Análisis Financiero EXPOSICIÓN Análisis de la productividad, la eficacia y la eficiencia ¿Qué es productividad? Productividad es la capacidad que tengo para dar más (más resultados, mas producido, más dinero, más beneficios, etc) sin tener que aumentar los recursos implicados. Se expresa como una medida para conocer qué tan bien un país, industria o unidad de negocios utiliza los recursos. Cómo medir la productividad Antes que nada, recordemos algo que hemos mencionado muchas veces en Ingenio Empresa, y es el ciclo de los procesos. Todo proceso tiene una serie de entradas provenientes de clientes y partes interesadas. Tienen actividades que agregan valor a las entradas haciendo que se transformen en salidas, que son los bienes y servicios hacia clientes, otros procesos y/o partes interesadas. Entonces, ¿Cómo podemos ser más productivos? Reducción de entrada con salida constante: Una tienda de ropa determina que le es más beneficioso tener dos vendedores en vez de tres, pues el nivel de ventas es muy similar. Aquí reduje la entrada (vendedores) para mantener la salida constante (ventas). Para esto tuve que hacer algo al interior del proceso que me permitiese percatarme que uno de los vendedores no estaba siendo productivo. Incremento de la salida con entrada constante: La misma tienda de ropa capacita a sus tres vendedores en técnicas avanzadas de servicio al cliente, lo que le permite mejorar el nivel de ventas. Aquí mantuve la entrada constante (vendedores) y aumenté la salida (ventas) a través de un entrenamiento. Nuevamente fue necesario hacer algo al interior del proceso para obtener mejores resultados. Todo esto hasta el momento ha sido un poco obvio y teórico, ¿no? Ahora sí, a la medición de la productividad. Medida total de productividad: Tomamos la razón de todos los insumos y toda la producción. Medida múltiple de productividad: Tomamos la razón de uno o más insumos con toda la producción. ¿Qué es eficacia? La eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos. Por tanto, una empresa, organización, producto o persona es «eficaz» cuando es capaz de hacer lo necesario para lograr los objetivos deseados o propuestos. La eficacia tiene que ver con optimizar todos los procedimientos para obtener los mejores y más esperados resultados. Por lo general, la eficacia supone un proceso de organización, planificación y proyección que tendrá como objetivo que aquellos resultados establecidos puedan ser alcanzados. Eficacia= (Resultado alcanzado*100)/Resultado previsto. Esto nos dará un porcentaje que podremos evaluar en función de una tabla de percentiles, de modo que en función del resultado le otorgaremos una puntuación del 1 al 5, siendo 1 muy ineficaz y 5 muy eficaz. El término de eficacia se aplica principalmente a ámbitos en los que las acciones tienen que tener resultados específicos y controlados, tal es el caso de los ámbitos empresariales y comerciales. En este sentido, la eficacia de una acción buscará en primer término acceder a los recursos, métodos y procedimientos apropiados que generen las mejores consecuencias para la actividad específica. ¿Qué es eficiencia? Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. “Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles”: no siempre eficacia es sinónimo de eficiencia. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos. Eficiencia= (Resultado alcanzado/Costo real)*Tiempo invertido/(Resultado esperado/Coste estimado)*Tiempo previsto. En este caso, el análisis del indicador también se hará en virtud de una tabla donde si el resultado es menor a 1, se considerará ineficiente; si es igual a 1, eficiente; y si supera la unidad, será muy eficiente. En cada caso, asignaremos una puntuación a cada horquilla; por ejemplo, 5, 3 y 1 de más a menos eficiente. Aplicable preferiblemente, salvo contadas excepciones a personas y de allí el término eficiente. El ser eficiente necesariamente implica haber actuado con eficacia, es decir eficiencia implica eficacia y la eficacia no siempre implica eficiencia. Productividad, eficacia y eficiencia No podíamos irnos antes sin tratar un poco sobre la eficacia y la eficiencia y su relación con la productividad. Recordemos algunas cosas. Somos eficaces cuando alcanzamos los resultados u objetivos fijados. ¿Cómo? El como no importa. Esto implica que no se tienen en cuenta los recursos utilizados para hacerlo. Somos efectivos cuando alcanzamos los resultados u objetivos con el menor uso de recursos. Algunos autores definen la productividad como el producto de la eficacia con la eficiencia. Vamos con otro ejemplo. Ejemplo resuelto de eficacia, eficiencia y productividad* Seguimos con el ejemplo de BRP Servicios Integrales y su software de contabilidad. Recordemos que implementado el software, consiguen una productividad promedio de 2,33 impuestos por hora. Por lo tanto en 8 horas deberían lograr 18,64 impuestos pagos. Sin embargo las mediciones indican que de esos 18,64 impuestos, en promedio 5 terminan mal tramitados (18,64-5) Por otra parte, mediciones indican que la demora de carga del software contable genera una disminución del 10% de las horas de jornada laboral, lo que significa esperar mientras el software procesa (8(8*10%)). Con estos datos, ¿cómo podemos medir la productividad? Conclusión: Contamos con una eficiencia de 90% y una eficacia de 73%, lo que nos genera una productividad del 66%. Esta es otra forma de interpretar la productividad, lo que nos indica oportunidades de mejora tanto desde el software contable como de nuestro trabajo. Bibliografía Francesc, E. O. (11 de Noviembre de 2016). Obtenido de https://blog.grupopya.com/se-calcula-la-efectividad-eficacia-eficiencia-una-empresa/ Ingenio empresa. (27 de Mayo de https://ingenioempresa.com/productividad/ 2017). Obtenido de
