control interno contable - Contraloría Departamental del Meta

INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA 2010
JAIME ALBERTO RODRIGUEZ ARIAS
Contralor Departamental del Meta
NOHORA ROCIO GARNICA LOZADA
Asesora de Control Interno
Villavicencio, febrero de 2011
CONTENIDO
INTRODUCCION
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
AVANCE OBTENIDO RESPECTO
RECOMENDACIONES REALIZADAS
DE
LAS
EVALUACIONES
RECOMENDACIONES
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
Y
INTRODUCCION
El Control Interno Contable es un proceso que esta bajo la responsabilidad del
Señor Contralor Departamental del Meta y de los demás funcionarios
responsables de las áreas financieras y contable, el cual se lleva a cabo con el
fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación
de las actividades propias del proceso contable, que sean capaces de
garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las
normas conceptuales, técnicas procedimentales establecidas en el Plan
General de la Contabilidad Pública (PGCP).
En tal sentido, teniendo en cuenta que la Ley 87 de 1993, en su artículo 12,
determina que la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe
verificar que el sistema de control interno este totalmente establecido, se
procedió a evaluar el Sistema de Control Interno Contable de la Contraloría
Departamental del Meta.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar el Sistema de Control Interno Contable de acuerdo con lo establecido
en la Ley 87 de 1993, Resolución 357 del 23 de julio de 2008 e instructivo 5
del 1 de diciembre de 2008, emitidos por la Contaduría General de la Nación,
con el fin de determinar la aplicación de la normatividad existente y validar el
grado de efectividad de las recomendaciones realizadas para el mejoramiento
de las deficiencias identificadas en el proceso contable.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Evaluar y determinar, que los procedimientos utilizados por la
Contraloría Departamental del Meta, en el proceso del Control Interno
Contable, son capaces de garantizar que la información financiera,
económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y
procedimentales establecidas en el Plan General de la Contaduría
Pública.
2. Verificar la efectividad de los controles establecidos al interior de la
entidad, dentro de un marco de eficiencia, eficacia y economía.
3. Comprobar la eficacia de las recomendaciones dadas para el
mejoramiento de las deficiencias detectadas en la anterior vigencia.
INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE
FORTALEZAS
El proceso de Gestión de Recursos Financieros es un proceso de apoyo que
agrupa las siguientes áreas, como son: Contabilidad y Presupuesto, Tesorería
y Almacén; cuenta con su caracterización actualizada en la vigencia 2010,
identificándose sus proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes, de
tal forma que se sabe cual son los productos que los demás procesos aportan
como insumos al proceso contable.
Dicho procedimiento esta basado en la normatividad de la Contaduría General
de la Nación, ciñéndose por el Régimen de contabilidad publica, seguido por el
método de la causación a través del cual se verifica los soportes y su
naturaleza, para luego realizar una revisión de los movimientos y saldos del
balance general. En este se describen las diferentes formas de desarrollar las
actividades contables, estableciéndose cuales son los productos que se deben
suministrar a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos, como de
igual forma los parámetros sobre los cuales debe prepararse y revelarse la
información financiera, económica y social, y se asigna responsabilidades y
compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente
Se encuentra sistematizado y constantemente actualizándose lo concerniente a
la correspondencia y manejo de recursos físicos y financieros, a través del
software Sysman Documental y Sysman Financiero, este último contó con
soporte presencial, remoto y telefónico. Este software mantiene en línea los
procesos de almacén, tesorería y presupuesto, que alimentan la contabilidad
de la entidad, minimizando el riesgo de no reconocer hechos, transacciones u
operaciones. El flujo de información hacia el proceso contable se hace de
forma eficiente, oportuna y permanente; tanto la información presupuestal,
como la de tesorería, la de nómina, la de almacén y demás información que
alimenta el proceso contable se entrega a contabilidad oportunamente para su
registro.
Se tiene claramente definida las responsabilidades de los funcionarios que
intervienen en el proceso contable, estableciéndose por ejemplo, la
responsabilidad del registro de los recaudos generados y elaboración de
informes al área contable, como también se tiene implementado mecanismos
de control que permiten realizar el registro de los recaudos y la elaboración de
información, previa autorización de soportes por los funcionarios competentes.
Sin embargo, no se tiene como Políticas Contables las diferentes formas de
desarrollar las actividades contables, sino se han definido en el procedimiento.
La entidad cuenta con medios físicos y tecnológicos adecuados, para que
quienes desempeñan la labor contable, reciban los conocimientos y se
actualicen permanentemente en materia de normatividad y demás actividades
que desarrolla la practica contable, ya que contamos con equipos de computo,
Internet y enlace de consulta con algunas entidades. Se puede determinar que
la estructura del área contable y financiera es pertinente con la responsabilidad
y estructura de la Contraloria. Los funcionarios responsables reciben las
capacitaciones en normatividad que ofrece la Contaduría General de la Nación
y el SINACOF.
Se realiza mensualmente conciliaciones bancarias para verificar el correcto
registro y control del efectivo, realizando los ajustes respectivos en el evento en
que se requiera, los que son refrendados por el Contador.
Se observan los parámetros señalados en la resolución 356 de 2007 “Régimen
de Contabilidad Publica”, para la clasificación de los hechos u operaciones
contables, la que se encuentra predeterminada en el software de Sysman
Financiero, previamente analizada de acuerdo a las necesidades de la entidad.
Información trasladada por medio del sistema de interfaces de los módulos de
almacén, tesorería y presupuesto a la contabilidad, disminuyendo el riesgo de
error en dicha clasificación.
Automáticamente el software Sysman Financiero, una vez realizados los
debidos registros desde los módulos de almacén, tesorería, presupuesto y
contabilidad, alimenta los libros para la generación de los respectivos estados
financieros, disminuyendo los riesgos por errores involuntarios y duplicidad de
tareas. Sin embargo, el responsable del proceso contable, verifica las
transacciones y comprobantes generados desde los diferentes módulos que
integran la contabilidad e informa de manera inmediata las inconsistencias que
se puedan presentar al funcionario que registro la transacción.
Se cuenta con libros de contabilidad, debidamente registrados según los
establece el plan general de contabilidad pública; se tiene organizados y
archivados los soportes documentales; se realiza la causación oportunamente,
se registra correctamente todas las operaciones realizadas, como de igual
forma se hace el calculo de los ajustes necesarios, para revelar
razonablemente la información contable, especialmente los relacionados con
depreciaciones, amortizaciones y provisiones entre otros.
El responsable del proceso contable entrega oportunamente los estados e
informes contables, a la alta dirección y demás entes externos que así lo
soliciten, discriminando la información básica adicional que sea necesaria para
una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados.
Estos estados financieros son certificados por el contador y publicados
mensualmente en cartelera.
Su estructura se ciñe a los parámetros
establecidos por la Contaduría General e la Nación en el Régimen de
Contabilidad Publica y demás disposiciones normativas.
Los saldos reflejados en cada uno de los estados financieros son concordantes
con los saldos de los libros auxiliares y reportes generados por los módulos
que alimentan el proceso contable. Las notas a los estados financieros son
elaboradas por el funcionario responsable, aclarando las situaciones que así lo
ameritan. El patrimonio de la entidad se encuentra actualizado sobre su
valorización y legalización.
La información reportada en los estados financieros es la base para la toma de
decisiones sobre la administración de los recursos por parte de la alta
dirección, para determinar especialmente las partidas presupuestales de gastos
generales y de personal.
Se cuenta con un mapa de riesgos, realizandose seguimiento trimestral al
cumplimiento de las acciones definidas para mitigar dichos riesgos. Tambien
se tiene un instructivo para construcción, seguimiento y actualización del mapa
de riesgos por procesos, los formatos y las políticas generales y de manejo
para la administración del riesgo, con el fin de determinar claramente
responsabilidades y mejora del procedimiento. En ellos se estableció que la
Oficina de Control Interno asesorá el proceso y realizará las recomendaciones
preventivos y/o correctivos con los responsables de los procesos, igualmente
hará seguimiento a la evolución de los riesgos y al cumplimiento de las
acciones propuestas, con el fin de verificar la eficacia de las mismas y proponer
mejoras.
El area contable y financiera cuenta con indicadores y en la vigencia 2010 se
implemento dos nuevos indicadores, los cuales miden la realidad financiera.
En octubre de 2010 renovamos nuestra Certificación ISO 9001:2008 y nos fue
Otorgada la Certificación en GP1000:2009, se mantiene en constante mejora y
actualizaciòn de procedimientos, instructivos, formatos y demas documentos
inherentes a los procesos, los cuales se encuentran documentados con sus
respectivos flujogramas y publicados en la intranet para conocimiento de todos
los funcionarios.
Permanentemente se actualiza el software Sysman Financiero, recibiéndose
soporte técnico del proveedor y capacitaciones a los funcionarios sobre el
tema. Se cuenta con tecnología informática y telemática de alta calidad,
permitiendo así desarrollar las tareas en especial el proceso contable en forma
diligente, herramientas que han facilitado la gestión administrativa.
Se cuenta con un manual de funciones y requisitos mínimos y competencia
laborales, y los funcionarios involucrados en el proceso contable y financiero
cumplen con los requerimientos técnicos señalados en este, siendo de gran
aporte para el desarrollo del proceso. En cada vigencia se realiza un plan de
capacitación, involucrando a los funcionarios responsables del proceso
contable, para garantizar el completo conocimiento de la normatividad aplicable
al proceso.
La alta dirección ha garantizado la sostenibilidad del sistema de contabilidad,
continuando con su apoyo en todos los requerimientos del área.
DEBILIDADES
1. Aun no se ha implementado el manual de políticas contables donde se
señale en forma detallada las actividades de control contable de la entidad, así
como la asignación de las responsabilidades y compromisos de quienes
desarrollan las actividades contables; pues estas continúan definidas en el
procedimiento.
2. El responsable del proceso contable no deja evidencia de las
autoevaluaciones realizadas para determinar la efectividad de los controles
implementados
3. No existe una política de depuración contable permanente y de
sostenibilidad de la calidad de la información, sin querer decir que no se haya
realizado.
4. No se ha implementado una política para llevar a cabo el cierre integral de
la información producida en los demás procesos que generan hechos
financieros, pero esta se ha realizado según las instrucciones dadas por la
Contaduría General de la Nación.
AVANCE OBTENIDO RESPECTO
RECOMENDACIONES REALIZADAS
DE
LAS
EVALUACIONES
Y
El Sistema de Gestión de Calidad de la CDM, se encuentra certificado bajo la
Norma NTC ISO9001:2008 y nos fue
Otorgada la Certificación en
GP1000:2009, lo que nos ha permitido que nuestro Sistema de Control Interno
se encuentra en un alto grado de desarrollo, al igual que ha implementado el
Modelo Estándar de Control Interno en un cien por ciento. Ello ha coadyuvado
a la sostenibilidad del proceso de gestión de recursos financieros, cuyos
funcionarios responsables aplican los procedimientos establecidos para cada
subproceso que lo componen y los controles establecidos;
A pesar que aun se siguen presentando fallas en el software Sysman
Financiero, ha sido de gran apoyo el soporte técnico prestado por el proveedor
y las capacitaciones dadas a los funcionarios responsables del proceso sobre
el mismo, reflejada en la calidad y oportunidad de la información contable y
financiera generada
Aun existe en nuestra INTRANET implementando links de enlace de páginas
LEGIS, SENADO, CONTRALORIA GENERAL, AUDITORIA Y CONTADURIA
GENERAL DE LA NACION, como mecanismo para obtener información para la
gestión de la entidad. De igual forma para consulta de la normatividad vigente
relativa a las funciones de la entidad, se tiene una carpeta denominada
NORMATIVIDAD pegada en la red (publica), la cual es actualizada
constantemente, la cual todos los funcionarios tienen acceso, lo que nos
permite garantizar la actualización y aplicabilidad de las normas contables por
parte de los responsables del proceso.
RECOMENDACIONES
Continuar con el proceso de sostenibilidad contable que se ha venido
realizando en el área contable, para que la información sea depurada y revele
la realidad económica y financiera de la Entidad.
Es importante que la información contable suministrada a la alta dirección este
acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos
de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad
financiera de la entidad, por lo tanto se debe continuar con la medición de los
indicadores, a efectos de realizar los análisis que corresponden, para informar
adecuadamente sobre la situación, resultados y tendencias.
Se debe mejorar las políticas operacionales existentes Contables, en el cual se
señale en forma detallada: las actividades de control contable de la entidad; la
asignación de las responsabilidades y compromisos de quienes desarrollan las
actividades contables; la realización de depuración contable permanente y de
sostenibilidad de la calidad de la información; y el cierre integral de la
información producida en los demás procesos que generan hechos financieros.
A fin de mantener la calidad de la información y la aplicación de la normatividad
vigente, es importante que los funcionarios responsables del proceso se
mantengan en constante actualización en los temas de competencia al igual
seguir contando con el soporte técnico del software adquirido para la
sistematización contable.