IR003 - Documentos - Superintendencia Nacional de Salud

PROCESO
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
CÓDIGO
FORMATO
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
VERSIÓN
ASFT09
1
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
PROCESO:
OBJETIVO:
Administración de la Gestión Documental
Administrar la documentación recibida y producida por la Entidad mediante el uso de los estándares del tratamiento de
documentos y la normatividad vigente con el fin de facilitar el trámite, utilización, consulta de la comunidad interesada y la
conservación de la memoria institucional de la Superintendencia Nacional de Salud.
CAUSAS
RIESGO
DESCRIPCIÓN
CONSECUENCIAS POTENCIALES
*Resistencia al cambio Perdida de la memoria Procedimientos
sin Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas,
por parte del personal institucional por falta aplicar,
mala tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los
de la entidad.
de organización de los administración de la entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones
* Desinterés frente a
archivos de gestión
documentación,
equivocadas
las políticas de gestión
incumplimiento
de
documental
políticas, personal que
* Alta rotación del
no se apropia de los
personal que apoya
procedimientos, poca
las actividades de
disponibilidad
de
archivo y
recursos para cumplir
correspondencia
los
requisitos,
* Deficiencia en la
archivos
aplicación de los
desorganizados,
procedimientos que
extraviados,
mal
definen las pautas
manipulados.
para la gestión
Herramienta
documental
tecnológica
* Dificultad para
subutilizada,
mal
adoptar todos los
manipulada,
requisitos definidos
imposibilidad
para
en la normatividad
realizar tareas que
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vigente
* Desconocimiento
por parte del personal
de la entidad para el
manejo de la
herramienta
tecnológica que apoya
la gestión
documental.
* Herramienta
tecnológica inflexible
para la aplicación de
mejoras.
* La herramienta
tecnológica no
permite la trazabilidad
a la gestión de los
documentos.
* La herramienta
tecnológica no
permite la alineación
con los
requerimientos de la
policita estatal de
cero papel.
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generen trazabilidad,
la herramienta obliga
en
ocasiones
a
imprimir
los
documentos
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* Deficiencia en el
control de calidad en
la digitalización de la
documentación
Generación
de
respuestas erróneas a
los
usuarios
u
organismos de control
Documentos
incompletos,
legibles,
desordenados
* Dificultad para la
ubicación de los
documentos
solicitados por los
ciudadanos.
*Imposibilidad de
controlar la
producción del
proveedor que realiza
la digitalización.
Imposibilidad
para
atender
eficaz
y
oportunamente
los
requerimientos de los
usuarios u organismos
de control
Documentos
extraviados, en mal
estado,
desorganizados,
de
difícil recuperación,
mal
clasificados,
ineficiencia en la
digitalización de los
documentos
Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas,
tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los
entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones
equivocadas
Perdida o dificultad en
la ubicación de la
correspondencia y los
documentos
del
Desatención a los
requerimientos
solicitados por la
entidad, respuestas
Insatisfacción de los usuarios (peticiones sin resolver), demandas,
tutelas, procesos disciplinarios, deficiencia en la atención a los
entidades de control, ineficiencia institucional, toma de decisiones
equivocadas
* Deficiente atención
por parte del
proveedor que
Respuestas incompletas, mal elaborados, clientes insatisfechos
no
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administra el archivo
de gestión y central.
* Deficiente atención
por parte del
proveedor que presta
el servicio de
correspondencia
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archivo central y de por fuera de los
gestión
tiempos
limites,
respuestas
incompletas,
documentos
mal
clasificados, archivo
desorganizado
Entrega equivocada Correspondencia mal
Reprocesos de entrega, horas hombre mal utilizadas
de comunicaciones
enrutada
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