Davies - La conservación de documentos con referencia particular a Malasia

CONSERVACIÓN
ARCHIVOS DEL ASIA SURORIENTAL
LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CON REFERENCIA PARTICULAR
A MALASIA
Autor:
John Davies
Introducción
La conservación de documentos en un clima tropical a menudo confronta problemas que no se presentan en
la zona moderadas y que se atribuyen en la mayoría de los casos, factores ambientales. Es un hecho
aceptado que los factores de humedad por encima del promedio son normales en toda Asia Suroriental. En
Malasia la humedad relativa es alta en todas pares del país. Por ejemplo, la humedad relativa de Malasia
Occidental oscila entre 82 y el 86 % subiendo hasta casi el 90% en las regiones montañosas! La
temperatura durante la mayoría de los meses del año en las tierras bajas de Malasia Occidental oscila entre
72 F y 82F bajando gradualmente en las horas de la mañana y subiendo constantemente en las horas de la
tarde. La alta temperatura constante y la alta humedad relativa que son características en el clima de
Malasia están lejos de ser las óptimas para la conservación de documentos.
La humedad ocupa el primer lugar entre todos los agentes perjudiciales para los documentos. La alta
proporción de vapor de agua en la atmósfera es la causa directa de casi todos los daños de los documentos.
La humedad en la atmósfera propicia el crecimiento de bacteria y hongos y también de insectos de varias
clases incluyendo las arañas blancas (termitas) que son temidas por quienes velan por los documentos en
los países tropicales al igual que en las zonas moderadas. Por le otro lado, la sequedad excesiva causa la
destrucción del papel, la encuadernación de cuero, etc.
El papel moderno es particularmente vulnerable al calor y a la luz. Los periódicos, por ejemplo se vuelven
amarillos y se desintegran aún después de exponerlos brevemente a la luz y al calor. Las fluctuaciones de
humedad relativa y de temperatura tiene igual efecto nocivo. Las fibras se expanden y contraen debilitando
así la estructura del papel. La combinación de calor y humedad son, por lo tanto, el azote de los documentos
en Malasia.
Solamente una pequeña cantidad de documentos del pasado de Malasia ha sobrevivido al ataque del clima.
Muchos han sido destruidos por incendios, inundaciones y la guerra. No se puede mucho contra estas
calamidades. Sin embargo los daños subsiguientes sufridos por los documentos escaparon a estos desastres
pudieron haberse prevenido al tenerse un poco de cuidado en los depósitos. En cambio se ha deteriorado
una cantidad una cantidad considerable por la ignorancia de parte de los custodios. Por consiguiente, se
gasta mucho dinero y energía en rehabilitar estos documentos y protegerlos de enemigos tales como los
estragos del tiempo, el clima, los insectos, el moho, los roedores, hasta ponerlos a disposición de la
investigación y la consulta.
Quienes tienen la responsabilidad de cuidar y mantener los documentos deben estar familiarizados con la
conservación y restauración de los mismos. Es necesario saber algo sobre la materia prima que compone el
papel y los problemas fundamentales de la conservación de los documentos incluyendo las técnicas que
deben emplearse para combatir sus enemigos. Este articulo ha sido preparado como una introducción a la
guía y cuidado de los documentos. Se resaltan los principales enemigos con que se enfrentan los custodios
de los documentos y se explican las medidas preventivas que cualquiera puede tomar aun bajo la
condiciones mas primitivas. También ofrece consejos sobre las medidas de primeros auxilios y reparaciones
menores de los materiales que hayan carecido de un cuidado apropiado. Las recomendaciones que aquí se
dan son las mínimas requeridas para crear unas buenas condiciones de depósitos para el mantenimiento de
documentos.
Papel.
El papel está hecho principalmente de madera y desperdicios con pequeñas cantidades de paja, bagazo y
esparto. Aunque el tipo de fibra afecta las propiedades físicas, un buen papel puede hacerse casi de
cualquier material crudo. En la práctica, la disponibilidad, demanda y economía rigen la selección de la
materia prima y el tipo de papel que con ella se hace. El papel de alta calidad por lo general está hecho con
desechos, mientras que el papel que se hace con madera y otra materia primas, tienen el espectro completo
de la calidad.
La fortaleza mecánica del papel depende especialmente de la longitud y la fuerza de la fibras individuales,
mientras que la calidad depende especialmente de la naturaleza de la fibras. Algunas fibras se vuelven
gelatinosas en el proceso de golpeo al fabricar el papel y tienden a producir papel duro y delgados mientras
que otros se rasgan fácilmente en los bordes y dan una excelente acción de engranaje que producen papeles
fuertes y trabajables.
Todos los materiales de plantas, en su estado natural, excepto el algodón son formas impuras de celulosa.
Estas contienen lignina y otras materia no celulosa que puede removerse o no al hacer el papel. Si al moler
se reduce la madera, como se hace la pulpa de madera mecánicamente para manufacturar papel periódico,
la producción es alta, y la lignina se retiene, pero los papeles que contienen lignina son sensible a la luz. Los
periódicos modernos contienen una alta proporción de esta fibra de madera cruda que explica su rápido
deterioro bajo condiciones adversas de almacenamiento y uso, a diferencia del papel de calidad. Para
producir una pulpa aceptable, los desechos nuevos con un alto grado de blancura requieren un pretratamiento menos drástico que el que se da a la pulpa de madera o las desechos d colores. Con el fin d
producir papel de calidad, deben quitarse la lignina y otras impurezas de la pulpa. Para hacer esto, la
madera se cocina por medio de diferentes procesos y se blanquea usando químicos que son ácidos. Estos
tratamientos dejan pequeñas cantidades de ácido en la pulpa y como resultado a menudo se presentan
residuos de ácido en el papel. El papel también puede absorber ácido del aire durante su almacenamiento.
El papel de un documento debe seleccionares con respecto al uso que se le dará. Los documentos que van a
tener un considerable uso deben ser de papel fuerte, libre de madera molida o de fibras no blanqueadas y
con una cantidad inofensiva de ácido. Sin embargo, no estaría de mas, mencionar aquí que bajo condiciones
adversas de uso y almacenamiento, un papel de alta calidad puede desintegrarse al cabo de un año,
mientras que bajo condiciones ideales , un papel puede durar un siglo.
Tinta.
En la producción de documentos permanentes, la tinta debe seleccionares cuidadosamente ya que es un
elemento importante para la conservación. Algunas tintas contiene ácido y dañan el papel mientras que otras
tienden a decolorarse. Las tintas que contienen una alta proporción de ácido no solo se tornan amarillas
pálidas en poco tiempo sino que también tienden a debilitar el papel. Muchos de los viejos documentos del
Archivo Nacional han sido afectado por la tinta ácida. Las pinceladas de tinta han comido el papel
completamente. Las tintas con bases de muchos colores también se decoloran con el paso del tiempo sin
dejar, en algunos casos, ninguna huella de lo escrito puede volverse ilegible por la propagación y la mancha
de tinta. Los documentos requieren una tinta con base de carbón. Estas no se decoloran, no pueden
removerse por medios químicos y no dañan el papel. Sin embargo, como la mayoría de los documentos son
mecanografiados, el problema de la tinta no es tan serio. La cinta de la máquina está hecha de una fibra
textil con una base aceitosa que contiene tinturas solubles en aceite o pigmentos insolubles. "El pigmento
negro por lo general, es alguna forma de carbón y por esta razón, las cintas negras y las almohadillas para
sellos, siempre son modificados para uso permanente."
Las copias en carbón y lápiz no se decoloran. Si se someten a uso prolongado, se vuelven borrosas. La
mayoría de los papeles de carbón están cubiertos por un lado con una mezcla de grafito finamente dividido,
ceras y aceites, y los lápices modernos contienen grafitos comprimidos que se decoloran cuando se
expongan a la luz.
Las tintas utilizadas en la impresión y duplicación son en su mayoría, tintas de carbón que contiene negro de
humo mezclado con aceites de linaza hervido para formar una pasta apropiada. Las tintas negras de
imprentas son permanentes y la mayoría de las tintas de color tienen buenas calidades que las hacen
durables. Esto mismo no pueden decirse de los líquidos para duplicaciones, como los usados en hectografia.
Estas son soluciones de tinturas y usualmente se decoloran en tiempos relativamente cortos.
Causas del deterioro de los documentos.
Los materiales que componen los documentos, principalmente el papel, el cuero y los adhesivos usados en la
encuadernación, son afectados adversamente por la luz, el aire excesivamente seco o húmedo, las
fluctuaciones excesivas en la humedad relativa asociada con amplia variación en la temperatura del día y la
noche, y la presencia del dióxido de sulfuro en el aire, la mugre, el polvo, los hongos, los insectos y los
roedores
Luz
El efecto de la luz es mas notorio en el papel que contiene madera molida como el papel periódico y en
aquellos que contienen cantidades considerables de resina. Deben evitarse el sol directo y las fuentes
artificiales de luz ricas en rayos ultravioletas sobre los documentos de papel. Se ha informado que en la
celulosa se encuentra un efecto post irradiación, lo que significa una descomposición continua aun en la
oscuridad después de que se ha expuesto a la luz. Algunas veces el deterioro resultante puede ser visible a
través de la decoloración de las tinturas o del oscurecimiento del papel, pero eso también puede estar
afectado sin que aparezca estos signos. Cuando no puede evitarse que no entre la luz directa del sol, todas
las ventanas deben cubrirse con tintes oscuros o con cortinas pesadas que impidan y difundan la luz, o sino
los papeles deben guardarse en cajas especiales. Las cajas de cartón baratas pueden proteger
adecuadamente los documentos de los efectos nocivos de los rayos ultravioletas. Si la caja se vuelve
quebradiza después de una larga exposición, debe reemplazarse.
Variaciones en la temperatura y humedad relativa.
El papel, el cuero y los adhesivos usados en la encuadernación sufren daños si se secan mas allá de cierto
punto. Los papeles se vuelven amarillos y quebradizos y la sequedad excesiva es también la responsable del
rompimiento físicos de la pastas, al dañarse la encuadernación por secarse el pegante. Por otro lado la
humedad excesivamente alta tiende a producir moho o verdín que crece en cualquier material que lo
alimente, tal como el papel, el cuero y el pegante. La humedad afloja la pasta y el pegante hablada y debilita
el papel y el cuero, y estimula la expansión de los insectos. Las variaciones excesivas en la temperatura y la
humedad relativa tiene un efecto igualmente deletéreo en el papel. Hace que la fibras de celulosas se
expandan y se contraigan una y otra vez , así como las debilita. Mantener una temperatura y humedad
adecuadamente controladas en el aire de los lugares donde se guardan los documentos, es, por lo tanto.
valiosísimos para conservarlos en buenas condiciones por un período prolongado. Se ha encontrado que lo
apropiado para la conservación de documentos es tener una temperatura de 70 a 75 F con una humedad
relativa de poco menos del 55%.
Polución atmosférica
La polución del aire es por lo general, un problema de las grandes ciudades y de áreas industriales que usan
combustibles sulfúricos. Los aceites minerales y el carbón pueden contener entre el 1 y el 2% de azufre.
Estos se oxidan fácilmente formando sulfuro y finalmente ácido sulfúrico con el cuales se depositan finas
partículas de hollín. (4) Sin embargo, el dióxido de sulfuro aún en concentraciones mayores de lo normal en
el aire, no son por si mismas dañosas para los materiales de papel o la pasta, pero cuando contienen
pequeñas cantidades de hierro o de cobre - como es casi siempre en el caso del papel... éstos tienen el
poder de cambiar el inocuo bióxido de sulfuro por un ácido sulfúrico muy destructivo que pueda acumularse
en el papel hasta alcanzar un 1%. En este punto destruirá rápidamente la estructura fibrosa del papel y lo
hará quebradizo (5). La polución en el aire es, por lo tanto, un factor importante que debe tenerse en cuenta
cuando es necesario un almacenamiento prolongado. No existen medios para prevenir el acceso de gases
sulfurosos a través del aire acondicionado.
Moho
El problema de los hongos que atacan a los documentos y los materiales relacionados es particularmente en
el trópico. La cantidad de especies de los hongos designadas como "Atacantes del papel" es cerca de cien (6)
y comúnmente se conocen como moho o verdín. Los hongos son organismos que se reproducen por medio
de esporas pequeñitas. El daño que hace a los documentos se atribuye a las esporas micróbicas en el aire y
en los depósitos, siempre presentes en la atmósfera y que se establecen en los objetos donde las
condiciones son favorables para su crecimiento.
El moho tiende a desarrollarse en documentos y libros si la humedad relativa de la atmósfera permanece
cerca del 75% aún por corto tiempo(7). Crecen más frecuentemente libros que están unos contra otro
formando un depósito delgado y estancado de aire húmedo que favorece su crecimiento. Por esta razón, los
libros no deben colocarse en estantes unos contra otros para así asegurar una adecuada circulación de aire y
reducir la formación de moho.
El aire estancado combinado con la humedad alta tiende a acelerar el crecimiento de moho. La circulación de
aire fresco en el área de almacenamiento es necesaria para renovarlo y para prevenir que las esporas se
establezcan en los libros y en los documentos. En los depósitos donde la humedad relativa se mantiene un
poco por debajo del 55% y donde la temperatura está entre 70 y 75ª F, no se presenta el moho. Si
embargo, es necesario recurrir al aire condicionado para obtener unidades deshumedecedoras o agentes
deshidratantes, como por ejemplo el gel de sílice. Se puede construir una sencilla unidad casera haciendo
soportes con cables, llenándolo con gel de sílice y colocándolo en diferentes partes del cuadro. Al calcular la
cantidad de gel sílice requerido, se supone que 7 lbs, son suficientes para deshumedecer un cuarto de 1000
pies cúbico (8) cuando el gel de sílice se satura de humedad, su color cambia de azul a rosado. Entonces, el
gel puede reactivarse calentándolo en un horno para volver a usarlo. Otro método útil es fumigar el depósito
con fungicidas. Se hace una solución del 10% de timol en metilato (1:10 por volumen) para prevenir el
crecimiento del moho. Los vapores del timol son purgante y por estos es aconsejable rociar esta solución al
final del día de manera que el cuarto y la ventanas permanezcan cerradas toda la noche (9).
Cuando el moho ataca los documentos aparecen unas placas blancas que más tarde se vuelven de colores
diferentes: amarillo, rosado, amarillo verdoso, negro, etc. En algunos casos el moho crece en el papel sin
mostrar ninguno de sus signos característico excepto una mancha levemente carmelita, hasta que el papel
se vuelve quebradizo.
Más aún, el moho y los hongos pueden ejercer una acción mecánica sobre el papel, ya que puede filtrarse en
las fibras del papel si penetrar en ellos, y además los cuerpos de los hongos están cubiertos de cerdas que
se infiltran entre una hoja y otra, soldando las páginas (10). Técnicamente esto es conocido como "foxing".
Si los documentos se infectan con moho, inmediatamente debe tomarse medidas para tratar este problema.
El material infectado debe sacarse al aire libre y cepillar el moho con un algodón suave teniendo cuidado de
no dispersar las esporas durante la limpieza. Donde la infección sea mayor, el material infectado debe
fumigarse usando timol. La fumigación con timol es sencillo y cualquiera lo puede hacer sin entrenamiento.
Se puede elaborar un buen aparato para fumigar con timol, Adaptando una caja sellada o un estante. Los
documentos infectados se colocan unas 6 pulgadas del fondo de sobre un entramado de cables. En la base
del aparador o de la caja se instala una lámpara eléctrica de 40 y 60 vatios y encima se calienta un plato con
timol. El gas del timol evita el crecimiento del moho en los documentos que están dentro de la caja o el
aparador.
Polvo
El polvo esotro factor que debe tenerse en cuenta en al conservación de los documentos. El viento lleva
pequeña partículas de arena y hollín que se pasan en los documentos, los estantes y el piso. La acumulación
de éstas en lugares donde la humedad también alta, no solo favorece el crecimiento del moho y los insectos
sino que también sirve de núcleo para producir vapor ácido. Además el polvo contiene pequeñas y duras
partículas silíceas que cortar el papel y el cuero. El polvo debe limpiarse regularmente en los depósitos.
Usando aspiradoras para remover eficazmente el polvo y la mugre del depósito y no con plumeros y
sacudidores que hacen que el polvo se quede en el cuarto.
Insectos
Los primeros casos de insectos que atacaron los libros y materiales relacionados datan de hace casi 2.000
años. La protección de los documentos almacenados contra la depredación de los insectos ha sido un
problema desde entonces, y los estragos causado por los libros, impresos y manuscritos son reconocido por
todo los gustos- dios de los documentos. Los papeles y los volúmenes encuadernados son atractivos por los
insectos por el valor alimenticio que ofrecen. Entre la variedad de alimentos y materiales que le gustan están
la celulosa del papel, el pegante, la gelatina, la pasta, y los productos similares en el terminado del papel y
la encuadernación.
Las cucarachas, lepismas, y las polillas "book-lice" y "brow-house" son especialmente las responsables del
daño a los materiales de encuadernación como pastas y pegantes, y también puede atacar el cueros y otros
materiales animales y vegetales. Insectos como los escarabajos y las termitas son capases de consumir el
papel con alimento y también atacan a las telas de algodón para encuadernación y los cartones de madera y
de papel. Son, por lo tanto, los responsables de la mayoría de los daños serios a los documentos incluso de
los daños de los estantes. Se dice que los procesos digestivos de estas plagas se han modificado
especialmente por digerir celulosa. Se mencionan a continuación algunos de los insectos más comunes
encontrados entre los documentos, de acuerdo con el tipo de daño que causan:
a) cucarachas
Hay varias especies de cucarachas, pero las llamadas especies doméstica se alimentan de una gran variedad
de materiales. Son atraídas particularmente por materiales dulces y con almidón y se comen cubiertas de la
tela de lo libros con el fin de tomar el adhesivo de almidón utilizado para pegar la tela del material de
encuadernación. Además de destruir las superficie de las cubiertas de los libros, también chupan las tinturas
y el revestimiento de tela o buscarán y así rompen los extremos y haces una ración pulposa. Durante el día
normalmente se retiran a la oscuridad y a los lugares húmedos y durante la noche rondan por todas partes
en busca de comida, Proliferan en los desagües y letrinas y entran a través de los tubos de desagüe y
pequeños agujeros en las paredes.
b) Lepisma
Esta se encuentran frecuentemente en los libros y los documentos viejos y muestran una predilección
particular por el papel de pulpa de madera blanqueada, pasta de flour, gelatina fotográfica y algunos tipos
de fibras textiles(11). Entran a los libros a través del lomo para tomar la pasta de flour. En los documentos
de papel causan erosiones de forma irregulares. Las lepsimas son criaturas que se mueven rápidamente, que
se alimentan principalmente en la noche y se esconden durante el día. Encuentra condiciones ideales para
crecer y reproducirse en lugares tibios y húmedo.
c) "Book - lice"
Los "book - Lice" o psócidos se encuentran ocasionalmente caminado sobre la cubiertas o entre las páginas
de los libros.
Se alimentan de pasta de flúor y de papel. El daño que hacen en los libros está, por lo tanto limitado a las
partes de encuadernación cerca del lomo donde el adhesivo es más abundante. En general no se les
considera que hagan un daño real a libros o papel. Su dieta incluye también moho microscópico de la
encuadernación, papel y cuero, y son por lo tanto prevalentes bajo condiciones húmedas lo cual favorece el
crecimiento de moho. Rara vez se encuentran en ambientes bien iluminados y ventilados o en libros que se
usen diariamente.
d) Polillas "Brown - house"
Las larvas de esta polillas tiene bocas que muerden y comen gran cantidad de materiales, además de libros
como plantas secas y corchos. Cuando atacan los libros y lo hacen generalmente en el lomo y rara vez
penetran en el libro. La humedad en los depósitos favorecen su desarrollo.
e) Termitas
Comúnmente conocidas como arañas blancas, las termitas son capaces de destruir completamente los libros
o cualquier material celuloso pero generalmente comienza su ataque en la construcción. Las termitas viven
en comunidades en nidos en la tierra o en el fondo de las paredes. Tienen una marcada aversión de la luz
por lo que construye camino cubiertos de barro sobre ladrillos y concreto y hacen un escondrijo. Devoran
rápidamente y silenciosamente todo lo que se compone de celulosa, cavando trincheras intrincadas de
comunicación, y en algunos casos causan la casi total destrucción del material atacado, dejando intacta una
capa externa que esconde la devastación que hay en el interior, La infestación se esta especie se detecta
solamente cuando ha llegado a ser severa y ha ocasionado un daño considerable.
Medidas preventivas
El daño que hacen los insectos alados a los documentos como los escarabajos rara vez ocurre en depósito
con aire acondicionado que están más o menos herméticamente cerrados o en depósito que están protegidos
con ventanas de malla o puerta plegables que se puedan cerrar. Hemos notado que la mugre y el polvo y
una leve acumulación de deshechos, son campos de crianza para las plagas de insectos. Por lo tanto, los
depósitos deben limpiarse frecuentemente y todos los documentos, estantes, archivadores, pisos, techos y
paredes deben mantenerse limpios y pulcros. El uso de químicos repelentes de insectos como el naptaleo y
el paradiclorobeceno evita que los insectos dañen los documentos. Un buen seminario de estos químicos
colorado en recipientes y localizado cada seis pies en los estantes será suficiente para producir un olor lo
suficientemente fuerte que aleje a los insectos. Además, puede asegurase un razonable alto grado de
protección fumigando el depósito una vez al mes con mezclas insecticidas que contengan químicos como el
diclororidio que se encuentran en el comercio listas para el uso. También se puede preparar mezclas de DDT
disuelto en Kerosene en proporción de 40 g. por litro (12) y fumigar con una bomba manual corriente. Debe
tenerse cuidado de que se haga directamente sobre la paredes, rincones ocultos y grietas, pero no sobre los
documentos. Los fumigantes por lo general contiene solventes que pueden afectar las tinturas usadas en la
tela de encuadernación y las tintas de los documentos.
Donde la infección de insectos haya tomado grandes proporciones, es necesario hacer una fumigación de los
materiales infectados a gran escala. Estos deben colocarse en un cuarto especial con fumigantes como el
Metil Bromido o el bióxido etileneoxido-carbono para exterminar los insectos completamente. Estos procesos
de fumigación deben ser realizados solamente por operario especializados por la naturaleza altamente tóxica
de los químicos. Sin embargo, para una colección pequeña de documentos, se utiliza un método sencillo de
fumigación con paradiclorebenceno. Una caja bien cerrada llena de este químico es efectiva y se puede
obtener resultados satisfactorios si el recipiente se llena de nuevo con el químico cuando éste se evapora, y
si se dejan los documentos dentro de la caja por lo menos durante dos semanas. La cantidad de
paradiclorobenceno debe ser de aproximadamente 2 lbs. por cada pie cúbico de espacio aéreo. Este proceso
matará solamente los insectos y sus larvas pero no los huevos. Por consiguiente, sería necesario separar los
documentos y repetir el proceso después de un largo lapso de dos semanas para así acabar con la plaga
completamente.
Aunque los químicos usados por la fumigación de los documentos son venenosos, no tiene un efecto
continua en las plagas. Por lo tanto, es necesario devolver los documentos fumigados a recipientes limpios y
usar repelentes como el paradiclorobenceno o el naptaleno en estantes tal como se describió anteriormente
para evitar los insectos y prevenir la plaga.
Deben complementarse aquí, los cuidados espaciales son aspectos a los fumigantes. Los vapores de los
cualquiera de los agentes tóxicos empleado en la fumigación deben inhalarse. Esto también sucede con los
sólidos volátiles que pueden usarse como fumigantes, como son el paradiclorobenceno y los timones.
También pueden ser severamente irritantes para la membrana mucosa, los ojos o la piel, particularmente
cuando el clima es húmedo y se suda (13).
Roedores
Las ratas y los ratones entran a los depósitos por los agujeros de los techos y las paredes y devoran papel y
cuero con velocidad increíble. Para prevenir su acceso es necesario asegurarse que los techos y paredes
defectuosos se reparen rápidamente.
Localización
El área ideal para el depósito es un cuarto sin ventanas, resistentes a los incendios, aire acondicionado e
iluminado con bombillos de pocos voltaje. En las construcciones existente donde es difícil tener este cuarto,
el lugar que se escoja para los documentos debe ser seco, a prueba de humedad, iluminando y ventilando
adecuadamente. Las puertas y ventanas, si las hay, deben estar protegidas con marcos de malla. Debe
evitarse la luz solar directa sobre los documentos. No debe haber posibilidad de una inundación, de tanque
que puedan estallar o de canales bloqueados o goteras y es preferible que no haya tuberías que pase por
allí.
Equipo
Los documentos deben almacenarse en estanterías o en archivadores metálicos. Los estantes ajustables de
acero son preferibles a los archivadores cerrados ya que permiten su ajuste al tamaño y volumen de los
documentos. Los estantes deben colocarse y ordenarse separados de las paredes para permitir la libre
circulación del aire y también facilitar la limpieza que debe realizarse en el depósito.
Cuando se utilicen estante de madera se debe tener cuidado extra ya que la madera por sí misma requiere
atención y tratamiento químico contra plaga de insectos, como las termitas y el comején, los estantes deben
estar alejado de las paredes y colocarse sobre bases metálicas ya que la termitas no atraviesan el
metal.(14). Como alternativa las bases o pastas deben colocarse en recipientes o tinas que contengan
"coaltar" o aceite creosota. Esto creará una barrera química y proteger a los documentos de los insectos.
Como medida de precaución, deberá pintarse toda la estructura de madera con una solución al 20% de cloro
de cinc en agua.(15)
Los mapas, planos y documentos de gran tamaño necesitan un cuidado espacial en el depósito. Es mejor
colocar los mapas y planos pequeños en un archivador plano común y corriente o colgados en un archivador
vertical; también pueden desarrollarse y guardarse en estantes muy bien envueltos con papeles fuertes. Los
mapas y planos grandes o largos deben enrollarse, envolverse con papel fuerte y almacenarse en los
estantes.
Las carpetas se guardan mejor en cajas unas sobre otras en los estantes. Las cajas de cartón utilizadas por
el Archivo Nacional de Malasia son ideales para este fin. En el Apéndice A aparece un dibujo de esta caja. En
cada caja se puede guardar un grupo de carpetas que midan aproximadamente 6 pulgadas de grueso bien
ordenadas sobre los estantes. Cada caja se rotula con una guía externa que indique su contenido para
facilitar su identificación y recuperación.
Los volúmenes de libros deben colocarse verticalmente sobre los estantes para ahorrar espacio y al mismo
tiempo facilitar su recuperación. Sin embargo, el peso del papel en un libro colocado verticalmente presiona
el lomo, y por lo tanto, es importante que se sostengan uno con otro sobre los estantes arreglados
razonablemente, o por medios de soportes (cuña-libro). Los volúmenes grandes deben colocarse
horizontalmente en los depósitos. Debe instalarse equipo contra incendio, preferiblemente extinguidos de
"espuma" y sábanas de asbesto. Toda persona que trabaje en el repositorio debe saber qué equipo contra
incendio se encuentra disponible, donde se guarda y cuándo se usa. La brigada de incendio debe consultarse
siempre para que supervise la instalación de este equipo y para que proporcione instrucciones sobre su uso
al personal del archivo. Estos son algunos de los puntos más importantes que deben tenerse en cuenta sobre
el equipo contra incendio (16).
1. El fuego de un recipiente se apaga más fácilmente al tapar el recipiente.
2. El fuego sobre una mesa o banco se apaga más fácilmente al cubrirlo con una sábana de asbesto.
3. Una persona cuya ropa ha sido presa por el fuego debe envolverse en una sábana de asbesto.
4. Un chorro de agua directo sobre solventes orgánicos abrasivos se extienden en lugar de apagarlo.
5. Un incendio ampliamente extendido puede apagarse con "espuma".
6. Si un incendio no se apaga rápidamente, debe hacerse sonar la alarma.
La aspiradora es de gran valor en el archivo para recoger el polvo y la mugre de los documentos. Los
químicos y los materiales combustibles no deben almacenarse en los repositorios. Está prohibido fumar y
consumir alimentos dentro del repositorio al igual que cualquier otro tipo de fuego.
Primeros auxilios para Documentos Dañados - Reparaciones Menores
Los documentos deben limpiarse antes de guardarlos. Los ganchos y alfileres de metal corrosivo deban
quitarse y reemplazarlos por ganchos plásticos o de bronce inoxidable. Cuando las esquinas de los
documentos se han doblado, deben levantarse y aplanarse.
Los anexos que se han separado deben colocarse nuevamente en el orden correcto. Los documentos
afectados por la humedad deben secarse en una buena corriente de aire pero los que han sido afectado por
verdín o plagas de insectos, que se extienden rápidamente, deben separarse y tratarlos como se explicó
anteriormente. De igual manera, cualquier rasgado en los documentos debe arreglarse pronto para evitar en
deterioro mayor por el uso o manipulación posterior.
Páginas rasgadas
Los rasgados pequeños pueden arreglarse sin tener un entrenamiento especial en restauración de
documentos. Donde se observe un rasgado en el borde de un documento, de una página o de un libro, todo
lo que se necesita es un pedazo de papel de aproximadamente 1/2 pulgada de ancha un poco más larga que
el rasgado. Se cubre la tinta con pasta y luego se coloca cuidadosamente sobre el rasgado, asegurándose de
que ambos bordes del rasgado queden parejos. La tira debe un poco más allá del rasgado sobre el lado sano
del documento y más allá del borde; finalmente, se corta lo que sombra a lo largo del borde, con una tijeras
para completar así la reparación.
Cuando el rasgado se extiende a la parte delos documentos que tiene impresiones o escritos en ambos
lados, su arreglo es más difícil pero con un poco más de cuidado y paciencia se pueda hacer satisfactoria. El
proceso es el siguiente: se pone un poco de pasta sobre las hojas rasgadas y se juntan. Luego se coloca una
tira de papel higiénico se adhiere a la rasgadura. Después de esto, se coloca el documento bajo peso hasta
que seque. Se quita el papel higiénico sobrante, teniendo cuidado siempre de hablar hacia la rasgura de
ambos lados. Las fibras suaves del papel higiénico no solo actúan cómo u encuadernador sino que también
llenan los huecos, si los hay, dentro de la rasgura y da una superficie pareja a todo lo largo. Cuando se haya
terminado el trabajo, es casi imposible ver cómo se ha hecho arreglo.
Cintas sensibles a la presión
Estas cintas nunca se deben usar para reparar documentos. Son delgadas, transparentes y viscosas
(celofán) con un adhesivo permanente en un lado y se pegan fuertemente a casi cualquier cosa sólida que se
les ponga en contacto. El problema se presenta en cuanto a cómo quitarlas sin dañar la suficiente del papel,
además, tienden a amarilla el material tratado, mancharlo y oscurecer los escritos se éste. Finalmente, la
goma corriente y la goma arábiga no deben usarse para reparar documentos pues tienden a endurecerse con
el tiempo y la superficie callosa tendrá una acción abrasiva sobre el papel de los documentos.
Elaboración de la pasta
En general, es muy sencillo comprar la pasta que venden en cualquier distribuidor de suministros para
bibliotecas o encuadernación. Sin embargo, la pasta puede elaborarse con harina y agua. Puede hacerse en
cualquier recipiente agregando poco a poco agua a casi media taza de harina mezclando constantemente
hasta que el agua y el harina se mezclen bien, no haya grumos y la mezcla se parezca a una salsa. Luego se
agrega agua caliente, se pone el fuego y se deje hervir durante un minuto para que quede de buena
consistencia, ni tan líquida como la leche, ni grumosa y no debe quedar tampoco como para salirse de un
cepillo fácilmente. en lugar de harina, se puede usar almidón.
Al usar la pasta debe recordarse que entre menos se use mejor. Una capa delgada de cualquier adhesivo
esparcido en forma pareja, y finalmente presionando en los poros de los documentos que se van a pegar,
mantendrán las hojas con seguridad.
Documentos sumergidos en aguas.
El agua se utiliza en muchas etapas de la fabricación del papel, pero una vez que está terminado y listo para
el uso, el agua se convierte en su enemigo más peligroso. Los documentos pueden dañarse por el agua de
distintas maneras: las tapas de los libros y de los volúmenes encuadernados se empañan, se hinchan y se
manchan, los documentos y las páginas se arrugan y se doblan. El papel con cola, cubierto con almidón o
goma o arcilla, se arruina al contacto con el agua. Cuando la cola se ablanda con el agua, hace las páginas
se pegan unas y otras, y si se secan en este estado, el libro o el montón de papeles serán una masa sólida.
Es difícil separarlas sin un entretenimiento, materiales costosos y equipos especiales. Los documentos que se
hayan dañado mucho deben a profesionales para que los que los trate.
Sin embargo, puede realizarse un tratamiento de primeros auxilios antes de obtener la ayuda profesional,
del cual puede hacerse inmediato después de descubrirlo con el fin de evitar mayor deterioro y que sean
atacados por el verdín. Los papeles mojados deben separarse unos de otros. Las hojas individuales se deben
intercalar con papel secante o papel encerado y precionarles para escurrir el agua que haya quedado. Luego
se deben dejar en un cuarto debajo de un ventilador o, donde no haya ventiladores, las ventanas deben
mantenerse abiertas para que haya una libre circulación del aire. Los documentos deben voltearse con
frecuencia de manera que todas partes queden expuestas al aire, extendiéndose sobre mesas o colgándolos
en cuerdas. Después de que se hayan secado, deben mantenerse bajo presión.
Rehabilitación de documentos carbonizados
Cuando los documentos de papel han sido seriamente afectados por las llamas, o por cualquier otro medio
se han carbonizado, su tratamiento es asunto de expertos. si es posible, deben protegerse envolviéndolos
suavemente con papel higiénico y metiéndolo en cajas.
Cuando se han sometido a un calor intenso, se vuelven quebradizos y no deben manipularse sino hasta
cuando hayan tenido tiempo de reabsorber una cantidad normal de humedad de la atmósfera. Si después de
algún tiempo aún aparece un poco quebradizos, puede necesitar que se les vuelva a colocar cola ha este, de
nuevo será asunto para un experto.
Cuando una caja fuerte (más o menos a prueba de aire) ha estado expuesta a una conflagración, existe el
peligro de que una gran parte de los documentos allí contenidos, especialmente los de papel, por exceso de
calor queden relativamente sin dañarse; pero también existe la posibilidad de que cualquier corriente de aire
fresco produzca combustión activa. Por lo tanto, una caja fuerte en estos casos debe dejarse enfriar antes de
abrirla.
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