1 PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA
SGC-PR-3
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PROCEDIMIENTO
AUDITORIA INTERNA
Control de Cambios del Documento
Fecha
Versión Nº
Versión
Síntesis de la Modificación
ELABORO
REVISO
APROBO
Encargado del SGC
Sub Gerente de
Operaciones
Gerencia General
Mauricio Moya
01-09-2011
Pedro Moya
05-09-2011
Mauricio Moya
13-09-2011
1
CODIGO DEL DOCUMENTO: SGC-PR-3
Versión 1
Ubicación: www.transportesmoya.cl/ISO9001/PROCEDIMIENTOS SGC/PROC.OBLIGATORIOS/AUDITORIA
INTERNA
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INDICE
Ítem
1.
2.
3.
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
6.
7.
8.
Materia
Pág.
OBJETIVO ........................................................................................................................................ 3
ALCANCE ......................................................................................................................................... 3
DEFINICIONES ................................................................................................................................ 3
RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 3
Gerencia General ............................................................................................................................. 3
Encargado del SGC y/o Representante de la Dirección .................................................................. 3
Auditor Interno .................................................................................................................................. 4
Gerencia, Jefatura o Encargados de Áreas. .................................................................................... 4
MODO OPERATIVO ........................................................................................................................ 4
Requisitos Auditores Internos........................................................................................................... 4
Programación de Auditorías Internas ............................................................................................... 4
Planificación de Auditorías Internas ................................................................................................. 5
Realización de Auditorías Internas ................................................................................................... 5
Verificación de No Conformidades ................................................................................................... 6
Registros de Auditorías Internas ...................................................................................................... 6
Servicios Externos de Auditorías Internas ....................................................................................... 6
Evaluación Auditor Interno ............................................................................................................... 7
REGISTROS..................................................................................................................................... 7
REFERENCIAS ................................................................................................................................ 8
ANEXOS ........................................................................................................................................... 8
MOYA Y CÍA LTDA. – TRANSPORTES MOYA
Piloto Lazo 210, Cerrillos, Santiago de Chile.
Fono: (56-2) 533 14 86.
Web: www.transportesmoya.cl; E-mail: [email protected]
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1.
OBJETIVO
Definir el sistema de auditorías internas llevado por Moya y Cía Ltda. para
garantizar y verificar que:
 El sistema de gestión de calidad y sistema de homologación de transporte
carretero cumple:
 Las disposiciones planificadas en la prestación del servicio.
 Los requisitos de las normas ISO 9001:2008.
 Los requisitos del SGC establecidos en los procesos desarrollados por
la empresa.
 Los requisitos del SHTC, desarrollado por Asiquim A.G.
 El sistema de gestión de calidad y sistema de homologación de transporte
carretero está implementado y se mantiene de manera eficaz.
 El sistema de gestión de calidad y sistema de homologación de transporte
carretero es eficaz para cumplir con las políticas y objetivos de la empresa.
 Se detectan las posibles desviaciones del sistema de gestión calidad y
sistema de homologación de transporte carretero.
 Se corrigen estas desviaciones.
2.
ALCANCE
Aplicable a los procesos definidos para el SGC y SHTC de Moya y Cía Ltda.
3.
DEFINICIONES
 Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido al interior de la
empresa o con el cliente.
4.
RESPONSABILIDADES
4.1 Gerencia General
 Aprobar programa anual de auditorías internas.
4.2 Encargado del SGC y/o Representante de la Dirección
 Proponer a Gerencia General el programa anual de auditorías internas.
 Designar auditores internos para realizar auditorías.
 Comunicar los resultados de la auditoría interna realizada.
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 Evaluar el desempeño del auditor.
4.3 Auditor Interno
 Llevar a cabo la auditoría interna planificada.
 Preparar y comunicar el plan de auditoría interna correspondiente.
 Verificar la efectividad de las soluciones tomadas a las no conformidades
encontradas en la auditoria anterior.
4.4 Gerencia, Jefatura o Encargados de Áreas.
 Gestionar las no conformidades encontradas en las auditorías realizadas a su
área de trabajo.
5.
MODO OPERATIVO
5.1 Requisitos Auditores Internos
Los auditores internos designados por la empresa para desempeñar tal función,
deben de cumplir con los siguientes requisitos:


Poseer curso aprobado de Auditor Interno en ISO 9001:2008.
Formación en SHTC, Asiquim A.G.
Los requisitos anteriormente mencionados deben ser respaldados por la
documentación correspondiente.
5.2 Programación de Auditorías Internas
a)
La programación de auditorías internas al sistema de gestión de calidad es
propuesta al Gerente General anualmente por el Encargado del SGC, según
registro “Programación de Auditorías Internas”, señalando a su vez los
auditores que auditan un determinado proceso.
Las auditorías internas se programan tomando en consideración las áreas y
el estado e importancia de los procesos a auditar, así como los resultados de
auditorías previas. Además para asegurar la objetividad e imparcialidad del
proceso de auditoría se realizan por personal independiente a su propia área
de trabajo, evitando así tener responsabilidad directa sobre el proceso a
auditar.
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b)
La “Programación de Auditorías Internas” es presentado a Gerencia General
para su modificación y/o aprobación; si existen modificaciones, estas son
realizadas por el Encargado del SGC y luego es traspasado nuevamente
para su aprobación; esta actividad es cíclica y termina con la aprobación del
programa de auditorías internas.
c)
Luego de ser aprobado la “Programación de Auditorías Internas” este es
comunicado al personal de la empresa según los canales de comunicación
interna ( diario mural) establecidos para el sistema de gestión de calidad y
SHTC.
Además se pueden realizar auditorías anexas a la planificación definida
cuando algunos de los procesos lo requieran, la Gerencia General, Jefatura
o Encargado de Área lo solicite, o las personas involucradas al SGC y SHTC
lo soliciten.
d)
5.3 Planificación de Auditorías Internas
a)
Cada auditoría interna a realizar es llevada a cabo por medio del “Plan de
Auditoría Interna”, donde se especifica el área y la(s) persona(s) a auditar,
fecha de la auditoria, auditor interno responsable, y alcance, entre otros.
b)
El Auditor interno designado realiza el plan de auditoría interna y lo comunica
posteriormente a las áreas involucradas (auditado(s)).
El auditado, según el plan determinado debe confirmar la hora de la auditoria
a lo menos con 48 horas de anticipación. Si por motivos de fuerza mayor
esta no es factible llevarla a cabo, el auditado avisa al Encargado del SGC
para que postule nueva fecha de auditoria y así se concrete su ejecución.
c)
El Encargado del SGC, Representante de la Dirección, Gerencia, Jefatura o
Encargado de Área, según corresponda, entrega la documentación
necesaria, sí es aplicable, al o los auditor(es) para la realización de la
auditoria.
5.4 Realización de Auditorías Internas
a)
Llegada la hora de la auditoria el auditor interno da inicio a la auditoria, y
señala cual es el objetivo y alcance de la auditoria a realizar.
b)
Una vez iniciada la auditoria, el auditor interno realiza las preguntas,
examinando y evaluando solamente evidencias objetivas, evitando las
impresiones subjetivas y las conclusiones no contrastadas.
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c)
En el caso de encontrar una no conformidad esta son evaluadas por el
auditor interno y descritas en el “Informe Final Auditoría Interna” y en el
registro de “Acción Correctiva/Preventiva”.
d)
Las no conformidades encontradas producto de auditorías internas o
externas poseen un plazo máximo de resolución de 60 días. Si por razones
de recursos o por la magnitud de la acción, este plazo no es factible de
cumplirlo se extiende a 30 ó 60 días más.
5.5 Verificación de No Conformidades
a)
El auditor interno responsable de la auditoría realizada debe verificar las
soluciones tomadas a las no conformidades encontradas en la auditoria
anterior, examinando su cierre y efectividad.
5.6 Registros de Auditorías Internas
a)
El auditor interno realiza:

“Informe Final de Auditoría Interna”, en el que se describe: el alcance y
objetivo de la auditoria, la(s) persona(s) auditada(s), descripción de las
no conformidades encontradas, observaciones y conclusiones de la
auditoria.

Registro de “Acción Correctiva/Preventiva”, en el que se describe las no
conformidades encontradas de la auditoría interna realizada.
Posteriormente, ambos informes son entregados al Encargado del SGC o
Representante de la Dirección.
b)
El período entre la fecha de auditoría y la entrega de los informes de
auditoría interna no debe exceder de 15 días hábiles.
c)
Finalmente, los resultados de la auditoría realizada (Informe Final de
Auditoría Interna) son comunicados por el Encargado del SGC o
Representante de la Dirección, a las personas involucradas en ella y que son
las responsables de generar las acciones correctivas y/o preventivas
correspondientes.
5.7 Servicios Externos de Auditorías Internas (Solo aplicable SHTC)
Si se ha decidido externalizar la realización de alguna auditoria interna (programada
o no-programada), se debe de llevar a cabo las siguientes actividades:
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a)
El servicio de auditoría interna externalizada debe considerar: plan,
realización e informe final de la auditoria.
b)
El auditor debe de cumplir con los siguientes requisitos:
 Poseer acreditación de Auditor Líder o Auditor Interno en ISO 9001:2008.
 Poseer experiencia en auditorías a sistemas de gestión de calidad.
Los requisitos anteriormente mencionados deben ser respaldados por el
Currículum Vitae y certificados de acreditaciones correspondientes.
c)
El proceso de selección del auditor depende de factores técnicos y
económicos que han sido evaluados por el Encargado del SGC,
Representante de la Dirección y/o Gerencia General.
d)
Los antecedentes e informes de la auditoría interna externalizada deben ser
remitidos por el auditor al Encargado del SGC o al Representante de la
Dirección siguiendo los formatos internos de MOYA Y CÍA LTDA.
5.8 Evaluación Auditor Interno
La evaluación al auditor interno se realiza en dos fases:

Evaluación Inicial: Una vez que el auditor tenga un período de realización
de auditorías internas de al menos 2 meses en la empresa.

Evaluación Periódica: Se realiza anualmente a todo auditor interno que
ha realizado auditorías internas durante el último periodo anual.
Ambas evaluaciones se registran y son realizadas por el Representante de la
Dirección.
6.
REGISTROS
Nombre del Registro
Responsable
Programación de
auditorías internas.
Plan de auditoría
interna.
Informe final auditoría
interna.
Encargado del SGC
Representante de la Dirección
Auditor
Acción
Correctiva/Preventiva.
Evaluación de
Auditores
Lugar de
Tiempo de Disposición
Almacenamiento Retención
Final
Según control de registros
Según control de registros
Encargado del SGC
Representante de la Dirección
Auditor
Jefatura Área Auditada
Según control de registros
Representante de la Dirección
Según control de registros
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Según control de registros
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REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008, Punto 8.2.2 Auditoría Interna.
8.
ANEXOS
No aplica.
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