COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS DEL ESTADO DE MÉXICO

COLEGIO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS DEL ESTADO DE MÉXICO
PLANTEL CUAUTITLÁN IZCALLI
APUNTES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIÓN
PARCIAL NO. 3
TEMA: PROCESO ADMINISTRATIVO
CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO A 20 DE MAYO DE 2014
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ÍNDICE
Página
Unidad 3
Proceso Administrativo
3.1. Definición de Proceso Administrativo.
3.
3.2. Etapas del Proceso Administrativo.
3.
3.2.1. Planeación.
3.
3.2.1.1. Reglas de la Planeación.
4.
3.2.1.2. Técnicas de la Planeación.
4.
3.2.2. Organización.
5.
3.2.2.1. Reglas de la Organización.
5.
3.2.2.2. Técnicas de la Organización.
6.
3.2.3. Integración.
8.
3.2.3.1. Principios de la Integración.
9.
3.2.3.2. Reglas de la Integración.
9.
3.2.3.3. Técnicas de la Integración
9.
3.2.3.4. Tipos de relaciones que se dan al interior de una empresa.
10.
3.2.4. Dirección
10.
3.2.5. Control
12.
3.2.5.1. Beneficios de aplicar la etapa de control
12.
3.2.5.2. Tipos de Control
12.
Bibliografía
13.
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Unidad 3
Proceso Administrativo
Introducción: El proceso administrativo es la herramienta básica para entender la forma en que se estructura
el trabajo en una empresa. Debe partirse de un plan en el que se define lo que se quiere hacer. Este plan se
organiza de acuerdo a lo que debe hacer cada quien en un periodo determinado de tiempo. Este plan se ejecuta,
supervisa y dirige para finalmente ser evaluado, ser controlado.
Objetivo: El alumno distinguirá las diferentes etapas que conforman el proceso administrativo, sus elementos
y la importancia de su aplicación en cada una de las actividades de la empresa.
Material Didáctico: Secuencia Didáctica, Pizarrón, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Técnica de enseñanza – aprendizaje: Los alumnos elaborarán un cuadro sinóptico sobre el tema visto.
3.1. Definición de Proceso Administrativo
Es el conjunto de pasos, procedimientos y técnicas tendientes a lograr una adecuada organización y
administración de las actividades que se llevan al interior de una empresa.
Existen varios autores que han escrito sobre el Proceso Administrativo, cada uno de ellos propone un proceso
similar pero con etapas diferentes.
Objetivo: El alumno comprenderá el concepto de Planeación, sus reglas y técnicas.
Material Didáctico: Secuencia Didáctica, Pizarrón, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Técnica de enseñanza – aprendizaje: Los alumnos elaborarán un mapa mental y cuestionario para reforzar el
tema.
3.2. Etapas del Proceso Administrativo
3.2.1. Planeación
Responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?
Planeación es la determinación del curso concreto de la acción que se va seguir.
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3.2.1.1. Reglas de la Planeación
a)
Objetivos: Son la idea de lo que se pretende elaborar y sin ellos no se sabría a donde ir, mucho menos
lo que se pretende conseguir.
Los objetivos se clasifican en:

Según el tiempo:
A corto plazo es inmediato, en semanas
A mediano plazo es de dos a seis meses
A largo plazo es a un año
b) Presupuestos: Son expresiones de resultados esperados expresados en términos numéricos como son
pesos y centavos
c)
Procedimientos: Son actividades secuenciales y cronológicas del trabajo, por ejemplo:
d) Políticas: Son las guías de acción que norman la conducta del personal; ejemplo: Prohibido que los
trabajadores vengan con pantalones de mezclilla.
Cuando las políticas ya no pueden ser flexibles se convierten en reglas, mismas que irán inmersas dentro de un
reglamento que serán tajantes y su desobediencia ameritarán una sanción.
e)
Programas: Son aquellos planes en donde no se fijan objetivos, sólo se le asigna un tiempo determinado
para realizar cada una de las partes con integran dicho proyecto.
3.2.1.2. Técnicas de la Planeación
a)
Manuales: Es un cuadernillo que debe ser de fácil manejo donde se describen los procedimientos de
forma detallada las operaciones, formatos y documentación que se manejan en el área de competencia,
con la finalidad de brindar una atención eficiente y eficaz.
b) Diagrama Sirve para representar y explicar un procedimiento, hay una simbología para realizar los
diagrama
b.1) Simbología para diagrama de proceso (Área de Producción)
b.2) Simbología para diagrama de flujo (Procedimiento para oficina)
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c)
Gráfica de Gantt: Esta gráfica es uno de los métodos más utilizados en la planeación de proyectos y
en la planeación y control de actividades.
En este tipo de gráfica se detallan las actividades para lograr un objetivos y los tiempos (días, semana, o mes)
necesarios para realizarlas, en esta gráfica se mencionan al área que corresponden así como los responsables.
d)
Técnicas de Control Presupuestal: Es la estimación de todos los gastos e ingresos que se van a tener
en un lapso determinado, así como las posibles variaciones que pudiera haber. El propósito de estas
técnicas es que los gastos se mantengan lo más fijos posibles.
Objetivo: El alumno comprenderá el concepto de Organización, sus reglas y técnicas.
Material Didáctico: Secuencia Didáctica, Pizarrón, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Técnica de enseñanza – aprendizaje: Los alumnos elaborarán un cuadro sinóptico y cuestionario para reforzar
el tema.
3.2.2. Organización
Responde a la pregunta ¿Cómo se va a hacer?
La organización implica una adecuada interrelación y comunicación entre cada uno de los departamentos,
niveles o jerarquías a fin de que se puedan alcanzar los objetivos.
La organización es la base de la eficiencia y esta conlleva a que todos los recursos que se manejan dentro de
una empresa como son: recursos materiales, recursos humanos y recursos financieros funcionen correctamente.
Se dice que una buena organización dentro de cualquier tipo de empresa va a generar estabilidad y por lo tanto
desarrollo.
Organización proviene de la palabra griega “órganon” que significa órgano, departamento o sección, por lo que
dentro de cualquier empresa se necesita de ellos de acuerdo a su giro y su estructura.
3.2.2.1. Reglas de la Organización
a) División de funciones: Consiste en asignar la función de trabajo de manera correcta considerando los
conocimientos así como las aptitudes del personal.
Esta división o funciones generalmente se estipula en un documento llamado Manual de Puestos y funciones
de la Organización.
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b) Unidades de Organización: Es la creación de tantos departamentos como sean necesarios en una empresa.
c) Sistemas de Organización: Es la forma en cómo se manejan una organización, las más comunes son:
c.1) Lineal o militar: En este sistema la autoridad y la delegación de funciones se aplican de arriba abajo
mediante órdenes de los jefes superiores a los subalternos (puestos inferiores).
Toda información de abajo hacia arriba o sea de subordinado al jefe se conoce como queja, petición o
sugerencia.
c.2) Organización funcional: Este sistema se aplica a través de la creación de diferentes departamentos según
la necesidad y complejidad de la empresa, en este caso se requiere la separación de funciones con un alto grado
de especialidad, además se requiere que cada área lo ocupe un profesional con alta experiencia en su campo.
c.3) Organización Staff o Asesoramiento: Toda empresa tiene departamentos internos de asesoría que se
reconocen en el organigrama por líneas punteadas.
Los asesores tienen la misión de aconsejar, orientar, apoyar y persuadir en la alta gerencia en la toma de
decisiones, generalmente los asesores son personas que deben estar actualizadas para saber reconocer los
problemas y proporcionar las propuestas para su solución.
Cuando internamente la asesoría no basta, se contrata los servicios de asesores externos integrados en despachos
de asesoría o asociaciones.
c.4) Las Jerarquías: Son el grado de autoridad y responsabilidad según la posición que tenga el organigrama
(los diferenciamos en los niveles que tiene un organigrama)
3.2.2.2. Técnicas de la Organización
a) Organigramas: Son documentos que representan en una manera gráfica, la estructura de una empresa,
señalando la ubicación de cada unos de los puestos, sus grados de autoridad y responsabilidad, sus canales de
comunicación y la interrelación que existen entre cada uno de ellos.
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Los tipos de organigramas son:
1. Vertical: En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
2. Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
3. Circular: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro a la periferia.
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4. Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
b) Análisis de Puestos: Técnica en la que se detallan las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo,
incluye la descripción de las características, los conocimientos y las aptitudes que debe poseer el personal que
lo desempeña.
Cada puesto se desglosa en las siguientes partes:
1.- Objetivo del Puesto: Aquí se específica lo que se pretende lograr con el puesto.
2.- Funciones Generales: Son las actividades del trabajo mayormente realizadas o cotidianamente realizadas.
3.- Funciones Específicas: Son las actividades que se señalan de forma analítica por sencillas que parezcan.
4.- Funciones eventuales: Son aquellas que se efectúan cada quincena, mes, trimestre, semestre o año, según
sea el caso.
5.- Relaciones de Trabajo: Aquí se señala ante quién se depende y quiénes son los responsables del puesto.
Objetivo: El alumno comprenderá el concepto de Integración, sus principios, reglas y técnicas.
Material Didáctico: Secuencia Didáctica, Pizarrón, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Técnica de enseñanza – aprendizaje: Los alumnos elaborarán un cuadro sinóptico y cuestionario para reforzar
el tema.
3.2.3. Integración
Responde a la pregunta ¿Cuándo se van a integrar?
En esta etapa se reúnen y se integran los recursos, financieros, materiales y humanos que la empresa necesita
para realizar su trabajo.
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.2.3.1. Principios de la Integración
1.- De la adecuación de hombres y funciones: Se refiere a que el trabajador debe adaptarse al puesto y no al
revés, es decir, contar con el hombre adecuado para el puesto adecuado.
2.- Introducción a la adecuación: Se refiere a que todo el personal de nuevo ingreso debe ser orientado para que
conozca la empresa y su adaptación sea lo más rápido a su trabajo.
3.- De la Integración de las Cosas: Se refiere a la adquisición de recursos materiales como son: máquina, equipo,
mobiliario, e insumos entre otros que se necesitan para que la empresa funciones correctamente.
3.2.3.2. Reglas de la Integración
a) Reclutamiento: Se puede hacer de dos formas:
La interna: Se hace a través de sindicatos, amigos y promociones.
La externa: Es a través de anuncios, periódicos, bolsa de trabajo en escuelas o municipios, puerta de la calle de
las empresas, boletines empresariales, entre otros.
b) Selección: Significa escoger entre los distintos candidatos a la persona idónea para el puesto.
c) Contratación y Desarrollo: Consiste en formalizar legalmente los servicios de un trabajador mediante un
contrato que puede ser de: base, eventual, destajo y honorarios.
3.2.3.3. Técnicas de la Integración
a) Comunicación: Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información en un grupo social y se
conforma de tres elementos:
Emisor
Canal
Receptor
b) Pruebas de selección son técnicas o herramientas que nos permiten conocer con mayor exactitud cuales son
los candidatos mas idóneos para cubrir una vacante al interior de una empresa, estas pueden ser:
i) Pruebas psicométricas. Su objetivo es medir la capacidad mental, proyección e inteligencia de las personas,
para determinar la capacidad del individuo.
ii) Pruebas técnicas. Sirven para evaluar los conocimientos, destrezas y experiencias del candidato.
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iii) Examen médico. Permite evaluar la fisiología del cuerpo humano y su correlación así como su adaptabilidad
y riesgo en función al puesto a desempeñar.
c) Capacitación. Consiste en adquirir conocimientos para actualizar a un trabajador para lograr la mayor
productividad.
3.2.3.4. Tipos de relaciones que se dan al interior de una empresa.
a) Relaciones Humanas; Es la relación que se da entre dos personas o más, para llegar acuerdos y así propiciar
la convivencia humana.
b) Relaciones Industriales: Se encarga de efectuar todas las relaciones entre los trabajadores y la empresa;
también se llama recursos humanos.
c) Relaciones Comerciales: Es la interrelación entre el cliente y la empresa con motivos de compra – venta.
d) Relaciones Públicas: Es el manejo de la imagen de la empresa, del logotipo para realizar intereses de la propia
empresa.
Objetivo: El alumno comprenderá el concepto de Dirección, liderazgo y autoridad.
Material Didáctico: Secuencia Didáctica, Pizarrón, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Técnica de enseñanza – aprendizaje: Los alumnos elaborarán un cuadro sinóptico y cuestionario para reforzar
el tema.
3.2.4. Dirección
Responde a Ver que se haga
Es una función que consiste en guiar a los subordinados para que alcancen los objetivos fijados.
Las personas que están dentro de la Dirección deben poseer un liderazgo que es un conjunto de cualidades y
técnicas que debe poseer una persona para poder dirigir.
Dentro de la Dirección se maneja lo que es la Autoridad que es: Es el derecho de mandar y el poder de hacerse
obedecer.
La autoridad tiene tres elementos que son:
1.
Mando: Ejercicio de la autoridad respecto a una función determinada. Dentro de mando se manejan
tres elementos:
-
Determinar lo que se debe hacer.
-
Establecer cómo debe hacerse.
-
Vigilar que lo que se debe de hacer se haga.
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2.
Delegación: Aquí se manifiesta claramente la esencia de la Dirección y el ejercicio de la autoridad ya
que la delegación es “hacer a través de otros”.
Ventajas de la Delegación.
-
Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto las funciones
detalladas y rutinarias se delegan.
-
A través de ella, la responsabilidad se comparte haciéndose más significativa.
-
Motiva a los subordinados a hacerlos partícipes del logro de los objetivos.
-
Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.
Requisitos necesarios para delegar.
-
Delimitar la autoridad y responsabilidad delegada preferentemente por escrito, a fin de evitar
conflictos, duplicidad de funciones y fuga de autoridad.
-
Especificar claramente metas y objetivos de la función delegada.
-
Capacitar al personal en quién se va a delegar.
-
Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y
lealtad a la organización.
-
Convenir sobre las áreas de no delegación.
-
El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función
delegada.
-
3.
Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados
Supervisión: Ver que las cosas se hagan como fueron ordenadas.
Importancia de la Supervisión: El encargado de la supervisión ve que las cosas se hagan, se une al cuerpo
administrativo con los empleados y trabajadores, es el transmisor de órdenes, instrucciones e informaciones,
así como también de inquietudes, deseos y temores.
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Objetivo: El alumno comprenderá el concepto de Control.
Material Didáctico: Secuencia Didáctica, Pizarrón, Marcadores, Tarea y Cuaderno de apuntes.
Técnica de enseñanza – aprendizaje: Los alumnos resolverán un cuestionario para reforzar el tema.
3.2.5. Control
Responde a la pregunta: ¿Cómo se ha realizado?
La etapa de Control es útil porque nos permite conocer las fallas o deficiencias producidas en el desarrollo de
actividades.
Es el dispositivo de cierre del proceso administrativo, pues nos lleva nuevamente al proceso de planeación, para
plantear nuevos objetivos, así como la aplicación, revisión y registro de los nuevos resultados obtenidos.
Con la aplicación y revisión de los controles se logran ciertos beneficios como son:
1. Seguridad en la realización de las actividades.
2. Corrección de los defectos o fallas antes de que se tengan consecuencias más grandes.
3. Mejora los resultados obtenidos puesto que las fallas se detectan oportunamente.
4. Nueva planeación de las actividades para tener mejores resultados.
5. Motivación del personal, ya que eliminando las fallas, realizará mejor sus funciones y se sentirá más
satisfecho.
Los controles son técnicas especializadas para cada área o departamento de una empresa, así vemos los medios
o formas de control varían según la actividad en que se aplicarán.
El control es fundamental, porque gracias a él se promueve la eficacia en la operación y la incorporación a las
políticas administrativas.
Tipos de Control
1.
Control Preventivo: Es aquel que se efectúa antes de que se puedan presentar las desviaciones.
2.
Control Correctivo: Es aquel que se efectúa una vez que se han realizado las desviaciones.
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Bibliografía

Munch Galindo, Fundamentos de Administración, Ed. Trilla, 2004

Reyes Ponce, Agustín, Administración de Empresas, Primera parte, Ed. Limusa, 1992

Reyes Ponce, Agustín, Administración de Empresas, Segunda parte, Ed. Limusa, 2006

Reyes Ponce, Agustín, Administración de Personal, Primera parte, Ed. Limusa, 2005

Secretaría del Trabajo, Ley Federal del Trabajo, Ed. Sista, 2008

Chiavenato, Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración, Quinta Edición, Ed. Mc
Graw Hill, 1999
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