EL PASO QUE A MENUDO PASAMOS POR ALTO AL IMPLEMENTAR EL SISTEMA DEL ÚLTIMO PLANIFICADOR Como superintendente, me enorgullece el hecho de que los proyectos de los que formo parte terminen a tiempo. Me enorgullezco de un sitio de trabajo seguro. Me enorgullezco de un sitio de trabajo limpio. Fui criado en la industria para poner el trabajo en marcha y no perder dinero haciéndolo. Mientras recorro mi proyecto, estoy entrenado para buscar cosas ante las cuales reaccionar. Una barandilla está mal colocada, buscar a alguien para que lo arregle. El sitio de trabajo está sucio, decirle a alguien que lo limpie. Un contratista está atrasado, a darle con palo hasta que haga lo que se quiere. Todavía no he usado esa técnica para mantener a los contratistas dentro de los pazos, por favor no lo tomen literalmente. En realidad, a veces pruebo cada truco que aprendí para entregar el trabajo a tiempo y partes del proyecto todavía están atrasados. Me di cuenta de que estoy reaccionando a los problemas que ya están sucediendo. Estoy luchando contra los incendios, por así decirlo. Me digo a mí mismo, voy a prevenir esto en mi próximo proyecto. Sin embargo, mis esfuerzos de mejora siempre fallan. Me presentaron el Last Planner System (LPS) hace años. LPS es un proceso de gestión registrado por Lean Construction Institute. Lo aprendí y me propuse utilizarlo como mi herramienta para lograr la excelencia en la construcción. Puse tanto esfuerzo para obligar a los contratistas a utilizar el sistema y hacerlos responsables. Diré que los resultados fueron muy diferentes de lo que esperaba. Mi proyecto aún se retrasó, lo que generó largas horas y más personal necesario para entregar el proyecto a tiempo. A mi cerebro le tomó un poco más de 3 años encontrar el interruptor que encendiera la bombilla de esa luz tenue. Mi persistencia y creencia en el sistema me ayudó a buscar. Realmente fue un momento de "iluminación" para mí. Sabía por experiencia anterior que el LPS era un esfuerzo de equipo, pero no lo entendía. Los años de práctica del Sistema del Último Planificador me han llevado a comprender que sin una determinada mentalidad no puede sentar las bases para configurar LPS para el éxito. Los cimientos deben crearse primero si se espera que el Sistema del Último Planificador ayude al proyecto. Comienza con tu equipo. Cuando comencé a administrar un equipo de personas que estaban facultadas para hacer requerimientos en función de sus necesidades, las cosas cambiaron en el sitio de trabajo. Empezamos a ver un flujo de trabajo predecible a medida que los contratistas cumplían sus compromisos. Ya no estaba "impulsando" más una programación imposible. El cronograma todavía se consideraba difícil, pero nuestro equipo no se vio abrumado por los problemas habituales que hacen que el trabajo se retrase. Trabajar en equipo nos permitió aprovechar al máximo el proceso del Sistema del Último Planificador. El equipo de contratistas creó el Pull Plan. Los gerentes de proyecto recibieron los entregables y los planos de taller a tiempo para permitir la fabricación según el calendario del Pull Plan. Los contratistas comunicaron las restricciones durante el proceso de preparación. Nuestro equipo eliminó esas limitaciones porque se encargó a alguien para resolverlo. Cuando fallamos en la entrega, identificamos la raíz de la causa y la corregimos. Entonces se programa un nuevo plan como equipo para recuperar el tiempo. Esto sucedió más a menudo de lo que nos hubiera gustado, pero estábamos abordando problemas antes de que impactaran en nuestra programación. Casi siempre, los problemas se resolvieron a tiempo para continuar el trabajo según lo planeado. En cierto modo, estábamos previniendo los incendios. Durante las sesiones semanales del plan de trabajo, los encargados de trabajo se comprometerían mutuamente en cuanto a su cumplimiento. El próximo ámbito de trabajo podría determinar su fecha de inicio basada en la programación. Esto fue posible debido a las bases que nuestro equipo había construido naturalmente. Nos enfocamos en crear un ambiente de equipo buscando aportes entre nosotros, y luego actuamos en base a esa información. Esto creó confianza entre los miembros del equipo. Asumir que los contratistas tenían en mente el mejor interés del proyecto les dio poder para tomar parte más activa. Culpar a la causa del problema y no al individuo ayudó a crear responsabilidad por nuestros compromisos. Aprendimos rápidamente y tomamos medidas deliberadas para corregir problemas. El final de este proyecto en particular fue a tiempo. No trabajamos largas horas en las últimas semanas, los contratistas no usaron mano de obra adicional, y rehacer el trabajo en las últimas semanas no fue un problema. Los ítems de la Punch List se trataron antes que la mayoría de los proyectos y esa lista fue muy corta. A medida que el uso del Sistema del Último Planificador se convierte en nuestro estándar de la industria, tenga en cuenta que el primer paso es cambiar su forma de pensar y crear una base de trabajo en equipo, confianza y responsabilidad. Las personas que se reúnen en equipo para lograr un objetivo común siempre tendrán un mejor desempeño que las personas interesadas solo en sus productos. Actualmente, las prácticas estándar de la industria ejercen presión sobre las personas para su desempeño. Esto crea personas que toman decisiones basadas en lo que es correcto para ellos y su compañía. La gerencia del proyecto a menudo trata de controlar este modo de pensar a través de un tipo de sistema de administración de "orden y control". No administre un proyecto de LPS con un sistema de "orden y control". Adopte un rol de liderazgo que le permita empoderar a su equipo. Si es un administrador de proyecto o en similar posición, encontrará que sus actividades cotidianas se centran más en la gestión del panorama general del proyecto, en lugar de centrarse en el cronograma y los contratistas. Si una barandilla está malograda, la persona que la rompió la arreglará. El sitio de trabajo no estará sucio porque la gente limpia después de sí misma. Cuando termina un acabado, el pintor ha planeado asignar recursos para trabajar en las paredes al día siguiente. Estos son algunos ejemplos muy básicos de los resultados observados cuando se utiliza el Sistema del Último Planificador para administrar un proyecto. El valor que ha agregado a mis actividades diarias es invaluable. Reconocer el desperdicio y tomar medidas deliberadas para eliminarlo es ahora donde enfoco la mayor parte de mi energía. No me canso de perseguir constantemente a los contratistas para completar el trabajo, abordar los problemas de seguridad y coordinar el trabajo que no se puede realizar. Si usted o su empresa utilizan el Sistema del Último Planificador, recuerde siempre que su éxito comienza con una actitud mental ajustada (Lean) y una base de suposiciones que son drásticamente diferentes de lo que hemos aprendido en el pasado. REFERENCIAS 1. Glenn Ballard (2000). THE LAST PLANNER SYSTEM OF PRODUCTION CONTROL
