MA-GTH-ATH-06 Horas Extras del Talento Humano

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P- MA-GTH-ATH-06
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE HORAS
EXTRAS DEL TALENTO HUMANO
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
Página 1 de 9
PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS DEL TALENTO HUMANO
1. OBJETIVO
Realizar el pago por horas extras a los servidores públicos, debidamente justificadas y
relacionadas con el cumplimiento de actividades específicas, que se prestan con
posterioridad a la terminación de la jornada ordinaria de trabajo previa autorización de la
autoridad nominadora (Art. 114).
2. ALCANCE
El procedimiento inicia desde que se genera el requerimiento en el Cliente Interno hasta el
reporte del pago de horas extras a la Unidad de Contabilidad, previa autorización de la
autoridad nominadora; en cumplimiento a la ley vigente.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad
Autoriza el cumplimiento de gestiones inherentes a la
Institución dentro y fuera del país.
El Director Administrativo, por delegación del Señor
Alcalde autoriza la movilización de los vehículos
Director Administrativo municipales; autoriza (firma) los formularios de solicitud
de viáticos, subsistencias y alimentación; y, legaliza
(firma) los pedidos de pago.
Directores
Disponen al personal a su cargo el cumplimiento de
Departamentales,
actividades inherentes a la entidad, en parroquias dentro del
Responsables,
perímetro cantonal, provincias y ciudades dentro del país.
Coordinadores
Responsable de Talento
Legalizar, elaborar y tramitar los pagos respectivos.
Humano
Seguimiento al cumplimiento de horas extras de los
funcionarios
Realizar el trámite respectivo para el pago de horas extras.
Analista de Talento
Elaborar reportes de horas extras.
Humano
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas
estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas.
Las demás funciones asignadas por Ley y el supervisor
directo
Alcalde
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P- MA-GTH-ATH-06
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE HORAS
EXTRAS DEL TALENTO HUMANO
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
Página 2 de 9
4. ABREVIATURA Y DEFINICIONES.
ABREVIATURAS
N°
TÉRMINO
POA
1
GAD-I
2
3
4
5
6
7
8
9
UTH
TH
OLYMPO
MRL
LOSEP
RGLOSEP
10
UATH
COOTAD
DEFINICIONES
N°
TÉRMINO
1 Horas extraordinarias
2
Horas suplementarias
3
Partida presupuestaria
DEFINICIÓN
Plan Operativo Anual
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra.
Unidad de Talento Humano
Talento humano
Sistema Financiero Contable
Ministerio de Relaciones Laborales
Ley Orgánica del Servicio Público
Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
Unidad de Administración del Talento Humano
DEFINICIÓN
Son horas extraordinarias el trabajo en fines de semana y
feriado
Son aquellas en que el servidor labore hasta por cuatro
horas continuas a su jornada de trabajo
Memorando en el cual se solicita disponibilidad de
fondos para la contratación o reclutamiento del Talento
Humano.
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P- MA-GTH-ATH-06
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE HORAS
EXTRAS DEL TALENTO HUMANO
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
Página 3 de 9
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama De flujo: Horas Extras del Talento Humano
CLIENTE INTERNO
Fase
INICIO
A
Directores
Directores
1. Solicitar la autorización
para la utilización de horas
extras adjuntando la
disponibilidad presupuestaria
5. Informar los detalles de la
utilización de las horas
extras mediante un memo
por el sistema Quipux y físico
Si
S1
Servidor Público
7. Llenar formulario de horas
extras, adjuntar informe de
jefe inmediato y orden de
movilización según el caso
D3
S1
D1,D2
D1,D2
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
Director Administrativo
2. Analizar lo solicitado y
emitir respuesta de
autorización de utilización de
horas extras al interesado
3. ¿Se Autorizó
las horas
extras?
No
Directores
4. Modificar
Observaciones emitidas
por el director
administrativo.
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
Analista de TH
6. Dar Seguimiento al
cumplimiento de horas
extras o Investigar si
fueron cumplidas.
Analista de TH
B
9. ¿Horas Extras
solicitadas ya
han sido
canceladas?
8. Verificar registros de
pagos de horas extras.
No
11. ¿Origen de
horas extras es de
empleados o
trabajadores?
Analista de TH
Empleados
13. Verificar en el
sistema biométrico.
D4
D6
Si
Trabajadores
Analista de TH
Analista de TH
10. Notificar a Solicitante
que la petición de pago es
negada y Archivar la
D5
documentación
Fin
12. Constatar el
cumplimiento de las
horas extras.
1
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P- MA-GTH-ATH-06
VERSION:
1
PROCEDIMIENTO DE HORAS
EXTRAS DEL TALENTO HUMANO
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA:
Página 4 de 9
Diagrama de flujo: Horas Extras del Talento Humano
UNIDAD DE TALENTO HUMANO
Fase
Analista de TH
1
14.
¿Información de
horas extras es
Correcta?
Si
16. Hacer firmar a Responsable de
la Unidad de Talento Humano la
solicitud de horas extras (Incluye el
informe del jefe inmediato y orden
de movilización si es el caso
D3
No
Analista de TH
15. Corregir información
o solicitar información
correcta a interesado.
18.
¿Información
para el pago de
horas extras es
correcta?
Si
Analista de TH
Analista de TH
20. Registrar en hoja
de Excel la información
de horas extras
22. Obtener reportes y
Verificar el ingreso correcto
de la información antes de
enviar a pago de roles.
D8
S4.1
D7
No
Responsable de la Unidad
de Talento Humano.
17. Verificar que la Información
de los documentos de solicitud
de pago de horas extras es
correcta.
Analista de TH
19. Corregir las
observaciones dadas en
la solicitud de pago de
horas extras.
A
B
Analista de TH
21. Ingresar al sistema
de pagos OLYMPO
Para ingresar al rol de
pagos (Contabilidad)
S5.1
D8
Analista de TH
Analista de TH
23. Entregar reportes a
Responsable de Talento
Humano y a Contabilidad.
D8
24. Archivar
documentación de horas
extras en el expediente
del funcionario.
FIN
25. P-ma-GF-C-01_
Al_08 Gestión
Contable
Elaboración de roles
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-GTH-ATH-O6
PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
DEL TALENTO HUMANO
PAGINA:
Página 5 de 9
Documentos:
D1: Memo para la utilización de horas extras.
D2: Disponibilidad presupuestaria.
D3: Formulario de hora extras, informe de
actividades emitido por jefe inmediato y
orden de movilización.
D4: Registro de pagos de horas extras.
D5: Expediente de funcionario.
D6: Reporte del Sistema Biométrico.
D7: Control de Horas Extras en Excel.
D8: Reportes de ingreso de horas extras
Sistemas:
S1: Sistemas documental Quipux memo
de solicitud de utilización de horas extras.
S4.1: Software aplicativo Excel.
S5.1: Sistema Financiero Contable
Olympo
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS DEL
TALENTO HUMANO
N°
1
2
ACTIVIDAD
SOLICITAR LA
AUTORIZACIÓN PARA LA
UTILIZACIÓN DE HORAS
EXTRAS ADJUNTANDO LA
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
ANALIZAR LO SOLICITADO
Y EMITIR RESPUESTA DE
AUTORIZACIÓN DE
UTILIZACIÓN DE HORAS
EXTRAS AL INTERESADO
DESCRIPCIÓN
Los directores según la necesidad solicitan a
autorización al director administrativo para
utilizar horas extras a la vez adjuntan la
disponibilidad presupuestaria que les emite la
Dirección financiera.
Según el motivo de utilización de las horas extras
solicitadas realiza la decisión de autorizar dichas horas
para el interesado con las debidas observaciones.
RESPONSABLE
Directores
Director
Administrativo
Las horas extras fueron autorizadas
Continuar con la actividad N° 5
Las horas extras no fueron autorizadas
Continuar con la actividad N° 4
3
¿SE AUTORIZÓ LAS HORAS
EXTRAS?
4
MODIFICAR
OBSERVACIONES
EMITIDAS POR EL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO.
Según las observaciones realizadas por el Director
Administrativo se hace las correcciones
pertinentes
Regresar a la actividad N°1
5
INFORMAR LOS DETALLES
DE LA UTILIZACIÓN DE
LAS HORAS EXTRAS
Una vez autorizada la utilización de horas extras
se emite los detalles mediante el sistema
documental Quipux y de manera física el memo a
talento humano para su control.
Directores
Directores
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-GTH-ATH-O6
PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
DEL TALENTO HUMANO
PAGINA:
Página 6 de 9
6
7
8
9
10
11
12
13
MEDIANTE UN MEMO POR
EL SISTEMA QUIPUX Y
FÍSICO
DAR SEGUIMIENTO AL
CUMPLIMIENTO DE HORAS
EXTRAS O INVESTIGAR SI
FUERON CUMPLIDAS.
LLENAR FORMULARIO DE
HORAS EXTRAS,
ADJUNTAR INFORME DE
JEFE INMEDIATO Y ORDEN
DE MOVILIZACIÓN SEGÚN
EL CASO
VERIFICAR REGISTROS DE
PAGOS DE HORAS EXTRAS.
¿HORAS EXTRAS
SOLICITADAS YA HAN
SIDO CANCELADAS?
NOTIFICAR A
SOLICITANTE QUE LA
PETICIÓN DE PAGO ES
NEGADA Y ARCHIVAR LA
DOCUMENTACIÓN
¿ORIGEN DE HORAS
EXTRAS ES DE
EMPLEADOS O
TRABAJADORES?
CONSTATAR EL
CUMPLIMIENTO DE LAS
HORAS EXTRAS.
VERIFICAR EN EL
SISTEMA BIOMÉTRICO.
Una vez en conocimiento de las horas extras se
realiza una investigación para constancia de
utilización de horas extras.
El servidor beneficiario de horas extras solicita y
llena el formulario de horas extras con los datos
de las mismas, adjunta el informe de actividades
de su inmediato superior y la orden de
movilización si se ha realizado viajes fuera del
horario.
Recepta el formulario de horas extras con el
informe de actividades y orden de movilización si
es el caso y verifica si dichas horas a pagarse ya
ha sido canceladas o no el registro de control de
horas extras.
Horas extras si fueron canceladas
Continuar con la actividad N° 10
Horas extras no fueron canceladas
Continuar con la actividad N° 11
Notifica al interesado que las horas extras
solicitadas ya han sido pagadas y que se niega la
solicitud actual. Archivar la documentación en el
expediente del funcionario público
Analista de TH
Servidor Público
Analista de TH
Analista de TH
Finaliza el procedimiento.
Para la verificación del cumplimiento de horas
extras se identifican si corresponden a
trabajadores o empleados
Si las horas extras son de trabajadores
Continuar con la actividad 12
Si las horas extras son de empleados
Continuar con la actividad 13
Para los trabajadores se constata el cumplimiento
de las horas extras verificando personalmente el
analista de TH o investigando con los mismos
trabajadores.
Continuar con la actividad N°14
Para los empleados existe el sistema biométrico
del cual se obtiene un reporte de las asistencias
del empleado para constatar la utilización de las
horas extras.
Analista de TH
Analista de TH
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-GTH-ATH-O6
PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
DEL TALENTO HUMANO
PAGINA:
Página 7 de 9
14
15
¿INFORMACIÓN DE HORAS
EXTRAS ES CORRECTA?
CORREGIR INFORMACIÓN
O SOLICITAR
INFORMACIÓN CORRECTA
A INTERESADO.
Las excepciones se dan cuando el empleado sale
de la ciudad o la actividad que involucra horas
extras están fuera del límite de registrar en el
sistema biométrico ahí se realiza la investigación
de constatación.
Si la información de las horas extras es
correcta.
Continuar con la actividad N° 16.
Si la información de las horas extras no
correcta.
Continuar con la actividad N° 15
Según la investigación realizada se encuentra que
la información de las horas extras no es correcta
por lo que se debe tomas las medidas correctivas
o solicitar al interesado la información y
documentación correcta.
Analista de TH
Regresar a la actividad N° 5
16
17
18
19
20
HACER FIRMAR A
RESPONSABLE DE LA
UNIDAD DE TALENTO
HUMANO LA SOLICITUD
DE HORAS EXTRAS
(INCLUYE EL INFORME
DEL JEFE INMEDIATO Y
ORDEN DE MOVILIZACIÓN
SI ES EL CASO)
VERIFICAR QUE LA
INFORMACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE
SOLICITUD DE PAGO DE
HORAS EXTRAS ES
CORRECTA.
¿INFORMACIÓN PARA EL
PAGO DE HORAS EXTRAS
ES CORRECTA?
CORREGIR LAS
OBSERVACIONES DADAS
EN LA SOLICITUD DE PAGO
DE HORAS EXTRAS.
REGISTRAR EN HOJA DE
Una vez verificada la utilización de las horas
extras se emite la documentación al responsable
de la unidad de talento humano para su
autorización
El responsable de la unidad de talento humano
analiza la información si es correcta y autoriza su
emisión a contabilidad para la inclusión en el
pago de roles.
Analista de TH
Responsable de la
Unidad de Talento
Humano.
La información para el pago de horas extras es
correcta
Continuar con la actividad N°20
La información para el pago de horas extras no es
correcta
Continuar con la actividad N°19
Una vez corregida la observaciones se inicia el
procedimiento en la actividad N°8
Analista de TH
Registra las horas extras utilizadas en el control
Analista de TH
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-GTH-ATH-O6
PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
DEL TALENTO HUMANO
PAGINA:
Página 8 de 9
EXCEL LA INFORMACIÓN
DE HORAS EXTRAS
21
22
23
24
25
INGRESAR AL SISTEMA DE
PAGOS OLYMPO PARA
INGRESAR AL ROL DE
PAGOS (CONTABILIDAD)
OBTENER REPORTES Y
VERIFICAR EL INGRESO
CORRECTO DE LA
INFORMACIÓN ANTES DE
ENVIAR A PAGO DE ROLES.
ENTREGAR REPORTES A
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO Y A
CONTABILIDAD.
ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN DE
HORAS EXTRAS EN EL
EXPEDIENTE DEL
FUNCIONARIO.
P-MA GF C-01_ AL_08
GESTIÓN CONTABLE
ELABORACIÓN DE ROLES
FIN
de la hoja de Excel.
Se ingresa en el sistema de pagos olympo las
horas extras utilizadas para que se incluyan en el
rol de pagos.
Imprimir el reporte de ingreso de horas extras en
el sistema olympo de pagos y verificar si la
información es correcta antes de emitir al
procedimiento de pago de roles.
Analista de TH
Analista de TH
Entregar reportes a Responsable de Talento
Humano y a Contabilidad.
Se archiva la documentación en el expediente del
funcionario para tener respaldos de los mismos
según la ley
Analista de TH
Una vez realizado el registro de horas extras en el
sistema Olympo se emite la documentación al
procedimiento de formulación de roles
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS EXTERNOS
N°
Título del Documento
1
Ley orgánica del servicio público (LOSEP )
2
Reglamento general a la ley orgánica del servicio público (RGLOSEP)
3
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
4
Código del Trabajo
DOCUMENTOS INTERNOS
N°
Título del Documento
1
Reglamento de Administración del Talento Humano del GAD-I
2
Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
CÓDIGO:
P-MA-GTH-ATH-O6
PROCEDIMIENTO DE HORAS EXTRAS
1
VERSION:
FECHA APROBACIÓN:
DEL TALENTO HUMANO
PAGINA:
Página 9 de 9
Ilustre Municipalidad de Ibarra
Manual de Procedimientos y funciones del GAD-I
Reforma a la escala de valoración que reglamenta el nivel de sueldos del Ilustre
Municipio de Ibarra
3
4
8. FORMATOS Y REGISTROS
Código
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Título del Documento
D1: Memo para la utilización de horas extras.
D2: Disponibilidad presupuestaria.
D3: Formulario de hora extras, informe de actividades emitido por jefe
inmediato y orden de movilización.
D4: Registro de pagos de horas extras
D5: Expediente de funcionario.
D6: Reporte del Sistema Biométrico.
D7: Control de Horas Extras en Excel.
D8: Reportes de ingreso de horas extras
9. ANEXOS
N/A
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
REALIZADO POR
Elaboró: Nataly Molina-Nataly Culqui
DESCRIPCIÓN
Revisó: Dra. Graciela Villacís
Responsable de Talento Humano
Fecha: 14/11/2012
Fecha: 14/11/2012
Firma
Firma