PROPUESTA DE IMPLEMENTACON DE UN SOFTWARE CONTABLE EN LA EMPRESA MOEDELCA S.A.S Presentado por: LAUREN LORENA VILLA MARTINEZ Practicante profesional de Adminstración de Empresas JEFE INMEDIATO: TUTOR: Corporación unificada nacional de educación superior (CUN) Metodología de la educación a distancia X SEMESTRE Santa marta – Magdalena 2018 INTRODUCCION En el pasado las empresas utilizaban diferentes métodos para registrar sus contabilidad, desde hojas de cálculos en sus computadoras hasta cientos de hojas contables que solían utilizar mucho tiempo para su registro y a veces se dañaban perdiéndose así valiosa información, en la actualidad las empresas en pro de su mejoramiento y de incentivar la eficacia y eficiencia en su labor, comenzaron a optar por la utilización de software contables que ayudaran a mejorar en el registro de la información. Hoy en día para las pequeñas y medianas empresas contar con un software de contabilidad les ayuda a reducir tiempo en los cálculos y en la información que antes tomaban mucho tiempo para su ejecución, como flujos de caja, balances generales etc. Una de las importancias de estos software es que tanto el contador como el dueño de las empresas pueden tener la información de egresos e ingresos con información veraz a la mano lo que les facilita la toma de decisiones y conclusiones a la hora de evaluar el desempeño de la empresa, con las nuevas tendencias tecnológicas y su desarrollo se hace necesario la digitalización de toda la información manejada en el área contable. Con la siguiente investigación se quiere demostrar la importancia de tener una información real en tiempo real de los manejos contables delas empresas permite ahorrar tiempo y tener orden en sus finanzas. MOEDELCA S.A.S es una empresa dedicada al mantenimiento y operación de sistemas eléctrico industriales y residenciales y por ende con esta investigación se quiere demostrar en el área contable y de facturación la importancia de que dicha empresa tenga a su mano información veraz de sus manejos contables y la digitalización de sus facturas para mejoramiento de su departamento contable y real información en los informes contables, estos les ayudara a tener mejorar sus indicadores de producción. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Proporcionar información de datos económicos, financieros y contables de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar un control de sus producciones con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones. Objetivos específicos: 1. Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero del negocio. 2. Establecer en términos monetarios, la información histórica o predicativa, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa. 3. Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos. 4. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera del negocio. 5. Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio. 6. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico. 7. Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a Ley. 8. Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias, referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de emisión. 9. Suministrar información requerida para las operaciones de planeación, evaluación y control, salvaguardar los activos de la institución y comunicarse con las partes interesadas y ajenas a la empresa. 10. Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización. JUSTIFICACION Para empezar el siguiente análisis y definir una propuesta acorde a la necesidad de la empresa comencemos por conocer la definición de un Software contable, puede entenderse de distintas maneras. En su sentido más amplio, se trata del conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones de estos datos. En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse al programa informático que permite registrar la información. El software contable cuenta con diferentes módulos para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los cálculos, especialmente a la hora de tomar decisiones importantes que afecten las actividades productivas de dichas organizaciones, estas utilizan un software contable como herramienta para el control interno de las actividades y como fuente de información para los procesos de toma de decisiones. El que una empresa posea un buen software contable, no solo tiene el beneficio de poseer un activo intangible, sino que también por las características y funcionalidades que este pueda tener lo convierte en una fuente de información importante para la toma de decisiones por parte de las personas que administran la organización. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA En la investigación generada con la empresa MOEDELCA S.A.S presento una desorganización en su parte física. Esta no cuenta con un sistema de inventario que le permita producir un informe sobre las existencias de la empresa. Igualmente carece de libros y soportes contables los cuales son importantes para la empresa porque le permite llevar un control de su negocio y le ayuda a la toma de decisiones económicas y tener conocimiento del estado financiero por la que pasa dicha empresa. MOEDELCA S.A.S tiene la necesidad de llevar registros de todas sus operaciones, clasificarlos y resumirlos con el fin de interpretar sus resultados y así obtener una mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio; al igual de llevar un control de sus pagos ya sea a proveedores o a terceros, así como en sus ventas a crédito y al contado. Es por ello que se hace necesario la implementación de un software contable a continuación se muestra modelo de factura de la empresa que se hace a travez de documento Word evidenciando así unas de sus falencias al no contar con software que suministre la misma: MOTORES Y ELECTRICOS AGROINDUSTRIALES JEZZID ANDRES CARDENAS ACENCIO NIT: 84454020-1 ASESORIA, MANTENIMIENTO, MONTAJES, ELECTRICOS INDUSTRIALES, BOBINADOS EN GENERAL Cuenta de cobro N°: 0117 CLIENTE: EXTRACTORA FRUPALMA S.A. NIT. 819006542-9 DEBE A: JEZZID ANDRES CARDENAS ACENCIO. POR CONCEPTO DE: ITEM 1 UND DESCRIPCIÓN MOTOR ABB DE 30 H.P A 1.700 R.P.M A 220 30 VOLTIOS CENTRIFUGA VALOR TOTAL Son: UN MILLON OCHOCIENTO SESENTA MIL PESOS M/L Cuenta de ahorros Bancolombia número 779-698262-01 Atentamente, ___________________________________ I.A. JEZZID ANDRES CARDENAS ACENCIO GERENTE GENERAL MOTORES Y ELÉCTRICOS AGROINDUSTRIALES. WhatsApp:3008103011 [email protected] VLR UND $62.000 VALOR TOTAL $1.860.000 $1.860.000 PROPUESTA Ante las necesidades anteriormente mencionadas se propone a la empresa MOEDELCA S.A.S la compra de un software contable que le permita generar los siguientes datos en información de gran importancia para el buen desarrollo y productividad de la empresa: 1- calcular, contabilizar y reversar de manera automática el deterioro de cartera de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa con respecto a los periodos de vencimiento de los documentos y la tasa diaria a utilizar. 2- Calcular y contabiliza de manera automática el deterioro de los inventarios al corte de fecha que se requiera y de los productos que por políticas de la empresa se deban deteriorar. 3- Calcular en bloque y de forma automática el VNR (Valor Neto de realización). Realiza de forma automática el deterioro de los productos que se vendan por debajo del costo de los mismos 4- Al finalizar cada periodo gravable el sistema determina mediante la conciliación bancaria que maneja el mismo los cheques que no han sido cobrados por los proveedores de la empresa con el fin de reversar el movimiento contable del pago de la obligación y su correspondiente re contabilización el primer día del periodo gravable siguiente. 5- Calcular y contabiliza el deterioro de los activos fijos productivos de la empresa basándose en los flujos de efectivo que generarán en los siguientes periodos anuales. 6- Generar un informe en donde es posible comparar cuenta por cuenta (Activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos) la diferencia de los saldos entre norma local y norma internacional. 7- Permitir que gastos de ventas contabilizados en la misma factura de compra donde se registra la compra de la mercancía o en facturas posteriores de otro proveedor se prorrateen de forma automática en el costo de los productos adquiridos. 8- Al contabilizar una factura de venta o de compra a crédito calcula el valor presente de la misma y determina y contabiliza el interés implícito. 9- Al registrar el pago total o abonos a la venta o compra el sistema reversa el interés implícito llevándolo al ingreso o gasto según corresponda. 10- Al contabilizar un descuento condicionado en ventas en un documento recibo de caja el sistema los reclasifica de forma automática como un menor valor del costo. Nómina (Beneficios para empleados) 11- Diseñar y generar los estados financieros (Estado de situación, Estado de Resultados, Cambios en el patrimonio, Flujo de efectivo y estado de revelaciones). 12- Genera otros informes balo norma local y bajo Norma Internacional como Balance General, Estado de resultados, libro auxiliar, cartera por edades, consecutivo de documentos etc. CONCLUSIONES Para lograr un control adecuado y correcto del funcionamiento de la empresa MOEDELCA S.A.S con relación a la parte contable y administrativa, se requiere la compra del softwar3e contable con las características mencionadas en esta investigación, la cual le será de gran ayuda para aumentar la productividad y la eficiencia de la empresa, ya que tendrá de manera oportuna y ordenada toda la información generada en los movimientos contables y financieros que se vayan generando en el día a da de la empresa. Al finalizar cada periodo contable se podrá contar con cuales fueron las ganancias o pérdidas que generaron las actividades ejecutadas en la empresa, además de la realización de los estados financieros los cuales ayudaran a obtener información actualizada y necesaria para la toma de sesiones por parte de los accionistas. Esta implementación tiene como finalidad mejorar el control interno de la empresa y mostrar al accionista la situación real de la misma.
