View/Open - Universidad Católica de Pereira

1
INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL
“MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROYECTO ARQUIMEDES S.A.”
LORENA CAROLINA GUEVARA GONZÁLEZ
Tutor
Sulma
J. Gómez Martínez
Administradora de Empresas
Especialista en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS PROFESIONALES
PEREIRA
2010
2
Dedicatoria
A Dios por su amor y a mi
Familia por su apoyo
incondicional, el cual me
permitió no abandonar la
batalla contra la adversidad en
los momentos de desesperación.
3
Agradecimientos
Mi más profundo agradecimiento
a todas las personas que
colaboraron y que hicieron
posible el logro de una de mis
metas. Especialmente a mi
Familia pues son el motor de mi
vida, a mi Tutora Sulma Yineth
Gómez por su comprensión y
paciencia, al Gerente de
Proyecto Arquímedes S.A el Sr.
Wilson Mario García S, quien
contribuyo no solo a mi
formación profesional, sino
personal y finalmente a mis
compañeras de trabajo Lina
Marcela Ocampo y Clara Meneses
por apoyarme en los momentos
difíciles y brindarme su
amistad
4
CONTENIDO
Pág.
Introducción
1.
2.
Presentación de la organización
14
1.1. Reseña histórica
14
1.2. Visión
14
1.3. Misión
14
1.4. Valores y principios corporativos
15
1.5. Estructura orgánica
16
Diagnostico del área de intervención
19
2.1. Identificación de las necesidades
19
2.2. Recolección de la información
22
2.2.1. Fuente primaria
22
2.2.2. Fuente secundaria
22
3.
Eje de intervención
24
4.
Justificación
27
4.1. Utilidad
27
4.2. Novedad
28
Objetivos
29
5.1. Objetivo general
29
5.2. Objetivos específicos
29
Referente conceptual
30
6.1. ¿Qué es Proyecto Arquímedes S.A?
30
6.1.1. El componente PRI pacifico
32
6.1.2. Los CONPES
32
5.
6.
6.2. La información y el conocimiento
6.2.1. Las bibliotecas y el archivo
33
34
6.2.1.1. Antigüedad
34
6.2.1.2. Edad media
36
6.2.1.3. Edad moderna
36
6.2.1.4. Edad contemporánea
37
5
6.2.1.5. La edad media en el uso
del archivo
41
45
6.3. Gestión documental
6.3.1. Algunos criterios generales a
tener en cuenta
49
6.3.2. Principios fundamentales de
clasificación
6.3.2.1 Por su organización
51
51
6.3.2.2 Por su vigencia e
importancia de los documentos
6.3.3. Organización general
52
53
6.3.3.1. Ubicación dentro de la
estructura
53
6.3.4. Procedimiento para formar el
archivo central
54
6.3.4.1. Identificar los depósitos
de documentos
6.3.4.2. Inventario general
54
54
6.3.4.3. Procesamiento de la
información
6.3.4.4. Forma de operación
55
55
6.3.4.5. Operaciones del archivo
central
55
6.3.4.6. Sistemas de clasificación
57
6.4. La ética en el manejo y
confidencialidad de la información
60
7.
Cronograma
62
8.
Presentación y análisis de resultados
8.1. Diagnostico de la documentación
63
63
6
8.2. Inventario de la documentación
67
Conclusiones
70
Recomendaciones
71
Referencias
72
Apéndices
74
Anexos
143
7
LISTA DE CUADROS
Pág.
Diagnostico de la Documentación en
Cuadro 1
66
Proyecto Arquímedes
Cuadro 2
Resumen Inventario
68
Inventario de Documentos en Proyecto
Cuadro 3
69
Arquímedes
8
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Estructura Orgánica de Proyecto
Figura 1
16
Arquímedes S.A.
9
LISTA DE GRÁFICAS
Pág.
Grafico 1
Diagnostico de la Documentación
64
Resumen del Diagnostico de la
Grafico 2
68
Documentación en Arquímedes S.A
10
APÉNDICES
Índice de Archivo Proyecto Arquímedes
Apéndice 1
74
S.A
Apéndice 2
Manual de Gestión Documental
89
Procedimientos de Control y Registro
Apéndice 3
115
de Documentos
11
ANEXOS
Anexo 1
Manual de Funciones
143
Anexo 2
Manual de Contratación
155
12
RESUMEN
Proyecto Arquímedes S.A, es
una organización empresarial
privada de economía mixta que
promueve, gestiona y ejecuta
la operación de múltiples
proyectos de comunicación,
transporte y puertos, que
vinculan a interior del país
con las economías de Asia en
el Pacifico, Centro América,
El Caribe, América y el
mundo.
En dicha empresa se realizó
un diagnostico de la
documentación existente y su
manejo, en donde se
identificaron las falencias a
nivel de gestión documental,
encontrando la oportunidad de
contribuir al mejoramiento de
dicha organización a través
de un Manual de Gestión
Documental, donde se da
conocer en la empresa, la
manera adecuada para llevar
los archivos, procedimientos
y políticas que se necesitan
para lograr una sistema de
gestión documental apropiado
y así obtener una mejor
conservación y preservación
de la documentación,
alargando su ciclo vital y de
este modo lograr una mayor
eficiencia al momento de
necesitar un documento.
Palabras Claves: Proyecto
Arquímedes, Manual de Gestión
Documental, índice de
archivo, procedimientos,
normalización, documentos,
tablas de retención, control
de documentos, control de
registros.
ABSTRACT
Proyecto Arquímedes S.A, is a
private mixed-economy
business organization that
promotes, manages and
executes a variety of
communications,
transportation and port
related projects connecting
Colombia’s heartland with the
economies of Asia in the
pacific, Central America, the
Caribbean, America and the
world.
In the company carried out a
diagnosis of existing
documentation and management,
where shortcomings were
identified at the level of
document management, finding
the opportunity to contribute
to the improvement of the
organization through a
Document Management Manual,
where there is known within
the company, the proper way
to carry files, procedures
and policies needed to
achieve an appropriate
document management system
and obtain a better
conservation and preservation
of documentation, extending
their life cycle and thus
achieve greater efficiency
when you need a document.
Keywords: Proyecto
Arquímedes, Document
Management Manual, file
index, procedures, standards,
documents, withholding
tables, document control,
control of records.
13
Introducción
La gestión documental al interior de una organización está
fundamentada en la aplicación de principios de economía y
eficacia sobre la creación, mantenimiento, uso y eliminación
de los documentos. En este contexto se entiende que deben
existir políticas, normas y procedimientos establecidos para
tal fin, lo que permite contar con la documentación necesaria
sin exceso de copias o duplicados o por el contrario sin la
falta de un documento, lo cual puede causar traumas en el
desarrollo
de
un
proceso,
al
no
existir
testimonio
que
acredite el hecho.
Dichos inconvenientes son los que tienden a desaparecer con
la
implementación
del
Programa
de
Gestión
Documental
presentado a Proyecto Arquímedes S.A., pues con el presente
informe final de práctica profesional no solo se ofrece un
detallado diagnostico y un recorrido teórico por el tema,
sino que se le presenta a la empresa todo un sistema de
gestión
Documental,
el
cual
contiene
las
normas
y
procedimientos para la adecuada tramitación de los documentos
que se generan o se reciben en la entidad en el cumplimiento
de su misión.
Por tal motivo, con este informe se pretende dar a conocer a
la empresa,
la manera adecuada para
llevar los archivos,
procedimientos y políticas que se necesitan para lograr una
gestión
documental
apropiada
y
así
obtener
una
mejor
conservación y preservación de la documentación, alargando su
ciclo vital y de este modo lograr una mayor eficiencia al
momento de necesitar un documento.
14
1. Presentación de la organización o sitio de práctica
1.1. Reseña histórica
La sociedad Promotora Proyecto Arquímedes P.A.S.A, es una
organización
promueve,
empresarial
gestiona
y
privada
ejecuta
la
de
economía
operación
mixta
de
que
múltiples
proyectos de comunicación, transporte y puertos, que vinculan
a interior del país con las economías de Asia en al Pacifico,
Centro América, El Caribe, América y el mundo, sustentando el
desarrollo
en
la
unión
de
lo
público,
lo
privado
y
las
organizaciones sociales.
La Sociedad Promotora Arquímedes S.A. es el resultado de
un
esfuerzo
directivos
conjunto
gremiales
desarrollado
y
entre
organizaciones
gobernantes,
sociales,
quienes
deciden enfrentar el desarrollo de manera responsable, de
cara
al
progreso
de
globalización
con
un
sentido
de
desarrollo autogestionario, haciendo parte del mismo, para lo
cual crean una sociedad mixta (escritura pública Nº 0004386
Notaria única de Dosquebradas, matricula Nº 29-36559-04 de la
cámara de Comercio de Quibdó, de Diciembre de 2006).
1.2. Visión
“Ser
la
importancia
organización
gestora
geoestratégica
del
del
proyecto
continente
de
mayor
americano,
integrador de las relaciones comerciales de América con el
mundo”.
1.3. Misión
“Somos una organización empresarial de economía mixta que
promueve,
gestiona
y
ejecuta
la
operación
de
múltiples
15
proyectos de comunicación, transporte y puertos que vinculan
al departamento del choco, el océano pacifico, el interior
del país y las economías de la región con el mundo, a través
del proyecto Arquímedes”
1.4. Valores y principios corporativos
Principios institucionales
ª Responsabilidad
Social:
Somos
una
organización
que
canaliza las acciones en beneficio de la región y del
país.
ª Equidad Territorial: Propendemos por incluir y facilitar
la
participación
y
el
desarrollo
sostenible
de
las
subregiones en todas las acciones que emprendemos.
ª Ética: Promovemos la cultura de compromiso con la sociedad
como un factor de desarrollo.
Valores institucionales
ª Previsión:
Actuamos
sobre
el
presente,
atendiendo
el
futuro.
ª Liderazgo:
propósitos
Convocamos
actores
comunes
a
y
la
fundamentales
capacidad
de
en
torno
concretar
a
las
ideas.
ª Autonomía: Participamos en iniciativas de desarrollo de
acuerdo con nuestros principios institucionales.
ª Comunicación: Promovemos el diálogo entre organizaciones y
actores
de
argumentaciones
nuestras
iniciativas,
técnicas,
respetuosas de las diferencias.
veraces,
basados
pertinentes
en
y
16
1.5. Estructura orgánica:
Figura 1. Estructura Orgánica Proyecto Arquímedes S.A.
Proyecto Arquímedes S.A., es una empresa que cuenta con una
estructura orgánica compuesta de la siguiente manera:
• 34 socios, tanto del sector público como privado, dentro de
los
cuales
se
encuentran
las
gobernaciones
de
Caldas,
Risaralda, Chocó, Cámaras de Comercio de Manizales, Pereira y
Quibdó, empresas como Sociedad Puerto de Tribugá, Sociedad
Portuaria del Chocó y algunas Universidades como lo son la
Universidad Tecnológica de Pereira, Universidad Tecnológica
del
Chocó
y
la
Universidad
Autónoma
de
Manizales,
entre
otros.
• La
Junta
directiva
está
compuesta
por
7
Miembros
Principales y 7 Miembros Suplentes.
El Representante Legal y el Revisor Fiscal tendrán voz en
las reuniones, pero no voto, a menos que el Representante
Legal fuere también miembro de la Junta Directiva.
17
• El Representante Legal
• El
Revisor
fiscal,
este
será
nombrado
por
la
Asamblea
General para periodos de un año, con su respectivo suplente,
el cual podrá ser reemplazado o removido en cualquier tiempo
por dicha autoridad. El Revisor Fiscal continuará al frente
de su cargo a pesar de haberse vencido el respectivo período
hasta tanto se produzca nueva elección.
• Grupo Asesor, Su función principal es la de asesorar en
temas específicos como: Gobierno Corporativo, Planeación y
Tanque de Pensamiento. El Grupo Asesor estará conformado por
los miembros nombrados por la Junta Directiva con destacadas
personalidades en los asuntos de interés de la Sociedad.
• Comité Técnico, Es una instancia de soporte y apoyo para la
Sociedad.
Su
conformación
se
hace
por
nombramiento
del
Representante Legal. Su número de integrantes será variable,
aunque contará con una Secretaría Técnica que acopiará lo
discutido y
recomendado
Estudiará
efectuará
deberán
y
ser
de
en
cada caso
por estos expertos.
recomendaciones
conocimiento
en
privativo
cada
del
caso,
que
Representante
Legal, hasta que sea sometido a la discusión y aprobación,
tanto de la Junta Directiva o de la Asamblea General.
• Asistencia administrativa, Operativa y Financiera, tendrá
como función principal la de instrumentar y operativizar las
instrucciones
y
órdenes
del
Representante
Legal
de
la
la
de
Sociedad.
• Asesoría
Jurídica,
efectuar,
por
contestación
comercial,
y
tendrá
delegación
trámites
administrativo,
policivo y penal.
como
del
de
función
principal
Representante
procesos
ambiental,
de
Legal,
orden
laboral,
de
la
civil,
aduanas,
18
• Asesoría
Contable,
tendrá
como
llevar la contabilidad de los
función
recursos
principal
la
de
asignados para
el
desarrollo de la actividad de la sociedad, de conformidad con
la normatividad contable vigente en el país.
19
2. Diagnóstico del área de intervención
2.1. Identificación de las necesidades
No hay nada más normal y común en la gestión administrativa
de
las
organizaciones
que
la
producción,
acumulación
y
consulta de documentos y más que normal, es en lo esencial
que se convierte esta información, por ser el fruto de la
mayoría de las actividades de la organización.
De ahí la
importancia de dejarla plasmada en algún tipo de documento.
Cualquiera
que
sea
la
actividad
que
realiza
un
funcionario dentro de la organización, requiere, además de
dejar una constancia, de un orden en esa información. La
articulación de esta información individual será la que va a
conformar
los
archivos
administrativos,
en
principio,
y
posteriormente la que servirá para reconstruir en un archivo
permanente la memoria de la institución.
En
este
sentido,
la
información
contenida
en
los
documentos permite, entre otras cosas, conducir los asuntos
de
una
manera
ordenada,
eficaz
y
responsable;
dar
coherencia, continuidad y productividad a las laborares de
la entidad, suministrar pruebas en caso de litigio, proteger
los
intereses
y
derechos
de
los
colaboradores
y
de
los
usuarios, proporcionando evidencia de las actividades que
realiza.
Es así, como es evidente la importancia de la gestión
de la información, sin embargo en mucho de los casos no se
saben abordar los problemas que surgen del manejo de la
información,
que
por
lo
general
se
dan
con
soluciones
prácticas. Es decir, las empresas hoy en día generan miles
20
de
documentos,
pero
también
se
reciben
gran
cantidad
de
estos, haciendo que el concepto de generación e ingreso de
documentos no tenga relación y por lo tanto se dificulta el
manejo documental lo que lleva a ineficiencias en procesos,
ocasionando sobrecostos en búsquedas, perdida y consulta de
documentos.
Particularmente,
en
la
Sociedad
Promotora
Proyecto
Arquímedes S.A, existe una necesidad latente en lo referente
al manejo documental, pues se presentan problemas
como la
conservación de duplicados de forma que se van acumulando
una
gran
cantidad
costumbre
muy
de
común
papel
innecesario,
consistente
en
lo
guardar
cual
una
es
copia
una
de
cualquier documento “por si acaso”.
También,
se mantienen documentos que han agotado su
periodo de vigencia, lo cual repercute en la necesidad de un
mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el depósito de
archivo, en el disco duro del computador o las unidades de
almacenamiento utilizadas para realizar copias de seguridad.
Al igual, se pierde mucho tiempo en la localización y
recuperación de documentos, representando pérdida de tiempo
de trabajo del personal administrativo y la demora de los
trámites
administrativos
y
la
sensación
de
retraso
que
genera en el ambiente de trabajo.
De la misma forma, es frecuente la búsqueda infructuosa
o la pérdida de documentos, sobre todo de los que presentan
una mayor frecuencia de uso, lo cual ocasiona trastornos
importantes
realizado.
y
obliga
muchas
veces
a
repetir
el
trabajo
21
La
conversión
de
documentos
en
papel
a
soporte
informático o viceversa está mal planteada, convirtiéndose
en
otro
problema
de
manejo
documental,
de
modo
que
se
establecen dos procedimientos paralelos, uno tradicional en
papel y otro informático, prácticamente sin relación entre
sí. Así, debido a la ausencia de criterios documentales, una
misma actividad supone un doble esfuerzo.
Todo esto indica que existen problemas en la gestión de
los
documentos,
pues
estos
se
duplican
y
se
acumulan.
Paulatinamente va aumentando el desorden, las búsquedas de
documentos resultan cada vez más complicadas, se pierden o
extravían,
de
esta
manera,
el
hecho
de
organizar
los
documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante
todo
su
ciclo
de
vida,
desde
su
creación
hasta
su
eliminación o conservación definitiva, se convierte en un
factor clave para la optimización de los procesos en la
organización.
Por
claramente
lo
tanto
la
PROYECTO
información
ARQUIMEDES,
requerida
por
debe
cada
definir
área;
saber
cómo y de dónde se obtendrán los datos que han de servir de
base
para
generar
la
información;
quiénes
serán
los
responsables de su generación y entrega, con qué frecuencia
deberán producirse y entregarse, o ponerse a disposición;
bajo qué formato deberán mostrarse; quién o quiénes serán
responsables de evaluar la corrección de la información y
del
cumplimiento
de
su
elaboración,
entrega,
plazos
de
generación de los formatos establecidos, de su conservación
y disposición final.
Todo esto permitió que PASA comprendiera la necesidad
de estructurar un manual de gestión documental, para lograr
22
un mejoramiento continuo en la organización y dar soluciones
a inconvenientes internos anteriormente mencionados.
2.2. Recolección de la información
Las fuentes de información
En
el
presente
documento
primarias y secundarias TANTO
se
hará
uso
de
fuentes
INTERNAS COMO EXTERNAS para la
obtención de información
2.2.1. Fuente primaria. En el desarrollo de esta
investigación se usaran las siguientes técnicas:
•
Observación
directa
Participante:
dentro
investigador
investiga,
de
realizara
Proyecto
pertenece
es
se
decir
a
la
que
Arquímedes,
realidad
los
directamente
sin
intermediación,
coloca
la
situación
ante
una
de
estudiada
ya
sobre
hechos
observación
la
son
tal
en
que
el
cual
se
percibidos
manera
este
que
se
caso
la
organización documental de la empresa, tal como esta se
presenta naturalmente.
•
Entrevistas:
Se
recolectará
información
adicional
proveniente del Asistente y del propio Gerente, a fin de
construir,
alrededor
de
sus
comentarios
y
necesidades,
propuestas que vayan a mejorar el flujo de información.
•
Prueba
de
ensayo
error:
al
momento
de
consultar
la
información previamente organizada podemos darnos cuenta
que tan acertado fue lo que previamente desarrollamos
2.2.2 Fuente secundaria.
•
Textos organizacionales.
23
•
Documentos internos de la empresa
•
Información y artículos
•
Revistas Especializadas
•
Tesis de grado
•
Modelos tomados de otras organizaciones
•
Textos
legales
concerniente.
que
variados
contengan
la
reglamentación
24
3. Eje de intervención
Al
realizarse
el
diagnostico
que
en
programa
de
normalización,
ni
tampoco
entendiendo
esta,
como
establece
empresa
disposiciones
no
Proyecto
encontró
normalización,
la
en
tiene
para
uso
Arquímedes,
establecido
una
la
ningún
política
actividad
común
y
se
de
que
repetido,
encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a
problemas reales o potenciales, en un contexto dado; esta
actividad consta de los procesos de formulación, publicación
e implementación de normas.
Sin embargo, se evidencia el compromiso de la gerencia
en cuanto al interés de apoyar la creación de dicha política,
por lo tanto se garantiza la capacitación y respaldo del
sistema de normalización. También, se encontró que no existe
ningún
procedimiento
para
detectar
las
necesidades
de
la
normalización de la empresa, ni tampoco se cuenta con ningún
procedimiento de Control de Registros como evidencia objetiva
de
ejecución
de
cada
procedimiento
(identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención
y
disposición
procedimientos
final),
adecuados
pero
para
la
existen
parcialmente
elaboración,
revisión,
aprobación, distribución y archivo de los documentos.
Por otro lado, la empresa cuenta con una guía para la
preparación de normas internas, esta guía son los estatutos;
también está documentada la estructura organizacional y están
definidas las responsabilidades de cada empleado, como la
educación,
la
formación,
habilidades,
y
experiencia
personal de la empresa (ANEXO 1. Manual de funciones).
del
25
Se
debe
tener
presente
que
solo
con
unas
políticas
claras y definidas sobre la producción, canales, flujo de la
información y control se puede garantizar la calidad de la
información, la oportunidad en la respuesta y la eficiencia y
eficacia de la gestión Administrativa en una empresa, por
esta razón en Proyecto Arquímedes, la creación
de un Manual
de Gestión Documental es la respuesta a las necesidades que
se están presentando, pues de esta manera se puede lograr
compilar lineamientos en las comunicaciones oficiales y actos
administrativos, para poder lograr agilidad y eficiencia en
el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma
de decisiones al interior de la organización, recogiendo en
forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el
desarrollo
de
las
funciones
relacionadas
con
el
flujo
documental y los procedimiento de conservación y consulta,
teniendo como finalidad servir de apoyo y orientación para
los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales
así
como
en
la
implementación
de
procedimientos
archivísticos.
La implementación del manual se sustenta en el hecho que
gestionar
la
documentación
oficial
así
como
los
actos
administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las
organizaciones, debido a que la información
se ha reconocido
como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el
cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, al
alcance
de
los
entorno
cada
objetivos
vez
más
y
la
exigente,
supervivencia
misma
en
un
lo
relevante
la
que
hace
creación de directrices internas que orienten este proceso.
De
esta
manera,
un
manual
de
gestión
documental,
es
necesario en la empresa pues sirve como unidad de información
26
velando por llevar a cabo las operaciones archivísticas de
organización
documental
diseminación,
que
incluye
control,
recuperación,
clasificación,
protección
su
por
carácter
difusión de la documentación.
selección,
distribución,
ordenación,
confidencial,
depuración,
almacenaje,
descripción,
conservación
y
27
4. Justificación
4.1 Utilidad
La gestión documental ha ido ganando importancia pues esta
permite que
en
la empresa los empleados, colaboradores
y
socios accedan a la información precisa que necesitan y en el
momento
oportuno,
búsquedas
sin
titánicas.
tener
que
malgastar
Puntualmente
el
su
Manual
tiempo
de
en
Gestión
Documental es una guía que permite la localización oportuna y
efectiva de la documentación. Así mismo, se relaciona con el
funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas
de todas las áreas debido que contiene
fuentes primarias de
información, su adecuado funcionamiento avala el manejo de
documentación estratégica, lo que implica que estas podrían
mostrar
la
absoluta
perspectiva
regularidad
administrativa,
de
la
legal,
gestión,
fiscal,
desde
la
histórica
y
confidencial.
Por este motivo un manual de Gestión Documental, para
Proyecto Arquímedes S.A. es vital, pues no se trata solamente
de
un
proceso
de
organización,
digitalización
y
automatización del sistema de archivo, sino que a partir de
su implantación se empieza a generar valor en cada uno de los
procesos internos de la organización desde distintos frentes,
como el facilitamiento de la localización de todo tipo de
documentos,
reducción
en
el
tiempo
perdido
en
buscar
documentos que se traduce en tiempo productivo de trabajo,
aumento
en
la
identificación
productividad,
de
documentación
empresarial, etc. Su creación
problemas
estandarización
relacionados
con
vital
para
de
la
procesos,
gestión
e implementación soluciona los
el
manejo
y
administración
de
28
documentos
e
información
detectados
al
interior
de
la
Sociedad.
4.2 Novedad
En Proyecto Arquímedes S.A, se presentan claras falencias en
el manejo documental, ya que se presentan diversos problemas
a saber lo es la conservación de duplicados y documentos que
han agotado su periodo de vigencia, la pérdida de tiempo en
la localización y recuperación de documentos, la búsqueda
infructuosa y pérdida de documentos, conversión a soporte
informático mal planteada, entre otras. En este sentido, la
creación de un Manual de gestión Documental para la empresa
es novedoso, porque al no existir,
toda
una
empleados.
nueva
cultura
a
la
su
que
implementación genera
se
deben
someter
los
29
5. Objetivos
5.1 Objetivo General
Crear e implementar el manual de gestión documental de la
sociedad Proyecto Arquímedes S.A.
5.2
•
Objetivos Específicos
Realizar un inventario de la documentación existente en la
empresa.
•
Conocer
la
Arquímedes
situación
S.A,
de
la
documentación
comparando
lo
que
en
existe
Proyecto
con
las
necesidades determinadas en un diagnostico previo.
•
Establecer todos los elementos generales necesarios para
la elaboración del Sistema de Gestión Documental.
•
Establecer
los
procedimientos
documentados
“control
de
(Archivo
de
documentos” y “control de registros”
•
Establecer
el
índice
de
Archivo
Central
Gestión, Archivo central y Archivo Histórico)
•
Dar a conocer el manual de gestión documental generando de
esta
manera
documental.
conocimiento
del
sistema
de
gestión
30
6. Referente conceptual
6.1 ¿Que es Proyecto Arquímedes S.A.?
Para
el
caso
particular,
es
importante
conocer
que
la
Sociedad Promotora del Proyecto Arquímedes S.A nació como
consecuencia de la necesidad de crear e implementar una de
las
estrategias
Gobierno
contempladas
Nacional,
como
lo
en
EL
es
el
PLAN
ARQUIMEDES
denominado
del
PUERTO
DE
TRIBUGÁ.
En el año 2003 se plantea la idea de PROYECTO ARQUIMEDES
en
el
despacho
del
Ministro
de
Transporte
Andrés
Uriel
Gallego, dando respuesta a las necesidades del gobierno y los
habitantes
de
la
región
a
partir
de
infraestructuras
de
comunicación y transporte sin afectar las condiciones medio
ambientales
de
la
región
del
pacifico,
convirtiéndose
el
Proyecto Arquímedes en la columna vertebral de la estrategia
PRI-PACIFICO, el cual tiene dos (2) componentes: un sector
norte que comprende el departamento del Choco, y un sector
sur que incorpora catorce (14) municipios del Pacifico Sur y
a los departamentos de Valle, Cauca y Nariño.
El PLAN ARQUIMEDES corresponde entonces, a una clara
política que desde hace varios años ha venido estructurando
el gobierno nacional con el fin de dinamizar la denominada
zona Pacífica del País, especialmente la correspondiente al
departamento del Chocó.
Para el logro de esa dinamización se identificaron y
priorizaron, además del PUERTO DE TRIBUGA, otras obras de
infraestructura
social:
que
produjesen
alto
impacto
económico
y
31
•
Proyecto Ferry Urabá, Panamá
•
Sistema de transferencia portuaria en el Golfo de Urabá
•
Proyecto de navegabilidad del río Atrato
Importante para todo el departamento del Chocó, puesto
que permite el tránsito de embarcaciones en un gran recorrido
dinamizando las poblaciones rivereñas y abaratando costos de
transporte de mercancías y pasajeros.
•
Proyecto puerto intermodal de Quibdó
Terminal ubicado en la ciudad de Quibdó, Dispondrá de
enlaces directos con un puerto marítimo, contará con conexión
intermodal
(Carreteras
productivos
y
de
o
vías
consumo,
y
férreas)
puede
con
tener
los
centros
otras
áreas
funcionales (servicios aduaneros, almacenamiento, etc.)
•
Proyecto de Navegabilidad del río San Juan
•
Proyecto conclusión vial mar, Nuquí- Las Animas
Obra estratégica para el desarrollo de los municipios
impactados con esta vía, especialmente Nuquí.
Se concibe como un complemento al Puerto de Tribugá
•
Proyecto de Pavimentación Pueblo Rico – Tadó
Forma parte de la denominada salida al mar, en su parte
correspondiente al municipio de Pueblo Rico (Risaralda), y
Tadó (Chocó).
•
Proyecto de Pavimentación Quibdó- Medellín
32
•
El
ferrocarril
desde
Nuquí
al
sector
de
Tarena
en
Antioquia
•
Poliducto
Permitirá sacar por el Pacífico Chocoano la producción
de Gas y derivados del Petróleo desde los Llanos Orientales.
Todas estas infraestructuras están contextualizadas en
planteamientos teóricos como:
6.1.1
El componente PRI PACIFICO. Consiste en la
necesidad de integrar al país con la cuenca del pacífico, la
cual garantiza acceso a mercados de los países que componen
la APEC (Países de la Cuenca del Pacífico).
6.1.2 los CONPES. El Departamento Nacional de Planeación
establece documentos de trabajo
denominados DOCUMENTOS
CONPES (Concejo Nacional de Política Económica y Social),
donde plasma las rutas a seguir en temas económicos y
sociales para determinados sectores económicos o regionales.
Entre los relacionados con los puertos e infraestructura del
Pacífico Colombiano están:
•
3169 DE 2002
•
3180 DE 2002
•
3310 DE 2004
•
3342 DE 2005 PLAN DE EXPANSIÓN PORTUARIA
•
3389 DE 2005 VIA ANIMAS NUQUI
•
3491 DE 2007 PACIFICO COLOMBIANO
•
3553 DE 2008 DEPARTAMENTO DEL CHOCO
33
•
3611 DE 2009 PLAN DE EXPANSIÓN PORTUARIA
Acuerdo Puebla-Panamá
Plan Nacional de Desarrollo
El
gobierno
desarrollo
necesaria
Nacional
estableció
dentro
del
plan
de
un capitulo exclusivo a fomentar infraestructura
para
el
fortalecimiento
de
los
puertos
y
se
menciona específicamente a TRIBUGÁ como uno de ellos.
Política del Ministerio de Transporte
Así mismo el Min-transporte estableció como una de sus
prioridades la apertura de la carretera LAS ANIMAS –NUQUI, y
la rehabilitación de
las vías
ya existentes hacia
Quibdó
desde Pereira y desde Medellín.
Plan de Desarrollo de comunidades negras e indígenas
Este es un tópico importante pues la ley determina que
debe
darse
especial
importancia
a
las
comunidades
menos
favorecidas y claramente se determina que en el Chocó estos
grupos étnicos son la mayoría.
Una vez conocido y contextualizada la razón de ser de la
PROMOTORA DEL PROYECTO ARQUIMEDES S.A., se hará un análisis
de
lo
que
significa
y
representa
la
información
y
el
conocimiento para las organizaciones.
6.2 Información y conocimiento
En su forma más simple el concepto de información se define
como la recopilación
organizada.
de datos, en forma sistematizada y
34
Mucho se ha discutido sobre si la mera información nos
lleva
al
Conocimiento,
teóricos que para
quedando
en
claro
para
todos
los
lograr este paso es necesario que la
información se clasifique y se procese, y de este análisis y
reflexión si se puede llegar a obtener conocimiento.
Como
se
comunicación
ha
visto
(entiéndase
a
lo
como
largo
de
la
información)
historia
del
de
la
hombre,
su
necesidad social y de trascendencia le llevó a buscar medios
para plasmar su conocimiento y vivencias. Por esta
misma
razón y por el afán de conservar dicha información nace el
concepto de biblioteca y archivo, los cuales en un principio
no tienen una diferenciación clara entre la función de uno y
del otro.
6.2.1 Las Bibliotecas y el Archivo. Las bibliotecas son una
realidad consolidada a lo largo de más de cuatro mil años de
historia, que discurre paralela a la de la escritura y el
libro.
6.2.1.1 Antigüedad. En sus orígenes tuvieron una naturaleza
más propia de lo que hoy se considera un archivo que de una
biblioteca. Nacieron en los templos de las ciudades
mesopotámicas, donde tuvieron en principio una función
conservadora, de registro de hechos ligados a la actividad
religiosa, política, económica y administrativa, al servicio
de una casta de escribas y sacerdotes. Los documentos se
escribían en escritura cuneiforme en tablillas de barro, un
soporte basto y pesado, pero que ha garantizado su
conservación. Destacaron especialmente las bibliotecasarchivo de Mari, Lagash y Ebla, así como la del rey asirio
Assurbanipal.
35
En
el
Antiguo
Egipto
existieron
dos
clases
de
instituciones: Casas de los Libros, que hacían las veces de
archivos para la documentación administrativa y Casas de la
Vida, que eran centros de estudios para los escribas y que
poseyeron colecciones de las que se podía hacer copias. La
escritura, en sus diversas formas, jeroglífica, hierática o
demótica, se recogía en rollos de papiro.
En
la
alcanzaron
formas
que
antigua
un
Grecia
gran
pueden
el
desarrollo.
considerarse
libro
Las
como
y
las
bibliotecas
bibliotecas
adoptaron
antecedentes
de
las
actuales. La escritura griega, derivada del alifato semítico,
permitió generalizar en cierta forma el acceso a la lectura y
al libro y
que
aparecieran, por primera vez, bibliotecas
desvinculadas de los templos. El periodo helenístico fue el
del nacimiento de grandes bibliotecas legendarias, como la
Biblioteca de Alejandría o la de Biblioteca de Pérgamo, que
se crearon con la voluntad de reunir todo el conocimiento
social de su tiempo y ponerlo a disposición de los eruditos.
En Roma, deudora de la cultura griega, se empleó el
mismo soporte escriptóreo, el rollo de papiro. Allí se fundó
la primera biblioteca pública de la que hay constancia, por
parte de Asinio Polión y existieron grandes bibliotecas como
la Octaviana y Palatina, creadas por Augusto, y la Biblioteca
Ulpia,
del
Emperador
Trajano.
Las
bibliotecas
romanas
acostumbraban a tener una sección griega y otra romana.
Con el auge del cristianismo empieza a difundirse un
nuevo formato, el códice de pergamino y la lectura comienza a
desplazarse
de
las
instituciones
paganas,
en
decadencia, a las de la naciente Iglesia cristiana.
franca
36
6.2.1.2 Edad Media. En los tiempos medievales, con las
invasiones bárbaras y la caída del Imperio Romano de
Occidente, la cultura retrocede y se refugia en los
monasterios y escritorios catedralicios, únicos lugares que
albergan bibliotecas dignas de tal nombre. Son centros donde
se custodia la cultura cristiana y los restos de la clásica,
al servicio de la Religión. Bibliotecas de monasterios como
Saint Gall, Fulda, Reichenau, Monte Casino, en Europa o Santo
Domingo de Silos, San Millán de la Cogolla, Sahagún o Santa
María de Ripoll en España, se convirtieron en los centros del
saber de su tiempo.
A partir de la Baja Edad Media con la creación de las
universidades primero y con la invención y difusión de la
imprenta
después,
universitarias,
al
se
crean
tiempo
que
las
el
nuevas
libro
bibliotecas
alcanza
a
nuevos
sectores de la población.
En Oriente, Bizancio, actuó de nexo de unión con la
cultura
clásica,
que
sobrevivió
de
este
modo,
influyendo
sobre el mundo árabe y eslavo y también sobre la atrasada
Europa
occidental.
monasterios
y
bibliotecas
ligadas
Aquí
ciudades.
a
El
las
hubo
mundo
grandes
árabe
mezquitas
y
bibliotecas
también
los
creó
en
sus
centros
de
enseñanza coránica, madrasas. También aquí se crearon algunas
de las mayores bibliotecas de su tiempo como la del califa
Al-Mamum en Bagdad o Abd-al-Rahman III y su hijo Al Hakam II
en Córdoba.
6.2.1.3 Edad Moderna. El Renacimiento marcado por la
invención de la imprenta, creación de Johannes Gutenberg, y
las luchas derivadas de la Reforma protestante, vio nacer,
gracias a los ideales humanistas, un nuevo modelo de
37
biblioteca principesca. Esta corriente desembocará en la
aparición de bibliotecas reales y de la alta nobleza, que
merced a los nuevos valores se abren a un público de eruditos
y estudiosos. Destacan en el siglo XVI la francesa de
Fointaneblau o las creadas en Austria y Baviera. En España
destacan la de Hernando de Colón, la de la Universidad
Complutense y la de El Escorial, creada por Felipe II, modelo
de las posteriores bibliotecas barrocas.
En el siglo XVII se crean grandes bibliotecas eruditas
como la Bodleiana en Oxford, la Ambrosiana en Milán o la
Mazarina en París, de la que fue bibliotecario Gabriel Naudé
autor de Advis pour dresser una bibliothequè, considerado
como el Padre de la Bibliotecología (también conocida como
Biblioteconomía).
Durante
el
siglo
XVIII
se
crearon
la
Biblioteca
del
Museo Británico, antecesora de la British Library actual y la
Biblioteca Real, germen de la Biblioteca Nacional de España.
En esta centuria nacen la Biblioteca Braidense, en Milán, y
la Real de Lisboa. También en este periodo nacieron las que
serían andando el tiempo las bibliotecas universitarias de
Yale, Harvard y Princeton.
6.2.1.4 Edad Contemporánea. Las revoluciones francesas y
americana, supusieron el inicio de la extensión por Europa y
América de nuevos principios democráticos y el nacimiento de
una verdadera voluntad de hacer accesible la cultura y la
educación para todos. En el mundo de las bibliotecas, esto
supuso el nacimiento de una fiebre desamortizadora que se
extendió por todo el continente y que transfirió a la
sociedad un inmenso tesoro bibliográfico procedente de las
instituciones del Antiguo Régimen, singularmente la Iglesia
38
Católica. Pese a todo, este deseo de acercar la cultura a
toda la sociedad no consiguió hacerse realidad hasta mediados
del siglo XIX, con la aparición en el mundo anglosajón de la
biblioteca pública, (public library).
Paulatinamente se fue consolidando la idea de que todos
los
seres
humanos
información.
Sin
tienen
derecho
embargo,
al
siguiendo
libre
a
acceso
Carrión,
se
a
la
puede
afirmar que ante este hecho se establecieron tres corrientes
que han determinado el pensamiento bibliotecario del siglo
XX:
•
La concepción europea continental, fuertemente marcada por
el peso de los fondos antiguos y con una gran vocación
conservadora y bibliófila, que ve a las bibliotecas de
investigación como las auténticas bibliotecas. Asigna a
las bibliotecas
•
públicas una misión educativa.
La concepción anglosajona, muy influida por ideas como el
libre
acceso
máxima
a
la
información,
difusión,
una
el
deseo
de
activísima
lograr
su
cooperación
interbibliotecaria y la extensión bibliotecaria.
•
La
concepción
instrumento
socialista,
esencial
en
que
la
ve
en
educación
la
biblioteca
pero
también
un
de
propaganda y de control ideológico de la sociedad.
A partir de 1989 con la caída del muro de Berlín, el
modelo
socialista
prácticamente
ha
entra
en
crisis
desaparecido,
salvo
y
en
la
algunas
actualidad
excepciones,
intentando adaptarse a los nuevos valores democráticos y a
los continuos recortes presupuestarios. El modelo anglosajón
se ha extendido por todo el mundo durante la 2ª mitad del
siglo XX, y ha influido fuertemente en la Biblioteconomía
39
actual, especialmente gracias a las doctrinas de la IFLA y de
la Unesco, con programas como la UAP (Universal Availability
of Publications), UBC (Universal Bibliografic Control), PAC
(Preservation and Conservation) o UDT (Universal Dataflow and
Telecommunications).
La
concepción
continental
pervive
todavía ejerciendo una gran influencia sobre las bibliotecas
nacionales
y
en
investigación
y
el
de
fondo
sobre
carácter
muchas
superior.
bibliotecas
Además
ha
de
influido
aportando su carácter educativo a la biblioteca.
El estudio de los archivos y su documentación es tan
antiguo como la organización social de
la
humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios.
Eran una herramienta de control de la población y de la
riqueza.
Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta
el
Bajo
Imperio
Romano,
pasando
por
las
civilizaciones
egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados.
Los primeros documentos son documentación legal (leyes),
documentación
de
documentación
propiedad).
(registros
de
control
hacienda
También
de
hay
soldados,
de
las
(censos,
personas
(padrones),
catastros,
mucha
títulos
documentación
quintas)
y
mucha
de
militar
documentación
privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han
dejado
muestras
antigüedad:
de
archivos
la
existencia
reales,
de
los
de
archivos
templos
e
en
la
incluso
40
bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han
dejado constancia de la organización de los fondos.
El reparto de la documentación en las salas es buen
ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo una
clasificación rigurosa. Pero se desconoce su clasificación
original y por tanto los criterios empleados.
En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de
arcilla.
Los
Sumerios,
los
Arcadios
y
los
Babilonios
escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas
redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un
punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se
escribía sobre madera, marfil y pieles.
Los
archivos
y
documentos
estaban
a
cargo
de
los
Escrivas. Eran una clase dirigente que se originan en el
servicio
a
los
templos.
En
Ur,
el
archivero
era
además
inspector de canales.
Se
buscaba
crean
que
depósitos
tuvieran
especiales
una
para
los
climatización
archivos.
adecuada.
Se
Las
tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de
obra recubiertas de asfalto.
También se colocaban en nichos independientes. Se les
mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido.
Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales
de la administración con autorización previa.
Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con
17.000
tablillas
de
arcilla.
Se
encontraron
libros
con
41
contabilidad,
registros
de
transacciones
mercantiles,
estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de
su entorno.
En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim
Sumus, el primer archivero del que se tiene noticia.
6.2.1.5 La Edad Media en el uso del archivo. Con los
bárbaros, llega la disolución de las estructuras
administrativas del Imperio Romano y se destruyen los
archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano.
En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio
de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece
los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se
escribe. La lengua en la que se escribe, también hace
costosos los documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la
letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el
siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del
documento escrito, debido en
parte al descenso del
nivel
cultural.
No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Se está
en un período oscuro. Solamente se conservan archivos en los
monasterios.
Allí
se
reúnen
los
pocos
que
saben
leer
y
escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato
de Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan
escribir.
Se
adopta
el
formato
Códice,
mantenido
durante
siglos.
El primer intento de organizar un archivo estatal corre
a cargo de
Carlomagno. Organiza una
cancillería, y
desde
42
allí, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y
capitulares.
Este
primitivo
archivo
tenía
su
sede
en
Aquigrán. Los vikingos acabaron con este archivo.
Todos los demás archivos europeos inician su andadura en
el siglo XI, cuando se consolidan los reinos europeos. Los
reyes montan sus archivos para guardar sus documentos. Los
archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden
muchos documentos. En la época visigoda aparece el thesaurus,
que era el lugar en el cual se guardaban los documentos del
rey, los códigos y los tratados internacionales.
En esta época se guardaban también los documentos de
propiedades
y
privilegios
feudales.
Se
desarrollan
dos
instrumentos archivísticos muy interesantes: Los Registros y
los Cartularios.
Los
registros
son
libros
o
cuadernos
donde
se
transcriben documentos otorgados por una persona o entidad.
Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la
Cancillería
valor,
Pontificia
deben
documentación.
hacerse
Es
la
en
el
por
única
siglo
voluntad
XII.
del
institución
Para
que
que
que
tengan
emite
la
conserva
la
tradición administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben.
Reciben el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema
se mantiene a lo largo de toda la Edad Media. Se conservan
los documentos solemnes y de valor.
La práctica de los registros se extiende por el resto de
Europa. Juan sin Tierra, es el primer rey inglés que pide que
se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los
43
primeros
registros
importantes
son
los
de
la
Corona
de
Aragón.
El
Domesday,
Guillermo
el
es
un
libro
Conquistador.
de
Está
registro
escrito
editado
en
por
latín.
Se
registran todas las propiedades de los nobles ingleses.
En el siglo XII se recupera el derecho romano y el
procedimiento
administrativo
inherente.
Se
introduce
una
clasificación sistemática y una clasificación cronológica y
se comienzan a conservar en
Entre
los
siglos
legajos.
XIII
y
XIV
se
comienzan
a
crear
archivos de entes locales, archivos eclesiásticos con una red
estructurada y organizada y archivos privados.
La
Corona
española,
desde
el
comienzo
mismo
de
la
Conquista, pretendió proteger la documentación generada por
la administración indiana. Así, Francisco Pizarro recibió la
orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición
se siguiera en todas las posesiones españolas.
En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia
1535 que se depositaran en un arca libros y registros de
aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.
Años
más
tarde,
hacia
1567,
la
Real
Audiencia
y
Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispuso la creación de
un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de
los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su
custodia.
Por otra parte, la referencia documental más antigua
sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia,
44
la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia
de Santafé:
«(. . .) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo
suyo y de los oficiales Reales de Su Majestad deste Reino,
que al presente se ha hecho un aposento para donde esté la
caja real y Hacienda de Su Majestad, donde al presente está,
y para quintar el oro y plata y esmeraldas que en este Reino
hay, e para que los dichos oficiales oigan los pleitos y
diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, conforme a una
Cédula Real de Su Majestad que sobre ello hay y nuevamente ha
enviado, y para que en todo haya buena cuenta y razón es
necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha caja y
Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los
papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real
después que este Reino se descubrió y los que adelante se
ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho
hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen
recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se
han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de
paja; por tanto su señoría mandaba y mandó a los dichos
oficiales Reales, que dentro de seis días, después que les
sea notificado, hagan el dicho archivo y le pongan en el
dicho
aposento,
junto
con
la
dicha
caja
real,
para
que
perpetuamente estén juntos y metan en él, dentro del dicho
término,
por
inventario,
todos
los
papeles,
cuentas,
recaudas, libros de Hacienda Real que se han hecho en este
Reino, después que se descubrió hasta el día de hoy y todo lo
demás que fuere menester tocante a la dicha Hacienda Real, y
así mandó se les notifique por
auto.»
45
En el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé,
se precisó entonces, que por orden de Andrés Díaz Venero de
Leiva, presidente de la corporación y gobernador del Nuevo
Reino,
"se
tenga
un
archivo
en
el
cual
estén
todos
los
papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real
después que este Reino se descubrió y los que adelante se
ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho
hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen
recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se
han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de
paja..."
Actualmente en Colombia existe normatividad relacionada
con
la
conservación
de
documentos,
conocida
como
la
LEY
GENERAL DE ARCHIVOS, (Ley 594 de 2000/ julio 14).
Esta ley define el Objeto, el ámbito de aplicación, y
los
principios
generales
que
rigen
y
regulan
la
función
archivística.
6.3 Gestión Documental
Se entiende
técnicas
por gestión
y prácticas
documental el conjunto de normas
usadas para
documentos de todo tipo
administrar el flujo
en una organización,
permitir
de
la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven
y
asegurar
documentos
más
la
conservación
valiosos,
indefinida
aplicando
de
los
principios
de
racionalización y economía.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos
sistemas
de
gestión
documental:
desde
el
simple
registro
46
manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más
sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente como tal, venga ella
en papel o en formato electrónico, sino que además controlan
los
flujos
de
trabajo
del
proceso
de
tramitación
de
los
expedientes, capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de
archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten
realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de
cualquier lugar.
Para empezar a hablar de gestión documental en cualquier
organización, primero se deben tener claros algunos conceptos
que llevan a entender la importancia de esta en la empresa.
Para ello retomaremos
el concepto y algo de la historia
cercana de la información, ya que el sentido más profundo de
la gestión documental, más que darle orden a los documentos,
se trata de organizar la información de tal manera que esta
pueda ser recuperable y útil en el momento que se necesite
para tomar decisiones de una manera eficiente y eficaz.
En este sentido y desde una percepción muy amplia; la
información
es
un
cumulo
de
fechas,
datos,
nombres,
acontecimientos y lugares que forman parte intrínseca del ser
humano.
Pero,
acumulación
de
la
información
expresiones
hoy
y
en
día
datos,
es
es
más
una
que
una
verdadera
industria cuyos comienzos, se remontan a mediados del siglo
diecinueve, cuando nació la prensa escrita y los primeros
sistemas de comunicación, como el telégrafo. Este proceso,
con el correr del tiempo, se fue arraigando en la sociedad,
el
comercio,
la
industria,
el
gobierno,
alcanzando
47
actualmente
su
mayor
auge,
gracias
a
los
nuevos
avances
tecnológicos.
Dichos avances tecnológicos, tienen que ver directamente
con el rápido proceso innovador de los medios de comunicación
masivos, la llegada y el uso de los computadores en todos los
campos,
la
masiva
visual,
oral
y
difusión
auditiva
reprográficos
y
aceleraron
involucraron
nuevas
informativa
en
la
intervención
el
proceso
formas
y
forma
de
escrita,
los
medios
divulgativo
presentaciones
de
e
la
información.
Por tal motivo, según González de Ríos y Sánchez de
Laguna (2002, p 24) se prevé en corto tiempo la fusión de
tres técnicas generadoras de los nuevos cambios que tanto
esta sociedad como la del futuro deberán enfrentar, estas son
la informática, las telecomunicaciones y la reprografía, las
cuales
tienen
reproducción
que
de
la
ver
con
la
producción,
información,
pues
divulgación
dichas
técnicas
y
se
entrelazan con un elemento a saber: la información.
Precisamente
rumbo
que
político
estas
permitirán
técnicas
un
mayor
son
las
que
crecimiento
marcaran
económico
el
y
a nivel mundial. Toda esta predicción es evidente
en el sentido que, aquellos países que manejen mejor sus
recursos
informativos,
descubrimientos,
es
invenciones,
decir,
avances
estadísticas,
científicos,
datos,
etc.,
serán los que liderarán la política y la economía, con lo
cual toma validez aquella frase que dice que la “información
es poder”.
Es así como, la revolución ocasionada por la producción
de información constituirá la competencia por el liderazgo,
48
en
la
medida
en
que
los
avances
tecnológicos
producen
y
procesan con mayor rapidez la información, las necesidades de
su control y
la lucha por su depuración y manejo crecen
igualmente, ya que de la manera técnica y responsable de su
manejo dependerá entonces la superación de los pueblos y el
avance de cada uno de los sectores que conforman la sociedad.
Por otro lado,
al hablar de información, hay que tener
presente que existe una estrecha relación entre este término
y los documentos, ya que la información es parte inherente
del
documento
mismo,
sin
ella,
el
documento
como
tal
no
existe y precisamente son los documentos, los que han ido
creciendo
en
una
forma
desproporcionada
y
aparentemente
inmanejable. Pero este proceso de explosión documental nace
gracias a que el hombre por su característica de ser social
ha necesitado siempre el establecer la trascendencia de sus
actos y vivencias, las cuales comenzó a plasmar de diferentes
maneras hace millones de años. Sin embargo, aun cuando la
producción
registrada
documental,
en
un
entendida
soporte
como
físico,
la
comenzó,
información
con
el
mismo
desarrollo de la comunicación humana, no fue sino hasta la
invención de la imprenta que surgió la idea de la producción
en
serie
de
los
documentos
como
un
proceso
paulatino
de
divulgación informativa, es entonces como la producción de
documentos
avanzo
tradicional,
a
con
la
el
paso
maquina
de
la
eléctrica
máquina
y
de
escribir
posteriormente
a
aparatos más sofisticados hasta llegar a los computadores
personales y la maquinas duplicadoras.
Como
se
ha
comunicación
del
trascendencia
le
visto
a
hombre,
llevó
a
lo
largo
de
la
su
necesidad
buscar
medios
historia
de
la
social
y
de
para
plasmar
su
49
conocimiento y vivencias. Por esta misma razón y por el afán
de conservar dicha información nace el concepto de biblioteca
y
archivo,
los
cuales
en
un
principio
no
tienen
una
diferenciación clara entre la función de uno y del otro.
En este sentido, los documentos de conservación en una
biblioteca
son
concebidos
como
aquellos
de
lectura,
información, conocimiento y expansión cultural, mientras que
los de archivo son el producto de una actividad y representan
el testimonio de la manera cómo se desarrollan los hechos de
tipo administrativo, comercial, y político de una sociedad.
El archivo va conformado por series de documentos surgidos
involuntariamente como producto de una actividad comercial o
económica de las empresas y los individuos, que de acuerdo
con la ley presentan testimonio irrefutable de su actividad.
Así mismo, es útil saber que es a partir del siglo XX
cuando se dio especial relevancia a los archivos producidos
en las prestación de una actividad personal o económica y se
le reconoció e estos últimos su valor probatorio en el campo
jurídico,
llevando
a
producir
una
serie
de
legislaciones
relacionadas con la producción, conservación y utilización de
los libros comerciales.
6.3.1 Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta. Un
sistema de gestión documental por lo general se refiere a las
siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación,
clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación,
autenticación.
• Almacenamiento
¿Dónde guardaremos nuestros documentos?
¿Cuánto podemos pagar para
50
almacenarlos?
•
Recuperación
¿Cómo puede la gente encontrar
documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo
se puede pasar buscándolo? ¿Qué
opciones tecnológicas están disponibles
para la recuperación?
•
Clasificación
¿Cómo organizamos nuestros documentos?
¿Cómo aseguramos que los documentos
estén archivados siguiendo el sistema
más apropiado?
•
Seguridad
¿Cómo evitamos la pérdida de
documentos, evitar la violación de la
información o la destrucción no deseada
de documentos? ¿Cómo mantenemos la
información crítica oculta a quién no
debiera tener acceso a ella?
•
Custodia
¿Cómo decidimos qué documentos
conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser
guardados? ¿Cómo procedemos a su
eliminación (expurgo de documentos)?
•
Distribución
¿Cómo distribuimos documentos a la
gente que la necesita? ¿Cuánto podemos
tardar para distribuir los documentos?
•
Workflow
¿Si los documentos necesitan pasar a
partir de una persona a otra, cuáles
son las reglas para el flujo de estos
documentos?
51
•
¿Si más de una persona está implicada
Creación
en creación o modificación de un
documento, cómo se podrá colaborar en
esas tareas?
6.3.2 Principios Fundamentales De Clasificación. Los
principios fundamentales en el proceso de archivar son:
-
Clasificar, ordenar y archivar.
-
Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se
archivará
un
documento.
Es
establecer
un
orden
riguroso
atendiendo a un sistema o criterio definido.
-
Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la
clasificación ha señalado.
-
Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado
6.3.2.1 Por su organización ( ICFES)
1. Archivo centralizado
2. Archivo descentralizado
3. Archivo mixto o combinado
El centralizado consiste en organizar una sola Unidad de
Archivo,
bajo
dirección
única
y
en
un
mismo
lugar
para
manejar toda la documentación de la entidad.
El descentralizado se refiere al archivo y manejo de los
documentos
en
especialización
dirección.
cada
dependencia
del trabajo, y debe
de
acuerdo
estar
con
bajo una
la
misma
52
Se recomienda el uso de la forma mixta; consiste en
mantener un archivo central al cual finalmente se remitan
todos
los
documentos
de
la
entidad
de
organizar
en
cada
dependencia con el mismo método del archivo central, archivos
temporales
de
documentos
relacionados
con
su
actividad,
durante el tiempo que se requiera para la tramitación de
asuntos.
6.3.2.2 Por la vigencia e importancia de los documentos.
1. Archivo de oficina o trámite
2. Unidad de Archivo o Archivo de Depósito
3. Archivo permanente o de información
El Archivo de Oficina o Trámite corresponde a aquellos
documentos
que
se
encuentran
en
proceso
de
tramitación
(primera edad) y por lo tanto prestan servicio activo, ya que
presentan un alto índice de consulta.
Es el que se lleva en
cada dependencia a centro de costo.
La Unidad de Archivo que corresponde a la segunda edad
de los documentos, conlleva a la prestación de un servicio
pasivo
de
información
frecuente.
Identifica
actualidad
pero
conservar.
Se organiza en sitio diferente al anterior con el
que
porque
la
por
su
consulta
documentación
aspectos
se
que
legales
hace
ha
es
menos
perdido
necesario
fin de descongestionar el archivo de oficina y constituye el
archivo de depósito.
El
archivo
permanente
o
de
información
caracteriza
aquellos documentos que, dada su importancia, presentan un
gran valor informativo. Este tipo de archivo corresponde a l
tercera edad de los documentos.
Con todo lo anterior existe
53
la causa de que un documento regrese a las primeras edades a
causa de investigaciones o procesos y por consiguiente un
documento de archivo permanente
o de depósito puede volver a
ser parte del Archivo de oficina.
6.3.3 Organización General. El proceso de organizar un
archivo debe tener en cuenta todos los factores corrientes
del análisis administrativo.
6.3.3.1
Ubicación dentro de la estructura. Teniendo en
cuenta la característica fundamental del Archivo como unidad
de apoyo y prestación de servicios de información a toda la
organización y, dada su función de control, transito y
conservación de la documentación, es aconsejables situarla
entre los organismos asesores, con el fin de darle la
importancia y permitirle la eficacia que le corresponde para
el oportuno cumplimiento de sus obligaciones.
• Personal competente
Aspecto fundamental de la organización de un sistema de
archivo es contar con el personal mínimo suficiente, idóneo y
debidamente adiestrado para el manejo y control de toda la
documentación.
• Métodos de trabajo
La
metodología
que
se
adopte
será
la
más
eficiente,
sencilla y económica.
Esta parte del análisis incluye normas específicas sobre
el
servicio
de
préstamo,
transferencias,
recepción
y
codificación, apertura de carpetas, formación de legajos, uso
de remisiones, ficheros de control y el servicio de préstamo.
54
Los
sistemas
de
trabajo
no
tendrán
éxito
en
su
aplicación si no se asegura la colaboración de todos los
empleados y funcionarios de la entidad.
Para lograrlo conviene que el manual sea ampliamente
difundido y exigir su cumplimiento.
6.3.4 Procedimiento para formar el Archivo Central. El
proceso de formar un archivo central, cuando toda la
documentación esta descentralizada en las diferentes
oficinas, implica ejecutar cuidadosamente y en orden las
siguientes tareas:
6.3.4.1
Identificar los depósitos de documentos. Con la
colaboración de las diferentes dependencias se hará un
reconocimiento de los sitios en donde se encuentran los
documentos, explicando el plan a seguir para su traslado.
6.3.4.2
Inventario General. Una vez identificados y
ubicados los depósitos de documentos, se levantará un
inventario general por dependencia o centros de costos y
dentro de cada uno se agrupará por clase de documentos.
Para
este
inventario
se
debe
utilizar
un
formato
especial que contenga como mínimo la siguiente información:
a) Identificación de la dependencia y sitio de depósito.
b) Número de carpeta, folder o legajo
c) Título de material por asuntos
d) Contenido del folder con las fechas del
material
e) Número de folios, por carpeta, folder o legajo.
55
6.3.4.3 Procesamiento de la información. Una vez efectuado el
inventario general se procesará a tabular la información,
tomando como base los títulos del material relacionado.
resultado de esta tarea se tendrá un listado
Como
completo de
temas que servirá para definir el sistema de clasificación
del archivo, términos de retención y proceso de
transferencia.
6.3.4.4 Forma de Operación. Es necesario definir si el
archivo debe operar con un criterio mayor o menos
centralización, lo cual depende de consideraciones
especiales, tales como:
a) Naturaleza y magnitud de las actividades.
b) Magnitud y especialidad de los documentos, su vigencia y
reserva.
c) Situación física, métodos de traslado y costos.
6.3.4.5 Operaciones del Archivo Central. La organización del
Archivo Central debe ser fiel reflejo de la estructura de la
institución (organigrama).
Para lograrlo es importante
determinar los pasos a seguir en la implantación del método
de clasificación recomendado, como son:
1.
Ordenar.
Para
realizar
esta
operación
se
deben
llevar a cabo las siguientes tareas:
Definir los grupos principales en que se dividirá el
Archivo, teniendo en cuenta la estructura de la entidad.
El principio fundamental de ordenación archivista es el
de respetar la procedencia, esto es, organizar los documentos
de acuerdo con el Centro de Costo que los envía al Archivo.
56
2.
Clasificar. Este paso consiste en asignar un código
a cada unidad archivística dentro de la ordenación general,
defendiendo claramente las dependencias en orden jerárquico
hasta
llegar
a
identificar
los
legajos
por
asuntos
alfabéticamente ordenados y dentro de estos los documentos
como unidades finales.
Las Dependencias o centros de costos se identificarán
con guías del mismo color y mayor relieve en letra y altura
dentro de archivadores o estantes.
Los asuntos o segundo grupo de clasificación tendrán
guías de igual color, pero diferentes a las primeras de menor
relevancia.
Diseñar un sistema eficaz de clasificación de documentos
requiere
la
sistemáticamente
adopción
carpetas
de
y
un
código
documentos,
y
para
que
ordenar
a
la
vez
constituye la guía para su localización inmediata.
El método o combinación que se adopte
debe tener en
cuenta que: Abarque todas las actividades de la entidad, sea
un
sistema
términos
sencillo
que utilice
en
su
comprensión
sean claros
y
operación,
y actuales,
facilite
búsqueda y uso de los documentos para los fines
los
la
que se
proponga la entidad y sea lo suficientemente flexible para
facilitar futuras ampliaciones.
3.
Describir.
Se
relaciona
con
la
elaboración
de
inventarios, índices, ficheros o kardex que constituirán los
elementos auxiliares de localización de los documentos.
57
El diseño de este tipo de auxiliares es la tarea más
importante del Archivo, facilitan la localización rápida y
exacta.
Para
ficheros
efectos
de
alfabéticos,
la
descripción
cronológicos,
podrán
por
elaborarse
asuntos
o
temas,
numéricos o geográficos de acuerdo con la convivencia en la
organización
del Archivo.
6.3.4.6 Sistemas de Clasificación
•
Sistema Alfabético: Consiste en hacer una carpeta por
cliente,
empresa,
persona,
etc.,
y
después
colocar
las
carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que
resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún
tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es
que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha
gente, y por tanto, la única solución a este problema es que
se
encargue
del
archivo
una
sola
persona
y
que
sea
esa
persona quien escriba las normas adaptadas.
En este archivo reposan carpetas rotuladas desde la “A”
hasta la “Z” que contienen Documentos de clientes pasivos.
Cada
carpeta
tiene
documentos
de
varios
clientes
o
corresponsales. Los rótulos de las guías y las carpetas son
alfabéticos; y, los documentos deben archivarse dentro de la
carpeta en estricto orden alfabético, facilitándose de esta
manera la identificación de un cliente cuando pasa a ser
“activo”, esto ocurrirá cuando hay cinco o más documentos del
mismo;
entonces
se
retirará
los
documentos
del
archivo
misceláneo y se le abrirá una nueva carpeta registrándole
como cliente nuevo, el mismo que pasará a ser parte del
archivo principal.
58
•
Sistema
Numérico:
consecutivos
numerando
a
las
Consiste
personas
consecutivamente
o
las
en
asignar
empresas
carpetas,
números
que
escriben,
para
después
archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el
nombre
de
cada
una
y
el
número
asignado.
Las
fichas
se
archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las
ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las
carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para
cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo
será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden
utilizarse para otros fines.
•
Sistema Geográfico: Consiste en agrupar las carpetas en
orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y
subdividirlas
por
temas
o
nombres.
Éste
es
un
sistema
prácticamente indispensable en una oficina de exportación o
en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema
es
que
las
actividades
no
siempre
se
desarrollan
en
territorios específicos y otro inconveniente sería que se
necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos
los pueblos y ciudades.
•
Sistema Por Asunto o Temas: Consistiría en archivar el
material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos
es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para
llevar
la
correspondencia
y
papeles
de
una
actividad
repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta
muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta,
especialmente si éstos tratan de diversos asuntos.
•
Sistema De Dígitos Terminales: Consiste en ordenar las
carpetas según el último par de dígitos en lugar del estricto
orden numérico. Los números se archivan en grupo de dígitos
59
(385.77.12; 568.18.99). Todas las carpetas que terminan en
los mismos dos dígitos (12), se archivan juntas detrás de una
guía principal. Luego las carpetas se subdividen de acuerdo
con el segundo grupo de dígitos y éstas se archivarán juntas.
Finalmente,
las
carpetas
se
ordenarán
numéricamente
según los dígitos al principio del número. La ventaja de este
sistema, es que resulta más fácil recordar dos dígitos que un
número largo.
•
Sistema Decimal: Se basa en la división de 10 grupos, a
cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o
bien del 1 al 0. Cada grupo puede dividirse en otros 10, cada
uno con un número de dos cifras, la primera es la que indica
el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9. Cada una de
las
divisiones
secundarias,
puede
dividirse
en
10
grupos
terciarios que se representan por números de tres cifras, y
así sucesivamente.
•
Sistema
Alfanumérico:
clasificaciones
alfabética
Es
y
una
combinación
numérica.
A
cada
de
letra
las
del
alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C
es
3,
etc.
Cada
consecutivamente:
carpeta
dentro
de
un
1/1,1/2,1/3,1/4,etc.
número
Las
se
numera
carpetas
se
ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan
simplemente como referencia sobre la correspondencia.
•
Orden
Cronológico:
como
su
nombre
lo
indica,
este
sistema se basa en la fecha del documento, siguiendo las
subdivisiones del tiempo: año, mes día.
casos
de
vencimientos
de
cualquier
tipo
Se utiliza para
de
transacción
comercial y es por eso que también se le denomina auxiliar de
vencimientos.
Hoy en día en la mayoría de los casos, se
60
trabaja
con
un
programa
de
computador
que
lista
los
vencimientos del día. Con esta información se recurre a la
carpeta
del
cliente
para
recuperar
la
información
y
documentos necesarios y realizar las gestiones del caso.
•
Archivadores:
archivar
Existen
carpetas
y
el
diversas
método
y
que
distintas
elijamos
formas
de
dependerá
de
factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que
estemos,
el
tipo
y
tamaño
de
papeles
que
archivemos,
la
cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se
necesite el material y por último, el método de clasificación
utilizado.
utilizan
Los
son:
principales
Sistema
sistemas
Horizontal,
de
archivo
Vertical,
que
se
Suspendido,
Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de
Información
Didáctica:
Computarizado
Técnicas
(topsecres.iespana.es)
de
Documentación
de
*Guía
Oficina,
www.utpl.ed.ec
6.4 La ética en el manejo y confidencialidad de la
información
El compromiso del personal involucrado en esta área es un
factor decisivo.
Para ello deben sentir que, al desempeñar
su trabajo, están haciendo algo importante y que lo hacen
tiene un significado.
Toda
persona
cualidad
que
primordial,
maneje
el
información
sigilo
debe
tener
profesional.
como
Esta
característica es esencial en las personas que poseen toda la
información
de
la
institución,
como
es
el
caso
de
los
funcionarios que trabajan en la oficina de administración de
documentos.
61
Este sigilo profesional hace relación a la reserva que
debe poseer una persona con la información que maneja, bien
porque lo determine la Ley o los reglamentos institucionales,
en cuyo caso es inviolable. Su responsabilidad como poseedor
de la información, supone claridad conceptual y práctica de
lo que representa la ética y la honestidad.
Ríos y Sánchez de laguna, 2002, p 67).
(González de
62
7.
Cronograma
CRONOGRAMA DE TRABAJO
ETAPAS
ACTIVIDAD
OBJETIVO
Determinación de las necesidades de documentación.
Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar
que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Diagnóstico
ACTIVIDAD
Conocer la situación de la documentación en la empresa comparando lo que existe con las
OBJETIVO necesidades determinadas en la etapa anterior.
Diseño del sistema documental
ACTIVIDAD
Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del Sistema
OBJETIVO
Documental
ACTIVIDAD
Elaboración de los documentos y procedimientos generales
OBJETIVO Procedimiento para la elaboración y el control de documentos
OBJETIVO Manual de archivo central
ACTIVIDAD
Sensibilización
OBJETIVO Generar conocimiento general del sistema de gestion documental
FEBRERO
1
2
3
MARZO
4
1
2
3
ABRIL
4
1
2
3
MAYO
4
1
2
3
JUNIO
4
1
2
3
4
63
8.
8.1
Presentación y análisis de resultados
Diagnostico de la documentación
El objeto del diagnostico realizado en Proyecto Arquímedes
S.A., es básicamente identificar las condiciones en las que
se
encuentran
oportunidades
los
archivos
para
de
manejo
y
detectar
formular
deficiencias
estrategias
y
de
mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones. Incluye
la identificación del archivo, de las características de su
infraestructura física y el estado en el que se encuentran
los documentos.
Con respecto a las condiciones en las que se encontró el
archivo de la empresa, se identificaron varias falencias, en
el sentido que si bien existía un índice de Archivo, no se
encontraba documentado todo el proceso de manejo del archivo
y documentos, lo que se veía reflejado en pérdida de tiempo
tanto en la elaboración como recuperación de los documentos,
trayendo
dificultades
administrativas
al
no
tener
la
información oportunamente.
El
archivo
de
la
empresa
se
encontraba
en
malas
condiciones físicas, pues gracias al cambio de oficina, se
archivaron
los
documentos
importantes
de
la
sociedad
en
cajas, lo cual complicaba el proceso de recuperación, además
las carpetas no se encontraban marcadas adecuadamente y la
mayoría de los documentos estaban no solo mal archivados,
sino que no seguían ninguna norma o técnica para su manejo.
En
este
sentido,
se
encontró
la
oportunidad
de
contribuir al mejoramiento de la organización del archivo de
Proyecto Arquímedes S.A., realizando la segunda versión del
64
índice de Archivo (Apéndice 1). Pero, no solo se realizó y
propuso el respectivo manual, sino que con el apoyo de la
Gerencia
se
hizo
realidad,
con
la
compra de
archivadores
adecuados, la contratación de una persona que colaborara con
la organización física y la puesta en marcha de todo un
proceso de aprendizaje donde se involucro todo el personal de
la empresa.
DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACION EN PROYECTO ARQUÍMEDES S.A.
55,55
60
40
%
16,66
20
22,22
0
NO EXISTE
EXISTE PARCIALMENTE
EXISTE
Grafico 1. Diagnostico documentación
Fuente: Elaboración Propia.
Por
otro
lado,
se
realizo
un
diagnostico
de
la
documentación (Cuadro 1), en el cual aparece claramente que
de los 18 aspectos analizados 10 de ellos no existen el
Proyecto Arquímedes, lo cual representa el 55,55%. (Grafico
1). Se encontró, que la empresa no tiene establecida una
estructura de documentación del sistema de calidad, no existe
una
política
procedimiento
existe
un
formal
para
de
normalización,
detectar
procedimiento
de
dichas
control
ni
tampoco
necesidades,
de
un
tampoco
registros
como
65
evidencia objetiva de ejecución de cada procedimiento, no
existe una descripción de cada proceso, entre otras.
Dentro de los aspectos que si existen en la empresa
(22,22%)
se
encuentran,
el
compromiso
de
la
gerencia
al
proceso, pues se nota un claro interés en normalizar las
actividades dentro de esta. Al igual, existe una guía para la
preparación
de
estatutos.
las
También,
estructura
normas
se
internas,
cuenta
organizacional
la
de
en
este
caso
documentación
la
empresa,
de
con
los
la
las
responsabilidades definidas de cada empleado (Anexo 1. Manual
de Funciones.
Al realizar el diagnostico, también se pudo encontrar
que algunas actividades existen parcialmente en la empresa
(16,66%),
educación,
como
es
el
habilidades,
caso
y
de
la
documentación
experiencia
del
personal
de
la
de
la
empresa (Anexo 2. Manual de Contratación). También, existe
parcialmente
en
la
empresa
los
procedimientos
para
la
elaboración, revisión, aprobación, distribución y archivo de
los documentos, parcialmente, pues como se dijo en párrafos
anteriores
se
contaba
con
algunos
procedimientos
de
los
cuales muy pocos se aplicaban.
En este sentido, después de realizar dicho diagnostico,
se realizó el manual de gestión documental (Apéndice 2),
los
procedimientos
de
Control
y
Registro
de
y
Documentos
(Apéndice 3) con los cuales se pretende normalizar todas las
actividades y establecer los parámetros que se deben tener en
cuenta
para
el
procedimientos,
control
formatos,
de
los
planes),
documentos
el
control
(manuales,
de
los
registros y la adecuada elaboración e identificación de la
correspondencia.
66
NO
EXISTE
ASPECTO
Tiene establecida la empresa una estructura de
documentación
del
Sistema
de
Gestión
de
Calidad
Se manifiesta el compromiso de la gerencia al
proceso (declaración gerencial)
La empresa tiene establecida formalmente una
política de normalización
Se garantiza la capacitación y respaldo del
sistema de normalización de empresa (SNE)
Están definidas y documentadas las funciones
del SNE
Existe un procedimiento para detectar las
necesidades de normalización en la empresa
Cuenta la empresa con procedimientos adecuados
para la elaboración,
revisión, aprobación,
distribución y archivo de los documentos.
Existe una guía para la preparación de las
normas internas
Existe un programa de normalización de empresa
Existen mecanismos idóneos para la difusión de
las normas y capacitación en la aplicación de
las normas
Se tiene procedimiento de Control de Registros
como evidencia objetiva
de ejecución de cada
procedimiento (identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, tiempo de retención
y disposición final)
Existe un proceso para evitar el uso de normas
por personal no autorizado
Se realiza seguimiento y retroalimentación de
las actividades normativas
Existen acciones de mejoramiento del proceso
normativo
Están documentadas la educación, la formación,
habilidades, y experiencia del personal de la
empresa
Se
tiene
documentada
la
estructura
organizacional de la empresa
Existe
una
descripción
detallada
de
cada
proceso
Están definidas las responsabilidades de cada
empleado
EXISTE
PARCIAL EXISTE
MENTE
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Cuadro 1. Diagnostico de la documentación en Proyecto
Arquímedes.
Fuente: elaboración Propia
67
8.2 Inventario de la documentación
Para la realización del inventario de la documentación se
hizo una búsqueda y análisis de los tipos de documentos,
formatos y registros utilizados en
la Proyecto Arquímedes,
posteriormente, basándose en esta información se diseñó y se
aplicó un esquema como el que aparece en el Cuadro 3. El
cual,
muestra
claramente
que
documento
es,
el
tipo
de
documento, si se aplica o no en la empresa, si es útil y
finalmente aparecen las observaciones del caso.
En el cuadro
de inventario de la documentación se tomo
como base 12 documentos de la empresa, se analizó
de cada uno estos
el estado
documentos para llegar a la conclusion de
cuales de éstos son necesarios normalizar, como resultado
arroja que todos los documentos deben ser normalizados, pues
gracias a poca complejidad de la estructura organizacional
hace
que
importancia
todos
para
los
el
documentos
correcto
utilizados
funcionamiento
sean
de
de
gran
Proyecto
Arquímedes S.A.
Por otra parte, al realizar el respectivo análisis se
pudo encontrar que de los 12 Documentos analizados el 91,66%
son aplicados y útiles en la empresa. De otro lado, el 8,33%
de estos no se aplican, ni tampoco son útiles.
También quedo claro que el 75% de los Documentos son físicos,
mientras que el 25% se encuentran de manera digital (Gráfico
2.)
68
Estado
Documento
Aplicación
Utilidad
Doc
SI /
FÍSICO
91,66%
91,66%
75%
8,33%
8,33%
25%
NO /
DIGITAL
Cuadro 2. Resumen Inventario.
Fuente: Elaboración Propia.
Gráfico 2. Resumen del Diagnostico de la Documentación en
Arquímedes S.A
Fuente: Elaboración Propia.
69
DOCUMENTO
AREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ESTADO DEL
TIPO DE
APLICACIÓN
SIRVE
DOCUMENTO
DCTO:
REGISTRO/
SI
NO
SI
NO
FISICO DIGITAL
FORMATO
Comprobantes de
egreso
FORMATO
X
X
Nomina
FORMATO
X
X
Ayuda de Memoria FORMATO
X
X
Correspondencia
FORMATO
PORTADA
FAX
X
X
X
OBSERVACION
Incluido en
cheque
Cuadro
Formulado en
Excel
X
X
X
Orden de
transferencia
electrónica
FORMATO
X
X
X
Transferencia
electrónica
Sucursal
virtual Banco
Recibos caja
menor
FORMATO
X
X
X
Soportes Caja
Menor
Recibos caja
menor
REGISTRO
X
X
X
Recibos
membreteados,
para soporte
contable
Balance caja
menor
REGISTRO
X
X
X
Cuadro
Formulado en
Excel
Gastos de Viaje
FORMATO
X
X
X
Formulario de
postura de
Demanda
FORMATO
X
X
X
Prestamo de
documentos
FORMATO
X
X
X
Envio de
Documentos
FORMATO
X
X
Para
suscripción
de Acciones
Cada carpeta
tiene un
formato
adjunto
Sirve como
soporte de
entrega de
documentos
Cuadro 3. Inventario de Documentos en Proyecto Arquímedes
Fuente: elaboración Propia
70
Conclusiones
•
La
realización
del
documentación
Arquímedes
este
permitió
S.A.
conceptos y
diagnóstico
se
y
del
evidenciar
tenían
inventario
que
dificultades
en
de
la
Proyecto
frente
a
los
la utilidad de cada formato. Por lo tanto con
trabajo
se
pudo
iniciar
con
la
normalización
mejorando los niveles de comunicación e información dentro
de la empresa.
•
El índice de archivo fue un aporte valioso para la empresa
pues es una herramienta clave para la implementación de un
sistema de gestión documental
•
La situación de la documentación en Proyecto Arquímedes
S.A era poco conveniente, en el sentido que no existían
los
mecanismos
funcionamiento
que
del
garantizaran
archivo,
el
manejo
un
y
excelente
control
de
registros, documentos y correspondencia.
•
Se
logro
el
documentados
objetivo
de
“control
registros” (Apéndice
•
de
establecer
de
los
documentos”
procedimientos
y
“control
de
3)
Se logro establecer y dar a conocer al personal de la
empresa el Manual de Gestión Documental y el Índice de
Archivo Central. (Apéndice 1)
71
Recomendaciones
• Se recomienda a la empresa, tomar como base los manuales
de funciones que tienen en el momento para actualizarlos
y mejorarlos de acuerdo a los cambios que se presenten.
• Se
recomienda
a
PASA
implementar
los
procedimientos
realizados en este trabajo de: control de documentos,
control de registros y control de correspondencia con
sus respectivos formatos.
• Se recomienda estar revisando y actualizando las tablas
de
retención
como
herramienta
clave
al
sistema
de
gestión documental que se está iniciando en la empresa.
• Se
recomienda
a
la
empresa
que
documente
los
procedimientos que no hicieron parte de este trabajo y
que son claves en las actividades del día a día de la
compañía.
• Se recomienda a PROYECTO ARQUIMEDES SA, la adopción del
presente
trabajo
como guía
y base
para
documentar
e
implementar un sistema de gestión documental en el área
administrativa
72
Referencias
Castells, Manuel (2001). La era de la información: economía,
sociedad
y cultura. Vol. 1 La sociedad red.
Madrid: Alianza Editorial. 645.
González de Ríos, Beatriz y Sánchez de Laguna, Amparo.
Organización de Archivos: administración de la
información, mejores recursos humanísticos en la
empresa. Bogotá: Editorial Norma. 146 p.
Instituto Colombiano para el fomento de la educación superior
ICFES (1980). Manual de correspondencia y archivo
para las instituciones de educación superior:
proyecto de mejoramiento de la administración
universitaria. Bogotá: Ministerio de Educación
Nacional. 112 p.
Martínez Quintero, Berenice (1989). Manual tipo para la
organización y manejo del archivo y la
correspondencia Municipal. Bogotá: ESAPPublicaciones Edición Príncipe. 121 p.
Rubio Hernández, Alfonso (2005). Aplicativos de la
investigación archivística: cuadernos de estudios
archivísticos. Cali: Programa editorial de la
Universidad del Valle. 183 p.
OTRAS FUENTES:
Aguirre Romero, Joaquín (1999). Las fronteras de la
información en la era digital. Recuperado el 23
73
marzo del 2010 de
http://www.biblioteca.org.ar/resultados.asp.
Arango Thomas, Bertha Lucia (2006). Área de gestión de
documentos. Manual de Gestión Documental. Pereira:
Universidad tecnológica de Pereira. 128 p.
Recuperado el 20 de Marzo del 2010 de
http://www.utp.edu.co/comutp/archivos/documentos/16
2416MANUALCGESTIONDOCUMENTALCUTP.pdf.
Bustelo Ruesta, Carlota (2005). Gestión de documentos:
Enfoques en las organizaciones. Recuperado el 21 de
Marzo del 2010 de http://www.tinkepi.net/gestionde-documentos-enfoques-en-las-organizaciones.
Norma técnica Colombiana NTC-ISO 9001. Recuperado el 21 de
Marzo del 2010 de
http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/her
/normas/Iso9001.pdf. Consultado en Marzo de 2010.
Ley 594 de 2000
Resolución 102 de 2005
74
Apéndice 1.
SOCIEDAD PROMOTORA PROYECTO
ARQUÍMEDES S.A
INDICE DE ARCHIVO
75
INDICE DE ARCHIVO
INFORME DE ACTUALIZACIÓN DEL ARCHIVO
No hay nada más normal y común en la gestión administrativa
de
las
organizaciones
que
la
producción,
acumulación
y
consulta de documentos y más que normal, es en lo esencial
que se convierte esta información, por ser el fruto de la
mayoría de las actividades de la organización.
De ahí la
importancia de dejarla plasmada en algún tipo de documento.
Cualquiera que sea la actividad que realiza un funcionario
dentro
de
la
organización,
requiere,
además
de dejar una
constancia, de un orden en esa información. La articulación
de esta información individual será la que va
a conformar
los archivos administrativos, en principio, y posteriormente
la que servirá para reconstruir en un archivo permanente la
memoria de la institución.
En este sentido, la información contenida en los documentos
permite,
manera
entre
otras
ordenada,
cosas,
eficaz
y
conducir
los
responsable;
asuntos
dar
de
una
coherencia,
continuidad y productividad a las laborares de la entidad,
suministrar
pruebas
en
caso
de
litigio,
proteger
los
intereses y derechos de los colaboradores y de los usuarios,
proporcionando evidencia de las actividades que realiza.
En
este
sentido,
reestructuración
pues
a
través
del
de
se
justifica
archivo
este
de
proceso
la
Proyecto
se
actualización
Arquímedes
garantiza
un
y
S.A.,
manejo
documental, evitando ineficiencias en los procesos, búsqueda,
pérdida y consulta de los documentos de la empresa.
Dicha reestructuración y actualización del archivo se realiza
con base en una estructuración anterior de junio del 2009,
donde se sientas las bases para el manejo del archivo de la
76
empresa.
Esta,
se
realiza
basándose
en
los
temas
y
principales necesidades que tiene la sociedad, el archivo se
organiza de manera que haya facilidad en la ubicación de
documentos de cada proyecto y proceso que se desarrolla.
Se hace uso del sistema decimal, el cual se basa
en la
división de grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un
número y cada grupo puede dividirse en otros subgrupos, cada
uno con un número de dos cifras, la primera es la que indica
el grupo primario y la segunda varía del 0 al 9. Cada una de
las
divisiones
secundarias,
puede
dividirse
en
10
grupos
terciarios que se representan por números de dos cifras, y
así sucesivamente. Se maneja igualmente la separación por
colores que permite la diferenciación y recordación del sitio
y el tema de archivo de cada documento; adicionalmente anexo
a este documento de entrega el “índice de archivo”, dejando
abierta la posibilidad de ingreso de nuevos documentos.
Cada
carpeta
está
enumerada
con
el
código
tal
cual
se
relaciona en el índice y que tiene el color que allí se
determina.
Los
lugares
del
archivo
se
encuentran
en
la
columna final y se dividen en:
“ARCHIVO”: que hace referencia al archivador de carpetas de
legajador de tres cajones, los cajones están ordenados de
arriba hacia abajo enumerados así: ARCHIVO 1, ARCHIVO 2 Y
ARCHIVO 3. Este archivo se constituye en el archivo Activo o
de
Gestión
de
Proyecto
Arquímedes
S.A.,
pues
esta
documentación es la que está sometida a continua utilización
y consulta administrativa por las unidades de la empresa o
generalmente
consulta.
es
del
año
en
vigencia
y
está
en
continua
77
“FOLDERAMA”:
en
este
se
encuentran
guardadas
las
AZ
las
cuales contiene la información desde el año 2006 hasta el año
2009. Este se divide según los estantes se enumera de arriba
hacia abajo así: “FOLDERAMA 1”, “FOLDERAMA 2”,
3”,
“FOLDERAMA
encuentra
el
4”
y
archivo
“FOLDERAMA
5”.
En
central
el
archivo
y
este
“FOLDERAMA
archivo
se
inactivo
o
histórico, pues está constituido por aquellos documentos de
carácter permanente, dada su relevancia (Se Anexan Tablas de
Retención Documental)
Los temas matrices serán nombrados a continuación como base
para conocer el archivo:
Aquí se encuentran archivado los
documentos necesarios para el
funcionamiento de la oficina, es decir,
1
Gerencia
empleados, proveedores, contabilidad,
bancos, correspondencia, jurídica,
impuestos, imagen corporativa de la
sociedad.
Allí se encuentra la información y
2
Socios
documentos de cada socio, con su
respectiva carpeta.
Aquí se encuentran los documentos legales
importantes de la sociedad, tales como:
Documentos
3
escritura pública, Reformas estatutarias,
Legales
Certificados de Camara de Comercio y
Fotocopias del Registro único Tributario
Allí están archivado los documentos
4
Negocios
correspondientes a la gestión y negocios
como son: acuerdos de confidencialidad,
Puerto de Tribugá, Puerto de Quibdó,
78
Puerto de Tarena, Zona Franca, Maderas y
Avicultura.
En este numeral se encuentra todo lo
relacionado con los estudios contratados y
realizados por la sociedad, allí están:
Estudio de Impacto Ambiental, Estudio de
5
Estudios
Competitividad, Estudio Pretrazado del
Ferrocarril a Tribugá, Valoración de la
Sociedad, Plataforma Educativa y Estudio
de Alternativas del canal der Panamá.
Allí se archivan los contratos y
Contratos de
documentos soportes de todas las
6
Prestación de
contrataciones de servicios y compras de
Servicio
la sociedad.
Aquí de manejan los documentos
concernientes con la concesión del Puerto
7
Concesión
de Tribugá, su proceso, sus documentos
soportes, informes, entre otros
Se encuentra una carpeta para cada
inversionista en la cual se archivan todos
8
inversionistas
los comunicados y demás documentos
relacionados.
Títulos
Se manejan los títulos accionarios, las
9
Accionarios
entregas y el listado de los mismos
Se encuentra archivado las actas y
Asambleas y
10
Juntas
Directivas
documentos soportes de las Asambleas y
Juntas Directivas (citaciones, poderes,
listado de asistencia, informes, etc.)
Están archivados de manera consecutiva en
79
número de acta y fecha. Se debe continuar
el archivo de actas
Emisión de
Se encuentran archivadas las emisiones de
11
Acciones
acciones realizadas hasta el momento.
Allí se encuentra la información variada
que tiene la sociedad sobre los temas
Información
12
como: Gremios, Municipios, Grupos,
General
Comunidades, Bases de Datos, Acuerdos,
entre otros.
Este archivo contiene las propuestas que
ha recibido la Sociedad para temas
13
Propuestas
financieros, concesión, envío de
documentos, revisoría fiscal,
contabilidad, etc.
En las carpetas se encuentra una ficha (Figura 1) en la cual
se debe realizar el registro de salida o préstamo de la
documentación que allí se encuentre, cada salida, ya sea del
documento original o la copia debe quedar registrada en la
ficha, de igual manera cada documento que ingrese se debe
relacionar en el índice de archivo. Se deben tomar en cuenta
estas recomendaciones con el fin de mantener organizado el
archivo
80
Figura 1. Formato préstamo de Documento.
SOCIEDAD PROMOTORA PROYECTO
ARQUÍMEDES S.A
Formato Préstamo de Documentos
Fecha de
Préstamo:
No. De Folio:
Nombre Tema:
Descripción
Documento:
Funcionario:
Firma de Usuario:
Fecha de
devolución:
Día, mes y año en que se
realiza el préstamo.
Número que identifica el
documento
Nombre del tema de la carpeta o
legajador de donde se saca el
documento.
Breve reseña sobre el contenido
del documento
Nombre del funcionario que
presta el documento
Firma de la persona que se
responsabiliza del documento.
Día, mes y año en que el
documento regresa al archivo
Terminada la labor de actualización y reestructuración del
archivo se firma este informe a los 25 días de Mayo del 2010
81
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
CODIGO
TITULO
00
GERENCIA
01
ADMINISTRATIVO
01 01
EMPLEADOS
01 01 01 01 CAROLINA GUEVARA
01 01 01 02 WILSON MARIO GARCIA SAENZ
01 01 01 03 ANA ALEXANDRA MUÑOZ MORA
01 01 02
INCAPACIDADES
01 01 03
AUTOLIQUIDACIONES SOI
01 01 04
ACTAS DE ENTREGA DE CARGOS
01 01 05
AYUDAS DE MEMORIA
LUGAR
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
01
01
01
01
01
01
01
01
01
02
02
02
02
02
02
02
02
02
PROVEEDORES
COTIZACIONES VARIAS
RUT PROVEEDORES
HACEB
ARRENDAMIENTO OFICINA 1004
UNE
ARCILA & REINOSA
CONSULTANDO LTDA
COMCEL
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
1
01
03
OK ABORDO
ARCHI 1
1
02
ARCHI 1
1
02
01
1
1
02
02
02
03
CONTABILIDAD
INFORMES CONTABLES - REVISORIA FISCAL 2006
Y 2007
INFORMES CONTABLES - REVISORIA FISCAL 2008
Y 2009
INFORMES CONTABLES - REVISORIA FISCAL 2010
ARCHI 1
ARCHI 1
1
1
1
1
1
03
03
03
03
03
00
00 01
00 02
01
BANCOS
BANCOS GENERAL
CORRESPONDENCIA BANCARIA
CORRESPONDENCIA FIDUCIARIA
BANCOS 2010
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
04
04
04
04
04
00
00
01
01
CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA INTERNA
CERTIFICACIONES
CORRESPONDENCIA ENVIADA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
1
1
1
1
1
1
1
1
05
05
05
01
02
IMPUESTOS
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
1
1
06
06
01
JURIDICA
JOAQUIN CASTAÑO
ARCHI 1
ARCHI 1
01
02
03
04
05
06
07
08
01
02
01
02
1
1
1
1
1
1
1
1
1
ARCHI 1
82
1
1
06
06
1
02
03
HELMER OCAMPO
ELIZABETH ALZATE PULGARIN
ARCHI 1
ARCHI 1
07
IMAGEN CORPORATIVA DE LA SOCIEDAD
ARCHI 1
2
2
2
2
2
2
2
00
01
01
02
03
04
05
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
06
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
2
25
2
2
2
2
26
27
28
29
2
2
2
2
2
2
30
31
32
33
34
35
SOCIOS
PAGO APORTES
CONCILIACIONES Y EXCLUSIONES
AREA METROPOLITANA CENTRO OCCIDENTE
ASOEJE
CAMARA DE COMERCIO DE CARTAGO
CAMARA DE COMERCIO DE DOSQUEBRADAS
CAMARA DE COMERCIO DE MANIZALES (APORTES
ANEXOS-FOLDERAMA 5)
CAMARA DE COMERCIO DE PEREIRA
CAMARA DE COMERCIO DE QUIBDO
COMITÉ INTERGREMIAL DE CALDAS
CONSTRUCCIONES Y ASOCIADOS DEL CHOCO
DEPARTAMENTO DE CALDAS
DEPARTAMENTO DE RISARALDA
DEPARTAMENTO DEL CHOCO
FUDELPA & CIA LTDA.
FUNDACION ITASA
INFI MANIZALES
MUNICIPIO DE APIA
MUNICIPIO DE BALBOA
MUNICIPIO DE DOSQUEBRADAS
MUNICIPIO DE LA CELIA
MUNICIPIO DE LA VIRGINIA
MUNICIPIO DE PEREIRA
MUNICIPIO DE PUEBLO RICO
OPTICA VIDA EMPRESA UNIPERSONAL
RED DE UNIVERSIDADES PUBLICAS DEL EJE
CAFETERO ALMA MATER
SOCIEDAD DE MEJORAS PÚBLICAS DE MANIZALES
SOCIEDAD DE MEJORAS PÚBLICAS DE PEREIRA
SOCIEDAD PORTUARIA DEL CHOCO
SOCIEDAD PUERTO DE TRIBUGÁ S.A.
SUMINISTROS DISEÑOS Y CONSTRUCCIONES
AMPABER E.U.
SURTIDOR CHOCO LTDA
TELECHOCO LTDA.
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE MANIZALES
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DEL CHOCO
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PEREIRA
3
3
3
00
01
01
DOCUMENTOS LEGALES
DOC. LEGAL DE LA SOCIEDAD
ESCRITURA PUBLICA
01
01
1
1
1
1
1
1
1
ARCHI 1
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
ARCHI 1
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
1
1
1
1
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
1
1
1
1
1
1
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
83
3
3
3
01
01
01
02
03
03
REFORMA ESTATUTARIA
CERTIFICADOS CAMARA DE COMERCIO
RUT PROYECTO ARQUÍMEDES
LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y
ASAMBLEA
REGISTRO DE ACCIONISTAS INVENTARIOS Y
BALANCES
MAYOR Y BANCE - CAJA DIARIO
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
00
01
02
02
02
02
03
03
03
04
04
05
06
07
5
5
5
5
5
5
5
00
01
01
01
01
01
01
5
5
5
5
5
5
5
01
01
02
02
02
02
02
06
07
5
02
04
5
02
05
5
03
5
5
5
5
03
04
04
04
01
02
03
01
02
01
01
02
03
04
05
00
01
02
03
01
01
02
NEGOCIOS
ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD
PUERTO DE TRIBUGA - PROYECTOS CONEXOS
COMITÉ EDUCATIVO
COMITÉ EDUCATIVO - COPIA
HERMANAMIENTO PUERTO DE SANTANDER
PUERTO DE QUIBDO - PROYECTOS CONEXOS
DEPARTAMENTO DEL CHOCÓ
RIO ATRATO
PUERTO DE TARENA - PROYECTOS CONEXOS
PUERTO DE TARENA
ZONA FRANCA
MADERAS
AVICULTURA
ESTUDIOS
ESTUDIO DE IMPACTO AMBIENTAL
EIA
EIA - CONSULTA PREVIA
EIA - PROCESO CONSULTA PREVIA
EOT
NORMATIVIDAD EIA
INCOPLAN - EIA
MEMORIAS - EIA
ESTUDIO COMPETITIVIDAD PUERTO TRIBUGA
PROPUESTA TECNICA ESTUDIO DE COMPETITIVIDAD
CONTRATO Y POLIZA
COMUNICADOS
ENTREGA DE AVANCES DE ESTUDIO
ESTUDIO DE COMPETITIVIDAD PUERTO TRIBUGA +
CD ANEXO (COPIA FOLDERAMA 4)
RESUMEN EJECUTIVO COMPETITIVIDAD + CD ANEXO
ESTUDIO PROPUESTA PRETRAZADO DEL
FERROCARRIL A TRIBUGA
ESTUDIO PROPUESTA PRETRAZADO DEL
FERROCARRIL A TRIBUGA
VALORACION - OSCAR CASTAÑO
SENCIBILIZACION - VALORACION
PRESENTACION VALORACION - CARPETA GRIS
ARCHI 1
ARCHI 1
ARCHI 1
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
2
2
2
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
FOLDERAMA
5
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
FOLDERAMA
5
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
84
PLATAFORMA EDUCATIVA - CENTRO AMERICA Y EL
CARIBE
PLATAFORMA EDUCATIVA - CENTRO AMERICA Y EL
CARIBE
ESTUDIO ALTERNATIVAS CANAL DE PANAMA
ESTUDIO ALTERNATIVAS CANAL DE PANAMA
ESTUDIO DE LA EXPANSION DE LA CAPACIDAD
PORTUARIA EN LA COSTA PACIFICA
(HIDROESTUDIOS)
INFORME N° 1 ALTERNATIVAS PORTUARIAS
PRELIMINARES
INFORME N°2 PROPUESTA TECNICA Y ECONOMICA
EIA DEL PUERTO DE TRIBUGA -EOT NUQUI
INFORME N° 3 DAA PARA LA EXPANSION
PORTUARIA DE L COSTA PACIFICA
INFORME N° PLAN MAESTRO PRELIMINAR DE LA
EXPANSION PORTUARIA DE LA COSTA PACIFICA
5
05
5
5
5
05
06
06
5
07
5
08
09 01
5
08
09 02
5
08
09 03
5
08
09 04
6
6
6
6
6
00
01
02
03
04
CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS
FREDY GIOVANNY CALLE CALLE
LUZ ANGELA NARANJO
MARTIN ELIAS ALLAN MARIN
CLARA PATRICIA MENESES PEREZ
7
7
7
7
7
7
00
00
00
00
00
00
00
01
02
03
04
CONCESION
PROPUESTA INCOPLAN
PROCESO DE SOLICITUD DE CONSESION
RESOLUCIONES
SOLICITUD DE CONCESIÓN
ESTUDIOS TECNICOS
7
00
05
INFORMES AVANCE INCOPLAN N° 1 Y 2
7
7
7
7
7
00
00
00
00
00
05 01
06
07
08
09
7
00
10
7
00
11
ESTUDIO DE AVANCE N° 2 MARZO 2009
INCOPLAN
CARTAS DE INTENCION
ESCRITURAS DE TIERRAS
MAPAS Y PLANOS BATIMETRICOS - TOTAL 7
INFORME DE ESTUDIO PARA LA SOLICITUD DE
CONCESIÓN
REQUERIMIENTO RESOLUCION 009 / 2009 (2
COPIAS)
8
8
8
8
8
8
8
8
00
01
02
03
04
05
06
07
02
INVERSIONISTA
OTROS INVERSIONISTAS
LISTADO DE INVERSIONISTAS
NOVANOU GROUP
FERNANDO MAZUERA Y CIA S.A.
HALCROW
GCAA
MEGAPROYECTOS
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
ARCHI 2
ARCHI 2
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
FOLDERAMA
4
FOLDERAMA
4
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
FOLDERAMA
4
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
2
2
2
85
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
8
26
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
8
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
8
8
8
8
8
47
48
49
50
51
8
51
NIPPON KOEI - JTCA Japan Transport
Cooperation Association
FELFER & RIKE SOLUTIONS LTDA
INCOPLAN
CONSTRUIMOS & RECREAMOS
ORGANIZACIÓN OREWA
AQUA & TERRA
UNIVERSIDAD DE CALDAS
CARIBBEAN GROUP S.A.
PAI y Asfaltos de Occidente
Grupo Integrador de Inversiones S. A. C. I.
OPTIMA DISTRIBUCIONES S. A.
DISTRIBUCIONES CHOCO LTDA
REPRESENTACIONES EL MIO LTDA
PERIODICO CHOCO TIERRA MIA
MUNICIPIO DE MISTRATO
MUNICIPIO DE BELEN DE UMBRÍA
GOBERNACION DEL QUINDIO
INGENIERIA Y SERVICIOS DE COLOMBIA LTDA
RED DE INVESTIGACION EN BIODIVERSIDAD Y
CONSERVACION - REDBIO
SOCIEDAD DE INGENIEROS DEL QUINDIO - SIQ
TES AMERICA
ALCALDIA DE MEDELLIN
CAMARA DE COMERCIO DE MEDELLIN
ALXARA TRADING, INC
CSS - CASS CONSTRUCTORES S..A.
AUSTRADE GUVERNMENT
OHL
SINOLINK
SERCOBE
PACIFIC ANCHOR LINE
HOFFMAN INTENACIONAL
GLENCORE
UNITED NATIONS
GRANHERNE
ODONTOLOGA
CMEC GROUP
QUEENSLAND GUVERNMENT
INPORTADORA ELECTRONICA S.A.
BRACKLEY COLOMBIA
INVERSIONES CANO GOMEZ Y CIA S. EN C. MADERAS
ORGANIZACIÓN ALVERTO VO5
GESTOR DE PROYECTOS
AVANTE COLOMBIA
CONSTRUCTORA ANDRADE GUTIERREZ S.A.
01
PROPUESTA DE ALIANZA
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
ARCHI 2
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI 2
FOLDERAMA
4
86
IMAGEN CORPORATIVA ANDRADE & GUTIERREZ
8
51
02
8
8
8
51
52
53
03
8
8
8
8
8
8
8
54
55
56
57
58
59
60
NEW CHINA PIER - ENTERPRISES
VINCI CONSTRUCC
SOCIEDAD ANTIOQUEÑA DE INGENIEROS Y
ARQUITECTOS - SAI
AUSTRALIAN TRADE COMMISSI
F Y R VAN DER MEVLEN LTDA
DUBAI
BASSIN SHORE S.A.
M&N MOFFAT & NICHOL INTERNATIONAL
PEGUSA INCORPORATED
9
9
9
9
9
9
9
00
01
02
03
04
05
06
TITULOS
LISTADO
TITULOS
TITULOS
TITULOS
TITULOS
TITULOS
10 00
10 001
10 01
10 01
10 01
10 01
10 01
10 01
10 01
10 01
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
PUERTOS Y AEROPUERTOS
ACCIONARIOS
DE TITULOS
TIPO A
TIPO B
PROVICIONALES
POR CONFIRMAR
PROVISIONALES 2010
01
02
03
04
05
06
07
08
ASAMBLEAS Y
ASAMBLEAS
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
ASAMBLEA Nº
01
01
02
02
02
02
02
02
02
03
03
03
03
03
JUNTAS DIRECTIVAS
2006
JUNTA DIRECTIVA Nº
2007
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
2008
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
JUNTA DIRECTIVA Nº
01
02
03
03
04
05
06
01
02
03
04
JUNTAS DIRECTIVAS
001
002
003
004
005
006
007
008
SEPT 2006
NOV 2006
JUN 2007
MARZ 2008
JUN 2008
DIC 2008
OCT 2009
MARZ 2010
001 DIC 2006
001
002
003
004
005
006
FEB 2007
MARZ 2007
ABRIL 2007
JUN 2007
SEPT 2007
DIC 2007
001
002
003
004
MARZ 2008
JUNIO 2008
JULIO 4 2008
JULIO 29 2008
FOLDERAMA
4
FOLDERAMA
4
ARCHI 2
ARCHI 2
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
2
2
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
2
2
2
2
2
2
2
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
87
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
02
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
11
01
01
01
01
01
02
02
02
02
02
03
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
01
02
03
04
05
06
07
08
09
09
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
09
09
09
09
09
09
09
09
10
11
03
04
04
04
04
04
04
04
05
05
05
05
05
05
JUNTA
2009
JUNTA
JUNTA
JUNTA
JUNTA
JUNTA
JUNTA
2010
JUNTA
JUNTA
JUNTA
JUNTA
01
02
03
04
05
06
01
02
03
04
01
02
03
04
01
02
03
04
01
01
01
01
01
01
01
02
03
01
01
01
01
01
01
01
02
03
04
05
DIRECTIVA Nº 005 DIC 2008
2010
2010
10 2010
24 2010
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
EMISION DE ACCIONES
EMISION DE ACCIONES 2008 1ERA RONDA
1ERA ESTADO DE PAGOS / NO TOMADOS
1ERA TOMADAS SOCIOS CALDAS
1ERA TOMADAS SOCIOS CHOCO
1ERA TOMADAS SOCIOS RISARALDA
EMISION DE ACCIONES 2008 2DA RONDA
2DA ESTADO DE PAGOS / NO TOMADOS
2DA TOMADAS SOCIOS CALDAS
2DA TOMADAS SOCIOS CHOCO
2DA TOMADAS SOCIOS RISARALDA
PROCESOD DE EMISION DE ACCIONES 2010
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
INFORMACION GENERAL
GREMIOS
CONPES
MUNICIPIO DE NUQUI
DERECHOS DE PETICION
BASE DE DATOS SENADO Y CAMARA
BASE DE DATOS ALCALDES CHOCO
EDUCACION
ARTICULOS VARIOS
LEYES Y DECRETOS
LEYES
INSTRUMENTOS ESPECIALES COLECTIVO
COMUNIDADES NEGRAS
LEY 812 DE 2003
LEY 70 DE 1993
LEY 1151 2007
LEY 21 DE 1001
LEY 01 1991
DECRETOS
RESOLUCIONES
COMUNIDAD OREWA
MUNICIPIO DE UTRIA
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
ARCHI
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
DIRECTIVA
DIRECTIVA
DIRECTIVA
DIRECTIVA
DIRECTIVA
DIRECTIVA
Nº
Nº
Nº
Nº
Nº
Nº
006
007
008
009
010
011
ENERO 2009
MARZO 2009
ABRIL 2009
JUNIO 2009
JULIO 2009
OCTUBRE 2009
DIRECTIVA
DIRECTIVA
DIRECTIVA
DIRECTIVA
Nº
Nº
Nº
Nº
012
013
014
015
ENERO
MARZO
ABRIL
ABRIL
88
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
12
12
12
22
22
23
12
24
12
25
PUERTO MADERO
VIA NUQUI - LAS ANIMAS "CARRETERA"
FRANCIA
TURISMO
ACCION SOCIAL
BID
MINAMBIENTE
COMUNIDAD RISCALES
RED DE MUJERES CHOCOANAS
TRANSPORTE
01
TLC COLOMBIA CHILE (2 DOCUMENTOS)
ACUERDO PARCIAL PANAMA
PUERTO TRANSFERENCIA O PIVOTE PARA AMERICA
GUIA AMBIENTAL DE PUERTOS
ENTENDIMIENTO FERROVIARIO BRASIL - COLOMBIA
PROPUESTAS
13
13
01
13
02
13
03
13
04
13
05
13
06
13
07
13
08
13
09
13
10
13
11
13
12
13
13
13
14
13
15
13
16
PROPUESTA NEWWORD
PROPUESTA TRIBUGA DISEÑO Y CONSTRUCCIONPRICEWATERHOUSECOOPERS
PROPUESTA EIA CIARQUELET LTDA
PROPUESTA EIA HIDROCARIBE
PROPUESTA AUDITORIA DEL CAFÉ
PROPUESTA AVIATUR
PROPUESTA BANCO POPULAR
PROPUESTA SERVIENTREGA
PROPUESTA MOVISTAR
PROPUESTA COLDENSER
PROPUESTA BANCO DE OCCIDENTE
PROPUESTA COLPATRIA
PROPUESTA AEROMARITIMA
PROPUESTA NUMEN Y PARR- CONTADORES
PROPUESTA RAFAEL BASTIDAS
PROPUESTA LILIANA GIRALDO RUIZ
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
ARCHI 3
FOLDERAMA
4
ARCHI 3
ARCHI 3
FOLDERAMA
4
FOLDERAMA
4
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
89
13
17
13
18
13
19
13
20
13
21
13
22
PRPUESTA FIDUPREVISORA
PROPUESTA FIDUCIARIA BANCOLOMBIA
PROPUESTA ASESORIA LEGAL AMBIENTAL
PROPUESTA DE REVISORIA FISCAL AUDITORIAS
DEL CAFÉ
PROPUESTA DE REVISORIA FISCAL DCP AUDITORES
Y REVISORES FISCALES S.A
PROPUESTA DE REVISORIA FISCAL JOSE LEONCIO
ALVARES LOPEZ
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
5
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
AZ
HOJAS DE VIDA
AZ
AZ
01
LILIA MERCEDES MENA LÓPEZ
AZ
01
JUAN CARLOS LONDOÑO BETANCOURT
AZ
01
RICARDO PABON GUTIERREZ
CONTRATOS TEMINADOS Y HOJAS DE VIDA
RESPECTIVAS
AZ
01
MARTIN ELIAS ALLAN MARIN
AZ
01
YURIANA FERNANDA GUEVARA GONZÁLEZ
AZ
01
LUIS ARTURO ARROYAVE MARTINEZ
AZ
01
BARBARA GIRALDO AGUDELO
AZ
01
MARCELA CARO CARO
AZ
01
BERNARDO MESA MEJIA
AZ
01
ALEXANDRA CARDONA MONTOYA
AZ
01
EDNA YOLANDA NIÑO GARCIA
AZ
AUTOLIQUIDACIONES
AZ
AZ
02
AUTOLIQUIDACIONES 2007
AZ
02
AUTOLIQUIDACIONES 2008
OK ABORDO VIAJES Y VIATICOS
AZ
AZ
03
OK ABORDO VIAJES Y VIATICOS 2007
AZ
03
OK ABORDO VIAJES Y VIATICOS 2008
AZ
AZ
BANCOS
04
BANCOS 2007
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
90
AZ
04
BANCOS 2008
AZ
04
BANCOS 2009
CORRESPONDENCIA
AZ
AZ
05
CORRESPONDENCIA BANCARIA 2007 - 2008
AZ
05
CORRESPONDENCIA FIDUCIARIA 2007 - 2008
AZ
05
CERTIFICACIONES 2007- 2008 - 2009
AZ
05
CORRESPONDENCIA INTERNA 2008 - 2009
AZ
06
CORRESONDENCIA ENVIADA 2007 - 2008
AZ
07
CORRESPONDENCIA RECIBIDA 2007 - 2008
AZ
08
CORRESONDENCIA ENVIADA 2009 - 2010
AZ
09
CORRESPONDENCIA RECIBIDA 2009 - 2010
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
AZ
AZ
10
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2007
AZ
10
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2008
AZ
10
DECLARACIONES TRIBUTARIAS 2009
AZ
AZ
11
AZ
12
AZ
13
MOVIMIENTO CONTABLE 2007
MOVIMIENTO CONTABLE ENERO HASTA ABRIL MAYO-JUNIO
MOVIMIENTO CONTABLE JULIO - AGOSTO SEPTIEMBRE
MOVIMIENTO CONTABLE OCTUBRE - NOVIEMBRE DICIEMBRE
MOVIMIENTO CONTABLE 2008
AZ
AZ
14
MOVIMIENTO CONTABLE ENERO - FEBRERO - MARZO
AZ
15
MOVIMIENTO CONTABLE ABRIL - MAYO - JUNIO
AZ
16
MOVIMIENTO CONTABLE JULIO - AGOSTO
AZ
17
MOVIMIENTO CONTABLE SEPTIEMBRE - OCTUBRE
AZ
18
MOVIMIENTO CONTABLE NOVIEMBRE - DICIEMBRE
MOVIMIENTO CONTABLE 2009
AZ
AZ
19
MOVIMIENTO CONTABLE ENERO - FEBRERO - MARZO
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
1
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
2
91
AZ
20
AZ
21
AZ
22
MOVIMIENTO CONTABLE ABRIL - MAYO - JUNIO
MOVIMIENTO CONTABLE JULIO - AGOSTO SEPTIEMBRE
MOVIMIENTO CONTABLE OCTUBRE - NOVIEMBRE DICIEMBRE
MOVIMIENTO CONTABLE 2010
AZ
AZ
23
MOVIMIENTO CONTABLE ENERO - FEBRERO - MARZO
AZ
24
AZ
25
AZ
26
MOVIMIENTO CONTABLE ABRIL - MAYO - JUNIO
MOVIMIENTO CONTABLE JULIO - AGOSTO SEPTIEMBRE
MOVIMIENTO CONTABLE OCTUBRE - NOVIEMBRE DICIEMBRE
AZ
27
AZ
27
LOGIK
AZ
27
LUIS FERNANDO CANO MESA
AZ
27
NORMA BEATRIZ FRANCO
AZ
27
JIOVANNY MOSQUERA QUINTERO
AZ
27
CAMILO RAMOS BERMUDEZ
AZ
27
NAZARIO AGUDELO GUEVARA
AZ
27
OSCAR HERIBERTO CASTAÑO
AZ
27
"4/72"
AZ
27
CAMARA DE COMERCIO DE QUIBDÓ
AZ
27
ETB
AZ
27
CONCILIACIONES Y EXCLUSIONES
AZ
27
PAGO APORTES SEGURIDAD SOCIAL
AZ
28
PERIODICOS Y PUBLICACIONES IMPORTANTES
CONTRATOS VARIOS TERMINADOS
FOLDERAMA
2
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
FOLDERAMA
3
92
Apéndice 2.
SOCIEDAD PROMOTORA PROYECTO
ARQUÍMEDES S.A
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
93
MANUAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SOCIEDAD PROMOTORA
ARQUIMEDES S.A
El objeto principal de un Programa de Gestión Documental
es el diseño de métodos y pautas que al interior de una
organización permitan portar adecuadamente la documentación
de su interés y servirla en el momento oportuno a quien la
requiera.
En este orden de ideas, los criterios que se tendrán en
cuenta
para
la
documental
creación
para
Almacenamiento,
eficiente
Proyecto
del
manual
Arquímedes
recuperación,
de
gestión
S.A.,
clasificación,
son:
seguridad,
custodia, distribución y creación.
Es
así
como,
la
gestión
documental
de
Proyecto
Arquímedes S.A, está estructurada bajo el concepto de archivo
total
atendiendo
inicialmente
al
ciclo
vital
de
los
documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, donde toda la
documentación es sometida a continua utilización y consulta
administrativa
generalmente
consulta;
de
documentos
por
es
las
del
mismas
año
Archivo
en
unidades
vigencia
Central
transferidos,
una
en
vez
y
donde
de
la
está
se
terminado
empresa
en
continua
agrupan
su
o
los
trámite
y
tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de
la
empresa,
pero
que
siguen
siendo
vigentes
y
objeto
de
consulta por las propias dependencias, allí se dispondrá de
un espacio debidamente administrado en el cual los documentos
cumplirán
su
etapa
Histórico
donde
se
precaucional
encuentran
y
los
finalmente,
documentos
el
de
Archivo
carácter
permanente, dada su relevancia. De igual manera se conservará
en el Archivo Central de la empresa.
94
El
manual
Programa
acoge
recursos
de
todas
humanos,
Gestión
las
Documental
posibilidades
físicos
y
diseñado
que
tecnológicos
en
en
este
materia
de
posee
la
que
empresa.
1. ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
Es
la
oficina
que
se
encarga
de
recoger,
recibir,
radicar, registrar, distribuir, conservar y recuperar todos
los documentos que se generan la empresa o que llegan a ella
y ponerla en manos de los interesados. En este sentido, por
las características propias de Proyecto Arquímedes S.A., la
gestión
documental
gerencia
de
la
será
mano
asumida
con
la
por
la
Secretaria
asistencia
de
la
administrativa,
Operativa y Financiera.
2. PROCEDIMIENTOS
2.1
Recepción
Consiste en recibir y revisar las comunicaciones legales
que llegan, procedentes de la gerencia, outsoursing contable,
revisoría
correo,
fiscal,
fax
y
asesoría
la
que
es
legal,
apartados,
entregada
oficinas
directamente.
de
Debe
constatarse que cumpla con los requisitos de firma, anexos,
número exacto de copias, etc.
2.2
Se
Radicación
basa
en
revisar
el
número
consecutivo
del
libro
radicador oficial con el fin de evitar saltos y repeticiones,
se debe tener en cuenta situar en el extremo superior derecho
95
el respectivo rótulo con fecha de recibido, firma y sello, el
cual indica que el documento ya es propiedad de la empresa y
es el momento en que inicia su trámite.
2.3
Registro
Es
la
anotación
de
los
aspectos
relevantes
de
la
comunicación en la base de datos: remitente, destinatario,
fecha de elaboración, número de radicación, serie documental,
relación de copias y anexos, el resumen del documento y el
análisis para verificación de la correcta asignación de la
serie documental.
Los
documentos
deben
ser
registrados
para
obtener
seguridad del trámite cuando sea requerido, para facilitar su
recuperación y para dejar constancia de la entrega.
3. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS
Los documentos activos son las copias que reposan en el
Área de Gestión de Documentos de todas las comunicaciones
internas, los comprobantes de entrega, los originales de las
disposiciones legales y los actos administrativos en cuanto
se
producen.
activas
y
Las
las
copias
guías
de
de
las
comunicaciones
mensajería
serán
internas
sometidas
a
organización diaria para ejecución de controles y atención de
reclamaciones.
Las copias se organizarán por orden de serie, de la
misma manera que debe estar en cada uno de los archivos de
gestión. Los comprobantes de las guías de correo externo se
anexan a la respectiva comunicación.
3.1
Conservación
96
La conservación en el Área de Gestión de Documentos,
como
uno
de
archivística,
los
compromisos
utilizará
fundamentales
unidades
adecuadas
de
la
para
función
correcta
preservación de los documentos en el tiempo. Una vez definida
la necesidad de supervivencia de un documento por un período
igual o superior a 5 años dentro de la Tabla de Retención
Documental, se procederá a aplicar la debida depuración que
consiste en la eliminación de documentos no pertinentes como
copias
de
originales
en
un
mismo
paquete,
borradores
de
sustentación, retiro de ganchos y otros elementos metálicos
que activen el deterioro del papel utilizado en la impresión,
fotocopiado de faxes para evitar la desaparición del texto
entre otros.
Los documentos debidamente almacenados en paquetes se
amarran
con
cinta
de
faya
de
una
medida
superior
a
2
centímetros de ancho para evitar la ruptura. Posteriormente
los
paquetes
de
documentos
son
almacenados
en
cajas
de
archivo cerradas para evitar el polvo y la postura inadecuada
que acelera el detrimento.
3.1.2 Digitalización
La
digitalización
de
documentos
es
el
mecanismo
más
sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar,
consultar y conservar grandes volúmenes de documentos, en
forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden
almacenar en los discos internos de cualquier computadora
personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento
masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su
conservación en óptimas condiciones. En este sentido, se debe
tener en cuenta que, para archivar 300.000 hojas se necesita
un espacio aproximado de 80 M2, en tanto que 300.000 imágenes
97
caben en 30 CD´s, sin contar que el costo de una fotocopia es
similar al de una imagen digitalizada y la fotocopia no puede
integrarse
a
digitalizada
ninguna
aplicación,
puede
incorporarse
en
tanto
a
que
cualquier
la
imagen
sistema
automatizado; un documento original solo puede ser visto por
una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada
puede
ser
consultada
en
forma
simultánea
por
cualquier
cantidad de usuarios.
4. DISTRIBUCIÓN
4.1
Correo Externo
Para poder tener una mejor visión acerca de cómo, cuándo
y por que elegir una empresa de correos, se puede tener en
cuenta los siguientes criterios:
• Prestigio: Que tengamos noticia su funcionamiento por
medio de experiencias reconocidas.
• Cobertura: Que llegue a la mayor parte del territorio
nacional y que
• brinde servicio a nivel internacional.
• Cumplimiento: Que sea oportuno y que tenga servicio de
verificación de
• “cumplido” cuando se recibe el paquete.
• Costos: Que además de no exceder su valor por encima de
otras empresas sea bueno en los demás ítems.
• Seguro: Que tenga un buen cubrimiento del seguro cuando
así se requiera.
• Que tenga variedad de servicios: Puerta a puerta, Hoy
mismo, Las 24 horas, Cadena de frío. etc.
5. GESTIÓN DE EXPEDIENTES
98
Las
piezas
documentales
compuestas
como
Historias
Laborales, Contratos, estudios, documentos legales, negocios,
proveedores,
entre
otros,
conservación
obedece
a
organización,
foliación
y
conforman
expedientes
lineamientos
control,
de
cuya
particulares
la
manera
como
de
se
indica a continuación:
5.1
Organización:
La organización de los expedientes deberá obedecer al
principio de orden original que según se formuló en Alemania
“Los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las
identificaciones que recibieron en el curso de la actividad
oficial de la dependencia que los manejó”.
5.1.1
Almacenamiento:
Los documentos se almacenarán en un espacio exclusivo
destinado para esta situación. En dicho espacio se ubica un
archivador de carpetas de legajador (0,9 m x 1 m), de tres
cajones, los cuales se encuentran ordenados de arriba hacia
abajo. También se encuentra un folderama (1.05 m x 1,80m), de
estructura
metálica,
de
seis
espacios,
con
bandejas
graduales, donde se encuentran guardadas las AZ, las cuales
contienen la información desde el año 2006 hasta el año 2009.
Lo que nos garantiza poder guardar documentos por un tiempo
considerable.
5.1.2
Carpetas.
Están adaptadas al tamaño y volumen de la documentación,
con su respectiva identificación
99
5.1.3
Recuperación.
Se tiene previsto que
documento
se
emplee
un
la consulta o recuperación del
tiempo
mínimo.
Los documentos del
archivo se pueden recuperar fácilmente en el índice el cual
se
encuentra
Arquímedes
de
–
manera
digital
Administrativo
–
(Escritorio
Manuales),
o
–
Proyecto
físico
en
la
carpeta correspondiente ubicada en el folderama – folderama
3.
5.1.4
Clasificación:
Una
vez
mencionados,
sistema
estudiados
y
dado
el
los
hecho
diferentes
de
existir
sistemas
previamente
ya
un
decimal, se dará continuidad a éste con algunos
ajustes basados en
división de grupos, a cada uno de los
cuales se le asigna un número del 1 al 0. Cada grupo puede
dividirse en otros subgrupos cada uno con un número de dos
cifras, la primera es la que indica el grupo primario y la
segunda
varía
secundarias,
del
puede
0
al
9.
dividirse
Cada
en
una
grupos
de
las
divisiones
terciarios
que
se
representan por números de tres cifras, y así sucesivamente,
como
en
el
siguiente
ejemplo,
este
tema
se
encuentra
manera más amplia en el manual o índice del archivo.
TITULO
CODIGO
LUGAR
1 00
GERENCIA
ARCHI 1
1 01
ADMINISTRATIVO
ARCHI 1
1 01 01
EMPLEADOS
ARCHI 1
5.1.5 Seguridad
de
100
La seguridad y la responsabilidad sobre el uso de los
documentos estarán a cargo de la secretaria quien responderá
ante el gerente. Para el control de préstamos de documentos
se utilizará un formato que contiene la información básica
para hacer el respectivo seguimiento al documento.
5.1.6 Recomendaciones para el cuidado de los documentos
Hay algunas estrategias para la conservación física de los
documentos desde su producción:
•
Utilizar carpetas ajustadas a los tamaños del material que
se guarda
•
Procurar que los legajos pasen el menor tiempo posible
fuera de la gaveta respectiva.
•
Tratar de no utilizar materiales metálicos ya que estos
trasmiten acidez y oxidación al papel.
•
Usar
ganchos
legajadores
plásticos
para
los
legajos
o
carpetas.
•
No se debe hacer anotaciones en los documentos, si se
necesita hacer con lápiz blando de grafito o si se debe
usar
estilógrafo
márgenes
y
fuera
o
colocar
del
texto,
un
lo
sello
ideal
hacerlo
en
es
algunas
que
las
anotaciones se coloque sobre una papeleta que se adjunta
al documento.
•
No se debe doblar la documentación si se requiere hacer la
menor cantidad de pliegues y tratar que el formato quede
menor que el de la carpeta que lo va a contener.
101
•
No
use
bandas
de
caucho
para
sujetar
papeles
en
el
interior de los archivadores, porque el caucho rasga el
papel.
•
Jamás deje documentos sueltos sin asegurarlos bien dentro
de
cada
carpeta.
Los
documentos
sueltos
se
escurren
y
desaparecen del nivel de visibilidad.
•
Para coser las hojas que corresponden a un mismo trabajo
colocar
izquierdo
el
gancho
en
de
forma
cosedora
oblicua.
en
Usar
la
el
parte
menor
superior
número
de
ganchos posible.
•
Los documentos que son recibidos por medio de fax
deben sacar fotocopia y
archivar la copia
se les
ya que el
papel fax tiene una durabilidad máxima de 2 años.
•
La eliminación conviene realizarla inmediatamente después
de
cerrarse
el
trámite
para
evitar
la
acumulación
innecesaria de papeles en los archivos de oficina.
Si no
se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase
de preparación de la transferencia de los documentos al
Archivo Central.
•
Evitar la duplicidad de información en cuanto fotocopias,
documentos repetidos etc.
5.2
Se
Foliación.
realizará
según
las
directrices
ofrecidas
por
el
Archivo General de la Nación.
La foliación en documentos de archivo es imprescindible
en
los
procesos
de
organización
archivística.
Tiene
dos
finalidades principales: controlar la cantidad de folios de
una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y
102
controlar la calidad, entendida esta última como respeto al
principio
de
orden
original
y
la
conservación
de
la
integridad de la unidad documental o unidad archivística.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es
el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un
documento,
la
foliación
es
necesaria
para
diligenciar
diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios,
guías, catálogos).
5.2.1
•
La
Materiales
foliación
debe
efectuarse
utilizando
lápiz
de
mina
negra y blanda, tipo HB ó B.
•
No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color
no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas
reprográficas.
5.2.2
a)
Procedimiento
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir números.
b)
No se debe foliar utilizando números con el suplemento
A, B, C, ó bis.
c)
Se
debe
escribir
el
número
en
la
esquina
superior
derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del
texto del documento.
103
d)
Se
debe
escribir
enmendaduras
sobre
un
el
número
espacio
de
en
manera
legible
blanco,
y
sin
y
sin
alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
e)
No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede
causar daño irreversible al soporte papel.
f)
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en
blanco.
g)
Los
planos,
mapas,
dibujos,
etc,
que
se
encuentren
tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde,
aún cuando estén plegados.
h)
Cuando
se
encuentren
varios
documentos
de
formato
pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio.
i)
En
caso
de
unidades
correspondencia,
legajos,
de
conservación
tomos,
libros
(copiadores
de
de
contabilidad,
etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de
fábrica,
puede
aceptarse
como
mecanismo
de
control
sin
necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse
en el área de notas del instrumento de control o de consulta,
la cantidad de folios o páginas que contiene.
j)
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con
una línea oblicua, evitando tachones.
k)
La foliación es una tarea previa a cualquier empaste,
proceso
de
descripción
o
proceso
técnico
de
reprografía
(microfilmación o digitalización).
l)
No
se
deben
numerar
los
folios
totalmente
en
blanco
(cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos
en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de control o
de consulta.
m)
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en
blanco cuando éstos cumplen una función de conservación como:
104
aislamiento
de
manifestación
de
deterioro
biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migración de tintas por contacto.
6. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
6.1
Conceptos a tener en cuenta
Documentos sustantivos: Los que guardan relación directa
con las funciones de la dependencia. Estos integran:
Series documentales: Conjuntos de documentos inherentes
al
cumplimiento
de
cada
una
de
las
funciones
de
una
dependencia. Ejemplo: Contratos.
Sub-series: Cada uno de los grupos de documentos en que
se puede dividir una serie. Ejemplo: Contrato de Suministros,
contrato de Obra Civil
etc.
Tipos:
expediente.
Cada
uno
Ejemplo:
de
Plano
los
documentos
dentro
de
un
que
integran
Contrato de
un
Obra
Civil.
Documentos facilitativos: Los que no guardan relación
directa con las funciones de la dependencia.
Los documentos a su vez pueden ser:
Simples: Los que están integrados por un solo ítem.
105
Compuestos: Los que están integrados por varios ítems,
es decir, poseen tipos documentales (Expedientes). Ejemplo:
Historia Laboral.
6.2
Aplicación
Teniendo
en
cuenta
los
anteriores
conceptos,
la
aplicación de las tablas de retención documental, consiste en
administrar las comunicaciones oficiales de acuerdo con las
series, subseries y tipos documentales asignados dentro de la
Tabla de Retención Documental institucional y aplicar los
tiempos
de
retención
a
cada
uno
de
ellos,
atendiendo
al
debido procedimiento final.
La
aplicación
de
las
Tablas
de
Retención
deberá
cumplirse desde cada una de las unidades administrativas de
la empresa. Para este efecto la secretaria deberá fijar en un
lugar visible las Tablas de Retención Documental y tener en
cuenta los siguientes lineamientos:
• Producción documental:
Se debe tener en cuenta el registro del código de la
serie respectiva al momento de elaborar el documento en el
Área del asunto o referencia.
• Conservación en archivos de gestión:
Se deben elaborar los legajos, carpetas, paquetes etc.
Debidamente identificados con el código y nombre de la serie.
Deberán
ubicarse
orden de código.
al
interior
del
archivador
o unidad por
106
• Estructura de los legajos o carpetas:
Los
documentos
al
interior
de
las
carpetas
deberán
ubicarse de acuerdo con el Principio Archivístico de orden
Original es decir comenzando por el documento más antiguo y
continuando con todos los demás en el orden que sucedieron.
Si se trata de un expediente, deberá ubicarse primero el
documento base que dio origen a la serie documental.
Los documentos deberán foliarse para tener control sobre
ellos.
En
el
caso
de
los
expedientes
se
recomienda
ir
foliando en la medida en que se van integrando los tipos
documentales a la carpeta.
6.2.1
transferencia Documental
Deben
realizarse
teniendo
en
cuenta
los
períodos
establecidos en la Tabla de Retención Documental.
En
este
sentido,
las
transferencias
documentales
permiten: garantizar el acceso a la información; evitar la
producción y acumulación irracional de documentos; asegurar y
facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación;
concentrar la información
útil, ya sea para la toma de
decisiones
o
administrativas
para
el
conocimiento
del
desarrollo histórico institucional; entre otras.
En Proyecto Arquímedes S.A., como en toda entidad se
deben realizar transferencias internas de los archivos de
gestión
archivo
o
de
las
histórico
oficinas
al
permanente.
central
Este
y,
finalmente,
proceso
se
al
realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la
107
periodicidad que establezca las TRD en cada entidad, como se
explica a continuación:
En
el
generados
en
archivo
los
de
gestión
procesos
de
reposarán
gestión
los
documentos
administrativa.
El
tiempo de permanencia de la documentación en este depende
fundamentalmente
del
trámite
para
decidir
su
traslado
al
archivo central.
De otro lado, en el archivo central, serán transferidos
los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no
sea tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo
de vida. El archivo central deberá facilitar la consulta,
esta documentación deberá permanecer en el archivo central
durante el tiempo estipulado en las TRD.
Finalmente en el archivo histórico se transferirá la
documentación del archivo central o de gestión, la cual debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para
la investigación.
7. CONSULTA DOCUMENTAL.
•
Se
podrán
solicitar
expedientes
y
otros
documentos
en
calidad de préstamo.
•
Se proveerá a las oficinas el formato de solicitud de
préstamo de documentos.
•
Entregar la documentación con previa firma del responsable
acordando la fecha de su devolución.
108
•
Se revisará los préstamos vencidos sin devolución y se
solicitará nuevamente, o se hará renovación de fecha de
entrega.
•
Al recibir la documentación se revisará la integridad del
legajo.
•
Se actualizará los documentos en el formato de control de
préstamo una vez sean devueltos.
8. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Se
entiende
por
eliminar
“la
destrucción
física
de
unidades o series documentales que hayan perdido su valor
administrativo,
probatorio,
constitutivo
o
extinto
de
derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea que vayan
a desarrollar valores históricos.
Uno de los mayores problemas por lo cual los archivos se
saturan es porque no se determina el tiempo que se deben
conservar los documentos y se guarda absolutamente todo, y
muchas veces documentos que no tienen mayor importancia para
la empresa.
Por
esta
razón
se
debe
hacer
un
estudio
de
los
documentos que allí se manejen y determinar el tiempo que
realmente
logrará
sea
necesario
descongestionar
archivísticas.
archivarse,
y
se
ya
cumplirá
que
con
con
las
esto
se
normas
109
ANEXOS
1. IDENTIFICACIÓN DE LAS CARPETAS
PROYECTO ARQUÍMEDES S.A
CÓDIGO: 1.01.02.04
DOCUMENTO: Arrendamiento Oficina 1004
FECHA: 2009
Por favor no retirar documentos de este legajo, de su colaboración depende su servicio.
¡GRACIAS!
2. FORMATO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
SOCIEDAD PROMOTORA PROYECTO
ARQUÍMEDES S.A
Formato Préstamo de Documentos
Fecha de Préstamo:
Día, mes y año en que se realiza el
préstamo.
No. de Serie o Sub
serie:
Número que identifica el documento
Nombre de Serie o
Sub serie :
Descripción
Documento:
Funcionario:
Firma de Usuario:
Fecha de
devolución:
Nombre del tema de la carpeta o
legajador de donde se saca el
documento.
Breve reseña sobre el contenido del
documento
Nombre del funcionario que presta
el documento
Firma de la persona que se
responsabiliza del documento.
Día, mes y año en que el documento
regresa al archivo
110
3. INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
Entidad Productora: debe colocarse el nombre completo o razón
social
Oficina Productora: debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa
que
conserva
la
documentación
tramitada
en
ejercicio de sus funciones
Hoja _/_. En el primer espacio debe consignarse el
que
identifica
determinara
el
cada
total
hoja,
de
siguiendo
las
hojas
un
número
consecutivo
utilizadas
para
que
la
elaboración de las tablas de retención de la empresa. El
segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas
para la empresa.
Serie:
debe
anotarse
el
nombre
asignado
al
conjunto
de
unidades documentales, emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Retención: plazo en términos de tiempo en que los documentos
deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo
central. Esta permanencia está determinada por la valoración
derivada del estudio de la documentación producida en las
oficinas.
Archivo de gestión: es aquel donde se reúne la documentación
en
trámite
en
busca
de
las
soluciones
iniciados, sometidos a continua utilización.
a
los
asuntos
111
Archivo
central:
unidad
administrativa
donde
se
agrupan
documentos transferidos por los archivos de gestión.
Disposición final: hace referencia a la tercera etapa del
ciclo
vital,
resultando
de
la
valoración,
con
miras
permanentes, a su eliminación, o digitalización.
Conservación total: se aplica a todos aquellos documentos que
tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su contenido informal sobre
el origen, desarrollo, estructura, procedimiento y políticas
de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y transcendencia.
Eliminación:
proceso
mediante
el
cual
se
destruyen
los
documentos que han perdido su valor administrativo, legal o
fiscal
y
que
no
tienen
valor
histórico
y
carecen
de
relevancia.
Digitalización: técnica para la conservación y consulta de
los documentos de manera digital.
112
4. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
HOJA No. _____DE _____
ENTIDAD PRODUCTORA:
PROYECTO ARQUIMEDES S.A
OFICINA PRODUCTORA: __________________________
RETENCIÓN
CÓDIGO
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
CONVENCIONES:
CT= Conservación total
D= Digitalización
M= Microfilmación u otros soportes
S= Selección
ARCHIVO
GESTIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
ARCHIVO
CT
CENTRAL
E
D
OBSERVACIONES
S
Firma
Responsable:____________________________________________
Fecha:___________________________________________________
113
5. FORMATO DE ELIMINACION
EN ARCHIVO DE GESTION CENTRAL
OFICINA PRODUCTORA: PROYECTO ARQUIMEDES S.A
PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de
documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T. R.D.)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en Proyecto
Arquimedes S.A, y según la Legislación o Reglamento General de
Archivo le aviso que en fecha__________________ eliminaremos los
siguientes documentos:
Código
Contenido
Firma Jefe de Oficina
Fechas
Volumen
Unidad de Conservación
Jefe de Archivo
114
Apéndice 3.
Procedimientos de Control y Registro de Documentos
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS
1. OBJETO
Este documento tiene por objeto establecer los parámetros que
se deben tener en cuenta para el control de los registros tanto internos como externos- de Proyecto Arquímedes S.A.
2. GENERALIDADES
•
LEGIBILIDAD:
Los
formatos
pueden
diligenciarse
en
computador o a mano. No se permite el uso de lápiz y deben
ser legibles (tanto en letra como en tamaño).
•
Los formatos que se diligencien a mano no deben presentar
enmendaduras ni tachones.
•
Prohibido el uso
de corrector, usar paréntesis para los
errores.
•
Los formatos deben diligenciarse en su totalidad. En las
casillas y espacios que queden en blanco, se escribe un
guión.
•
Si se tiene fax, tomar fotocopia.
•
Se
conservan
copias
de
seguridad
magnéticos, como manera de protección.
3. DEFINICIONES
de
los
registros
115
FORMATO: Plantilla sin diligenciar.
REGISTRO:
Formato
diligenciado.
Documento
que
proporciona
información de una actividad realizada.
4. CONTENIDO
REGISTRO
ITEM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
GENERADO
1
IDENTIFICACIÓN:
Los
registros
identifican
2
se
con
el
Listado
Colaboradores
para
nombre asignado y código
Control de
(en algunos casos).
Registros
ALMACENAMIENTO:
Los
registros
se
Listado
almacenan en cada puesto
para
de
trabajo
(físicos
o
Colaboradores
Control de
magnéticos),
organizados
en
debidamente
Registros
carpetas
identificadas.
3
PROTECCIÓN:
Los
registros
físicos,
se
protegen
del
la
humedad,
el
cualquier
polvo,
agua
factor
Listado
y
que
para
Colaboradores
atente
contra
su
Control de
integridad
almacenándose
Registros
en
carpetas
archivadores.
registros
magnéticos
y
Los
se
116
REGISTRO
ITEM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
GENERADO
protegen
con
antivirus
los
instalados
en
los equipos de cómputo y
con claves de acceso.
4
RECUPERACION:
Listado
La
recuperación
realiza
de
se
acuerdo
con
para
Colaboradores
Control de
las tablas de retención
Registros
Documental.
5
TIEMPO DE RETENCION:
Los
registros
Listado
se
conservan el tiempo que
para
Colaboradores
se ha establecido en las
Control de
tablas
Registros
de
retención
Documental.
6
DISPOSICIÓN:
Una
vez
cumplido
Listado
el
para
tiempo de retención,
la
disposición
la
Control de
tablas
Registros
indicada
en
es
las
Colaboradores
de retención Documental.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
117
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto establecer los parámetros
que
se
deben
tener
en
cuenta
para
el
control
de
los
documentos (manuales, procedimientos, formatos, planes, etc.)
en Proyecto Arquímedes S.A
2. GENERALIDADES
•
El tipo de letra establecido para los documentos es ARIAL,
tamaño 11 a 14.
•
Los documentos mencionados deben llevar el encabezado de
normalización en todas las
•
páginas.
Al finalizar el documento, este debe llevar las firmas de
revisión y aprobación, como se ilustra a continuación:
CODIFICACIÓN
PROCESO
REVISA
APRUEBA
DE PROCESOS
Asistencia
Estratégico
Operativa -
Gerente
GER
Gerente
GHU
contable – Revisor Gerente
FIN
Gerente
Asistencia
Gestión humana
Operativa Gerente
Outsourcing
Financiero
Fiscal
118
Legal
•
Asesora Jurídica
Gerente
LGL
Codificación de documentos internos
Primer segmento:
Está conformado por tres caracteres que indican el área
que
lo
emite,
Arquímedes
el
en
el
área
caso
particular
siempre
administración, separado de
será
de
ADM,
Proyecto
es
decir
los otros tres segmentos
por guiones. ADM-GD-PRO-001.
Segundo
Consta
segmento:
de dos letras, separadas por un guión de los dos
segmentos
siguientes,
indica
el
tema
global
del
documento, así: ADM-GD-PRO-002
Gestión Documental (GD),
Tercer segmento:
Consta
de
tres
letras,
separadas
por
un
guión
del
segmento siguiente, indica el tipo de documento que se
está produciendo, así: ADM-GD-PRO-002
Procedimento
(PRO),
Instrutivos (INS).
Formato
(FOR),
Manuales
(MAN),
119
Cuarto Segmento
Corresponde a tres dígitos,
empiezan en 001 hasta 999,
indica el consecutivo y permiten ordenar la
documentación, así: AD-GD-PRO-002
3. DEFINICIONES
•
PROCEDIMIENTO: Forma
especificada de llevar a cabo
un
proceso
•
MANUAL: Documento que especifica el Sistema de Gestión de
la Calidad
•
FORMATO:
Plantilla
que
se
utiliza
para
registrar
información de una actividad realizada.
4. CONTENIDO
REGISTRO
ITEM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
GENERADO
Elaborar
los
documentos
Todos los
necesarios y entregarlos
1
responsables
a la secretaria para su
de procesos
normalización
y
Ninguno
120
codificación.
Normalizar
y
codificar
los documentos, imprimir
2
Secretaria
y
entregar
Ninguno
para
revisión.
Revisar los documentos y
firmar
en
la
última
Asistencia
3
Ninguno
página.
Entregar
para
Operativa
aprobación.
Aprobar los documentos y
4
devolverlos
a
la
Gerencia
Ninguno
Secretaria
Ninguno
Secretaria
Ninguno
Asistencia Operativa.
Entregar
las
físicas
a
quienes
corresponda
tipo
de
copias
según
el
documento.
Los
5
documentos
no
entregaran
sólo
se
físicamente,
también
estarán
disponibles digitalmente
Almacenar los documentos
6
en
carpetas
y
asegurar
su legibilidad.
Cuando
requiera
un
documento
actualización,
Asistencia
7
generar
nueva
versión,
Ninguno
Operativa
hacer revisar y aprobar
nuevamente.
Identificar
el
cambio
Control de
Asistencia
8
que
generó
la
nueva
cambios de los
Operativa
versión.
documentos
121
Solicitar
anterior
la
del
versión
documento
9
antes
de
entregar
Secretaria
Ninguno
Secretaria
Ninguno
la
versión vigente.
Destruir
10
las
copias
recibidas y conservar el
original
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
122
Control de Cambios en los Documentos
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ______________________________________
CÓDIGO: _______________________________________________________
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre:
Cargo: Asistencia Operativa
Nombre:
Cargo: Gerente
123
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
1. OBJETO
Este documento tiene por objeto establecer los parámetros que
se deben tener en cuenta para el control de los documentos
externos
que llegan a Proyecto Arquímedes S.A.
2. GENERALIDADES
Son documentos externos:
•
Normativa
y
documentos
legales
que
aplican
a
los
procesos que se ejecutan en la empresa.
•
Correspondencia,
documentos
que
oficios,
se
origina
requerimientos
externamente
y
y
demás
que
deben
conservarse en la empresa.
3. DEFINICIONES
Documento Externo: Correspondencia que se maneja con personal
diferente al de la compañía, ya sea de carácter informativo,
legal o jurídico.
4. CONTENIDO
4.1 CONTROL PARA NORMATIVA Y DOCUMENTOS LEGALES:
124
REGISTRO
ITEM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
GENERADO
Identificar la normativa
Control de
Asesora
y los documentos legales
1
normativa y
Jurídica
aplicables en los
documentos
Administrativa
procesos de la empresa
legales
Control de
Adquirir dichos
Asesora
documentos, ya sea
Jurídica
físico o magnético.
Administrativa
normativa y
2
documentos
legales
Revisar cada mes las
actualizaciones de dicha
Control de
Asesora
normativa en Internet y
3
normativa y
Jurídica
en publicaciones como
documentos
Administrativa
legis ámbito jurídico,
legales
entre otros
4
Actualizar el formato de
Asesora
Control de
control
Jurídica
normativa y
Administrativa
documentos
de
normativa
y
documentos legales
legales
5
Difundir
esta
normativa
Asesora
Listado de
al
personal
que
lo
Jurídica
asistencia
requiera
Administrativa
4.2 CONTROL PARA DEMAS DOCUMENTOS EXTERNOS:
REGISTRO
ITEM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
GENERADO
125
1
Recibir el documento
Colocar
el
sello
Secretaria
Ninguno
Secretaria
Ninguno
de
radicación, con la firma
y
la
hora,
tanto
a
la
2
copia
que
se
devuelve
como el documento que se
queda en la empresa.
Diligenciar
el
formato
Libro Radicador
para
control
de
3
Secretaria
de
correspondencia
correspondencia
recibida.
Entregar
documentos
a
quienes están dirigidos,
Asistencia
4
registrando la firma de
Ninguno
Operativa
quien
recibe
en
el
formato.
Archivar
según
documentos
su
clasificación
5
Índice de
Secretaria
en
el
archivo
que
Archivo
corresponda
4.3 CONTROL PARA DESPACHO DE CORRESPONDENCIA:
REGISTRO
ITEM
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
GENERADO
Recibir
de
1
correspondencia
y
registrar
información en el libro
radicador
correspondencia.
de
Libro Radicador
Secretaria
de
Correspondencia
126
Entregar
documentos
a
quienes están dirigidos,
registrando el nombre de
quien recibe con sello o
2
llevar
Correspondencia
empresa
Secretaria
Ninguno
Secretaria
Ninguno
la
a
reconocida
una
de
Correo
Archivar
la
documento
3
copia
entregado
del
y
firmado en la carpeta de
correspondencia
despachada.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
127
CONTROL DE NORMATIVA Y DOCUMENTOS LEGALES
DOCUMENTO
TIPO DE DOCUMENTO ORIGEN
GENERALIDADES DE
DOCUMENTO
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre:
Cargo: Jefe
Nombre:
Cargo: Gerente
RESPONSABLE DE
CUMPLIMIENTO
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
128
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE CORRESPONDENCIA
1. OBJETO
Este documento tiene por objeto establecer los parámetros que
se deben tener en cuenta para una adecuada elaboración e
identificación de la correspondencia que se emite en Proyecto
Arquímedes S.A.
2. GENERALIDADES
•
El
tipo
de
letra
establecido
para
la
elaboración
de
correspondencia, memorandos y circulares es ARIAL, tamaño
11 a 14.
3. DEFINICIONES
•
CODIFICACION: Conjunto de números y letras que utilizan
para la identificación de los documentos.
•
CARTA:
Comunicación
relaciones
escrita
comerciales
que
entre
se
utiliza
empresas
y
en
las
personas
naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas
y
sus
empleados.
El
destinatario
es
siempre
UNA
sola
persona o Institución
•
MEMORANDO: Comunicación escrita de carácter interno de una
empresa,
que
se
utiliza
para
orientaciones
y
pautas
de
las
transmitir
información,
dependencias
locales,
129
regionales, nacionales
o internacionales.
El memorando
NO se dirige a un grupo, es personalizado
.
•
CIRCULAR:
general
Comunicación
o
normativo
interna
con
el
o
mismo
externa
texto
de
o
carácter
contenido,
dirigida a varios destinatarios.
4. CONTENIDO
CARTAS
La codificación se realiza de la siguiente manera:
Documento
Correspondencia
Alta
Codificación
Dirección
GER - ## - ###
(gestión estratégica)
Correspondencia Contabilidad
FIN - ## - ###
Correspondencia Asesoría
LGL - ## - ###
Jurídica
Donde:
## es una cifra de dos dígitos correspondientes a
los últimos números del año en curso.
### es una cifra de tres dígitos que se reinicia al
comenzar un nuevo año (es el consecutivo).
Las cartas externas son impresas en hojas membreteadas de la
empresa, el formato de fecha es: día en números, mes en
letras y año en números Ej. 10 de noviembre de 2008.
Va
dirigida a la persona que la debe leer (se debe escribir el
nombre completo en mayúsculas fijas); seguida por el cargo
130
(se escribe en mayúscula inicial), nombre de la empresa (en
mayúscula sostenida si es una sigla, en caso contrario se
debe escribir en mayúscula inicial) y por último el nombre de
la
ciudad
de
destino
(se
escribe
con
mayúscula
inicial)
siempre se escribe el nombre de la ciudad NO la palabra
“ciudad”; tal como se muestra en la plantilla. (Cuando no se
conoce
el
nombre
de
la
persona,
debe
escribirse
el
tratamiento o el área en minúscula y el nombre de la empresa
en mayúsculas fijas).
Las cartas internas no necesariamente se deben imprimir en
hoja membreteada, pero si con el logo.
Las cartas llevan “asunto” (Ref.), lo cual sirve para que
cada documento sea concreto y no se preste para confusiones
con quien la recibe.
El
saludo
(opcional)
lleva
palabras
como,
“respetado”,
“apreciado”. Para los hombres se utiliza el apellido y para
las mujeres el nombre, un ejemplo:
9 Apreciado doctor Arias
9 Respetada doctora Martha
El
cierre
de
las
cartas
lleva
una
despedida
corta,
por
ejemplo: “atentamente”, “cordialmente”; y proseguida de los
datos del emisor, como son el nombre completo escrito en
mayúscula
y
el
cargo
que
desempeña
en
la
empresa
(tipo
título).
Al finalizar el documento, si se requiere, se escribe el
nombre, cargo o parte del archivo que debe tener copia del
131
documento elaborado en un tamaño de letra menor. Si la carta
es elaborada para la remisión de otros documentos, se informa
la cantidad de hojas a anexar.
Otro
aspecto
a
tener
en
cuenta
es
la
distribución
del
documento, es decir, las márgenes a utilizar, las cuales,
mientras el documento lo permita, son:
Superior:
4 cm.
Inferior:
2 cm.
Izquierdo:
3 cm.
Derecho:
2 cm.
A continuación se muestra un ejemplo de carta en la siguiente
plantilla:
132
Pereira, 10 de junio de 2010
GER-10-001
Ingeniero
MANUEL CARRILLO
Gerente
ABC LTDA
Quibdó
Asunto:
Respetado Ingeniero Carrillo:
yruiwyr weyriuweyr wuery427346278 hfsh dsj s bxn bb
nxvnbxoiunbouyfnbvie ugvmnxcbue vdh feiur bnmcx u r bjcb 8ur
bcnvb 8er bcm vijdhfks.
Cordialmente,
WILSON GARCIA
Gerente
CC: XXXXX
www.proyectoarquimedes.com Quibdó ‐ Colombia / Calle 26 Nº 2 ‐ 51 Of. 5 Piso 3 Pereira ‐ Colombia / Calle 23 Nº 8 ‐ 47 Of. 501 Centro Comercial Lago Plaza. Telefax: (57 ‐ 6) 3349262
133
MEMORANDOS
Y CIRCULARES
La codificación se realiza de la siguiente manera:
MEMORANDO XXX - ## -
###,
CIRCULAR XXX - ## -
###,
en la
cual:
•
XXX
corresponde
a
las
letras
del
área
que
emite
el
documento (igual que para carta)
•
## corresponde a los dos últimos dígitos del año en
curso.
•
### corresponde al consecutivo del memorando o de la
circular. Este consecutivo se reinicia al comenzar un
nuevo año.
Ejemplo: “MEMORANDO GER - 10 – 015” corresponde al memorando
número 15 emitido por la Gerencia en el año 2010.
A continuación se muestra una plantilla de ejemplo para la
elaboración de memorandos:
134
MEMORANDO GER-10-023
PARA:
CAROLINA GUEVARA
ASISTENTE DE GERENCIA
DE:
GERENCIA
ASUNTO:
INFORMES
FECHA:
18 DE JUNIO DE 2010
Kjkdfjlksjdfs ñdfhskjhfksdjhñsdfh ñf hñsdjfhñ sdhfk kjsdhfñ
dsjhfsl suyrowei uywur weuryowiue pwrywie weuyiu ieuyriw
iwjdshf dfg sk keyri iweury wiuery oi oqiwueyr oiweury
oweiury owieury owiueryw owiuyr oiwerywor uouryour wuyrouy
Cordialmente,
WILSON GARCIA
www.proyectoarquimedes.com Quibdó ‐ Colombia / Calle 26 Nº 2 ‐ 51 Of. 5 Piso 3 Pereira ‐ Colombia / Calle 23 Nº 8 ‐ 47 Of. 501 Centro Comercial Lago Plaza. Telefax: (57 ‐ 6) 3349262
135
A continuación se muestra una plantilla de ejemplo para la
elaboración de circulares:
CIRCULAR GER- 10 - 002
PARA:
WILLIAM NARANJO
LUIS CARLOS RIOS
REINALDO PALACIOS
DE:
MIEMBROS JUNTA DIRECTIVA
ASUNTO:
VARIABLES
FECHA:
20 DE JUNIO DE 2010
Kjkdfjlksjdfs ñdfhskjhfksdjhñsdfh ñf hñsdjfhñ sdhfk kjsdhfñ
dsjhfsl suyrowei uywur weuryowiue pwrywie weuyiu ieuyriw
iwjdshf dfg sk keyri iweury wiuery oi oqiwueyr oiweury
oweiury owieury owiueryw owiuyr
Cordialmente,
WILSON GARCIA
www.proyectoarquimedes.com Quibdó ‐ Colombia / Calle 26 Nº 2 ‐ 51 Of. 5 Piso 3 Pereira ‐ Colombia / Calle 23 Nº 8 ‐ 47 Of. 501 Centro Comercial Lago Plaza. Telefax: (57 ‐ 6) 3349262
136
Para este tipo de documentos se utiliza el siguiente formato,
que está conformado por:
9 Para quién, allí se relaciona el nombre completo y el
cargo
del
receptor
(ambos en mayúsculas fijas) en caso de un memorando;
para circulares se relacionan los nombres completos o
cargos de los receptores (en mayúsculas fijas).
9 De quién, en este espacio se relaciona el cargo de la
persona que emite el documento, (en mayúsculas fijas).
9 Asunto, espacio donde se escribe en pocas palabras el
tema a tratar en el documento (mayúsculas fijas).
9 Fecha, se debe utilizar la fecha actual, lo que quiere
decir la fecha de elaboración del memorando, (mayúsculas
fijas).
9 Cuerpo, este espacio es donde se escribe concisamente lo
que se le quiere decir al receptor (es), de acuerdo con
el asunto (se escribe en minúscula).
9 Nombre del emisor en mayúsculas fijas y firma.
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo: