Presentación El Comité del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad, presenta a consideración de los H Magistrados Representantes del SIGC el Informe de Revisión para la Alta Dirección correspondiente a la vigencia 2012 de acuerdo con lo señalado en los numerales 5.6.1 y 5.6.2 de la norma NTCGP 1000:2009. En cumplimiento de lo dispuesto en la preceptuada norma, así como de las necesidades propias de la organización, el documento presentado se encuentra estructurado de la siguiente forma: - Informe de resultados Plan de Mantenimiento y Mejoramiento del SIGC 2011 Gestión de los recursos de inversión asignados para el proceso de implementación del sistema de gestión de calidad Cumplimiento del compromiso de la Política y Objetivos de Calidad Resultados de auditorías Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos Conformidad de productos y servicios Estado de acciones correctivas y preventivas Informe de seguimiento a las acciones previas efectuadas por la Dirección Cambios que podrían afectar el sistema Recomendaciones para la mejora Resultados sobre la gestión realizada en los riesgos de la Entidad Vale la pena mencionar que de acuerdo con las recomendaciones técnicas dadas, el Informe de Revisión tradicionalmente presentado en el mes de septiembre se ajustó en el corte de información para ser presentado durante el primer mes del año siguiente a la obtención de los resultados. De esta forma, se busca optimizar la gestión dentro de la organización, empatando el presente informe con otros de características similares, mostrando en forma clara y sucinta el estado actual del sistema de gestión de la organización, a partir de los parámetros establecidos, e identificando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, con el fin de proponer acciones que permitan a la Entidad continuar con el proceso de fortalecimiento y mejoramiento de su modelo de organizacional. PR Conforme a lo expuesto, respetuosamente se solicita a la Alta Dirección, pronunciarse sobre el presente documento, teniendo en cuenta lo señalado en la norma sobre los requisitos allí establecidos, especialmente los señalados en el numeral 5.6.3 el cual dice: “Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con: a) la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos; b) la mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y c) las necesidades de recursos”. PR 1. INFORME DE RESULTADOS PLAN DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL SIGC 2012: El Comité de Calidad llevó reuniones realizadas durante realizadas cada semana, el Mejoramiento formulado para obtenidas son las siguientes: a cabo periódicamente en las diferentes el 2012, las cuales fueron regularmente seguimiento al Plan de Mantenimiento y el 2011. Los resultados y observaciones Cuadro 1. Cumplimiento Plan de Mantenimiento y Mejoramiento del Sistema 2012 Nombre de tarea ACTIVIDADES RUTINARIAS Reuniones Comités de Calidad Revisión de Metas establecidas en los indicadores del SIGC Medición de indicadores Comienzo lun 02/01/12 mié 01/02/12 Fin mié 30/01/13 mié 30/01/13 lun 02/01/12 lun 31/12/12 Nombres de los recursos Líderes de Proceso 100% Líderes de Proceso 100% Profesionales asignados Profesionales Análisis de Indicadores lun 02/01/12 lun 31/12/12 asignados lun 02/01/12 lun 31/12/12 Aplicación de formatos lun 02/01/12 lun 31/12/12 Todos Aplicación de procedimientos Aplicación de metodologías e instructivos Actualización LMDEN 100% 100% 100% lun 02/01/12 lun 31/12/12 Todos 100% lun 02/01/12 lun 31/12/12 Todos 100% lun 02/01/12 lun 31/12/12 Revisión y actualización lun 02/01/12 vie 30/03/12 de riesgos Toma oportuna de QRS lun 02/01/12 lun 31/12/12 Toma de Acciones de Gestión Ejecución oportuna de las acciones de gestión Cumplimiento lun 02/01/12 lun 31/12/12 lun 02/01/12 lun 31/12/12 Profesionales asignados Profesionales asignados Profesionales asignados Profesionales asignados Profesionales asignados 100% 100% 91% 100% 88% 1 1 Página Página Nombre de tarea Evaluación y cierre oportuno de acciones de gestión Evaluación y cierre acciones ICONTEC ACTIVIDADES DE REVISIÓN Comienzo Fin Nombres de los recursos Cumplimiento lun 02/01/12 lun 31/12/12 Líderes de Proceso lun 02/01/12 lun 31/12/12 Coordinación de Calidad 100% Auditoría Interna de Calidad Nivel Central Unidad de Auditoría, lun 07/05/12 jue 31/05/12 Coordinación Calidad 100% Auditoría Interna de Calidad - Seccionales Certificadas Unidad de Auditoría, jue 07/06/12 vie 29/06/12 Coordinación Calidad 100% Auditoría Interna de Calidad - Ampliación nuevas Seccionales Unidad de Auditoría, lun 13/08/12 vie 31/08/12 Coordinación Calidad 20% Auditoría Externa de Calidad ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN Capacitación Formadores en temas de Calidad Bogotá lun 06/02/12 mar 16/10/12 lun 06/02/12 mie 18/04/12 lun 31/12/12 vie 26/10/12 Coordinación Calidad 0% lun 31/12/12 Coordinación vie 04/05/12 Calidad, Escuela Judicial Padrino Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 27/07/12 vie 27/07/12 Asignado Cali Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 27/07/12 vie 27/07/12 Asignado Barranquilla Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Asesoría 99% lun 07/05/12 lun 31/12/12 100% 100% 100% 100% 100% 100% 90% 100% 2 2 Página Página Nombre de tarea Revisión SIGC Villavicencio Asesoría Comienzo Fin vie 27/07/12 vie 27/07/12 Nombres de los recursos Padrino Asignado Padrino Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 27/07/12 vie 27/07/12 Asignado Tunja Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 27/07/12 vie 27/07/12 Asignado Pasto Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 27/07/12 vie 27/07/12 Asignado Montería Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 27/07/12 vie 27/07/12 Asignado Medellín Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Bucaramanga Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Cucuta lun 07/05/12 lun 31/12/12 Cumplimiento 0% 100% 100% 0% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 100% 100% 0% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 3 3 Página Página Nombre de tarea Comienzo Fin Nombres de los recursos Padrino Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Manizales Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Pereira Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Armenia Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Ibagué Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado Neiva Padrino Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Capacitación Virtual lun 07/05/12 lun 31/12/12 Asignado Padrino Revisión SIGC vie 01/06/12 vie 01/06/12 Asignado ACTIVIDADES mié vie 31/08/12 RELEVANTES 01/02/12 Asesoría lun 07/05/12 lun 31/12/12 Cumplimiento 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 4 4 Página Página Nombre de tarea Comienzo Plan de Capacitación SIGC (Escuela Judicial Recursos Humanos) mié 01/02/12 Nombres de los recursos Fin vie 10/02/12 Comité Competencias Líder vie 10/02/12 Comunicación Institucional Plan de Mantenimiento mié Coordinación vie 10/02/12 SIGC 01/02/12 Calidad Coordinación Capacitación Software lun 06/06/12 vie 08/06/12 Calidad, Calidad Escuela Judicial Informe Auditoría mie mie Líder Auditoría Nivel Central 06/06/12 06/06/12 Líder Gestión Medición Percepción mie mie Información Cliente 27/06/12 27/06/12 Estadística Informe Auditoría mie mie Líder Auditoría Seccionales Certificadas 27/06/12 27/06/12 Informe Auditoría mie mie Ampliación nuevas Líder Auditoría 05/09/12 05/09/12 Seccionales Informe Revisión Líderes vie 28/09/12 vie 28/09/12 Seccional Seccionales Líderes de Informe Revisión NC vie 28/09/12 vie 28/09/12 Proceso Informe Revisión mié mié Coordinación Consolidado 03/10/12 03/10/12 Calidad NIVEL DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MANTENIMIENTO Plan de Comunicaciones SIGC mié 01/02/12 Cumplimiento 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 100% 100% 80% 90% Como se observa, si bien el cumplimiento de ejecución del Plan fue satisfactorio, toda vez que se situó en el 90%, es prudente generar cierto grado de preocupación por las actividades que no fueron posibles llevar a cabo. En este sentido a continuación se presenta el análisis de causas de las acciones incumplidas y se describen las actividades de mitigación realizadas para disminuir el efecto ocasionado por la no realización: Nombre de tarea Comienzo Fin Causas Acciones de Mitigación 5 5 Página Página Nombre de tarea Auditoría Interna de Calidad Ampliación nuevas Seccionales Auditoría Externa de Calidad Revisión Seccionales incluidas ampliación certificado. Comienzo lun 13/08/12 mar 16/10/12 Fin Causas Acciones de Mitigación vie 31/08/12 Insuficiente asignación de recursos. Ver punto 2 del presente documento. Asesoría virtual en la revisión de sistemas de gestión de calidad. Formación de personal especializado para Seccionales. vie 26/10/12 Retrasos en la programación ocasionados por Reprogramación de ajustes en la auditoría para los meses de normatividad enero y marzo de 2013. contractual y el paro judicial. vie 27/07/12 Insuficiente asignación de recursos. Ver punto 2 del presente documento. Asesoría virtual en la revisión de sistemas de gestión de calidad. Formación de personal especializado para Seccionales. mie 05/09/12 Insuficiente asignación de recursos. Ver punto 2 del presente documento. Asesoría virtual en la revisión de sistemas de gestión de calidad. Formación de personal especializado para Seccionales. SIGC en vie 27/07/12 Informe Auditoría mie - Ampliación nuevas 05/09/12 Seccionales 2. GESTIÓN DE LOS RECURSOS DE INVERSIÓN ASIGNADOS PARA EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El Plan Sectorial de Desarrollo proyectó recursos para el proceso de implementación del sistema integrado de gestión y control de calidad durante el cuatrienio 2011 – 2014 por $2.500’000.000 pesos, de los cuales $1.750’000.000 pesos corresponden a la suma de los tres (3) primeros años. Sin embargo, debido al recorte efectuado por el Gobierno Central a los recursos de inversión, en la actualidad el déficit del trienio se sitúa en $954.444.947 pesos, es decir el 54,8% del total proyectado. Los resultados y observaciones obtenidas respecto a la distribución de recursos se muestran en los cuadros siguientes: 6 6 Página Página Cuadro 1. Inversión 2011 – Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad PROGRAMA / OBJETIVO 2.011 PROYECTADO APROPIADO DEFICIT INVERSION EN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD SIGC 222.576.458 222.576.458 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 222.576.458 222.576.458 TOTAL INVERSION UDAE 2011 222.576.458 222.576.458 0 0 Cuadro 2. Inversión 2012 – Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad PROGRAMA / OBJETIVO 2.012 PROYECTADO APROPIADO DEFICIT INVERSION EN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD SIGC 759.141.181 95.000.000 -664.141.181 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 759.141.181 95.000.000 -664.141.181 TOTAL INVERSION UDAE 2012 759.141.181 95.000.000 -664.141.181 Cuadro 3. Inversión 2013 – Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad PROGRAMA / OBJETIVO 2.013 PROYECTADO APROPIADO DEFICIT INVERSION EN SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD SIGC 759.141.181 468.837.415 -290.303.766 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 759.141.181 468.837.415 -290.303.766 TOTAL INVERSION UDAE 2013 759.141.181 468.837.415 -290.303.766 En este sentido, vale la pena mostrar el resultado del cumplimiento de las metas proyectadas en el actual Plan Sectorial. Cuadro 4. Proyectos 2011 – Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad Proyectos realizados durante el 2011 - Recursos proyectados $222.576.458 - Recursos Asignados $222.576.458 - Recursos Ejecutados $222.570.400 – 99.99% 7 7 Página Página PROYECTOS META PROYECTADA Lograr la recertificación de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva, junto con las Seccionales de Antioquia, Risaralda y Norte de Santander en normas de calidad RESULTADO META Cumplido 100% Recertificación Juzgados de Itagüí y Envigado en normas de calidad Lograr la recertificación de los Juzgados de Itagüí y Envigado en normas de calidad. Cumplido 100% Ampliación del certificado en el sistema de gestión de calidad en las Seccionales de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial siguientes: Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila. Diseño e implementación de un software para el seguimiento de la Planeación Estratégica de la Organización. Ampliación del certificado en las Seccionales de: Cumplido el 50% Recertificación Sala Administrativa y Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, junto con las Seccionales de Antioquia, Risaralda y Norte de Santander en normas de calidad Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila. Automatizar proceso seguimiento de planeación estratégica de organización. el de la la OBSERVACIONES En el mes de noviembre de 2011 la Sala Administrativa junto con la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las Seccionales de Antioquia, Risaralda y Norte de Santander, logró la recertificación de todos los procesos en las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008. En el mes de octubre de 2011 los Juzgados de Itagüí y Envigado, lograron la recertificación de todos los procesos en la norma ISO 9001:2008. Los recursos asignados no permitieron cubrir la totalidad del proyecto inicialmente establecido. Se logró la certificación de las Seccionales de: Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila. Cumplido 100% Aunque se logró cumplir con el propósito de implementar el software de planeación estratégica para la organización, las nuevas directrices dadas por la H Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, a partir de la expedición del Acuerdo 9256 de 2012, en armonía con las recomendaciones dadas por el Departamento 8 8 Página Página Proyectos realizados durante el 2011 - Recursos proyectados $222.576.458 - Recursos Asignados $222.576.458 - Recursos Ejecutados $222.570.400 – 99.99% PROYECTOS Certificación Centros de Servicios y Juzgados de Paloquemao, Ejecución de Penas y Medidas, Especializados y Adolecentes de Bogotá. META PROYECTADA Certificación en las normas de calidad de los Centros de Servicios y Juzgados de Paloquemao, Ejecución de Penas, Especializados y Medidas y Adolecentes de Bogotá. RESULTADO META Cumplido 25% OBSERVACIONES Nacional de Planeación, hacen necesario realizar ajustes a dicho modelo. Durante el 2011 se logró realizar el pre diseño del sistema de gestión para los Centros de Servicios Judiciales y Juzgados de Paloquemao, Ejecución de Penas y Medidas, Especializados y Adolecentes de Bogotá. Quedó pendiente la validación del modelo y el inicio de la implementación del mismo. Cuadro 5. Proyectos 2012 – Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad Proyectos realizados durante el 2012 Recursos proyectados $759.141.181 Recursos Asignados $95.000.000 Recursos Ejecutados: $95.000.000 – 100% PROYECTOS META RESULTADO PROYECTADA META Mantenimiento certificación Sala Administrativa y Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, junto con las Seccionales de Antioquia, Risaralda, Norte de Santander, Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila en normas de calidad Lograr el mantenimiento de la recertificación de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva, junto con las Seccionales de Antioquia, Risaralda, Norte de Santander, Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila en normas de calidad Cumplido 80% OBSERVACIONES Las nuevas disposiciones legales en materia de contratación, el paro judicial ocasionaron durante el 2012, el retraso en los procesos de contratación, generando la necesidad de solicitar aplazamiento del inicio de la auditoría de mantenimiento de la Sala Administrativa, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las Seccionales 9 9 Página Página Proyectos realizados durante el 2012 Recursos proyectados $759.141.181 Recursos Asignados $95.000.000 Recursos Ejecutados: $95.000.000 – 100% PROYECTOS META RESULTADO PROYECTADA META Mantenimiento certificación Juzgados de Itagüí y Envigado en normas de calidad Lograr el mantenimiento de la recertificación de los Juzgados de Itagüí y Envigado en normas de calidad. Cumplido 80% Ampliación del certificado en el sistema de gestión de calidad en las Seccionales de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial siguientes: Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Córdoba, Nariño, Sucre y Valledupar Ampliación del certificado en las Seccionales de: Cumplido el 50% Implementación y certificación de la norma de calidad en los Juzgados Civiles del Circuito de Barranquilla Certificación en las normas de calidad a los Juzgados Civiles del Circuito de Barranquilla Cumplido 100% Implementación y certificación de la Certificación en las normas de calidad Cumplido 100% Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Córdoba, Nariño, Sucre y Valledupar OBSERVACIONES contempladas en el alcance, para el mes de enero de 2013. Las nuevas disposiciones legales en materia de contratación, el paro judicial ocasionaron durante el 2012, el retraso en los procesos de contratación, generando la necesidad de solicitar aplazamiento del inicio de la auditoría de mantenimiento los Juzgados de Envigado e Itagüí para el mes de enero de 2013. Los recursos asignados no permitieron cubrir la totalidad del proyecto inicialmente establecido. Se logró la implementación y se encuentra pendiente la realización de la auditoría en las Seccionales de: Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Córdoba y Nariño Para lograr el cumplimiento de esta meta fue necesario recurrir a recursos provenientes de donaciones dadas por la OMG Protransparencia por Colombia y la Cámara de Comercio de Barranquilla. Para lograr el cumplimiento de esta 1010 Página Página Proyectos realizados durante el 2012 Recursos proyectados $759.141.181 Recursos Asignados $95.000.000 Recursos Ejecutados: $95.000.000 – 100% PROYECTOS META RESULTADO PROYECTADA META norma de calidad en el Centro de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Bucaramanga Implementación y certificación de la norma de calidad en la Sala Penal del Tribunal Superior de Buga, su Secretaría, así como los Centros de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Buga. al Centro de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Bucaramanga Certificación en las normas de calidad a: OBSERVACIONES meta fue necesario recurrir a recursos provenientes de donaciones dadas por la USAID a través del operador MSD Colombia. Cumplido 100% Sala Penal del Tribunal Superior de Buga, su Secretaría, así como los Centros de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Buga. Para lograr el cumplimiento de esta meta fue necesario recurrir a recursos provenientes de donaciones dadas por la USAID a través del operador MSD Colombia. Cuadro 6. Proyectos 2013 – Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (Situación propuesta) Proyectos realizados durante el 2013 - Recursos proyectados $759.141.181 - Recursos Asignados $468.837.415 PROYECTOS META META PROYECTADA PROYECTADA Mantenimiento certificación Sala Administrativa y Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, junto con las Seccionales de Antioquia, Risaralda, Norte de Santander, Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila en normas de calidad Mantenimiento certificación Juzgados de Itagüí y Envigado en Lograr el mantenimiento de la recertificación de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva, junto con las Seccionales de Antioquia, Risaralda, Norte de Santander, Santander, Caldas, Quindío, Tolima y Huila en normas de calidad Lograr el mantenimiento de la recertificación de los Juzgados de OBSERVACIONES 100% Los recursos asignados permiten atender esta actividad sin mayores contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $60.000.000 pesos. 100% Los asignados atender esta sin recursos permiten actividad mayores 1111 Página Página Proyectos realizados durante el 2013 - Recursos proyectados $759.141.181 - Recursos Asignados $468.837.415 PROYECTOS META META PROYECTADA PROYECTADA normas de calidad Itagüí y Envigado en normas de calidad. Ampliación del certificado en el sistema de gestión de calidad en las Seccionales de la Sala Administrativa y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial siguientes: Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Córdoba, Nariño, Sucre, Valledupar, Magdalena, Bolivar, Guajira y San Andrés Mantenimiento en la certificación de la norma de calidad en los Juzgados Civiles del Circuito de Barranquilla Ampliación del certificado en las Seccionales de: Mantenimiento en la Implementación y certificación de la norma de calidad en el Centro de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Bucaramanga Mantenimiento Implementación y certificación de la norma de calidad en la Sala Penal del Tribunal Superior de Buga, su Secretaría, así como los Centros 100% Valle del Cauca, Atlántico, Bogotá – Cundinamarca, Meta, Boyacá, Córdoba, Nariño, Sucre, Valledupar, Magdalena, Bolivar, Guajira y San Andrés Mantenimiento en la Certificación en las normas de calidad a los Juzgados Civiles del Circuito de Barranquilla contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $5.000.000 pesos. Los recursos asignados permiten atender esta actividad sin mayores contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $100.000.000 pesos. 100% Mantenimiento en la Certificación en las normas de calidad al Centro de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Bucaramanga 100% Mantenimiento Certificación en las normas de calidad a: 100% Sala Penal del Tribunal Superior de Buga, su Secretaría, así OBSERVACIONES Los recursos asignados permiten atender esta actividad sin mayores contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $20.000.000 pesos. Los recursos asignados permiten atender esta actividad sin mayores contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $20.000.000 pesos. Los recursos asignados permiten atender esta actividad sin mayores contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $20.000.000 pesos. 1212 Página Página Proyectos realizados durante el 2013 - Recursos proyectados $759.141.181 - Recursos Asignados $468.837.415 PROYECTOS META META PROYECTADA PROYECTADA de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Buga. Ajuste software de planeación estratégica y módulos de auditorías y planes de mejoramiento del SIGC como los Centros de Servicios y Juzgados Pertenecientes al Sistema Penal Acusatorio de Buga. Implementar los ajustes al software de planeación estratégica de conformidad con los lineamientos del Acuerdo 9256 de 2012. Diseño e implementación norma de calidad específica para la Rama Judicial Realizar el diseño de una norma específica para la Rama Judicial tomando como base inicial la Jurisdicción Contenciosa Administrativa 100% 100% OBSERVACIONES Los recursos asignados permiten atender esta actividad sin mayores contratiempos. El costo aproximado de este proyecto es de $120.000.000 pesos Existen recursos por $168.000.000, siendo necesario conseguir una adición de $200.000.000 pesos. Para tal efecto se han realizado conversaciones con el BID, con el fin de realizar el proyecto en forma conjunta utilizando recursos del empréstito. 3. CUMPLIMIENTO POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD: Conforme se señaló en el Informe de Revisión presentado en la vigencia anterior, la Entidad, siendo consecuente con lo preceptuado en el Plan Sectorial de Desarrollo 2011 – 2014, considera que los objetivos de calidad deben estar en sintonía con los objetivos estratégicos de la organización. En este sentido, y en concordancia con la política de calidad, el compromiso manifestado por la Alta Dirección en aras de propiciar el mejoramiento y fortalecimiento de su gestión continúan siendo adecuados y apropiados para los propósitos de la organización. 1313 Página Página Política de Calidad: Estos se encuentran definidos por la entidad y aprobados por la Alta Dirección mediante Acuerdo N° PSAA07-3926 del 15 de febrero de 2007, se describen a continuación: “La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, en su condición de Alta Dirección del órgano administrativo del poder judicial de Colombia, hace manifiesto su compromiso indeclinable de establecer, documentar, implantar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad en la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y, en todas sus dependencias del nivel central y seccional; asimismo, asume como política pública permanente, el aumento progresivo del acceso a la justicia; la eficiencia, la eficacia y la transparencia de todos sus procesos, el cumplimiento de los requisitos de los usuarios, el mejoramiento continuo de su sistema integrado de gestión y control de la calidad y el crecimiento personal y profesional de sus magistrados y empleados con base en la formación, el trabajo en equipo y un clima organizacional de diálogo constructivo que garantice la óptima toma de decisiones”. Objetivos de Calidad - Despliegue Los objetivos de calidad definidos por la organización, a partir del compromiso adquirido por la Entidad en lo estipulado en su política de calidad son los siguientes: Acceso a la Justicia: Acercar la Administración de Justicia al ciudadano, con la colaboración armónica y en coordinación con otras entidades del Estado que apoyan a la Administración de Justicia y de los operadores externos a fin de eliminar los obstáculos a las demandas nacionales y territoriales de solución de conflictos, acentuar la credibilidad en las instituciones y garantizar una pronta y cumplida justicia a partir de la racionalización de la oferta en función de la Demanda del servicio, el fortalecimiento de mecanismos alternativos de solución de conflictos y de defensa de la nación . Especial énfasis debe darse a lo relacionado con la promoción de la igualdad de la mujer, los niños y las niñas para facilitar de manera especial su acceso a la justicia. Eficiencia y eficacia de la gestión judicial: Mejorar la oportunidad y capacidad de respuesta de la Administración de Justicia a partir de la modernización de los modelos de gestión Judicial la simplificación de procedimientos, la racionalización de la oferta del servicio, la aplicación de modelos de descongestión, la adecuación de la arquitectura judicial, con Tecnologías de la Información y la comunicación, la Seguridad al servicio de la Administración de Justicia bajo preceptos de racionalidad financiera, control de la gestión de los despachos judiciales 1414 Página Página promoviendo un aumento de los casos despachados, una reducción de los niveles de atraso y el efectivo cumplimiento de las decisiones judiciales. Calidad de las decisiones judiciales: Fortalecer la calidad y la equidad de las actuaciones judiciales mediante el mejoramiento continuo de la gestión gerencial y administrativa, la selección de funcionarios y empleados por concurso de méritos, la evaluación periódica de su desempeño, el incremento del nivel de profesionalización y actualización de los servidores acorde con los cambios en los sistemas jurídicos, el acceso a la información jurisprudencial y normativa, el fortalecimiento de los estímulos, el bienestar social y la salud ocupacional, para fortalecer la aptitud, disposición de servicio y los conocimientos necesarios para el ejercicio de la función jurisdiccional. Confianza, la Visibilidad y la Transparencia: Fortalecer la confianza en la Administración de Justicia mejorando la visibilidad de las actuaciones de la administración de justicia y de quienes ejercen el litigio a partir del fortalecimiento de los mecanismos de difusión interna y externa de las actuaciones judiciales. Garantizar la Transparencia de la gestión judicial a través del ejercicio de la jurisdicción Disciplinario a funcionarios y abogados y litigantes, la gestión de auditoria y vigilancia, el control estadístico de la gestión, la disponibilidad de información en diversos medios de difusión sobre el estado de la administración de justicia, garantizando la intervención de cualquier ciudadano en ejercicio del derecho al control social, la vigilancia de la función social. Fortalecimiento Institucional: Garantizar la independencia de los Jueces en el ejercicio de la jurisdicción garantizando condiciones para una gestión objetiva e incorruptible en la defensa de los derechos y libertades de los ciudadanos. Fortalecer la autonomía presupuestal y administrativa de la Rama Judicial, mediante el fortalecimiento de instrumentos de carácter financiero y administrativo que permitan apalancar el desarrollo y modernización del poder judicial en colaboración armónica entre los poderes públicos. Fortalecer la Iniciativa Legislativa para adecuar los sistemas judiciales. En este orden de ideas, las metas y resultados obtenidos en esta materia se resumen en los cuadros siguientes: - Resultados Obtenidos: Las metas que se propusieron para el Plan Sectorial de Desarrollo 2011 2014, tienen un gran compromiso en la mejora de la cobertura del aparatos de justicia acorde a los cambios en el sistema judicial para dar trámite oportuno y efectivo a todos los conflictos que conformen la carga laboral de los despachos judiciales en el periodo cuatrienal. 1515 Página Página Conforme a lo expuesto, vale la pena mencionar se logró aumentar el número de despachos judiciales permanentes, y se fortaleció el esquema de acceso a través de la estrategias señaladas por la H Sala Administrativa en materia de descongestión, tal como arrojan los resultados establecidos para medir el objetivo de ACCESO. La estrategia de la jornada laboral diseñada para el sistema penal acusatorio, con turnos de 6 AM a 2 PM y de 2 PM a 10 PM con lo cual se configura el mejoramiento en la accesibilidad a la Justicia. La implementación del Sistema Penal Acusatorio ha permitido un reducción de tiempos procesales en la gestión de los juzgados que atienden la oralidad penal bajo los preceptos de la Ley 906 así, la tasa de reducción de tiempos procesales en estos despachos alcanzó un 86% respecto al tiempo procesal calculado en el estudio realizado en el año 2006 para los juzgados penales que atendían procesos con la Ley 600. Así mismo la entrada en vigencia de la oralidad en la especialidad laboral y el proceso de implementación en las especialidades civil y familia, así como en la jurisdicción Contenciosa Administrativa, son elementos que contribuyeron a mejorar la gestión del 2012, a pesar de la problemática surgida con el paro judicial. No obstante, no todas la metas lograron cumplirse a cabalidad, pues el recorte de recursos proyectados para el sistema de gestión de calidad, impidió que este fuera mucho mayor. OBJETIVO ESTRATÉGICO CALIDAD INDICADOR DE GESTIÓN AVANCE EN LA IMPLEMENTACIÓN DE MODELOS SIGC: LINEA META MEDICIÓN META BASE 2007 2011 2011 1 1 19 15 MEDICIÓN 2012 META 2012 Proyección 2013 22 25 30 Desde que inició la Sala Administrativa de expandir el modelo de calidad bajo los preceptos de la Norma NTCGP 1000:2009, en sintonía con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno, se ha logrado pasar de 1 dependencia certificada en el año 2006 (Juzgados de Itagüí) a un total de 22 en el 2012 y con proyección de 30 para el 2013, es decir 5 dependencias más. En este sentido, vale la pena mencionar que la insuficiencia de recursos no permitió el cumplimiento de la meta, aunque vale la pena destacar las actividades de mitigación realizadas para tal fin. De otra parte vale la pena resaltar el indicador obtenido en visibilidad y trasparencia, pues a pesar de los cambios surgidos en la metodología, se 1616 Página Página mantiene la Entidad como una de las de mayor confianza a la luz de los organismos no gubernamentales. OBJETIVO ESTRATÉGICO INDICADOR DE GESTIÓN INDICE VISIBILIDAD Y TRASPARENCIA TRASPARENCIA ENTIDADES PÚBLICAS LINEA META MEDICIÓN BASE BASE 2008 74.87 70 76.10 META 2008 MEDICIÓN 2011 META 2011 MEDICIÓN 2012 72 72 72 Sin publicar El Índice de Transparencia Nacional ITN fue de 76.10% para la Rama Judicial, medido por Transparencia por Colombia en el año 2008. Este Índice mide la percepción ciudadana respecto de riesgo de la corrupción en su gestión. En el año 2006 el ITN fue de 61%, para el año 2007 fue de 74.87%, Así el indicador del 2008 es 25% superior al del año base de la evaluación, aunque se observa para la última medición correspondiente al 2011 un leve descenso producto de un ajuste en la metodología. Con respecto a la Meta fijada “lograr presentando así un Incremento del 25% que se traduce en un disminución del riesgo en la Gestión de la Rama Judicial de acuerdo con la percepción Ciudadana. En forma Comparativa el Indicador del año 2008 ITN de 76.10% para la Rama Judicial medido por la Organización Transparencia por Colombia, permite observar que la Rama Judicial, es el poder del Estado con menor riesgo de presentar corrupción en la gestión en comparación con el ITN de las otras ramas del poder público y de organismos de control y misterio publico así: 76.1% Rama Judicial, 74.9% Rama Ejecutiva, 71.8% los órganos de control y ministerio público y 39.2% Rama. Para el año 2011, aunque el resultado del indicador aparentemente no es favorable, debe considerarse que en las tres últimas mediciones, esa Corporación, viene cambiando la metodología de cálculo, haciéndola seguramente cada vez más exigente y por lo que la medición pareciera empeorarse, aunque la tendencia frente a las demás ramas del poder público se mantiene. No obstante, debe tenerse en cuenta más bien que la organización ha mantenido su clasificación y se encuentra dentro de aquellas que muestran mayores niveles de confianza. Sin embargo, es claro que esta situación no debe ser una excusa para continuar teniendo en cuenta la medición de este indicador, cuyo resultado es muy importante para la organización. Vale la pena resaltar que dentro de los parámetros tenidos en cuenta, el factor que más influyó en la baja de la calificación fue el de la página web, toda vez que es considerado por el Gobierno Central necesario contar con 1717 Página Página una serie de instrumentos que al momento de la evaluación se encontraban en construcción. En la parte contractual y de su sistema de control, la Entidad obtiene uno de los más altos puntajes, los cual sin duda pone de manifiesto la honestidad y transparencia de la organización. En otro aspecto que vale la pena considerar se tiene la medición obtenida durante la aplicación de la encuesta de profundización de 2011y que presentó resultados para el 2012, la cual en general resulta ser ampliamente favorable conforme con la tendencia que sobre el particular se tiene. OBJETIVO ESTRATÉGICO LINEA BASE MEDICIÓN 2008 META 2008 MEDICIÓN 2011 META 2011 MEDICIÓN 2012 META 2012 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL – Resultado encuesta – Percepción del servicio de la Entidad NA 66,78% 60% 66,00% 65,00% 78% 70% El resultado del indicador muestra cómo la implementación del sistema de gestión de calidad evidentemente ha contribuido a que el usuario directo (jueces y magistrados), tengan una mejora percepción sobre la función de la Sala Administrativa. Seguramente que la incorporación del sistema de QRS, así como la divulgación de las políticas, estrategias, programas y proyectos, en armonía con la construcción concertada del plan sectorial de desarrolla, han permitido mejorar la percepción que se tiene acerca de las funciones encomendadas a la Entidad. La misma publicidad negativa de los medios de comunicación ha permitido que la misma Entidad fortalezca sus canales de comunicación, en el entendido que muchos de los aspectos desfavorables mostrados obedecen a la desinformación que sobre la organización se tiene. Los resultados de los indicadores asociados a los objetivos de acceso, y eficacia y eficiencia y acceso. 1818 Página Página NOMBRE INDICADOR FORMULA PERIODO DE MEDICIÓN MEDICIONES ANTERIORES Valor Ultima Meta Valor Ultima Medición Valor Penultima Medición Valor Antepenultima Medición Cobertura Despachos Judiciales Cobertura Despachos Judiciales = (0.8 (Numero de Despachos Judiciales año de medición No. Despachos Judiales año base)/ Número de Despachos Judiciales Año base (2006) ) + 0.2* (Número de Despachos Judiciales con horario extendido año de medición No Despachos Judiciales con horario extendido año base (2006)))* 100 Anual 40 49,74 43,16 38,41 Tasa Anual de Ingresos Tasa anual de ingresos es igual (demanda anual del aparato de justicia respectivo año de medición Demanda anual del aparato de justicia, año base(2006) / (Demanda anual aparato de justicia año base 2.006) * 100 Anual 90 88,78 87,28 89,08 Último Análisis Se observa que el indicadir ha presentado una tendencia creciente en los últimos dos años, aunque en menor proporción para el año inmediatamente anterior, seguramente por la exigencia misma de la meta establecida, así como de las consecuencias propias surgidas a partir del Para Judicial. El resultado del indicador es producto del incremento de despachos judiciales con horario extendido en el SAP y por otro lado de la política de un Juzgado en cada municipio, así como del proyecto de restitución de tierras. Nuevamente la tendencia en la demanda de justicia se incrementa, situación que aunada al represamiento de inventarios pone en alerta la capacidad instalada del aparato de justicia y que recientemente se ha venido manejando a través de la adopción de nuevas medidas de descongestión, pero que desde ya generan una preocupación, toda vez que esta estrategia depende de los recursos transitorios que entregue el Gobierno Central. De esta forma durante el 2012 si se compara con el 2009, el incremento fue de más del 21% en ingresos y 1919 Página Página NOMBRE INDICADOR Casos atendidos por cada 1000.000 habitantes FORMULA (Egresos efectivos) Sobre (Población Colombiana proyectada por el Dane para año de medición) sobre 100.000)) PERIODO DE MEDICIÓN Anual MEDICIONES ANTERIORES frente al año base de más del 89%, para una capacidad instalada incrementada en 478 despachos desde el año 2006 hasta el 2012. 5500 5.619 5.868 5.519 Durante el 2012 el resultado del indicador arrojó un total de 5.619 casos atendidos en promedio por los jueces de la república. En este sentido el resultado obtenido es satisfactorio, aunque se observarse una leve disminución en la tendencia de los datos, ocasionado por el efecto producido en el paro judicial de 2012. 2020 Página Página NOMBRE INDICADOR Extensiòn Oralidad FORMULA (Numero de despachos judiciales con sistema oral implementado / número de despachos judiciales) *100 PERIODO DE MEDICIÓN Anual MEDICIONES ANTERIORES 90 60,575 50,42 50,45 El modelo de oralidad se ha continuado extendiendo en las diferntes especialidades, con lo cual la tendencia de este indicador contínua siendo creciente. De esta forma se pasa del 50,42% del sistema bajo esta modalidad al 60,57, como resultado de un incremento de 221 nuevos juzgados bajo esta modalidad. Durante el 2012 dado que fueron creados juzgados en el resto de municipios del país, lo cual generó un aumento fuera de la habitual durante dicha anualidad afectó el resultado del indicador dado que no se incrementó en la misma proporción el número de despachos en oralidad. De esta forma, es evidente que el 60,57 es ampliamente satisfactorio y demuestra la aplicación de la política de la Sala en esta materia. En la actualidad se tiene el 100% de los Juzgados del SAP bajo esta modalidad, el 100% en Laboral y se viene realizando la implementación en la especialidad civil, así como en lo Contencioso Administrativo. 2121 Página Página NOMBRE INDICADOR Mejoramiento Tasa de Producción FORMULA Mejoramiento Tasa de Producción = (((Egresos / No. Despachos)/ (Egresos año anterior / No. Despachos año anterior))1)*100 PERIODO DE MEDICIÓN Anual MEDICIONES ANTERIORES 5 5,29 2,0 26,90 Se observa un mejoramiento en la tasa de producción respecto a la generada durante el 2012, generada por las medidas adicionales de reordenamiento y descongestión judicial, que lograron evitar que se produjera un desmejoramiento en la producción de los procesos que egresaron del aparato de justicia. No obstante es claro que el resultado debió haber sido mucho más favorable de no presentarse dicho inconveniente, el cual pudo estar alrededor del 12%. En forma consolidada se presentó cumplimiento de los objetivos de calidad o estratégicos del 96.25%, lo cual es ampliamente satisfactorio para la organización. Como complemento a la información anterior, resulta relevante mostrar a partir de la trazabilidad de algunas cifras el proceso de transformación positivamente sufrido en el aparato de justicia: SITUACIÓN ANTERIOR Año 1993 1993 Demanda de Justicia 748,063 1993 Capacidad de Respuesta de Justicia 566,827 RESULTADOS SITUACIÓN ACTUAL Año 2011 Crecimiento demanda justicia 2011 Demanda de Justicia 1993 -2011 fue del 304% 2.273.174 Crecimiento de la capacidad de respuesta del aparato de justicia 1993 - 2011 fue del 478% 2011 Capacidad de Respuesta de Justicia 2.707.840 2222 Página Página SITUACIÓN ANTERIOR Año 1993 SITUACIÓN ACTUAL Año 2011 RESULTADOS Tasa de producción promedio por despacho pasó de 144 en 1993 a 584 en 2011, es decir un incremento del 405% Crecimiento aparato de justicia 1993 - 2011 fue del 17,5% 1993 Despachos Judiciales 3,945 2011 Despachos Judiciales 4,635 El el periodo se fortaleció la jurisdicción contenciosa y se garantizó el servicio en 1,098 municipios del país 1993 Represamiento anual de procesos 18% Se cambió la tendencia de represamiento de procesos a la desacumulación con lo cual se atiende la demanda actual más la acumulación histórica 2011 Desacumulación anual de procesos 19% 5. RESULTADOS AUDITORÍAS El siguiente capítulo muestra la evolución tenida por la organización frente a las revisiones internas y externas realizadas por el equipo de auditores de la Entidad y por el Ente Certificador. - Primer Ciclo de Auditoría Interna (Lleva a cabo el 7, 8 y 9 de marzo de 2008): Análisis por Proceso PROCESO Planeación Estratégica Comunicación Institucional Gestión de la Formación Judicial Gestión Financiera No NO Conformidadades detectadas 3 No. NO Conformidades cerradas 3 7 7 1 1 2 2 Observaciones El primer ciclo de auditoría se llevó a 2323 Página Página PROCESO No NO Conformidadades detectadas No. NO Conformidades cerradas 2 2 1 1 2 2 2 2 2 2 22 22 y Presupuestal Gestión Tecnológica Adquisición de Bienes y Servicios Mejoramiento del SICG Gestión Humana Auditoria TOTALES Observaciones cabo el 7 de marzo de 2008 y contempló un total de 9 procesos bajo la norma ISO 9001:2000. En el análisis llevado a cabo al interior del Comité del SIGC, se observó una gran cantidad de hallazgos, ocasionados fundamentalmente por los siguientes aspectos: - Falta de experticia del grupo auditor que iniciaba recientemente su formación como auditores de calidad. Poco tiempo en la maduración del sistema, dado que se encontraba recién terminada la etapa de diseño. Falta de articulación en los diferentes procesos de la Entidad que permitieran el funcionamiento como un único sistema. Falta de mayor conocimiento de la norma ISO 9001:2000. No obstante, hay que resaltar que, teniendo en cuenta la poca madurez del sistema, el ejerció realizado resultó ser todo un éxito, conforme lo evidencia el Ente Certificador en la preauditoria llevada a cabo a finales del mes de marzo de la presente vigencia. - Pre Auditoría Externa bajo la norma ISO 9001:2000: Análisis por Proceso PROCESO Planeación Estratégica Mejoramiento del SIGC Gestión de la Formación Judicial Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Humana Gestión No NO Conformidadades detectadas 2 No. NO Conformidades cerradas 2 5 5 2 2 1 1 1 1 1 1 Observaciones La preauditoría al Sistema de Gestión de Calidad, se llevó a cabo el 28 de marzo de la presente anualidad y culminó el 2 de abril de la misma vigencia. 2424 Página Página PROCESO No NO Conformidadades detectadas No. NO Conformidades cerradas 2 14 2 14 Tecnológica Auditoria TOTALES Observaciones La preauditoría llevada a cabo por la firma ICONTEC, se realizó bajo la norma ISO 9001:200, a finales del mes de marzo de 2008 y tuvo como alcance el proceso misional “Gestión de la Formación Judicial”, destacándose por ser el primer proceso de la organización en cumplir a cabalidad con los requisitos de la mencionada norma internacional de gestión. De dicho ejercicio, se detectaron 14 no conformidades entre mayores y menores, las cuales a la fecha se encuentran totalmente cerradas, es decir una eficacia del 100%, en la funcionalidad del sistema en lo que respecta al autocontrol, autogestión, autoevaluación y mejora permanente, propias de la cultura organizacional de la actual Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura. - Auditoría Interna de Calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004 (Llevada a cabo del 4 al 6 de junio de 2008): Análisis por Proceso PROCESO Planeación Estratégica Gestión para la Integración de Listas de Altas Cortes Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad Comunicación Institucional Modernización de la Gestión Judicial Reordenamiento Judicial Mejoramiento Infraestructura Física Administración de la Carrera Judicial Gestión de la Formación Judicial Gestión de la No NO Conformidadades detectadas 1 No. NO Conformidades cerradas 1 2 2 3 3 6 6 1 1 0 0 4 4 3 3 1 1 8 8 Observaciones La primera auditoría interna de calidad, bajo la norma NTCGP 1000:2004, se llevó a cabo en el mes de junio para todos los procesos de la organización. 2525 Página Página PROCESO No NO Conformidadades detectadas No. NO Conformidades cerradas 3 3 0 2 2 0 2 2 0 0 0 12 0 12 2 2 1 51 1 51 Observaciones Información Judicial Registro y Control de Abogados y Auxiliares de Justicia Gestión Humana Gestión Tecnológica Administración de la Seguridad Gestión de Información Estadística Auditoría Interna Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Financiera y Presupuestal Asistencia Legal TOTALES: Llevado a cabo el análisis por parte del Comité del SIGC, se determinó que la gran cantidad de hallazgos presentados al sistema de gestión de calidad de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, tuvo su origen en: - La ampliación del equipo auditor. Falta de experticia de los nuevos auditores de calidad que iniciaba recientemente su formación como auditores de calidad. Falta de mayor conocimiento en la norma NTCGP 1000:2004, siendo esta más exigente que la ISO 9001:2000. Falta de ajuste en los procedimientos de acciones correctivas y preventivas, así como en el procedimiento de auditorías de calidad. Forma de presentación del informe, toda vez que las no conformidades se repiten una y otra vez en cada uno de los procesos. El ejercicio permitió fortalecer aún más el proceso de auditorías internas de calidad, así como aprender de la experiencia, dentro del desarrollo de la implementación del modelo del sistema de gestión de calidad bajo la exigente norma del estado colombiano. Como acciones encaminadas a subsanar los inconvenientes presentados en los informes, se destaca el ajuste llevado a cabo al procedimiento de auditorías de calidad, el acompañamiento en la revisión de los hallazgos por parte del consultor asignado por el convenio establecido con la Universidad de Antioquia y la retroalimentación con el grupo de auditores participantes. 2626 Página Página Cabe la pena resaltar, la excelente respuesta de los responsables de los procesos, en el cierre de la mayoría de las acciones establecidas a partir de los hallazgos,, siendo a la fecha del 100%. - Auditoría de Certificación bajo las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2000 (Llevada a cabo del 24 al 26 de septiembre de 2008): Análisis por Proceso PROCESO Planeación Estratégica Mejoramiento del SIG Modernización de la Gestión Judicial Comunicación Institucional Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Humana TOTALES No NO Conformidadades detectadas 1 No. NO Conformidades cerradas 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 7 1 7 Observaciones El proceso de Modernización de la Gestión Judicial presentó no conformidad por la necesidad de generar mecanismos de control adicionales en lo que respecta al numeral 7.3 de la norma Se destaca de la auditoría de certificación, la capacidad de la organización para actuar frente al incumplimiento de requisitos, ya que en apenas un mes se logró el cierre de los hallazgos encontrados por ICONTEC. - Auditoría de Sostenimiento bajo las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2000 (Llevada a cabo del 22 al 24 de febrero de 2010: Análisis por Proceso PROCESO Comunicación Institucional Mejoramiento del SIG Auditoría Gestión Humana TOTALES No NO Conformidadades detectadas 1 No. NO Conformidades cerradas 1 2 2 1 1 1 1 5 5 Observaciones La auditoría se realizó con enfoque en la Norma NTCGP 1000:2004 con alcance al nivel cenrtral La auditoría permitió evidenciar un grado de avance significativo en los diferentes temas de la norma, consolidando el proceso de maduración del sistema de gestión de calidad. 2727 Página Página Vale la pena resaltar que las no conformidades detectadas fueron todas menores. - Auditoría de Sostenimiento bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 (Llevada a cabo del 9 al 11 de mayo de 2011: Análisis por Proceso – Con alcance a las Seccionales de Antioquia – Medellín, Norte de Santander – Cúcuta y Risaralda Pereira. PROCESO Gestión Humana No NO Conformidadades detectadas 1 No. NO Conformidades cerradas 1 TOTALES 1 1 Observaciones La auditoría se realizó con enfoque en la Norma NTCGP 1000:2009 y tuvo alcance tanto en el nivel central como en las Seccionales de Medellín, Cúcuta y Pereira. La auditoría demostró la madurez del sistema, observando tan sólo una no conformidad menor detectada en el proceso de Gestión Humana y relacionada con el mecanismo a partir del cual se mide la eficacia de la capacitación. Vale la pena resaltar que el hallazgo fue encontrado exclusivamente en la Seccional de Medellín, aunque su impacto cobija al resto de seccionales y el nivel central. - Auditoría de Recertificación bajo las normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 (Llevada a cabo del 20 al 23 de noviembre de 2011: Análisis por Proceso – Con alcance a las Seccionales de Antioquia – Medellín, Norte de Santander – Cúcuta, Caldas Manizales, Quindío – Armenia, Tolima – Ibagué, Huila – Neiva y Risaralda - Pereira. PROCESO Gestión Humana No NO Conformidadades detectadas 1 No. NO Conformidades cerradas 1 TOTALES 1 1 Observaciones La auditoría se realizó con enfoque en la Norma NTCGP 1000:2009 y tuvo alcance tanto en el nivel central como 2828 Página Página PROCESO No NO Conformidadades detectadas No. NO Conformidades cerradas Observaciones en las Seccionales de Medellín, Cúcuta y Pereira. El informe de recertificación permitió validar el proceso de mejoramiento de la organización, observando que no obstante la incorporación de nuevas Seccionales, se detectaron tan sólo dos (2) no conformidades menores relacionadas con aplicación de procedimientos en reordenamiento judicial y el control de documentos en el proceso de mejoramiento de la infraestructura. El Ente Certificador destacó la fortaleza de los procesos de Planeación Estratégica, Mejoramiento del SIGC, Gestión de la Formación Judicial y Registro y Control de Abogados y Auxiliares de la Justicia principalmente. Auditoría Interna de Calidad NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 (Llevada a cabo del 20 al 23 de noviembre de 2011: Análisis por Proceso – Con alcance a las Seccionales de Antioquia – Medellín, Norte de Santander – Cúcuta, Caldas Manizales, Quindío – Armenia, Tolima – Ibagué, Huila – Neiva y Risaralda – Pereira. Sede Nivel Central Risaralda Antioquia Norte de Santander Caldas Huila Santander Tolima Quindío No NO Conformidadades detectadas 15 5 4 5 4 7 3 6 2 No. NO Conformidades tratadas 15 5 4 5 4 7 3 6 2 TOTALES 51 51 Observaciones La auditoría se realizó con enfoque en la Norma NTCGP 1000:2009 y tuvo alcance tanto en el nivel central como en las Seccionales Antioquia – Medellín, Norte de Santander – Cúcuta, Caldas Manizales, Quindío – Armenia, Tolima – Ibagué, Huila – Neiva y Risaralda Pereira. La auditoría interna de calidad permitió detectar 51 hallazgos clasificados entre no conformidades y observaciones, las cuales en general se encuentran relacionadas con el ciclo de medición, análisis y mejora. 2929 Página Página El análisis efectuado por la organización permitió establecer que esta situación se produjo por las causas siguientes: - - Rotación del personal Directivo en aplicación del concurso de méritos conforme a la Sentencia dada sobre la materia por la Corte Constitucional. Inclusión de nuevas seccionales en el alcance del sistema. Incertidumbre por la aplicación de la Reforma a la Justicia. 6. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE La información aquí presentada incluye las QRS presentadas a través del software de gestión de calidad, y corresponde a las solicitudes efectuadas en el nivel central y seccional. La tendencia siguiente muestra cómo ha sido el comportamiento y la receptividad del personal en la utilización de la herramienta, empezada a utilizar en el año 2009. AÑO PROCEDEN 2009 6 2010 1060 2011 1024 2012 1469 NO PROCEDEN 1 200 436 200 TOTAL 7 1260 1460 1269 De esta forma, durante el 2012 el sistema de QRS se ha consolidado como la principal herramienta de comunicación con el cliente. Observe en forma más detallada el comportamiento durante lo corrido del año, describiendo la información por clase (Queja, Reclamo o Sugerencia), tipo (indica el tema solicitado) y el proceso encargado de resolverlo. Vale la pena fijarse en las QRS que no proceden, seguramente por el afán de comunicarse el usuario con temas que desconoce qué entidad del Estado pueda resolverla. Tipo de Caso Quejas Carrera Judicial - Concursos / Proceden No Proceden 557 221 8 0 3030 Página Página Tipo de Caso Proceden No Proceden Carrera Judicial - Concursos / Resultados fase de selección 2 0 Carrera Judicial - Concursos / Envío de listas 5 0 Carrera Judicial - Concursos / Proceso de admisiones 4 0 Modernización Judicial / Aplicación de Estudios 1 0 Modernización Judicial / Otros 56 0 Formación Judicial / Convocatorias 1 2 Registro Nacional de Abogados Tarjetas Profesion / Inscripción 1 6 Registro Nacional de Abogados Tarjetas Profesion / Cambios 0 1 Registro Nacional de Abogados Tarjetas Profesion / Sanciones 5 10 Registro Nacional de Abogados Judicaturas / Solicitud 2 4 Registro Nacional de Abogados Judicaturas / Recursos 0 2 Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Carnetización 1 0 Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Sanciones de Jueces de Paz 1 1 Registro Nacional de Abogados Prácticas Académic / Altas Cortes 0 3 Información de la Gestión Judicial / Comunicaciones 58 2 Información de la Gestión Judicial / Archivo de la Justicia Regional 22 1 202 174 Mejoramiento de la infraestructura física / Observaciones Obras Ejecutadas 14 1 Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Traslado de Cargos 2 0 Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Transformación de Despachos 1 0 Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Otros 3 2 Resultados etapa clasificatoria Otros / Otros 3131 Página Página Tipo de Caso Proceden No Proceden Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Procesos 10 1 Reordenamiento Judicial Descongestión / Redistribución de Procesos 1 0 Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Juzgados – Descongestión 6 3 Reordenamiento Judicial Descongestión / Otros 9 0 Formación Judicial / Programación del Plan de Formación 1 0 Formación Judicial / Logística 4 0 Formación Judicial / Alojamiento 0 1 Gestión Humana de la Rama Judicial / Liquidación de nómina 4 1 Gestión Humana de la Rama Judicial / Autoliquidación de aportes en salud y pensión 5 2 Carrera Judicial - Concursos / Opciones de Sede 2 0 Carrera Judicial - Traslados / Razones de Seguridad 0 1 Carrera Judicial - Traslados / Razones del Servicio 0 1 Jueces - Vigilancia Judicial / Vigilancia 125 2 Reclamo 232 112 5 0 Carrera Judicial - Concursos / Resultados etapa clasificatoria 15 1 Carrera Judicial - Concursos / Resultados fase de selección 5 0 Carrera Judicial - Concursos / Integración de listas 6 2 Carrera Judicial - Concursos / Envío de listas 2 0 Carrera Judicial - Concursos / Proceso de admisiones 4 0 Carrera Judicial - Concursos / Reclasificación 2 0 Tramitar Reclamo 3232 Página Página Tipo de Caso Proceden No Proceden Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Traslado de Dependencias 1 0 Modernización Judicial / Aplicación de Estudios 1 1 Modernización Judicial / Otros 14 0 Registro Nacional de Abogados Tarjetas / Inscripción 3 6 Registro Nacional de Abogados Tarjetas / Sanciones 1 4 Registro Nacional de Abogados Tarjetas / Vigencias 1 1 Registro Nacional de Abogados Judicaturas / Solicitud 0 2 Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Carnetización 1 0 Registro Nacional de Abogados Jueces de Paz / Sanciones de Jueces de Paz 1 0 Mantenimiento de la infraestructura física / Observaciones Obras Ejecutadas 2 0 Mantenimiento de la infraestructura física / Otros 2 0 Información de la Gestión Judicial / Comunicaciones 36 3 Información de la Gestión Judicial / Archivo de la Justicia Regional 23 4 73 83 Gestión de la Información Judicial / Comunicaciones 0 1 Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Supresión de Cargos 0 1 Reordenamiento Judicial Reordenamiento / Otros 1 1 Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Procesos 2 0 Reordenamiento Judicial Descongestión / Redistribución de Procesos 5 0 Reordenamiento Judicial Descongestión / Traslado de Juzgados – Descongestión 6 0 2 0 Otros / Otros Reordenamiento Judicial - 3333 Página Página Tipo de Caso Proceden No Proceden Formación Judicial / Programación del Plan de Formación 1 0 Formación Judicial / Logística 1 0 Gestión Humana de la Rama Judicial / Liquidación de nómina 4 0 Gestión Humana de la Rama Judicial / Autoliquidación de aportes en salud y pensión 8 2 Carrera Judicial - Concursos / Opciones de Sede 1 0 Carrera Judicial - Concursos / Integración de registros 2 0 Jueces - Vigilancia Judicial / Vigilancia 1 0 235 103 Administración de la Carrera Judicial / Resultados etapa clasificatoria 4 0 Administración de la Carrera Judicial / Resultados fase de selección 1 0 Administración de la Carrera Judicial / Integración de listas 3 1 Administración de la Carrera Judicial / Envío de listas 2 1 Administración de la Carrera Judicial / Proceso de admisiones 3 0 Administración de la Carrera Judicial / Otros 7 0 Reordenamiento Judical / Medidas de Descongestión 7 0 Reordenamiento Judical / Medidas de Reordenamiento 5 1 1 0 Modernización de la Gestión Judicial / Aplicación de Estudios 4 1 Modernización de la Gestión Judicial / Otros 24 0 Gestión de la Formación Judicial / Curso Concurso 2 0 Gestión de la Formación Judicial / Registro Académico 1 2 Registro y Control de Abogados y 0 5 Descongestión / Otros Sugerencia Reordenamiento Judical / Otros 3434 Página Página Tipo de Caso Proceden No Proceden Registro y Control de Abogados y Auxiliares de la / Judicaturas 0 3 Registro y Control de Abogados y Auxiliares de la / Auxiliares de la Justicia 0 6 Registro y Control de Abogados y Auxiliares de la / Otros 0 1 Mejoramiento de la Infraestructura física / Obras Ejecutadas 6 1 Gestión de la Información Judicial / Biblioteca Enrique Low Murtra 1 0 Gestión de la Información Judicial / Comunicaciones 57 1 Gestión de la Información Judicial / Archivo de la Justicia Regional 13 2 90 78 4 0 Auxiliares de la / Tarjetas Profesionales Otros / Otros Gestión Humana de la Rama Judicial / Liquidación de nómina En total durante el 2012 se han recibido 1460 casos de QRS, de los cuales 436 son de situaciones que no corresponden ser resueltas por la Entidad, es decir casi el 30%. Vale la pena resaltar que por política de la Entidad, todas las QRS son atendidas, orientando siempre al usuario hacia la búsqueda de la solución de su problema. El cuadro siguiente resume la situación expuesta. TIPO QUEJAS RECLAMOS SUGERENCIAS TOTALES Proceden 557 232 235 1024 No Proceden 221 112 103 436 Total 778 344 338 1460 Otro aspecto que vale la pena considerar, es el relacionado con las QRS de más frecuencia. En este sentido las vigilancias judiciales son las que más utiliza el usuario del aparato de justicia, lo cual sin duda demuestra la creciente confianza de la ciudadanía en la Sala Administrativa como un órgano de control sobre la gestión del Despacho Judicial. 3535 Página Página De igual forma, llama la atención las solicitudes efectuadas al proceso de comunicaciones, en temas relacionados con el acceso a la consulta de procesos en la página web de la rama judicial. Temas con mayor solicitudes Casos Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Vigilancias Judiciales Modernización Gestión Judicial Totales 57 36 58 125 Tipo Porcentaje Sugerencias Reclamos Quejas Quejas 56 Quejas 332 6% 4% 6% 12% 5% 32% Otro mecanismo utilizado por la Entidad para medir la percepción del cliente, se encuentra en las encuestas de opinión que realiza. Sobre el particular vale la pena resaltar la aplicación de la cuarta encuesta de profundización, la cual se encuentra disponible en el software de gestión de calidad y que fue dada a conocer a principios del presente año, luego de que la Sala Administrativa revisara y validara los mecanismos estadísticos utilizados. De dicho documento se concluye en general, la necesidad de fortalecer los sistemas tecnológicos con que cuenta la Rama, así como las estrategias de descongestión, a partir de las cuales se adoptan medidas para agilizar los procesos judiciales. Respecto a la retroalimentación recibida por el cliente, los resultados obtenidos en el 2012 fueron los siguientes: Por favor, valore su satisfacción 1 frente al servicio que le fue prestado Completamente 86 satisfecho 21,08% Satisfecho 186 45,59% Insatisfecho 93 22,79% Completamente 43 insatisfecho 10,54% Principio del formulario 3636 Página Página 2 Facilidad para contactar Muy buena 150 35,80% Buena 165 39,38% Regular 60 14,32% Mala 21 5,01% Muy mala 18 4,30% No aplicable 5 1,19% Principio del formulario 3 Rapidez de la respuesta Muy buena 117 28,96% Buena 149 36,88% Regular 67 16,58% Mala 36 8,91% Muy mala 32 7,92% No aplicable 3 0,74% Principio del formulario 4 Resolución del problema Muy buena 60 Buena 101 26,10% 15,50% Regular 93 24,03% Mala 39 10,08% Muy mala 57 14,73% No aplicable 37 9,56% 7. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Este capítulo muestra el desempeño de los procesos, frente a los indicadores formulados en cumplimiento del objetivo establecido en la operación de los temas asignados. Conforme a la información reportada por los procesos, el 5.03% de los indicadores no cumplieron con el nivel de referencia establecido, es decir que hubo un buen desempeño de cerca del 95%. De esta forma, en total 18 de los 701 indicadores formulados, estuvieron por debajo del nivel fijado. 3737 Página Página A continuación se relacionan los indicadores con dificultades en cada uno de los procesos y Seccionales: INDICADOR CON NIVEL DE REFERENCIA CRÍTICO PROCESO SEDE Eficacia en la proyeccion de recursos asignados Gestión Humana para el pago de cesantías NIVEL CENTRAL Total de salas de oralidad requeridas Gestión Tecnológica NIVEL CENTRAL Ejecucion de Actuaciones por Apoderados Asistencia Legal NIVEL CENTRAL PCA Indicador - Licitacion Publica CUCUTA Asdquisicón de Bienes y CUCUTA Servicios Reordenamiento Judicial ARMENIA Reordenamiento Judicial PEREIRA Cobertura Despachos Judiciales Cobertura Despachos Judiciales Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo Planeación Estratégica CUCUTA CUCUTA Indice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo Gestión Seguridad y Salud NIVEL Ocupacional CENTRAL Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo Planeación Estratégica NIVEL CENTRAL EFICACIA DE LA FORMACIÓN IMPARTIDA EN EL NIVEL Gestión Formación Judicial PROGRAMA DE CONSTITUCIONAL CENTRAL Desempeño Procesos Tasa anual de ingresos Desempeño Procesos QRS Atendidas Oportunamente Desempeño Procesos Mejoramiento del SIGC Reordenamiento Judicial Mejoramiento del SIGC Comunicación Institucional Mejoramiento del SIGC ARMENIA ARMENIA IBAGUÉ ARMENIA NEIVA Divulgación Plan Sectorial de Desarrollo Planeación Estratégica PEREIRA Un análisis más detallado del comportamiento de los indicadores puede ser consultado en el anexo 1, el cual hace parte integra del presente informe. Uno de los aspectos más difíciles de aplicar por la organización, especialmente en el nivel seccional, tiene que ver con el producto no conforme. Sobre el particular, vale la pena precisar que el problema no radica en la imposibilidad o dificultad para no hacerlo, sino a que dada la cantidad de herramientas del sistema, muchos de estos casos resulta tratarse directamente a través de la acción correctiva o del sistema de QRS. 3838 Página Página En este sentido y con el fin de identificar con mayor facilidad el tema, se incorporó dentro del software de gestión una clase de acción, denominada PRODUCRTO NO CONFORME. De esta forma, durante lo corrido del año, se tiene la siguiente información: ID PROCESO HALLAZGO TIPO No envío oportuno a los Consejos Seccionales de la Judicatura de la programación académica y de la convocatoria correspondiente, para el inicio de la GESTIÓN DE LA actividad 1585 FORMACIÓN Central contemplada en el JUDICIAL plan de formación, relacionada con la capacitación del plan nacional de descongestión "Justicia al dia", la cual estaba prevista para el dia 25 de marzo de 2011 Falta de disponibilidad hotelera en la ciudad GESTIÓN DE LA de Barranquilla, 1659 FORMACIÓN razón por la cual no Central JUDICIAL se logró realizar la actividad académica el día 10 de diciembre de 2010 Novedades presentadas en la obra del Palacio de Justicia de Purificación.Primer Piso: Láminas livianas que no resisten mucho peso por lo que se pueden quebrar.Pisos manchados con MEJORAMIENTO pintura de 1736 INFRAESTRUCTURA aceite.Filtraciones en Central FÍSICA las salas de audiencias.Rejillas sueltas.Segundo piso: Humedades en los muros de la margen derecha por falta de sellamiento.Tercer Piso: Tejas termoacústicas con deformaciones y caida de cieloraso. ESTADO Finalizado Finalizado Finalizado 3939 Página Página ID PROCESO HALLAZGO TIPO ESTADO DISEÑO: Las circulaciones hacia las salas de audiencias no cumplen con los MEJORAMIENTO requisitos de 1737 INFRAESTRUCTURA Central Finalizado seguridad, FÍSICA vulnerabilidad física e integridad de los servidores judiciales y usuarios de la justicia DISEÑO: Las dos salas de audiencia no permiten su unificación cuando se MEJORAMIENTO requiera mayor 1739 INFRAESTRUCTURA afluencia de Central Finalizado FÍSICA público.Las áreas complementarias a las Salas de Audiencias no están proyectadas. Emisiòn equivocada ADMINISTRACIÓN o imprecisa de 1744 DE LA CARRERA Central Finalizado conceptos sobre JUDICIAL traslados MEJORAMIENTO Invertir mucho dinero En 1769 INFRAESTRUCTURA en especificaciones Central ejecución FÍSICA innecesarias. No disponibilidad de GESTIÓN DE LA Formadores(as) para 1959 FORMACIÓN Central Finalizado la realización del acto JUDICIAL académico No realización de un Cursos de profundización Área Civil sobre Reflexiones sobre GESTIÓN DE LA Algunos Contratos 1961 FORMACIÓN Central Finalizado Comerciales- Bogotá JUDICIAL DPF - 040 el día 19 de noviembre de 2010 por falta de disponibilidad de formador Celebración tardía GESTIÓN DE LA del convenio No. 138 1967 FORMACIÓN de 2010 con la Central Finalizado JUDICIAL Imprenta Nacional de Colombia Generación de producto no conforme por la corrección de la Resolución 048 de ADMINISTRACIÓN 2011 con ocasión de 2275 DE LA CARRERA Seccional Finalizado la corrección de un JUDICIAL puntaje de un integrante del registro de elegibles para proveer un cargo. 4040 Página Página ID PROCESO HALLAZGO TIPO ESTADO se presentan daños en las cerraduras al MEJORAMIENTO momento del 2385 INFRAESTRUCTURA Central Finalizado contratista aplicar FÍSICA pintura en la ejecucion del contrato Se evidencia la expedición de una Resolución para enlistar los aspirantes ADMINISTRACIÓN que opcionaron en el 2841 DE LA CARRERA mes para los cargos Seccional Finalizado JUDICIAL de carrera, sin que se hubiera tenido en cuenta el puntaje adiciónal producto de la reclasificación. Producto No Conforme generado REGISTRO DE por unas tarjeta ABOGADOS Y 3259 profesional con Seccional Finalizado AUXILIARES DE LA información errada de JUSTIICIA Maria Carolina Henao Rodriguez En total se han registrado quince (15) productos no conformes, de los cuales dos (2) se encuentran en ejecución. Vale la pena resaltar que este tema ha sido materia permanente de actualización, tal como se soporta en el material y lista de asistencia encontrada en el proceso de Gestión Humana. 8. ACCIONES DE GESTIÓN Sin duda alguna, la herramienta más utilizada por la organización no es otra que las acciones de gestión. Su uso, permite a los dueños de los procesos, corregir inmediatamente o en el corto, mediano y largo plazo, situaciones encontradas en la organización. De esta forma, a la fecha se han tomado 734 acciones entre correctivas, preventivas y de mejora. Un número bastante grande, pero no desproporcionado cuando se mira el tamaño de la organización. Ver anexo 2 Acciones Correctivas y Preventivas. En la actualidad el número de acciones abiertas y cerradas es la siguiente: Total Abiertas: Total Cerradas: 255 479 4141 Página Página - Acciones Correctivas Las acciones correctivas tomadas llegan a más de 200, lo cual muestra la dinámica propia de la organización. Total Abiertas: Total Cerradas: 40 184 Las causas principales por las que se tomas este tipo de acciones tienen que ver con los hallazgos detectados en las auditorías internas de calidad, con un 37%, incumplimiento de indicadores, con un 19%, por autoevaluación, con un 12% y con auditorías externas de calidad con un 10%. El proceso más afectado, por obvias razones resulta ser el de mejoramiento del sistema integrado de gestión y control de la calidad, pues allí se concentran la mayoría de los temas del sistema. En general la cultura de la organización está orientada hacia el cierre oportuno de las acciones de gestión, independientemente del tipo que sea. Durante la presente vigencia, el comportamiento ha sido similar, aunque con un incremento debido a la incorporación de las Seccionales. 37 58 Total Abiertas: Total Cerradas: De esta forma, se han tomado 95 acciones correctivas, de las cuales ninguna de ella reporta estar por fuera de tiempo frente a su cierre, lo cual nos da un cumplimiento del 100% frente a la oportunidad en la revisión de este tipo de herramientas. - Acciones Preventivas En total se han elaborado 311 acciones preventivas, levantadas todas ellas a partir de los riesgos que identifica la organización. Del total de las acciones preventivas levantadas, 163 se encuentran abiertas, aunque no fuera de tiempo. Total Abiertas: Total Cerradas: 163 148 Durante la vigencia de 2012 se han levantado un total de 230, es decir que cerca del 74% se registraron en la presente vigencia, lo cual es entendible, 4242 Página Página por la entrada en vigencia de las Seccionales con las cuales la Sala Administrativa, desea ampliar su sistema de gestión. 161 69 Total Abiertas: Total Cerradas: Las principales causas por las que se toman acciones preventivas tienen que ver con los factores siguientes - Falta de personal. Alto volumen de actividades. Falta de personal competente. Falta de entrenamiento. Falta de capacitación. Desconocimiento. - Acciones tomadas a partir de las revisiones de la Alta Dirección La Alta Dirección se ha pronunciado en lo que tiene que ver con el desarrollo y fortalecimiento del sistema integrado de gestión y control de la calidad. De esta forma se han producido un total de cinco acciones (5), contemplando los termas siguientes: No No ACCIÓN 1 1378 2 1379 3 1380 4 1381 PROCESO GENERADA POR CLASE HALLAZGO La Alta Dirección solicita articualr los objetivos MEJORAMIENTO Revision del estratégicos con los de calidad, DEL SISTEMA Sistema por para hacer un único modelo de INTEGRADO DE Oportunidad parte de la gestión en la organización, GESTIÓN Y de Mejora Alta pues no es claro, mucho CONTROL DE LA Direccion menos fácil de asimilar que CALIDAD existan diferntes sistemas de gestión. La Alta Dirección no observa MEJORAMIENTO Revision del que algunos de los riesgos DEL SISTEMA Sistema por externos de la organización INTEGRADO DE Oportunidad parte de la hallan sido tenidos en cuenta, GESTIÓN Y de Mejora Alta por lo que invita a todos los CONTROL DE LA Direccion procesos a realizar un análisis CALIDAD más detallado del entorno. La Alta Dirección observa que existe un divorcio entre la gestión de la organización y la MEJORAMIENTO Revision del que realiza el sistema de DEL SISTEMA Sistema por gestión de calidad, por lo que INTEGRADO DE Oportunidad parte de la determina la necesidad de GESTIÓN Y de Mejora Alta realizar las acciones que sean CONTROL DE LA Direccion necesarias para unificar en un CALIDAD sólo modelo el sistema de gestión de la Sala Administrativa. MEJORAMIENTO De acuerdo con el Informe de Revision del DEL SISTEMA Revisión entregado a la Alta Sistema por INTEGRADO DE Oportunidad Dirección, los H Magistrados parte de la GESTIÓN Y de Mejora observan la necesidad de Alta CONTROL DE LA contar con indicadores más Direccion CALIDAD potentes, como pueden serlo TIPO ESTADO FECHA FIN Central Cerrada 200906-30 Central Cerrada 200912-30 Central Cerrada 200912-30 Central Cerrada 201205-06 4343 Página Página No No ACCIÓN PROCESO GENERADA POR 5 1382 MEJORAMIENTO Revision del DEL SISTEMA Sistema por INTEGRADO DE parte de la GESTIÓN Y Alta CONTROL DE LA Direccion CALIDAD 6 1383 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Revision del Sistema por parte de la Alta Direccion CLASE HALLAZGO TIPO ESTADO todos aquellos que dan información sobre la utilización de recursos en términos unitarios. No se quiere decir con ello que los actuales no proporcionen información valioza, pero es necesario que la organización avance hacia modelos más complejos. La Alta Dirección considera importante implementar dentro del actual modelo de gestión de la Sala Administrativa, tableros de control bajo la metodología Oportunidad Balanced Scorecard, a fin de Central Abierta de Mejora facilitar el proceso de toma de deciones, para lo cual, luego de utilizado el actual software de gestión, resulta interesante articularlo al presente modelo. La Alta Dirección considera que es fundamental para la organizazción contar con una metodología más moderna Oportunidad para la Sala Administrativa, con Central Cerrada de Mejora la cual pueda llevar a cabo el diagnóstico, formulación y seguimiento de la planeación de la organización FECHA FIN 201211-30 201202-28 Sobre el particular se observa satisfacción por parte de la Dirección en el tratamiento dado a las observaciones plantedas, las cuales en general tienen que ver con la formulación y seguimiento unificado de planes y programas, implementación de mecanismos de gestión para facilitar la toma de decisiones y el manejo de los indicadores de gestión, los cuales ha manifestado deben estar siempre en sintonía con la planeación estratégica de la organización y los demás procesos encargados de proveer los resultados de la organización - Acciones tomadas a partir de los resultados de las auditorías de certificación Desde que se viene adelantando el proceso de certificación con el ICONEC, la organización ha generado acciones de gestión, algunas de las cuales se encuentran evidenciadas en el papel, puesto que era la forma tradicional como se realizaba el levantamiento de este tema En el sistema de gestión de calidad, es posible encontrar la trazabilidad de un total de 37 acciones, todas cerradas. Total Abiertas: Total Cerradas: 0 37 En general las situaciones encontradas por el Ente certificador están relacionadas con el cumplimiento del capítulo 8 de la norma; medición, 4444 Página Página análisis y mejora, aspecto este propio de un sistema en proceso de maduración. 9. CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA La organización ha pasado por momentos muy complicados durante el 2012, pues la falta de un mayor conocimiento del funcionamiento del aparato de justicia en la gente del común, así como las propuestas de reforma presentadas sobre la materia, han logrado mellar la impresión favorable que sobre la organización tienen ciertos sectores del país. Sin embargo, debe verse este momento como una oportunidad, toda vez que los distintos escenarios a través de los cuales se informa han venido dando a conocer sin querer la verdadera labor de la organización. La falta de recursos suficientes, tal como se observa en el seguimiento a los planes operativos y de inversión, genera un desgaste enorme a la Entidad, toda vez que la lleva permanentemente a repensar y ajustar los objetivos y metas establecidas. 10. GESTIÓN DE RIESGOS La Sala Administrativa ha determinado revisar por lo menos una vez al año, los riesgos que le afectan. De esta forma durante la presente vigencia se realizó la identificación de los riesgos en el nivel central en el primer trimestre de 2012. Lo propio hiciera las Seccionales a incorporar, las cuales realizaron el ejercicio por primera vez entre mayo y julio de la presente anualidad. En general, los riesgos de la organización están asociados con los siguientes términos: - Error en el suministro de información. Incumplimiento de entregas. Tardanza en la consolidación o presentación de informes. Pérdida de recursos. Un panorama más detallado del análisis efectuado puede encontrarse en el anexo 11. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA 4545 Página Página Considera este Comité que vale la pena elaborar una contrapropuesta a la actual reforma a la justicia, que no toque exclusivamente el problema judicial, sino que la administración sea un elemento clave para lograr el éxito del sector. En este mismo sentido, vale la pena repensar los aspectos funcionales, operativos y la dinámica propia de la organización, en aras de lograr mayores niveles de eficacia, eficiencia y efectivdad. Se recomienda a la H Sala involucrar en el proyecto de nueva norma de gestión para el sector al ICONTEC, toda vez que es este organismo el único normalizador del país, situación ésta contemplada en el esquema de contratación directa. Es evidente que para alcanzar semejante propósito se requiere de personal muy calificado a través del cual se puedan aplicar las auditorias en lo que sería la nueva norma. 4646 Página Página