REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD SANTA MARÍA DECANATO DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL CÁTEDRA: CONSULTORÍA DE EMPRESAS SECCIÓN: B/36 LA CONSULTORÍA EN LA ESFERA DE LA ADMINISTRACIÓN Profesor: Autores: Dr. Alexis Mena A Lugo, Lizell C.I.: V- 6.948.780 Melo, Alejandra C.I.: V-13.865.225 Rojas, Yesenia Caracas febrero 2019 C.I.: V-19.399.982 INDICE INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 1 CONSULTORÍA DE EMPRESA DIAGNOSTICO GENERAL ................................. 3 Debilidades existentes por las que la empresa solicita la Consultoría .......................... 5 Problemática Detectada ................................................................................................. 5 Metodología de Acción ................................................................................................. 7 EJECUCION…………………………………………………………...…..………….7 RESULTADO ............................................................................................................... 8 CONCLUSIONES ...................................................................................................... 10 REFERENCIAS .......................................................................................................... 12 INTRODUCCIÓN Panadería y Delicateses La Mansión Prado de María, C.A. es una empresa del sector privado, de servicio, dedicada a la elaboración y comercialización de productos derivados de la harina, todo esto orientado a ser una empresa encaminada al crecimiento, surgimiento financiero y desarrollo económico en el país. Tomando en consideración lo mencionado anteriormente, una de las medidas que se lleva a cabo para aquellas organizaciones en donde el inventario es su principal fuente de ingresos es la de aplicar un control preventivo y de detección del inventario, donde el primero, se encargara de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión administrativa; y el proceso de detección se ejecuta durante y después de un proceso. La eficacia de este tipo de controles dependerá principalmente del intervalo de tiempo trascurrido entre la ejecución del proceso y el cumplimiento del control, sin excluir las cuatro etapas fundamentales del proceso administrativo: planificación, organización, dirección y control. El control interno es una función básica y primordial en toda organización, este se basa en el establecimiento de normas, medición del desempeño y corrección de las variaciones y desviaciones respecto a los procedimientos y métodos, adoptados de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra posibles perdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y administrativos; la importancia del mismo radica en el hecho de alcanzar el cumplimiento de dichas normas y planes establecidos, instrumentado por las empresas. De esta forma, determinar y establecer mecanismos de seguimiento y control interno de inventarios de cualquier tipo, debido a que son de vital importancia en las empresas, dado que representan un gran impacto en el ámbito financiero, y su importancia está enmarcada en la situación financiera de la compañía, y su 1 representación en el capital de trabajo, puesto que gran parte del mismo se encuentra invertido en este rubro, y le otorga funcionamiento a todo sistema administrativo. La carencia de control interno del inventario causa en la organización una incertidumbre que no permite tomar decisiones certeras, lo cual contribuye con la desmejora de la gestión administrativa de una organización, de allí la importancia de los inventarios, debido al impacto financiero que el mismo representa en el capital de trabajo. Los procesos de mejoras continuas que puede lograr una organización, se basan en el buen desempeño y control de su inventario, porque el reconocimiento certero de los insumos y materias primas con los cuales se cuenta en Stock y la utilización de un control exhaustivo del ingreso y movimiento del inventario garantizan una exitosa gestión administrativa en una organización. Es decir que el buen manejo de los insumos y materias primas, que posea una organización así como el debido control que exista para el registro y uso del mismo, contribuyen con el buen desempeño administrativo, además demuestra que las normas, registros y procedimientos que se utilizan para el manejo de este importante recurso está generando los resultados esperados por la empresa. En parte de nuestro proceso de consultoría está dedicado a que después de evaluar a la empresa, en su problemática, se eduque a la misma sobre estos costos asociados y los cambios operativos que pueden hacerse para recuperar las pérdidas que se estén generando por el manejo inadecuado en el proceso del control de los inventarios. Las empresas exitosas son aquellas que identifican sus debilidades y fortalezas para poder lograr sus objetivos, requieren de ideas nuevas y mentes diferentes, de quienes crearon sus retos iniciales, es por ello que la accesoria de un consultor, con un punto de vista nuevo y el conocimiento especializado en control de inventarios es lo que la empresa puede estar necesitando. 2 Consultoría de Empresa Consultoría a realizar: Consultoría Especializada en el área de Administración Diagnostico Inicial: Panadería y Delicateses La Mansión Prado de María, C.A. La panadería la Mansión Prado de María, C.A. es una empresa del sector privado, de servicio dedicada a la fabricación y elaboración de productos derivados de la harina, líder en la zona y sus alrededores, está compuesta por 20 empleados, y se encuentra ubicada en la Avenida Zuloaga Quinta Panorama Nro. 11 Parroquia Santa Rosalía, de la ciudad de Caracas. Misión Empresa dedicada a la elaboración de productos de Panadería y Delicateses, comprometidos con la calidad e inocuidad a fin de satisfacer a nuestros consumidores, promoviendo la responsabilidad social y contribuyendo con el desarrollo sostenible, aumentando el valor de la empresa. Visión Ser una empresa líder en la zona y sus alrededores, ofreciendo una variedad de presentaciones de productos con los más altos estándares de calidad, que satisfagan las expectativas de nuestros clientes, respaldado por un recurso humano calificado y comprometido con los valores de la empresa. Datos de la creación de las Empresas Datos del registro: es una empresa creada como compañía anónima, Registrada en el Registro Mercantil Primero del Distrito Capital, en fecha 23/03/2009, bajo el numero: 16, Tomo: 48-A, RIF: J-29765618-9. Con un Capital social de 35.000.000 millones, entre otras especificaciones que conllevan a que el registro este según la Ley. 3 Objeto de la empresa Explotación del ramo de panadería, pastelería, lunchería, charcutería, cafetería y delicateses en general sus afines y similares. Objetivos y Metas - Ser la primera opción de nuestros clientes. - Mejorar la calidad de nuestros productos día a día. - Mejorar la atención de nuestros clientes. - Alcanzar el liderazgo en calidad de producto y atención. - Crecimiento y desarrollo económico en el valor de la empresa. - Calidad a través del manejo y análisis de la información de todos los procesos. - Garantizar la adquisición oportuna de materias primas e insumos requeridos para los procesos. - Garantizar unas condiciones óptimas de funcionamiento de la maquinaria, la infraestructura y en general de todos los elementos que intervienen en el proceso productivo. - Garantizar a la empresa en ingreso del personal adecuado, su estabilidad y buena participación. - Proporcionar un ambiente laboral adecuado para el desempeño de las labores. - Incrementar las ventas de panadería y pastelería. - Resolver adecuadamente las inquietudes, quejas y reclamos de los Clientes. - Establecer directrices y planes de trabajo para el alcance de las metas y de los demás procesos. - Buscar rentabilidad constante, aumentado las ventas y disminuyendo los Costos. - Proveer y mantener las características de sabor, aroma, textura e inocuidad de los productos, efectuando los controles necesarios durante la elaboración y empaque de los mismos. - Garantizar la elaboración de los productos solicitados diariamente en cada uno de los pedidos. 4 - Producir de una manera eficiente manteniendo las condiciones de procesos requeridos para tal fin. - Desarrollar productos que se ajusten a los requerimientos y expectativas de los clientes. Debilidades existentes por las que la empresa solicita la Consultoría En el último año, se ha visto una variación en cuanto a la inadecuada planificación de compras de la mercancía, el control de sus mermas en el proceso de elaboración de productos derivados de la harina y en el déficit que le ha generado a la empresa en sus ganancias. Motivos por los cuales la empresa se ve en la necesidad de solicitar un proceso de consultoría y conocer cuáles son las debilidades existentes para proyectar que se puede hacer y mejorar la situación. Problemática Detectada En nuestro proceso de consultoría, le hacemos ver a la empresa Panadería y Delicateses La Mansión Prado de María, C.A. que un aspecto importante que debemos tomar en cuenta es la forma de llevar el control de dichos inventarios, debido a que la compañía para registrar las entradas y salidas del inventario es por medio de una hoja de cálculo (Excel) y manual, es por esto que se presenta la necesidad de descartar que al no manejar un sistema contable más adecuado para el registro de los inventarios, exista alguna debilidad en el control y registro utilizado por la compañía, la cual afecte o incida en el registro y valoración de los mismos. Esto con el fin de ahondar en el entendimiento del proceso utilizado por la empresa y la gerencia, reconocer si existen normas, políticas y procedimientos, verificar si se están cumpliendo las mismas. La problemática referente al orden en el manejo del inventario, así como el procedimiento utilizado por la gerencia para el registro y control del mismo, dichos procedimientos para ejecutar las funciones se ha establecido en la empresa de forma verbal con cada uno de los empleados, lo que conlleva a que se presenten situaciones 5 inadecuadas para el manejo y control de las cantidades reales del inventario, todo esto podría afectar la operatividad de la empresa. Así mismo pueden generar desviaciones en la información, distribución inadecuada de los insumos y materias primas, realizar un conteo físico veraz y rápido; y producir la ausencia de planificación en la producción diaria en la panadería. La problemática mencionada anteriormente afecta de igual forma el área administrativa de la empresa, ya que al no tener un conocimiento real de los inventarios no se realizan los pedidos necesarios u órdenes de compra adecuados para el normal funcionamiento de la empresa. Así mismo se ve afectada el área monetaria y financiera, ya que el inventario de la empresa tiende a transformarse rápidamente en el día a día de los ingresos, es por ello, que debe buscarse el salvaguardar el inventario de insumos y materia prima, y ubicar las debilidades en el proceso. La organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la pérdida de un cliente, lo que se traduce en pérdidas financieras. Es allí donde radica la importancia de los sistemas de control de inventario, pues este permite conocer con precisión la existencia de mercancía, y de esta manera establecer y planificar las ventas dando así respuesta a los clientes. La carencia de control interno del inventario causa en la organización una incertidumbre que no permite tomar decisiones certeras, lo cual contribuye con la desmejora de la gestión administrativa de una organización, de allí la importancia de los inventarios, debido al impacto financiero que el mismo representa en el capital de trabajo. 6 Metodología de Acción La Firma Consultora estableció con la junta directiva de la Panadería y Delicateses La Mansión Prado de María, C.A. impartir dos tipos de inducción, dividiendo al personal en dos grupos: el personal de atención al cliente y el personal administrativo conjunto con el encargado operativo de la panadería, con el fin de priorizar que control de inventario de mercancía manejara cada grupo. Las inducciones se realizaran en cuatro (4) sesiones para el personal de atención al cliente y diez (10) sesiones para el personal administrativo. Posteriormente se haría un seguimiento por grupo del cumplimiento de las funciones dadas en la inducción de empleado a empleado y sus resultados. Ejecución En las inducciones realizadas, las que se le dará al personal de atención al cliente directamente será para explicarles que deberán anotar en un cuaderno de forma manual las salidas de los productos vendidos diariamente, con la finalidad de que pasen al final del día ese reporte al personal administrativo, explicarles también la importancia del porque es necesario este control para que no se sientan agredidos o vigilados y se identifiquen con la misión y visión de la empresa, visualicen que mientras menos perdidas tenga la empresa y más ingresos genere, más oportunidades de mejoras salariales, bonos, entre otros, la empresa podrá ofrecerles. La segunda inducción será con el personal administrativo ya que ellos manejaran el proceso del control de inventario de la mercancía desde su entrada hasta su salida, incluyendo su uso, por ende, se les explica un mejor control en un cuadro de Excel donde se cargara la mercancía que entre en la panadería, a su vez la que va destinada a la venta directa al público, la mercancía que se utilizara como insumos dentro de la misma empresa y la que se utilizara como materia prima para la elaboración de los productos derivados de la harina, tener un mejor conocimiento de los costos para la estructurar los precios que llegan al consumidor final, permitiendo a la panadería generar mejores ganancias, y así solventar todos los gastos administrativos, operativos, tributarios y laborales que 7 genera la empresa, evitar perdida de mercancía y hacer énfasis en los siguientes objetivos de control de inventario en la empresa: - Crecimiento y desarrollo económico en el valor de la empresa. - Garantizar la adquisición oportuna de materias primas e insumos requeridos para los procesos. - Determinar la inversión óptima de los inventarios de acuerdo a las posibilidades financieras de la empresa. - Contar con suficientes activos fijos en existencia para hacer frente a la demanda de los clientes. - Hacer coincidir los intereses y posibilidades de producción, ventas y finanzas, armonizando la capacidad de operación y penetrando en el mercado y capacidad financiera. - Rotar adecuadamente los activos para evitar deterioro, obsolescencia, mermas del bien, desperdicios, entre otros. Posteriormente se haría un seguimiento global de los resultados en la planificación de compras de la mercancía, el control de sus mermas en el proceso de elaboración de productos derivados de la harina y en las ganancias de la empresa. Resultado Una vez puesto en marcha este proceso de control de inventario de mercancía por un periodo de un (1) mes, se midió los resultados de la empresa, y los directivos de la panadería y Delicateses La Mansión Prado de María, C.A. establecieron el continuó adiestramiento para el personal de atención al cliente y las inducciones para el personal de administración que se vaya incorporando en la empresa, así como seguimientos mensuales de los procedimientos realizados, la correcta ejecución de estos y óptimos resultados. En la actualidad, las ventas de la panadería se han visto incrementadas considerablemente, existe un mejor control en el proceso de la mercancía, una 8 correcta planificación de compras de mercancía y una disminución de las mermas de la misma. 9
