Instituto de Banca y Comercio Recinto de

Instituto de Banca y Comercio
Recinto de Humacao
Biblioteca
Programa de Alfabetización Instruccional
Creando una tabla utilizando Excel
Excel es un excelente programa para crear tablas. En este pequeño manual se les
explicará cómo crear una tabla sencilla para anotar las notas que has acumulado para la clase. Lo
primero que debemos considerer antes de comenzar a preparar una tabla es que información
incluirá y cómo la quieres presentar. Una vez has decidido que data tendrá, puedes comenzar a
crearla.
1. Barra de Herramientas
Excel nos da unas herramientas básicas para hacer tablas. Vamos a repasar las funciones que
más se usan para así poder saber donde buscar las herramientas que vamos a necesitar. Excel
agrupa las diferentes funciones en 7 categorías generales: Home, Insert, Page Layout, Formulas,
Data, Review & View.
A. Home
Aquí encuentras herramientas que ya conoces porque las utilizas en el programa de Word, como
lo son: los estilos de letras, tamaños, centralización, Copy/Paste etc.
Organiza la data
Se utiliza para
centralizar nombres de
categorías uniendo
celdas.
Aquí específicas
el tipo de data
que va en la
celda.
Estas funciones te ayudan
a diseñar la tabla.
B. Insert
Bajo esta categoría vas a encontrar las funciones que te ayudan a incertar gráficas,
dibujos, cajas de texto, etc. Algunas de estas herramientas las has utilizado en Word, como por
ejemplo: Picture, Clip Art, Header/Footer, WordArt, Symbols.
Herramientas para
diseñar diagramas.
Funciones que se utilizan
para preparar gráficas con la
data en tu tabla.
C. Page Layout
Las herramientas bajo esta categoría te permiten escoger el tamaño del papel que vas a
utilizar y la orientación del papel (Portrait / Landscape), entre otas cosas.
Te permite poner una ilustración
de fondo para la tabla.
Te permite seleccionar que
columnas y/o filas que
quieres repetir en las hojas
que imprimas.
D. Formulas
Aquí tienes las herramientas para crear ecuaciones.
C. Data
Esta categoría agrupa las funciones que te ayudan a organizar y analizar la data en tu
tabla.
D. Review
Las funciones agrupadas en esta categoría te ayudan a verificar que todo este bien escrito,
además de proteger el contenido de la tabla para que sólo personas autorizadas puedan tener el
privilegio de alterar la información.
Funciones que te ayudan
a corregir gramática y E.
ortografía.
Funciones que protegen el
contenido para que las personas
que lo lean no alteren la data.
E. View
Funciones que te permiten escoger cómo ver la tabla. Aquí se encuentran las opciones
que te permiten inmovilizar la columna o fila con los nombres de la data que quieres que se
queden estables a la medida que vas entrando la data. También puedes activar la opción que te
muestra los márgenes de la página, etc.
Herramientas para escoger
cómo quieres ver la tabla
mientras trabajas en ella.
Aquí puedes escoger que
información quieres que no se
mueva.
II. Formando la tabla
Cuando abres Excel vas a encontrarte con una página que se podría comparar con el papel
cuadriculado. Cada cuadrito se llama celda y la información se organiza en filas y columnas.
Te muestra en que celdas estás trabajando
y que ecuación estás utilizando.
Las columnas
están identificadas
con letras.
Las filas están
identificadas con
números.
Celda
En la primera fila vamos a escribir el título de la tabla para poder identificar la información que
vamos a encontrar en ella. En este caso, ustedes están preparando la tabla para llevar un record
de las notas obtenidas en pruebas cortas, exámenes y otras evaluaciones. Así que podemos
organizar la información por tipo de evaluación, nota obtenida y el tema que se cubrió. Ustedes
pueden organizar la información cómo más cómodo se les haga, no necesariamente debe ser
como la tabla que vamos a hacer en el ejemplo.
1. Estableciendo los márgenes de la tabla
Como la hoja de Excel no te muestra la separación de hojas yo les recomiendo que
primero las hagan visible para que tengan en menta hasta donde llega la página que luego van a
imprimir. Para esto puedes ir a View y seleccionar Page Layout para que se vea las filas y
columna como se verán en la página impresa.
Si decides verlo en Normal luego de darle Page Layout vas a ver unas líneas entre cortadas que
te indican la división de página.
Aquí termina la página.
En este caso la página está en Portrait. Si quieres el papel en Landscape puedes ir a Page
Layout y bajo Orientation seleccionas cómo quieres el papel.
Si ya tenes los márgenes de la página visibles podes comenzar a redactar la información. Escribe
el nombre de la tabla en la pimera celda (A1). La tabla la podemos comenzar dos filas abajo.
Escribe los nombres de la data que vas a organizar por filas y columnas.
Luego modifica el tamaño de las celdas que necesitan ser más grandes y vas a determinar si
necesitas columnas dentro de las categorías. Cuando la información de una colmna necesita un
especio mayor del que provee la celda podemos alargar la celda y usar más de una celda para
crear el tamaño deseado.
Pones el cursor entre las
columnas A y B para
entonces arrastrar la
columna A hacia la
derecha y alargar la celda.
Si necesitas columnas para Pruebas Cortas porque el/la profesor@ da varios quizzes en cada
tema, puedes fundir las celdas donde dice Pruebas Cortas para que cubra las columnas que vas a
necesitar.
Por ejemplo, en la ilustración de arriba la persona va usar tres (3) columnas bajo Pruebas Cortas.
En este caso, la persona seleccionó las tres celdas en la fila donde tiene escrita la categoría y
luego se fue a Merge & Center en Home y seleccionó la primera opción.
Ahora esta celda agrupa
las tres columnas que
necesita para Pruebas
Cortas.
Una vez las columnas y filas tienen su valor asignado puedes llenar la tabla con la data.
Cuando la tabla este llena, puedes darle forma a la tabla creando los bordes entre filas y
columnas que separan la data.
Aquí tienes las opciones
que necesitas para crear
los bordes externos e
internos de la tabla.
Luego puedes usar las herramientas de Home para darle una apareciencia estética a la tabla.
Para centralizar el título se
utilizó Merge & Center y se
usó Bold para enegreser las
letras.
Los bordes se hacen al finalizar la tabla ya que hay veces en que los tamaños de cada
celda puede variar y en ese caso se necesita escoger diferentes estilos de bordes. Por ejemplo, si
el tema es largo y no cabe en una celda vas a necesitar otras celda.
Cada evaluación usa
dos celdas.
Las celdas que no se utilizaron no se ven cuando imprimes el document porque las líneas grises
están ahí para que sepas los límites de cada celda. Los bordes que le pones son los que se ven en
el producto final.
Vilmarie Torres Lamboy, Bibliotecaria
Junio 2012