control especial. Se entiende por lote la cantidad de un producto que se produce en un solo ciclo de fabricación. La característica esencial de la homogeneidad. Número de lote La designación (en número o letra) o codificación del producto que identifica el lote a que este pertenece y que permite en caso de necesidad, localizar y revisar todas las operaciones de fabricación e inspección practicadas durante su producción. Es importante conocer el registro sanitario de los productos farmacéuticos: Esto es un documento público expedido por el invima o la autoridad delgada, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales establecido el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar envasar, procesar y/o expender los medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas con base en productos de uso doméstico. El registro sanitario tiene una duración 10 años, mientras se conserve las características que se le otorgó. Tipo de registro sanitario Fabricar y vender Importar y vender Importar, envasar y vender. Importar,semielaborar y vender Semielaborado y vender Nomenclatura de los registros sanitarios Producto farmacéutico Expendido por minsalud Expedidos por el INVIMA 1995 Medicamentos R.S.No. M 000001 No. INVIMA M00000. R1 Productos naturales R.S.No N-000001 o. Actual Registro sanitario INVIMA 2002 M 0000 Productos de aseo y limpieza, insumos para la salud, producto odontológicos condones variosProductos importados: R.S.No. V -000001 No INVIMA V 00000. INVIMA 2002V000000 Registro de importación más registro Invima (según tipo de producto Todo medicamento requiere para su producción, importación, exportación, procesamiento, envase, empaque, expendio y comercialización de registro sanitario por la autoridad competente, de acuerdo a las normas establecidas en el Decreto 677 de 1995, la expedición de Registros Sanitarios distingue dos clases de medicamentos. DESCRIPCION DEL PROCESO 1. RECEPCION DE MERCANCIA Una vez llega la mercancía a la droguería, y en la área destinada para ello, se realizaran los siguientes pasos: a) Verificar en la factura que el nombre corresponda con el de la droguería. b) Contar los paquetes, bolsas o cajas, que coincidan con la nota de remisión. c) Firmar y sellar de visto bueno la planilla de control de entrega. 2. REVISION. a) Cotejar con la factura valores de la mercancía exenta, gravada, impuesto y notas crédito por actividades comerciales. b) Revisar los productos a 6 meses, registro sanitario, cantidades de productos, presentación y precios de compra. Qué sea de los productos siguiendo el orden por factura y verificar empaques de producto, fechas de vencimiento. 3. FIJACION DE PRECIOS Y ETIQUETAJE. a. De acuerdo a su política establecida se efectúan las etiquetas con el precio de venta del producto. b. Debe tener en cuenta que el precio en la etiqueta sea legible. c. El precio de la venta al público en las etiquetas será redondeado de 0 hacia arriba. 4. DEVOLUCION DE MERCANCIA. Ante cualquier diferencia entre la factura y el pedido, el Administrador-Vendedor de la droguería deberá: a. Comunicarse inmediatamente con su proveedor directamente al departamento de servicio al cliente para efectuar el reporte correspondiente. b. Debe preparar la mercancía para devolver, antes de que llegue el próximo pedido. c. Colocar los productos a devolver en las cestas plásticas que llegaron con el pedido anterior. d. Entregar al transportista y firmar y sellas la nota de remisión de la devolución. e. Esperar por la nota crédito para ser descontada en los próximos pedidos. POLITICAS DROGUERIA KRONOS SALUD actualiza inventario y de precios mediante la revisión directa de mercancía. Fija precios con etiquetadora. DROGUERIA KRONOS SALUD tiene como Políticas para realizar Devoluciones las siguiente: a. Cuando llega medicamentos en mal estado, cajas y empaques imperfectos. b. Cuando llegue mercancía que no ha sido solicitada. c. Cuando hay error en la presentación comercial de los medicamentos o productos solicitados. d. Cuando hay medicamentos pronto a vencerse, de acuerdo a políticas del proveedor. e. La forma farmacéutica (tableta ampolla, capsula, ungüento, jarabe, elixir) no cumple con os solicitado. f. La fecha de vencimiento, expiración o caducidad ,es menor a un año g. Cuando el contenido de las etiquetas no son claras o presentan manchas de tinta o sustancias que impidan leer la información o cuando las etiquetas desprenden tinta al colocar los dedos. h. Cuando las tapas no vienen con banda de seguridad y cierre hermético o cuando presentan manchas u otras suciedades, grietas. subgerente inicio Recepcion mercancia Verificación factura contar paquetes, bolsas comparaciones con nota remisión, firma y sellar fin Entregar a transportista y firmar y sellar nota remision Preparar mercancia para devolver en cesta plastica Comunicación con proveedor para reporte Devolución de mercancía cuando se requeria fin Fijaciones de precios y etiquetaje CENTRO DE GESTION CODIGO RESPONSABLES PROCEDIMIENTO 3.3 NOMBRE PROCESO ALMACENAMIENTO DROGUERIA KRONOS SALUD PG-003-DT Director de Droguería y auxiliar 1. Señalización de Sub-Áreas 2. Ordenamiento 3. Ubicación 4. Control de factores ambientales. OBJETIVO Asegurar la calidad de todos los productos o medicamentos durante su permanencia en el almacén o droguería con el fin de que cumplan con la función para lo cual fueron diseñados. ALCANCE Inicia con la disposición de las áreas, su señalización, ordenamiento de los productos y ubicación y control de los factores ambientales. INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES Para este proceso se requiere de: mercancía, mobiliario, estanterías y vitrinas, formato para control de Temperatura y Humedad. SALIDAS PRODUCTO O RESULTADOS Y CLIENTES Productos almacenados, ubicados, ordenados. PROCESOS SELECCIONADOS Este proceso se relaciona con el proceso de Recepción y Revisión de mercancía. MARCO LEGAL Este proceso esta Normalizado igual que los anteriores por el decreto 2200 de 2005, capitulo III, articulo 15. En este proceso se deben considera las buenas prácticas de almacenamiento que se transcriben. Este proceso considera la aspectos tales como: - Condiciones Locativas. Condiciones Físicas. Condiciones Higiénicas. Condiciones de Infraestructura. 1. CONDICIONES LOCATIVAS Hace referencia a las condiciones que debe cumplir el área de almacenamiento desde el punto de vista del local utilizado para proceso. Se debe tener en cuenta: - Determinación del tamaño y volumen del área. Numero de medicamentos almacenados (según políticas de compras). Características propias de los medicamentos(los que requieren refrigeración, los de control especial, empacados en frascos, ampollas, cajas, etc.) Número de personas que trabajan en el sitio de almacenamiento (el flujo de la circulación sea adecuado). Establecer el diseño de área: 1.1. AREAS - Área de Recepción: Es el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada a la Droguería, para luego ser sometidos al proceso de recepción (Técnica y administrativa) y poder ser utilizados. - Área de cuarentena: Área de recepción en el cual se colocan los medicamentos que por alguna razón no pueden ser distribuidos, pronto vencimiento, deteriorados, problema en la etiqueta duda, etc... - Área de almacenamiento: Área destinada a los medicamentos que si pueden ser distribuidos. Dentro de esta área encontramos: Zona embalajes completos. Zona estanterías (Medicamentos listo para dispensar). Zona de despacho-empaque (entrega de medicamentos). Zona de refrigeración(los medicamentos que lo requieran). Zona de control de seguridad (Medicamentos de control Especial y algunos que por su naturaleza lo requieran). -Área de dispensación: Lugar donde sea colocan los medicamento que van a ser vendidos a los cliente (vitrinas). - Área administrativa: Espacio en el cual el responsable de la Droguería, tenemos escritorio y archivo. - Área de servicios sanitarios: Para evitar que el servicio al público sea interrumpido inesperadamente. 1.2 SEÑALIZACION DE LAS AREAS La señalización debe hacerse con letreros no menos de 20cm. De ancho con letras de 10cm, de altura. Se recomiendan los siguientes colores para la señalización de áreas. 2. CONDICIONES FISICAS AREA RECEPCION REVISION ALMACENAMIENTO CUARENTENA MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL MATERIAL RECICLABE CADENA DE FRIO COLOR VERDE ROJO AMARILLO NARANJA VIOLETA ROJO RAYADO AZUL ADMINISTRATIVA SERVICIOS SANITARIOS SUSTANCIAS INFLAMABLE VINOTINTO BLANCO NARANJA 2.1 ORDENAMIENTO Consiste en darle una ubicación adecuada y sistemática a los mecanismos dentro de la Droguería, esto nos permite ubicar fácilmente el medicamento, lo que contribuye a agilizar los procesos de despacho, ayuda a los conteos durante un inventario y además ayuda a optimizar el espacio y a la organización y buen aspecto físico del área, que sea organizada y agradable a la vista. Tenemos una forma de ordenamiento, dentro de la cual tenemos: Ordenamiento por orden alfabético de Nombre Genérico : Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre genérico del medicamento, es de mucha utilidad porque permite al personal establecer una secuencia a la hora de hacer los pedidos o en las labores de conteo, se ordena independientemente del grupo farmacológico al cual pertenezcan, por lo tanto es útil cuando se cuenta con personal que no está capacitado en grupos farmacológicos. Tiene la desventaja de que se pueden cometer errores ya que no se encuentran separadas las formas farmacéuticas propias del medicamento. Ordenamiento por orden alfabético del laboratorio fabricante : Es un tipo de ordenamiento con base en el nombre del laboratorio, permite si el personal se encuentra entrenado en ubicar medicamentos por laboratorio. Al existir varios métodos de ordenamiento, ninguno de ellos ideal, se debe definir el método más apropiado de acuerdo con las características del personal y con el tamaño del área de almacenamiento con que cuenten. 2.2 UBICACIÓN Para ubicar los medicamentos correctamente, existen varios métodos, uno de los cuales es el FIFO, siendo el más utilizado (First in, first out), que significa “primero en llegar, primero en salir”. Otro de los métodos utilizados es por fecha de vencimiento colocando siempre adelante el que primero se vence. Idealmente debe utilizarse la combinación de ambos métodos, teniendo, siempre presente que lo primero que entra es lo primero que debe salir, pero no olvidando el parámetro más crítico: la fecha de vencimiento. 3. CONTROL DE LOS FACTORES AMBIENTALES Las propiedades físicas de los medicamentos como: apariencia, tamaño, dureza, color, etc….Químicas como la estabilidad, la potencia y microbiología como la presencia de gérmenes, pueden en el ALMACENAMIENTO verse afectadas por factores ambientales como lo son la luz, temperatura, y la humedad los cuales pueden denominare como los tres (3) enemigos de los medicamentos. - La luz: Existen medicamentos que se deterioran desde el punto de vista Fisicoquímico por estar en contacto directo con la luz, ya sea natural o artificial, estos medicamentos se denominan FOTOSENSIBLES. Los medicamentos color rojo o ámbar, frascos color ámbar, ampollas de color ámbar. La recomendación es que este tipo de medicamentos nunca, y por ningún motivo debe perder el empaque original de protección (ver listado de medicamentos FOTOSENSIBLES). - Control de La temperatura y la humedad : Es otro de los factores críticos que es necesario controlar para evitar deterioros de los medicamentos. Cada medicamento tiene un límite de temperatura hasta el cual resiste sin deteriorase, el requisito debe estar indicado en el empaque del producto. Los medicamentos sensibles a la temperatura reciben el nombre de TERMOSENSIBLES. Se hace necesario controlar este factor en el área de almacenamiento con el objeto de evitar que se deterioren y que al final tengamos un producto que ya ha perdido su potencia o que, peor aún, ya que tiene otros productos que pueden ser tóxicos para el organismo. Las temperaturas de almacenamiento son: Temperatura ambiente controlado: Rango entre 15-25°C, dependiendo del sitio geográfico en donde se localice la farmacia. Refrigeración: Temperatura comprendida entre 2°c y 8°c, algunos Medicamentos que deban almacenarse en este rango de temperatura: Vacunas, Antitoxinas, insulina, antibióticos reconstituidos. Fresca: Temperatura entre 8 y 15°C.Un medicamento que deba ser almacenado en fresco puede ser directo o alternativamente ubicado en un refrigerador en el caso del que el clima sea caliente, a menos que se especifique lo contrario en la etiqueta. Caliente: Temperatura comprendida entra 30°c y 40°c. Estas temperaturas resultan dañinas para la mayoría de los Medicamentos. Calor excesivo: Temperatura mayor de 40°c. Medicamentos almacenados a estas temperaturas, es muy probable que ya estén deteriorados. Proteger de la congelación: la congelación de un producto (por debajo de 0°c) además del peligro de quebrase el envase se acompaña normalmente de la perdida de la potencia, el rotulo debe traer indicaciones claras para que el producto no sea congelado. Cuando en la etiqueta no especifican Condiciones de almacenamiento se sobre entiende que el producto debe estar protegido de todos los factores ambientales que puedan afectar su calidad, se recomienda almacenar a temperatura ambiente. Para llevar a cabo un control adecuado de este factor es necesario colocar termómetros en los lugares más críticos como son el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento donde la temperatura es más alta, y lo más importante es llevar registro de estas temperaturas ( tablas de registros de temperatura, humedad, y cadena de frio). - Humedad: La humedad es un factor ambiental que afecta considerablemente las condiciones de estabilidad de los Medicamentos almacenados. Es muy importante controlar porque es el que genera el deterioro a través del crecimiento de microorganismo como hongos y bacterias, produce reacciones químicas de oxidación de los componentes de los Medicamentos y deterioro de la forma farmacéutica del producto como ablandamiento y cambio de color (tabletas). A los medicamentos que son sensible a la humedad se les denomina HIGROSCOPICOS. El control de la humedad se hace con un instrumento llamado higrómetro y para ubicarlo en el área de almacenamientos procede de igual forma que para ubicar el termómetro. Es muy importante que el personal de la droguería está tomando en un formato el registro de temperatura y humedad diario en la mañana y en la tarde todos los días para mantener el ambiente propicio para la conservación de los medicamentos. La humedad relativa máxima ACEPTADA para el almacenamiento de los medicamentos es hasta un 67%, de lo contrario se deben tomar medidas de control pertinentes para garantizar calidad de los medicamentos. - Otros: Además de lo descrito anteriormente se deberá tener en cuenta aspectos tales como: Paredes y pisos: deben ser de material de fácil aseo y limpieza. Buena circulación de aire: apertura de ventanas, puertas, colocación de ventiladores y extractores, etc. Sitio exclusivo para sustancias inflamables. Extinguidores de incendios debidamente cargados (saber cómo utilizarlos por todo el personal). Delimitar y señalizar cada una de las subarea dentro dela rea de almacenamiento. Colocar avisos “NO FUMAR” y de “NO COMER” dentro del área de almacenamiento. Cuando los factores ambientales no se ajustan a la especificación requerida se deben tomar las medidas correctivas pertinentes para GARANTIZARLA CALIDAD DE LOS MEDICAMENTOS. 4. CONDICIONES HIGIENICAS Son las precauciones que debemos tener desde el punto de vista de las buenas prácticas de aseo y que nos van a permitir mantener los productos bien almacenados sin problema de tipo microbiológico: La ventilación debe ser aire fresco y no que provengan de sitios de contaminación (basureros, parqueaderos). Personal sano. Buenas prácticas de higiene personal. Aseo, limpieza y desinfección de las áreas. Instalaciones sanitarias funcionando, limpias y desinfectadas. Lavamanos apropiado y funcionando. Estantes limpios y libres polvos. Medicamentos libres polvo, sin partículas adheridas a las cajas. Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores. Nevera limpia, exclusiva para almacenar medicamentos. No se permiten alimentos, reactivos de laboratorio ni líquidos biológicos como sangre, muestras de laboratorio, etc. No comer en el área de almacenamiento. Limpiar las estibas cada mes. Instalaciones eléctricas adecuadas ( programa de seguridad) Que el aseo y la limpieza sean un proceso diario. Implementar programa de bioseguridad. ALGUNOS MEDICAMENTOS QUE SON AFECTADOS POR FACTORES AMBIENTALES COMO TEMPERTAURA Y HUMEDAD. Medicamento (nombre genérico) Acetaminofén Ácido acetil salicílico Adrenalina Ampicilina Antibióticos Antitoxina tetánica Aztreonam Bencilpenicilina Benzoato de bencilo Dapsone Diazepam Fenobarbital Fenoximetil penicilina Hidróxido de aluminio y magnesio Insulina Isoniazida Medicamentos dermatológicos Metronidazol Preparados oftálmicos Sulfamidicos Sales de rehidratación oral Sueros Forma farmacéutica Elixir Tableta Inyectable Polvo suspensión Diferentes formas Diferentes formas Polvo suspensión Tableta Loción Tableta Inyectable Tableta Tableta Tableta Diferentes formas Tableta Crema, ungüento Tableta Ungüento Polvo Diferentes formas Temperatura alta Humedad X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Sulfaceta sódica Tetraciclina Tetraciclina Tetraciclina Tinidazol Todos los Medicamentos Trimetropin Sulfametoxazol Vacunas Ungüento Capsula Óvulos Supositorios Tableta Tabletas efervescentes Tableta Diferentes formas X X X X X X X X LISTADO DE MEDICAMENTO FOTOSENSIBLES MEDICAMENTO (NOMBRE GENERICO) ACETAMINOFEN ACIDO ACETIL SALICILICO + CODEINA ACIDO FOLICO ACIDO PARA- AMINOBENZOICO ACIDO RETINOCIO ALFAMETILDOPA AMINOFILINA ANFOTERICINA B APOMORFINA BENZOCAINA+ GLICERINA BATAMETSONA BIPERIDENO BROMOCRIPTINA CAFEINA+ ERGOTAMINA CEFALEXINA CLOFIBRATO CLOMIFENO HIDRATO DE CLORAL CLORFENIRAMINA CLORPROMAZINA CODEINA FOSFATO COLCHICINA MEDRIXONA DAPSONA DOCLOFENACO SODICO DEXAMETASONA ACETATO DEXAMETASONA FOSFATO DEXTROMETORFANO DIAZEPAM DIAZOXIDO DIFENHIDRAMINA FENITOINA DIGOXINA DIHIMORFINONA FORMA FARMACEUTICA TABLETA TABLETA TABLETA LOCION GEL, CREMA, LOCION TABLETA INYECTABLE POLVO INYECTABLE INYECTABLE, SOLUCION ORAL TABLETAS SOLUCION OTICA INYECTABLE, TABLETA INYECTABLE TABLETA TABLETA CAPSULA TABLETA TABLETA ELIXIR, JARABE ELIXIR, JARABE, INYECTABLE INYECTABLE, JAABE, TABLETA JARABE, TABLETA TABLETA SOLUCION, SUSPENSION OFTALMICA TABLETA INYECTABLE SUSPENSION, INYECTABLE INYECTABLE JARABE INYECTABLE, TABLETA INYECTABLE INYECTABLE INYECTABLE INYECTABLE TABLETA DROPERIDOL EPINEFRINA ERGOTAMINA ERITROMICINA ESPIRONOLACTONA FENOBARBITAL FENTANILO CITRATO FLUFENAZINA FUROSEMIDA HALOPERIDOL HIDRALAZINA HIDROQUINONA HIDROXICOBALAMINA HIDROXIPROPAFENONA HIDROXIPROGESTERONA IDOXURIDINA ISONIAZIDA KETAMINA LEVOMEPROMAZINA LEVOTIRIXINA LIDOCAINA+ EPINEFRINA LITORONINA METAMIZOL METOCLOPRAMIDA METOXALENO METRONIDAZOL ACIDO NALIDICO NAXOLONA NAPROXEN NEOSTIGMINA NICLOSAMIDA NITRAZEPAM NITROFURANTONINA PENICILINA PROCAINICA PIPERAZINA PIRANTEL PAMOATO PIRIDOXINA PIRIMETAMINA POTASIO GLUCONATO PREBISOLONA PRIMAQUINA INYECTABLE INYECTABLE INYECTABLE TABLETA TABLETA ELIXIR INYECTABLE INYECTABLE TABLETA, INYECTABLE INYECTABLE TABLETA LOCION, CREMA INYECTABLE INYECTABLE INYECTABLE SOLUCION OFTALMICA TABLETA INYECTABLE INYECTABLE TABLETA INYECTABLE TABLETA TABLETA INYECTABLETA,TABLETA LOCION TABLETA TABLETA INYECTABLE TABLETA TABLETA TABLETA TABLETA TABLETA, SUSPENSION ORAL INYECTABLE ELIXIR SUSPENION ORAL TABLETAS TABLETA ELIXIR TABLETA TABLETA PROPARACAINA PROPRANOLOL QUINIDIA RESEDHIDRINA RIFAMPICINA + ISONIAZIDA RIFAMPICINA SULFACETAMIDA TERBUTALINA TESTOSTERONA TETRACILINA TIMANINA TIMOLOL TRANILCIPRAMINA TRANCINOLONA TRIMETROPRIM SULFOMETOXAZOL VERAPAMILO VITAMINA A VITAMINA K WARFARINA YODOPAMINA MEGLUMINICA SOLUCION ORAL INYECTABLE, TABLETA CAPSULA, TABLETA TABLETA CAPSULA CAPSULA SOLUCION OFTALMICA SOLUCION INYECTABLE INYECTABLE CAPSULA TABLETA SOLUCION OFTALMICA TABLETA INYECTABLE TABLETA INYECTABLE CAPSULA, SOLUCION ORAL SOLUCION INYECTABLE TABLETA SOLUCION INYECTABLE DESCRIPCION DEL PROCESO Una vez se señalizan las sub-áreas de la droguería, se dispone a ordenar los productos según los diferentes tipos de ordenamiento, se ubica el producto según la metodología FIFO-FEFO, se controla la temperatura, humedad y se registra a diario en las planillas específicas, se practican tareas de limpieza según manual de bioseguridad. POLITICAS En DROGUERIA KRONOS SALUD. Los medicamentos se tienen organizados por orden alfabético, esto ha ayudado a Dispensar los medicamentos evitando errores y por ende a disminuir el riesgo en los pacientes. Se tiene en cuenta para la ubicación de los medicamentos la fecha de vencimiento en donde el primero en vencerse es el primero en salir. Para garantizar la calidad de los productos almacenados se tiene en cuenta estar controlan do los factores ambientales como Temperatura y humedad, para eso se diligencia un formato donde se registra dos veces por día los datos. Para tener adecuadamente las características de los medicamentos almacenados, se realiza limpieza cada ocho días con bayetilla húmeda y con hipoclorito. Director de Droguería y auxiliar Inicio Tiene en la señalización de las sub-áreas y factores ambientales Organizar medicamentos por orden alfabético Ubicar medicamentos de acuerdo a la fecha de vencimiento primero en vencerse primero en salir Fin Control de factores ambientales como temperatura y humedad dos veces por día limpieza zona de almacenamiento CENTRO DE GESTION CODIGO RESPONSABLES PROCEDIMIENTO 3.4 NOMBRE DEL PROCESO DISPENSACION DROGUERIA KRONOS SALUD PG-004-DT Director de Droguería y auxiliar 1. Requerimiento de medicamentos sin prescripción médica. 2. Requerimiento de medicamentos con prescripción médica. 3. Entrega del medicamento al paciente. OBJETIVO El acto de la dispensación es complejo, por lo tanto se tiene como objetivos simultáneos los siguiente: Entregar el medicamento y/o el producto en condiciones óptimas y de acuerdo con la normatividad legal vigente. Proteger al paciente frente a la posible aparición de problemas relacionados con los medicamentos. ALCANCE Inicia con la recepción de la orden del cliente o de la receta hasta la entrega del producto. INSUMO REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES Es el momento de verdad en donde hay contacto con el cliente, quien nos trae la receta médica, agregamos todas las ayudas que ese utilizan en la dispensación, tales como vademécum , diccionario farmacéutico. SALIDAS PRODUCTOS O RESULTADOS Y CLIENTES Productos dispensados de manera óptima y con seguridad para la salud del cliente. PROCESOS SELECCIONADOS Este proceso interactúa de almacenamiento y lo que tiene que ver con su ordenamiento y ubicación se interactúa con el proceso de manejo de caja. MARCO LEGAL Es el proceso más crítico y más normalizado de todos los procesos de la droguería y en el cual las acciones de vigilancia y control son sumamente estrictas, por lo tanto serán las que más tendrán en cuenta en el acto de la dispensación. Normalizadas a través de decreto 2200 de 2005 en sus artículos: 16,17.18,19 y 20,que se transcriben a continuación: Capitulo IV De la prescripción de los medicamentos Artículo 16.caracteristicas de la prescripción. Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación del paciente y registro de sus condiciones y diagnostico en la historia clínica, utilizando para ello la denominación común internación(nombre genérico) y cumpliendo los siguientes requisitos: 1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su competencia. 2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para su administración. 3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado. 4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, Claves, signos decretos, abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por el comité de farmacia y terapéutica de la institución. 5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico y del departamento de enfermaría o la dependencia que haga sus veces. 6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el diagnostico. 7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera. Artículo 17.contenido de la prescripción La prescripción del medicamento deberá realizare en un formato en el cual debe contener, como mínimo, los siguiente datos cuando estos apliquen: 1. nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud o profesional de la salud que prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica. 2. Lugar y fecha de la prescripción. 3. Nombre del paciente y documento de identificación. 4. Número de la historia clínica 5. Tipo (contributivo, subsidiado, particular, otro.) 6. Nombre del medicamento expresado en la denominación común internacional (nombre genérico). 7. Concentración y forma farmacéutica. 8. Vía de administración. 9. Dosis y frecuencia de administración. 10. Periodo de duración del tratamiento. 11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en número y letras. 12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor. 13. Vigencia de la prescripción. 14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional. Capitulo v De la distribución y dispensación de medicamentos – Artículo 18.distribucion de medicamentos. La distribución física de medicamentos estará regulada por las normas técnicas que expida el ministerio de la protección social. El embalaje y/o transporte de productos farmacéuticos forma parte de la distribución intra-hospitalaria o física y deberían ser técnicos en cuenta en el desarrollo del modelo de gestión del servicio farmacéutico. El servicio farmacéutico deberá determinar el sistema o los sistemas de distribución inhospitalaria en la institución prestadora de servicios de salud, para garantizar la oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que deban suministrare a los pacientes Los servicios farmacéuticos de las instituciones de segundo y tercer nivel de complejidad deberán implementar el sistema de distribución de medicamento en Dosis unitaria, de acuerdo con las condiciones, criterios y procedimientos establecido en la normativas vigente y los que se establezcan en los modelo de gestión del servicio farmacéutico. Los servicios farmacéuticos del primer nivel de complejidad podrán adoptar el sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria, sometiéndose alas condiciones, criterios y procedimientos señalados. El sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria podrá operar en una institución de salud con otros sistemas intrahospitalarios de distribución. Artículo 19.obligaciones del dispensador Son obligaciones del dispensador: 1. Verificar que la prescripción este elaborada por el personal de alud competente y autorizado y que cumpla con las características y contenido de la prescripción, establecidos en el presente decreto. 2. Verificar que las preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles; nutrición parental; y, mezclas de medicamentos oncológicos, contengan en el rotulo o etiquetas la información sobre el paciente hospitalizado o ambulatorio, según el caso; de la preparación o de la mezcla; y, la firma responsable. 3. Exigir la prescripción para aquellos medicamentos en los que aparezca en la etiqueta la leyenda “venta bajo formula medica”. 4. No dispensar y consultar al prescriptor cuando identifique en una prescripción posibles errores, con el fin de no incurrir en falta contra la ética profesional. 5. Verificar y controlar que los medicamentos dispensados correspondan a los prescritos. 6. Informar al usuario sobre aspectos indispensables que garanticen el efecto terapéutico y promuevan el uso adecuado de los medicamentos, tales como: condiciones de almacenamiento, como reconstituirlos, como medir la dosis, que cuidados debe tener en la administración, interacciones con alimentos y otros medicamentos, advertencias sobre efectos adversos, contraindicaciones y la importancia de la adherencia a la terapia, cuando la dirección técnica de la droguería, este a cargo de la persona que no ostente título de químico farmacéutico o tecnólogo en regencia de farmacia información que debe ofrecer al paciente está señalada está señalada en el artículo 30 del presente decreto. 7. Brindar a los usuarios pauta sobre el adecuado de los medicamentos de venta sin prescripción facultativa o de venta libre. 8. Recibir la capacitación ofrecida por las entidades oficiales o de otros actores del sector salud y/o capacitarse continuamente en los conocimientos teóricos y destrezas necesarias en el ejercicio del cargo u oficio, a fin de ir aumentando progresivamente en las competencias laborales ARTICULO 20. PROHIBICIONES DEL DISPENSADOR El dispensador no podrá: 1. Adulterar o modificar en cualquier forma la prescripción. 2. Cambiar el principio activo, concentración, forma farmacéutica, vía de administración, frecuencia, cantidad y la dosis prescrita. 3. Dispensar medicamentos alterados o fraudulentos. 4. 5. 6. 7. Violar la reserva a que está obligado por razón de la función que desempeña. Recomendar a los usuarios la utilización de medicamentos. Tener muestras médicas de medicamentos. Tener envases y empaques vacíos, en el servicio farmacéutico, o en aquellos establecimientos farmacéuticos que no estén autorizados para realizar preparaciones magistrales. DESCRIPCION DEL PROCESO 1. REQUERIMIENTO DE MEDICAMENTOS SIN PRESCRIPCION MEDICA En este procedimiento la actividad más importante es “escucha” con atención los datos que el cliente solicita y en especial el nombre exacto del producto, la forma de presentación, bien sea jarabe, suspensión, grageas, tabletas, etc. y si se trata de presentación pediátrica o adultos. 2. Requerimiento de medicamentos con prescripción médica. En este procedimiento la actividad más importante es verificar el contenido de la receta para ver que se ajuste a la normativa vigente. 3. Entrega del medicamento al paciente El farmaceuta deberá entregar la siguiente información al paciente, junto con el medicamento. Uso y acción esperada Instrucciones especiales para preparación. Instrucciones especiales para su administración o utilización. Precauciones que se deban observar durante su administración. Efectos secundarios que pueden presentarse y como prevenirlos Indicaciones sobre su adecuado almacenamiento en casa. Interacciones potenciales con otros medicamentos o alimentos. Cuando se detecta que le paciente no sabe o no puede leer, las instrucciones deben formularse utilizando símbolos visuales u otros. Cuando no es posible que el farmaceuta haga entrega del medicamento, deben desarrollarse folletos educativos escritos con la información presentada anteriormente para cada medicamento o grupo farmacológico o material POP. Esto también se considera extremadamente importante cuando se trata de pacientes con enfermedades crónicas o que estén recibiendo medicamentos con instrucciones especiales. Esto permite que el paciente reciba algún tipo de educación, pero no constituye la educación verbal al paciente por parte del farmaceuta. El farmaceuta deberá verificar i el paciente entendió las indicaciones, haciendo preguntas sobre la información brindada. POLITICAS En droguería kronos salud se tiene en cuenta el proceso de Dispensación lo siguiente: Capacitare y actualizarse en temas relacionados con medicamentos, Inyectologia y en todo lo que intervenga en el desempeño del servicio farmacéutico. Despachar antibiótico con formula médica.Exigir formula médica cuando así requiera. No vender antibióticos fraccionados. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PLAN DE GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES. Las personas que laboran en la droguería Kronos Salud y son las encargadas de dar cumplimiento al Compromiso Institucional del Establecimiento, por lo tanto, son las responsables del Plan Los generadores de residuos hospitalarios y similares, diseñarán e implementarán el PIGRH de acuerdo con las actividades que se desarrollan, teniendo como punto de partida su compromiso institucional de carácter sanitario y ambiental, el cual debe ser: real, claro, con propuestas de mejoramiento continuo de los procesos y orientado a la minimización de riesgos para la salud y el medio ambiente. Para la elaboración del mismo previamente ha de ser leída la Resolución 1164 de 2002. Nosotros realizamos la segregación de Residuos. De acuerdo con el diagnóstico realizado en el formato RH1 la cantidad, capacidad y color de los recipientes y bolsas a ser utilizados en el manejo de los residuos, especificando el tipo de residuos que contendrán. La codificación internacional de colores es: Biodegradables, ordinarios en Bolsa color Verde. Reciclables Bolsa color gris. Biosanitarios: guantes, vendas, pañales, tapaboca, algodones, Bolsa de color Rojo. Corto punzantes: Recipiente para cortopunzantes y disponer en bolsa Roja. La ruta sanitaria interna está dada por los residuos biodegradables y reciclables que son los genera más la droguería y que son llevados por las empresas de recolección los días martes, jueves y sábado. Y los biosanitarios los recoge ecocapital. SUBCAJERO Inicio SUBCAJERO Inicio Dispensación de medicamentos CON prescripción medica Dispensación de medicamentos SIN prescripción medica • • Que se ajuste a la normatividad Para dispensar lo que está escrito Verificar el contenido de la Receta para: Escucha con atención los datos que da el cliente (Nombre medicamento presentación comercial si es para adulto o Niño) Entrega del medicamento al paciente e información Que se requiera Entrega del medicamento al paciente e información Que se requiera FLUJOGRAMA PROCESO DISPENSACION DROGUERIA KRONOS SALUD Fin Fin CENTRO DE GESTION CODIGO RESPONSABLES PROCEDIMIENTO 3.5 NOMBRE DEL PROCESO MANEJO DE CAJA DROGUERIA KRONOS SALUD PG-005- DT Dos cajeros 1. Apertura de caja 2. Cambio de cajero 3. Registro de venta 4. Ventas en efectivo 5. Cierre de caja OBJETIVO Optimizar el manejo de la caja con el fin de que sea exacto, seguro, oportuno y cortes. ALCANCE Inicia con la primera venta del día, incluyendo ventas en efectivo y terminando con el cierre de ventas diaria. INSUMOS REQUERIDOS Y SUS PROVEEDORES Caja registradora, facturas de compras y de ventas, etc. SALIDAS PRODUCTO O RESULTADOS Y CLIENTES Servicio de manejo de caja, seguro, eficaz y oportuno. PROCESOS SELECCIONADOS Este proceso se interactúa con todos los procesos generales descritos anteriormente. MARCO LEGAL El marco legal está definido por la normatividad interna de acuerdo a las políticas establecidas por la gerencia de DROGUERIA KRONOS SALUD. DESCRIPCION DEL PROCESO 1. 2. 3. Apertura caja. El administrador abre la caja y retira la llave de seguridad. El administrador al comenzar el dia entrega al cajero, el dinero base de caja. El cajero recibe la base de caja y verifica la cantidad de dinero entregada y comienza su jornada. Cambio de cajero El administrador hace corte parcial y retira todo el dinero producido en el turno del cajero. El administrador asigna una nueva base de caja. El cajero recibe la base de caja y verifica la cantidad de dinero entregada y comienza jornada. Ventas en efectivo El cajero rectifica delante del cliente en dinero recibido. Registra la operación Y entrega el cambio al cliente Revisar que los billetes de alta denominación no sea dinero falsificado 4. Cierre de ventas Conteo del dinero Elaboración de depósitos bancario Registrar resumen de ingresos y egresos en Libro de contabilidad POLITICAS En droguería Krono salud se tiene en cuenta lo siguiente: Este proceso es manejado por dos cajeros lo cual favorece el desempeño de este proceso. Se llevan los siguientes registros: de medicamentos, populares, helados, leches pañales, servicios. Para control de Ingresos se lleva: Venta diaria, IVA, consignaciones, venta, gravados, venta no gravados. Para control de Egresos: Comprar a contado, crédito, gastos, pagos, un formato diario Dos cajeros Inicio Apertura de caja abrir y retirar llave entrega dinero base cajero comienza jornada Cambio cajero director hace corte parcial retirar dinero producido en turno nuevo cajero recibe dinero base Ventas efectivo cajero rectifica dinero recibido registra operación entrega cambio al cliente FLUJOGRAMA PROCESO MANEJO DE CAJA DROGUERIA KRONOS SALUD Fin Cierre de caja conteo dinero elaboración depósitos registrar en formato 4. REFERENCIAS OMS, SERIE DE INFORME TECNICONO.35 DE 1999 DIRECTRICES PARA LA INSPECCION DE CANALES DE DISTRIBUCION DE FARMACOS. Decreto 1950 de 1964, por medio de la cual se reglamenta la ley 23 de 1962, sobre el ejercicio de la profesión de químico farmacéutico Decreto 2200 de 2005, por la cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones. Decreto 677 de 1995 por el cual se reglamenta parcialmente el régimen de registros y licencias, el control de calidad, así como el régimen de vigilancia sanitaria de medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas a base de recursos naturales, productos de aseo higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico Resolución 0826 de 2003, por la cual expiden y normas para el control de la importación, exportación, fabricación, distribución y venta de medicamentos, materias primas y precursores de control especial. Resolución 10911 de 1992, por la cual se determina los requisitos de apertura y traslado de las droguerías o farmacias droguerías. Resolución 1403 de 2007, por el cual se determina el modelo de gestión del servicio farmacéutico, se adopta el manual de condiciones esenciales y procedimientos y se dictan otras disposiciones. Resoluciones 2955 de 2007, por el cual se modifican algunos numerales del manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio farmacéutico. Circular 21 del 1996 de la superintendencia nacional de salud. Red de controlares del sistema General de Seguridad social en salud. Circular 22 del ministerio de Salud de 1996, Competencia del Nivel Departamental en la Inspección, Vigilancia y control del sistema General de seguridad social e salud. Guía para el desarrollo de servicios farmacéuticos hospitalarios. Atención al paciente ambulatorio. Octubre 1997 Proyecto de Buena práctica de Almacenamiento del Ministerio de Salud de 2.000. Manual de Norma Técnicas de calidad, Guía técnica de análisis, Tercera revisión 2002-INVIMA. Manual de inducción para la inspección y vigilancia a los establecimientos de distribución farmacéutica. Gobernación de Antioquia. Dirección de seccional de salud Antioquia. Medellín 2003. Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad para entidades prestadoras de servicios de salud. LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Colombia ICONTEC, 2004.
