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Código: CITEC P-GT0002
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Versión: 01
Fecha de Emisión: Mayo 2015
Hecho por:
Revisado y Aprobado por: Referencia:
Dirección Ejecutiva
Junta Directiva CITEC
Sesión #, Acuerdo#
Procedimiento para la solicitud de
asignación de recursos para actividades
de desarrollo del agremiado
1. Objetivo
Definir los pasos a seguir por los grupos de trabajo para solicitar la asignación
del presupuesto de la partida “gestión de grupos de trabajo” para el
financiamiento de actividades de desarrollo del agremiado.
2. Alcance
Este procedimiento define los pasos que debe seguir cada uno de los grupos de
trabajo de CITEC para solicitar la asignación de presupuesto de la partida
“gestión de grupos de trabajo” para el financiamiento de actividades de desarrollo
del agremiado que no fueron contempladas en el presupuesto ordinario
asignado.
3. Definiciones
3.1 Centro de costo: denominación contable de cada uno de los grupos de
trabajo, se encuentra compuesta por diferentes partidas.
3.2 CFIA:
Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos.
3.3 CITEC:
Colegio de Ingenieros Tecnólogos.
3.4 Cronograma de plazos: fechas establecidas para la solicitud de la
asignación de recursos.
Trimestre
Fecha inicio de
recepción
III Sem hábil de
octubre
Fecha final de
recepción
II Sem hábil de
noviembre
II
I Sem hábil de enero
III
I Sem hábil de Abril
IV
I Sem hábil de junio
II Sem
febrero
II Sem
Mayo
II Sem
Agosto
I
hábil
de
Fecha de análisis de
solicitudes por JD
Última
sesión
de
noviembre
del
año
anterior al año de
asignación
de
presupuesto.
Última sesión de febrero
hábil
de
Última sesión de mayo
hábil
de
Última sesión de agosto
Sem: Semana
3.5 DE:
Dirección Ejecutiva.
3.6 Encargado(s): entiéndase como el presidente de la asociación,
coordinador del grupo de trabajo o su correspondiente suplente. En el
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caso de las asociaciones y grupos de trabajo con cedula jurídica se
considerará como encargados al presidente y tesorero.
3.7 JD: Junta Directiva del Colegio de Ingenieros Tecnólogos.
3.8 La Administración: La secretaria asignada a cada grupo de trabajo.
3.9 Liquidación:
acción de hacer efectivo el ajuste formal de una
cuenta, al pagar entera o parcialmente el gasto relacionado a la misma.
3.10
Partida: es una cuenta que ofrece la información sobre cada
concepto de gasto que se ha presupuestado, en este caso específico:
gastos operativos.
3.11
Presupuesto ordinario asignado: es el recurso económico
asignado por la JD a inicio de cada año.
3.12
Solicitud: refiérase al formulario “Solicitud de presupuesto para
gestión de grupos de trabajo” y sus anexos.
3.13
Trimestre: se definen los trimestres ejecutables en las siguientes
fechas:
TRIMESTRE
Primero
Segundo
Tercero
Cuarto
INICIO
1ero de enero
1ero de abril
1ero de julio
1ero de octubre
3.14
Tipo de Actividad: .clasificación del evento a realizar. Puede ser:
3.14.1 Congreso: Reunión, normalmente periódica (anual, bianual, etc) , en
la que, durante uno o varios días, personas de distintos lugares que
comparten la misma profesión o actividad presentan conferencias o
exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para
intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas.
3.14.2 Charla/Conferencia: Disertación o exposición en público sobre un
tema o un asunto específico.
3.14.3 Foro: Reunión de personas para tratar un asunto de interés, a menudo
expertos ante un público que también puede expresar su opinión.
3.14.4 Curso de capacitación: Cursos, charlas o exposiciones de trabajos, en
el marco de un programa, que se brindan a profesionales por parte de
una persona de reconocida idoneidad, para que se informen y apliquen
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nuevas técnicas o conozcan avances en su disciplina y lograr una
educación mejor.
3.14.5 Curso CAP: Cursos de capacitación que ofrecen puntaje para la
certificación profesional por el CFIA.
3.14.6 Taller: Curso, generalmente breve, en el que se enseña una
determinada actividad práctica o artística.
3.14.7 Seminario: Conjunto de actividades que realizan en común profesores
y alumnos, y que tiene la finalidad de encaminarlos a la práctica y la
investigación de alguna disciplina.
3.14.8 Gira técnica: Viaje o excursión en que se visitan distintos lugares con
fines de aprendizaje.
3.14.9 Desayuno técnico: Charla técnica que se realiza en horas de la
mañana
3.14.10 Actividad deportiva: entiéndase como todas aquellas actividades
deportivas que se realicen con el fin de involucrar e integrar a los
diferentes miembros del CITEC.
3.14.11 Actividad recreativa: entiéndase como todas aquellas actividades
sociales, culturales o con fines de recreación que se realicen con el fin
de involucrar e integrar a los diferentes miembros del CITEC.
3.14.12 Otro: cualquier otro evento o proyecto específico que no se
encuentre en las definiciones del 3.19.1 a 3.19.11.
2.
Responsables
3.1 Junta Directiva: autorizar o rechazar la solicitud.
3.2 Dirección Ejecutiva: gestionar la comunicación del acuerdo de
asignación de los recursos de la partida “gestión de grupos de trabajo” a
la asistente administrativa y a los grupos de trabajo.
3.3 Encargado(s): solicitar ante la JD el financiamiento de la actividad de
desarrollo del agremiado y preparar toda la documentación requerida y
de existir solicitudes adicionales o de corrección, también deberá
subsanar y presentarlas.
4.
Procedimiento:
4.1 Completar el formulario “Solicitud de presupuesto para gestión de grupos
de trabajo” y recopilar la documentación complementaria necesaria según
los siguientes pasos:
4.1.1 Grupo de trabajo: indicar el nombre de la asociación, comisión o
grupo de trabajo.
4.1.2 Nombre de la actividad: Indicar el título de la actividad. Ej.: “II
Congreso Nacional de Ingeniería y de Arquitectura”
4.1.3 Justificación: indicar el beneficio para el CITEC y sus agremiados
considerando el impacto en el ejercicio profesional, actualización
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4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
4.1.9
profesión, integración de los miembros al CFIA, innovación y
tecnología, proyección del CITEC a la sociedad en general.
Tipo de Actividad: se debe seleccionar la clasificación de la actividad
según la definición del tipo de actividad indicada en este
procedimiento.
Fecha de la actividad: Indicar la(s) fecha(s) estimadas para la
realización de la actividad.
Descripción del evento: Describir en qué consiste la actividad, las
calidades del expositor o conferencista en el caso que corresponda, y
cualquier otro detalle relacionado a la actividad y su trascendencia
Alcance: indicar la cantidad de personas que se espera que participen
en la actividad y el número de horas efectivas de la actividad.
Presupuesto solicitado de la actividad: indicar el presupuesto a ser
solicitado a la Junta Directiva desglosado por ítem de la actividad.
Costo de inscripción: Indicar el monto estimado que se espera
cobrar por la participación o si la actividad es gratuita
4.2 Presentar el formulario “Solicitud de presupuesto para gestión de grupos
de trabajo” y la documentación complementaria a la administración.
4.3 La administración verifica el cumplimiento de todos los requisitos
definidos en este procedimiento, y lo remitirá a la JD para el análisis
correspondiente.
En caso de que no cumpla con todos los requisitos se le informara al
encargado para que los complete dentro de los plazos de recepción.
4.4 La JD analizará la información presentada bajo los siguientes criterios:
-
-
Tipo de Actividad
Alcance
Costo de inscripción
Costo de la actividad
Costo unitario: Costo de la actividad/Beneficiario
Ingresos esperados: Alcance*Costo de inscripción
Tasa de Ejecución de actividades anteriores: relación de las actividades
programas en un período de tiempo específico (trimestre o año) versus las
ejecutadas.
Ejecución eficiente del presupuesto asignado.
La capacidad del presupuesto CITEC del año correspondiente
El análisis de esta información se realizará conforme al cronograma de
plazos.
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Transitorio:
Debido a la aplicación de este procedimiento a partir del año 2015 es que no se
tiene referencia según procedimiento para dar inicio al ciclo de asignación por
lo que para la primera asignación no se aplicará la “tasa de ejecución de
actividades anteriores”
4.5 La administración comunicará la resolución de la JD en los siguientes 7
días hábiles de la sesión en la que se tome el acuerdo.
5. De las Autorizaciones y Vigencia
Cualquier modificación en la definición, alcances y contenidos en este
procedimiento, solo se podrá realizar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva
y la Junta Directiva del CITEC.
Vigencia. Rige a partir de la aprobación de la Junta Directiva y su publicación.
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