¿Que es la Asamblea General?

UNIÓN NACIONAL DE AGRICULTORES Y GANADEROS
UNAG - SIUNA
Proyecto “Fortalecimiento de Cooperativas”
GUIA DE PREPARACION DE ASAMBLEA GENERAL DE
ASOCIADOS DE COOPERATIVAS
ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA
Septiembre 2012
INTRODUCCION
Una Cooperativa muy bien organizada resulta de interés para la integración educativa de
los pobladores de una comunidad, ya que este tipo de empresas cumple fines de
educación para adultos. Con el estudio de los principios Cooperativos: "Interés Limitado al
capital", ''neutralidad política y religiosa" y "estímulo a la educación", la Cooperativa imparte
a su asociado o asociada educación con alto contenido moral y social.
Crea riqueza cuando aprovecha las condiciones existentes en el medio geográfico en que
vive la comunidad; conserva la riqueza existente mediante la distribución equitativa de las
utilidades o excedentes entre los socios y socias.
El éxito de una Cooperativa depende de las decisiones que se tomen y éstas están en
manos de los propios socios, el fin de una Cooperativa no es generar únicamente utilidad o
ganancias, sus fines también son sociales y de servicios, es por eso que se necesita un
manejo mas cuidadoso de los recursos económicos, de manera que sus productos o
servicios que ofrecen sean buenos y a precios justos. Lo efectivo de una buena dirección y
administración de una Cooperativa se basa en lo acertado de las decisiones que se tomen,
especialmente cuando éstas son de vital importancia para la empresa Cooperativa, por
ejemplo: si una Cooperativa necesita construir una bodega para almacenar lo producido por
sus socios, éstos serán quienes decidan sobre el tamaño y el sitio de la construcción, ya
que estas decisiones afectan directamente al asociado o asociada.
Pero, si la bodega tiene una o dos puertas y se va a pintar de rojo o amarillo, son detalles
que los define la Gerencia o a quien se delegue para esta función.
La participación de los socios y socias en la administración de la Cooperativapuede
lograrse así:
o Asistiendo a las Asambleas y reuniones donde puedan opinar sobre asuntos de la
Cooperativa.
o La lectura cuidadosa de los informes que se distribuyen entre los socios.
o Las visitas a las oficinas e instalaciones de la Cooperativa para dialogar e
intercambiar opiniones con el gerente, Presidente del Concejo, personas de los
organismos de la Cooperativa etc. y manifestar sus ideas e inquietudes.
o Capacitarse para discutir y comprender lo relacionado con la administración de la
Cooperativa.
Un socio que no asiste a las Asambleas, que no utiliza los servicios de la Asociación o
Cooperativa y que no se entera de lo que ocurre, no tiene fuerza moral para quejarse o
criticar la administración y puede hasta perder su calidad de asociado al no cumplir con los
requisitos como miembro activo y responsable en la Cooperativa.
Por tal razón se ha creado esta guía que sirva de apoyo para el consejo de administración
de las Cooperativas para la preparación y ejecución de sus asambleas generales tanto
ordinarias como extraordinarias ya que esto les permitirá acertar mucho en su toma de
decisiones y podrán tratar temas como:
Aceptación, exclusión y separación de socios y socias.
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Aprobación de sistemas y planes de producción, trabajo, distribución, ventas y
financiamientos para el fortalecimiento empresarial, productivo y comercial
Aumento o disminución del patrimonio y capital social.
Nombramiento y remoción de los miembros del consejo de administración, Junta de
Vigilancia y Comisiones,
Examen del sistema contable interno.
Aplicar sanciones a los socios.
Repartir las utilidades y aplicar o reconstruir los fondos sociales.
CONCEPTOS IMPORTANTES
¿Que es la Asamblea General?
La Asamblea General es una reunión de todos los socios y socias de una Cooperativa en la
cual se evalúan todos los aspectos relacionados con la operación de la Institución. Es la
autoridad suprema de la Cooperativa, sus acuerdos obligan a todos los cooperados
presentes o ausentes, siempre que se hubieren tomado en base a la legalidad existente.
Tipos de Asamblea General
1. CONSTITUTIVA:
Las Cooperativas serán constituidas en Asambleas Generales que celebren los interesados
en la cual se aprobarán los Estatutos, se suscribirán el capital inicial y se elegirán los
miembros de los órganos administrativos y vigilantes de las mismas.
2. ORDINARIAS
Esta se celebra una vez al año dentro de los tres meses siguientes al corte de cada
ejercicio económico, para aprobar y planificar las operaciones normales de la Cooperativa.
Los objetivos de las asambleas generales ordinarias son:
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Informar con transparencia sobre todos los asuntos relevantes para los socios
Involucrar a los socios en la toma de decisiones acerca de la Cooperativa.
Incentivar la participación de los socios en los órganos de dirección y comités
Ingreso y baja de asociados
Elección del Consejo de Administración, de Junta de Vigilancia, de Comisión d
Educación y otros
3. EXTRAORDINARIAS
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Se convoca en cualquier momento para tratar los temas indicados por la ley o el estatuto y
cualquier otro asunto que, por su importancia, quiera ponerse a consideración de la
asamblea, por ejemplo: reforma del estatuto, aprobación de reglamentos, fusiones,
compras o ventas por montos que excedan los límites estatutarios, entre otros.
LA ORGANIZACIÓN Y PREPARACION DE LAS ASAMBLEAS
Para realizar una asamblea tanto ordinaria como extraordinaria se tiene que tener en
cuenta una buena planeación que comprende:
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Local
La convocatoria
La memoria anual y los informes a presentar.
Proceso electoral
Conducción de la asamblea
Presupuesto de los gastos (local, comida, transporte, imprenta de documentos)
¿Cómo se convoca a asamblea?
Para que una asamblea sea válida, debe ser convocada por lo menos con quince días de
anticipación a la celebración de la asamblea, y con cinco días al Instituto Nicaragüense de
Fomento Cooperativo (INFOCOOP). En la convocatoria deben estar claramente
determinados lugar, fecha, hora y objeto determinado. (Arto. 114. Reglamento Ley General
de Cooperativas)
La convocatoria debe ser verdadera comunicada a los asociados por los medios que indica
el estatuto (diarios, cartas, carteles, etc.) con todos los datos que permitan saber qué temas
se tratarán, asimismo la documentación a tratar deberá estar a disposición de los
asociados en la sede social.
¿Quién convoca a asamblea?
La convocatoria a Asamblea General de Asociados podrán ser convocadas por:
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El Consejo de Administración.
La Junta de Vigilancia
Decisión de un veinte por ciento (20%) de los asociados
Autoridad de aplicación
La convocatoria se deberá realizar con una anticipación mínima de quince días para fecha,
hora, lugar y objetivos determinados.
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Cuando el Consejo de Administración no haga la Convocatoria, para realizar Asamblea
Ordinaria, durante los tres meses siguientes al corte del ejercicio económico, la Junta de
Vigilancia deberá hacerla de oficio. Si la Junta de Vigilancia no lo hace dentro de los diez
(10) días siguientes al término señalado para la convocatoria por el Consejo de
Administración, podrá solicitarlo el veinte por ciento (20%) como mínimo de los asociados
activos y en última instancia, la podrá convocar de oficio la Autoridad de Aplicación si esta
lo estimara conveniente. (Arto. 61 Ley General de Cooperativas).
Quorum
La Asamblea General de los Asociados sesionará válidamente con la presencia de la mitad
más uno de los asociados activos o delegados convocados.
De no lograrse el Quorum requerido en la primera convocatoria, la segunda se realizará
conforme a lo estipulado en el Estatuto. Si pasada una hora el Quorum no se hubiere
completado, podrá sesionarse con un número no menor del cuarenta por ciento (40%) de
los asociados activos o delegados presentes.
Mayorías
La regla general es que las cuestiones sometidas a votación quedan aprobadas con el voto
de la mayoría simple. Hay casos en que se fijan otro tipo de mayorías, de acuerdo con la
importancia del tema a tratar y derivados de la ley o el estatuto. Por ejemplo, se requiere el
voto de los dos tercios de los presentes para reformar el objeto social, para tratar la
disolución de la Cooperativa, entre otros temas.
Información requerida
La información para la Asamblea debe estar a tiempo e incluir al menos:
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Estados financieros.
Plan Operativo Anual
Informe del Consejo de Administración
Informe de la Junta de Vigilancia
Y de requerirse:
- Reformas a estatutos
- Plan de fusión o liquidación, etc
LA REALIZACION DE LAS ASAMBLEAS
Para la realización de la asamblea se tiene que crear un ambiente agradable y ordenado, el
lugar debe responder a las necesidades considerando el número de socios de la
Cooperativa, se debe tener buen manejo del tiempo y discusiones, además se debe
asegurar que no existan manipulaciones.
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Agenda para una Asamblea General Ordinaria
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8.
Bienvenida y Himno Nacional (Evocación religiosa si es deseado)
Constatación del Quorum (50%+1)
Lectura y aprobación del Acta anterior
Informe de Gestión del Consejo de Administración
Informe de la Junta de Vigilancia
Presentación de los estados financieros
Informes de otros Comités
Elección y/o ratificación de los órganos de dirección y control (si se realizara
este punto)
9. Ingresos (si hubieren)
10. Bajas (Si hubieren)
11. Actualizaciones de listado de asociado
12. Solicitud a INFOCOOP Certificación de los órganos de Dirección (Consejo de
Administración, Junta de Vigilancia, comisión de educación y promoción del
cooperativismo y certificación de listado de asociado)
Para llevar a cabo la agenda, es necesario inicialmente que:
1- Aprobación de reglamento de debate
2- Lectura y aprobación de la de la agenda
3- Lectura y aprobación del acta anterior
NORMAS PARLAMENTARIAS
Importancia de las Normas
Toda Cooperativa requiere de algún sistema de reglas para dirigir sus Asambleas. Estas
reglas funcionan como medio de orden dentro de las asambleas, para poner a
consideración de los presente los "asuntos" de la Cooperativa. Por tanto podemos
considerarlas como un conjunto de reglas orientadas al gobierno de una actividad
decisiva.
Las normas parlamentarias buscan el equilibrio necesario para que los derechos de los
socios y socias sean respetados; los de las mayorías, los de las minorías, la de los socios
individuales, los de los ausentes y los derechos de todo el conjunto.
¿Que se evita con ellas?
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Reuniones alargadas que cansan y terminan por ahuyentar a la mayoría de los
asociados, quedando la Cooperativa en manos de unos pocos.
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Los abusos de autoridad, por parte de algunos directivos y la consiguiente
manipulación de los asociados.
La pérdida de confianza de la mayoría de asociados en su organización y las
divisiones internas con frecuentes procesos de desestabilización interna.
No cumplimiento de los acuerdos, desorden y frecuente violación de los Estatutos.
Frecuentes Sanciones.
¿Que se evita con ellas?
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Reuniones más productivas, con un mejor aprovechamiento del tiempo invertido.
Confianza de los asociados en el manejo de los asuntos de la Cooperativa, con el
consiguiente respaldo y apoyo hacia sus directivos.
Orden en el desarrollo de las Asambleas, respeto entre los asociados y mejor
cumplimiento de las obligaciones estipuladas por cada asociado.
Mejores posibilidades que se alcancen las metas y objetivos propuestos.
Contribuir a que las Cooperativas se conviertan en una escuela de la democracia.
Posibilitar el desarrollo de la organización y sustituir los canales informales propios
de la manipulación personalista por la discusión amplia y franca.
Principales Normas
Abrir la Sesión
Se dice que se está en Sesión, cuando los miembros de las Cooperativas están reunidos
deliberando en torno a los asuntos propios.
Corresponde hacerla al Presidente del Consejo de Administraciónque asume el papel de
Presidente de la Asamblea en cuestión; en algunas ocasiones se somete a votación la
elección de la Mesa que presidirá la Asamblea pudiendo quedar o no los miembros del
Consejo de Administración en cuyo caso quedan siempre en la mesa directiva pero sin
cargo mientras dure la sesión de la Asamblea.
Quien asume la presidencia de la Asamblea o si es el mismo del Consejo, le corresponde
dar por abierta la Sesión con las Palabras Rituales como: SE ABRE LA SESION DE LA
ASAMBLEA (Ordinaria o extraordinaria) DE LA COOPERATIVA.......
La sesión es entendida como el periodo de tiempo que dura una asamblea de una
Cooperativa.
Obtener la Palabra
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Para poder participar un asociado en la Asamblea o dirigirse a ella en el debate, lo primero
que tienen que hacer es obtener el USO DE LA PALABRA, esto significa que
debelevantarse después que otro haya dejado la palabra y dirigirse a la persona que
preside con estas palabras: Sr. Presidente o Sr. Moderador o Coordinador, o en su caso
Sra. Presidenta pido la palabra o solamente con levantar la mano.
Es conveniente:
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Si el asociado no es conocido, dar su nombre antes de dirigirse a la Asamblea, caso
contrario puede dirigirse sin ese requisito.
El que está en el uso de la palabra debe estar de pie y mientras otro esté en el uso
de la palabra nadie debe estar de pie.
Cuando varios casi al mismo tiempo solicitan la palabra debe concederse el uso de
la misma al primero que se la solicitó. En ocasiones puede ser conveniente para los
intereses del conjunto que cuando varios se levanten casi al mismo tiempo a solicitar
la palabra, no se conceda ésta al primero que la solicitó (por ejemplo en caso de
discusiones fuertes, para tratar de bajar un poco la presión), sino a conveniencia del
interés del conjunto.
La Presidencia puede interrumpir al que está en el uso de la palabra solo para hacer
aclaraciones o llamadas al orden, haciendo de esta facultad una excepción y no un
uso frecuente.
En todo caso debe seguirse en el otorgamiento del uso de la palabra una línea de
balancear las opiniones que se vierten en las Asambleas y, no se debe negar a
nadie el uso de la misma, salvo por sanción (uso de violencia verbal). Como norma
se establece que nadie puede hablar dos veces sobre una misma moción mientras
no hayan tomado la palabra el último de los solicitantes.
Los Estatutos pueden y deben regular el número de voces que pueden participar
sobre un mismo punto o moción.
La Moción.
¿Qué es?
Es una proposición para que la Asamblea tome determinada acción o para que se exprese
en el sentido de tener ciertos puntos de vista.
¿Quién la hace?
La hace un asociado que está en el uso de la palabra diciendo: Hago la moción de ... (lo
que equivale a decir propongo que...), y luego pasa a explicar la acción que haya que
tomarse.
Toda moción requiere para ser considerada por la Asamblea que sea SECUNDADA de
esta forma: Yo secundo la Moción presentada por.... esto debe hacerse de formal verbal.
Ejemplo:
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Asuntos de Orden
Apelación.
Lectura de periódicos o documentos
Retiro de una moción.
Llamamientos al orden del día (Continuar con el próximo punto de la agenda)
Ordenar un receso
OTRAS NORMAS
El Debate
Es el proceso de análisis y discusión de cualquier asunto, por parte de la Asamblea. Debe
ser parte de la agenda. Una vez presentadas las mociones y demás asuntos queda a
criterio de la Asamblea su consideración y definir el curso de acción. Todos los informes,
comunicaciones a la Asamblea, y las mociones puedendiscutirse antes de que se tome un
acuerdo definitivo.
Los participantes en el debate deben dirigir sus observaciones al Presidente(a), deben ser
corteses en el leguaje empleado y en los gestos y, evitar toda referencia que tienda
apersonalizar pasos para dar inicio al
Reglas del Debate
“La discusión ordenada es libre; la discusión sin reglas es confusa.”, (Reese B. Bothwell)
Los Derechos de la Asamblea como unidad prevalecen siempre sobre los derechos de la
mayoría y de la minoría, el derecho de la mayoría es hacer su voluntad, el derecho de la
minoría es expresarse libremente.
Es necesario tener claro las reglas del debate para mayor claridad y lograr la toma de
acuerdos mas fácilmente, entre estas reglas están las responsabilidades de cada uno de
los participantes:
Responsabilidades del Presidente
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



Conduce la sesión en forma ordenada.
Asegura que se estudien y discutan debidamente los temas a tratar
Asegura que las discusiones de desarrollan en armonía
Cede la palabra y dirige la discusiones
Vela por obtener resultados consensuados
Responsabilidades del Secretario
 Debe conocer a fondo los estatutos.
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 Tener a mano: libro de acta, la Ley, estatutos, reglamento de debates,
reglamento electoral.
 Lleva el registro de socios que solicitan la palabra para el Presidente,
indicando orden y turno
 Lleva el acta de la sesión
Algunas sugerencias de responsabilidades de los socios
 Para hacer uso de la palabra, el socio se identificará poniéndose de pie
previamente.
 Exposición clara, sencilla y breve ajustada al tema que se esté tratando.
 Ningún socio debe hacer uso de la palabra por más de tiempo del
estipulado anteriormente, en un mismo asunto.
 Todos los socios deben respetar las decisiones del Presidente.
 Hablar solo cuando se le haya otorgado el permiso.
 Mantenerse de pie para hablar y para recibir respuestas.
 Ceder la palabra cuando el Presidente pida que lo haga.
 Al aprobar, negar o secundar una moción hacerlo con conocimiento y
certeza y no por que se lo digan o se lo pidan.
 Ser cortés en todo momento.
 Utilizar el vocabulario adecuado dentro de las sesiones.
La Votación
Cuando el debate se ha cerrado, el Presidente procede a tomar los votossobre el asunto
debatido, los afirmativos y los negativos. Los que están a favor y los que están en contra
(Los si y los no). Para que sea válida requiere el cumplimiento de los Quórum establecidos
en la Ley.
La votación refleja la voluntad de la mayoría de los miembros de una Cooperativa. La forma
de votar de la Asamblea puede ser: A mano alzada, de pie o bien pasando lista tomando
nota de la forma de votar de cada asociado.
A la presidencia le corresponde:
Anunciar cuales son los resultados de la Votación y lo que implica, es decir que tal moción
por la que se votó se acepta o se rechaza y por último debe anunciar el punto o asunto que
sigue a continuación.
Para efectos de la votación y el cómputo veamos el significado de cada una de los
siguientes conceptos:
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a) Mayoría Simple, significa que se obtuvo la mitad más uno de los votos contabilizados.
b) Mayoría absoluta, significa que se consideran los dos tercios de los votos.
c) Unanimidad, nadie voto en contra (se da en las pequeñasorganizaciones).
d) Mayoría relativa, en este caso se votan más de dos asuntos y gana el que obtiene más
votos.
Levantar la Sesión
La moción para levantar la sesión, como cualquier otra moción, no puede hacerse, sino por
un miembro que está en el uso de la palabra.
Significado: que se suspenden las actividades de una asamblea de forma ordenada.
Cuando no puede hacerse?: Cuando la Asamblea está ocupada en votar oen comprobar
los votos.
Precaución que debe tomarse: Antes de tomar en cuenta la moción de levantar la sesión, la
presidencia debe verificar e informar a la Asamblea.
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Que no quedan asuntos importantes pendientes. Los miembros no deben levantarse
de sus asientos hasta que la presidencia haya declarado el cierre de la sesión.
Receso
Un receso es una interrupción de las tareas del día, por ejemplo para comer, contar los
votos etc. En Asambleas Grandes se estila declarar receso para dejar a los participantes
tiempo para determinadas actividades, por ejemplo en las votaciones para elegir
autoridades de las Cooperativas, requiere cierto espacio para cabildeos, entonces se
propone a la presidencia la necesidad de contar con esos tiempos libres de sesiones para
realizar sus propias actividades de cabildear nombres o planchas de candidatos a los
puestos directivos.
Elección de Autoridades
Para llevar a cabo el proceso electoral es necesario definir como se hará, ya que puede ser
votación secreta o a mano alzada, si es por votación secreta se deben prever los insumos
necesarios como: papeletas, urnas, etc, el proceso de elección debe ser reglamentado
previamente.
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De antemano, todos los socios deben saber cuales son los puestos vacantes, se debe
formar un comité electoral, el cual debe dirigir TODO el proceso de elecciones, el comité
electoral debe resumir las calificaciones de cada candidato, (en que momento se forma el
Comité electoral, antes o durante la asamblea:; quien prepara los materiales necesarios?)
El reto del Comité es divulgar las calificaciones de los candidatos y de ser posible, preparar
perfiles previamente.
Calificaciones de directivos
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Buenos antecedentes (Idoneidad moral)
Tiempo de ser socio
Récord crediticio
Buen liderazgo en la comunidad
Nivel de preparación académica
Conocimientos previos en cargos directivos
A Continuación se propone un procedimiento, pero esto está dependencia de los
estatutos de cada Cooperativa.
Procedimientos
1. Conformación de la comisión electoral:
De la Asamblea se nombran los miembros que van a conformar la comisión electoral y
dirigir el proceso de elecciones.
La existencia de esta comisión estáestrechamente vinculada al proceso, una vez concluido
éste la comisión desaparece.
Se recomienda: Seleccionar personas idóneas tal y como está recomendado para otras
funciones en la ley general, especialmente que cumplan con las obligaciones con la
Cooperativa. Los miembros de dicha comisión no pueden ser propuestos para los cargos
directivos que van a surgir del proceso electoral que ellos están dirigiendo, esto último para
evitar ser juez y parte en el proceso.
En caso de que algún asociado tenga interés por alguno de los cargos que van a ser
electos y es propuesto para conformar la comisión electoral debe decidirse por una u otra
opción.
2. Definición del reglamento electoral:
El reglamento electoral: La Cooperativa puede disponer de un reglamento, pero es la
comisión en última instancia la responsable de disponer de uno, pudiendo ser este
elaborado por la misma comisión, en base a los listados de socios activos y en pleno uso
de sus derechos.
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3. Definición del procedimiento:
El procedimiento a seguir para realizar el proceso electoral es el siguiente :
a) Se organiza la comisión electoral, nombrando un Presidente, un secretario y un
vocal.
b) En un segundo momento se preparan papeletas, urnas, y se organizan los listados.
(Si es voto secreto).
c) A continuación se anuncian los cargos directivos vacantes que van a ser electos.
d) Se solicitan a la Asamblea las propuestas para llenar las vacantes.
e) Se consulta con el candidato propuesto su aceptación.
f) Se consulta el apoyo de cada candidato a través de asociados distintos de los que
propusieron.
g) Preguntar si existen mas propuestos a candidatos.
h) En caso que no hubiere más candidatos, se pasa a votación.
i) En el caso que nos ocupa se hará a través del voto secreto, que se deposita en las
urnas a medida que son llamados según listas. También se estila el voto a mano
alzada o bien el llamado según listas.
j) Una vez terminado el proceso de depositar las papeletas en las urnas se procede al
conteo de votos, que se van escribiendo en una pizarra de forma pública y visible. El
candidato o los candidatos que resulten con mayoría de votos son los que ocuparan
los cargos.
k) El Presidente anunciará los resultados y el secretario elaborará el acta en la cual se
registren los resultados. Dicha acta será entregada por el Presidente de la comisión
al Presidente del Consejo de Administración.
4. Juramentación.
El Presidente de la comisión electoral solicita al representante del Estado presente tome
promesa de ley a los cargos electos. Se recomienda invitar siempre a las instituciones de
tutela legal y de apoyo tecnológico y financiero como partícipes en estos procesos.
ELEMENTOS CLAVES PARA UNA ASAMBLEA EXITOSA
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Hacer una buena convocatoria.
Usar un local cómodo y apropiado y hacer la asamblea en días y fechas de mayor
conveniencia
Establecer reglamentos de discusión y participación de los socios
Formar comités (comité de nominación, comité electoral, etc.) y Delegar funciones
específicas a comités formados para tal efecto
Preparar informes de gestión y financieros y repartirlos de antemano.
Que todos los involucrados sepan exactamente como se va a desarrollar los
diferentes puntos de agenda.
Los reglamentos se aprueban y se institucionalizan para todas las asambleas.
Incluir atracciones (números culturales) para estimular asistencia.
Fomentar la transparencia y participación durante todo el año.
Compartir experiencias
Señales de una Asamblea Exitosa.
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Apertura puntual de la sesión.
Amplia asistencia y participación de los socios
Fiel observancia de la orden del día
Informes breves y concretos Discusión clara y al punto.
Discusiones sobre aspectos más relevantes
Prudente duración del acto
Señales de Alerta en una Asamblea
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Poca asistencia o asistencia de grupos selectos de socios
Descontrol en mantener la agenda
Agenda “oculta” de socios o directivos
Discusión controlada por pocas personas
Informes con poca claridad o precisión
Deserción de los socios antes de concluir la asamblea
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ANEXOS
Modelo de Acta para Asamblea General Ordinaria
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Modelo de Acta para Asamblea General Ordinaria
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