INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE PROPUESTAS EPC

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PROPUESTAS
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1.
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PROPÓSITO
Documentar las diferentes actividades que se llevan a cabo por parte de la
Compañía, para la elaboración de las propuestas que se presentan en los
diferentes concursos, licitaciones, invitaciones privadas o solicitud de cotización
de Clientes o posibles Clientes de la Compañía.
2.
ALCANCE
Este Instructivo se aplica específicamente para la preparación, elaboración y
presentación de propuestas u ofertas que realice EMPROCIV Ltda., cuando
participe en diferentes concursos y licitaciones conducentes a celebrar un posible
Contrato. Teniendo en cuenta que cada Cliente exige condiciones diferentes
para la presentación de propuestas, se establece este instructivo como una guía
ajustable para cada caso en particular según las indicaciones que en su
momento dicte el Gerente o la Gerente Administrativa, de conformidad con los
respectivos Términos de Referencia y/o Pliegos de Condiciones.
3.
RESPONSABLES
Los responsables de la divulgación, aplicación, cumplimiento y control de este
procedimiento son el Gerente General, la Gerente Administrativa, el Coordinador
de Licitaciones y Gestión Comercial y el Asistente Administrativo.
4.
METODOLOGÍA
4.1 Invitación con Entidades Privadas
Cuando una entidad privada solicita una cotización u oferta a la Compañía, el
Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial, evalúa los requerimientos
establecidos por el Cliente.
Una vez se identifiquen los requerimientos, se entra a realizar la evaluación del
recurso a emplear para el cumplimiento de las metas solicitadas, el Coordinador
de Licitaciones y Gestión Comercial realizara un presupuesto preliminar teniendo
en cuenta cada uno de los recursos, sea personal o equipos , este presupuesto
será enviado a la Gerente Administrativa para su revisión y aprobación.
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Dependiendo del requerimiento del Cliente y necesidad de aclarar el alcance de
la propuesta, la Gerente Administrativa determinara si se debe elaborar
propuesta técnico – económica o si por el contrario se realizara solo cotización
mediante la implementación del formato pertinente en Excel.
Será responsable el Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial de realizar el
seguimiento y control de las cotizaciones y ofertas enviadas registrándolo en el
formato “EPC-GL-05, Identificación y Trazabilidad de Cotizaciones y Propuestas”
4.2 Convocatorias Abiertas o Invitación con Entidades Públicas
4.3 Obtención de los Términos de Referencia y/o Pliego de Condiciones
El Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial en la fecha de apertura de la
propuesta obtiene los Términos de Referencia y/o Pliego de Condiciones, para
realizar la lectura detallada de los mismos. Los documentos se pueden consultar
en copia impresa o magnética entregada por el Cliente, o a través de los portales
de contratación establecidos por el Estado.
4.4 Evaluación de los Términos de Referencia y/o Pliego de Condiciones
Obtenidos los documentos, estos son estudiados por el Gerente, la Gerente
Administrativa y el Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial.
Simultáneamente el Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial realiza una
evaluación de los mismos registrando toda la información pertinente en una tabla
de Excel, según los requerimientos del Cliente, en el cual se anotan los datos
básicos y generales del concurso o licitación, como son fechas de apertura y
cierre, forma de pago, presupuesto, visitas, características de la garantía de
seriedad de la oferta y demás.
Adicionalmente a la información general del Concurso o Licitación, mencionada
anteriormente, el Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial incluye en el
Formato EPC-GL-FO-02, “Análisis de Viabilidad Licitaciones” los aspectos de
evaluación en la propuesta como son:
1. REQUISITOS JURÍDICOS
•
Verificación de los requisitos de inscripción. Se verifica si es necesario
cumplir con el requisito previo de inscripción del Proponente al proceso. En caso
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de ser viable la propuesta, hay que tener en cuenta las características y fechas
de dicha inscripción.
•
Cumplimiento de Especialidades y Grupos del RUP. Si la Firma no se
encuentra inscrita en alguno de los grupos requeridos y la evaluación indica que
la propuesta es viable de presentar, hay que actualizar la Inscripción de
EMPROCIV Ltda.
•
Cumplimiento de Capacidad Residual de Contratación. Es necesario
verificar que EMPROCIV Ltda. Este cumpliendo con la Capacidad Residual de
Contratación prevista en los términos de Referencia y/o Pliegos de condiciones.
Lo anterior teniendo en cuenta la capacidad actual según el RUP vigente.
2. REQUISITOS FINANCIEROS
•
Estados Financieros. Generalmente los Estados Financieros de la Firma no
son motivo de evaluación, son un requisito mínimo que el proponente debe
cumplir para participar, sin embargo, en algunas ocasiones son evaluables, por lo
cual, hay que revisar los Términos de Referencia y/o Pliegos de Condiciones y
determinar cuáles son las fórmulas establecidas por la Entidad Contratante para
calcular los Índices Financieros y proceder a calcular los Índices Financieros de
EMPROCIV Ltda. Con dichas fórmulas, para constatar si la Firma cumple o no los
requisitos financieros establecidos.
3. REQUISITOS TÉCNICOS
•
Experiencia General. Cada entidad establece el periodo de tiempo en el
cual aceptará la experiencia general de los proponentes, es decir en los últimos
cinco (5), diez (10) o veinte (20) años y algunas entidades fijan el número de
contratos a evaluar para obtener el puntaje bien sea mínimo o máximo o
simplemente para adquirir la condición de Habilidad. Igualmente las entidades
definen si la evaluación de la facturación se hace por monto de facturación total
o por facturación mensual, por lo tanto, se deben escoger los contratos de mayor
facturación ejecutados en dichos periodos y que se ajusten a los requerimientos
de los Términos de Referencia y/o Pliegos de Condiciones en cuanto a
“Experiencia General”.
•
cual
Experiencia Específica. Cada entidad establece el periodo de tiempo en el
aceptará la experiencia específica del proponente, este periodo
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generalmente es menor al establecido para evaluar Experiencia General, y suele
ser los últimos cinco (5) o diez (10) años. Adicionalmente algunas entidades fijan el
máximo número de contratos a evaluar para obtener el puntaje bien sea mínimo
o máximo. Igualmente las entidades definen si la evaluación de la facturación se
hace por monto de facturación total o por facturación mensual, por lo tanto, hay
que escoger los contratos de mayor facturación ejecutados en dichos periodos y
que se ajusten a los requerimientos de los Términos de Referencia y/o Pliegos de
Condiciones en cuanto a “Experiencia Específica”.
•
Certificaciones de Experiencia General y Específica. Los Términos de
Referencia y/o Pliegos de condiciones de los Clientes o potenciales Clientes
establecen si se requiere que con la Propuesta se presenten certificaciones de la
Experiencia a acreditar con la oferta Igualmente contemplan si las certificaciones
solicitadas deben poseer características especiales que pueden volver dichos
documentos Ruta Crítica de la Propuesta.
•
Disponibilidad operativa o de personal: En el formato EPC-GL-FO-02,
“Análisis de Viabilidad Licitaciones” se indica si la entidad requiere que con la
Propuesta se presenten certificaciones de la disponibilidad del personal requerido
para desarrollar el proyecto y el perfil mínimo que debe cumplir dicho personal.
•
Personal Profesional. En el formato EPC-GL-FO-02, “Análisis de Viabilidad
Licitaciones “se indican todos los requisitos que tienen que cumplir los diferentes
profesionales a evaluar en la propuesta, indicando los aspectos como profesión,
estudios de postgrado, años de experiencia general y específica, experiencia que
será aceptada como específica para efectos de evaluación. Se indica si la
Entidad Contratante realizará algún tipo de homologación de experiencia por
estudios. Se indica también si los estudios de postgrado obtenidos en el exterior
deben estar consularizados u homologados, si se tienen que anexar
certificaciones de Experiencia Específica o cualquier otro documento adicional.
Igualmente se registra en el formato EPC-GL-FO-02, “Análisis de Viabilidad
Licitaciones “cualquier otro requisito para el personal que pueda convertir las
hojas de vida de los profesionales en Ruta Crítica para la presentación de la
Oferta. La evaluación de personal se realiza teniendo en cuenta el perfil que
obtenga el mayor puntaje posible a ser asignado.
•
Metodología: En el formato EPC-GL-FO-02, “Análisis de Viabilidad
Licitaciones “se indica si la entidad requiere que se elabore la Metodología, Plan
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de cargas, Organización de la Empresa y cualquier otro documento similar.
Igualmente se registra las características que tienen que cumplir estos
documentos y el puntaje que obtendrá en la calificación.
•
Certificado de Calidad. Se corrobora que el Certificado de Calidad de
EMPROCIV Ltda. Sea solicitado y se ajuste a los requisitos de los Términos de
Referencia, en cuanto a alcance y vigencia del mismo.
•
Otros aspectos de Evaluación. Algunos Clientes solicitan otros requisitos de
evaluación o aspectos, evaluables o no evaluables, si son de obligatorio
cumplimiento, como por ejemplo Apoyo a la Industria Nacional, certificación de
Mypimes, y otros aspectos inherentes a cada Cliente. En el formato EPC-GL-FO-02,
“Análisis de Viabilidad Licitaciones” se registra cualquier aspecto requerido por el
Cliente, indicando todos los requisitos por cumplir para cada uno de ellos y su
respectivo sistema de evaluación, adicionalmente se debe realizar la lectura
completa de los criterios de Rechazo de la propuesta y/o los criterios de
desempate con el fin de tener claro y dar cumplimiento a los mismos, con el fin de
no tener probabilidad de rechazo de la propuesta y así mismo garantizar que en
criterio de desempate se cuenta con lo necesario, para ser el proponente con
mayor puntaje, para una posible adjudicación
•
El Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial tiene que tener en
cuenta que siempre se deben revisar e indicar en el formulario los requisitos
mínimos a evaluar y los requisitos para obtener el máximo puntaje en cada uno
de los parámetros de evaluación de la propuesta.
Con base en las consideraciones anteriormente mencionadas, el Gerente o la
Gerente Administrativa deciden y determinan si es viable o no la presentación de
la Propuesta, o si se procede a la realización de un Consorcio o Unión Temporal
para cumplir con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia y/o
Pliegos de Condiciones
En caso de requerirse un Socio para la presentación de la Propuesta y posterior
ejecución de los trabajos, es el Gerente o la Gerente Administrativa de la Firma es
el encargado de realizar la selección del mismo y de realizar todos los contactos
necesarios para la conformación del Consorcio o Unión Temporal.
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4.5 Evaluación Económica del Proyecto
Para realizar la evaluación Económica del Proyecto se tiene que identificar
claramente los siguientes aspectos:
•
Alcance de la Consultoría a contratar con el Concurso en ejecución.
•
Plazos establecidos para cada una de las etapas del proyecto, incluyendo
la de liquidación.
Si el Concurso es una Interventoría se requiere establecer el plazo del Contrato de
Construcción, para conocer el tiempo efectivo de obra y conforme a este realizar
la asignación de recursos.
•
Perfil de los profesionales exigidos, para conocer el monto de las tarifas
correspondientes.
•
Dedicaciones del personal tanto profesional como técnico requerido para
cada etapa de los trabajos.
•
Sueldos, jornales, primas regionales, horas extras, prestaciones sociales, y
viáticos, del personal vinculado a la Consultoría.
•
Se establece el lugar de ejecución de los trabajos, los medios de transporte
y el valor del mismo. Igualmente se determina el número de frentes a utilizar para
la realización de los trabajos.
Si el Concurso es una Interventoría se establece el número de contratistas que
ejecutaran la obra, en caso de ser uno sólo, se establece el número de frentes a
emplear por éste, conforme a la aplicación de recursos del Contratista, se planea
la asignación de recursos de la Interventoría.
•
Costos directos como alquiler de oficina, vehículos y equipos, gastos de
comunicaciones, edición de informes y reproducción de documentos y en
general cualquier otro costo que pueda influir en el monto total de la propuesta.
Si el Concurso es una Interventoría se establece si el campamento y los servicios
son suministrados por el Contratista o si son con cargo a la Interventoría.
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•
Ensayos de Laboratorio, pruebas, mediciones específicas, monitoreo,
auditorias, manejo social y/o ambiental y todo tipo de controles técnicos o
financieros que puedan influir en el monto de la Propuesta, indicando su cantidad
y periodicidad.
Si el Concurso es una Interventoría se establece si el control de calidad de los
materiales está a cargo del Contratista o si está a Cargo de la Interventoría.
•
Forma de Pago. Es muy importante conocer la forma de pago del
proyecto, ya que dependiendo si esta es a precio Global Fijo, si es por Reembolso
de Gastos se puede flexibilizar o no el Factor Multiplicador a utilizar en el proyecto.
También es indispensable conocer si el contrato que se derive de la Oferta se
cancelará con una Retención en la Fuente del 11% aplicable a Honorarios, o si se
cancelará con una Retención del 2% aplicable a tarifas afectadas por un Factor
Multiplicador de conformidad con lo previsto en el artículo 5° del decreto 1354 de
1987.
Adicionalmente es importante conocer qué porcentaje del valor total del
contrato cancelará la Entidad como liquidación de cada una de las etapas del
proyecto y en general a la liquidación del contrato, y los plazos contractuales en
los cuales la respectiva Entidad realizará los desembolsos, para elaborar un flujo
de fondos y establecer la conveniencia financiera de la presentación de la
oferta.
Con base en las consideraciones anteriormente mencionadas, el Coordinador de
Licitaciones y Gestión Comercial realiza un estimativo del valor total de los
trabajos a realizar y establece cuál es su relación con el Presupuesto Oficial fijado
por la Entidad.
Teniendo en cuenta que con la ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 066
de 2008 en los Concursos de Méritos no entra a jugar el precio en la selección, es
fundamental validar el valor del presupuesto oficial, para definir la viabilidad
económica de la oferta.
Una vez clasificada la correspondencia, a la misma se le coloca el sello de
trazabilidad de correspondencia interna, el cual contiene el nombre de quien
recibe, fecha, hora, el número consecutivo de radicación interna, quien debe
leer, comentar y contestar dicha correspondencia.
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4.6 Inscripción o compra de los Términos de Referencia y/o Pliegos de
Condiciones
Cuando se ha establecido la presentación de una Propuesta se procede a
realizar la inscripción de acuerdo a lo manifestado en los Términos de Referencia
y/o Pliegos de Condiciones, o comprar los Términos de Referencia, solicitando un
cheque al Área Administrativa de la Firma por el valor de los Términos. Para
soportar el cheque en la Oficina de Contabilidad se anexa a la solicitud, una
impresión de la carátula de los Términos donde se especifique el N° de Concurso y
su Objeto.
4.7 Elaboración de la Propuesta
Una vez la Gerente Administrativa y con base en la evaluación registrada en el
formato EPC-GL-FO-02, “Análisis de Viabilidad Licitaciones” ha determinado la
presentación de una Oferta, el Coordinador de Licitaciones y Gestión Comercial
procede a prepararla como se indica a continuación:
•
Como primera instancia el Coordinador de Licitaciones y Gestión
Comercial elabora una lista de chequeo en el formato EPC-GL-FO-04, “Lista de
Chequeo Propuestas a Presentar” en la cual consigna todos y cada uno de los
documentos que se tiene que incluir en la Propuesta de conformidad con los
Términos de Referencia y/o Pliegos de Condiciones, esta lista se elabora con base
en el orden establecido por la Entidad Contratante.
La lista de chequeo incluye TODOS los aspectos a presentar en la Propuesta,
documentos fundamentales como la póliza o la carta de presentación y aspectos
elementales como por ejemplo copia de diplomas, copia de matrícula y tarjeta
profesional, carta de Intención, formularios, certificaciones de experiencia y
demás.
Si la Propuesta se presenta en Consorcio o Unión Temporal, en la lista de chequeo
se indican todos los documentos a elaborar por cada uno de los integrantes del
Consorcio o Unión Temporal.
•
Con base en la lista de chequeo formato EPC-GL-FO-04, “Lista de Chequeo
Propuestas a Presentar “y de conformidad con la evaluación registrada en este
formato, se establece cuáles de los documentos a incluir en la propuesta, son
Ruta Crítica en la elaboración de la misma.
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•
Los documentos que suelen constituir la Ruta Crítica de la propuesta, son
todos aquellos que su elaboración u obtención depende de un tercero, sea este
tercero una entidad jurídica o una persona natural, a saber:
 Hojas de vida firmadas por el profesional. Cada Cliente estipula por lo
general un formato el cual ha de ser firmado por el profesional en TODAS
sus hojas. La mayor parte de los profesionales incluidos en las propuestas
por EMPROCIV Ltda. son asesores externos, cuyos horarios y permanencia
en la ciudad no son constantes, por lo tanto hay que prever un mínimo de
dos (2) a tres (3) días para la firma de los documentos.
 Cartas de Intención o Compromiso. Adicional a las hojas de vida firmadas,
los profesionales presentan una carta de intención o de compromiso, en la
cual manifiestan su decisión de participar en el Proyecto con el
proponente. Hay que tener en cuenta en que la redacción de las mismas
se haga en los términos requeridos por la Entidad Contratante.
 Certificaciones de Experiencia Específica de la Firma y de los Profesionales.
Dichas certificaciones se constituyen en Ruta Crítica de la Propuesta
cuando no se poseen o cuando el Cliente requiere que sean emitidas en
un formato específico o que contengan una información determinada.
Cada Empresa o Entidad se toma un tiempo prudencial en la emisión de
certificaciones, por tal motivo, en las propuestas que requieren la
presentación de certificaciones, se tiene que establecer como prioridad, la
solicitud de las certificaciones en los términos requeridos.
 Formularios de Estados Financieros. Algunas entidades solicitan que la
Información Financiera de la Firma sea presentada en formatos
establecidos por ellos, que incluyen las firmas del Contador de la Firma y
del Revisor Fiscal, estos dos profesionales son asesores externos de
EMPROCIV Ltda., por lo tanto se requiere de mínimo dos (2) días para la
firma de dichos documentos. Por lo general se adjuntan a la propuesta,
una copia de las tarjetas profesionales de estas dos personas, las cuales
tiene que estar vigentes según lo requerido por el Cliente.
 Metodología, Enfoque, Plan de Calidad o Similares. Estos documentos se
convierten en Ruta Crítica según requisitos propios de cada Entidad, por lo
tanto son documentos que requieren de una dedicación especial en su
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elaboración, ya sea por parte de un profesional interno o un asesor externo
de la Firma.
 Garantía de Seriedad de la Propuesta. Esta Garantía es expedida por una
Compañía de Seguros legalmente constituida, y requiere un trámite mínimo
de dos días (2) hábiles, por lo cual, cuando se va a presentar una
propuesta con muy poco plazo para el cierre, la Garantía se convierte en
una actividad prioritaria. Hay que procurar obtener la póliza que presente
el valor de la prima más baja, por lo cual es necesario cotizar con varias
compañías de seguros.
•
Con base en la lista de chequeo se genera la Tabla de Contenido de la
Propuesta y se procede a recopilar la información correspondiente, a saber:
 Carta de Presentación. Esta se elabora en la Proforma establecida por el
Cliente, a esta carta se le anexa copia de la Matricula Profesional y Tarjeta
Profesional del Representante Legal de la Firma que suscribe la carta y
copia del NIT de EMPROCIV Ltda.
 Certificado de Existencia y Representación Legal. La fecha de expedición
de este documento se ajusta a la indicada en los Términos de Referencia.
 Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes. La fecha de
expedición de este documento se tiene que ajustar a la indicada en los
Términos de Referencia. Este documento tiene un costo muy elevado, por
consiguiente cuando se presentan varias propuestas simultáneas a una
misma entidad y si los Términos de Referencia así lo permiten se incluye un
solo original en la primera propuesta entregada y copia en las demás
propuestas, indicando en cada propuesta en que expediente se localiza el
original del documento.
 Copia del Recibo de Pago de los Términos de Referencia, si aplica.
 Garantía de Seriedad de la Propuesta. La Garantía se toma conforme al
alcance y plazos establecidos por los Términos de Referencia del Concurso.
Para que la garantía tenga validez esta se acompaña del recibo de pago o un su
defecto de un sello que así lo indique.
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Si la Propuesta se presenta en Consorcio o Unión Temporal, la garantía se tramita
por el Integrante que obtenga la prima más baja. Es necesario tener en cuenta
que la garantía se tiene que expedir a nombre de cada uno de los Integrantes
del Consorcio o Unión Temporal.
 Contratos en Ejecución, Experiencia General y Específica: Cada Cliente
tiene una proforma a través de la cual se presenta la información
correspondiente, por lo tanto hay que revisar muy cuidadosamente los
Términos en lo referente a los requerimientos para cada uno de estos tres
(3) capítulos, igualmente hay que revisar la proforma y las notas que la
acompañan.
 Capacidad operativa: Cada Cliente tiene una proforma a través de la
cual se presenta la información correspondiente, por lo tanto hay que
revisar muy cuidadosamente los Términos en lo referente a los
requerimientos para relacionar la información solicitada.
 Información de Personal Profesional. En este capítulo se incluye toda la
información requerida para cada uno de los profesionales y Técnicos
evaluables de conformidad con lo estipulado con los Términos de
Referencia, como por ejemplo copia de diplomas, copia matrícula y
tarjeta profesional, carta de Intención, formularios y certificaciones de
experiencia. Cuando uno o varios de los profesionales propuestos no sean
de la planta de la Firma, se tiene que firmar con cada uno de ellos una
carta de intención o compromiso, independientemente de si el Cliente lo
exija o no.
 Costo Total de la Propuesta. En el capítulo de Valor de la Propuesta, se
incluye el tema de “Bases de la Propuesta Económica”, en las cuales se
especifican los aspectos de la forma de cálculo del valor de la propuesta,
la forma de pago y los impuestos de ley. De ser el caso o a solicitud del
Cliente se incluye el Desglose del Factor Multiplicador, el Plan de Pagos o
cualquier otro requisito exigido por el Cliente.
 Para Propuestas presentadas en Consorcio o unión Temporal, se adjunta
toda la información de carácter legal y/o financiero de cada uno de los
integrantes, al igual que la relación de contratos en ejecución.
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•
Una vez recopilada toda la Información y organizada físicamente la
Propuesta, ésta es revisada por el Coordinador de Licitaciones y Gestión
Comercial a la luz de los Términos de Referencia y/o Pliegos de Condiciones, los
errores o falencias detectados, se corrigen inmediatamente.
•
La propuesta lista para ser revisada por parte de la Gerente Administrativa
y del Gerente de la Firma, se entrega por lo menos con un día hábil de
anticipación al cierre, junto con Términos de Referencia y/o Pliegos de
Condiciones, los Adendas y todo el soporte de la información contenida,
independientemente que dicho soporte no sea solicitado por el Cliente.
•
Una vez la Propuesta es aprobada por el Gerente, éste firma todos los folios
que requieran su firma. Posteriormente a la firma del Gerente se procede a foliar,
fotocopiar, anillar y empacar la propuesta. Una vez empastada en original y sus
copias, se verifica que todas las copias sean idénticas al original, inclusive la copia
que queda para el archivo de EMPROCIV Ltda.
5.
REGISTROS DE CALIDAD
Registro EPC-GL-FO-02, Análisis de Viabilidad Licitaciones
Registro EPC-GL-FO-04, Lista de Chequeo Propuestas a Presentar
Registro EPC-GL-FO-05-V0, Identificación y Trazabilidad Cotizaciones y Propuestas
Elaboró
Nombre:
Cargo:
Firma:
6.
Revisó
Nombre:
Cargo:
Firma:
Aprobó
Nombre:
Cargo:
Firma:
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
0
MODIFICACIONES REALIZADAS
FECHA
03/12/12