Presidencia de la República
Oficina Nacional de Servicio Civil
Manual de Organización
Departamento de Registros y
Verificación de Acciones de
Recursos Humanos
Guatemala, diciembre de 2010
PRESENTACIÓN
La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio,
necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos
que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas
de carácter administrativo figuran los Manuales de Organización y de
Procedimientos. Dichos documentos presentan una panorámica general de la
Organización, conteniendo como parte toral la descripción de los puestos que
detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa
de la Institución.
Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en
los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estos
instrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organización del
Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos,
con la finalidad de que el mismo contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el
desempeño de las competencias que la ley le asigna.
Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste
para una organización el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a
que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y
coadyuve en la ejecución de las diversas actividades cotidianas que competen
al Departamento.
Guatemala, diciembre de 2010
Lic. Hector Ivan Fernández Hernández
Director en Funciones
Oficina Nacional de Servicio Civil
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
CONTENIDO
Introducción
i
I.
Antecedentes Históricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil
1
II.
Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil
5
III.
Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil
6
IV.
Base Legal del Departamento
7
V.
Misión y Visión del Departamento
8
Misión
8
Visión
8
Objetivos del Departamento
9
General
9
Específicos
9
VI.
VII
Estructura Organizacional del Departamento
10
VIII.
Organigrama del Departamento
11
IX.
Organigrama de Puestos del Departamento
12
X.
Funciones del Departamento
13
XI.
Descripción de cada Órgano
14
Jefatura y Subjefatura
14
Secretaría
14
Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos
14
Sección de Registros y Archivo de Recursos Humanos
15
Descripción de Puestos
16
Jefe(a) del Departamento
16
Subjefe del Departamento
21
Secretaria del Departamento
26
Jefe de Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos
31
XII.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
Analista de Control de Acciones de Recursos Humanos
36
Encargado de Envíos de Control de Acciones de Recursos
Humanos
43
Encargado de Ventanilla de Acciones de Recursos Humanos
48
Encargado de Archivo de Cuadros de Movimiento
52
Jefe de Sección de Registros y Archivo de Recursos Humanos
56
Encargado de Ventanilla de Tiempo de Servicio
61
Técnico Confrontador
66
Técnico Investigador
71
Anexos.
77
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
INTRODUCCIÓN
El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de
Servicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta
administración de los recursos humanos ha realizado la actualización del
Manual de Organización del Departamento de Registros y Verificación de
Acciones de Recursos Humanos, el cual es un documento técnico que contiene
entre otros apartados, la estructura organizacional del mismo, las funciones de
las unidades administrativas que la integran, así como los deberes y
responsabilidades que corresponden a cada uno de los puestos de trabajo que
dispone el Departamento, para el ejercicio de sus labores.
El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la
Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del
referido Departamento.
•
Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consulta
dentro del Departamento y la Oficina en general.
•
Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los
diferentes puestos de trabajo del Departamento.
•
Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto de
trabajo.
•
Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza el
proceso de comunicación formal.
•
Delimitar el ámbito de acción de cada unidad administrativa.
•
Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso de
reclutamiento y selección de personal.
Dada la importancia que tiene el Manual de Organización en el
funcionamiento de este Departamento y en cumplimiento a las funciones del
Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismo
sea actualizado periódicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes
cambios que se realicen en el futuro como parte de la dinámica de
administración de personal.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-i-
I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINA
NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
Antes de la Constitución de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono y
los servidores públicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocaba
cierto desorden en su aplicación, además no se contaba con una
reglamentación que garantizara a los empleados un mínimo de derechos y les
asegurara estabilidad laboral y estímulo en su trabajo.
A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado,
han sido reguladas por el “Código de Trabajo”; sin embargo, los empleados
públicos no contaban con la misma protección y prerrogativas que otorgaba
dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos.
En ese tiempo la administración de personal se realizaba en forma empírica y
casuística y se padecía dentro del Sector Público en general, de una
desorganización administrativa con relación al sistema de ingreso al servicio y
una falta de normativos que regularan las acciones de personal y el régimen de
retiro; lo cual permitía que las decisiones se tomaran en forma subjetivas e
impregnadas de favoritismo político o conveniencias personales y no con
criterios técnicos jurídicamente respaldados.
De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a través de Acuerdo sin número, se
creó la Oficina de Censo y Clasificación de Empleados Públicos con miras
a emitir el Estatuto del Servidor Público.
El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial número 584, se aprobó el
Estatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituyó un
primer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque no
con mucho éxito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de un
macrosistema técnico de administración de personal.
El 5 de abril de 1957, a través del artículo 1º. de Acuerdo sin número, el
Presidente Constitucional de la República, crea como dependencia directa de la
Secretaría General de la Presidencia de la República, el Departamento
Nacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominado
Departamento de Servicio Civil y pasó a depender del Ministerio de Trabajo y
Bienestar Social, su principal función era realizar estudios encaminados a la
elaboración de un Plan de Clasificación de Puestos y el Registro de Acciones
de Personal de los Empleados Públicos del Orden Civil.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-1-
La Constitución Política de la República de 1965 en el título X de Disposiciones
Transitorias y Finales, en el Capítulo Único, Artículo 2, señala que el Congreso
de la República debía emitir la Ley de Servicio Civil, prevista en el artículo 120
de la referida Constitución, para establecer un sistema técnico, armónico,
eficiente y dinámico de la Administración Pública.
Con este objeto en el año 1967 se instaló una Comisión Bipartita conformada
con representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propósito
de emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil.
En la exposición de motivos de dicho proyecto, se destacó como una necesidad
impostergable poner orden jurídico y técnico en los aspectos de la
Administración del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el
llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un régimen laboral de
derecho para regular las relaciones entre la Administración Pública y sus
trabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad y
estabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio público.
Fue así como finalmente el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la República
emitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigencia
el 01 de enero de 1969. Así se creo finalmente la Oficina Nacional de
Servicio Civil, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivo
encargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de la
República de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, un
Sub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede
a juicio del Presidente de la República crear oficinas regionales dependientes
de la ONSEC.
Sin embargo, con el fin de lograr los propósitos y principios para los cuales se
promulgó la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, así
como, precisar los procedimientos para su correcta aplicación, ya que
durante varios años se regularon las relaciones entre el Estado y sus
trabajadores, sin que existiera un reglamento específico que fijara las normas y
especialmente los procedimientos para la aplicación de éstas.
Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta la
fecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de,
Administración de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidad
laboral y establecer las normas para la aplicación.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-2-
Su ámbito de aplicación se extiende a los servidores públicos del Organismo
Ejecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de su
propia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos.
La Oficina Nacional de Servicio Civil dispuso de Manual de Organización y
Funciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante Resolución DSC-1-74, a
través de la cual se aprobó el “Manual de Organización Interna de la Oficina
Nacional de Servicio Civil”. Su estructura organizacional tuvo cambios
progresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro de
los objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la forma
siguiente:
• Dirección
• Subdirección
Departamentos
•
•
•
•
•
•
•
Clasificación de Puestos y Salarios
Jurídico
Clases Pasivas
Servicios Administrativos
Nombramientos y Registros
Reclutamiento y Selección de Personal
Racionalización Administrativa
La Ley de Servicio Civil, contiene en el capítulo I los
Directores que deberán velar por su correcta aplicación, siendo ellos:
Órganos
Dirección Suprema:
•
Presidente Constitucional de la República
Órganos Superiores:
•
•
Junta Nacional de Servicio Civil
Oficina Nacional de Servicio Civil
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-3-
El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No. 18-98, se aprobó
el “Reglamento de Ley de Servicio Civil”, el cual ha sido modificado
parcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, 564-98, publicado
en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; 77-2002, publicado el 8 de marzo
del 2002; 128-2002, publicado el 23 de abril del 2002; y, 134-2002, publicado el
25 de abril del 2002, 150-2008 publicado el 3 de junio de 2008 y el 196-2010
publicado el 14 de junio de 2010.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-4-
II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA
OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
Por medio del Acuerdo Gubernativo No. 691-95 de fecha 12 de diciembre de 1995, se
aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
En el Acuerdo Gubernativo No.217-95 de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron
las unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las
entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se
emitieron los Acuerdos de Dirección números D-97-0047 y D-98-006 con la finalidad de
establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades
mencionadas.
A través del Acuerdo de Dirección No. D-2005-016 del 12 de mayo de 2005, la
Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a
la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma.
Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto 57-2008, de
fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública
en las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de
Información Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se
realizo mediante el Acuerdo de Dirección número D-2009-0018 de fecha 7 de abril de
2009.
Asimismo a través del Acuerdo de Dirección No. D-2010-088 de fecha 27 de
septiembre de 2010 se creo la Unidad de Formación y Capacitación Permanente del
Servidor Público y por medio del el Acuerdo de Dirección No. D-2010090 de fecha 27
de septiembre de 2010 se crea la Unidad de Soporte de Nómina con carácter
permanente.
Dirección:
• Dirección
• Subdirección
Departamentos:
• Asuntos Jurídico – Laborales
• Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas
• Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos
• Normas y Selección de Recursos Humanos
• Previsión Civil
• Desarrollo Institucional
• Administración Interna
Unidades:
• Administración Financiera
• Auditoría Interna
• Cómputo
• Información Pública
• Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público
• Soporte de Nómina
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-5-
III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA
NACIONAL DE SERVICIO CIVIL
DIRECCIÓN
DIRECCIÓN
SUB-DIRECCIÓN
UNIDAD DE FORMACIÓN
Y CAPACITACIÓN
PERMANENTE DEL
SERVIDOR PÚBLICO*
UNIDAD DE SOPORTE
DE NÓMINA*
UNIDAD DE
INFORMACIÓN
PÚBLICA
UNIDAD DE
CÓMPUTO
UNIDAD DE
AUDITORÍA INTERNA
UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DESARROLLO DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN
INTERNA
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTODE
DE
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
DE
PUESTOS,
PUESTOS, Y
REMUNERACIONES
REMUNERACIONES
Y
AUDITORÍAS
AUDITORÍAS
ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
NORMAS Y
NORMASDE
Y
SELECCIÓN
SELECCIÓN
RECURSOS DE
RECURSOS
HUMANOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
REGISTROS Y DE
REGISTROSDE
Y
VERIFICACIÓN
VERIFICACIÓN
ACCIONES DE DE
ACCIONES DE
RECURSOS
RECURSOS
HUMANOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
ASUNTOS
JURÍDICOASUNTOS
JURÍDICOLABORALES
LABORALES
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
PREVISIÓN CIVIL DE
PREVISIÓN CIVIL
Simbología
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Elaborado Por: Departamento de
Desarrollo Institucional
Fecha: enero de 2011
Relación de línea =
Relación de apoyo =
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-6-
IV. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO
Este Departamento fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones
siguientes:
•
Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de 1985.
•
Decreto No. 1748 del Congreso de la República: Ley de Servicio Civil,
publicado el 23 de mayo de 1968, Artículos: 32, 34, 52, 53, 54, 57, 58, 59,
60, 61, 74, 76, 78, 79, 82, 83, 84 y 85 y los artículos del Reglamento de la
Ley de Servicio Civil: 8, 9, 11, 15, 25, 26, 29, 30, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 38,
39, 40, 41, 42, 43, 60, 61, 62, 64, 78, 79, 80, 81 y 83
•
Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y
sus reformas.
•
Acuerdo Gubernativo No. 691-95: “Reestructuración de la Oficina Nacional
de Servicio Civil”, publicado el 21 de diciembre de 1995.
•
En ese sentido, los artículos de la Ley de Servicio Civil y su Reglamento que
rigen el accionar del Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos son:
•
El artículo 56 de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado, Decreto No.
63-88 del Congreso de la República.
•
El artículo 47 del Acuerdo Gubernativo 1220-88, Reglamento de la Ley de
Clases Pasivas Civiles del Estado.
•
Acuerdo Gubernativo 11-97 de fecha 11 de enero de 1997
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-7-
V. MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO
MISIÓN
Velar por la correcta aplicación de los principios, normas y procedimientos
legales que rigen las acciones de personal, registros de personal y la
certificación de tiempo de servicio del personal del Organismo Ejecutivo y
Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su
Reglamento, para ello debe eficientar la ejecución de los procesos aplicando
nuestros principios de responsabilidad, honestidad y prontitud.
VISIÓN
Ser el ente normativo y fiscalizador de las acciones de personal que ejecutan
los Ministerios y Secretarias del Organismo Ejecutivo, Coadyuvando a la
eficiencia del sistema de Servicio Civil y a la descentralización del Estado,
transfiriendo gradualmente las funciones técnico-administrativos que le compete
realizar al Departamento, a las Dependencias del Organismo Ejecutivo, creando
y propiciando delegaciones que capaciten, asesoren y fiscalicen las mismas con
responsabilidad y legalidad en los procesos.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-8-
VI. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO
GENERAL
•
Agilizar la ejecución de los procesos relacionados con el registro y control de
las acciones de personal del Organismo Ejecutivo, mediante la aplicación
adecuada de las normas legales que regulan la materia.
ESPECÍFICOS
•
Administrar permanentemente los movimientos de personal que se realizan
en el Organismo Ejecutivo, como base fundamental del Sistema Integrado
de Administración de Recursos Humanos -SIARH-.
•
Administrar el sistema de registro de servidores públicos, con el fin de
proporcionar en forma inmediata y confiable la información que sea
requerida.
•
Capacitar al personal de las Instituciones y/o Dependencias del Sector
Público, en las áreas que le competen al Departamento.
•
Desarrollar sistemas estadísticos confiables y oportunos que reflejen el
comportamiento del recurso humano en la Administración Pública, que
coadyuve a la toma de decisiones.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
-9-
VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL
DEPARTAMENTO
El Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos
Humanos, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente
manera:
•
Jefatura
•
Subjefatura
•
Secretaría
•
Sección de Control de Acciones de Recursos Humanos
•
Sección de Registros y Archivo de Recursos Humanos
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 10 -
VIII. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
Jefatura
Subjefatura
Secretaría
Sección de Control de
Acciones de Recursos
Humanos
Sección de Registros y
Archivo de Recursos
Humanos
Simbología
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relación de línea =
Relación de apoyo =
Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional
Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Registros y
Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Fecha: diciembre de 2010
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 11 -
IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DEL
DEPARTAMENTO
Jefe del Departamento
Asesor Profesional
Especializado IV
Subjefe del Departamento
Asesor Profesional
Especializado III
Secretaría del Departamento
Secretaria Ejecutivo V
Jefe de la Sección de
Control de Acciones de
Recursos Humanos
Jefe de la Sección de
Registros y Archivo de
Recursos Humanos
Asesor Profesional
Especializado II
Asesor Profesional
Especializado II
Técnicos
Analistas
Encargado de
Envíos
Encargado de
Ventanilla de Control
de Acciones de
Recursos Humanos
Encargado de
Archivo y Cuadros
de Movimientos
Encargado de
Ventanilla de
Certificaciones de
Tiempo de Servicio
Técnico
Confrontador
Técnico
Investigador
- Profesional III
- Profesional I
- Asistente Profesional
Jefe
- Asistente Profesional
IV
- Asistente Profesional
II
- Jefe Técnico I
- Técnico Profesional
III
- Jefe Técnico I
- Trabajador
Especializado II
- Técnico I
- Técnico III
- Técnico en
Informática I
- Profesional II
- Técnico Profesional
en Informática IV
- Profesional I
- Técnico Profesional
en Informática III
- Técnico Profesional
en Informática II
- Asistente Profesional
IV
- Técnico III
- Jefe Técnico I
Simbología
Centro de Autoridad y
Responsabilidad
Relación de línea =
Relación de apoyo =
Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional
Autorizado Por: Jefatura del Departamento de Registros y
Verificación de Acciones de Recursos Humanos
Fecha: diciembre de 2010
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 12 -
X. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
•
Ejecutar los procedimientos de registro de recursos humanos y administrar
eficientemente el sistema de acciones de personal del Organismo Ejecutivo,
mediante la adecuada aplicación de las normas legales que lo regulan, a
efecto de prestar un servicio oportuno y eficaz.
•
Administrar el sistema de información de movimiento de personal y extender
Certificaciones de Tiempo de Servicio de los servidores y ex servidores del
Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley
de Servicio Civil y su Reglamento.
•
Verificar que todas aquellas acciones que se derivan de la toma de posesión
y entrega de puestos de los servidores públicos del Organismo Ejecutivo se
realicen conforme a la ley, certificar nombramientos de los servicios por
oposición y de los puestos cubiertos por el Decreto 1485 del Congreso de la
República, Capítulo de la Dignificación y Catalogación del Magisterio
Nacional.
•
Asesorar a las Instituciones del Organismo Ejecutivo en lo relacionado a
acciones de movimiento de personal, tales como: nombramientos, avisos de
toma de posesión y entrega de cargos entre otros.
•
Verificar que la información consignada en las Certificaciones de Tiempo de
Servicio extendidas antes del año dos mil sea correcta.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 13 -
XI. DESCRIPCIÓN DE CADA ÓRGANO
JEFATURA Y SUBJEFATURA
Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades que le corresponde
desarrollar al Departamento en materia de Registro y Verificación de Acciones
de Personal, conforme lo establecen las bases legales en que se rigen las
Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas; velar por el
eficiente desempeño de las funciones del recurso humano que tienen a su
cargo, por lo que es el responsables del cumplimiento de los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual (POA).
SECRETARÍA
Brindar apoyo a la Jefatura en actividades secretariales, específicamente en la
recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos de
correspondencia oficial, así como atender al público que requiere información o
audiencia con la Jefatura del Departamento, realizar los procedimientos
establecidos para llevar el control de documentos y expedientes internos del
Departamento. Hacer las requisiciones de materiales y suministros. Distribuir
los materiales y suministros al personal del Departamento y mantener un
control de existencias de los mismos.
SECCIÓN DE CONTROL DE ACCIONES DE
RECURSOS HUMANOS
Proporcionar orientación y asesoría para la elaboración, integración, evaluación
y seguimiento de la certificación del formulario único de movimiento de personal
para convalidar las acciones de personal en el Organismo Ejecutivo. Analizar y
resolver solicitudes de personas extranjeras que solicitan autorización para
laborar en la Administración Pública. Brindar asesoría y capacitación al personal
de las Instituciones y Dependencias del Sector Público, en materia de acciones
de personal y procedimientos administrativos de control de acciones de
personal, de conformidad con las disposiciones legales vigentes sobre la
administración de personal.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 14 -
SECCIÓN DE REGISTROS
RECURSOS HUMANOS
Y
ARCHIVO
DE
Verificar que las certificaciones de tiempo de servicio extendidas por las
Entidades Descentralizadas que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas
Civiles del Estado, se apeguen a la ley; investigar el tiempo de servicio y emitir
certificaciones que solicitan los servidores públicos. Resolver consultas de
expedientes que proceden del Departamento de Previsión Civil solicitando la
verificación del tiempo de servicio laborado y mantener el registro y archivo de
copias de formularios de movimiento de personal y de las certificaciones
extendidas por el Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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XII. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Contiene una panorámica general y específica de cada una de las funciones de
los puestos y los requisitos mínimos que debe llenar la persona para ocuparlos.
JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
TÍTULO
FUNCIONAL:
ASESOR PROFESIONAL
CÓDIGO: 9840
HORARIO:
ESPECIALIZADO IV
08:00 a 16:00 hrs.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CÓDIGO DE
0015
REGISTROS Y VERIFICACIÓN
ESPECIALIDAD:
DE ACCIONES DE RECURSOS
HUMANOS
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: DIRECTOR (A) DE LA ONSEC
SUB-ALTERNOS: El PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECUROS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades técnico-administrativas que realizan los colaboradores del
Departamento, así como brindar asesoría y apoyo logístico a la Dirección de la
Oficina, en el registro de acciones de personal.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Coordinar y supervisar las actividades asignadas al personal del
Departamento, para garantizar la calidad en el trabajo que realizan.
•
Presentar informes a la Dirección y/o Sub-Dirección de la Oficina, sobre el
avance de las funciones del Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 16 -
•
Revisar y firmar de visto bueno las certificaciones de nombramientos, avisos
de toma de posesión y entrega de puestos, certificaciones de tiempo de
servicio para que sean enviadas a las Dependencias del Estado.
•
Revisar y refrendar los expedientes que serán trasladados al Departamento
de Previsión Civil, luego de haberse verificado los servicios prestados por
los servidores públicos.
•
Actualizar el registro de personal exento.
•
Aplicar las políticas, instrucciones y directrices emitidas por las autoridades
superiores.
•
Resolver consultas y solicitudes que las sobre acciones de personal
plantean las Instituciones del Organismo Ejecutivo.
•
Velar por la correcta aplicación de las disposiciones legales en las acciones
de personal.
•
Dar seguimiento a los programas de trabajo del Departamento, coordinando
las actividades necesarias para su ejecución.
•
Brindar asesoría a los jefes de personal de las Instituciones del Organismo
Ejecutivo, en materia de administración de recursos humanos.
•
Revisar y grabar los datos contenidos en el formulario único de movimiento
de personal (nombramientos, toma de posesión y avisos de entrega de
puestos).
•
Emitir oficios, providencias, memorandos y otros documentos sobre las
acciones de personal.
•
Determinar las necesidades del Departamento en cuanto a personal, equipo,
materiales, suministros y realizar la gestión de recursos financieros para
cumplir con los planes de trabajo.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Elaborar el Plan Operativo Anual -POA-, Plan Anual de Trabajo,
Anteproyecto de Presupuesto y Memoria de Labores del Departamento.
•
Revisar y aprobar las solicitudes de requisiciones de útiles y suministros
para el Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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•
Elaborar informes de las actividades mensuales y trimestrales desarrolladas
por el Departamento.
•
Revisar y actualizar los procedimientos de trabajo, a fin de mejorar su
efectividad y propiciar la agilización del servicio, informando al
Departamento de Desarrollo Institucional los cambios realizados.
•
Asesorar a las autoridades superiores de la Oficina, en materia de acciones
de personal.
•
Presentar proyectos de resoluciones u otros documentos en casos
especiales.
•
Brindar capacitación al personal de las diferentes Instituciones o
Dependencias del Organismo Ejecutivo, en materia de acciones de
personal.
•
Velar porque el sistema de registros de acciones de personal, este
actualizado con el fin de proporcionar en forma inmediata y confiable la
información que se requiera.
•
Participar en reuniones de trabajo con Jefes de Departamento y/o Unidades
de la Oficina y otras que convoque la Dirección.
•
Realizar reuniones de trabajo con los jefes de las secciones y personal del
Departamento cuando sea necesario.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director(a) de la
Oficina.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto ejerce supervisión, sobre el personal del Departamento de Registros y
Verificación de Acciones de Recursos Humanos.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 18 -
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las
que desarrolla el personal del Departamento, así como las que le indique la
Dirección de la Oficina y por el manejo de información y documentos
confidenciales.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
•
ESFUERZOS
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los
documentos que se emiten en el Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 19 -
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentada.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
Externamente con las Jefaturas de recursos humanos de las Instituciones
del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que aportan al
Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al
puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III y
ser colegiado activo.
OPCIÓN B:
Acreditar título universitario en el grado académico de Licenciado en
la carrera profesional que el puesto requiera. Siete años de
experiencia en labores afines y ser colegiado activo.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 20 -
SUBJEE DEL DEPARTAMENTO
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL ASESOR PROFESIONAL
CÓDIGO: 9830
HORARIO:
DEL PUESTO:
ESPECIALIZADO III
08:00 a 16:00 hrs.
TÍTULO
SUBJEFE DE
CÓDIGO DE
0015
FUNCIONAL:
DEPARTAMENTO
ESPECIALIDAD:
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA:
DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE DEPARTAMENTO
SUB-ALTERNOS: EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo profesional que consiste en apoyar a la Jefatura del Departamento en la
planificación, organización, coordinación, dirección y supervisión de las
actividades que ejecuta el personal del Departamento, sustituyendo a la
Jefatura en caso necesario, así como brindar asesoría a la Dirección en materia
de acciones de personal.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Establecer mecanismos de control para la correcta ejecución y transparencia
del proceso de emisión de Certificaciones de Tiempo de Servicio de los
servidores y ex servidores públicos, practicando revisiones selectivas y
requiriendo la realización de auditorías administrativas periódicas por parte
de la Unidad de Auditoría Interna.
•
Apoyar a la Jefatura firmando y autorizando certificaciones de tiempo de
Servicio.
•
Coordinar y supervisar la ejecución de los planes y programas de trabajo
del Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 21 -
•
Supervisar al personal del Departamento en el desarrollo de sus actividades,
en ausencia del Jefe del Departamento.
•
Verificar que la atención que se le brinda al público durante el trámite de sus
expedientes, sea adecuado.
•
Asesorar a personal del Departamento en procesos de registros y
verificación, en materia de acciones de personal y tiempo de servicio.
•
Aprobar las acciones de personal en sistema de Registro y Nómina de
personal.
•
Verificar y dar el visto bueno a los reportes diarios de ingresos de tiempos
de servicio.
•
Descargar en el sistema Exima certificaciones de Tiempo de Servicio.
•
Atender al público que solicita información sobre el trámite que realiza en el
Departamento ya sea en forma personal o por la vía telefónica.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Sustituir al Jefe(a) de Departamento en caso de ausencia.
•
Realizar reuniones de trabajo con el personal del Departamento.
•
Apoyar en la elaboración del Plan Operativo Anual, Anteproyecto de
Presupuesto, Plan de Trabajo y Memoria de Labores.
•
Elaborar estadísticas mensuales de las acciones de personal atendidas en
el Departamento.
•
Participar a requerimiento de la Dirección, en la formulación de proyectos
relacionados con las funciones del Departamento.
•
Elaborar proyectos relacionados con acuerdos, actas, contratos, oficios,
providencias, etc.
•
Asistir a reuniones de trabajo convocadas a nivel interno como fuera de la
Institución.
•
Autorizar envíos de correspondencia a las dependencias del Organismo
Ejecutivo.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 22 -
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del
Departamento.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto ejerce supervisión
directa sobre el personal que integra el
Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos a
excepción de la Jefatura.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 23 -
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
Externamente con los Jefes y personal de recursos Humanos de las
Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas que
contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado y público en
general.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 24 -
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al
puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado II y
ser colegiado activo.
OPCIÓN B:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional
que el puesto requiera. Seis años de experiencia en labores afines y ser
colegiado activo.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 25 -
SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL SECRETARIO EJECUTIVO V
CÓDIGO: 6220
HORARIO:
DEL PUESTO:
08:00 a 16:00 hrs.
TÍTULO
SECRETARIA DEL
CÓDIGO DE
0006
FUNCIONAL:
DEPARTAMENTO
ESPECIALIDAD:
NÚMERO DE
UNA
ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES
FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
SECRETARIALES
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la
realización de las actividades secretariales, observando los procedimientos
establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de documentos a los
servidores y ex servidores del Organismo Ejecutivo. Asimismo, brindar apoyo a
las Secciones del Departamento.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Recibir los expedientes de los técnicos analistas, trasladarlos de la Jefatura
del Departamento para su revisión.
•
Elaborar conocimientos, oficios, providencias, circulares y otros documentos
que indique la Jefatura del Departamento llevando, el control interno en el
libro respectivo.
•
Transcribir informes circunstanciados, dictámenes y resoluciones emitidas
por la Jefatura del Departamento, llevando el control interno respectivo.
•
Resolver las consultas que formulen los interesados ya sea personalmente o
por la vía telefónica.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 26 -
•
Recibir oficios, providencias, circulares y demás correspondencia,
trasladándola a la Jefatura y/o Subjefatura para su trámite.
•
Archivar copias de correspondencia recibida.
•
Revisar y grabar acciones de documentos en el sistema.
•
Enviar correspondencia oficial sobre las acciones de personal que solicitan
las Instituciones del Organismo Ejecutivo.
•
Llevar el control de los rechazos de documentos que por diferentes motivos
rechazan los analistas y los envían a las Instituciones del Organismo
Ejecutivo.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Apoyar a la encargada de ventanilla de tiempo de servicio y acciones de
recursos humanos, cuando sea necesario.
•
Apoyar en la entrega de certificaciones de tiempo de servicio en ausencia de
la encargada de ventanilla.
•
Elaborar solicitudes de impresión de documentos.
•
Elaborar reporte de inasistencia de personal del Departamento, en caso de
ausencia.
•
Apoyar a la Jefatura y Subjefatura en la elaboración de oficios de rechazo de
documentos que se envían a las dependencias del Organismo Ejecutivo y
Entidades Descentralizadas.
•
Suscribir actas en el libro correspondiente y certificar las mismas en caso
necesario.
•
Elaborar requisiciones de útiles de oficina y compra de materiales a usar en
el Departamento.
•
Solicitar la reparación de mobiliario y equipo que se encuentra en mal
estado.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del
Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 27 -
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados
en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las
metas planteadas a nivel institucional.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 28 -
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido
a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee,
así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus
funciones.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentada.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con las secretarias de los Departamentos y/o
Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
Externamente con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y
las que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de nivel de educación media y seis meses de
experiencia como Secretario Ejecutivo IV.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 29 -
OPCIÓN B:
Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y tres
años de experiencia en labores secretariales. En el caso que se requiera,
dominio de un idioma.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que
orientan el desarrollo de sus funciones.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 30 -
JEFE DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
TÍTULO
FUNCIONAL:
ASESOR PROFESIONAL
CÓDIGO: 9820
HORARIO:
ESPECIALIZADO II
0 8:00 a 16:00 hrs.
JEFE DE LA SECCIÓN DE
CÓDIGO DE
0015
CONTROL DE ACCIONES DE
ESPECIALIDAD:
RECURSOS HUMANOS
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO
SUB-ALTERNOS: PERSONAL DE LA SECCIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo profesional que consiste en dar solución a los problemas que presentan
las acciones de personal, así como coordinar, dirigir y supervisar las labores
que realiza el personal a su cargo, impartir cursos de capacitación en materia
de acciones de personal.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Distribuir los expedientes a los técnicos analistas del Departamento.
•
Revisar los expedientes que han sido rechazados por los técnicos analistas,
por presentar dificultades durante su proceso de análisis.
•
Atender las consultas que en materia de acciones de personal planteen las
Jefaturas de personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo, ya sea
de manera personal o por la vía telefónica.
•
Coordinar los turnos de atención en ventanillas.
•
Elaborar mensualmente el informe estadístico de los expedientes revisados
por los técnicos analistas del Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 31 -
•
Resolver dudas y orientar a los técnicos analistas que tienen a su cargo el
proceso de revisión y análisis del formulario único de movimiento de
personal.
•
Supervisar la atención que se brinda a los usuarios en las ventanillas de
recepción y atención al público.
•
Organizar y supervisar las labores que realiza el personal que tiene bajo su
responsabilidad.
•
Participar como docente en cursos de capacitación que se imparten a
servidores y funcionarios que tienen a su cargo la administración de las
acciones de personal en las instituciones del Organismo Ejecutivo y
Entidades Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su
Reglamento.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Realizar tareas de revisión y análisis de expedientes de movimiento de
personal.
•
Consultar al Jefe del Departamento en cuanto a criterios a seguir para
resolver casos complicados.
•
Resolver casos de anulación de expedientes cuando lo solicitan las
diferentes Instituciones del Organismo Ejecutivo, así como la Dirección de
Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.
•
Resolver en la ventanilla las consultas que formulan los usuarios que
realizan diversas gestiones en materia de acciones de personal.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del
Departamento.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 32 -
b)
SUPERVISIÓN
El puesto ejerce supervisión sobre el personal que integra la Sección de Control
de Acciones de Recursos Humanos.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al
puesto, y de las que realiza el personal a su cargo y otras que le indique la
Jefatura del Departamento.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados
en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las
metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 33 -
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal que del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
A nivel externo con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y
las que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en una carrera afín al puesto.
Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado I y ser
colegiado activo.
OPCIÓN B:
Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera. Cinco años de experiencia en labores afines al mismo y ser
colegiado activo.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 34 -
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 35 -
ANALISTA DE CONTROL DE ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
1 PROFESIONAL III
CÓDIGO: 5030
HORARIO:
2 PROFESIONAL I (uno de 7hrs)
5010
0 8:00 a 16:00 hrs.
2 ASISTENTE PROFESIONAL
9760
JEFE
3 ASISTENTE PROFESIONAL IV
9740
1 ASISTENTA PROFESIONAL II
9720
1 JEFE TÉCNICO I
3060
TÍTULO
ANALISTA DE CONTROL DE
CÓDIGO DE
0015
FUNCIONAL:
ACCIONES DE RRHH
ESPECIALIDAD:
NÚMERO DE
DIEZ ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: NOVIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE ACCIONES DE RR HH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo técnico que consiste en analizar, revisar, verificar y grabar los datos
contenidos en el formulario único de movimiento de personal (nombramientos,
toma de posesión y aviso de entrega de puestos), velando por que las acciones
de personal cumplan con los requisitos de Ley, así como asesorar a los Jefes
de personal en materia de acciones de personal de las Instituciones del
Organismo Ejecutivo.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Atender personalmente a los delegados de las Instituciones que acuden al
Departamento a hacer entrega de expedientes de movimiento de personal.
•
Grabar la información general del expediente en la base de datos
correspondiente.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 36 -
•
Recibir los expedientes que le son entregados por los delegados, verificando
que los mismos correspondan efectivamente a los anotados en el
conocimientos adjunto, o en el listado de control cuando los traslada el Jefe
de la Sección, firmando de recibido.
•
Analizar que los documentos adjuntos correspondan a
consignados en los formularios y que sean los requeridos.
•
Verificar que los datos consignados en cada formulario único de
movimientos de personal se apeguen a las disposiciones legales vigentes.
•
Verificar que los datos contenidos en el formulario único de movimiento de
personal, sean acordes con las acciones solicitadas, haciendo un análisis
con la nómina y que los mismos coincidan con lo que indica cada pantalla
(complementos, historia del empleado y movimientos administrativos); es
decir el archivo personal de cada empleado del Organismo Ejecutivo.
•
Aprobar las acciones de personal contenidos en el formulario único de
personal.
•
Clasificar, elaborar boletas y oficios de rechazo que se envían a las
Instituciones del Organismo Ejecutivo.
•
Emitir la certificación correspondiente a cada nombramiento, y verificar si en
la casilla No. 36 del formulario único de personal presentado coincida con el
libro de control de certificaciones.
•
Asesorar a las delegaciones y dependencias del Organismo Ejecutivo en
materia de acciones de personal ya sea personalmente o por la vía
telefónica.
•
Archivar y clasificar las resoluciones que emite el Departamento de APRA,
en relación a la clasificación de puestos.
•
Llevar el control del archivo de servicio exento.
•
Elaborar el listado de nombramientos, avisos de toma de posesión y de
entrega de puestos, así como de los rechazos que se hayan generado,
trasladándolos a la Secretaria del Departamento, para revisión y firma de la
Jefatura.
•
Archivar los listados de control de los documentos que se trasladan a las
Instituciones del Organismo Ejecutivo.
los
datos
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 37 -
•
Desbloquear el pago en el Sistema de Nómina y Registro de Personal de
los expedientes de los Ministerios e Instituciones, que cumplan con los
requisitos establecidos.
•
Enumerar y consignar la fecha de ingreso correspondiente a cada
expediente.
•
Distribuir a cada técnico los expedientes que reviso para su grabación en la
base de datos correspondiente.
•
Verificar en la nómina web que todos los movimientos de personal estén
correctamente ingresados y aprobados para realizar los pagos a los
servidores que estén pendientes de pago.
•
Informar sobre los hallazgos que se encuentren en la nómina.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Capacitar en materia de acciones de recursos humanos a personal de la
Oficina y otras Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento.
•
Revisar los documentos legales de acciones de personal que ingresan al
Departamento.
•
Cubrir la ventanilla de atención al público, en casos de emergencia.
•
Elaborar estadísticas mensuales del formulario único de movimiento de
personal que ingresaron al Departamento por parte de los delegados
departamentales asignados por la Oficina para realizar trámites de las
acciones de personal.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del
Departamento.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 38 -
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique el Jefe de la Sección.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 39 -
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
A nivel externo con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y
las que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
PROFESIONAL III
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional II en la misma
especialidad y ser colegiado activo.
OPCIÓN B:
Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, dieciocho meses de experiencia profesional en labores
relacionadas con el puesto y ser colegiado activo.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 40 -
PROFESIONAL I
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera y ser colegiado activo.
ASISTENTE PROFESIONAL JEFE
OPCIÓN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al octavo semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente
Profesional en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisión
de personal.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado el octavo semestre de una carrera universitaria afín al
puesto y un año de experiencia en tareas relacionadas con el mismo que
incluya supervisión de personal.
ASISTENTE PROFESIONAL IV
OPCIÓN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente
Profesional III o Jefe Técnico Profesional III, en la especialidad que el puesto
requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas
relacionadas con la especialidad del mismo.
ASISTENTE PROFESIONAL II
OPCIÓN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al quinto semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente
Profesional I o Jefe Técnico Profesional I, en la especialidad que el puesto
requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al quinto semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y dos años de experiencia en tareas
relacionadas con el mismo.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 41 -
JEFE TÉCNICO I
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis
meses de experiencia como Técnico III, en la especialidad que el puesto
requiera, que incluya supervisión de personal.
OPCIÓN B:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando
se requiera, los cursos de capacitación o adiestramiento en el área especifica y
dos años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto, que incluya
supervisión de personal.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 42 -
ENCARGADO DE ENVÍOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
TÉCNICO PROFESIONAL III
CÓDIGO: 4030
HORARIO:
JEFE TÉCNICO I
3060
0 8:00 a 16:00 hrs.
TRABAJADOR ESPECIALIZADO
2020
II
TÍTULO
ENCARGADO DE ENVIOS DE
CÓDIGO DE
0015
FUNCIONAL:
CONTROL DE ACCIONES DE
ESPECIALIDAD:
RECURSOS HUMANOS
NÚMERO DE
TRES ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE ACCIONES DE RR HH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo técnico que consiste en realizar tareas relacionadas con el desglose y
envío del formulario único de movimiento de personal, a las instancias donde
corresponda.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Recibir lo expedientes de personal que han sido analizados y aprobados,
para su respectivo desglose.
•
Desglosar los formularios de los expedientes, separando la copia para
archivo en el Departamento y los originales enviarlos a las Dependencias
donde corresponda.
•
Brindar información sobre diferentes trámites en materia de acciones de
personal que se realizan en la ONSEC.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 43 -
•
Grabar en el sistema las acciones que realiza con los expedientes que le
son trasladados para su envío.
•
Elaborar oficios de envío de copias de formulario único de movimiento de
personal y verificar el listado de expedientes.
•
Entregar oficios de envío a la Jefatura del Departamento para la firma
correspondiente.
•
Archivar copias de oficios y listados de documentos enviados.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Colaborar con el personal del Departamento, cuando sea requerido.
•
Cubrir la ventanilla de la Sección en casos especiales.
•
Elaborar reportes de certificaciones de tiempo de servicio.
•
Trasladar a la -UDAF-, el ingreso monetario percibido por la emisión de
certificaciones de tiempo de servicio.
•
Trasladar a la Dirección de la ONSEC, la documentación para continuar con
el trámite de los expedientes.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 44 -
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique el Jefe de la Sección.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
•
ESFUERZOS
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 45 -
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
A nivel externo con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
TECNICO PROFESIONAL III
OPCIÓN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y seis mese de experiencia como Técnico
Profesional II en la especialidad que el puesto requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y dieciocho meses de experiencia en tareas
relacionadas con el mismo.
JEFE TÉCNICO I
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis
meses de experiencia como Técnico III, en la especialidad que el puesto
requiera, que incluya supervisión de personal.
OPCIÓN B:
Acreditar titulo o diploma de una carrera de educación media y cuando se
requiera, los cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y
dos años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto, que incluya
supervisión de personal.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 46 -
TRABAJADOR ESPECIALIZADO II
OPCIÓN A:
Acreditar quinto grado de educación primaria y seis meses de experiencia como
Trabajador Especializado I, en la especialidad que el puesto requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar quinto grado de educación primaria, diploma de adiestramiento
ocupacional y seis meses de experiencia en tareas relacionadas con el puesto.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 47 -
ENCARGADO DE VENTANILLA
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
TÍTULO
FUNCIONAL:
TÉCNICO I
CÓDIGO:
3010
HORARIO:
0 8:00 a 16:00 hrs.
0015
ENCARGADO DE VENTANILLA
CÓDIGO DE
DE ACCIONES DE RECURSOS
ESPECIALIDAD:
HUMANOS
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE ACCIONES DE RR HH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas relacionadas con la recepción
y trámite del formulario único de movimientos de personal, que son remitidos a
esta Oficina por diferentes Dependencias del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil, así como
proporcionar información a los interesados sobre el trámite de sus expedientes.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Proporcionar información a los interesados sobre el grado de avance de su
trámite, ya sea personalmente o por la vía telefónica.
•
Recibir paquetes de nombramientos, avisos de entrega, toma de posesión y
otros documentos remitidos por las Dependencias del Organismo Ejecutivo.
•
Numerar y sellar de recibidos los originales y copias del formulario.
•
Recibir los documentos rechazados, ingresarlos nuevamente al sistema
grabando las acciones de personal correspondientes.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 48 -
•
Clasificar los formularios recibidos, según la acción de personal que
corresponda.
•
Elaborar el listado diario de expedientes recibidos, señalando la cantidad,
número de cada uno y tipo de acción que se tramita.
•
Trasladar los expedientes al Jefe de la Sección para su distribución y
análisis.
•
Atender solicitud de fotocopias de avisos de entrega y toma de posesión que
solicitan los Analistas de la Sección.
•
Archivar le listado de control de formularios y oficios recibidos.
•
Entregar cuadros de movimiento de movimiento de personal a las
Instituciones del Organismo Ejecutivo.
•
Verificar el proceso que llevan los cuadros de control de movimientos de
personal y orientar la localización de los mismos.
•
Informar al interesado si formulario único de movimientos de personal fue
rechazado.
•
Entregar formularios para reintegros y certificaciones de tiempo de servicio.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Cubrir a la secretaría de la Jefatura, cuando sea necesario.
•
Atender a los interesados que solicitan información relacionada a las
certificaciones de tiempo de servicio.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 49 -
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique el Jefe de la Sección.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados
en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las
metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 50 -
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
A nivel externo con personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo e
Instituciones Descentralizadas y público en general.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando
sea necesario cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que
orientan el desarrollo de sus funciones.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 51 -
ENCARGADO DE ARCHIVO DE CUADROS DE MOVIMIENTO
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
No. PÁGINAS
4
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL TÉCNICO III
CÓDIGO: 5030
HORARIO:
DEL PUESTO:
0 8:00 a 16:00 hrs.
TÍTULO
ENCARGADO DE ARCHIVO DE
CÓDIGO DE
0007
FUNCIONAL:
CUADROS DE MOVIMIENTO
ESPECIALIDAD:
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: NOVIEMBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE CONTROL DE ACCIONES DE RR HH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas de recepción, registro,
clasificación, distribución, localización, archivo y custodia de expedientes y
documentos oficiales emitidos por movimientos de personal, atendiendo las
normas legales vigentes.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Recibir copias del formulario único de movimiento de personal, firmando el
listado adjunto como constancia de la recepción.
•
Archivar copias del formulario único de movimientos de personal por orden
numérico.
•
Proporcionar copias de cuadros de movimiento de personal, cuando son
requeridas por la Contraloría General de Cuentas, la Unidad de Auditoría
Interna y otros Departamentos de la Oficina, así como los interesados en
general.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 52 -
•
b)
Archivar los listados recibidos de certificaciones de tiempo de servicio y
formularios de movimiento de personal.
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Atender eventualmente la ventanilla de Control de Acciones de Recursos
Humanos
•
Fotocopiar documentos del archivo requeridos por el Jefe y/o Subjefe del
Departamento y el Jefe de la Sección de Control de Acciones de Recursos
Humanos
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 53 -
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de revisión y registro de documentos del
Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 54 -
•
A nivel externo con personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo e
Instituciones Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil, Ley
de Clases Pasivas y sus Reglamentos y público en general.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis
meses de experiencia como Técnico II en la especialidad que el puesto
requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar título o diploma del nivel de educación media y cuando sea necesario
acreditar cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y un
año de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que
orientan el desarrollo de sus funciones.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 55 -
JEFE DE LA SECCIÓN DE REGISTRO Y ARCHIVO DE RECURSOS HUMANOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
TÍTULO
FUNCIONAL:
ASESOR PROFESIONAL
CÓDIGO: 9820
HORARIO:
ESPECIALIZADO II
0 8:00 a 16:00 hrs.
JEFE DE LA SECCIÓN DE
CÓDIGO DE
0015
REGISTROS Y ARCHIVO DE
ESPECIALIDAD:
RECURSOS HUMANOS
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
DE RECURSOS HUMANOS
JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO
SUB-ALTERNOS: EL PERSONAL DE LA SECCIÓN
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir coordinar y
supervisar las labores que realiza el personal que esta a su cargo, así como la
investigación que realizan los Técnicos Investigadores de las certificaciones de
tiempo de servicio y cuadros de movimiento de personal.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Planificar, organizar y dirigir las actividades que efectúa el personal de la
Sección.
•
Recibir diariamente las solicitudes que ingresan a través de la ventanilla de
certificaciones de tiempo de servicio, así como las que traslada a Ventanilla.
•
Recibir directamente los requerimientos de verificación de acciones de
personal del Departamento de Previsión Civil y otros Departamento y/o
Unidades de la Oficina.
•
Recibir las solicitudes de reintegro monetario para su verificación que
ingresan por medio de ventanilla.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 56 -
•
Recibir las solicitudes que ya fueron emitidas para su confrontación.
•
Asignar diariamente las solicitudes ingresadas a los técnicos investigadores.
•
Orientar al personal de la Sección en lo relativo a las investigaciones de
tiempo de servicio.
•
Atender y resolver consultas que formule el personal que tiene bajo su
responsabilidad.
•
Resolver las consultas que se puedan dar en ventanilla de recepción.
•
Recibir las certificaciones de tiempo de servicio impresas por técnicos
investigadores.
•
Distribuir las certificaciones de tiempo de servicio impresas a los técnicos
confrontadores para su verificación.
•
Recibir de los técnicos confrontadores las certificaciones de tiempo de
servicio para su revisión final y aprobación firmando en el espacio que
corresponde.
•
Rechazar aquellas certificaciones que a su criterio y con la aprobación de
los técnicos tiene que ser corregidas.
•
Trasladar a la Secretaria del Departamento, las certificaciones ya firmadas
para visto bueno de la Jefatura, anotando las mismas en el libro de control.
•
Resolver con los técnicos confrontadores, los requerimientos de documentos
y certificaciones que solicita el Departamento de Previsión Civil.
•
Realizar certificaciones con numeración especial, cuando el caso lo amerite,
derivado de los requerimientos que formula el Departamento de Previsión
Civil.
•
Trasladar a la Jefatura del Departamento, las providencias u otros
documentos que dan respuesta a lo requerido por el Departamento de
Previsión Civil u otro Departamento y/o Unidad de la Oficina.
•
Resguardar en forma segura las certificaciones de tiempo de servicio.
•
Mantener comunicación constante con la Jefatura y Subjefatura del
Departamento y personal de ventanilla, para coordinar las acciones que se
estimen necesarias.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 57 -
•
b)
Controlar el acceso a la Sección a su cargo, así como verificar que todo esté
en orden al cerrar la misma al finalizar la jornada de trabajo.
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Trasladar los expedientes e información requerida por el Departamento de
Previsión Civil u otros Departamentos y/o Unidades de la Oficina.
•
Revisar y en caso necesario rectificar la información requerida por el
Departamento de Previsión Civil y otros Departamento y/o Unidades de la
Oficina.
•
Realizar el informe mensual de actividades de la Sección a su cargo.
•
Realizar el informe estadístico mensual de las certificaciones de tiempo de
servicio.
•
Proponer modificaciones al procedimiento de emisión de certificaciones de
tiempo de servicio, con el objetivo de agilizar la prestación del servicio.
•
Atender al personal de la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio
de Finanzas Públicas, que viene a efectuar anotaciones a las tarjetas de
control de sueldos.
•
Asistir a reuniones de trabajo que convoca la Jefatura y/o Subjefatura del
Departamento.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del
Departamento.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en la Sección de Registros y Archivos de Recursos
Humanos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de
Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto ejerce supervisión sobre el personal que integra la Sección de
Registros y Archivo de Recursos Humanos.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 58 -
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
•
ESFUERZOS
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 59 -
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
A nivel externo con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y
las que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al
puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado I y
ser colegiado activo.
OPCIÓN B:
Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera. Cinco años de experiencia en labores afines al mismo y ser
colegiado activo.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 60 -
ENCARGADO DE VENTANILLA DE TIEMPO DE SERVICIO
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL TÉCNICO EN INFORMÁTICA I
CÓDIGO: 4110
HORARIO:
DEL PUESTO:
08:00 a 16:00 hrs.
TÍTULO
ENCARGADO DE VENTANILLA
CÓDIGO DE
0007
FUNCIONAL:
DE TIEMPO DE SERVICIO
ESPECIALIDAD:
NÚMERO DE
UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE REGISTROS Y ARCHIVO DE RRHH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo de oficina que consiste en realizar tareas relacionadas con la recepción
de solicitudes y entrega de certificaciones de tiempo de servicio que son
requeridos por los trabajadores, ex trabajadores del Estado, o sus beneficiarios,
para gestionar las pensiones o beneficios a los que tienen derecho conforme la
Ley.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Entregar al interesado el formulario de solicitud de certificación de tiempo de
servicio e indicar los documentos que debe adjuntar para obtenerla.
•
Recibir de los interesados los formularios de solicitud de certificación de
tiempo de servicio.
•
Revisar y verificar que los datos consignados en el formulario único de
movimientos de personal estén correctos y completos.
•
Llenar boleta por emisión de la certificación de tiempo de servicio.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 61 -
•
Realizar el cobro por costo de reproducción de las certificaciones de tiempo
de servicio emitidas en el Departamento.
•
Sellar y enumerar las solicitudes de certificación de tiempo de servicio
recibidas durante el día.
•
Ingresar la información consignada en el formulario único de movimientos de
personal a la base de datos.
•
Elaborar diariamente los reportes de solicitudes ingresadas, entregadas y
asignadas.
•
Presentar diariamente al Jefe del Departamento los reportes emitidos, así
como el “Informe Diario de Ingresos”, para su conocimiento y visto bueno.
•
Entregar los ingresos monetarios percibidos a la UDAF (Unidad de
Administración Financiera) junto al talonario de recibos e “Informe Diario de
Ingresos” para su revisión y visto bueno.
•
Entregar las solicitudes a la Jefatura de la Sección de Registros y Archivo de
Recursos Humanos para su trámite.
•
Atender por teléfono la vía telefónica y personalmente las consultas
relacionadas con el trámite de certificaciones de tiempo de servicio.
•
Recibir las certificaciones de tiempo de servicio ya firmadas para su archivo
temporal en orden numérico.
•
Entregar las certificaciones de tiempo de servicio a los interesado
verificando que anoten en el formulario de solicitud su nombre, número de
cédula y firma como constancia de recibido.
•
Grabar en el sistema la entrega de certificaciones de tiempo de servicio.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Elaborar reportes e informes mensuales de las actividades realizadas que le
son solicitados por el Jefe de la Sección para trasladarlos a Jefatura del
Departamento.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 62 -
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en el Departamento de Registros y Verificación de Acciones
de Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique el Jefe de la Sección.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 63 -
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido
a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee,
así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus
funciones.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
•
A nivel externo con el personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo
e Instituciones Descentralizadas y público en general.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis
meses de experiencia como Jefe Técnico I en la especialidad que el puesto
requiera, que incluya supervisión de personal.
OPCIÓN B:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando
se requiera, los cursos de capacitación o adiestramiento en el área específica y
tres años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto, que incluya
supervisión de personal.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 64 -
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que
orientan el desarrollo de sus funciones.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 65 -
TÉCNICO COMFRONTADOR
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
PROFESIONAL II
TÉCNICO PROFESIONAL EN
INFORMÁTICA IV
TÉCNICO CONFRONTADOR
CÓDIGO:
5020
4220
HORARIO:
08:00 a 16:00 hrs.
TÍTULO
CÓDIGO DE
0007
FUNCIONAL:
ESPECIALIDAD:
NÚMERO DE
DOS ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010
PLAZAS:
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE REGISTROS Y ARCHIVOS DE RRHH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo técnico que consiste en realizar actividades de estudio, revisión y
verificación de la información consignada en las certificaciones de tiempo de
servicio de los servidores y ex servidores del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del
Estado, a efecto de que la misma corresponda a la registrada en las tarjetas de
control de sueldos.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Recibir directamente del Jefe de Sección, las certificaciones investigadas
para su revisión.
•
Resguardar debidamente las certificaciones recibidas.
•
Revisar los datos de identificación del servidor.
•
Confrontar fotocopias de certificación enviadas por el Departamento de
Previsión Civil.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 66 -
•
Confrontar y verificar que los datos consignados en las certificaciones de
tiempo de servicio, efectivamente correspondan a los registrados en las
tarjetas de control de sueldos.
•
Realizar consultas manuales en los tarjetones de control de pagos.
•
Crear y asignar en el sistema nuevos códigos de puestos.
•
Dar mantenimiento a la base de datos creada para reintegros de personal.
•
Rechazar o aprobar las certificaciones, según sea el tipo de acción
registrada.
•
Explicar y solicitar que se realicen las correcciones o enmiendas que
correspondan, como resultado de la revisión de datos.
•
Firmar las certificaciones de tiempo de servicio que ya han sido revisadas y
aprobadas en el espacio diseñado para el efecto (“confrontado por”).
•
Trasladar al Jefe de la Sección, las certificaciones de tiempo de servicio ya
confrontadas y firmadas.
•
Resolver dudas que planteen los técnicos investigadores.
•
Resolver requerimientos del Departamento de Previsión Civil.
•
Extender certificaciones de tiempo de servicio con numeración especial,
cuando el caso lo amerite, resultado de los requerimientos que hace el
Departamento de Previsión Civil.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Resolver expedientes enviados por el Departamento de Previsión Civil.
•
Ratificar certificaciones de tiempo de servicio.
•
Investigar los datos registrados en el tarjetón de tiempo de servicio cuando
son requeridos por otras Instituciones.
•
Dividir en grupos las certificaciones a confrontar por los técnicos
investigadores.
•
Elaborar reintegros monetarios o compensaciones económicas
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 67 -
•
Confrontar fotocopias de certificaciones de tiempo de servicio anteriores al
año 2,000.
•
Revisar expedientes en casos especiales que solicita el Departamento de
Previsión Civil.
•
Verificar la identificación de las personas registradas en el tarjetón de tiempo
de servicio solicitadas por el Departamento de Previsión Civil o por otras
instituciones del Organismo Ejecutivo.
•
Recibir en ausencia del Jefe de la Sección de Registros y Archivo de
Recursos Humanos las solicitudes de certificaciones de tiempo de servicio y
asignarlas a los técnicos investigadores.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en la Sección de Registros y Archivos de Recursos
Humanos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de
Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique el Jefe de la Sección y por el manejo de
información y documentos confidenciales.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 68 -
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 69 -
•
A nivel externo con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y
las que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
PROFESIONAL II
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional
que el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional I en la
misma especialidad y ser colegiado activo.
OPCIÓN B:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que
el puesto requiera, un año de experiencia profesional en labores relacionadas
con el puesto y ser colegiado activo.
TÉCNICO PROFESIONAL EN INFORMÁTICA IV
OPCIÓN A:
Acreditar seis meses de experiencia como Técnico Profesional en Informática
III y haber aprobado los cursos equivalentes al quinto semestre de una carrera
universitaria en el campo de la informática.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al quinto semestre de una
carrera universitaria en el campo de la informática y dos años de experiencia en
labores de programación y análisis de sistemas.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 70 -
TÉCNICO INVESTIGADOR
INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN
TÍTULO OFICIAL
DEL PUESTO:
1 PROFESIONAL I
CÓDIGO: 5010
HORARIO:
1 TÉCNICO PROFESIONAL EN
4230
08:00 a 16:00 hrs.
INFORMÁTICA III
1 TÉCNICO PROFESIONAL EN
4220
INFORMÁTICA II
9740
3 ASISTENTE PROFESIONAL IV
3030
1 TÉCNICO III
3060
1 JEFE TÉCNICO I
TÍTULO
TÉCNICO INVESTIGADOR DE
CÓDIGO DE
0007
FUNCIONAL:
REGISTROS Y ARCHIVO DE
ESPECIALIDAD:
RECURSOS HUMANOS
NÚMERO DE
OCHO ESPECIALIDAD:
FECHA: NOVIEMBRE 2010
PLAZAS:
ADMINISTRACIÓN
JEFE INMEDIATO: JEFE DE LA SECCIÓN DE REGISTROS Y ARCHIVOS DE RRHH
SUB-ALTERNOS: NINGUNO
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y VERIFICACIÓN DE
ACCIONES DE RECURSOS HUMANOS
II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO
Trabajo técnico que consiste en la realización de actividades de estudio,
revisión, investigación y elaboración de documentos tendientes a establecer el
tiempo de servicio de los servidores y ex servidores del Organismo Ejecutivo y
Entidades Descentralizadas, con el propósito de emitir las certificaciones de
tiempo de servicio solicitadas para efectos de trámite de pensiones que otorga
el Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado y otros relacionados con los
diferentes beneficios que como trabajadores del Estado les corresponde.
III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO
a)
PERMANENTES
•
Recibir las solicitudes de certificación de tiempo de servicio.
•
Revisar que los datos consignados en las solicitudes recibidas coincidan con
lo que está grabado en las tarjetas de control de pagos.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 71 -
•
Organizar las solicitudes de tiempo de servicio solicitadas por los Ministerio
y Dependencia previamente a su investigación.
•
Identificar dentro del sistema los datos de identificación del solicitante.
•
Rastrear por medio del sistema los tarjetones para relacionar y verificar la
información.
•
Interpretar y digitalizar los datos del solicitante.
•
Buscar los datos faltantes en índice o biblioteca virtual.
•
Investigar tiempo de servicio solicitado por los Ministerios y Dependencias.
•
Anotar en la “plantilla de investigación de datos”, los servicios solicitados,
con las observaciones que ameriten.
•
Emitir certificaciones de tiempo de servicio.
•
Trasladar las certificaciones impresas y firmadas, al Jefe de la Sección para
su posterior trasladado a la Jefatura del Departamento, con su respectivo
listado.
•
Buscar físicamente en tomos o tarjetones de control de pago, el tiempo de
servicio, en caso de no encontrarse en el sistema o que sean catedráticos.
•
Corregir y elaborar ecuaciones matemáticas para realizar los cálculos del
tiempo de servicio.
b)
PERIÓDICAS O EVENTUALES
•
Atender las solicitudes de reintegro, que en su oportunidad fue requerido por
medio de certificaciones de tiempo de servicio extendidas por la Dirección
de Contabilidad del Estado o por ésta Oficina.
•
Solicitar información adicional al interesado por medio de la Jefatura y el
encargado de ventanilla de tiempo de servicio.
•
Corregir en la base de datos, las certificaciones con errores.
•
Realizar consultas al Jefe de la Sección cuando se presenten casos
ambiguos.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 72 -
•
Revisar y confrontar certificaciones de tiempo de servicio, haciendo énfasis
en el período de vacaciones del interesado.
•
Atender autorizaciones de pago de tiempo de servicio, efectuadas por el
Ministerio de Finanzas Públicas.
•
Atender a los interesados de las certificaciones de tiempo de servicio, ya sea
personalmente o por la vía telefónica.
•
Solicitar la verificación de puestos y pagos de salario al técnico confrontador.
•
Resolver solicitudes relacionadas con expedientes que se tramitan en el
Departamento de Previsión Civil.
•
Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe de la Sección.
IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES
a)
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
El puesto se ubica en la Sección de Registros y Archivos de Recursos
Humanos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de
Recursos Humanos, Oficinas Centrales de ONSEC.
b)
SUPERVISIÓN
El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto.
c)
RESPONSABILIDAD
•
ATRIBUCIONES
Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el
puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento y por el manejo de
información y documentos confidenciales.
•
BIENES Y EQUIPO DE OFICINA
Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para
realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad
registrada en el inventario de la Oficina.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 73 -
V. CONDICIONES DE TRABAJO
a)
LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento.
b)
JORNADA DE TRABAJO
La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.
c)
RIESGOS
Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de
sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos
planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con
ello las metas planteadas a nivel institucional.
d)
CONSECUENCIAS
Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos
y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de
credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia.
e)
ESFUERZOS
•
ESFUERZO MENTAL
El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige
concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para
aplicarlos en el proceso de emisión, revisión y análisis de documentos que
se emiten en el Departamento.
•
ESFUERZO FÍSICO
Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo
permanece sentado.
f)
RELACIONES DE TRABAJO
•
A nivel interno con el personal que del Departamento.
•
Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina
Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 74 -
•
A nivel externo con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades
Descentralizadas que se rigen por la Ley de Servicio Civil y su Reglamento y
las que contribuyen al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado.
VI. ESPECIFICACIONES
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
PROFESIONAL I
OPCIÓN A:
Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional
que el puesto requiera y ser colegiado activo.
TÉCNICO PROFESIONAL EN INFORMÁTICA III
OPCIÓN A:
Acreditar seis meses de experiencia como Técnico Profesional en Informática II
y haber aprobado los cursos equivalentes al cuarto semestre de una carrera
universitaria en el campo de la informática.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al cuarto semestre de una
carrera universitaria en el campo de la informática y dos años de experiencia en
labores de programación que incluya análisis de sistemas.
TÉCNICO PROFESIONAL EN INFORMÁTICA II
OPCIÓN A:
Acreditar seis meses de experiencia como Técnico Profesional en Informática I
y haber aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una carrera
universitaria en el campo de la informática.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al tercer semestre de una
carrera universitaria en el campo de la informática y un año de experiencia en
labores de programación.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 75 -
ASISTENTE PROFESIONAL IV
OPCIÓN A:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y seis meses de experiencia como Asistente
Profesional III o Jefe Técnico Profesional III, en la especialidad que el puesto
requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al séptimo semestre de una
carrera universitaria afín al puesto y un año de experiencia en tareas
relacionadas con la especialidad del mismo.
JEFE TÉCNICO I
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis
meses de experiencia como Técnico III, en la especialidad que el puesto
requiera, que incluya supervisión de personal.
OPCIÓN B:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando
se requiera, los cursos de capacitación o adiestramiento en al área específica y
dos años de experiencia en tareas relacionadas con el puesto, que incluya
supervisión de personal.
TÉCNICO III
OPCIÓN A:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y seis
meses de experiencia como Técnico II, en la especialidad que el puesto
requiera.
OPCIÓN B:
Acreditar título o diploma de una carrera del nivel de educación media y cuando
sea necesario acreditar cursos de capacitación o adiestramiento en el área
específica y un año de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad
del puesto.
VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO
Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza
internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales
se especifican en el anexo No. 1 de este manual.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 76 -
ANEXO No 1
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 77 -
Disposiciones Legales e
Instrumentos Utilizados
•
Constitución Política de la República de Guatemala
•
Digesto de la Administración de Personal del Sector Público
•
Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros)
•
Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su reglamento
•
Ley de Servicio Civil y su reglamento
•
Manual de Especificaciones de Clases de Puestos del Organismo Ejecutivo,
modificado según Resolución D-97-89 de 1997
•
Decreto número 1485, Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio
Nacional
•
Manual de Bases Técnicas, listado de Especificaciones Docentes
•
Escala de Salarios
•
Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la
República, Acuerdos de Dirección, etc.)
•
Manuales de Organización del Departamento
•
Manuales de Procedimientos del Departamento
•
Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo entre ONSEC y SONSEC
•
Políticas y Procedimientos sobre Administración de Recursos Humanos
•
Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala
•
Historial legal de la Oficina
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 78 -
ANEXO No 2
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 79 -
DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE PUESTOS
A través del análisis del puesto se logra identificar la importancia relativa de
cada puesto dentro de la institución y las características físicas, psicológicas y
cognoscitivas que debe poseer la persona que lo ocupe, permitiendo, al mismo
tiempo, que el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades.
La descripción técnica de puestos proporciona beneficios tales como:
•
Facilidad para la administración del recurso humano
•
Mayor objetividad en la evaluación del desempeño
•
Asignación de puestos de trabajo atendiendo el marco legal aplicable
•
La administración de recursos humanos conoce su ubicación física, las
funciones que cumple y el perfil que debe llenar la persona que lo ocupe
Sin embargo, cabe aclarar que las descripciones de puestos son enunciativas y
no limitativas de las funciones que cada miembro de la institución debe
desempeñar; siendo necesario comprender que las actividades indicadas para
cada puesto son las mismas responsabilidades que debe cumplir.
En esta técnica organizacional es importante la constante actualización de las
descripciones de puestos, para facilitar la inducción y entrenamiento del
personal de nuevo ingreso.
La descripción de puestos está dividida en varias partes y
pueden mencionar las siguientes:
•
•
•
•
•
•
entre ellas se
Información general
Descripción general
Descripción específica o analítica
Condiciones organizacionales:
 Ubicación administrativa
 Tipo de responsabilidad (atribuciones y bienes)
Condiciones físicas necesarias para la realización del trabajo
Especificación del puesto (educación y experiencia requerida)
En lo que se refiere a los requisitos mínimos para optar a los diferentes puestos,
fueron establecidos por esta Oficina en la Resolución número D-97-89 del 16 de
enero de 1997, la cual constituye una modificación a lo establecido en el Plan
de Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Ejecutivo.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 80 -
Para realizar la actualización de la descripción de puestos contenidos en este
manual, se utilizó la información contenida en el Manual de Organización y
Puestos del Departamento de Registros y Verificación de Acciones de Recursos
Humanos, elaborado en octubre de 2005, así como la obtenida por medio del
cuestionario para la actualización del manual de organización, proporcionado a
cada uno de los empleados que actualmente desempeñan los puestos
correspondientes
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 81 -
ANEXO No 3
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 82 -
GLOSARIO DE SIGLAS
•
IGSS
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
•
ONSEC
Oficina Nacional de Servicio Civil.
•
POA
Plan Operativo anual.
•
SONSEC
Sindicato de Trabajadores de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 83 -
ANEXO No 4
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 84 -
GLOSARIO DE TERMINOS
•
ACCIÓN O MOVIMIENTO DE PERSONAL
Acto oficial que se relaciona con el historial laboral de un servidor dentro de
la Administración Pública, que se comprende entre otras acciones,
nombramientos, ascensos, traslados, permutas, suspensiones del IGSS o
disciplinarias, destituciones, licencias con o sin goce de salario etc.
•
ASCENSO
Acto por el cual un servidor público es designado para desempeñar un
puesto de grado o clase superior, con la aprobación de la Oficina Nacional
de Servicio Civil.
•
AUTORIDAD NOMINADORA
Funcionario público con la facultad legal para ejecutar las acciones de
personal.
•
AVISO DE ENTREGA
Documento por medio del cual se informa a las oficinas autorizadoras de
salarios, de la interrupción laboral de un servidor en el desempeño de un
puesto, sea esta en forma temporal o definitiva, como consecuencia genera
una suspensión del pago de salarios.
•
AVISO DE TOMA DE POSESION
Documento por medio del cual se informa a las oficinas autorizadoras de
salarios sobre las diferentes altas que se producen en la Administración
Pública, como producto de las acciones de personal.
•
CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO
Documento de carácter legal en el cual consta el periodo laborado por un
servidor público, así como los puestos desempeñados, salarios devengados
y contribución al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, que puede
ser extendida por la Contraloría General de Cuentas, Dirección de
Contabilidad del Estado y la Oficina Nacional de Servicio Civil.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 85 -
•
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Es una descripción escrita que contiene las tareas, deberes,
responsabilidades y especificaciones de un puesto de trabajo, esta
herramienta administrativa es utilizada como un medio para seleccionar y
orientar a los empleados en la realización de sus actividades.
•
DIGESTO
Documento que contiene una serie de leyes y disposiciones que regulan la
administración de recursos humanos en al Administración Pública.
•
ESCALA DE SALARIOS
Instrumento que contiene la asignación salarial de las clases de puestos
comprendidas en el plan de clasificación de puestos, así como los salarios
iníciales y otras asignaciones de todos los puestos con cargo a los
renglones presupuestarios 011 “Personal Permanente”, 021 “Personal
Supernumerario” y 022 “Personal por Contrato”, del Organismo Ejecutivo
que regularán durante un periodo determinado.
•
FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE PERSONA
Documento mediante el cual se registran y tramitan las acciones de personal
que se realizan en el Organismo Ejecutivo.
•
INTERINATO
Acción de desempeñar un puesto en forma temporal en la Administración
Pública con el objeto de sustituir a un empleado regular que, por motivo de
enfermedad, licencia u otra causa, sea objeto se suspensión temporal de su
relación laboral.
•
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Documento que contiene información detallada referente a los antecedentes,
legislación, funciones, estructura y atribuciones tanto de la organización
global como de sus unidades administrativas y puesto que la conforman.
Asimismo se contempla lo relativo a niveles jerárquicos, grados de autoridad
y responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación y los
organigramas de la Institución y del Departamento y/o Unidad administrativa.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 86 -
•
NOMBRAMEINTO
Acto Administrativo de concesión de status de empleado o servidor público a
una persona natural, por medio de un Acuerdo o Nombramiento expedido
por una Autoridad Nominadora; es decir, la acción a través de la cual se
formaliza el inicio o cambio de una relación laboral entre un trabajador y el
patrono que es el Estado.
•
NOMINA DE SALARIOS
Documento que registra los salarios que devengan mensualmente los
servidores públicos, por dependencia administrativa.
•
PERMUTA
Es el cambio voluntario entre dos servidores públicos que desempeñan
puestos de igual clase, especialidad e igual salario, en la misma o distinta
Unidad Administrativa, en igual o diferente localización geográfica.
•
PLANTILLA
Forma RV-600 utilizada para la investigación de datos de tiempo de servicio.
•
PUESTO
Conjunto de deberes y responsabilidades asignados por la Autoridad
competente, que requieren el empleo de una persona durante una jornada
completa o parcial de trabajo. Tales deberes existen independientemente de
que el puesto este ocupado o no y de ahí que existen puestos vacantes.
•
REINGRESO
Acción de personal mediante la cual una personal vuelve a prestar sus
servicios con el Estado, después de haber interrumpido su relación laboral.
•
SERVICIO EXENTO
Comprende puestos cuyas funciones son consideradas de confianza y que
son de libre nombramiento y remoción. No esta sujeto a las disposiciones
contenidas en la Ley de Servicio Civil.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
- 87 -
•
SERVIDOR PÚBLICO
Es la persona individual que ocupa un puesto al servicio del Estado en la
Entidades o Dependencias del Organismo Ejecutivo que se rigen por la Ley
de Servicio Civil y su Reglamento en virtud de nombramiento o contrato
expedidos de conformidad con las disposiciones legales por el cual queda
obligada a prestar sus servicios o ejecutar una obra continuada del
representante de la Dependencia, Entidad o Institución donde presta sus
servicios y bajo la subordinación inmediata del Funcionario o su
representante.
•
SINASIP
Sistema Nacional de Información de Servidores Públicos.
•
SUSPENSIÓN
Separación temporal de un servidor en el puesto que desempeña, con o sin
goce de salario, ya sea como medida disciplinaria o por causa justificada.
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TRASLADO
Es la acción de personal por medio de la cual un servidor público pasa a
ocupar un puesto de igual clase o categoría, en la misma o distinta Unidad
Administrativa, en igual o diferente localización geográfica. El traslado puede
ser solicitado por el interesado o bien acordado por la Autoridad Nominadora
correspondiente.
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TOMA DE POSESIÓN
Acto formal, personal e indelegable, por medio del cual una persona asume
el puesto para el que ha sido nombrada por la Autoridad Nominadora
correspondiente. Dicho acto requiere que se facciones y suscriba el acta de
rigor, la cual formaliza el inicio de la relación laboral con el Estado,
otorgándole a la persona nombrada la autoridad, derechos, obligaciones y
responsabilidades inherentes al puesto.
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TOMA DE POSESIÓN A RESERVA DE NOMBRAMIENTO
Acción mediante la cual la autoridad nominadora autoriza la toma de
posesión de una persona en un puesto determinado, a reserva de la emisión
del nombramiento u aprobación de contrato, siempre que la clase del puesto
se encuentre dentro de las indicaciones de la ley.
Elaborado por Sección de Planificación y Proyectos, Departamento de Desarrollo Institucional
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Manual de Organización Departamento de Registros y Verificación