DIAGNOSTICO DE ARCHIVO Tabla de contenido Introducción Justificación Objetivos generales Elaborar un diagnóstico de la gestión documental en la empresa Administración y Negocios Nutibara s.a.s. que sirva como base para implementar planes, programa y proyectos que fortalezcan los procedimientos actuales permitiendo alinease con la misión del archivo bajo los estándares técnicos establecidos para el desarrollo de la gestión documental. Objetivos específicos Establecer el estado actual y los factores que afectan la conservación física de los documentos Identificar la situación actual del proceso de gestión documental en cada una de sus etapas, permitiendo ser una herramienta para la toma de decisiones. Identificar los planes y proyectos necesarios para fortalecer. La función archivistica de la empresa Alinear los instrumentos y herramientas archivisticas con los objetivos misionales de la empresa para apoyar su función brindando servicio mas eficiente y transparente. Marco legal Normas contables Código de comercio artículo 19 obligaciones de los comerciantes. Artículo 48 todo comerciante conformara su contabilidad con el fin de asegurar sus operaciones Dian, la super sociedades e industria y comercio-resolucion 8934 Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Cobertura el diagnostico integra se llevó a cabo en las instalaciones del edificio de administración y negocios nutibara s.a.s. archivo del 3cer piso Marco conceptual Archivo gestión, central, histórico Documento de archivo inventario documental hacer un esquema. -Historia -Volumen -Fechas extremas -Tecnología -Conservación -Condiciones ambientales Antecedentes Históricos En 1982 el fundador de la empresa el señor tulio vasquez propio nombre abrio su compraventa y le puso su La empresa fue creada en 1982 como una compraventa en donde se fue creando unas compraventas en todo el país, enero 27 de enero de 2011 se creó administración y negocios nutibara s.a.s. averiguar reorganizaciones, restructuraciones Organigramas desde 1982 Organigramas de sociedades Mapa de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas la entidad: La medición se aplicó teniendo en cuenta NTC 529:2001 para la medición de los archivos, los documentos se encuentran en soporte papel tamaño carta en su mayoría, almacenados en las distintas en las distintas ubicaciones del archivo. De esta manera se pudieron agrupar por categorías, estas medidas se obtuvieron por medio de entrevista y observación directa. Tomar cantidades por proceso y por año. fechas extremas 1999 a 2018 Sistemas de información empleados para la gestión documental. Aspectos de conservación El estado de las instalaciones es óptimo, pero el mobiliario de trabajo para el personal de archivo no cumple en su totalidad con las condiciones ergonómicas aptas, no hay extintores Para la realización de el diagnostico se utilizó una metodología en la que se combinó la utilización de los aspectos normativos y teóricos en gestión documental. Lo primero fue establecer un método de análisis deductivo, de lo general a lo especifico, con base el archivo general de la nación se clasificaron los elementos a revisar en cada una de las categorías principales a evaluar en la gestión documental. Recomendaciones El archivo contable Se constituirá de manera tal que la operación asegure la guarda, conservación y consulta de la documentación a través de planilla de préstamo y inventario documental
