Informe de gestión del Consulado en Los Angeles Determinar la

AUDITORIA GENERAL. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO
INFORME DEL ESTUDIO
DE AUDITORIA:
GESTIÓN DEL
CONSULADO DE COSTA
RICA EN LOS ÁNGELES,
CALIFORNIA, ESTADOS
UNIDOS
Diciembre de 2015
1
Contenido
Contenido ............................................................................................................ 2
1.
INTRODUCCIÓN: ......................................................................................... 3
1.1. Origen ........................................................................................................ 3
1.2
Objetivo General ..................................................................................... 3
1.3
Objetivos Específicos .............................................................................. 4
1.4 Metodología ............................................................................................... 4
1.5. Alcance ...................................................................................................... 6
1.6
Antecedentes .......................................................................................... 7
2. RESULTADOS .................................................................................................. 8
2.1
Sobre la suficiencia del personal asignado .............................................. 8
2.2
Sobre la necesidad de instituir Consulados Móviles ............................... 12
2.3 De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la información
financiera de las Embajadas, Consulados y Representaciones ........................ 14
3. CONCLUSIONES ............................................................................................ 16
4. RECOMENDACIONES .................................................................................... 17
2
Informe del Estudio de Auditoría "Gestión en el Consulado de
Costa Rica en Los Ángeles, California, Estados Unidos”
1.
INTRODUCCIÓN:
1.1. Origen
El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los
Planes Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2014 y 2015. Se
fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, artículo
22 inciso a) “Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en
relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional”.
La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, en adelante
la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar estudios en el Servicio
Exterior al representar el 57,55% del presupuesto del Ministerio, en la
Calificación de Riesgo realizada por esta Auditoría, resultó con un 65,80%
que lo clasifica dentro de los procesos institucionales en un nivel de riesgo
“alto”.
1.2
Objetivo General
Determinar la eficiencia, eficacia y uso racional de los recursos asignados
al Consulado General de Costa Rica en Los Ángeles, California , Estados
Unidos, en adelante el Consulado.
3
1.3
•
Objetivos Específicos
Verificar si la administración y control utilizados por el Ministerio
permiten al Consulado una adecuada gestión.
*
Determinar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y
seguimiento facilitan los servicios consulares a los usuarios residentes
e interesados.
* Determinar si la capacidad de los recursos asignados en el Consulado
proporcionan eficiencia en el servicio.
* Verificar si los bienes patrimoniales asignados al Consulado se
encuentran debidamente registrados y custodiados.
1.4 Metodología
En el desarrollo del estudio se utilizó la Ley General de Control Interno
No. 8292,
las
Normas de Control Interno para el Sector Público, las
Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las
directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores
y Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el
propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos.
Se efectuó una visita a las instalaciones del Consulado General de Costa
Rica, ubicado en la ciudad de Los Ángeles, California, Estados Unidos,
4
donde se efectuaron diversas pruebas de auditoría entre las que se
incluyen:
-Entrevista a la funcionaria y a la costarricense contratada localmente,
-Verificación de los activos patrimoniales.
-Encuesta de evaluación del ambiente laboral.
-Encuesta de satisfacción de los usuarios de los servicios consulares.
-Examinar las condiciones del inmueble y su seguridad.
-Examen de las condiciones de seguridad de los documentos consulares.
-Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios,
-Revisión del protocolo de la Cónsul.
-El suministro de información referente a seguros y contratos del
Consulado.
-Examen de la información financiera: Revisión de los de gastos de oficina
en el exterior, conciliación de cuenta corriente.
-Revisión de la plataforma informática y los respaldos de la información
vía electrónica.
-Revisión de los archivos.
-Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno.
Además, se recopiló información en la Dirección General del Servicio
Exterior y otras dependencias de este Ministerio y se realizaron otra serie
de pruebas entre las que se incluyen:
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 Estudio de los informes de gastos de oficina en el exterior que
incluye la conciliación bancaria y conciliación del superávit del
Consulado con el saldo de cuenta corriente conciliada.
 Revisión de las estadísticas de los informes de los servicios
consulares.
 Investigación respecto de la suficiencia de los recursos humanos y
materiales respecto de los servicios que debe brindar el Consulado.
 Revisión del expediente de la funcionaria nombrada en el
Consulado.
 Confrontación de los registros de vacaciones con respecto a los
informes de las entradas y salidas de Costa Rica.
 Investigación en la plataforma de internet de opiniones sobre los
servicios del Consulado de Costa Rica en Los Ángeles.
 Diversas consultas a instancias internas del Ministerio.
1.5. Alcance
El estudio comprende el período del 1 de enero de 2013 al 30 de
setiembre de 2014, ampliándose en los casos en que se estimó
conveniente.
6
1.6
Antecedentes
El Consulado se encuentra ubicado en el 1605 West Olympic Bulevard.
Suite 400, Los Ángeles, California convenientemente ubicado para los
visitantes, las oficinas del inmueble son espaciosas para el buen servicio
del personal y usuarios.
En el ámbito de acción tiene jurisdicción sobre los estados de California,
Nevada, Utah, Alaska, Hawái, Arizona, Washington, Oregón, Idaho,
Montana, Wyoming, brinda servicios de solicitud y retiro pasaportes
nuevos, cédulas de identidad, permisos de salida, poderes, residencias,
solicitud de visas y permisos de salida entre otros.
Al momento de la visita y de conformidad con información suministrada
por la Dirección General de Servicio Exterior del Ministerio, laboraba para
el Consulado la señora Sylvia Ugalde Fernández, Cónsul General en Los
Ángeles, Estados Unidos, según Acuerdo de nombramiento Nº 121-2011SE-RE, del 7 de julio de 2011, además el Consulado cuenta con los
servicios de una costarricense contratada localmente y por tiempo
completo para atender asuntos administrativos y labores de apoyo.
Cabe señalar que producto de las encuestas de evaluación, dirigidos a
servicios consulares, la información obtenida y en la red de internet
particularmente en las redes sociales, el Consulado brinda los servicios
de manera oportuna, con calidad y en general la mayoría de los usuarios
los califican como satisfactorios.
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2. RESULTADOS
De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General al
Consulado General de Costa Rica en Los Ángeles, California, Estados
Unidos, se determinó que los controles y procedimientos practicados
proporcionan una seguridad razonable en aspectos como el manejo de
archivos, la custodia de la información, documentos consulares, el registro
y custodia de activos, la administración y control de los recursos
financieros asignados. No obstante, se hallaron algunas debilidades
susceptibles a su mejoramiento:
2.1
Sobre la suficiencia del personal asignado
No obstante lo indicado en los antecedentes de este estudio;
los grandes
esfuerzos realizados por la señora Ugalde Fernández y la costarricense
contratada
localmente
podrían
resultar
insuficientes
para
cubrir
integralmente las obligaciones y la demanda de servicios de los usuarios
dentro de las que se citan las más usuales:
 Trámites de cédulas de identidad.
 Solicitudes de emisión de pasaportes.
 Trámites de salvoconductos
 Trámites de visas.
 Exhortos
 Atención de costarricenses presos.
 Notariado consular.
 Atención de llamadas telefónicas.
8
Cabe señalar que de conformidad con la información disponible en la
página
de
internet
del
Tribunal
Supremo
empadronados en la jurisdicción del Consulado
de
Elecciones,
dos
están
mil doscientos
ochenta y siete costarricenses con derecho al voto, esta cifra no incluye
los menores de edad, los ilegales y a quienes no han realizado el proceso
de empadronamiento para el proyecto de voto en el exterior.
En el mismo orden de ideas la publicación “El perfil de la población de
origen costarricense en Estados Unidos. Noviembre de 2012” en California
había al año 2010: 22469 costarricenses. Fuente: http://www.cemlaremesas.org/principios/pdf/perfilpoblacioncr.pdf, disponible en internet el
16 de junio de 2015 a las 11:00 a.m.
Así las cosas, una posible ausencia de la señora Ugalde Fernández, como
representante, provocarán que los servicios consulares se interrumpan,
situación que se va a concretar cuando la funcionaria se encuentre en
período de vacaciones, sufra quebrantos de salud, o bien por motivos
inherentes al cargo tenga que apersonarse a lugares alejados de su
jurisdicción.
Sobre este asunto la Cónsul Ugalde Fernández indicó en entrevista
realizada por esta Auditoría General lo siguiente:
“Como debilidad tal vez el querer hacerlo todo bien y rápido. Me gustaría no tener
temas pendientes y me frustra que eso no se pueda lograr.
La principal limitación es el no tener suficiente personal. Se necesita al menos un
diplomático más.”
En el Oficio de la Comisión Calificadora CCSE-0047-15 del 24 de abril de
2015, referente a los resultados del concurso interno; se determinó que la
plaza vacante de Consejero y Cónsul en Los Ángeles fue declarada en
inopia al no haber sido objeto de oferta por parte de los funcionarios de la
9
carrera diplomática
del Ministerio, a la fecha de este informe se está
promoviendo un concurso externo para llenar dichas las plazas.
Cabe hacer notar que el Estudio del Servicio Exterior: Misiones
diplomáticas y consulares de Costa Rica en el exterior, del 5 de agosto de
2015, determinó:
“Es necesario el nombramiento de un funcionario de la segunda categoría y otro de la tercera
categoría del Régimen del Servicio Exterior, para contar con un total de funcionarios que sean de la
carrera del Servicio Exterior. Se propondrá la reapertura de la oficina de PROCOMER en Los
Ángeles, California.”
Otra situación a considerar es el hecho que el proyecto de Marca País
“Esencial Costa Rica” incluye dentro de las sedes diplomáticas a los
Estados Unidos, tal y como se consigna en el Convenio de Cooperación
Interinstitucional, suscrito entre el Canciller Manuel A. González y el
Ministro de Comercio Exterior y Presidente de la Junta Directiva de
PROCOMER Alexander Mora, el lunes 21 de setiembre de 2015: lo que
implicará una mayor inversión de tiempo laboral de las funcionarias
actuales, esfuerzo adicional que podría considerarse excesivo por las
condiciones actuales de carencia de personal.
También es importante señalar que este Consulado contó con los servicios
de dos funcionarios diplomáticos; sin embargo uno de ellos fue trasladado
según consta en el Acuerdo Ejecutivo #0066-2014-SE-RE, que rigió a
partir del 1 de julio de 2014; lo que conllevó a un recargo de tareas y
funciones para la única funcionaria que actualmente tiene la jurisdicción
de Los Ángeles según se muestra en el siguiente gráfico:
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De conformidad con lo examinado, ya que la función notarial es muy
amplia en cuanto a sus servicios se refiere y contar solamente con los
servicios de una funcionaria es insuficiente para atender la totalidad de los
trámites requeridos, más aún si se requiere de su firma.
En otras
palabras, en asuntos de declaraciones testimoniales, confesionales,
elaboración de cálculos, repuesta a los juzgados en Costa Rica, exhortos,
coordinación de abogados para la elaboración de escrituras, entre otros,
requieren la presencia del Cónsul General.
Adicionalmente resulta
dificultoso atender otros requerimientos como la atención de presos y la
posibilidad de llevar a cabo consulados móviles.
Cabe hacer mención que el señor Gustavo Sancho Víquez fue nombrado
como Consejero y cónsul en comisión, en Los Ángeles, Estados Unidos, a
partir del 1 de setiembre de 2015, según consta en el Acuerdo de
Nombramiento N° 0077-2015-SE-RE, de fecha 11 de agosto de 2015.
11
2.2 Sobre la necesidad de instituir Consulados Móviles
La jurisdicción del Consulado, tal y como se muestra en el mapa y cuadro
insertos más adelante, es muy amplia y dificulta el traslado de usuarios
potenciales a las instalaciones en que se brinda el servicio, requiriendo
invertir hasta 19 horas y media de tiempo para el traslado, lo que podría
provocar problemas a los costarricenses que requieren de servicios
consulares.
Es importante hacer notar que para esta jurisdicción se cuenta con un
único Consulado Honorario en el Estado de Arizona.
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO
CONSULADO DE COSTA RICA EN LOS ANGELES
DISTANCIAS DE LA JURISDICCIÓN
DURACIÓN DE
ESTADO
DISTANCIA (millas)
TRANSPORTE (horas)
Seatle Estado de
1135
17,50
Washington
Nevada
487
9,78
Utah
668
10,68
Arizona
519
8,88
Oregón
862
13,60
Montana
1227
19,43
Wyoming
1043
15,60
Alaska
9,50 en avión
Hawaii
6,18 en avión
Fuente: Información de Google.
12
Jurisdicción del Consulado de los Ángeles
13
El cuadro y mapa muestran distancias que sobrepasan los 1800
kilómetros para llegar al consulado costarricense según la jurisdicción,
distancia que como se mencionó con anterioridad pueden causar
inconvenientes al interesado, principalmente en tiempo y costos de
traslado.
Así las cosas, sería oportuno que la Administración considere, a mediano
plazo, la posibilidad de realizar periódicamente consulados móviles en los
lugares más lejanos de la jurisdicción, de manera que puedan contribuir a
facilitar un servicio oportuno; para ello es necesario contar con el
equipamiento necesario por parte del Registro Civil y de la Dirección de
Migración y Extranjería, de manera que se pueda ofrecer al usuario un
paquete de servicios que satisfaga sus demandas y que maximice el uso de
los recursos públicos.
Cabe mencionar la opinión de algunos usuarios a quienes se les practicó la
encuesta de evaluación del servicio, consideraron necesario la existencia
de consulados más cercanos, esto con el propósito de facilitar sus
requerimientos evitando el recorrido de largas distancias.
2.3 De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la
información financiera de las Embajadas, Consulados y Representaciones
El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no cuenta con una
plataforma informática para
el registro, control y seguimiento de la
partida de gastos de oficina en el exterior que permita el traslado digital de
la información y
que incluya el envío de los documentos soporte
escaneados.
14
Esta situación ha sido una constante en las entrevistas con los
funcionarios diplomáticos que por su formación académica carecen de los
conocimientos financiero-contables suficientes para el desarrollo de este
tipo de informes; así también el costo del envío de documentos es oneroso
para la el presupuesto de este Ministerio, máxime si se toma en cuenta las
normativas relacionadas con la agilización de trámites y las políticas de
cero papel, esto aunado a la evaluación “manual” de cerca de sesenta y
cinco informes que realizan los funcionarios de la Dirección Financiera.
A manera de ejemplo el costo de un correo (Courier), para el envío
trimestral del informe de liquidación de gastos de oficina en el exterior es
de $45 aproximadamente y si calcula por las sesenta y cinco Misiones
Diplomáticas y Consulados, esto implica un costo cercano a los $12,000
anuales (¢6.5 millones), costo que no incluye el papel, las copias y el
tiempo que los funcionarios deben dedicar a la confección, revisión y
rectificación de informes financieros.
15
3. CONCLUSIONES
3.1 El Consulado de Costa Rica en Los Ángeles cuenta con actividades de
control en observancia a las regulaciones aplicables que le permiten su
buen funcionamiento, a pesar de tener serias limitaciones de personal.
3.2 El servicio eficiente y oportuno de la representación consular se ve
comprometido por causa de limitaciones de personal, con el perjuicio que
conlleva a la funcionaria destacada durante la visita, por el incremento en
las cargas de trabajo y eventuales problemas de salud.
3.3
Los servicios consulares oportunos se ven muy limitados debido a
que la jurisdicción territorial es muy extensa y existe una cantidad
considerable de costarricenses que la habitan.
3.4 El Ministerio carece de
una herramienta informática institucional
para el control de los gastos de oficina en el exterior.
16
4. RECOMENDACIONES
4.1 Al Señor Ministro
4.1.1 Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se
pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta
Auditoría General sobre los resultados obtenidos.
4.1.2 Girar las instrucciones necesarias para iniciar la actualización y
automatización del proceso de registro, revisión y control de los gastos de
oficina en el exterior de las representaciones, que se ajuste a las
necesidades propias del Ministerio, la normativa vigente y con las
disposiciones actuales de los entes fiscalizadores (Ver punto 2.3)
4.2 A la Dirección General de Servicio Exterior
4.2.1 Evaluar las cargas de trabajo y valorar la posibilidad de reforzar el
consulado con una plaza más. (Ver punto 2.1)
4.2.2 Coordinar con otras instancias de la Administración Pública
(Registro
Civil,
Dirección
General
de
Migración
y
Extranjería),
la
posibilidad de que faciliten los recursos técnicos (software y hardware)
necesarios para la realización de consulados móviles. (Ver punto 2.2)
17