Dirección General de Administración de Bienes
Y Contratación Administrativa
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Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social
San José, 21 de diciembre de 2007
DGABCA-NP-1419-2007
Señores
Proveedurías Institucionales
Administración Central
S.O,
Estimados Señores:
La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en
ejercicio de las competencias otorgadas por la Ley de Administración Financiera de
la República y Presupuestos Públicos y de conformidad con las responsabilidades
asignadas a cada Institución en cuanto a la Administración de Bienes Institucionales,
específicamente referente a las licencias de equipo de cómputo emite la presente
directriz
Los artículos 6 y 7 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la
Administración Central, en cuanto a los funcionarios responsables de la debida
administración y custodia de los bienes con que cuenta la institución, indica:
Artículo 6: Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la
Administración Central y de sus órganos adscritos en calidad de Jefes de Oficina o
Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría y los contratistas o ejecutivos
de entes privados, que tengan a su cargo bienes, bajo su administración, custodia o
concesión, quedan obligados a lo siguiente:
a) Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia
harán entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su
uso, servicio, administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de
su trabajo, mediante inventarios individuales que los responsables deben firmar;
b) Los funcionarios designados como jefes de Oficina o Dependencia, al tomar
posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior
inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el
inventario y la entrega fuesen correctos, se hará constar así, de lo contrario el
funcionario entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o
estado de los bienes y en ambos casos firmará con quién le hubiese hecho la entrega;
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c) Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus
funciones o sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los
bienes que tiene a su cargo; y
d) Los inventarios deben contener la siguiente información como mínimo:
1. Tipo o nombre del bien
2. Número de patrimonio
3. Características específicas y
4. Estado. ( Lo resaltado no es del original)
Artículo 7º—Firma de Inventarios. La firma de inventarios por parte de las
personas a que se refiere el artículo anterior, implica la responsabilidad
administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo
que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación
de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso
legítimo o de otra causa justificada.
A ninguna persona se le puede hacer firmar un inventario de bienes si éstos no están
bajo su inmediato control o responsabilidad, ya sea que los tenga a su cargo para
su uso, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo. ( lo
resaltado no es del original)
(Así reformado por DECRETO EJECUTIVO Nº 32815-H de 9 de noviembre
del 2005 Publicado en La Gaceta número 240 de 13 de diciembre del 2005
De conformidad con las normas antes transcritas es importante aclarar que los bienes
requeridos por algún jefe de programa, subprograma o proyecto, deben ser entregados a él
mediante inventario, asimismo el Jefe del Departamento hará entrega a sus subalternos de los
bienes que a cada uno confíe para su uso, servicio, administración o custodia, o que les
suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que los
responsables deben firmar. Ahora bien, los bienes que son entregados al jefe de la unidad
para el ejercicio de su labor pero que no son de uso exclusivo de un colaborador
específico, sino que tienen la condición de ser utilizados por el grupo de funcionarios a su
cargo o bien no permanecen físicamente en la unidad respectiva pero son necesarios para el
ejercicio de la labor que la normativa le ha encomendado a ese Programa, Subprograma o
proyecto, su custodia y buena administración estará a cargo del Jefe de Oficina o
dependencia. Tratándose de licencias individuales adquiridas por la administración, se
utiliza el procedimiento de distribución de bienes mediante inventario realizado por el jefe de
oficina o dependencia descrito en el artículo 6 inciso a) del Reglamento para el Registro y
Control de Bienes de la Administración Central.
Para el caso de licencias o software corporativo, que ingrese al patrimonio de la entidad, por
la particularidad de este tipo de bienes, en los cuales a pesar de que se faculte el uso de
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varios usuarios, la Administración realmente está adquiriendo un bien _(una licencia), por lo
tanto el responsable de esa licencia es el jefe de Programa, Subprograma o Proyecto que
haya solicitado su adquisición, que generalmente se encuentra ubicado en la Dirección de
Informática de cada institución, quien se encargará de tomar las medidas de control interno
necesarias para hacer un buen uso y administración de dichas licencias, procediendo a
realizar la distribución de las mismas según corresponda.
Asimismo es importante indicar que únicamente las licencias que hayan sido adquiridas por
la administración (título traslativo de dominio a favor de la institución), pasan a conformar el
patrimonio de ésta, por lo tanto los derecho de uso de algunas licencias por periodos
determinados no son activos de la Institución.
Se aclara que independientemente de que las licencias se adquieran en una sola contratación
o en contrataciones separadas, lo que debe valorarse es si se trata de licencias individuales o
corporativas en cuyo caso se debe proceder con el registro de cada una de ellas siguiendo los
procedimientos señalados anteriormente, por ejemplo si se adquieren varias licencias
individuales en un solo trámite, a cada una de ellas deberá asignársele número de patrimonio.
Atentamente,
Jeannette Solano García
Directora General
Ministerio de Hacienda
JSG/esa
cc.
Consecutivo Dirección
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