UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN Campus Chillán Escuela de Administración y Negocios Ingeniería Comercial

UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN
Campus Chillán
Escuela de Administración y Negocios
Ingeniería Comercial
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UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN
Campus Chillán
INTRODUCCIÓN A LA
ADMINISTRACIÓN
Pablo Villablanca Medina
II Semestre 2009
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Administración
• La administración es aquello vinculado directamente con un objetivo y la forma
de alcanzarlo.
• Desde la primera vez que el hombre hace una transacción aparece la
administración.
• La administración es evolutiva, es decir, está sujeta a cambios.
• Nace a partir de una de las características más destacables del ser humano,
que es su instinto gregario, es decir, su necesidad de asociarse.
• Ente los pueblos antiguos, Egipto es tal vez el que más administración puede
tener. De esta forma, como nos explicamos que hayan podido construir durante
20 años la gran pirámide, en la cual utilizaron millones de rocas con un peso de
2,5 toneladas y con 100.000.- personas trabajando.
• Los Chinos también hicieron su aporte a la administración. Tal vez los
emperadores chinos fueron los primeros en ocupar el concepto de asesoría.
• El pueblo griego tuvo rol protagónico en la historia, y tal vez fueron los primeros
en plantear mediante sus filósofos el término de “Delegación de Autoridad”,
que en estos momentos al aplicar este concepto se logra mejor el objetivo que si
recae en una o dos personas todo el trabajo.
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En el siglo XIX empiezan a ocurrir cambios importantes en la historia de la
Humanidad y por ende en la administración. Y en este siglo se consideran los
primeros modelos de administración:
•
Enfoque Productivista (F. Taylor, 1857).
- Esto surge como respuesta a un fenómeno focalizado en Europa y que fue la
Revolución Industrial.
- Taylor dice que lo único que interesa en la administración es la productividad
del trabajo.
- Él dice que el hombre no discrepa mucho que un engendro mecánico.
- Es decir, un hombre con sueldo adecuado y con los medios tecnológicos
adecuados debe rendir muy bien.
•
Enfoque de Proceso (H. Fayol, 1916).
- Fayol escribió un libro llamado “De la Administración Industrial y General”.
- En este libro se rescatan los primeros principios básicos de la administración,
y estos tienen el mérito que siguen aún vigentes los 14 principios, pese a la fecha
en que se formularon.
- Mejora el enfoque productivista, ya que dice que la administración es un proceso:
* Planificación
* Organización
* Dirección
* Control
* Coordinación.
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•Enfoque del Comportamiento Humano (E. Mayo, 1936).
- Hasta este momento nadie había planteado que iba a haber un ingrediente que
echara por tierra la productividad.
- Había en Chicago una empresa llamada Western Electric, que descubrió que la
productividad estaba siendo afectada por la iluminación en la planta.
- Y el profesor Elton Mayo realizó con 3 grupos un experimento con diferentes tipos
de aumento de luz. Elton Mayo planteó el postulado que el hombre no es como
se piensa, que los individuos no siempre responden como seres racionales.
- El problema que había en la empresa era un conflicto de Relaciones Humanas que
nunca se había precisado.
- Se postula que los seres humanos deben estar psicológicamente en la Fábrica.
- Se descubre que no basta el estímulo económico, y se habla del concepto de
Motivación.
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Los aspectos relevantes del Enfoque del Comportamiento Humano son:
- Las necesidades psicológicas y sociológicas del ser humano se reflejan en su trabajo.
No es posible segmentar al hombre en el trabajo, descanso y familia, sino que todos
estos factores se manifiestan siempre con él. Es imposible que el hombre olvide
sus problemas en el momento que trabaja.
- Normalmente un grupo de trabajo adopta valores propios que determinan el accionar
de cada integrante. No es cierto que la conducta grupal es la sumatoria de las
conductas individuales.
- Los miembros del grupo interactúan entre si, y este a su vez con otros grupos,
afectándose mutuamente en sentido positivo y/o negativo.
- El Recurso Humano debería ser en términos económicos una inversión y no un gasto.
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PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN
REGULADORES DE LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
Estos principios dan el marco para que una organización funcione mejor. En ningún
caso estos principios garantizan un éxito empresarial.
1.
División del Trabajo. Suponemos que una organización cualquiera quiere lograr
su objetivo. Este objetivo principal es separable o divisible en “metas”.
Como consecuencia de la división del trabajo surge la estructura piramidal de una
empresa u organización con la cual puede lograr un objetivo.
Ej.: En una empresa habrá entonces Gerencia, Subgerencias, Departamentos,
Secciones.
2. Autoridad y Responsabilidad. Este principio surge como consecuencia de la
División del Trabajo. Para que ésta de resultados se debe hacer un escala de
autoridad entre las personas de la empresa. La autoridad se delega mediante
un contrato. Este principio indica que hay un traspaso parcial de la autoridad desde
un nivel superior a uno inferior, y este traspaso implica que este nuevo jefe debe
mandar y hacerse obedecer. Delegada la autoridad no debe interferirse en ella.
Debe ejercerse el mando sin interferencias.
La autoridad tiene como consecuencia la Responsabilidad, que es una obligación
que se delega con la autoridad. La autoridad es delegable, pero la responsabilidad
es indelegable. Esto significa que siempre el Gerente General es responsable de lo
que pueda pasar en le empresa. Para que esto funcione bien, el hombre tiene que
delegar y estar en constante comunicación con sus delegados.
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3. Disciplina. Debe haber respeto por las normas. Generalmente la conducta
de los individuos está regulada por normas. Ej.: En el derecho público sólo
se puede hacer lo que la ley permite, a diferencia del derecho privado,
en el cual se puede hacer todo la que la ley no prohíbe.
4. Unidad de Mando. Fayol planteó que los subordinados deben recibir órdenes
de una sola jefatura.
5. Unidad de Dirección. Fayol planteó que todas aquellas unidades de la
organización que persiguen un objetivo común, deben tener una dirección común.
Ej.: No debe haber relación entre Producción y los departamentos de venta.
Ventas
Publicidad
Vtas. Nacionales
Producto
Producción
Estudio Mercado
Análisis
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6. Subordinación del Interés Individual al Interés de la Empresa. Muchas veces
se tiene que renunciar al objetivo individual para lograr mejor el objetivo de la
empresa. Este último es el que importa.
7. Remuneración. La base de la remuneración es una recompensa por el trabajo.
Dice que la remuneración que se establezca por el trabajo debe ser justa.
Y entendiendo por justa aquella que el trabajador recibe con alegría y el Capital
paga con satisfacción.
8. Centralización. Concentración de la autoridad. Es una fuerte concentración de la
autoridad.
Cuando hay desconcentración se desplaza la autoridad, la desconcentración es un
desplazamiento parcial de la autoridad. Y descentralización es una transferencia
fuerte de la autoridad. En una Región son descentralizados Serviu, Municipalidades.
Las otras organizaciones son desconcentradas.
9. Principio de Línea de Autoridad. En toda organización hay niveles.
La línea de autoridad dice que tiene que respetarse el canal formal de decisiones.
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10. Principio de Orden. La organización debe tener cada cosa en su lugar
y debe haber un lugar para cada cosa. Se refiere a un orden físico.
11. Equidad. Está muy vinculado al problema de conducta humana. Fayol llegó
a la conclusión que la jefatura debe tener respeto por los demás, y debe
ser justa en el trato. Justicia en el trato significa que a nadie le gusta que lo
traten mal o lo subestimen.
12. Estabilidad en el Trabajo. El individuo debe sentir seguridad en el trabajo
que sustenta. No debe sentir la preocupación de perder el empleo. El individuo
no es productivo si no tiene la seguridad de contar con su empleo sin perderlo.
13. Iniciativa. La iniciativa está masivamente repartida en la persona y no en
forma restringida. En la medida que la organización cree las instancias para
la iniciativa personal, la organización se enriquece. La iniciativa muchas veces
es premiada con algún tipo de estímulo.
14. Espíritu de Grupo. La fuerza que puede producir un grupo de trabajo puede
hacer surgir a la organización y a ellos mismos.
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TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS
• La Teoría General de Sistemas surge en el año 1956. El autor de esta teoría fue
un biólogo Alemán, llamado Ludwig Von Bertalanffy.
• La explicación de las organizaciones sociales (que son sistemas abiertos) es que
buscan intercambios de energía con su entorno.
• En este intercambio energético se produce el problema de administración. Si la
administración logra maximizar este intercambio es una administración exitosa.
• Tiene que haber administración puesto que el entorno no es pasivo, sino que es
turbulento y además es cambiante.
• Lo que se busca es la eficacia empresarial, es decir, que se desarrolle bien una
empresa y que alcance sus metas.
• La Teoría General de Sistemas pretende mostrar una solución a la administración
cuando existe un entorno turbulento. No hay un organismo en el mundo que llegue
a ser autosuficiente.
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• Un segundo concepto o idea es que un sistema siempre pertenece a un sistema
mayor, llamado suprasistema, y dependen de él, subsistemas o sistemas menores.
• Un sistema es una totalidad ya que está integrado por partes y a la vez integra un
sistema mayor como una parte más.
• Además los subsistemas están relacionados entre sí, y hay intercambio entre ellos.
Los subsistemas son interdependientes.
• “El todo es primario, las partes secundarias”. Esto significa que el todo es lo
relevante y las partes no tanto. Pero las partes tienen una significación, ya que
inducen en la conducta final del todo.
• Otra cosa que es importante tener en cuenta es el entorno o extrasistema, o medio
ambiente externo. Desde los años 80 en adelante este entorno es turbulento, y
además está en constante cambio, y estos cambios son: Consistentes, Frecuentes,
y de Alta Velocidad.
• El objetivo del sector público es satisfacer necesidades y el del sector privado es
obtener ganancias, y ambos objetivos se logran en este entorno turbulento.
• Y se sostiene que la supervivencia de un sistema social está fuertemente ligada a lo
que este sabe de su entorno. Esto explica el vínculo necesario que hay entre la
organización y el entorno.
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• Los factores que integran el entorno son:
- Gobierno.
- Sociedad.
- Competencia.
- Consumidores.
- Proveedores.
Estos factores en conjunto se conocen como mercado.
• Esto crea una complejidad extrema, y tan extrema que si una empresa no puede
con esto, corre el riesgo de desaparecer.
Gobierno. Una medida del gobierno puede afectar a un privado ya sea positiva o
negativamente.
Sociedad. La sociedad a veces establece normas, y además va cambiando, y va
cambiando a la vez a las organizaciones.
Competencia. Se produce entre organizaciones de un mismo rubro. Ej.: Farmacias
Cruz Verde y Farmacias Ahumada. La guerra entre ellas puede llevar a la quiebra
de empresas pequeñas.
Consumidores. El consumidor siempre se beneficia. Para el consumidor es muy
conveniente que exista una mayor oferta de un producto. Pero el consumidor también
puede no beneficiarse. El consumidor puede afectar a las empresas mediante sus
gustos y preferencias. Los privados debieran saber su poder adquisitivo, sus
costumbres, etc.
Proveedores. Lo importante para un privado siempre es tener un proveedor
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alternativo, de manera que no pueda ser manipulado por uno sólo.
MODELO ENERGÉTICO INSUMO - RESULTADO
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• Este es un sistema abierto e intercambia energía con el medio ambiente externo.
• Esta es la consecuencia de lo dinámico y lo activas que son las organizaciones
sociales.
• La transformación de los recursos que entran al sistema no se hace al azar.
El Regulador es quien pone normas para la transformación.
• Estas normas pueden ser de derecho público o de derecho privado. Estas normas
tienen por objeto hacer formal el sistema.
• Al exportarse la energía hacia el entorno, el sistema espera que en el entorno se
produzca una reacción en términos que genere una Retroalimentación (Feed Back).
• Si hay reacciones negativas se camina a la extinción del sistema. La reacción
positiva es importante para que se logre la retroalimentación.
• Además con muchas retroalimentaciones positivas (utilidad final) el sistema tiene
nuevos insumos energéticos que le permite estar vivo, y poder seguir creciendo.
• Si el problema se resiente en el regulador, el Mercado no va a reaccionar de la
mejor forma.
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1.
Retroalimentación. Es el mecanismo que provee al sistema de la energía
necesaria para que este siga vivo. Son las respuestas positivas del entorno del
sistema. Es el mecanismo de control del sistema, es decir, el Feed Back refleja
el cómo está el sistema en sus entorno. Es la medida del éxito o del fracaso de
la empresa. Retroalimentación es información.
2. Entradas (Input)
- Materias Primas. Es esencialmente un elemento que está en bruto, y que está
en condiciones de ser transformado, y va a salir como producto transformado o final.
- Recursos Humanos. Son aquellos que se vinculan directamente en el proceso de
transformación, ya sea en la Planificación, Organización, Dirección, y Control. En la
administración japonesa se define al Recurso Humano como el principal activo de la
empresa, por lo tanto se considera una inversión. En cambio en la administración
occidental estos recursos humanos generalmente se consideran un gasto.
- Recursos Financieros. Es el nutriente económico del sistema, para que un
sistema pueda funcionares necesario contar con recursos monetarios como insumo.
Lo importante es saber visualizar sus fuentes, es decir, dónde lo podemos obtener.
El Feed Back positivo produce recursos financieros.
- Recursos Tecnológicos. Son las formas en que podemos hacer un trabajo
productivo.
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- Información. Es el máximo o el más poderoso reductor de la incertidumbre.
Ayuda a la toma de decisiones. Sin la información una empresa está ciega.
- Tiempo. Su importancia es extraordinaria. Es mentira decir que un ejecutivo
tiene mucho tiempo para desarrollar un trabajo. El tiempo es un recurso no
almacenable, además de ser escaso.
3. El Regulador. Son las normas que son impuestas el sistema. Son las que impone
el Gobierno, la Sociedad, las Leyes. Por lo general son normas de derecho público
y derecho privado, y por lo tanto son obligatorias. También hay normas que cada
empresa se da. Cada sistema internamente genera el aparato normativo, y ella
misma se obliga a cumplirlo. Todas las organizaciones sin excepción buscan
alcanzar el objetivo sistémico en el entorno.
4. Transformación.
Subsistema Operativo
- Subsistema de Apoyo. Podemos definirlos como todos aquellos que están
vinculados indirectamente a la obtención del objetivo sistémico, aunque también
su ayuda puede ser importante. Ej.: Unidades que proporcionan y procesan
información para que las unidades propiamente productivas decidan sobre las
actividades necesarias para alcanzar el objetivo, como las unidades de asesoría
jurídica, unidades de organización y métodos, unidades de finanzas.
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- Subsistema Productivo. Unidades que participan directamente en la obtención
del objetivo. Ellas son los departamentos productivo y los departamentos de ventas.
Ej.: En un Banco el departamento de producción son los que se encargan de los
créditos.
- Subsistema Mantención. Son todos aquellos encargados y responsables de
mantener la eficacia del recurso humano en la organización. Tiene que ver con
el reclutamiento, la capacitación, con el logro de la eficacia de la persona.
Todo lo que tiene que ver con las políticas de sueldos, política de recreación,
de capacitación, de motivación. Se preocupa de las relaciones industriales.
- Subsistema Directivo. Se incluyen todas aquellas operaciones que tienen que
estar destinadas a Conducir el sistema o una parte de él hacia el logro de sus
metas u objetivos. Estos pueden estar en cualquier nivel de la estructura
(pirámide) de la organización.
- Subsistema Adaptación. Son todas aquellas actividades que procuran
la sobrevivencia del sistema en un entorno particularmente turbulento.
Estos entregan información al sistema, que necesita para permanecer Viable.
Esta información la recopila en el entorno. Estas unidades son las de información,
estudio y mercado. Como el entorno es cambiante, la única manera que el sistema
pueda sobrevivir en él, es adaptándose.
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• Cuando el sistema exporta, el entorno responde y siempre hay tres respuestas:
- Positiva, en que la respuesta es favorable.
- Negativa, donde el entorno rechaza el servicio, es decir, no lo desea.
- Neutra, si es que la conducta es indiferente.
• Cada una de estas respuestas entran al sistema por medio de la retroalimentación
y el sistema toma una conducta determinada.
• Si la respuesta es positiva el sistema mantendrá o aumentará los niveles productivos.
• Si la respuesta es negativa lo que fundamentalmente el sistema debe hacer es
examinar la causa de la actitud del entorno, y debe tomarse la decisión de corregir
el error.
A causa de esto se llega a los siguientes fenómenos:
- Información. Es el reductor de la incertidumbre y la variedad sistemática
reduce la incógnita.
- Variedad. La variedad tiene un valor 3, es decir, hay tres conductas posibles.
Hacer A, hacer lo contrario de A que es B, o hacer algo neutro
que puede ser C.
- Codificación. Es el concepto de filtro. Es el concepto de rechazar los
insumos de información no productivos, es decir, es como
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un colador de información.
• Además, los sistemas presentan las siguientes características:
- Entropía. Es un principio de la física, y se define como la tendencia
de los sistemas sociales de alcanzar su estado más probable, siendo
este estado el desorden, el caos, el término del sistema.
Hay una ley de entropía por el sólo hecho de estar en contacto con el entorno.
El sistema puede dilatar ese término. La entropía incorporada al sistema
tiende a aumentar. Este desorden se hace máximo cuando por la carencia
de información se bloquea la decisión, es decir, no hallamos que hacer.
- Negentropía. Es la entropía negativa. Se define como medidas de
orden para rechazar, evitar, contrarrestar la entropía. Para que se
produzca se debe estar atento a los cambios.
- Homeostasis. Debe existir un equilibrio dinámico al interior de un sistema
que le permita alcanzar tranquilamente su objetivo. Llegar a un equilibrio
dinámico significa contrarrestar las fuerzas exógenas que intentar atacar
al sistema.
El equilibrio dinámico se logra con una buena estructura organizacional.
- Equifinalidad. Todos los sistemas pueden llegar a un mismo resultado final
partiendo de maneras diferentes. Estos son los diferentes caminos para
lograr un objetivo.
Se habla de alternativa, de opciones. Mientras más opciones se manejan,
mayor es la posibilidad de reducir la entropía, de reducir también la
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incertidumbre.
- Sinergía. Es una propiedad de los sistemas abiertos, que se expresa en
términos que el todo adquiere propiedades, características, que las partes
consideradas individualmente no las poseen.
El todo se conduce con una personalidad que no necesariamente poseen
las partes. Ningún sistema social alcanza su objetivo sin sinergía.
Es la fuerza motriz de una organización. La característica de la
sinergía es que tiene algo adicional. Es imposible lograrla sin la
motivación de las partes, es decir, de los individuos. Si esta sinergía se
desarrolla las empresas logran su objetivo.
La organización en la medida que agrupe a individuos en un objetivo común,
y estos individuos consideren que este objetivo es bueno para ellos y para la
organización, va a conseguir en mejor forma sus metas.
Maximizar el concepto de sinergía es uno de los principales objetivos de la
administración.
- Recursividad. Los sistemas sociales son esencialmente recursibles.
Existe una interacción constante con sistemas mayores y con sistemas
menores. Los sistemas menores necesariamente dependen de las
decisiones de los sistemas mayores, pero como son recursibles los
sistemas menores también toman decisiones, y estas decisiones deben
ser respetadas por los sistemas mayores.
Con este fenómeno se logra la sobrevivencia de la organización,
pero interiormente.
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Al preguntarnos cómo es el entorno, podemos decir que es turbulento,
a consecuencia de fenómenos sociales, políticos, religiosos, económicos.
Turbulencia es una guerra.
Turbulencia es cuando el ser humano logra éxito en términos de inversión.
Turbulencia son cambios bruscos en el entorno que generan conflictos.
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