SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD (Versión 01)
Tuluá Valle del Cauca, Diciembre 2015
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Entidad:
Fecha aprobación:
Fecha publicación:
Fecha vigencia:
Sumario:
Palabras Claves:
Formato:
Dependencia:
Versión documento:
Instancia de aprobación:
Responsables elaboración:
Ubicación:
UNIDAD CENTRAL DEL VALLE – UCEVA 20 de abril del 2016
2 de mayo del 2016
Diciembre 2018
Este documento tiene por objeto presentar la
planeación, las estrategias de implementación
y publicación del Programa de Gestión
Documental de la Unidad Central del Valle –
UCEVA -, en cumplimiento de:
 Ley 594 de 2000. Ley General de
Archivos. Artículo 21. Programas de
Gestión Documental.
 Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el
título V de la Ley 594 de 2000,
disposiciones en materia de gestión
documental. Capítulo II. Programa de
Gestión Documental.
 Ley
1712
de
2014.
Ley
de
Transparencia y del Derecho de Acceso
a la información Pública Nacional.
Artículos 15, Programa de Gestión
Documental y artículo 17, Sistemas de
información.
 Decreto 103 de 2015. “Por el cual se
reglamenta parcialmente la ley 1712 de
2014 y se dictan otras disposiciones”.
Programa de Gestión Documental-PGD,
procesos de la gestión documental, programas
específicos, Archivo Unidad Central del Valle
del Cauca -UCEVA.
DOC
Español
Lenguaje:
Unidad Central del Valle – UCEVA –
Secretaría General
Área de Archivo
Versión 01, actualización
Comité Interno de Archivo
Secretaría General – Área de Archivo
Secretaría General
TRD Serie: Programa de Gestión Documental
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
00
00
01
FECHA
RESPONSABLE
Limbania Perea Doronsoro
Resolución
965 de junio Secretaria General.
Ma. Eugenia Sandoval
7 de 2011
Profesional Universitario
Resolución
No. 1031 del
24 de julio de
2014
Resolución
624 del 20
de abril de
2016
Limbania Perea Doronsoro
Secretaria General.
Ma. Eugenia Sandoval
Profesional Universitario
Limbania Perea Doronsoro
Secretaria General.
Ma. Eugenia Sandoval
Profesional Universitario
DESCRIPCIÓN
Se adopta e implementan
los tres primeros procesos
del PGD.
Se adopta e implementan
los
cinco
procesos
restantes del PGD.
Se actualiza el PGD
alineándolo
con
los
objetivos estratégicos, los
requerimientos normativos,
económicos,
administrativos
y
tecnológicos; las fases de
implementación a corto,
mediano y largo plazo.
Directrices dadas por el
AGN
en
materia
archivística.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 6
PRESENTACIÓN ........................................................................................... 8
1. POLITICA DE CALIDAD .......................................................................... 9
2. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL ...................................... 10
2.1 CUADRO DE CODIFICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICO
FUNCIONAL ............................................................................................. 11
3. ALCANCE.............................................................................................. 12
3.1 RESPONSABLES ............................................................................... 12
3.2 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO................................................. 12
3.3
INFORMACIÓN A LA QUE DEBE SER APLICADO ....................... 13
3.4 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. .................. 13
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD .................... 14
4.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS .................................................. 14
4.2 REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS ................................................. 15
4.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......................................... 16
4.4 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS ............................................ 17
5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL PGD ........................... 22
5.1 PLANEACIÓN DOCUMENTAL .......................................................... 25
5.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ......................................................... 30
5.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................... 35
5.5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.................................................... 37
5.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.................................................... 37
5.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO .................................................. 40
5.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL .......................................................... 41
6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN............................................................ 43
7. ARTICULACIÓN CON OTROS PROGRAMAS DE LA INSTITUCIÓN .. 45
7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) ................................... 45
7.2 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) .................. 46
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
8. PROGRAMAS ESPECÍFICOS .............................................................. 47
9. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL
INTERNO (MECI)......................................................................................... 48
10 ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
NTCGP1000 ................................................................................................ 49
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
INTRODUCCIÓN
La Unidad Central del Valle. –UCEVA- en cumplimiento de lo dispuesto en
el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y el Artículo
10 del Decreto 2609 de 20121, mediante el cual se reglamenta el Título V de
la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de
2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para
todas las Entidades del Estado". Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de
transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional.
Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo 17 Sistemas de
información.
La Unidad Central del Valle del Cauca a través de la Resolución No. 965 de
junio 7 de 2011, adopta e implementa los tres primeros procesos del PGD.
Y con la Resolución No. 1031 del 24 de julio de 2014, adopta e implementa
los cinco procesos restantes del PGD, institucionalizado en el Sistema de
Gestión de Calidad –SGC, con el código 1105-43-1-002 Versión 00. El
Comité Interno de Archivo en reunión del 27 de noviembre de 2014, con el
Acta No. 3 aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD- institucionalizadas en el SGC con el código 1105-43-2-019 Versión 00
de la UCEVA.
Dada la modernización de los lineamientos indicados en el Decreto 2609 de
2012 y el Manual de implementación de un Programa de Gestión
Documental –PGD, se hace necesaria la actualización del Programa de
Gestión Documental y las Tablas de Retención Documental existentes de la
Unidad Central del Valle del Cauca
El Programa de Gestión Documental se ha concebido como el proceso
archivístico donde se describen las políticas, las directrices y en general
buenas prácticas que deben ser acogidas con el fin de garantizar que la
gestión documental sea aplicable a todo el ciclo de vida de los documentos,
tanto a documentos físicos, como a documentos electrónicos, bajo los
principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento,
oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico,
protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso,
cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al
ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y de los
datos.
Con esta actualización la UCEVA busca garantizar el cumplimiento de las
políticas, directrices y actividades que en materia de gestión documental,
1
Decreto Único Reglamentario Sector Cultura páginas 120 A 124
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
transparencia de la información pública y la política de cero papel, son de
obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la Institución
y de esta manera poder garantizar la creación, mantenimiento, difusión y
administración de los documentos administrativos, misionales y de apoyo
que soporten la consolidación de la historia institucional, la generación de
información y la toma de decisiones para facilitar el quehacer institucional.
Finalmente, es pertinente aclarar que debido a que la gestión documental es
un proceso dinámico en constante cambio tanto en el ámbito interno
(procedimientos, manuales, actos administrativos) y en el externo
(legislación), este programa deberá ser actualizado cada vez que las
circunstancias así lo requieran.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
PRESENTACIÓN
La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las
Instituciones, tanto públicas como privadas. En los últimos años se han
desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de
optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la
información documental.
Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los
documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos
estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando
y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir
la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística
del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las
entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
La gestión documental de la Unidad Central del Valle del Cauca, atendiendo
al ciclo vital de los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, o
archivos de las Dependencias donde permanecen los documentos en su
fase inicial de producción y trámite, posteriormente se transfieren al Archivo
Central e Histórico, donde los documentos son debidamente administrados
para la consulta y cumplirán su etapa de conservación y selección para la
conservación total de los documentos de gran valor para la Institución según
sea definido en la Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental,
garantizando la recuperación, conservación y autenticidad de la información.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
1. POLITICA DE CALIDAD
La Unidad Central del Valle del Cauca velará por la mejora continua del
Sistema de Gestión Documental, integrándolo con los demás sistemas
existentes en la institución, para lograr con eficiencia, efectividad y calidad la
prestación de los servicios tanto para usuarios internos como externos;
contando con un talento humano altamente calificado y capacitado.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
2. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL
Figura No. 1
Fuente: Bienestar Institucional y Gestión Humana
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
2.1 CUADRO DE CODIFICACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL
La codificación establecida corresponde al código para la identificación de
cada una de las dependencias estructuradas en el Acuerdo 034 de 2009 “por
medio del cual se adopta el rediseño organizacional en la planta de cargos
de Unidad Central del Valle del Cauca – UCEVA vigente.
Se codifican las dependencias teniendo en cuenta su relación jerárquica;
cualquier modificación o adición de la estructura orgánica debe reflejarse en
la codificación en uso y por ende se aplicará igualmente en la Tabla de
Retención Documental.
Códigos Dependencias
Código
Sección
1000
Código
Subsección
1005
1010
1015
1020
1025
1030
1100
1105
1110
1115
1120
1125
1130
1135
1140
1145
1150
1200
1205
1210
1215
1220
1225
1230
1300
Nombres Dependencias
RECTORÍA
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
OFICINA ASESORA JURÍDICA
OFICINA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL Y GESTIÓN HUMANA
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y
CONTABLES
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
FACULTAD DE INGENIERÍAS
FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y HUMANISTICAS
OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO
OFICINA DE BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIÓN
DEPARTAMENTO DE IDIOMAS (Acuerdo 012 de febrero 24 del 2000)
OFICINA DE EDUCACIÓN VIRTUAL Y A DISTANCIA (Acuerdo 027 de
diciembre 18 de 2008)
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS Y TECNOLOGÍA (Acuerdo 028 de
diciembre 21 de 2011)
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
OFICINA DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
SERVICIOS GENERALES
TESORERÍA
ALMACÉN
VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
3. ALCANCE
Atendiendo lo dispuesto en las normas archivísticas vigentes se dan a
conocer los lineamientos que se deben tener en cuenta para la adecuada
organización, conservación y eficiente consulta de los documentos de
archivo; fomentando y fortaleciendo los procesos institucionales para la
prestación de un servicio orientado a satisfacer necesidades de la
comunidad académica y del público en general; involucrando a todos los
funcionarios y dependencias encargadas del manejo de documentos de la
Unidad Central del Valle del Cauca –UCEVA. Permitiendo tener una visión
de las políticas, funciones, programas y servicios del Sistema de Gestión
Documental que garantice el flujo y la disposición de la información de forma
ágil y oportuna.
3.1 RESPONSABLES
Atendiendo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 todos los funcionarios de la
Unidad Central del Valle del Cauca son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos2, así como elaborar el
inventario de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones,
de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes
fases3
Ver anexo: Matriz de Responsabilidades RACI. Documento PINAR
3.2 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO
El PGD de la Unidad Central del Valle del Cauca, está destinado a los
siguientes usuarios:
Público Externo:
Ciudadanía en general, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas,
veedurías ciudadanas.
2
3
Ley 594 2000 AGN. Art. 4 Principios Generales
Ley 594 2000 AGN. Art. 26 Inventario Documental
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Organismos de Vigilancia y control sujetos de vigilancia y control de la
Contraloría General de la República, en sus diversas formas en general
como potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través
de los mecanismos de participación ciudadana.
Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los
facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental.
Público Interno:
Dirigido al Grupo Directivo y a los funcionarios de la Institución Unidad
Central del Valle del Cauca –UCEVA- quienes participarán activamente para
lograr su implementación y así mismo evaluarán, validarán y aprobarán las
estrategias y metas establecidas.
3.3 INFORMACIÓN A LA QUE DEBE SER APLICADO

Estas directrices se deben aplicar a cualquier tipo de información
producida y/o recibida por la Entidad, sus dependencias y
funcionarios, independientemente del soporte y medio de registro en
que se produzcan, y que se conservan en:4









Documentos de Archivos (físicos y electrónicos).
Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
Sistema de Información Corporativos.
Sistemas de trabajo colaborativo.
Sistema de Administración de Documentos
Sistema de mensajería Electrónica.
Portales, Intranet y Extranet
Sistema de Bases de Datos
Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios
de video y audio, entre otros.
Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
Uso de tecnologías en la nube


3.4 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
El Programa de Gestión Documental se alinea con el Plan de Desarrollo
Institucional 2011 – 2020 “Compromiso académico con el desarrollo humano
de la Región y del País” en el siguiente Objetivo Estratégico: “consolidar la
acción administrativa como un soporte de calidad, pertinente y efectivo, para
el desarrollo académico de la UCEVA”.
4
Decreto 2609 de 2012, art. 2, tipos de información.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Ver página web institucional:
http://www.uceva.edu.co/images/uceva/institucional/nosotros/plandesarrollo/plan%20de%20desarrollo%202011-2020%20uceva.pdf
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD
En concordancia con el Decreto 2609 de 2012 en el PGD se deben incluir
requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos:
4.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS
El Normograma de la UCEVA se encuentra en la página web de la
institución, en el siguiente enlace:
http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/normatividad/normograma,
como fuente de transparencia de la administración y para facilitar el control y
la vigilancia al cumplimiento de los requerimientos normativos de la gestión.
El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del
Cauca, se sustenta fundamentalmente en:






Legislación archivística (leyes, decretos, acuerdos y circulares).
Estándares nacionales e internacionales que apliquen a la gestión
documental.
Legislación que incida en las relaciones con el ciudadano para
garantizar sus derechos, la protección de datos personales, la libertad
y acceso a la formación, las restricciones de uso por reserva legal y el
secreto profesional.
Las disposiciones orientadas a promover la participación ciudadana
por medios electrónicos a fin de garantizar la transparencia de las
actuaciones de la administración pública.
Los mecanismos de vigilancia y control establecidos por el Estado
para conocer el nivel de gestión y cumplimiento de las metas y
objetivos de las entidades.
Normatividad interna que regula la gestión documental.
El Área de Archivo enviará a la Oficina Asesora Jurídica la información para
realizar la actualización del Normograma de la institución, el cual se debe
actualizar permanentemente.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
La aprobación de la actualización del PGD versión 01 del de la Unidad
Central del Valle del Cauca, se realizó mediante el acto Administrativo
Resolución No. 624 de abril 20 del 2016, previa revisión del Comité Interno
de Archivo según Acta No. 02 de abril 11 del 2016.
4.2 REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS
Dentro del Plan de Desarrollo Institucional 2011 – 2020 “Compromiso
Académico con el Desarrollo Humano de la Región y del País”; aprobado
mediante Acuerdo 027 de diciembre 21 de 2011. En el Eje: “Fortalecimiento
de la Gestión Institucional cuyo Objetivo Estratégico, consolidar la acción
administrativa como un soporte de calidad, pertinente y efectivo, para el
desarrollo académico de la UCEVA, se tiene definido los programas:
Planeación, Gestión y Control, Programa Modernización administrativa,
Programa Desarrollo y mantenimiento de la infraestructura disponible.
Para la ejecución de las actividades del Programa de Gestión Documental el
Área de Archivo para cada vigencia debe solicitar las necesidades de
recursos en el plan anual de adquisiciones, con el fin de cumplir con la
ejecución, la implementación y el cumplimiento de las estrategias trazadas a
corto, mediano y largo plazo. Esta asignación se refleja en el plan anual de
adquisiciones y el plan de acción de inversión, los cuales son alimentados en
el marco general del Plan Estratégico.
Ver página web institucional:
http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/plan-de-accion
Para garantizar la adecuada ejecución del proceso de gestión de la
institución, se realizaron actividades de ejecución, implementación y
cumplimiento de estrategias del PGD para la vigencia 2015 entre ellas:




Actualización del Diagnóstico Integral de Archivos
Actualización del Programa de Gestión Documental (PGD)
Elaboración del Plan Institucional de Archivos (PINAR)
Actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD)
Los requerimientos económicos se deben actualizar permanentemente a
medida que se cambien o se incluyan actividades de ejecución,
implementación y cumplimiento de estrategias
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
4.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
En cumplimiento al artículo 14 del Decreto 2578 de 20155, La Unidad Central
del Valle del Cauca cuenta con el Comité Interno de Archivo actualizado con
la Resolución 068 del 29 de enero de 2015 se establece sus funciones,
deroga la resolución 1346 del 10 de agosto de 2005 y esta a su vez la
Resolución 193 del 8 de febrero de 2002 creación del Comité Interno de
Archivo.
Una de sus funciones es la de llevar a cabo estudios técnicos tendientes a
modernizar la función archivística de la institución, incluyendo acciones
encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de
documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de
procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
Los procesos, el seguimiento y actualización del Programa de Gestión
Documental de la UCEVA, es responsabilidad de la Secretaría General por
intermedio del Profesional Universitario Código 219 Grado 3, que tiene a su
cargo las funciones específicas en el Área de Archivo; dependencia que
cuenta con un grupo de trabajo idóneo y comprometido con cada una de las
actividades que deben ser llevadas a cabo para garantizar el cumplimiento
de los aspectos legales, normativos y del servicio tanto a usuarios internos,
como a externos. Demandando de las diferentes dependencias la
participación pertinente, pues así se busca hacer realidad y materializar,
algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el
Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:
Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa
correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las
dependencias de la entidad.
Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente
en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar
la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el
cumplimiento de la misión de estos.
Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales
colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la
importancia y valor de los archivos de la institución.
Modernización. La alta Dirección de la Unidad Central del Valle, propiciará
el fortalecimiento de la función archivística de la institución, a través de la
aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior
5
Decreto 1080 Reglamentario Único del Sector Cultura, P. 114.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
de la institución, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la
información y las comunicaciones.
Se publicará el Programa de Gestión Documental (PGD), en la página web
de la entidad, en la sección de Transparencia, disponible en el siguiente
enlace http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/manual-procesosgestion-documental
4.4 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS
La Unidad Central del Valle del Cauca a través de un Plan de Ajuste
Tecnológico, requiere determinar las condiciones tecnológicas de la
institución y definir los ajustes a que haya lugar en cuanto a la arquitectura
que sea escalable e interoperable con los sistemas de información
existentes en la UCEVA, garantizando con ello el cumplimiento de las
características técnicas de infraestructura tecnológica, conectividad, soporte
y prestación de servicios por medios electrónicos.
Esta implementación debe estar articulada con el cumplimiento de los
lineamientos exigidos en la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para dar cumplimiento
a estos aspectos se deberán realizar:
Análisis de la infraestructura tecnológica.
Selección y adquisición de una herramienta tecnológica para la gestión
documental que se ajuste a las necesidades de la institución y que cumpla
con los requerimientos de un sistema de gestión electrónica de documentos.
Crecimiento de la capacidad de la infraestructura.
Identificación en el mercado de las herramientas tecnológicas y de
infraestructura.
Análisis de riesgos en ambientes virtuales respecto a la documentación.
Aplicando el principio de neutralidad tecnológica que permita optimizar,
modernizar e incorporar tecnologías de la información, con los servicios que
marcan las tendencias en movilidad, software como servicios, inteligencia de
negocios y gestión avanzada de software para la gestión documental
orientada a facilitar acciones para el acceso, uso, captura, producción,
administración, colaboración, entrega, seguridad, control, conectividad y
preservación de la información contenida en los documentos de archivo.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
La Unidad Central del Valle del Cauca cuenta actualmente con los siguientes
recursos tecnológicos que permiten:
SIGLA
SIGA
SGPB
SIABUC
SPADIES
NOMBRE
Sistema
Integrado de
Gestión
Académica
Sistema
de
Gestión
de
Préstamos de
libros
Biblioteca
Modulo
web
de Consulta
Sistema
de
Prevención
y
Análisis de la
deserción en las
IES
SGD
Gestión
Documental
MOODLE
AMACA
Plataforma
INTRANET
SAT
FUNCIONALIDAD
Página
interna
Sistema
Alertas
Web
Permite agilizar los procesos de los pagos pecuniarios, a
través del cual se realizarán las solicitudes de Certificados y
Constancias.
En el link: http://www.uceva.edu.co/index.php/instructivosoficina-virtual-siga los estudiantes encontrarán los instructivos:
Instructivo para el manejo de la oficina virtual de los
estudiantes.
Instructivo para el manejo de la oficina virtual para la solicitud
de certificados, constancias y otros.
Instructivo de solicitud de autorización de presentación de
supletorios.
Instructivo para inscripción y matricula de los cursos de
extensión-Departamento de Idiomas.
Instructivo para Solicitud de Crédito Institucional.
Instructivo para Solicitud de Descuento Electoral.
Instructivo generación paz y salvo.
Instructivo generar recibo de pago de habilitación.
Permite a los usuarios internos y externos realizar préstamos
en sala, préstamo externo, renovación de libros, conmutación
bibliográfica, préstamo.
Fuente: http://biblioteca.uceva.edu.co/biblioteca/index.
Permite a los usuarios realizar consultas de material
bibliográfico existente. De esta manera se sustituye el
tradicional catálogo físico de fichas catalográficas.
Es la herramienta para hacer seguimiento sobre cifras de
deserción de estudiantes de la educación superior. Con los
datos suministrados por las instituciones de educación
superior a Spadies, se identifican y se ponderan los
comportamientos,
las
causas,
variables
y
riesgos
determinantes para desertas. Además, con esta información
se agrupan los estudiantes de acuerdo con su riesgo de
deserción.
Fuente:
http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/
w3-propertyname-2895.html
Software para la gestión electrónica de documentos y
automatización
Plataforma tecnológica de tipo LMS - Learning Management
System, es decir, es un sistema de gestión de cursos que
ayuda a crear comunidades virtuales de aprendizaje.
Es un sistema de tipo web, red que permite compartir recursos
entre sus miembros
de Tiene incidencia en el proceso Fomento de la inclusión de
poblaciones diversas en condiciones de vulnerabilidad
socioeconómica, desde la caracterización poblacional y la
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Programa
ASCII
V6
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
identificación de factores de riesgo
Tempranas
Aplicación de Maneja los módulos de: Contabilidad, Cuenta corriente,
Inventarios, Activos fijos, Nomina, Seguridad. Existe una
ASCCCI
Sistema
de
Información
Financiera
integralidad entre los módulos del Sistema ASCII
Software para el manejo de toda la información contable y
financiera (nómina, disponibilidades, presupuesto, el Plan
Anual de Caja)
Fuente: Manual de Comunicaciones – Unidad Central del Valle del Cauca
La Unidad Central del Valle del Cauca en sus comunicaciones tiene tres (3)
redes locales virtuales (VLANS), que permiten dar independencia del tráfico
de datos académico, administrativos y Wii-fi.
Canal de conexión a internet dedicado (1:1) de 8 mbps simétrico, el cual está
distribuido así:
• Red Académica 1.5 mbps
• Red Administrativa 3.5 mbps
• Red Wifi 1 mbps
• CDTU 2 mbps
El campus universitario cuenta con una extensión de 208430 m2, en el cual
se tienen interconectados los edificios con fibra óptica mono modo y
multimodo (sólo un tramo) y con switches nivel 2 y nivel 3, al interior de cada
edificio nodo de la red se cuenta con cableado estructurado nivel 5 y 6.
Correo electrónico institucional: Servicios dentro de la plataforma:
• Email: Con 7.3 GB de almacenamiento por cuenta personalizada,
herramientas de búsqueda en el correo y chat integrado.
• Calendar: Coordina las reuniones y eventos calendarios que se pueden
compartir con otros usuarios.
• Docs: Permite crear documentos compartirlos y colaborar en tiempo real.
Página web institucional:
Sitio implementado con el fin de compartir información y recursos
informáticos que son de interés interno. Se administra con el gestor de
contenidos Joomla (código abierto), permite que las labores de
administración y mantenimiento de contenidos sean ágiles y oportunos.
• La red que se tiene, en la Unidad Central del valle del Cauca (UCEVA) está
estructurada de la siguiente manera:
Conectividad:
En la actualidad la red interna cuenta con un acceso a Internet banda ancha
dedicado simétrico de 12 Mb, se tiene un total de usuarios de 130
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Administrativos y Usuarios estudiantes y el WIFI de acceso público, los
cuales tiene autorización para ingresar a los diferentes sitios de Internet, de
acuerdo a los políticas de seguridad establecidas en oficina de sistemas,
mediante un software utilizando un proxy en Linux, el cual bloquea y autoriza
la entradas de los equipos por direcciones físicas o Mac.
Seguridad física:
Están distribuidos por clase de riesgo a saber:
• Accesos restringidos al cuarto de servidores
• Ingreso solo de personal autorizado
• Asesoramiento de la ARP y el jefe de la oficina de desarrollo de personal.
• Aislar la infraestructura tecnología del personal de la oficina hasta donde
sea posible.
• Cronograma de reposición paulatina de la infraestructura de red existente.
• Monitoreo y mantenimiento de la red de datos.
• Bloqueo lógico de los componentes pegados a la red de datos.
• Autenticación por medio de IP y MAC para el acceso de equipos a la red.
• Servicio activo de antivirus para ataques de terceros.
• Prohibición de acceso a equipos de terceros en la red local de la empresa.
• Cualquier requerimiento de equipos pasa por aprobación del comité
sistemas
• Todo requerimiento de equipos, el comité las especificaciones.
• La instalación de los equipos nuevos será exclusiva de la Oficina de
Informática y Telemática.
Políticas de seguridad:
Se realizan 3 (Tres) tipos de backups.
Backup diario: Se realiza tres bakups diarios de las aplicaciones de misión
crítica de lunes a viernes, las cuales son; SIGA copia de aplicación y la base
de datos, Pagina Web. ASCII software contable, SIABUC Gestión de
préstamos de la biblioteca y SGD aplicación de gestión documental.
• El respaldo de información, se graba en un servidor de copias de
seguridad.
Backup mensual: se realiza una copia mensual de respaldo de información
y esta es guardada en la oficina sistemas bajo llave.
Backup Anual: se realiza una copia Anual de respaldo de información y
esta es guardada bajo llave en la oficina de sistemas
• En caso de pérdida de información, el administrador de la aplicación es el
encargado de restaurar las copias.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Los Backup de los sistemas operativos, seguridades y programas producto
se realizan a decisión del director de sistemas y existe un procedimiento por
escrito y existe un cronograma de actividades.
Archivos de auditoría
Se tiene un reporte por fechas de log de operaciones por rango de fechas,
para cada una de las aplicaciones, en donde se muestra el usuario, la fecha
y hora, usuario y modulo a que ingresó y el evento realizado.
Recursos de seguridad
El sistema operativo Si provee de una serie de recursos para manejar las
autorizaciones en tiempo real dado a cada usuario en cuanto al manejo de
archivos, librerías, y dispositivos físicos. Se cuenta con una interfaz de
administración del sistema, que controla el tiempo real las autorizaciones y
perfiles de usuario.
Las claves de acceso son controladas por el administrador del sistema quien
es el jefe de sistemas.
Existe un plan de contingencia, para salvaguardar la información que se
procesa y el cual consiste en tener copias de seguridad de todas las
aplicaciones y sistemas operativos, existen procedimientos para la
restauración de la información y sistemas operativos.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL PGD
La gestión documental de la UCEVA se realizará bajo los siguientes
principios:
Planeación. La creación de documentos está precedida del análisis legal,
funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia,
con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si
se crea o no un documento.
Eficiencia. En la institución solo debe producirse los documentos necesarios
para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
Economía. En todo momento se deben evaluar los costos derivados de la
gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de
la función archivística.
Control y seguimiento. Se debe asegurar el control y seguimiento de la
totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus
actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida, es decir desde la planeación
hasta la disposición final.
Oportunidad. Se deberán implementar mecanismos que garanticen que los
documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas
autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la
administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios
de la institución.
Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se
requieran independientemente del medio de creación.
Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trámite, según las tablas de retención y el
cuadro de clasificación documental.
Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite
deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas
de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
Protección del medio ambiente. La entidad debe evitar la producción de
documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por
razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel
como medio de registro de información. De esta manera la gestión
documental debe contribuir a mejorar los índices de eficiencia de la política
Cero Papel a implementar en la institución.
Autoevaluación. El Programa de Gestión Documental y sus elementos
deben ser evaluados periódicamente, con el fin de garantizar su
actualización y mejora continua.
Coordinación y acceso. Las dependencias actuarán coordinadamente en
torno al acceso y manejo de la información que custodian para evitar la
duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento
de la misión de estos.
Cultura archivística. Los funcionarios responsables de las dependencias
productoras colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo,
respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
Modernización. Se propiciará el fortalecimiento de la función archivística de
la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de
gestión documental, mediante el apoyo de las tecnologías de la información
y las comunicaciones.
Interoperabilidad. Se deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar
información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y
sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas, de
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el
fin de obtener los resultados esperados.
Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones
para intercambiar información y conocimiento, con el propósito de facilitar la
entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades,
debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de
Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
Neutralidad tecnológica. La institución garantizará la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas
de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que
permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con
el desarrollo ambiental sostenible.
Protección de la información y los datos. La institución debe garantizar la
protección de la información y los datos personales en los distintos procesos
de la gestión documental.
El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del
Cauca contempla políticas, directrices y actividades para cada una de las
etapas del ciclo de vida de los documentos producidos y/o recibidos, y se
enmarca dentro del concepto de Archivo Total, el cual contempla los
procesos descritos en el Decreto 2609 de 2012:
Figura 2: Procesos de la Gestión Documental
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Eficiencia
Administrativa
1.
PLANEACIÓN
2.
PRODUCCIÓN
8. VALORACIÓN
REQUERIMIENTOS
ECONÓMICOS
NORMATIVOS
ADMINISTRATIVOS
TECNOLÓGICOS
7. PRESERVACIÓN
6. DISPOSICIÓN
DE
DOCUMENTOS
3. GESTIÓN Y
TRÁMITE
4. ORGANIZACIÓN
5. TRANSFERENCIA
5.1 PLANEACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de archivo de la entidad, en cumplimiento con
el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación
y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis
diplomático y su registro en el sistema de gestión documental6.
Con base en lo anterior, y en cumplimiento de las funciones establecidas
para la Unidad Central del Valle del Cauca en el Manual Específico de
6
Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal a. Planeación
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Funciones y Competencias Laborales, ajustado según Resolución No. 940
de mayo 29 de 20157 y dentro del contexto administrativo y de su
competencia, cada una de las dependencias de la institución, ya sea que
desarrolle procesos estratégicos, misionales, de apoyo o de control y
seguimiento, utilizará, además de los principios del proceso de gestión
documental y de lo definido dentro del contexto técnico funcional por
procedimientos y/o instructivos sobre planeación establecidos en el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión –Políticas de Desarrollo Administrativo“hacia la Eficiencia Administrativa”8, la siguiente secuencia de observaciones
para decidir si se genera o no, un documento de archivo.
1. La información, que sea oportuna y pertinente.
2. El soporte o medio, en el cual se va a volcar la información.
3. El recorrido, óptimo para llegar a la persona competente con todos los
datos que ella necesita para resolver en el menor tiempo posible.
¿El documento está definido y determinado por legislación?
¿Es obligatorio e inevitable generar el documento?
¿El documento es para oficiar un trámite o para atender un servicio?
¿El documento pertenece a un asunto, a un tema, o a un interesado que
amerita la aplicación de algún procedimiento de la institución?
¿Existe procedimiento en la institución en el que se soporta el documento
para trámite o para prestar el servicio?
¿El destinatario final del documento es individual, para algunos o para
destinatarios masivos?
¿El contenido del documento es para un requerimiento o es una respuesta?
¿El contenido del documento es una respuesta definitiva o parcial?
¿Cuál es la estructura del contenido del documento?
¿Cuál es la naturaleza, funcionalidad y propósito del documento?
¿Su naturaleza, funcionalidad y propósito pueden ser cubiertas por otro
documento ya establecido?
¿Figura como un registro de una actividad del procedimiento?
¿Ya está identificado y descrito en el cuadro de caracterización documental?
¿El contenido del documento corresponde a las necesidades propias del
trámite, tema y/o asunto al que corresponde?
¿El curso o flujo de información, contenida por el documento, tiene en
cuenta las dependencias que aportan datos o ejercen control?
¿Los flujos del documento se ven reflejados en el procedimiento?
7
Ver página http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/normatividad/manual-especifico-defunciones
8
Ver página http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7950.html
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Se deberá verificar si se trata de un documento nuevo, que no exista en el
Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y que responda a las
competencias de la entidad y del proceso correspondiente.
En la UCEVA los formatos que se crean en las Dependencias, corresponden
a la identificación de las necesidades académico-administrativas, teniendo
en cuenta las funciones, estructura orgánica, misión, visión objetivos
institucionales y los planes institucionales estipulados, analizando sus
procesos y procedimientos.
Una vez identificados los formatos, formularios y documentos, análisis de
procesos, que se requieren para la labor administrativa, y antes de
implementarlos, se dirige el formato diseñado a la Oficina Asesora de
Planeación, la cual realiza los controles de estandarización y codificación de
formatos, en el Listado Maestro de Documentos, siguiendo los lineamientos
establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, para definir los flujos
documentales y determinar los metadatos que se deben crear en cada uno
de ellos. Una vez registrado, unificado y aprobado el formato, formulario o
documento y asignado su código, se podrá implementar en el proceso
correspondiente de la Dependencia.
Este proceso está conformado por:
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Análisis de procesos
9
Análisis Diplomático
Creación y Diseño de Formas,
formularios y documentos
Registro en el Sistema de Gestión de
Calidad
Antonia Heredia define Análisis Diplomático como:” la ciencia que estudia el documento, su
estructura, sus cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones
escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad”
9
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Como eje transversal en la entidad, el Programa de Gestión Documental
debe armonizar con los sistemas administrativos y de gestión establecidos
por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro. 10
Los documentos externos se incorporarán al Sistema Integrado de Gestión
de la Calidad, previa verificación de su pertinencia dentro del proceso, y de
cómo afecta a los otros procesos o documentos, a diferencia de los
normativos que harán parte del Normograma, deben estar relacionados en el
listado maestro de documentos respetando su nomenclatura original, y su
disposición se hará a través del documento al cual se encuentran asociados.
Para llevar a cabo una adecuada planeación se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Disposiciones internas: la UCEVA ha formulado disposiciones internas tales
como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan regular la
gestión documental.
Instrumentos Archivísticos: La institución en su Programa de Gestión
Documental debe contar con los siguientes instrumentos archivísticos:
(Cuadro de Clasificación Documental-CCD-, Tabla de Retención Documental
–TRD-, Programa de Gestión Documental –PGD-, Plan Institucional de
Archivos –PINAR-, Inventario Documental, Modelo de Requisitos para la
gestión de documentos electrónicos, Banco terminológico de series,
Subseries y tipos documentales, Mapas de procesos, flujos documentales y
la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la
institución, Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad
aplicables a los documentos)11. El Grupo de Gestión Documental debe
garantizar la actualización de estos instrumentos para gestionar
adecuadamente los documentos que se producen y se reciben en la
institución.
Los documentos que sean considerados de valor histórico para la institución
según lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental, necesariamente
deberán ser conservados en otro medio, de acuerdo a lo estipulado en el
artículo 19 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo): La
institución debe garantizar la integración de los documentos físicos y los
documentos electrónicos a través de un aplicativo informático que permita
optimizar y automatizar los procesos de gestión documental y garantizando
la trazabilidad, autenticidad y conservación de la documentación
10
11
Decreto 2609 de 2012. Artículo 15
Decreto 2609 de 2012 AGN, Artículo 8. Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Definir el tipo de metadatos, aunque existen varios enfoques en la tipificación
de los elementos de metadatos se reconocen generalmente cinco tipos de
metadatos para describir un objeto de información digital, aceptados con
algunas matizaciones, por todas las comunidades o dominios de metadatos:
descriptivos, administrativos o de gestión de recursos, técnicos, de uso y de
conservación, los cuales deben dar cuenta de todo el ciclo vital del
documento.
Esquema de publicación: la UCEVA debe contar con un Esquema de
Publicación adoptado por cada una de las áreas.
Programas específicos con el que se relaciona:




Programa específico de Normalización de formas y formularios
electrónicos.
Programa específico de documentos vitales o esenciales.
Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales.
5.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para
el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados12.
El crear herramientas para realizar el análisis y el estudio de los documentos
que gestiona la entidad, con el objetivo de identificar cómo se producen,
cómo ingresan, en qué tipo de formato se gestionan, su estructura y
finalidad, qué áreas intervienen en su trámite y a qué proceso y
procedimientos están asociados. Lo anterior con el fin de lograr la
simplificación de procesos y procedimientos, facilitando la automatización;
así como la aplicación de métodos que permitan reducir los costos derivados
de la creación de documentos innecesarios aumentando la eficiencia
administrativa13.
Bajo este enunciado y decidida la generación de un documento por parte de
la dependencia dentro de un procedimiento propio y determinado, es
necesario tener en cuenta, las siguientes expectativas o inquietudes de la
fase de producción:
12
13
Decreto 2609 de 2012, Artículo 9 del AGN
Modelo Integrado Planeación y Gestión. Pág. 55, Gobierno en línea
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
¿El documento fue planeado de forma clara para que se aplique con
sencillez?
¿Son documentos facilitativos o comunes, y sustantivos, es decir,
característico de la entidad?
¿Cuáles serían los materiales de registro más adecuados para la finalidad
del documento y/o en qué soporte se generará: análogo o electrónico?
¿Cuáles serían las dimensiones adecuadas para la cantidad de información
que se va a registrar?
¿Cuál sería la distribución adecuada de los datos?
¿Se producirá en original y cuantas copias?
¿Cuándo se requiere la información y cuál será la periodicidad de su
producción?
¿Puede ser producido con una de las plantillas establecidas en el SIGC?
¿Cuál será el lapso de tiempo que se va a conservar?
¿Cuáles son las dependencias de la entidad que intervienen en su trámite?
¿Tal como está concedido llena las expectativas de los usuarios
internos/externos?
A partir del concepto de eficiencia, el Programa de Gestión Documental de la
Unidad Central del Valle del Cauca, estará orientado a que se generen los
documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus funciones y
que hagan parte del Sistema Integrado de Gestión, con el apoyo de la
Oficina de Planeación, orientarán, asesorarán y acompañarán a las
dependencias en la documentación de los procesos de la entidad por lo
tanto se tendrán en cuenta los diversos tipos de producción documental, y se
regirá por la racionalización de su producción (tanto análogos como
electrónicos).
En esta etapa del proceso de gestión documental, la UCEVA, tiene alineado
al sistema de gestión de calidad dos procedimientos que la norma NTC-GP
1000:2009 define como obligatorios el control de documentos que tiene
como objetivo “establecer las condiciones para administrar y controlar la
documentación del sistema de gestión de la UCEVA, definiendo los
requisitos para elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar,
modificar y/o eliminar y consultar un documento”. De igual manera se
dispone del procedimiento control de registros que establece “una
metodología para el control de los registros del sistema de gestión de la
UCEVA, de tal forma que se puedan identificar, almacenar, proteger,
recuperar, definir tiempos de retención y disposición de los mismos”.
Según el MANUAL DE COMUNICACIÓN CORPORATIVO-14 de la Unidad
Central del Valle del Cauca emitido por la Oficina Asesora de
Comunicaciones- Código 1125-43-1-002 Versión: 00, adoptado con la
Resolución No. 2075 del 5 de diciembre de 2012. La comunicación
14
Página Ling: http://issuu.com/comunicacionesuceva/docs/1125-43-1-002_manual_de_comunicaci_
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
organizacional tiene dos frentes muy importantes en los cuales se estructura
los siguientes procesos:
Comunicación interna: es toda aquella que se desarrolla al interior de la
organización y tiene la obligación de generar una comunicación en todas las
direcciones (ascendente, descendente, horizontal, formal, informal) en los
públicos internos15 .
La Unidad Central del Valle del Cauca en su comunicación interna se basa
en los componentes estipulados por el Consejo Directivo, Consejo
Académico, Intradependencias, Interdependencias. 16:
Comunicación externa: Para La UCEVA es una estrategia vital para su
reconocimiento en el contexto regional, nacional e internacional, como una
institución como liderazgo en el campo educativo.17
La Unidad Central del Valle del Cauca en su comunicación externa utiliza los
componentes de medios masivos como: boletín de prensa, folletos, afiches y
posters, conferencia de prensa, prospectos, visita a medios; componentes
de Promoción y Difusión entre los cuales encontramos: Stand de exhibición,
promociones en colegios y el componente de Información Electrónica en la
cual se mantiene una base que se actualiza permanentemente.
Desde lo formal, la producción documental dará continuidad a:







La utilización de formatos estandarizados y codificados en el Sistema
de Gestión de Calidad.
Diplomática documental en términos de formalidad, imagen
corporativa o logotipo de la institución, características internas y
externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Creación y diseño de documentos.
Medios y técnicas de producción y de impresión.
Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje,
tintas.
Determinación de uso y finalidad de los documentos.
Adecuado uso de la reprografía.
La observancia de estos lineamientos es de particular importancia para:
Evitar la producción de documentos no esenciales;
Disminuir el volumen de documentos que posteriormente deberán
manipularse, controlarse, almacenarse, y eliminarse;
Ampliar la utilización y la utilidad de los documentos que sean necesarios;
Asegurar un nivel adecuado de recurso a la reprografía y la automatización.
15
Manual de Comunicación Corporativo, página 7.
Ibidem, página 8.
17 Ibidem, página 8 y 9.
16
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Programas específicos con el que se relaciona:





Programa específico de Normalización de formas y formularios
electrónicos.
Programa específico de documentos vitales o esenciales.
Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales.
Programa específico de reprografía.
Ver: Instructivo de Producción de documentos para el desarrollo de los
lineamientos.
5.3 Gestión y Trámite de Documentos
Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un
trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para
consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte
el documento hasta la resolución de los asuntos18.
En términos generales, el componente de distribución dentro de la gestión y
trámite, involucra los siguientes elementos:
 Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones.
 Medidas de control para entrega de comunicaciones.
 Canales/medios de comunicación. (personal, fax, correo tradicional u
otros).
 Registro y organización de mensajería externa.
 Herramientas de control, seguimiento y mejoramiento. Consulta a bases
de datos.
 Indicadores de gestión y niveles de cumplimiento.
 Tiempos de respuesta.
 Control y condiciones de acceso.
 Inventario documental.
 Control y disponibilidad de expedientes.
 Registro y control de consultas.
 Tiempo de servicio.
 Pautas para las comunicaciones oficiales (Oficios, cartas, memorandos)
Distribución de Documentos Externos Recibidos ER
Distribución de Documentos Externos Enviados EE
18
Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Procesos de la Gestión Documental
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Distribución de Documentos Internos Enviados IE.
Descripción Documental a nivel de las comunicaciones oficiales
Descripción Documental a nivel de Archivos de Gestión y Archivo Central
Servicios de Consulta y Préstamo Documental
Consulta y Préstamo Documental Unidades de Correspondencia
Consulta y Préstamo Documental Archivos
El alcance técnico en la Unidad Central del Valle del Cauca de este proceso,
comprenderá, entre otros aspectos los siguientes:
Recepción de documentos: El proceso de recepción se desarrolla en la
Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de administrar las
comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios
de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como
parte integral del Programa de Gestión Documental.
Distribución de documentos: La distribución se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la institución, se realiza a través de la
Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega de la
comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con
destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un
mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se
entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local
extendida, nacional e internacional)
Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Comprende:
Identificación del trámite
Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta
Consulta de documentos: La consulta garantiza el derecho que tiene un
usuario (entidad, dependencia, persona natural etc.) de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a
obtener copia de los mismos.
Programas específicos con el que se relaciona:
 Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
 Programa específico de documentos especiales.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Ver: Instructivo de Gestión y trámite de documentos para el desarrollo de los
lineamientos.
5.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones técnicas realizadas para declarar el documento en
el sistema de gestión documental, de la Unidad Central del Valle del Cauca
clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente19.
El alcance del proceso de gestión documental de organización se formulará
y documentará, teniendo en cuenta los documentos físicos y electrónicos, y
tendrá el siguiente alcance técnico:
Incluye la implementación y actualización de los siguientes procesos:
Clasificación: En este punto se identifican y establecen las series que
conforman cada agrupación documental (fondo, sección, subsección, serie,
subserie) que reflejan la estructura orgánico-funcional de la institución.
Ordenación: Se ubican físicamente los documentos en las respectivas
series en secuencias naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los
grupos definidos de la clasificación.
Descripción: Una vez agrupados los documentos, se materializa
representativamente su identificación, localización y recuperación, para la
gestión o investigación.
Al clasificar, se separa o divide un conjunto de elementos estableciendo
clases o grupos y al ordenar, se unen todos los elementos de cada grupo
siguiendo una unidad de orden.
Para el cumplimiento esta etapa se tienen definidos diferentes instrumentos
archivísticos a saber:
Tablas de Retención Documental: en cumplimiento del Acuerdo 04 de
2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental.
Ver: Tablas de Retención Documental en el siguiente
http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/tablas-retencion
documental
19
Decreto 2609. Artículo 9 AGN
enlace:
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Cuadro de Clasificación Documental: es un instrumento archivístico que
se expresa en el listado de todas las series y sub series documentales con
su correspondiente codificación, conformado a lo largo de la historia
institucional de la Unidad Central del Valle del Cauca.
Ver: Cuadro de Clasificación en el siguiente enlace:
http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/cuadro-clasificaciondocumental
Matriz documental: Instrumento que describe la información requerida para
la administración de la documentación tanto física como electrónica a través
de un despliegue de datos ya que establece la forma y tiempo de
conservación de los documentos físicos y electrónicos (imágenes, archivos
electrónicos, bases de datos, correo electrónico) de la UCEVA, tomando en
consideración diversas fuentes de información provistas por la
caracterización de los procesos organizacionales, el sistema de gestión
documental de la institución, las (TRD), el sistema de gestión de la calidad
(documentos normativos y registros de calidad), la implementación de
herramientas para el manejo electrónico de documentos y el sistema de
seguridad de información; aportando así datos para la homologación de
nombres de documentos, estructuración de expedientes, e integración de
esfuerzos alrededor de la información en soporte documental. Cumpliendo
con Circular Externa 002 de 2012 emitida por el AGN (Archivo General de la
Nación) y a su vez con Circular 004 de 2010 emitida por COINFO (Comisión
Intersectorial de políticas y gestión de información) quien nos presenta en su
anexo 1; los estándares mínimos a considerar en la implementación de
sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) para
tenar en cuenta las normas internacionales especialmente la ISO 15489.
Formato Único de Inventario Documental - FUID, herramienta que
proporciona el control de la documentación que se genera en cada una de
las áreas y/o dependencias en concordancia con las tablas de retención
documental.
Ver: Listado Maestro de Documentos: Formato Único de Inventario
Documental -FUID
Formato Hoja de Control del Expediente, se utiliza para el registro de la
tipología documental dentro de cada expediente, proporcionando la
información necesaria para identificación del mismo en cumplimiento del
Acuerdo 02 de 2014, por medio del cual se establecen los criterios básicos
para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Programas específicos con el que se relaciona:
Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales
Ver: Listado Maestro de Documentos-hoja control expediente
Ver: Instructivo de Organización de Documentos
5.5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones adoptadas por la institución para transferir los
documentos durante las fases de archivo (de gestión al central y de este al
histórico), verificando la estructura, la validación del formato de generación,
la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
de preservación y los descriptivos.
Todas las dependencias deberán preparar los documentos a transferir, de
conformidad con las series, sub series y tiempos de retención estipulados en
su TRD vigente, de acuerdo a lo definido en el instructivo de transferencia
documental.
Programas específicos con el que se relaciona:
Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales
Ver: instructivo de Transferencia Documental.
5.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
En este proceso se definen los criterios o parámetros bajo los cuales se
debe realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo
vital, con el fin de especificar su disposición final, es decir si se conservan
temporalmente, permanentemente, o si se eliminan de acuerdo con lo
establecido en la Tabla de Retención Documental, y la Tabla de Valoración
Documental, insumos primordiales para el logro de tal fin, por lo que se hace
necesario definir unas pautas generales y requerimientos mínimos para
realizar la disposición final en las trasferencias documentales primarias y
secundarias toda vez, que éstos procesos ayuda a reducir el acervo
documental que custodian los Archivos de Gestión y Archivo Central. El
encargado de este proceso es la Dependencia Secretaría General en su
Área de Archivo.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Con el fin de determinar la disposición final de los documentos tal como se
establece en las tablas de retención documental -TRD, se hace necesario
realizar un análisis desde varios puntos de vista: jurídico, administrativo,
fiscal, legal, contable etc., que permita tomar las mejores decisiones frente a
los documentos. Para realizar esta valoración se tendrá como premisa, el
tipo de proceso al cual pertenece cada serie documental.
Actividades:
Transferencias Documentales Primarias: Amparados en la Tabla de
Retención Documental y cumplida la retención de la documentación en los
archivos de gestión de la dependencia, se procederá a realizar las
transferencias al Archivo Central de la institución en el formato Único de
Inventario Documental, en el campo OBJETO se le colocará por
Transferencia Primaria y el número de la cantidad de transferencias
realizadas en el tiempo; recibida la documentación en Archivo Central se
revisará que las mismas cumplan con los parámetros expuestos para esta
actividad
Ver: Instructivo de Transferencias Documentales.
Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia
y la cultura.
Recepción de transferencias secundarias.
Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservación y preservación de los documentos.
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las TRD o TVD, para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.
Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.
Valoración avalada por el Comité Institucional de Archivo.
Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Procedimiento:
La Secretaría General presentará ante el Comité Interno de Archivo para su
aprobación por medio de Acta, los inventarios entregados por las
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
dependencias en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) (en el
campo OBJETO se coloca: eliminación de documentos y el número de la
cantidad de eliminaciones documentales realizadas por la dependencia), de
aquellas series documentales que serán objeto de eliminación según lo
estipulado en la TRD. OJO en el anterior habla firma de acta por jefe
dependencia y auxiliar administrativo
Posterior a la aprobación se publica en el portal web de la Institución en la
sección Transparencia - Gestión Documental el Acta y los inventarios de los
documentos a eliminar por un periodo de 30 días hábiles.
Si no se reciben observaciones sobre la documentación a eliminar se
procede a realizar la eliminación de los documentos, esta actividad se realiza
bajo la supervisión de la Oficina de Control Interno y se realiza mediante el
picado de documentos.
Publicar acta e inventario de eliminación de forma permanente en el portal
web de la UCEVA en la sección Transparencia - Gestión Documental.
Para la eliminación de documentos electrónicos la Unidad Central del Valle
del Cauca establecerá el procedimiento correspondiente.
Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las
TRD o TVD y realizada en el Archivo Central, con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación
permanente.
Aplicación de método elegido.
Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro
medio.
Otros medios de conservación:
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película.
Determinación de metodología y plan de trabajo.
Fines en la utilización de la técnica.
Control de calidad durante todo el proceso.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y
otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
Determinación de la metodología y plan de trabajo.
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.
La conservación permanente de la documentación de carácter histórico debe
tener una durabilidad útil para lo cual se utilizará papel con un gramaje de 75
a 90º gramos libre de ácido de esta manera se garantiza la durabilidad de la
información por lo menos de 200 años.
Los documentos dispositivos como Acuerdos, Actas, Resoluciones,
documentación de gran tamaño voluminoso como Historias Laborales,
Nominas, Historias Académicas, Contratos de Obra y Contratos de
Prestación de Servicios; como medida preventiva se recomienda la
digitalización conservando en backup copias de seguridad de tal forma que
se garantice su durabilidad y consulta.
La Unidad Central del Valle del Cauca definirá para los documentos que se
registren en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y
los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos.
Programas específicos con el que se relaciona:
Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales
Ver: Tablas de Retención Documental, actualización Versión 01, e
instructivo.
5.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente
de su soporte, medio y forma de registro o almacenamiento dentro del
sistema de gestión documental de la Unidad Central del Valle del Cauca20.
Este procedimiento comprende desde el desarrollo del sistema integrado de
conservación, pasando por la preservación de información y conservación
documental hasta la aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de
documentos físicos, digitales y electrónicos.
Para el caso de los documentos físicos se diseñan las acciones que
garanticen las condiciones mínimas que conduzcan a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el
archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos
soportes.
Programas específicos con el que se relaciona:
20
Ibíd. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal h. AGN
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL



Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Programa específico de documentos vitales
Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales
Ver: instructivo de preservación documental.
Para la preservación de los documentos electrónicos, se recomienda seguir
el modelo de la ISO 14721, basado en el modelo del Open Archivr
Information System – OAIS.21
La Norma ISO 14721:2003 Open Archival Information System (OAIS) –
Reference Model propone el marco reglamentario de archivos para la
conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando
el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la
fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la
preparación para su transferencia, la captura, el almacenamiento, el acceso
a la información y la conservación a largo plazo.
5.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determina sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación
temporal o definitiva).22
Para la valoración se analizan los valores primarios y secundarios que
poseen los documentos:
Valores Primarios: Son los que tienen los documentos a partir de su
creación o recepción y se definen por la importancia y el uso que tiene la
documentación para la institución generadora, puede caer dentro de tres
categorías:
Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó si creación.
Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad
referencial para la planeación y la toma de decisiones.
Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.
21
Fuente de información. Guía No. 6 - Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos
22
Ibid Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal e
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Legal: documentos dispositivos
testimoniales (registro civil).
del
estado
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
(leyes)
y
documentos
Fiscal: Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican,
explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de
impuestos, contabilidad, estados financieros etc.)
Contable: Documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los
ingresos y egresos y de los movimientos económicos.
Valores secundarios: Son los que adquieren los documentos una vez que
pierden sus valores primarios y tienen utilidad histórica y social, porque la
información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio
del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente
para futuras investigaciones y puede tener:
Evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades
(cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, política interna,
economía, estadísticas, etc.).
Históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de
vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en: directrices, políticas,
programas, proyectos, etc.
Informativos: Fenómenos sociales e institucionales (hojas de vida,
correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)
Programas específicos con el que se relaciona:


Programa específico de gestión de documentos electrónicos.
Programa específico de documentos especiales
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN
La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental
(PGD) de la Unidad Central del Valle del Cauca estará a cargo de la
Secretaría General, se tiene previsto el logro de metas a corto, mediano y
largo plazo, los recursos y articulación con otros programas. Así mismo
estará armonizado con el Plan Estratégico Institucional y medido en su
ejecución con las actividades registradas para cada vigencia en el Plan de
Acción Anual PAD.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Metas a corto plazo
Las metas a corto plazo o inmediatas, están previstas para la vigencia año
(2016), son las siguientes:









Elaboración Banco Terminológico de Tipos, Series y Subseries
Documentales
Elaboración de los Programas específicos
Matriz de Responsabilidades (RACI) – Articulación con la
participación de otras dependencias de la institución, definir los
perfiles que intervienen en el proceso de planeación documental para
su ejecución y aprobación
Elaboración de las Tablas de Valoración Documental (TVD)
Realización Plan de actividades de sensibilización y capacitación
Modernización del aplicativo de gestión documental de acuerdo a los
requerimientos descritos en el Decreto 2609 de 2012
Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados
en el Sistema Integrado de Gestión –SIG, teniendo en cuenta las
características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a
la producción y valoración de los documentos de la UCEVA.
Adquisición de mobiliario de almacenamiento documental
(estanterías, cajas, carpetas, ganchos plásticos, soportes especiales
para fotografías (módulos, elementos de conservación), instrumentos
de medición como Termo higrómetro (humedad relativa y
temperatura), deshumidificador (control de humedad), Luxómetro
(control de iluminación relativa). Acuerdo 037 de 2002 “Requisitos
mínimos y condiciones técnico-ambientales.
Desarrollar e implementar un Programa de organización, desinfección
limpieza, control y mantenimiento
Metas a mediano plazo
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Las metas intermedias o de mediano plazo previstas para alcanzar durante
la vigencia años (2017 a 2020) son las siguientes:











Elaborar los Registros de activos de información, índice de
información clasificada y reservada, esquema de publicación de
información, directrices para el diseño, creación, mantenimiento,
difusión, administración, Control de documentos, identificación de
aspectos y evaluación de impactos ambientales, procedimiento de
declaración de etiquetado y manejo de la información, actualizar la
Política general de seguridad de la información, Manual de política de
seguridad de la información y acto administrativo política de
seguridad).
Elaborar las evaluaciones técnicas requeridas: (Evaluación de
accesibilidad en espacios físicos de atención al ciudadano,
Evaluación de accesibilidad y usabilidad de la información para la
atención al ciudadano, Evaluación para diversificar canales de
atención al ciudadano, usuarios o grupos de interés)
Establecer las tablas de control de acceso a la información
Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación
orientado al fondo de la institución en las etapas de Archivo de
Gestión y Archivo Central.
Definir y aplicar el esquema de metadatos (categorías) obligatorios
para los documentos, expedientes y flujos documentales.
Implementar mecanismos que permitan conservar la información
electrónica a largo plazo
Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos, el cual incluya todos los tipos de información enunciados
en el artículo 2, del Decreto 2609 de 2013
Realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión
documental, enfocada al tema del documento electrónico
Acondicionar la infraestructura del Archivo Central en cumplimiento
del Acuerdo 049 del 2000 (5 de mayo), “Condiciones de edificios y
locales destinados a archivos”. Acuerdo 037 de 2002 “Distribución de
áreas”
Recibir las transferencias documentales de los Archivos de Gestión al
Archivo Central
Seguimiento, mantenimiento y actualización permanente del
Programa de Gestión Documental y al Plan Institucional de Archivos.
Metas a largo plazo
Las metas a largo plazo, las que se encuentran previstas alcanzar para la
vigencia años (2021 a 2025), son las siguientes:
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL









Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Seguimiento, mantenimiento y actualización permanente del
Programa de Gestión Documental y al Plan Institucional de Archivos.
Eliminación de documentos en el Archivo Central a partir de la
aplicación de las Tablas de Valoración Documental en series y
Subseries documentales a las cuales se les debe aplicar el
procedimiento de eliminación.
Implementación de la política de cero papel de tal forma que se pueda
reducir como mínimo en un 30% en el consumo de papel.
Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
de Archivo (SGDEA). El cual presenta el marco de referencia y
lineamientos generales para la creación, recepción, captura,
almacenamiento, organización, búsqueda y preservación de
documentos electrónicos que las dependencias de la UCEVA
producen y/o reciben en cumplimiento de procesos.
Hacer la depuración y actualización de las formas electrónicas
vigentes
Consolidar el proceso de reprografía (digitalización o microfilmación)
Integrar mecanismos de firma electrónica a la gestión documental
Realizar las transferencias documentales primarias físicas y
electrónicas al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo –SGDEA.
Construir el depósito para Archivo Histórico
7. ARTICULACIÓN CON OTROS PROGRAMAS DE LA INSTITUCIÓN
El Programa de Gestión Documental de la UCEVA debe estar articulado con
el Sistema Integrado de Gestión, conformado por el Sistema de Gestión de
la Calidad (SGC) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)
El Sistema de Gestión de Calidad permite fortalecer la imagen de la
institución frente a los clientes actuales y potenciales al mejorar de forma
continua la prestación de los servicios que respondan a las necesidades y
expectativas de sus clientes23.mediante el desarrollo de los procesos
Estratégicos, Misionales, Apoyo y de Evaluación.
El Sistema de Gestión de la Calidad está conformado por diez (10) procesos:
cinco (5) del nivel Estratégico, dos (2) del nivel Misional, dos (2) del nivel
Apoyo, uno (1) del nivel de Evaluación24.
23
24
http://www.uceva.edu.co/documents/planeacion/2015/Boletin%20N%201.jpg
http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/nosotros/gestion-de-calidad
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
El proceso de Gestión Documental está incluido dentro de los procesos
Estratégicos (Secretaría General), cuyo objetivo es apoyar a todos los
procesos en la administración de la documentación (registros y documentos)
mediante la adecuada identificación, seguimiento, organización,
conservación, actualización y control, para garantizar la custodia de la
memoria institucional, mediante la aplicación de las normas técnicas y
legales requeridas.
7.2 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)
El Modelo Estándar de Control Interno (MECI)25, coadyuva al logro de los
objetivos institucionales permitiendo establecer las acciones, las políticas,
los métodos, los procedimientos y los mecanismos de prevención, control,
evaluación y de mejoramiento continuo de la Institución26.
Este modelo está conformado por dos (2) Módulos, un (1) ejes transversal,
seis (6) Componentes y trece (13) Elementos de Control27.
Dentro del eje Transversal: Información y Comunicación, se tiene
establecido como productos mínimos: Información y comunicación interna y
externa, y el Sistema de comunicación28
Recursos necesarios
Para alcanzar las metas anteriormente mencionadas se requieren los
siguientes recursos:
Humanos: equipo interdisciplinario, quien con su experticia, conocimiento y
experiencia apoyarán la ejecución del Programa de Gestión Documental y
los proyectos trazados.
Tecnológicos: Herramientas tecnológicas necesarias y requeridas para la
Gestión documental electrónica, Sistemas de registro de archivos y Sistemas
de Gestión de Correspondencia.
Físicos: Espacio suficiente para poder recibir las transferencias primarias y
condiciones medioambientales para la conservación y preservación de la
documentación que reposa en el Archivo Central.
Espacios administrativos adecuados para el desarrollo de actividades que
impactan directamente el Programa de Gestión Documental.
25
Actualización Decreto 943. 21 de mayo de 2014
http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/nosotros/modelo-estandar-control-interno
27
Ibid
28http://www.uceva.edu.co/documents/control_interno/Modelo%20Est%C3%A1ndar%20de%20Control
%20Interno.pdf
26
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
Económicos: Proyectar anualmente los recursos teniendo en cuenta las
prioridades y necesidades planteadas en las metas a corto, mediano y largo
plazo.
8. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
Los programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos del
proceso de gestión documental, asegurando que la Unidad Central del Valle
del Cauca cuente con la documentación necesaria, para cumplir con las
políticas de Transparencia, de Cero Papel y de Desarrollo Administrativo y
Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización,
simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos
y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su
vez la disponibilidad y acceso de los documentos físicos y electrónicos.
Ver: Programas Específicos adoptados según necesidades y requerimientos
de la Institución Unidad Central del Valle del Cauca (UCEVA).
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
9. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL
INTERNO (MECI)
El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del
Cauca armoniza con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en el Eje
Transversal Información y Comunicación, cuyos productos mínimos son29:
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
• Identificación de las fuentes de información externa
• Fuentes internas de información
• Rendimiento anual de cuentas
• Tablas de retención documental
• Políticas de comunicación
SISTEMAS DE COMUNICACIÓN
• Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia
• Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos,
financieros y tecnológicos
• Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés
• Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad
29http://www.uceva.edu.co/documents/control_interno/Modelo%20Est%C3%A1ndar%20de%20Control%20Interno.
pdf
SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Código:
1005-39.1-002-D
Versión:
01
10 ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
NTCGP1000 de 2009
El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle
armoniza con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000 de 2009.30
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para:
Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión
vigente de los documentos.
Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso;
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables;
Asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad
determina que son necesarios para la planificación y la operación del
Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su
distribución, y
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier
razón.
30
http://www.uceva.edu.co/documents/planeacion/2015/NTCGP%201000%202009.pdf