“Año de la lucha contra la corrupción y la impunidad” INFORME LEGAL N° - 2019-MDJLO/GAJ : Abog. NOE RUIZ DAVILA A SECRETARIO GENERAL DE LA MDJLO DE : Dr. JUAN DE LA CRUZ RIOS GERENTE DE ASESORÍA JURÍDICA ASUNTO : FORMULACION DEL ROF DE ACUERDO A NORMATIVIDAD VIGENTE REF. : a) Proveído N° 826-2019-MDJLO/GM, del 12.03.2019 b) Oficio N° 016-2019-MDJLO/SGPyR, del 25.03.2019 Fecha : José Leonardo Ortiz, 22 de abril del 2019 ANTECEDENTES Mediante Informe de la referencia a) se remite a este Despacho para opinión legal lo indicado en el asunto, presentado por el Sub Gerente de Planeamiento y Racionalización; y demás actuados. ANÁLISIS LEGAL 1. A manera de preámbulo, debo precisar que el Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, que aprueba los “Lineamentos de organización del estado”, vigente desde el 19 de mayo del 2018, y su modificatoria el Decreto Supremo N° 131-2018-PCM; así como la Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 0032018-PCM/SGP, vigente desde el 10 de agosto del 2018, que aprueba la Directiva N° 001-2018-PCM/SGP que “Regula el sustento técnico y legal de proyectos normativos en materia de organización, estructura y funcionamiento del estado”, son las normas sobre las cuales se debe elaborar el Reglamento de Organización y Funciones-ROF, en concordancia con lo dispuesto en la Primera, Segunda, Cuarta y Sétima Disposición Complementaria Final de la norma sobre Lineamientos. 2. En ese sentido, el artículo 50.1 inciso e) del Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, establece que la Oficina de Asesoría Jurídica es competente para a) validar la legalidad de las funciones sustantivas asignadas a las unidades de organización de la entidad, y b) la no duplicidad de funciones; 3. Con respecto a las funciones taxativas de esta Gerencia, el Anexo 1 del Glosario de Términos de la norma sobre Lineamientos (Decreto Supremo N° 054-2018-PCM), prescribe la siguiente definición de función sustantiva: “Conjunto de acciones que desarrolla la entidad para cumplir con su misión y objetivos institucionales. Estas acciones derivan de las normas sustantivas de cada entidad y se ejercen a través de sus órganos de línea”, vale decir, en este grupo de funciones se encuentran aquellas que definen el ámbito de competencia de una entidad pública así como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razón de ser: funciones misionales A manera de ilustración, se grafica en el siguiente Cuadro N° 1. CUADRO N° 1 4. Que, efectuado el análisis y revisión al proyecto del ROF, presentado por el Sub Gerente de Planeamiento y Racionalización, se ha detectado el incumplimiento de aspectos relevantes establecidos en forma obligatoria por el Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, así como de la Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 003-2018-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 001-2018-SGP, «en lo que corresponde a los Gobiernos Locales» advirtiéndose lo siguiente: CUADRO N° 2 CUADRO COMPARATIVO DE LA PROPUESTA DEL ROF Y LO DISPUESTO SEGÚN LA DIRECTIVA N° 001-2018-SGP Propuesta de ROF de la Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización a) Titulo Primero de las Disposiciones Generales - b) c) d) e) Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 032018-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 001-2018-SGP - Anexo 4 a) - Contenido Alcance Base Legal Naturaleza Finalidad Objetivos Ámbito Atribuciones Funciones Generales Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica - Órganos de Gobierno y Alta Dirección - Órganos Consultivos y Coordinación - Órgano de control y Defensa Jurídica - Órganos de Apoyo - Órganos de Asesoramiento - Órganos de Apoyo a Gerencia Municipal - Órganos de Línea - Órganos desconcentrados - Órganos descentralizados Titulo Tercero: Relaciones Institucionales internas y externas Titulo Cuarto: Régimen laboral y económico Titulo Quinto: Disposiciones Complementarias, Transitorias y Finales Titulo Primero de las Disposiciones Generales - b) Naturaleza Jurídica, características de la personería jurídica de la entidad conforme a las disposiciones legales de organización y funciones. Adscripción. En el caso de los organismos públicos de los Gobiernos Locales, según corresponda, la entidad a la cual está adscrita. Jurisdicción. Comprende el ámbito territorial sobre el que ejerce sus competencias. Funciones Generales de la entidad Base Legal. Listado de normas sustantivas sobre las cuales se sustentan sus competencias y las funciones Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica - Órganos de Alta Dirección Órganos Consultivos Órgano de control Institucional Órganos de Asesoramiento Órganos de Apoyo Órganos de Línea Órganos desconcentrados Asimismo, se desarrollarán capítulos por cada una de las categorías de los órganos así como subcapítulos de ser necesario. En esta parte se detallará la estructura organizacional, las funciones generales, las funciones específicas; así como la interrelación interna y externa de cada uno de los órganos y unidades de la Entidad. A cada tipo de órganos de la entidad le corresponde un código, que se desagregará en sus órganos y unidades orgánicas de acuerdo al siguiente detalle. - Órganos de Alta Dirección: Código 01 y se desagrega en órganos 01.1, 01.2 y siguientes y sus unidades orgánicas 01.1.1, 01.1.2 y siguientes en el primer caso y 01.2.1, 01.2.2 y siguientes. - Sucesivamente de la misma forma corresponden los códigos 02 a los Órganos Consultivos, 03 al Órgano de Control Institucional, 04 a los Órganos de Asesoramiento, 05 a los Órganos de Apoyo, 06 a los órganos de Línea y 07 a los órganos Desconcentrados. c) Anexo Organigrama de la Entidad que refleje la estructura orgánica de la misma 4.1. Conforme se aprecia el Cuadro Comparativo N° 2 que se ilustra, la propuesta de ROF no guarda coherencia con la metodología del contenido básico, habiéndose elaborado y propuesto con la metodología del D.S. N° 043-2006-PCM, derogado por el D.S. 054-2018-PCM. 4.2. Para elaborar el propósito y alcance del ROF que permita definir hacia donde se orienta el accionar de la municipalidad se ha omitido incluir en el proyecto del ROF la “misión” y los “objetivos estratégicos institucionales” de la Municipalidad, conforme se ha indicado en el punto 3 del presente rubro. 4.3. En ese orden de ideas, se indica expresamente las observaciones detectadas en la propuesta del ROF en lo que compete a esta Gerencia respecto a la validación de las funciones sustantivas de las unidades de organización, conforme se detalla a continuación. 01. ORGANOS DE GOBIERNO Y DE ALTA DIRECCIÓN. - La definición correcta conforme al artículo 10.2 inc. f) del D.S. 054-2018-PCM, es: “ORGANOS DE ALTA DIRECCIÓN” considerando que dicho término engloba las funciones de dirección política y administrativa. 01.1. Concejo Municipal OBSERVACIÓN N° 1 - Se han simplificado en 14, las 35 atribuciones del Concejo Municipal que establece la Ley Orgánica de Municipalidades, sin justificar la racionalización de competencias, y atribuciones que en algunos casos se han fusionado en un solo numeral; - Se debe corregir la frase “libertad” del artículo 13 numeral 7, siendo lo correcto “liberalidad”. 01.2. Alcaldía OBSERVACIÓN N° 2 - De las 36 atribuciones del Alcalde que establece la Ley Orgánica de Municipalidades, se han simplificado en 21, sin justificar la racionalización de competencias, y atribuciones que en algunos casos se han fusionado en un solo numeral; - Se debe corregir del artículo 17 numeral 26, la frase “efectuar” siendo lo correcto “Resolver”, y retirar la frase “así como aquellos que se le designen de acuerdo a ley”. 01.3. Gerencia Municipal OBSERVACIÓN N° 3 De las funciones de la Gerencia Municipal, se debe corregir del artículo 19 lo siguiente: a) Del numeral 13 la frase: “ejecutar” siendo lo correcto “Implementar”; b) Del numeral 17, retirar la frase: “ejercer las funciones de la Unidad Formuladora” siendo lo correcto “Supervisar a las unidades de organización de la Municipalidad” quedando subsistente lo demás que contiene; c) Del numeral 18 retirar la frase: “que es el encargado de precalificar las presuntas faltas, documentar la actividad probatoria, proponer la fundamentación y administrar los archivos emanados de la potestad sancionadora disciplinaria de la entidad pública, debe ser de preferencia abogado” quedando subsistente la primera parte de su contenido; d) Del numeral 20 corregir la frase “efectuar” siendo lo correcto “Resolver” y retirar la frase “así como aquellos que se le designen de acuerdo a ley”. 02. DE LOS ÓRGANOS CONSULTIVOS Y COORDINACIÓN DE ALCALDÍA Órganos Consultivos.- Son los encargados de asesorar o emitir opinión sobre asuntos que solicite la Alta Dirección, conformados por un equipo colegiado experto en la materia o vinculado a ella. Sus miembros pueden ser designados por la propia Ley que los crea, mediante el mecanismo previsto por esta o por el Titular de la entidad. Ejercen funciones ad honorem y no ejercen una línea de autoridad ni poseen dependencia jerárquica. Se ubican en el primer nivel organizacional y no tienen unidades orgánicas. (…). En la propuesta ROF se tiene los siguientes: 02.1. 02.2. 02.3. 02.4. 02.5. 02.6. Consejo de Coordinación Local Distrital Comité Distrital de Seguridad Ciudadana Plataforma Distrital de Defensa Civil Junta de Delegados Vecinales Comunales Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche Comité Municipal de la Defensoría del Niño y Adolescente 02.7. Consejo Participativo Local de Educación 02.8. Comisión Ambiental Municipal 02.9. Comité Multisectorial de Salud OBSERVACIÓN N° 4 a) Considerando que sus funciones están vinculadas a la Alta Dirección y no únicamente a la Alcaldía, la definición correcta conforme al Artículo 15 inciso c) del D.S. 054-2018-PCM, es: “ORGANOS CONSULTIVOS” b) De la definición del D.S. 131-2018-PCM, Artículo 15° inciso c), debe redefinirse los órganos que la conforman, según lo que establece la Ley Orgánica de Municipalidades arts. 1°, 7°, y 102° al 120°. 03. DEL ÓRGANO DE CONTROL Y DEFENSA JURÍDICA 03.1. Oficina de Control Institucional. OBSERVACIÓN N° 5 a) Las funciones de la OCI a incluirse en el ROF de la entidad deben contar con la opinión previa de la CGR antes de ser aprobadas por el Concejo Municipal, conforme lo establece el artículo 7.1.7, de la Resolución de Contraloría N° 353-2015-CG, que aprueba la versión actualizada de la Directiva N° 007-2015-CG/PROCAL “Directiva de los Órganos de Control Institucional”. 03.2. Procuraduría Pública Municipal Las funciones de la Procuraduría Municipal deben ser concordadas con las normas vigentes, teniendo en cuenta que la propuesta del ROF concuerda parcialmente con las atribuciones y funciones de los artículos 22° y 23° y artículos 37º y 38º del Decreto Legislativo 1068 y del Decreto Supremo Nº 017-2008-JUS, Ley Reglamento del Sistema de Defensa Jurídica del Estado, respectivamente. 04. DE LOS ÓRGANOS DE APOYO DEPENDIENTE DE LA ALCALDÍA 04.1 Secretaría General 04.1.1. Unidad de Trámite Documentario y Orientación al ciudadano. 04.1.2. Unidad de Archivo y Acceso Documentario 04.1.3. Oficina de Registro Civil 04.2. Imagen Institucional y Acceso a la Información OBSERVACIÓN N° 6 a) Forma parte de los órganos de administración interna y considerando que sus funciones están vinculadas a la Alta Dirección y no únicamente a la Alcaldía, la definición correcta conforme al Artículo 12.1. y 12.2, es: “ORGANOS DE APOYO”b) La Oficina de Registro Civil es unidad orgánica en el numeral 04.1.3 y se repite en el numeral 07.1.6, de la estructura orgánica. c) En la estructura Orgánica y en el Organigrama la Oficina de Imagen Institucional y Acceso a la Información, dependen funcional y jerárquicamente de la Alcaldía, existiendo contradicción en el artículo 38° al indicar que dependen funcional y jerárquicamente de Secretaría General. d) Las funciones de Secretaría General deben ser concordadas con las normas vigentes, teniendo en cuenta que no se han incluido funciones que la ley le asigna expresamente; así como delimitar las funciones del Directivo responsable de: i) Implementar lo dispuesto en los artículos 19 al 23 del Reglamento del Código de Ética en la función Pública. ii) Conducir, dirigir y supervisar el Procedimiento No Contencioso de Separación Convencional y Divorcio Ulterior. iii) Las acciones relacionadas al cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, conforme lo estipula el artículo 5° parte in fine del Reglamento. iv) Implementar las acciones relacionadas al cumplimiento de la norma que obliga a contar con un Libro de Reclamaciones al interior de la Municipalidad. 05. DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO 05.1. Gerencia de Asesoría Jurídica OBSERVACIÓN N° 7 Para la elaboración de la propuesta del ROF NO se ha requerido ni ha coordinado con este Despacho en la presente Gestión Municipal 2019 las atribuciones y funciones que nos corresponde conforme a los dispositivos legales vigentes; incorporándose en el artículo 40 numeral 11, una función que contiene un imposible jurídico, al disponer que esta Gerencia “tiene capacidad Resolutiva para emitir en primera instancia Resoluciones de Gerencia (…)”. En ese sentido, se deberá incluir nuestra propuesta de funciones conforme al siguiente detalle: La Gerencia de Asesoría Jurídica, es el órgano de asesoramiento de la Alta Dirección de la Municipalidad Distrital de José Leonardo Ortiz, encargada de planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar las actividades en materia jurídica de competencia municipal garantizando que los actos administrativos de la entidad se ajusten a ley; Depende funcional y jerárquicamente de la Gerencia Municipal y se encuentra a cargo de un Directivo Público de confianza designado por el Alcalde. Sus funciones son: 1. Asesorar y absolver consultas formuladas por la Alta Dirección en asuntos de carácter jurídico-legal vinculados a las competencias de la Municipalidad. 2. Absolver consultas y emitir informes en materia legal que le soliciten las demás unidades de organización de la Municipalidad, únicamente cuando el fundamento jurídico de la pretensión sea razonablemente discutible, los hechos sean controvertidos jurídicamente, y que tal situación no pueda ser dilucidada por el propio órgano instructor o resolutor. 3. Emitir opinión sobre proyectos de normas municipales y actos resolutivos a ser suscritos por la Alta Dirección en materias de su competencia. 4. Visar Resoluciones y proyectos de normas municipales. 5. Emitir opinión sobre la viabilidad legal de la suscripción de convenios, contratos, actas de compromiso, acuerdos interinstitucionales, entre otros, a ser suscritos por la Alta Dirección. 6. Emitir informes legales en los recursos impugnativos de reconsideración o de apelación que como instancia administrativa deba resolver el Alcalde y/o la Gerencia Municipal. 7. Organizar y sistematizar la legislación relacionada con el Gobierno Local. 8. Informar a las unidades de organización de la Municipalidad sobre las modificaciones legales y sus implicancias en el desempeño de sus funciones. 9. Coordinar con las unidades de organización, la supervisión del personal que brinda asesoría legal en las mismas, con el fin de uniformizar criterios en la interpretación de las normas. 10. Las demás funciones que se encuentren reguladas por ley expresa o que le sean asignadas por el Alcalde y/o Gerente Municipal en el ámbito de su competencia. 05.2. Gerencia de Planeamiento y presupuesto 05.2.1. Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico y Racionalización. 05.2.2. Sub Gerencia de Programación Multianual de Inversiones y Cooperación Técnica. 05.2.3. Sub Gerencia de Presupuesto. 05.2.4. Oficina de Estadística OBSERVACIÓN N° 8 a) La Sub Gerencia de Programación Mutianual de Inversiones y Cooperación Técnica es unidad orgánica en el numeral 05.2.2 y se repite en el numeral 07.1.3. de la estructura orgánica, con la denominación de Sub Gerencia de Promoción de PYMES y Cooperación Técnica. b) De manera encubierta, en el numeral 5.2.4., del artículo 46° página 34, se está creando la Oficina de Estadística como unidad orgánica en el mismo nivel que la Sub Gerencia de Presupuesto con nuevas funciones no contempladas en el ROF vigente sin que se haya incluido dentro de la estructura orgánica ni en el Organigrama de la propuesta del ROF. 06. DE LOS ÓRGANOS DE APOYO A LA GERENCIA MUNICIPAL 06.1. Gerencia de Administración y Finanzas: 06.1.1. Sub Gerencia de Logística 06.1.2. Sub Gerencia de Tesorería 06.1.3. Sub Gerencia de Contabilidad y Costos 06.1.4. Sub Gerencia de Tecnología de la Información y Procesos Informáticos 06.2. Gerencia de Gestión de Recursos Humanos 06.2.1. Secretaría Técnica de Procedimientos Administrativos Disciplinarios OBSERVACIÓN N° 9 a) Forma parte de los órganos de administración interna y su definición correcta es: “ORGANOS DE APOYO” - D.S. 054-2018-PCM. Arts. 12.1. y 12.2 b) No se ha sustentado ni justificado la creación de la Gerencia de Recursos Humanos, elevado de tercer a segundo nivel organizacional (de Sub Gerencia a Gerencia), conforme a las reglas establecidas en el artículo 8 del Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, así como tampoco a los criterios establecidos en los artículos 6, y 16 de dicho cuerpo legal, quedando plenamente establecido en el numeral 12.3 de dicho dispositivo legal que: “(…) Las funciones enunciadas o aquellas que se ejercen en cumplimiento de las normas que dictan los rectores de dichos sistemas no obligan la creación de órganos o de unidades orgánicas.”, con lo que se afecta los lineamientos establecidos en la normatividad en mención. 07. DE LOS ORGANOS DE LÍNEA DEPENDIENTES DE LA GERENCIA MUNICIPAL 07.1. Gerencia de Desarrollo Económico y Social: 07.1.1. Sub Gerencia de Programas Sociales 07.1.2. Sub Gerencia de Educación, Cultura, Deportes y Recreación 07.1.3. Sub Gerencia de Promoción de PYMES y Cooperación Técnica 07.1.4. Sub Gerencia de Administración de Mercados y Gestión de la Calidad e Inocuidad Alimentaria 07.1.5. Sub Gerencia de Promoción de la Salud 07.1.6. Oficina de Registro Civil OBSERVACIÓN N° 10 a) Forma parte de los órganos de Línea y su definición correcta es: “ORGANOS DE LÍNEA” D.S. 054-2018-PCM. Arts. 13.1. 13.2 inciso b) y 13.3 b) Las funciones de la DEMUNA se han formulado con normas derogadas con lo establecido en el artículo 45° del Decreto Legislativo N° 1377 c) No se ha recogido la propuesta “Integración estructural de áreas relacionadas a la normativa de la ley orgánica de municipalidades N° 27972, en su art. 80 “saneamiento salubridad y salud” presentada por el Responsable del Padrón Nominal. d) La Oficina de Registro Civil se repite en el numeral 04.1.3 de la estructura orgánica. 07.2. Gerencia de Infraestructura y Desarrollo Urbano: 07.2.1. Sub Gerencia de Obras Públicas 07.2.2. Sub Gerencia de Habilitaciones Urbanas y Edificaciones Privadas 07.2.3. Sub Gerencia de Planeamiento Urbano y Catastro OBSERVACIÓN N° 11 a) Las funciones de la Gerencia y Sub Gerencias deberán concordarse con lo establecido en los artículos 79°, y 88° al 93° de la Ley Orgánica de Municipalidades. 07.3. Gerencia de Servicios Públicos de Medio Ambiente: 07.3.1. Sub Gerencia de Gestión Ambiental 07.3.2. Sub Gerencia de Limpieza Pública 07.3.3. Sub Gerencia de Mantenimiento y Equipo Mecánico OBSERVACIÓN N° 12 a) Las funciones de la Gerencia y Sub Gerencias deberán concordarse con lo establecido en el artículo 80° de la Ley Orgánica de Municipalidades. 07.4. Gerencia de Seguridad Ciudadana, Fiscalización y Transporte 07.4.1. Sub Gerencia de Serenazgo 07.4.2. Sub Gerencia de Fiscalización 07.4.3. Sub Gerencia de Transporte, Tránsito y Vialidad 07.4.4. Unidad de la Policía Municipal OBSERVACIÓN N° 13 a) Las funciones de la Gerencia y Sub Gerencias deberán concordarse con lo establecido en los artículos 81°, y 85° de la Ley Orgánica de Municipalidades. b) De acuerdo al artículo IX del Decreto Legislativo 1267, Ley de la Policía Nacional del Perú “La denominación de Policía es un término distintivo y exclusivo de la Policía Nacional del Perú para efectos del ejercicio de sus funciones y de identificación ante la sociedad y autoridades.” por lo que se tendría que suprimir y redefinir el término “Policía” de dicha Unidad orgánica. 08. DE LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS Órganos desconcentrados.- Son órganos que desarrollan funciones sustantivas de uno o varios de los órganos de línea para prestar bienes o servicios, y se crean para atender necesidades no cubiertas en el territorio. Requieren de una organización desconcentrada, distinta a la de la entidad de la cual forman parte, la cual se desarrolla en un manual de operaciones, de corresponder. Actúan en representación de la entidad de la cual forman parte. 08.1. Centro de Defensa Civil y Gestión de Riesgos de Desastres 08.2. Escuela Técnica de Capacitación Industrial Municipal (ESTECIM) OBSERVACIÓN N° 14 a) De acuerdo a la definición dada del Artículo 14° D.S. 054-2018-PCM, (Modificado por el Artículo 2° del D.S. 131-2018-PCM) no corresponde al ESTECIM ser calificado como tal, por lo que se tendría que redefinir su ubicación dentro de la estructura orgánica. b) De igual forma, no resulta aplicable al Sistema Funcional de Defensa Civil la definición de órgano desconcentrado, por estar referida esa denominación a las funciones sustantivas de los órganos de línea. 09. DEL ORGANO DESCENTRALIZADO 9.1. Sistema de Administración Tributaria OBSERVACIÓN N° 15 a) De acuerdo a lo dispuesto en el D.S. 054-2018-PCM, corresponde integrar las funciones del Servicio de Administración Tributaria a la presente propuesta de ROF. 4.4. Por otro lado, conforme al artículo 46.2 del D.S. 131-2018-PCM, que modifica el D.S. 054-2018-PCM, indica en forma expresa que: “la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (…) es responsable técnico de la propuesta de ROF y el informe técnico que lo sustenta. (…)”. en ese sentido, efectuada la revisión del Informe Técnico de la propuesta de ROF (por modificación de la Estructura Orgánica), éste no cumple con el contenido básico ni con la metodología prevista en la norma sobre lineamientos de organización del Estado. 4.5. Como se puede apreciar del cuadro comparativo que se indica en el Cuadro N° 3 que se ilustra en la página siguiente existe una diferencia sustancial entre la propuesta del ROF y lo que estipula el Anexo 2 de la Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 03-2018-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 001-2018-SGP; y el artículo 47 del D.S. 054-2018-PCM, modificado por el D.S. 1312018-PCM. CUADRO N° 3 CUDARO COMPARATIVO ENTRE EL INFORME TÉCNICO DE LA PROPUESTA DEL ROF, Y LO DISPUESTO SEGÚN LA DIRECTIVA N° 001-2018-SGP INFORME TÉCNICO PROPUESTA DE APOBACIÓN/MODIFICACIÓN DEL ROF (Presentado por la Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización) SECCIÓN 1. JUSTIFICACIÓN 1.1. ANÁLISIS FUNCIONAL 1.1.1 Identificación de Funciones 1.1.1.1 Identificación de funciones nuevas 1.1.1.2 Identificación de funciones suprimidas y modificadas 1.1.1.3 Identificación de funciones transferidas 1.1.2 Sustento Técnico de Funciones 1.1.2.1 Sustento Normativo de funciones nuevas 1.1.2.2 Sustento Normativo de funciones suprimidas y modificadas 1.1.2.3 Sustento Normativo de funciones transferidas 1.2. ANÁLISIS DE ESTRUCTURA 1.3. ANÁLISIS DE NO DUPLICIDAD DE FUNCIONES 1.4. PROPUESTA DE CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL POR CAMBIOS SUSTANTIVOS 1.5. SIMPLIFICACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Y SU ESPECIALIZACIÓN 1.6. TERCERIZACIÓN DE LABORES SECCIÓN 2. ANÁLISIS DE CONSISTENCIA 2.1. COHERENCIA ESTRUCTURAL 2.2. COHERENCIA FUNCIONAL SECCIÓN 3. EFECTOS PRESUPUESTALES Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 032018-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 001-2018-SGP - Anexo 4 Contenido El presente Informe sustenta la propuesta de aprobación/ modificación del Reglamento de Organización y Funciones de………. Por aplicación del literal a) del numeral 46.1 del artículo 46 de los lineamientos de Organización del Estado. SECCIÓN 1. Justificación de la necesidad En esta sección del informe se identifica la problemática Organizacional, es decir los factores o condiciones que impiden o dificultan que la entidad pueda cumplir con sus objetivos institucionales entre otros problemas; o necesidades que sustentan el cambio en la estructura orgánica propuesta. Para este punto se consideran los criterios señalados en el artículo 6, según corresponda. SECCIÓN 2. Análisis de racionalidad a) Justificación de la estructura orgánica En esta parte de la Sección II se justifica la propuesta de estructura orgánica de la misma, tomando en cuenta, tanto el número de niveles organizacionales como el número de unidades de organización por nivel organizacional, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6 y 16 de los Lineamientos de Organización del Estado. Como parte del sustento técnico se debe justificar la naturaleza asignada a los órganos (línea, asesoramiento, apoyo, alta dirección). b) Identificación y justificación técnico legal de las funciones sustantivas asignadas a los órganos de línea de la entidad En esta parte de la Sección II se debe señalar, por cada órgano de línea, las funciones asignadas que han sido objeto de modificación y/o eliminación con relación al ROF vigente, así como aquellas que han sido agregadas (funciones nuevas) de corresponder. Para cada una de ellas se debe señalar su base legal así como el sustento técnico de porqué ha sido asignado a un determinado órgano. c) Análisis de no duplicidad de funciones En esta parte de la Sección II se verifica, por un lado que las funciones específicas de las unidades de organización de la entidad no se repiten entre sí; y por otro, que la entidad no tiene asignada funciones que se dupliquen con las de otras entidades, en especial con aquellas que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines semejantes. SECCIÓN 3. Recursos Presupuestales En esta Sección del Informe la entidad sustenta que cuenta con los recursos presupuestales suficientes para la implementación de su estructura orgánica propuesta. ANEXOS a. Anexo 1. Organigrama b. Anexo 2. Cuadro de necesidades de Personal Se aplica para cada una de las unidades de organización de la entidad, en concordancia, con lo señalado en el literal h) del artículo 16 de los Lineamientos de Organización del Estado, solo debe incluir a los servidores civiles con contrato vigente o posición presupuestado. c. Anexo 3. Fichas Técnicas Sustentatorias Se adjuntan las dichas técnicas sustentatorias publicadas en el portal electrónico de la Presidencia del Consejo de Ministros, debidamente completadas. Nota.- Cada entidad podrá incluir toda aquella información complementaria que considere pertinente para sustentar la propuesta 4.6. En esa línea de argumentación y atendiendo al incumplimiento en el presente proyecto de ROF, tanto de los principios generales como a las reglas y los criterios de análisis para el diseño organizacional y para la creación de las unidades de organización, contemplados en los artículos 4, 6, 8 y 16 de los Lineamientos de Organización del Estado, resulta un deber ineludible, RECOMENDAR y EXHORTAR al Sub Gerente de Planeamiento y Racionalización, REFORMULAR el proyecto de ROF CONCLUSIONES Por los considerandos expuestos, esta Gerencia de Asesoría Jurídica en mérito a su función revisora, que garantiza la Validez de legalidad de las Normas Sustantivas asignadas a las unidades de organización y la no duplicidad de funciones de la propuesta del ROF de la Municipalidad, CONCLUYE en lo siguiente: 1. Se refleja la carencia de especialización en el tema por parte del Sub Gerente de Planeamiento y Racionalización y del personal que desempeña funciones en dicha Oficina, debiendo considerarse como una brecha a reducir mediante la capacitación constante de los funcionarios, Directivos y servidores de la Oficina a cargo de la elaboración de los documentos de gestión. 2. No se ha realizado el análisis, concordancia y articulación de normas (sustantivas, de sistemas administrativos, y de aplicación general) en la determinación de funciones. 3. No están acreditadas las coordinaciones con los directivos responsables de las unidades de organización que han sido materia de observación para la presentación de sus propuestas; conforme se advierte en el presente caso. 4. No se ha realizado un análisis técnico concienzudo en la elaboración del ROF, al no encontrarse probado que se ha efectuado el diagnóstico institucional, conforme a los artículos 5°, y 6° de los Lineamientos de Organización del Estado. 5. No se han elaborado las fichas técnicas de los órganos de la Ata Dirección y órganos de Línea conforme lo dispone D.S. 054-2018-PCM, norma de Lineamientos de Organización del Estado. 6. No se ha sustentado la racionalización de competencias y funciones de las unidades de organización. 7. No se ha señalado la base legal ni el sustento técnico de cada órgano de línea, las funciones asignadas que han sido objeto de modificación y/o eliminación con relación al ROF vigente, así como aquellas que han sido agregadas (funciones nuevas). Para cada una de ellas se debe señalar de porqué ha sido asignado a un determinado órgano. 8. No se puede apreciar en la propuesta de ROF la articulación entre las funciones generales de las unidades de organización con la visión, misión y objetivos institucionales. 9. Se está induciendo a error a los funcionarios y directivos en la emisión de un acto irregular, tendiente a validar las funciones sustantivas de los órganos de línea con normas legales derogadas. 10. Asimismo, se ha establecido en la propuesta del ROF la obligatoriedad a todas las unidades de organización a elaborar su TUPA, siendo inconsistente dicho sustento técnico. 11. Teniendo en cuenta que el artículo 51.2 del D.S. 131-2018-PCM, estipula que se puede solicitar a la SGP de la PCM opinión técnica sobre la propuesta del ROF, se recomienda realizar tal consulta en forma directa. RECOMENDACIONES 1. DECLARAR VIABLE el proyecto de ROF recomendando y exhortando al Sub Gerente de Planeamiento y Racionalización, SUBSANAR las observaciones a dicho proyecto que se indican Ut Supra, debiendo continuar con su trámite respectivo. 2. SE RECOMIENDA SOLICITAR opinión técnica a la Secretaría de Gestión Pública de la PCM respecto a la propuesta de ROF subsanado, conforme lo estipula el artículo 51.2 del D.S. 131-2018-PCM. 3. Con la opinión técnica de la Secretaría de Gestión Pública de la PCM, se procederá conforme lo indiquen las recomendaciones de dicho Ente Rector hasta su aprobación y promulgación mediante Ordenanza Municipal. 4. La Municipalidad está obligada bajo responsabilidad de la máxima autoridad administrativa a reportar a la SGP la aprobación del ROF, en un plazo máximo de 15 días hábiles de aprobado, en caso de incumplimiento la SGP comunica a la Contraloría General de la República para que adopte las acciones correspondientes, conforme a lo previsto en los numerales 11.2 y 11.5 de la Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 003-2018-PCM/SGP, que aprueba la Directiva N° 001-2018-PCM/SGP. En tal sentido, se REMITE el expediente de la referencia, para que proceda conforme se indica. Adjunto - Expediente en (99) folios - Informe Técnico en (21) folios Propuesta “Integración estructural de áreas saneamiento salubridad y salud en (19) folios C.C. Archivo. Reg. 330 -2019/GAJ
