Dirección General de Administración de Bienes Y Contratación Administrativa ___________________________ Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social San José, 21 de diciembre de 2007 DGABCA-NP-1419-2007 Señores Proveedurías Institucionales Administración Central S.O, Estimados Señores: La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en ejercicio de las competencias otorgadas por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y de conformidad con las responsabilidades asignadas a cada Institución en cuanto a la Administración de Bienes Institucionales, específicamente referente a las licencias de equipo de cómputo emite la presente directriz Los artículos 6 y 7 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en cuanto a los funcionarios responsables de la debida administración y custodia de los bienes con que cuenta la institución, indica: Artículo 6: Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la Administración Central y de sus órganos adscritos en calidad de Jefes de Oficina o Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría y los contratistas o ejecutivos de entes privados, que tengan a su cargo bienes, bajo su administración, custodia o concesión, quedan obligados a lo siguiente: a) Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia harán entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que los responsables deben firmar; b) Los funcionarios designados como jefes de Oficina o Dependencia, al tomar posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el inventario y la entrega fuesen correctos, se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará con quién le hubiese hecho la entrega; _________________________________________________________________________________________ Ministerio de Hacienda Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa San José, 21 de diciembre del 2007 Oficio DGABCA - 1419-2007 Pág. # 2 de 2 c) Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus funciones o sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a su cargo; y d) Los inventarios deben contener la siguiente información como mínimo: 1. Tipo o nombre del bien 2. Número de patrimonio 3. Características específicas y 4. Estado. ( Lo resaltado no es del original) Artículo 7º—Firma de Inventarios. La firma de inventarios por parte de las personas a que se refiere el artículo anterior, implica la responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa justificada. A ninguna persona se le puede hacer firmar un inventario de bienes si éstos no están bajo su inmediato control o responsabilidad, ya sea que los tenga a su cargo para su uso, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo. ( lo resaltado no es del original) (Así reformado por DECRETO EJECUTIVO Nº 32815-H de 9 de noviembre del 2005 Publicado en La Gaceta número 240 de 13 de diciembre del 2005 De conformidad con las normas antes transcritas es importante aclarar que los bienes requeridos por algún jefe de programa, subprograma o proyecto, deben ser entregados a él mediante inventario, asimismo el Jefe del Departamento hará entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíe para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que los responsables deben firmar. Ahora bien, los bienes que son entregados al jefe de la unidad para el ejercicio de su labor pero que no son de uso exclusivo de un colaborador específico, sino que tienen la condición de ser utilizados por el grupo de funcionarios a su cargo o bien no permanecen físicamente en la unidad respectiva pero son necesarios para el ejercicio de la labor que la normativa le ha encomendado a ese Programa, Subprograma o proyecto, su custodia y buena administración estará a cargo del Jefe de Oficina o dependencia. Tratándose de licencias individuales adquiridas por la administración, se utiliza el procedimiento de distribución de bienes mediante inventario realizado por el jefe de oficina o dependencia descrito en el artículo 6 inciso a) del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Para el caso de licencias o software corporativo, que ingrese al patrimonio de la entidad, por la particularidad de este tipo de bienes, en los cuales a pesar de que se faculte el uso de _____________________________________________________________________________________________________ Teléfonos: 220 4424 220 3154 232 0489 231 7561 Sitio Web: http://www.hacienda.go.cr Ministerio de Hacienda Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa San José, 21 de diciembre del 2007 Oficio DGABCA - 1419-2007 Pág. # 3 de 2 varios usuarios, la Administración realmente está adquiriendo un bien _(una licencia), por lo tanto el responsable de esa licencia es el jefe de Programa, Subprograma o Proyecto que haya solicitado su adquisición, que generalmente se encuentra ubicado en la Dirección de Informática de cada institución, quien se encargará de tomar las medidas de control interno necesarias para hacer un buen uso y administración de dichas licencias, procediendo a realizar la distribución de las mismas según corresponda. Asimismo es importante indicar que únicamente las licencias que hayan sido adquiridas por la administración (título traslativo de dominio a favor de la institución), pasan a conformar el patrimonio de ésta, por lo tanto los derecho de uso de algunas licencias por periodos determinados no son activos de la Institución. Se aclara que independientemente de que las licencias se adquieran en una sola contratación o en contrataciones separadas, lo que debe valorarse es si se trata de licencias individuales o corporativas en cuyo caso se debe proceder con el registro de cada una de ellas siguiendo los procedimientos señalados anteriormente, por ejemplo si se adquieren varias licencias individuales en un solo trámite, a cada una de ellas deberá asignársele número de patrimonio. Atentamente, Jeannette Solano García Directora General Ministerio de Hacienda JSG/esa cc. Consecutivo Dirección Oficios 2007 _____________________________________________________________________________________________________ Teléfonos: 220 4424 220 3154 232 0489 231 7561 Sitio Web: http://www.hacienda.go.cr