ASIGNATURA: AUDITORÍA GUBERNAMENTAL EJEMPLO DE DESVIACIÓN DE CUMPLIMIENTO ENUNCIADO La Universidad Nacional San Simón tiene como actividad principal la formación profesional, la investigación y proyección social hacia la comunidad; y tiene su sede en la ciudad de Lima. El Órgano de Control Institucional de dicha Universidad en cumplimiento del Plan Anual de Control 2017, aprobado mediante Resolución n.° 1500-2016 de 28 de diciembre de 2016, en el marco del planeamiento de la auditoría de cumplimiento que se inició el 12 de octubre de 2017, realizó el relevamiento de información respecto a las actividades de la Oficina de Tesorería, correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2016, a efecto de identificar los riesgos de control y áreas críticas, los cuales fueron incluidos en el Plan de Auditoria Definitivo. En la ejecución del trabajo de campo los auditores han determinado que entre el 1 de enero al 30 de marzo de 2016, se han captado Recursos Directamente Recaudados, por S/ 10 000 000,00, a través de la ventanilla de Tesorería, por conceptos de pensión de enseñanza de preparación preuniversitaria y examen de admisión 2016 llevado a cabo el 30 de marzo de 2016. Sobre el particular, del monto recaudado sólo fue depositado S/ 7 000 000,00 en la cuenta corriente n.° 00-000203-20003 del Banco de la Nación; y el saldo fue entregado en efectivo al presidente de la Comisión de Admisión, señor Juan PÉREZ PÉREZ, para gastos menudos y urgentes de dichos procesos, con la condición de que la rendición de cuenta documentada tenga lugar en el plazo de diez (10) días posteriores al examen de admisión. Al respecto, hasta la fecha de inicio de la auditoría de cumplimiento (12 de octubre de 2017), no obstante, que transcurrió más de dieciocho (18) meses desde la conclusión del mencionado examen de admisión, el citado funcionario no efectuó la rendición de cuenta documentada, tampoco presentó explicación alguna a la administración respecto a las razones por las cuales no cumplió con su obligación. Asimismo, no existe evidencia que acredite que el Director General de Administración y los funcionarios de las dependencias a su cargo, hubiesen adoptado las acciones conducentes a la rendición de cuenta documentada. SE PIDE: Lea cuidadosamente el enunciado y elabore el texto de la desviación de cumplimiento. Asimismo, evalúe los comentarios presentados por las personas comprendidas en los hechos. 1 SOLUCIÓN 1. OMISIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTA DE LOS FONDOS HABILITADOS PARA GASTOS MENUDOS Y URGENTES; CON EL CONSIGUIENTE PERJUICIO ECONÓMICO DE S/ 3 000 000,00 EN CONTRA DE LA ENTIDAD. De la revisión efectuada a la documentación relacionada con la recaudación de Recursos Directamente Recaudados, tales como: recibos de ingresos, boletas de depósitos y registros contables, correspondiente al período comprendido entre el 1 de enero al 30 de marzo de 2016, se ha determinado que entre el 1 de enero al 30 de marzo de 2016, se han captado Recursos Directamente Recaudados, por S/ 10 000 000,00, a través de la ventanilla de Tesorería, por conceptos de pensión de enseñanza de preparación preuniversitaria y examen de admisión 2016 llevado a cabo el 30 de marzo de 2016. Sobre el particular, del monto recaudado sólo fue depositado S/ 7 000 000,00 en la cuenta corriente n.° 00-000203-20003 del Banco de la Nación; y el saldo fue entregado en efectivo al presidente de la Comisión de Admisión, señor Juan PÉREZ PÉREZ, para gastos menudos y urgentes de dichos procesos, con la condición de que la rendición de cuenta documentada tenga lugar en el plazo de diez (10) días posteriores al examen de admisión. Al respecto, hasta la fecha de inicio de la auditoría de cumplimiento (12 de octubre de 2017), no obstante, que transcurrió más de dieciocho (18) meses desde la conclusión del mencionado examen de admisión, el citado funcionario no efectuó la rendición de cuenta documentada, tampoco presentó explicación alguna a la administración respecto a las razones por las cuales no cumplió con su obligación. Asimismo, no existe evidencia que acredite que el Director General de Administración y los funcionarios de las dependencias a su cargo, hubiesen adoptado las acciones conducentes a la rendición de cuenta documentada. Los hechos antes mencionados, contravienen las disposiciones de las siguientes normas: ➢ Resolución Directoral n.° 051-2001-EF/77.15 de 28 de setiembre de 2001 “Procedimientos para la apertura de cuentas y operaciones de recaudación y pagos con Recursos Directamente Recaudados”. “Artículo 3°”: “A partir del 1 de octubre del presente año, los fondos provenientes de la fuente de financiamiento Recursos Directamente Recaudados deben ser depositados por las Unidades Ejecutoras en las cuentas a que se refiere el Artículo 1 de la presente Resolución Directoral -en adelante Cuenta Central RDR- de manera que la recaudación total por la indicada fuente de financiamiento, así como las operaciones de gasto autorizadas por la Dirección General del Tesoro Público con cargo a dicha fuente sean centralizadas exclusivamente a través de la Cuenta Central RDR”. ➢ Resolución Directoral n.° 002-2007-EF/77.15 de 24 de enero de 2007, que aprueba la Directiva de Tesorería n.° 001-2007-EF/77.15: • “Artículo 2° Percepción de los ingresos públicos” Numeral 2.2 “Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP, sustentando dicho registro con documentos tales como: recibos de ingresos, papeletas de depósito, notas de abono, tickets, boletas de venta, facturas o los correspondientes estados bancarios, según sea el caso”. • “Artículo 4° Plazo para el depósito de los Fondos Públicos” Numeral 4.1 “Los fondos públicos recaudados, captados u obtenidos de acuerdo a Ley, cualquiera sea la fuente de financiamiento, deben ser depositados en las correspondientes cuentas bancarias en un plazo no mayor a 24 horas”. • “Artículo 36° Prohibición de manejar fondos en efectivo no conformados de acuerdo a Ley” “Se encuentra prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características similares al Fondos para Pagos en Efectivos o Fondo Fijos para Caja Chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de financiamiento, con excepción de aquellos que estén expresamente autorizados de acuerdo a Ley”. 2 Los hechos antes descritos, han ocasionado el perjuicio económico de S/ 3 000 000,00, dado que no se ha efectuado la rendición de cuenta, no obstante, el tiempo transcurrido desde la habilitación de fondos. Al respecto, consideramos que tales hechos tuvieron lugar, debido a la decisión del presidente de la Comisión de Admisión de 2016 y a los inapropiados procedimientos internos de trabajo en la recaudación de Recursos Directamente Recaudados y la administración de los mismos, por parte de los funcionarios de la Dirección General de Administración. 3 COMENTARIOS RECIBIDOS RESPECTO A LA COMUNICACIÓN DE LA DESVIACIÓN DE CUMPLIMIENTO Carta n.° 001-2017-CPT Lima, 28 de diciembre de 2017 Señores Comisión Auditora Órgano de Control Institucional de la Universidad Nacional San Simón Lima.Ref. : Cédula de comunicación n.° 001-2017-UNSS/OCI de 23 de diciembre de 2017 Es grato dirigirme a ustedes con relación a la cédula de comunicación de la referencia, mediante la cual se me comunicó, en mi condición de Director General de Administración, la desviación de cumplimiento relacionada con la presunta omisión de rendición de cuenta de los fondos habilitados por S/ 3 000 000,00, con el consiguiente perjuicio económico en contra de la Entidad, por no haber adoptar acciones conducentes a la rendición de cuenta por parte del presidente de la Comisión de Admisión. En la Desviación de cumplimiento que se me comunicó se afirma que se han captado Recursos Directamente Recaudados, por S/ 10 000 000,00, a través de la ventanilla de Tesorería, por conceptos de pensión de enseñanza de preparación preuniversitaria y examen de admisión 2016 realizado el 30 de marzo de 2016; y que de ese monto sólo fue depositado S/ 7 000 000,00 en la correspondiente cuenta bancaria; y el saldo fue entregado en efectivo al presidente de la Comisión de Admisión, señor Juan PÉREZ PÉREZ, para gastos menudos y urgente de dichos procesos, con la condición que la rendición de cuenta documentada tenga lugar en el plazo de diez (10) días posteriores al examen de admisión. Al respecto, efectivamente se recaudaron S/ 10 000 000,00; y de ese monto el 20 de marzo de 2016 se habilitó en efectivo S/ 3 000 000,00 al presidente de la Comisión de Admisión, para gastos menudos y urgentes del examen de admisión, para que rinda cuenta hasta el 10 de abril de 2016, para facilitar el pago de obligaciones por las contrataciones de bienes y servicios para dicho evento, dado que los procedimientos regulares son engorrosos y demandan mucho tiempo. Con relación a la rendición de cuenta, debo mencionar que no se ha producido hasta la fecha por incumplimiento del citado presidente, pese a los reiterados requerimientos efectuados por la Dirección General de Administración. Sobre el particular, no se me puede imputar responsabilidad alguna por dicha situación, por cuanto el incumplimiento de la rendición de cuenta no es de mi competencia sino del presidente de la Comisión de Admisión que recibió el dinero en efectivo. Por las consideraciones expuestas, solicito a ustedes que se me absuelva de las imputaciones formuladas en mi contra. Atentamente, Juan TORRES Ramos Director General de Administración 4 APÉNDICE Nº 2 AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO A LA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN SIMÓN LIMA PERÍODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS PRESENTADOS POR LAS PERSONAS COMPRENDIDAS EN LOS HECHOS 1. OMISIÓN DE RENDICIÓN DE CUENTA DE LOS FONDOS HABILITADOS PARA GASTOS MENUDOS Y URGENTES; CON EL CONSIGUIENTE PERJUICIO ECONÓMICO DE S/ 3 000 000,00 EN CONTRA DE LA ENTIDAD. Señor Juan TORRES RAMOS, identificado con D.N.I. n.º 10001010, Director General de Administración (Período: del 2 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2017), designado mediante Resolución Rectoral n.º 0001-2016-UNSS de 2 de enero de 2016. Mediante Carta n.° 001-2017-CPT de 4 de diciembre de 2017, recibido el 28 de diciembre de 2017, en una (1) foja, hizo llegar sus comentarios, en el cual, respecto a la comunicación de desviación de cumplimiento que se le comunicó, entre otros, mencionó que “…efectivamente se recaudaron S/ 10 000 000,00; y de ese monto el 20 de marzo de 2016 se habilitó en efectivo S/ 3 000 000,00 al presidente de la Comisión de Admisión, para gastos menudos y urgentes del examen de admisión, para que rinda cuenta hasta el 10 de abril de 2016, para facilitar el pago de obligaciones por las contrataciones de bienes y servicios para dicho evento, dado que los procedimientos regulares son engorrosos y demandan mucho tiempo”. Asimismo, refirió que la rendición de cuenta “…no se ha producido hasta la fecha por incumplimiento del citado presidente, pese a los reiterados requerimientos efectuados por la Dirección General de Administración”. Igualmente, señaló que no se le puede imputar responsabilidad alguna por dicha situación por cuanto el incumplimiento de la rendición de cuenta no es de su competencia, sino del presidente de la Comisión de Admisión que recibió el dinero en efectivo. Debe mencionarse que al Oficio de respuesta a la comunicación de la desviación de cumplimiento, no adjuntó documento alguno que respalde sus aseveraciones. EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS: Referente a su argumento en el sentido que “…efectivamente se recaudaron S/ 10 000 000,00; y de ese monto el 20 de marzo de 2016 se habilitó en efectivo S/ 3 000 000,00 al presidente de la Comisión de Admisión, para gastos menudos y urgentes del examen de admisión, para que rinda cuenta hasta el 10 de abril de 2016, para facilitar el pago de obligaciones por las contrataciones de bienes y servicios para dicho evento, dado que los procedimientos regulares son engorrosos y demandan mucho tiempo”. Debe mencionarse que admitió que por los conceptos de pensión de enseñanza de estudios preuniversitarios y examen de admisión de 2016, la Universidad recaudó S/ 10 000 000,00; y que de ese monto, se habilitó en efectivo S/ 3 000 000,00 al presidente de la Comisión de Admisión, para facilitar el pago de obligaciones por las contrataciones de bienes y servicios, bajo el argumento que los procedimientos regulares son engorrosos y demandan mucho tiempo; lo cual contraviene las disposiciones del art. 3º del Procedimiento para la apertura de cuentas y operaciones de recaudación y pagos con Recursos Directamente Recaudados, aprobado por Resolución Directoral n.° 051-2001-77.15, que establece que los Recursos Directamente Recaudados deben centralizarse exclusivamente a través de la Cuenta Central RDR. Asimismo, contraviene las disposiciones del numeral 4.1 del art.4º de la Directiva de 5 Tesorería n.° 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral n.° 002-2007-EF/77.15, que prescribe que los fondos recaudados deben depositarse en la correspondiente cuenta bancaria en un plazo no mayor de 24 horas. De otro lado, el argumento que los procedimientos regulares para contrataciones de bienes y servicios son engorrosos y demandan mucho tiempo, no es óbice para la aplicación de las disposiciones que regulan las contrataciones de bienes y servicios y la administración de fondos públicos, toda vez que estas son de cumplimiento obligatorio. Con relación a su argumento en el sentido que “…no se ha producido hasta la fecha por incumplimiento del citado presidente, pese a los reiterados requerimientos efectuados por la Dirección General de Administración”; no ha acreditado documentadamente los reiterados requerimientos efectuados al presidente de la Comisión de Admisión de 2016 por la Dirección General de Administración a su cargo; tampoco ha acreditado que ante el incumplimiento de la rendición de cuenta hubiese implementado las acciones conducentes al recupero de los fondos habilitados. Referente a su argumento en el sentido que no se le puede imputar responsabilidad alguna por dicha situación por cuanto el incumplimiento de la rendición de cuenta no es su competencia sino del presidente de la Comisión de Admisión que recibió el dinero en efectivo; debe mencionarse que en su condición de Director General de Administración, entre sus funciones estaba la de cumplir y hacer cumplir las disposiciones relacionadas con la administración de fondos públicos. Por lo que se concluye que los comentarios expuestos por el señor Juan TORRES RAMOS, Director General de Administración (Período: del 2 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2017); no desvirtúan los hechos materia de observación, por cuanto no ha acreditado documentadamente que los fondos recaudados por concepto de pensión de enseñanza por estudios preuniversitarios y examen de admisión 2016, por S/ 10 000 000,00, se hubiesen depositado íntegramente en la cuenta corriente de la Universidad, dentro de las 24 horas; asimismo, no ha acreditado que documentadamente que no se hubiese habilitado al presidente de la Comisión de Admisión el importe de S/ 3 000 000,00 para pagos de obligaciones de gastos menudos y urgentes de bienes y servicios; igualmente, no ha acreditado que hubiese implementado las acciones tendientes a la rendición de cuenta documentada oportuna de dicho monto o a su recupero ante el incumplimiento de dicha rendición. Los hechos antes descritos, transgreden las disposiciones del art. 3º “Procedimientos para la apertura de cuentas y operaciones de recaudación y pagos con Recursos Directamente Recaudados”, aprobado por Resolución Directoral n.° 051-2001-77; del numeral 2.2 del art. 2º “Percepción de los ingresos públicos”, del numeral 4.1 del art. 4º “Plazo para el depósito de los fondos públicos” y del art. 36º “Prohibición de manejar fondos en efectivo no conformados de acuerdo a Ley” de la Directiva de Tesorería n.° 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral n.° 002-2007-EF/77.15. Tales situaciones configuran la presunta responsabilidad administrativa funcional, derivada del deber incumplido previsto en la normativa anteriormente señalada, dando mérito al inicio del procedimiento sancionador a cargo de la Universidad Nacional San Simón. Señor Ricardo VARGAS VENEGAS, identificado con D.N.I. n.º 20004040, jefe de la Oficina de Tesorería (Período: del 2 de enero de 2016 - continúa), designado mediante Resolución Rectoral n.º 0002-2016-UNSS de 2 de enero de 2016. 6
