Procedimientos para Reuniones Eficientes // PH Vista Park Towers // Elaborado por: Comité de Comunicaciones y Administración ANTES Elección MODERADOR/SECRETARIO 1-2 Enviar Agenda/orden del día a Participantes. Priorizando puntos a tratar Prepararar herramientas de trabajo para la reunión. INICIO MODERADOR •Lectura de puntos de la agenda. •Anunciar la oportunidad para proponer agregar puntos a la agenda y votar. MODERADOR •Asignar la palabra, coordinar el proceso de votación y el conteo correspondiente, recuperar el orden en la reunión de ser necesario. •Desarrollo de cada punto junto a la conclusión. •Determinar si hay Quorum Valido (personas votables) MODERADOR •De solicitarse agregar algún punto a la agenda en el espacio correspondiente para eso durante la reunión, la cantidad de votos requeridos para proceder debe ser igual o mayor al 66% del total de votos del quorum. SECRETARIO 1 SECRETARIO 2 •Registrar la información general de la reunión en la minuta. •Registrar la asistencia en la minuta DESARROLLO SECRETARIO 1 SECRETARIO 2 •llenar la minuta con precisión/sintetizando cada punto a tratar con conclusiones •compartir minuta en las siguientes 48 horas a partir del fin de la reunión. •Hacer las lecturas y anuncios listados en el flujo general de reunión. • Administrar el tiempo para mantener la reunión en horario. FINALIZACIÓN SECRETARIO 1 SECRETARIO 2 •Cada punto de la agenda debe ser completado, incluyendo el registro de asignación de sus entregables (cuando aplique), antes de pasar al siguiente punto de la agenda. •Lectura Final de la minuta. •Convocatoria siguiente Reunión •Anunciar la finalización de la reunión y cierre de la minuta.
