DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE LA SOCIEDAD TEC LOGÍSTICA SAS En la ciudad de Bogotá D.C., a los18 días del mes de Septiembre de dos mil doce (2012), PAULO ADOLFO CASTAÑEDA GÓMEZ, mayor de edad, de nacionalidad Colombiano, de estado civil casado, con sociedad conyugal vigente, identificado con la cédula de ciudadanía número 79 601 642 de Bogotá D.C., domiciliado y residente en la ciudad de Bogotá D.C, en la Calle 6 N° 6-58, manifestó su voluntad de crear a través del presente documento una Sociedad por Acciones Simplificada, la cual se regirá por los siguientes estatutos: ART. 1: La sociedad se denominará TEC LOGÍSTICA SAS, y corresponde a una Sociedad por Acciones Simplificada, regida por las disposiciones contenidas en la ley 1258 de 2008. ART. 2: DOMICILIO Y SEDE: El domicilio de la sociedad se fija en la ciudad de Bogotá D.C República de Colombia, y su sede está ubicada en la Calle 6 N° 6-58 de la misma ciudad; pero podrá crear sucursales, agencias o dependencias en otros lugares del país o del exterior. ART. 3: DURACIÓN: El término de duración de la sociedad es indefinido. ART. 4: OBJETO SOCIAL: LA SOCIEDAD PRESTARÁ DE MANERA PRINCIPAL EL DESARROLLO DE OUTSOURCING LOGÍSTICO, SIN EMBARGO PODRÁ EFECTUAR CUALQUIER ACTO LÍCITO DE COMERCIO. En aplicación del objeto social, podrá realizar a nombre propio o por cuenta de terceros, toda clase de operaciones comerciales sobre bienes muebles e inmuebles, como compra y venta, la prestación de cualquier servicio, la importación y exportación de cualquier bien o servicio, constituir cualquier gravamen o fideicomiso, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas de carácter privado o público, efectuar operaciones bancarias y de seguros, dar o recibir garantías, girar, endosar , adquirir o negocia títulos valores. Realizar uniones temporales o consorcios y contratos de riesgo compartido con otras personas tanto naturales, como jurídicas y en general, realizar cualquier acto lícito de comercio. PARAGRAFO: Estas actividades podrán ser ejecutadas de manera directa por la sociedad, a través de sus socios o mediante la designación de profesionales asociados o consultores vinculados de manera expresa para tal fin. ART. 5: ACTIVIDADES DE LA SOCIEDAD: En cumplimiento de su objeto la sociedad podrá realizar todas aquellas actividades licitas relacionadas con el mismo, tales como: a) Celebrar toda clase de actas o contratos con entidades públicas o privadas, que tengan domicilio en el territorio nacional a en el exterior b) Recibir o dar en hipoteca o prenda los bienes muebles o inmuebles de la sociedad como garantía de las operaciones que celebre c) Abrir cuentas corrientes, de ahorro, girar contra ellas, cancelar, negociar todo tipo de títulos valores, otorgados, endosados, pagarlos y en general realizar toda clase de actos, operaciones comerciales y financieras d) Dar y tomar dinero en mutuo, con los intereses, términos, modalidades, condiciones y garantías permitidas par la ley e)Adquirir toda clase de activos fijos que sean necesarios o útiles para el desarrollo de su objeto social, sean ellos, bienes muebles o inmuebles, incluidos los tangibles e intangibles, corporales o incorporales f) Recurrir a la asociación, fusión, absorción o participación con terceros en toda clase de asociaciones, uniones temporales, consorcios, contratos y sociedades comerciales y estatales, con el propósito de desarrollar total o parcialmente objetos iguales, afines, similares o complementarios al suyo. ART. 6: CAPITAL AUTORIZADO: El capital autorizado de la sociedad es de TREINTA MILLÓNES DE PESOS M/CTE ($30.000.000.oo), dividido en CIEN (100) acciones nominativas por valor de TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($300.000.oo) cada una. ART. 7: REPRESENTACIÓN LEGAL: Todas las funciones de administración y representación legal estarán a cargo del representante legal, PAULO ADOLFO CASTAÑEDA GÓMEZ, identificado con la cédula de ciudadanía número 79.601.642 de Bogotá D.C. INSCRIPCIÓN EN LA DIAN MISIÓN TEC Brindar servicios especializados de transporte terrestre de carga, a nivel urbano y nacional con eficiencia y excelente servicio, apoyados en nuestro equipo humano altamente capacitado, tecnologías de la información y la comunicación, una flotilla de vehículos de última generación, siendo amigables con el medio ambiente, y buscando la satisfacción total de nuestros clientes, logrando así la perdurabilidad del negocio. VISIÓN TEC Hacia el año 2016 convertirnos en una compañía confiable, que sea referencia en el transporte terrestre de carga a nivel urbano y nacional, efectiva y eficiente, con altos estándares de calidad y servicio al cliente, buscando el mejoramiento continuo en nuestros procesos, aplicando las nuevas tecnologías en comunicación y gestión integral, satisfaciendo plenamente las expectativas de nuestros clientes. POLÍTICA DE CALIDAD TEC En cumplimiento de nuestra misión, visión, principios y valores, nuestra organización buscará como principio rector la satisfacción total de nuestros clientes, aplicando el criterio de mejoramiento continuo y basados en un sistema de gestión integral, con el permanente aumento de competencias en su equipo de talento humano, la política del buen trato, la comunicación asertiva; logrando así la eficiencia y efectividad, el bienestar de nuestros clientes, empleados y socios, impactando responsable y positivamente nuestro entorno social colombiano. PRINCIPIOS TEC Actitud de servicio enfocada en el cliente Responsabilidad social y ambiental Mejoramiento continuo Comunicación efectiva Actitud y compromiso hacia la calidad VALORES TEC Honestidad Buen trato Disciplina Sentido de pertenencia OBJETIVOS TEC Lograr el liderazgo en el trasporte especializado de carga terrestre Incrementar el cubrimiento del territorio nacional Fidelizar a los clientes gracias a nuestro buen servicio Ser eficaces en la entrega de la carga Satisfacción total de nuestros clientes Perdurabilidad y Solidez de la organización Lograr un ambiente laboral sano y seguro Ser responsables en el modelo de gestión Social y Ambiental Impactar positivamente nuestro entorno DEPARTAMENTOS TEC JUNTA DIRECTIVA: Encargada de asumir las decisiones de direccionamiento estratégico de la organización. GERENCIA: Transmite las decisiones de la junta directiva a la organización, verifica el cumplimiento de objetivos y es el canal de comunicación entre la junta directiva y los empleados, presenta informes periódicos a la junta sobre el cumplimiento de las metas. DEPARTAMENTOS ASESORES: PLANEACION: Está encargado de establecer las metas a cumplir, basados en la investigación de mercado y en los análisis previos para la elaboración de estas, con objetivos que sean alcanzables y medibles. INFORMÁTICA: Su función es la de asesorar en la implementación de las TICS al interior de la organización y vela por su adecuado funcionamiento al interior de la organización. JURÍDICA: Realiza el asesoramiento en los aspectos legales al interior de la organización y en caso de litigios ante autoridades y clientes. AUDITORÍAS: Audita e informa oportunamente sus hallazgos a la alta dirección, vela por la transparencia y las buenas prácticas al interior de la empresa. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD: Tiene función realizar y controlar los movimientos financieros respaldados por facturas y demás documentos. Además de la elaboración de informes financieros periódicos. Este departamento se ha dividido en 2 secciones las cuales son: 1. Adquisiciones: Realiza las gestiones pertinentes relacionadas con costos, acreedores, cobros y compras de materias primas y suministros de la organización. 2. Nómina: Gestiona la nómina, parafiscales, impuestos y los gastos referentes al los empleados. bienestar de DEPARTAMENTO DE MERCADEO: Realiza las publicaciones empresariales, preparar y organizar los comunicados que ser den a conocer al público, trabajar en forma unánime con la dirección y consultores legales de la empresa, tener en cuenta las opiniones de los clientes, entablar relaciones de confianza y comunicación asertiva con los clientes internos y externos, organizar y/o participar en los eventos que se realicen en la empresa, como en los eventos organizados por diferentes entidades. Se divide en tres secciones: 1. Servicio al cliente: Su responsabilidad es la de satisfacer totalmente al cliente, recibe propuestas de los clientes, realiza la recepción de los reclamos y les da la solución más adecuada y con celeridad. 2. Publicidad: Se encarga de todos los aspectos de imagen frente a los clientes, entabla relaciones asertivas con los clientes. comunicados, 3. Ventas: Su función es la de vender la imagen y servicios de la empresa, metas impuestas por la junta directiva. cumpliendo las DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE: En virtud de su contacto directo y permanente con los clientes, tiene una gran relevancia al interior de la organización, realiza las operaciones misionales. DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO: Realiza el mantenimiento periódico de la flotilla de vehículos para su correcto funcionamiento, también realiza el mantenimiento de las instalaciones de la empresa. DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD: Organismo que se encarga de que los procesos de recepción, recibo, almacenamiento, despacho y trasporte se hagan con los estándares ya establecidos por la empresa garantizando un servicio que satisfaga las necesidades del cliente. ALMACÉN: Su función es la de recepcionar y almacenar todos los suministros necesarios para el funcionamiento de la flotilla de vehículos y de los necesarios para el funcionamiento administrativo, depende directamente del departamento de calidad. ORGANIGRAMA TEC DISPOSICIÓN DE LA PLANTA TEC FICHAS DE CARGOS PLAN PARA SELECCIÓN DE PERSONAL TEC 1. TRANSPORTES ESPECIALIZADOS DE CARGA Se ocupa de brindar servicios especializados de transporte terrestre de carga, a nivel urbano y nacional con eficiencia y excelente servicio, apoyados en nuestro equipo humano altamente capacitado, tecnologías de la información y la comunicación, una flotilla de vehículos de última generación, siendo amigables con el medio ambiente, y buscando la satisfacción total de nuestros clientes, logrando así la perdurabilidad del negocio. Número de empleados La empresa desarrollará sus labores cotidianas, con un número acorde a las necesidades operacionales y a la situación específica del momento. La planta laboral de la empresa será modificada según dichas necesidades y requerimientos. 2. PERFIL DE SUPERVISOR Características: Indistintamente hombre o mujer, con capacidad de liderazgo, motivador personal de grupo y de sí mismo, alto nivel de relaciones interpersonales y de comunicación asertiva, inteligencia emocional, pertenencia y lealtad a la organización, capaz de trabajar bajo presión y que cumpla con las competencias requeridas por la organización. Competencias: Tecnólogo en logística o carreras afines, conocimiento de normas de gestión Integral ISO (9001, 14001, 18001) conocimiento de normas de seguridad de transporte, almacenamiento y distribución de sustancias químicas, normas de levantamiento seguro de cargas, administración y supervisión de personal, cargue y descargue de vehículos, operación de equipos de oficina, operación de montacargas, control de inventarios, técnica de 5 S, habilidades básicas de matemáticas, con experiencia mínima de tres años en cargos similares. Tareas a realizar: Será responsable de la supervisión del personal, llene de evaluaciones de desempeño, motivación y entrenamiento del personal a su cargo en las normas que disponga la organización y las actividades respectivas de los operadores, presentación de informes requeridos por su jefe inmediato, gestionar todos los aspectos relevantes a su cargo, velar por el cumplimiento de horarios y normas con lealtad, honestidad y transparencia. Proponer planes de mejora continua y reestructuración acordes a los lineamientos de la organización. Todas las demás funciones delegadas por su jefe inmediato. 3. PERFIL DE OPERADOR LOGÍSTICO Características: Indistintamente hombre o mujer, con buen nivel de relaciones interpersonales y de comunicación asertiva, inteligencia emocional, pertenencia y lealtad a la organización, capaz de trabajar bajo presión y que cumpla con las competencias requeridas por la organización. Competencias: Técnico en cualquier modalidad, preferiblemente con estudios en modalidad logística y experiencia en cargos afines mínima de un año, conocimiento de normas de gestión Integral ISO (9001, 14001, 18001) conocimiento de normas de seguridad de transporte, almacenamiento y distribución de sustancias químicas, normas de levantamiento seguro de cargas, cargue y descargue de vehículos, operación de equipos de oficina, operación de montacargas, control de inventarios y técnica de 5 S. Tareas a realizar: Será responsable de cargue y descargue de vehículos (manualmente y/o con apoyo de equipos), manejo de montacargas y/o vehículos de carga, manejo de equipos de oficina, cumplimiento de la norma 5 S, transporte de mercancías, suministros o materias primas y cumplimiento de las normas de la organización siguiendo los lineamientos de la organización. Además cumplirá lo que le sea delegado por su jefe inmediato acorde a sus competencias. 4. PLAN DE SELECCIÓN DE PERSONAL El primer paso será la publicación de la oferta laboral a través de empresas especializadas en proveer personal específico para esta oferta o en centros de educación con oferta educativa del tipo logístico. Posterior a la recepción de las hojas de vida, se realizará un estudio de los candidatos más acordes a los cargos solicitados. Se citarán a entrevista a los candidatos y esta se realizará por parte del jefe de recursos humanos y el jefe inmediato del área en la cual laborará el prospecto, aquí se informará claramente a los candidatos de los cargos, el salario al cual accederían y condiciones para realizar el proceso de selección. Se realizarán las pruebas de conocimientos respectivas (teóricas y prácticas) sobre los temas específicos acordes a cada cargo y se calificarán. Tanto la entrevista, como las evaluaciones tendrán un sistema de calificación numérico de cero a diez (las evaluaciones y entrevistas se realizarán en formatos estándar), todas las pruebas realizadas serán guardadas como registro evidencia del proceso de selección y en los archivos de hojas de vida de personal. Aquellos que obtengan los mejores puntajes serán seleccionados para ingresar a laborar en la empresa; sin embargo, en los casos en que los candidatos excedan la cantidad de cupos laborales, aquellos que cumplan con los requisitos y no puedan ser contratados, sus hojas de vida serán guardadas para futuras convocatorias como elegibles de facto. Se realizará la citación a exámenes médicos y de cumplimiento de documentación de ley y por último se realizará la contratación con el cumplimiento de los requisitos legales. LA FORMACIÓN Y DESARROLLO En busca del cumplimiento de los objetivos organizacionales, en toda empresa se hacen necesarios programas y actividades de formación y capacitación que brinden las herramientas pertinentes y ayuden al trabajador a realizar sus actividades de forma segura y ágil. En este sentido, a continuación se proponen algunas capacitaciones para el personal operativo y tomando como ejemplo la empresa TEC en la que se ha venido trabajando: Temas específicos: 1. Manipulación de equipos. 2. Operación de computadores. 3. Manipulación de equipos de ingreso y salida. 4. Vehículos de carga y descarga. El grupo de recursos humanos asegurar que todo el personal encargado de las operaciones logísticas adquiera capacitación en estos tópicos y conozcan perfectamente el equipo de trabajo que se está manipulando, cuales son los beneficios de estos equipos y para qué tipo de trabajo sirven realmente, ya que muchas veces los operarios en caso de emergencia desconocen cómo se deben apagar o los utilizan en diferentes actividades para los cuales no fueron creados. Es necesario brindar formación sistematizada ya que la empresa cada día va adquiriendo nuevos sistemas de información que ayudan para el desarrollo de la compañía y todo el personal operativo debe conocer bien los sistemas que se manejan, además se evitaría que alguno de los operarios borre sin intención información y genere bloqueos del sistema. Hacer saber que todos los equipos que están en la empresa son para facilitar las tareas a realizar y que así como nos ayudan también nos pueden lastimar sino se hace un buen uso de estos como lo son los equipos de entrada y salida de mercancía, en la mayoría de los casos se utilizan montacargas los cuales pueden ocasionar lesiones e incluso hasta la muerte por su inadecuada operación. Aptitud física: 1. Técnicas de levantamiento seguro. 2. Fuerza y entrenamiento físico. Es muy importante que los empleados conozcan los riesgos laborales y las precauciones que se deben en la manipulación de la mercancía. Por tal motivo es pertinente que la ARP brinde la información de este tipo y cuáles son los procedimientos que se deben seguir en caso de emergencia. Es de vital importancia que los empleados cuenten con actividades de recreación en tiempos libres como lo son la hora de almuerzo y descansos, además de planear actividades especiales al mes como lo son juegos de integración, esto puede ayudar como entrenamiento físico y integración con los demás compañeros de trabajo. Respecto a este tema existen técnicas ya bien reconocidas en el ámbito laboral como lo son las de las pausas activas, aplicadas conjuntamente con la de las 5 “S”. Habilidades interpersonales: 1. Manejo del estrés. 2. Habilidades de comunicación. Se deben implementar capacitaciones de manejo del estrés y comunicación, muchas veces nos dejamos llevar por las presiones del trabajo y no sabemos controlar esto, llevando al hogar estas preocupaciones. Por otro lado no sabemos comunicarnos con los demás ya que la comunicación no es solo hablar sino también saber escuchar. Necesidades de conocimiento: 1. Procedimientos de control de inventarios. 2. Almacén prácticas y procedimientos. 3. Firma procedimientos operativos, políticas, prácticas y objetivos. Los operarios deben de contar con capacitaciones que les permita avanzar en sus conocimientos y tomar el control de las diferentes situaciones que puedan surgir en la operación y con este evitar inconvenientes que después no tengan posibles solución, además de ser un apoyo grande para la compañía en caso de que por una eventualidad el cargo de supervisor tenga que ser renombrado pueda ser elegida una de las personas que ya lleven tiempo en la compañía y que además conozca sus procesos; en cambio, cuando este cargo pasa a una persona del exterior puede que le tome mucho tiempo para adaptarse al ritmo de trabajo que se está llevando. TEC TRANSPORTES ESPECIALIZADOS DE CARGA PLAN DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL - SISO El Programa SISO, consiste en la planeación y ejecución de actividades de medicina, seguridad e higiene industrial, que tienen como objetivo mantener y mejorar la salud de los trabajadores en las empresas, lo debe desarrollar la empresa con la participación de sus trabajadores y su ejecución debe ser permanente, como un proceso de mejoramiento continuo de las condiciones laborales. Sus objetivos son: Identificar el origen de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales y controlar los factores de riesgo relacionados. Definir las actividades de promoción y prevención que permitan mejorar las condiciones de trabajo y de salud de los empleados. ¿Pero que es salud ocupacional? De acuerdo a la OMS, la salud ocupacional es una actividad multidisciplinaria dirigida a promover y proteger la salud de los trabajadores mediante la prevención y control de enfermedades y accidentes y la eliminación de los factores y condiciones que ponen en peligro la salud y seguridad en el trabajo; además procura promover el trabajo sano y seguro, buenos ambientes organizacionales de trabajo, promoviendo el bienestar físico, mental y social de los trabajadores para mantener su capacidad laboral. Ahora bien, el primer paso en la realización de un plan de salud ocupacional, es la planeación e investigación del medio laboral en el que se ha de implementar; sin embargo surge aquí el primer condicionamiento que tiene que ver con un respaldo total de la autoridad directiva de la organización al plan de salud ocupacional que se pretende implementar (en voluntad y en presupuesto), ya con su apoyo irrestricto, las actividades a seguir serían: MATRIZ DE IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA SISO 1. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 2. DESIGNACIÓN DE AUTORIDAD RESPONSABLE DE SISO 3. INVESTIGACIÓN Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN IN SITU 4. EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN 5. TOMA DE DECISIONES E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN 6. SEGUIMIENTO AL PLAN Y RETROALIMENTACIÓN A DIRECTIVOS Y OPERATIVOS 7. IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN 8. BÚSQUEDA DEL MEJORAMIENTO CONTINUO PLANEACIÓN Consiste inicialmente en la designación de una autoridad responsable en desarrollar el plan SISO, esta persona es quien realizará la investigación y recolección de datos de la empresa (accidentes de trabajo documentados, riesgos inherentes a la actividad y toda la información pertinente para el éxito del plan) y también quien debe desarrollar un cronograma de actividades a realizar en el corto plazo en el que se identifiquen actividades y responsables de cada actividad. Esta persona debe ser como mínimo un supervisor de seguridad ocupacional. INVESTIGACIÓN En este proceso se busca indagar in situ que riesgos relacionados existen y deben ser controlados para el mejoramiento de las condiciones laborales. En el caso de TEC los riesgos asociados que se encontraron son: Riesgos ergonómicos: Todos aquellos que tienen que ver con la higiene postural (administrativos y operativos) Riesgos eléctricos Riesgos operacionales (caídas, lesiones lumbares, golpes, caídas en escaleras, atrapamiento de extremidades, machucones, caída de objetos en los pies, entrada de objetos extraños en los ojos, ruido, presión laboral, lesiones ocasionadas por sistemas de manipulación, cargue y descargue de mercancías, etc.) Riesgos de incendios Riesgos de infraestructura Riesgos psicológicos Riesgos químicos Riesgos físicos EVALUACIÓN, TOMA DE DECISIONES E IMPLEMENTACION Consiste en tomar la información recolectada, procesarla y realizar un análisis minucioso de cómo se pueden mitigar dichos riesgos. La mitigación de riesgos se puede realizar de varias formas, una por eliminación del peligro, otra por mitigación con elementos de protección EPP y otra por controlar los límites de exposición al riesgo. En el caso de TEC, se sugiere la implementación de EPP acorde a las actividades: Algunos de los EPP a implementar son: Tapa oídos, guantes de vaqueta, gafas, botas con punta de acero, casco – en los casos que amerite. Para mitigar los riesgos eléctricos, se debe realizar una buena inspección por parte de mantenimiento, identificando y reparando los sitios que representen riesgos a los trabajadores. Para mitigar las caídas de escaleras, se deben implementar cintas antideslizantes en ellas. Para los riesgos ergonómicos implementar sillas con adecuado soporte lumbar y capacitación adecuada en pausas activas e higiene postural. Para los riesgos de incendios, implementación de extinguidores adecuados para cada caso; así mismo como capacitación al personal en su uso adecuado. Para los riesgos estructurales, evaluar la posibilidad de un reforzamiento a la edificación y capacitar al personal en respuesta ante emergencias. Para el caso de riesgos psicológicos, estar realizando capacitaciones al personal sobre el manejo de estrés, relaciones interpersonales, comunicación efectiva e impulsando actividades deportivas al interior de la empresa que fomenten la salud mental e integración de los empleados. Para el caso del riesgo químico, se propone la capacitación del personal en manejo seguro de sustancias químicas y correcta utilización de EPP como protección mitigante. Se propone adicionalmente, la creación de una brigada integral de respuesta ante emergencias, que sea capacitada en primeros auxilios, atención de conatos de incendio y evacuación de heridos. SEGUIMIENTO AL PLAN Y RETROALIMENTACIÓN A DIRECTIVOS Y OPERATIVOS En este punto se informa a través de carteleras y reuniones que avances se van logrando, con el fin de motivar al personal y mostrando el cumplimiento de logros a lo largo de la implementación del plan SISO. IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN Se refiere a hacer evaluación del plan SISO a través de indicadores de gestión (lo que no se mide no se conoce). En TEC se debe medir la disminución de los Índices de Lesión Incapacitantes ILI y la disminución de ausencias laborales (justificadas o no); también, la percepción de seguridad y satisfacción laboral de sus empleados. BUSQUEDA DEL MEJORAMIENTO CONTÍNUO Se refiere a que a través del ciclo PHVA, se realice continuamente capacitación en mejores y nuevas técnicas a los empleados que mejoren su satisfacción laboral, para que se sientan en plenitud en su labor y generen los mejores resultados, también en buscar referenciación a través del Benchmarking con empresas del más alto nivel con el fin de saber que tan bien o mal se encuentra la empresa para buscar la excelencia como herramienta competitiva. MATRIZ DE PAGO DE NÓMINA TEC