TÉRMINOS DE REFERENCIA SECRETARIA EJECUTIVA 1. Antecedentes El Fondo Indígena (FI) se fundó oficialmente en 1993 en la Segunda Cumbre Iberoamericana de Jefes de Estado y de Gobierno como un organismo internacional de derecho público, descentralizado. Su misión es promover, orientar, facilitar y coordinar procesos de desarrollo con identidad de los Pueblos Indígenas de América Latina y El Caribe, así como asistirlos a crear las condiciones para su desarrollo sostenible en el largo plazo, consistente con sus valores y prioridades. El FI tiene como máximo órgano de gobierno a la Asamblea General formada por representantes de los 22 países miembros y 18 delegados indígenas. El Consejo Directivo es la máxima autoridad entre Asambleas. Está integrado por 12 miembros, elegidos por la Asamblea General: 6 son representantes de los gobiernos y 6 son líderes y representantes de los pueblos indígenas. El trabajo de FI se concentra en tres áreas fundamentales (i) concertación entre pueblos indígenas, gobiernos, y organizaciones de cooperación internacional; (ii) ejecución de proyectos; y (iii) administración del Programa Emblemático de la Universidad Indígena Intercultural (UII). 2. Objetivos del puesto: Otorgar el apoyo administrativo necesario al Secretario Técnico y a la institución. 3. Funciones del puesto a. Brindar asistencia a la Secretaria Técnica b. Organizar y registrar correspondencia. c. Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en el FI de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos. d. Redactar y preparar los oficios, resoluciones y textos en general en cumplimiento de los objetivos de la oficina para darles el respectivo tramite. e. Atender personal y telefónicamente al público en general e informar al superior inmediato de los asuntos tratados. f. Recibir, radicar y tramitar la correspondencia de la secretaria. g. Recordar a su superior las llamadas, citas, reuniones, juntas y demás compromisos del despacho. h. Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y presentación de informes. i. Velar por la custodia de la información y documentos que por razón de su empleo tenga bajo su cuidado y mantener la reserva de la misma. j. Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que le sean encomendados, aplicando además, las normas generales de archivo. k. Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el FI para el ejercicio de las actividades. l. Mantener el orden y presentación de la oficina a su cargo. m. Elaborar las órdenes de pedido de los artículos de consumo necesarios del Despacho y verificar su recibo. n. Realizar las actas de las reuniones. o. Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato. 4. Perfil del Profesional 4.1. Área de Formación Título en Provisión Nacional de Secretaria Ejecutiva Bilingüe Título de Técnico de Idiomas, dominio del idioma inglés Estudios sobre manejo de Microsoft Office e internet Cursos en Relaciones Publicas y Protocolo 4.2. Experiencia General Mínimo 8 años ejerciendo funciones de Secretaria Ejecutiva en general. 4.3. Experiencia Específica Mínimo 6 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva en Organismos de Cooperación Internacional, embajadas o instituciones similares De los cuales deberá demostrar haber tenido experiencia: Manejo de relaciones con organizaciones indígenas locales, nacionales e internacionales. Manejo de mecanismos diplomáticos entre organismos internacionales y cuerpo diplomáticos. Experiencia de trabajo con grupos interdisciplinarios. 4.4. Aptitudes personales Capacidad de trabajo con equipos multidisciplinarios, capacidad de transmisión y comunicación, capacidad de coordinación con cuerpo diplomático, organismos internacionales, organizaciones públicas y privadas, dominio en el manejo de herramientas informáticas, buen manejo de relaciones interpersonales , capacidad de trabajo bajo presión, dedicación y profesionalismo, amplio sentido de discrecionalidad, compromiso e integridad. 4.5. Competencias y habilidades específicas Compromiso Trabajo en equipo Orientación al logro Concentración y orientación al detalle Comunicación efectiva Resolución de problemas y proactividad Administración del tiempo 5. Plazo y lugar de trabajo La contratación estará sujeta a las siguientes condiciones: 5.1. Duración: La posición es contratada bajo normas laborales vigentes en Bolivia computándose tres meses de prueba. 5.2. Lugar de trabajo: Sera en la sede de la Secretaria Técnica que se encuentra en la ciudad de La Paz – Bolivia. 5.3. Tiempo total: El desarrollo pleno y oportuno de las funciones y resultados del cargo requiere del 100% del tiempo y dedicación del profesional. 6. Supervisión técnica El trabajo será coordinado y supervisado por el Secretaria Técnico del Fondo Indígena. 7. Propiedad Intelectual El material producido bajo estos términos de referencia es de propiedad del FI, este derecho continuará vigente aún concluida la relación contractual de las partes. El uso de los mismos por parte de los consultores será posible únicamente con la autorización formal de dicha entidad. 8. Confidencialidad y uso de información El consultor deberá guardar confidencialidad sobre todo material que le sea entregado para el desempeño de su trabajo y que sea de propiedad del FI. De igual forma no podrá dar a dicho material otro uso que no sirva al cumplimiento de objetivos de la presente consultoría, salvo autorización explícita por la Secretaria Técnica del Fondo Indígena. Reviso y aprobó: Arlein Charry Velásquez Verifico: Luis Pabón Morales Elaborado por: Marisol Pérez Mollinedo