Funciones de Excell

E. E. M. Nº 2 – Ranelagh
3º Adultos
Horas Institucionales
Excel
Funciones
Introducción:
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, los cuales deben ser organizados siguiendo un orden determinado denominado sintaxis.
La sintaxis de una función comienza con el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por puntos y comas, y un paréntesis
de cierre.
Excel dispone de ,más de 300 funciones clasificadas en 9 categorías (financieras, fecha y
hora, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, búsqueda y referencia, base de datos, texto,
lógicas e información), que se pueden acceder a través del icono pegar función de la barra de herramientas estándar.
<< Pegar función
Haciendo clic en este icono aparece el siguiente cuadro:
Se puede apreciar que además de las nueve categorías de funciones aparecen otras dos:
usadas recientemente y todas. La primera categoría nos muestra la lista de las funciones usadas
recientemente, mientras que la otra nos muestra la lista de todas las funciones de Excel en forma
alfabética.
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Una vez seleccionada la función que deseamos aplicar, a continuación aparece otro cuadro, que muestra cuadros de texto que tenemos que completar para dar a la función los datos necesarios (argumentos) para que se pueda ejecutar (en este caso se muestra el de la función SI):
Muchas veces debemos seleccionar un rango de celdas sobre la planilla y el cuadro nos
tapa la misma. Para evitar esto debemos hacer clic sobre el botón
chote cada cuadro de texto, y el cuadro se reducirá al ancho de éste:
ubicado en el lado dere-
Luego de seleccionar el rango adecuado, al pulsar sobre el botón que aparece a la derecha
el cuadro de diálogo vuelve a su tamaño original para proseguir con el trabajo.
En caso de duda, haciendo clic en el botón que tiene el signo de pregunta
, aparecerá
el ayudante de Excel, donde hay que elegir de la lista que aparece la opción “Ayuda con esta característica”,
y luego “Ayuda para la función seleccionada”. Se mostrará la ayuda sobre la sintaxis de la función, algunos ejemplos y vínculos con otros temas que puedan servir de referencia.
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Los errores producidos en la ejecución de funciones:
Cuando ejecutamos funciones pueden producirse errores debido a una sintaxis incorrecta
o a la falta de coincidencia entre los argumentos y el tipo predeterminado para los mismos.
Estos errores se manifiestan por la aparición de un rótulo o código que aparecerá en la
celda, en lugar del resultado esperado.
#####
Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una
hora negativa.
#¡VALOR!
Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.
#¡DIV/0!
Se produce cuando se divide un número por cero (0).
#¿NOMBRE?
Se produc e cuando Microsoft Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A
Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.
#¡REF!
Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM!
Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función.
#¡NULO!
Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.
Cuando el error aparece, se pueden verificar las siguientes causas básicas:
123456-
Asegurarse que todos los paréntesis forman parte de un par.
Verificar que en los rangos las referencias a celdas estén separadas por dos puntos (:).
Comprobar que los argumentos no sean excesivos.
Comprobar que no haya más de siete funciones anidadas dentro de otra.
Verificar que los valores alfanuméricos se hallen entre comillas.
Verificar que los montos no incluyan el signo monetario.
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1- Funciones lógicas
Son un grupo de funciones que se emplean para efectuar operaciones lógicas. Las
más útiles son:
1.1- SI
Devuelve uno u otro resultado, dependiendo de una condición.
♦ Sintaxis: SI(condición;valor1;valor2)
Dónde:
Puede ser una comparación, una expresión o función lógica, o
las palabras VERDADERO o FALSO.
Pueden ser cualquier tipo de valores o expresiones numéricas,
valor1 y valor 2 de texto, de fecha, etc. La función devuelve valor1 si se cumple
la condición, de lo contrario devuelve valor2.
condición
1.2- Y
Hace la operación de conjunción (Y), según las reglas de la lógica booleana.
♦ Sintaxis: Y(valor1;valor2;…)
Dónde:
valor1;valor2;…
Pueden ser comparaciones, expresiones o funciones lógicas o
las palabras VERDADERO o FALSO.
Según las reglas de la lógica, la función Y devuelve el valor VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos. Devuelve FALSO si por lo menos uno de los
argumentos es falso.
1.3- O
Hace la operación de disyunción (O), según las reglas de la lógica booleana.
♦ Sintaxis: O(valor1;valor2;…)
Para los argumentos valor1;valor2;… valen los mismos comentarios que para la
función Y.
Según las reglas de la lógica, la función O devuelve el valor VERDADERO si al
menos uno de los argumentos es verdadero. Devuelve FALSO si todos los argumentos son falsos.
Ejemplos:
FUNCION Y
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FUNCION O
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2- Funciones de búsqueda y referencia
Sirven para buscar datos en listas y tablas. Por ejemplo:
• Encontrar el precio que corresponde a un artículo.
• Encontrar el sueldo correspondiente a una categoría.
• Encontrar la cotización para una fecha.
De esta categoría de funciones, las dos más útiles son las funciones BUSCAR.
2.1- BUSCARV o búsqueda vertical
Busca un valor en una tabla o lista organizada en columnas, es decir, en forma vertical.
♦ Sintaxis: BUSCARV(valor_de_entrada;tabla;número_de_columna;ordenado)
Dónde:
valor_de_entrada
tabla
número_de_columna∇
ordenado
Es la celda que contiene el dato con la que se entra a la
tabla a buscar la información deseada.
Es el rango que ocupa la tabla, sin los títulos de las columnas.
Es la columna, que en la tabla, tiene la información que
queremos obtener.
Es un atributo Verdadero o Falso, según si los datos de la
primera columna de la tabla están o no ordenados en forma ascendente.
2.2- BUSCARH o búsqueda horizontal
Es similar a la anterior, pero busca un valor en una tabla o lista organizada en filas,
es decir, en forma horizontal.
♦ Sintaxis: BUSCARH(valor_de_entrada;tabla;número_de_fila;ordenado)
Dónde:
valor_de_entrada
tabla
número_de_fila ◊
ordenado
∇
◊
Es la celda que contiene el dato con la que se entra a la tabla a buscar la información deseada.
Es el rango que ocupa la tabla, sin los títulos de las columnas.
Es la fila, que en la tabla, tiene la información que queremos obtener.
Es un atributo Verdadero o Falso, según si los datos de la
primera columna de la tabla están o no ordenados en forma
ascendente.
Las columnas de la tabla auxiliar se numeran empezando con 1, de izquierda a derecha.
Las filas de la tabla auxiliar se numeran empezando con 1, de arriba hacia abajo.
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3- Funciones para el manejo de fechas y horas
3.1- HOY
Devuelve la fecha actual del sistema.
Excel maneja internamente las fechas como un número de serie que representa los
días transcurridos desde la hora 0:00 del 1/01/1900. Esto permite operar con fechas
(sumar, restar, etc.), ya que internamente se trabaja con números. La forma en que
aparece la información depende del formato que le demos a la celda.
♦ Sintaxis: HOY()
Luego de la medianoche, el valor devuelto por HOY se actualizará cuando se recalcule la planilla, ya sea porque se modificó algún dato o porque se oprimió la tecla F9.
3.2- AHORA
Devuelve la fecha y hora actual del sistema.
♦ Sintaxis: AHORA()
Valen los mismos comentarios que para la función HOY.
3.3- DIA
Devuelve el día del mes correspondiente a una fecha especificada.
♦ Sintaxis: DIA(fecha)
Dónde:
fecha
Puede ser un número de serie, una fecha escrita como “dd/mm/aa”,
una fórmula o función que devuelva una fecha o una referencia a una
celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.
3.4- MES
Devuelve un número entre 1 y 12 que indica el mes correspondiente a la fecha especificada.
♦ Sintaxis: MES(fecha)
Para el argumento fecha valen los mismos comentarios que para la función DIA.
3.5- AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha especificada.
♦ Sintaxis: AÑO(fecha)
Para el argumento fecha valen los mismos comentarios que para la función DIA.
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3.6- HORA
Devuelve la hora correspondiente al valor especificado como argumento, considerado como un número de serie de fecha.
♦ Sintaxis: HORA(valor)
Dónde:
valor
Puede ser un número que se interpretará como un número de serie, una
función que devuelva un número de serie de fecha o una referencia a
una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.
En los números de serie, la parte entera representa los días y, los decimales, la
fracción de día.
Las funciones MINUTO y SEGUNDO son similares.
3.7- DIA.LAB∗
Devuelve el primer día laborable (hábil) que se encuentre a una cierta cantidad de
días antes o después de la fecha especificada.
♦ Sintaxis: DIA.LAB(fecha;días;feriados)
Dónde:
fecha
días
feriados
Puede ser un número de serie, una fecha escrita como “dd/mm/aa”,
una fórmula o función que devuelva una fecha o una referencia a una
celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.
Puede ser un número cualquiera. Si es positivo, la función buscará el
primer día hábil que se encuentre después de transcurridos esa cantidad de días desde la fecha considerada y, si es negativo, la función
buscará el último día hábil antes de transcurridos esa cantidad de días
hasta la fecha considerada.
Es un rango que contiene la lista de fechas no laborables. Si no se coloca este argumento, la función contará como no hábiles sólo los sábados y domingos.
3.8- DIAS.LAB∗
Devuelve la cantidad de días hábiles entre dos fechas especificadas.
♦ Sintaxis: DIAS.LAB(fecha1;fecha2;feriados)
Los argumentos fecha1, fecha2 y feriados son de características iguales a los de la
función DIA.LAB.
∗
Para el funcionamiento de las funciones DIA.LAB y DIAS.LAB se requiere la instalación del complemento Herramientas para análisis desde el menú Herramientas→Complementos…
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4- Funciones de estadística
Son específicas del campo de la estadística y no son de uso común, salvo algunas
como CONTAR, PROMEDIO, MIN, MAX, etc.
4.1- CONTAR
Cuenta la cantidad de valores numéricos que hay en un rango especificado.
♦ Sintaxis: CONTAR(rango1;rango2;…)
Dónde:
rango1; rango2;…
Son rangos de una o más celdas. La función admite hasta
30 rangos distintos.
4.2- CONTAR.BLANCO
Cuenta la cantidad de celdas en blanco que hay en un rango especificado.
♦ Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango1;rango2;…)
Dónde:
rango1; rango2;…
Son rangos de una o más celdas. La función admite hasta 30
rangos distintos.
Esta función considera celdas “en blanco” solamente aquellas que estén vacías.
4.3- CONTAR.SI
Cuenta las celdas no vacías que hay en un rango especificado y cuyo contenido
cumpla con un criterio determinado.
♦ Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio)
Dónde:
rango
criterio
Es el rango donde están las celdas que serán contadas.
Es el criterio que deberán cumplir el contenido de las celdas. Puede ser un número, un texto o una expresión de comparación.
4.4- CONTARA
Cuenta las celdas no vacías que hay en un rango especificado.
♦ Sintaxis: CONTARA(rango1;rango2;…)
Dónde:
rango1; rango2;…
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Son rangos de una o más celdas. La función admite hasta 30
rangos distintos.
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4.5- MAX
Devuelve el máximo valor numérico entre los argumentos especificados.
♦ Sintaxis: MAX(valor1;valor2;…)
Dónde:
valor1; valor2;…
Pueden ser valores o expresiones de cualquier tipo o referencias a celdas o rangos de celdas.
Si los argumentos no incluyen valores numéricos, la función devuelve 0.
4.6- MIN
Devuelve el mínimo valor numérico entre los argumentos especificados.
♦ Sintaxis: MIN(valor1;valor2;…)
Dónde:
valor1; valor2;…
Pueden ser valores o expresiones de cualquier tipo o referencias a celdas o rangos de celdas.
Si los argumentos especificados no incluyen valores numéricos, la función devuelve 0.
4.7- MODA
Devuelve el valor numérico que más se repite dentro de la lista especificada.
♦ Sintaxis: MODA(valor1;valor2;…)
Dónde:
valor1; valor2;…
Pueden ser valores o expresiones de cualquier tipo o referencias a celdas o rangos de celdas.
Las celdas vacías o cuyo contenido no sea numérico son ignoradas en el cálculo de
la moda. Si no se repite ningún valor, la función devuelve el error #N/A.
4.8- PROMEDIO
Calcula el promedio de los valores especificados.
♦ Sintaxis: PROMEDIO(valor1;valor2;…)
Dónde:
valor1; valor2;…
Pueden ser valores o expresiones de cualquier tipo, o referencias a celdas o rangos de celdas.
Las celdas vacías o cuyo contenido no sea numérico, no son consideradas en el
cálculo del promedio. Las celdas cuyo valor es 0 sí son tenidas en cuenta.
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5- Funciones matemáticas
Son funciones para usos muy específicos y sólo vamos a ver algunas de uso general.
5.1- ABS (valor absoluto)
Devuelve el valor absoluto de una expresión, es decir, la misma expresión pero con
signo positivo.
♦ Sintaxis: ABS(valor)
Dónde:
valor
Puede ser un número o una expresión numérica cualquiera.
5.2- POTENCIA#
Eleva un número a una potencia especificada.
♦ Sintaxis: POTENCIA(número;exponente)
Dónde:
número
Pueden ser un números o una expresiones numéricas cualesquiera
con algunas restricciones:
- No pueden ser ambos cero.
- Si número es cero, exponente no puede ser negativo.
- Si número es negativo, potencia no puede ser la inversa de un
número par.
La función POTENCIA se puede emplear para calcular raíces de índice distinto de
dos (que se calculan con la función RAIZ)
5.3- PI
Devuelve el número irracional Π (3,141592654...), que es el cociente entre la longitud de la circunferencia y su diámetro.
5.4- RAIZ
Calcula la raíz cuadrada del número especificado.
♦ Sintaxis: RAIZ(valor)
Dónde:
valor
Puede ser un número o una expresión numérica cualquiera, positivo.
La función RAIZ siempre devuelve un número positivo.
#
La función POTENCIA es equivalente al operador ^ en la forma NÚMERO^EXPONENTE.
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5.5- PRODUCTO
Calcula el producto de los valores especificados.
♦ Sintaxis: PRODUCTO(valor1;valor2;...)
Dónde:
valor1;valor2;...
Pueden ser números o una expresiones numéricas cualesquiera o
rangos con contenido numérico.
5.6- REDONDEAR
Redondea el número especificado dejando una cantidad dada de decimales. Sigue
las reglas del “redondeo simétrico,” es decir, si el primer decimal que se descarta
es mayor o igual que 5, se agrega una unidad a la última cifra significativa.
♦ Sintaxis: REDONDEAR(valor;decimales)
Dónde:
valor y decimales
Pueden ser un números o una expresiones numéricas cualesquiera. Si decimales es un número negativo, la función redondea a decenas, centenas, etc.
5.7- REDONDEAR.MAS
Redondea el número especificado dejando una cantidad dada de decimales. Redondea “para arriba”, es decir, agrega una unidad a la última cifra significativa.
♦ Sintaxis: REDONDEAR.MAS(valor;decimales)
Valor y decimales tienen la mismas propiedades que la función REDONDEAR.
5.8- REDONDEAR.MENOS⊕
Redondea el número especificado dejando una cantidad dada de decimales. Redondea “para abajo”, es decir, descarta todos los decimales más allá de la última
cifra significativa.
♦ Sintaxis: REDONDEAR.MENOS(valor;decimales)
Valor y decimales tienen las mismas propiedades que la función REDONDEAR.
5.9- SUMA∀
Calcula la sumatoria de los valores especificados
♦ Sintaxis: SUMA(valor1;valor2;...)
Donde valor1;valor2;... son similares a los de la función PRODUCTO.
⊕ Esta función actúa igual que la función TRUNCAR: TRUNCAR(valor;decimales).
∀
Es equivalente a usar AUTOSUMA (Σ ) desde la Barra de herramientas.
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6- Funciones de información
Se usan principalmente en planillas complejas para evitar cometer errores antes de
efectuar un cálculo. Vamos a ver sólo una.
6.1- TIPO.DE.ERROR ◊
Devuelve el tipo de error presente en la celda especificada.
♦ Sintaxis: TIPO.DE.ERROR(celda)
Dónde:
celda
es la dirección de una celda.
La función devuelve el tipo de error según la siguiente clave numérica:
Tipo
1
2
3
4
5
6
7
Error
#¡NULO!
#¡DIV/0!
#¡VALOR!
#¡REF!
#¿NOMBRE?
#¡NUM!
#N/A
7- Funciones para manejo de textos
Son funciones útiles para el manejo de nombres y apellidos, para juntar ambos o
para convertirlos en mayúsculas o minúsculas para uniformar el aspecto.
7.1- CONCATENAR ∞
Devuelve el texto que resulta de enganchar uno tras otro los textos especificados.
♦ Sintaxis: CONCATENAR(valor1;valor2;…)
Dónde:
valor1;valor2;...
Pueden ser textos entre comillas o expresiones tipo texto.
Números o expresiones numéricas.
7.2- MAYUSC / MINUSC
Devuelve un texto igual al valor especificado, pero convirtiendo todas sus letras en
mayúsculas / minúsculas.
♦ Sintaxis: MAYUSC(texto)
Dónde:
texto
◊
∞
MINUSC(texto)
Puede ser un texto entre comillas o una expresión tipo texto.
Si la celda especificada no tiene ningún código de error, la función devuelve #N/A.
La concatenación puede hacerse también mediante el operador &.
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