ESTUDIO DE FACTIBILIDAD “PMO” Francisco Araus / Carla De La Fuente / Camila Vega ÍNDICE I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 2 OBJETIVOS GENERALES ............................................................................................................ 2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................................................... 2 II. GENERALIDADES ........................................................................................................... 3 III. FACTIBILIDADES ........................................................................................................... 4 III.I) VIABILIDAD TÉCNICA ................................................................................................ 4 III.II) VIABILIDAD LEGAL ................................................................................................... 5 III.III) VIABILIDAD ECONÓMICA ........................................................................................ 5 III.IV) VIABILIDAD AMBIENTAL.......................................................................................... 5 IV. ESTRUCTURA DEL ESTUDIO DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS ................................... 6 V. ESTUDIO DE MERCADO ................................................................................................. 7 V.I) ESTUDIO DE MERCADO Y MERCANTIL...................................................................... 8 V.II) ESTUDIO ESTRATÉGICO .......................................................................................... 8 VI. ESTUDIO ORGANIZACIONAL ......................................................................................... 9 VI.I) PROCESO DE IMPLEMENTACION ORGANIZACIONAL ............................................... 9 VII. FACTIBILIDAD AMBIENTAL Y LEGAL .......................................................................... 11 VII.I) VIABILIDAD SOCIAL ............................................................................................... 12 VIII. ESTUDIO ECONÓMICO............................................................................................... 12 IX. EVALUACIÓN FINANCIERA .......................................................................................... 14 X. ANALISIS DE RIESGOS................................................................................................. 15 XI. CONCLUSIÓNES .......................................................................................................... 16 1 I. INTRODUCCIÓN La idea principal del informe es aclarar los conceptos, técnicas y metodologías que comprenden la información de nuestro proyecto, el cual está enfocado en profundizar el análisis y el estudio de las variables del Proyecto PMO (oficina de gestión de proyecto) previo estudio de Perfil y Prefactibilidad como indican las etapas de Evaluación de Proyectos. Pretendemos recopilar la mayor cantidad de información relacionada a nuestro medio, que sean confiable y de especialidad, de tal manera que se minimicen las variables esperadas de los costos y beneficios, ayudándonos a evaluar la verdadera posibilidad de surgir en el mercado, además de contribuir al estudio en cuestión, y favorecer de forma efectiva a aquellos participes y terceros que son beneficiados de alguna u otra forma con nuestro proyecto. Nosotros como organización PMO proponemos la generación de una entidad patrocinadora que lidere el mercado en el cual se desempeña, mediante la prestación de servicios de gestión y administración, con cualidades claves tales como: la transparencia, responsabilidad y seriedad. OBJETIVOS GENERALES Administración financiera. Entrega de información y asesoramiento. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Inducciones escritas y presenciales del PMO. Promover el incentivo a los cursos motivacionalmente. Creación de bolsa laboral e ingreso de posibles postulantes en ella. PROCEDIMIENTO DE LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS Problema de decisión Generación y definición del proyecto 2 Compromiso Calidad II. GENERALIDADES El proyecto se conceptualiza en la implementación de una oficina de gestión de proyectos (PMO) en la universidad para el área de construcción. La cual se encuentra dirigida a definir y mantener estándares de procesos, relacionados al área de gestión de proyectos. Dentro de sus funciones más importantes consideramos la proporción de apoyo técnico en distintos proyectos relacionados a la construcción, además de la elaboración de proyectos menores y la interacción con nuestros pares en el rubro laboral. Finalmente el formar o contribuir con el conocimiento de distintos software o procesos constructivos para la gestión. Para una correcta organización de la PMO, se creó un portafolio de los distintos alcances que dominaremos, en los que encontraremos tres carteras de proyectos, considerando que mediante el progreso crecimiento de la oficina, se podrían incorporar otros. Capacitaciones: las cuales considerarán entregar el conocimiento de diversos softwares y nuevos procesos constructivos que aportaran en el curriculum de los beneficiados. Se piensa en dos tipos de clientes; para usuarios de universidades (alumnos) donde se realizará un programa básico y fácil de entender. Los segundos clientes constan de público externo a la universidad, ligados al área de construcción donde el programa es avanzado y se pueda producir una retroalimentación de conceptos. Servicios: La PMO dará servicios por los propios alumnos según su conocimiento de cada asignatura impartida en la carrera, de instalaciones sanitarias, cubicaciones y construcción menores. Asesorías: Según la malla curricular, los alumnos de cuarto y quinto año están capacitados para poder realizar asesorías en cuanto a presupuestos y planificaciones de proyectos. Por otra parte, se ha creado un programa con los objetivos que se requieren alcanzar durante la etapa de maduración del proyecto, en el cual se comprende lo siguiente: Asignaturas: La idea es realizar un enlace con las asignaturas correspondientes a la malla curricular de la carrera. Además de validar notas a cambio de los trabajos que se realicen por parte de la PMO. Y crear una plataforma para obtener prácticas profesionales mucho más fácil y rápido. 3 Profesores: Lo fundamental, es contar con el apoyo de los docentes para guiar a los alumnos y prestar tutorías para un buen desarrollo de los servicios que se prestaran. Interacciones: Crear una plataforma de conocimiento para toda la comunidad universitaria, generando na retroalimentación de conceptos y capacidades dentro de cada área laboral. Además de la introducción de los alumnos al mundo laboral que deben enfrentar en el egreso de la universidad. Visión: Hacia el futuro, la Universidad Católica del Norte orientará todos sus esfuerzos para posicionarse como una institución de educación superior, adecuada a los avances científicos y tecnológicos de la sociedad del conocimiento y la información, atenta en su respuesta a los problemas y a su compromiso con la sociedad, en cobertura, calidad y eficiencia. Lograremos el fortalecimiento del enlace PMO – Ucn. Misión: Desde el enfoque psico-social y cultural, La ucn ofrece una perspectiva de la construcción de una sociedad más justa, pluralista, participativa, pacifista y la afirmación de un ser humano responsable. el cual se resume en un ente receptor y constructor critico de los procesos globales de la cultura. Ofreciendo políticas de calidad por las cuales la empresa se rige y se basa en su totalidad , teniendo en cuenta la política SYSO, calidad, el medio ambiente interviniendo de forma radical dejado un legado a largo plazo. III. FACTIBILIDADES En este punto del estudio, se busca recomendar la aprobación de un proyecto de inversión, en el cual evaluamos enfrenta los tres tipos de viabilidades a investigar. Entendiendo por viabilidad la “posibilidad de” o la “conveniencia de” realizar un proyecto, siendo principalmente las siguiente viabilidades: III.I) VIABILIDAD TÉCNICA Como PMO, enfocamos el análisis, en considerar los efectos sobre la viabilidad Del proyecto desde el punto de vista técnico, permitiéndonos recopilar información Respecto a los montos de inversión y los costos de producción en la elaboración del servicio que proporcionaremos. 4 Donde disponemos de: Evaluación de la ingeniería conceptual Materializar el PMO por medio de expertos en el rubro. Requerimientos técnicos del servicio como: normativas y regulaciones, estándares de calidad, gestión del conocimiento e ingeniera del software. III.II) VIABILIDAD LEGAL Regulan a las Entidades Patrocinantes con o sin fines de lucro. Seguimiento de contratos, control presupuestario y de Acuerdos de Nivel de servicio efectuando el pago por medio de facturas (reteniendo el 20% la UCN) Dentro del ámbito legal hay que marcar la diferencia respecto al pago hacia nosotros como participes del PMO y la entrega de boletas de honorarios hacia los trabajadores a los cuales se contrata III.III) VIABILIDAD ECONÓMICA Integramos los elementos cuantitativos y permite decidir y observar la viabilidad del plan de negocios, integrando el comportamiento de las operaciones necesarias para que una organización marche y crezca. Es por eso que debemos considerar las variables que intervienen en el desarrollo e implementación, en conjunto de los costos efectivos que conllevan el operar un proyecto en términos financieros que implican el costo de capital de trabajo, adquisiciones de activos fijos y gastos pre-operativos hasta obtener los indicadores financieros, tales como Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias y Flujo de Efectivo. III.IV) VIABILIDAD AMBIENTAL Por el lado ambiental el PMO toca muy débilmente este tema, ya que solo nos centramos en deja de la misma forma las dependencias que son proporcionadas para realizar nuestras actividades por lo cual abarcamos además la viabilidad social de las personas de bajos recursos. 5 IV. ESTRUCTURA DEL ESTUDIO DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS Dentro del contexto lo primero que debemos ver la falta de un PMO en la UCN, tanto dirigido a estudiantes del recinto como para estudiantes de otras casas universitarias, así facilitando la extensión de nuestra PMO. A partir de estos hechos, la UCN actualizo los estatutos reguladores, proponiendo modelos que maximicen la educación y transparencia hacia la comunidad, dando calidad y sustento. Así el enlace PMO a través de sus proyectos de capacitaciones y asesorías, así la PMO se esmera por prestar lo mejor de sus servicios a la región de Antofagasta, con el fin de beneficiar a la mayor cantidad de usuarios. Aspectos Relevantes PMO, considera los siguientes aspectos más relevantes, como resultado de la distinción que ponemos en nuestros servicios, para satisfacer de forma exitosa a nuestros usuarios: Trabajar de forma insistentes para lograr obtener resultados de forma expedita. Trabajar las diversas etapas en las que estamos involucrados, de manera clara y transparente. Trabajar en proyectos fuera de las dependencias de la UCN, logrando la calidad deseada a largo plazo. Objetivos Nuestro principal objetivo es apuntar a solucionar la necesidad respecto asesorías varias, integrando a nuestros colaboradores directamente al rubro de la construcción. Con estos objetivos el PMO pretende consolidarse como entidad patrocinante, por su calidad, confianza, eficiencia y efectividad a la hora de asesorar y capacitar a nuestros pares. En este contexto, uno de los principales contra que se nos presentan son: Falta de confianza que tienen los usuarios con la entidad patrocinante de asesorías y capacitaciones en general. Falta de información acompañada de ambigüedades. 6 V. ESTUDIO DE MERCADO Generalidades y Objetivos Del Estudio El estudio de mercado constituye la base fundamental que justifica un proyecto. Se logra divisar así, oportunidades y riesgos y se establece una expectativa razonable de que el proyecto será capaz de penetrar en los mercados meta, transformando la demanda en ingresos, por ende, se analizará la oferta y la demanda de este proyecto, además, de la necesidad insatisfecha en el mercado de este tipo de institución, brindando un mejor servicio que los entregados actualmente. Un aspecto fundamental del análisis es que en la actualidad la economía existente incita al narcisismo innecesario, invitando así a la economía doméstica a endeudarse en accesorios, muchas veces banales e innecesarios; hecho que termina consumiendo el ingreso total de los consumidores, pasando a un segundo plano lo que es asesoría para ser mejor en el rubro. Frente a esta situación PMO, en complemento a la gestión del proyecto realizará apoyo a los estudiantes entregándole las facilidades de pago y de horarios de estudios, dejando todas las herramientas en las manos de cada uno ya que será asequible a todos. Por último, se velará por cumplir con los siguientes parámetros en el momento de tomar la información: Método de recopilación objetivo y no tendencioso. Información enseñada siempre deben ser útil para el rubro. Objetivo final del estudio servir como base para tomar decisiones el día de mañana como profesionales. Ratificar la existencia de una necesidad insatisfecha en el mercado. Proponer una idea sobre el riesgo que el proyecto corre de ser o no aceptado en el mercado. Análisis de mercado Análisis de la Análisis de la oferta demanda 7 V.I) ESTUDIO DE MERCADO Y MERCANTIL DEMANDA La demanda existente en el mercado es notoria ya sea hacia capacitaciones relacionadas a la construcción y a software de proyectos. Estas van potencialmente en aumento. PRECIO El precio lo fijaremos nosotros en función del mercado objetivo a través de la oferta y la demanda que tenemos hacia nuestras capacitaciones. DISTRIBUIDOR El distribuidor de los servicios es nuestra Oficina de Proyectos, la cual nos brindara el asesoramiento y la seriedad que nuestra empresa necesita ABASTECIMIENTO Nuestros servicios se van consumiendo a medida que se van concretando las capacitaciones con los clientes. V.II) ESTUDIO ESTRATÉGICO MERCADO OBJETIVO Nuestro servicio es más atractivo para adultos trabajadores que para jóvenes estudiantes; o ser para hombres más que para mujeres y para consumidores de más altos ingresos RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES No tenemos competidores que impartan los Cursos que realizamos, dentro de la región. Por lo tanto no tenemos una rivalidad entre competidores. Somos pioneros. Mandamos el mercado. BARRERAS DE ENTRADA Las Barreras de entrada que nos afectan son la inversión inicial que asciende a 3.400.000. Además de la poca experiencia en el rubro de las capacitaciones. PRODUCTOS SUSTITUTOS No existen Productos sustitutos similares a nuestras capacitaciones de software en la región. DETECTOR DE PROVEEDORES Y PODER DE NEGOCIACIÓN Al nosotros ser pioneros en nuestro rubro de capacitaciones tendremos que 8 adaptarnos a los proveedores en este caso de los Software. Ya que tienen mucha clientela nuestra demanda es insignificante. VI. ESTUDIO ORGANIZACIONAL Previo a la implementación de las PMO, en cada proyecto se designaba un gerente que tuviera la experiencia técnica previa; como consecuencia, los índices de fallas en varios proyectos, llevaron a cambios progresivos en la forma de dirigirlos. Una organización fuertemente gerencial y no solamente técnica, el planeamiento, acompañamiento y ejecución de los proyectos de forma consistente y lógica pasaron a ser vistos como una forma de aumentar el índice de éxito. La PMO es responsable por hacer la conexión entre el gerente de proyecto y la alta administración, por medio de un sistema de feedback que permite el perfeccionamiento continuo de la disciplina en la organización. Un PMO puede ser la respuesta a mejores decisiones, información y ejecución. y de los programas. Esto Ahora, la norma es la administración del portafolio coordinado y controlado requiere un enfoque diferente que solo puede ser mediante una organización de proyectos centralizado. VI.I) PROCESO DE IMPLEMENTACION ORGANIZACIONAL Es así como se inicia con una estructura básica funcional conformada por alumnos y profesores, para el periodo de puesta en marcha de la PMO. Donde contamos con los siguientes perfiles: El plan de implementación debe considerar un COMITÉ DE DIRECCIÓN de proyectos, destacando que ésta debe ser de forma gradual. Está formado por profesores y alumnos, donde se crea la máxima instancia de decisiones y coordinación de proyectos. Dentro de las funciones de este comité están: Reuniones frecuentes Revisión de reportes y portafolio Decisión de proyectos a realizar 9 Establecer prioridades Controlar recursos Aprobar investigaciones y planes de proyectos Toman decisiones de cómo distribuir la información estratégica de proyecto FINANZAS: Área donde se planifica, dirige y controla la gestión financiera, contable y presupuestaria de la oficina de gestión de proyectos. Además existen responsabilidades como el especializarse en métodos de evaluación financiera para la definición de la viabilidad de los proyectos. Dentro de los principales métodos a utilizar estarán: Método de Valor Presente Neto Retorno de la Inversión Cualidades Esperadas: Conocimiento y habilidad financiera MARKETING: Área donde se realizan las estrategias de ventas, comunicación, incluyendo publicidad y relaciones públicas En sus responsabilidades, debe mantener la estandarización en planes de comunicación para la gestión de proyectos, siendo su principal reto el mantenerse actualizado en las herramientas para la gestión. OPERACIONES: Esta área, es la encargada de coordinar la gestión de los eventos en todas las áreas de trabajo, además de supervisar y mantener el control de todos los proyectos vistos en la PMO. Tendrá como principal responsabilidad el conocimiento apropiado en la documentación de políticas y procedimientos, de forma que establezca y asegure contar con los estándares necesarios para que al finalizar cada proyecto en ejecución se cumpla con la debidamente documentación de cambios de procesos y procedimientos afectados, manteniendo una base de datos. 10 COMITÉ DIRECTIVO FINANZAS MARKETING OPERACIONES VII. FACTIBILIDAD AMBIENTAL Y LEGAL Requisitos de información ambiental Según el Artículo 3º del Reglamento del S.E.I.A. y Artículo 10 de la Ley Nuestro Proyecto no se somete a SEIA. El análisis de la viabilidad ambiental trata de verificar si las afecciones, en caso de que existan, originadas por la instalación del PM Office y la posterior puesta en marcha de las capacitaciones son, en principio, ambientalmente asumibles. Se trata únicamente de una primera aproximación, que en modo alguno sustituye al procedimiento de evaluación de impacto ambiental establecido en la legislación vigente, ya que nuestro proyecto al ser pequeño dentro de la universidad no se somete a este estudio. Si nos atendremos al Plan Maestro elaborado por nuestra universidad. En el cual debemos 1. Prever (Visión territorial) 2. Preservar (sustentabilidad) 3. Eliminar (Demoler o reciclar) 4. Fortalecer (valores arquitectónicos) 5. Tejer (Reconstituir E. Vial y edificada) 6. Edificar (visualizar y reservar las áreas donde se podrá construir). 11 VII.I) VIABILIDAD SOCIAL Principalmente intervenir en la ciudadanía, acudiendo alas poblaciones a invitar a las personas a charlas gratuitas en nuestras aulas Logar consolidarse como OTEC (Organismo Técnico de Capacitación) y realizar capacitaciones con código Sence. Favorecer el dinamismo laboral de las personas, para que así puedan superar sus propias metas. Utilizar los recursos locales en nuestros cursos. Como Profesores de la región y titulados de nuestra casa de estudio para su sostenibilidad Social VIII. ESTUDIO ECONÓMICO En el estudio de viabilidad económica que realizamos, visualizamos la comparación entre beneficios producidos económicamente en nuestro proyecto versus los costos estimados del mismo y según eso nos dimos cuenta que su implementación, puesta en marcha y posterior desarrollo en el tiempo es recomendable y más aún rentable. Cabe destacar que lo primordial en cuanto a los servicios que como PMO entregamos, son realizados a medida que tenemos los clientes para realizarlos. Por lo tanto nuestra viabilidad económica constara con un piso de clientes los cuales nos aseguraran realizar los cursos y en el que el plan de marketing nos ayudara y asegurara la demanda de nuestros servicios. Consideramos en nuestra viabilidad económica una carga financiera de $2.000.000 los cuales provendrán de un capital otorgado por el centro de alumnos de la carrera de Ingeniería en construcción. Lo cual deberá pagarse en un plazo de 30 días. Este préstamo no está afecto a tasa de interés. Además tendremos ingresos correspondientes a las asesorías y capacitaciones efectuadas las cuales al cabo del primer mes de la puesta en marcha nos arrojara ingresos de aproximadamente $3.600.000. 12 Esto nos da una utilidad de $3.600.000 – $2.000.000 = $1.600.000 13 IX. EVALUACIÓN FINANCIERA Para la puesta en marcha del proyecto de implantación de un PMO en la universidad, se cuenta con el apoyo eventual del CEAL de Ingeniería en Construcción, quien presenta una identidad propia, otorgándonos ser parte de su unidad. Sin embargo el inminente rechazo por parte del alumnado de la carrera para formar parte de un CEAL, ha generado controversias por lo cual, se decide buscar otros patrocinadores para la obtención del capital primario. Dentro de ellos se encuentra la Universidad propiamente tal, la facultad de Ciencias de Ingeniería y Construcción, e incluso ayudas externas de empresas ligadas a la construcción en la región. El monto inicial para la ejecución del proyecto es de $2.000.000. Haciendo la devolución definitiva de este capital en un tiempo de 1 año. En el periodo de maduración del proyecto, se cuenta con las siguientes entradas, recordando que esta implementación es progresiva. 14 X. ANALISIS DE RIESGOS Nos encontramos con riesgos bastante conocidos a la hora de realizar cambios estructurales en el área de organización. ¿Quién manda? ¿Cómo estamos conformados? ¿La opinión vale? ¿Quién nos financia? ¿Somos reconocidos?, son algunas de las interrogantes que merecen ser analizadas clasificándolas según su importancia. Como primer piso tenemos la FALTA DE APOYO, donde se consideran riesgos que incluso podrían hacer que el proyecto NO se lleve a cabo. La inexistencia del CEAL en la carrera comprende que falta de apoyo y reconocimiento por parte de la facultad y universidad, ya que nosotros formamos parte de una unidad que va de la mano a este ente. Además de considerar que es necesario un patrocinio de altos mandos, pues si el proyecto se considera altamente riesgoso, los altos mandos no estarán dispuestos a incorporarse a la puesta en marcha del proyecto. Según esta etapa de riesgo, afectaría mortalmente el ritmo de la implementación de una OFICINA DE GESTION DE PROYECTOS dentro de la universidad. En segunda instancia, nos encontramos con la FALTA DE COMUNICACIÓN, pues se debe tener en claro cuál es el horizonte del proyecto y qué es lo que se quiere abarcar, la desinformación y el conocimiento de conceptos erróneos en las responsabilidades de una PMO podrían generar confusiones y la falta de apoyo inmediato para llevar a cabo esta idea. Finalmente pero no menos importante está la FALTA DE ESTRUCTURACIÓN del proyecto, debido a que una organización sin un estudio previo lleva a no cumplir con los tiempos progresivos de la implementación y abarcar grandes proyectos imposibles de realizar. Para ello es necesario un programa que adecue las reuniones del comité directivo donde se pueda discernir acerca de estos aspectos 15 XI. CONCLUSIÓNES Como conclusión se puede señalar que la generación de una entidad patrocinadora, la cual estará dirigida por profesionales y emplazada en un espacio que dicta los mismos principios generará gran rentabilidad y responsabilidad social. En el ámbito económico se prevé un posicionamiento líder en el mercado del rubro. Mediante la exitosa administración financiera, gestión de proyectos, entrega de información transparente y correcto asesoramiento, además de la generación de puestos de trabajo para el alumnado perteneciente a la institución. La corriente de ingresos se estima que irá en aumento a medida que surjan proyectos, los cuales se podrán materializar tanto en la ciudad de Antofagasta. Existen diferentes tipos de PMO dependiendo de las necesidades de cada uno. Se deben establecer metas alcanzables para garantizar de cierta forma el éxito de la PMO. 16
