SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL CAUCA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD (Versión 01) Tuluá Valle del Cauca, Diciembre 2015 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO Entidad: Fecha aprobación: Fecha publicación: Fecha vigencia: Sumario: Palabras Claves: Formato: Dependencia: Versión documento: Instancia de aprobación: Responsables elaboración: Ubicación: UNIDAD CENTRAL DEL VALLE – UCEVA 20 de abril del 2016 2 de mayo del 2016 Diciembre 2018 Este documento tiene por objeto presentar la planeación, las estrategias de implementación y publicación del Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle – UCEVA -, en cumplimiento de: Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos. Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, disposiciones en materia de gestión documental. Capítulo II. Programa de Gestión Documental. Ley 1712 de 2014. Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional. Artículos 15, Programa de Gestión Documental y artículo 17, Sistemas de información. Decreto 103 de 2015. “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”. Programa de Gestión Documental-PGD, procesos de la gestión documental, programas específicos, Archivo Unidad Central del Valle del Cauca -UCEVA. DOC Español Lenguaje: Unidad Central del Valle – UCEVA – Secretaría General Área de Archivo Versión 01, actualización Comité Interno de Archivo Secretaría General – Área de Archivo Secretaría General TRD Serie: Programa de Gestión Documental SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 00 00 01 FECHA RESPONSABLE Limbania Perea Doronsoro Resolución 965 de junio Secretaria General. Ma. Eugenia Sandoval 7 de 2011 Profesional Universitario Resolución No. 1031 del 24 de julio de 2014 Resolución 624 del 20 de abril de 2016 Limbania Perea Doronsoro Secretaria General. Ma. Eugenia Sandoval Profesional Universitario Limbania Perea Doronsoro Secretaria General. Ma. Eugenia Sandoval Profesional Universitario DESCRIPCIÓN Se adopta e implementan los tres primeros procesos del PGD. Se adopta e implementan los cinco procesos restantes del PGD. Se actualiza el PGD alineándolo con los objetivos estratégicos, los requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos; las fases de implementación a corto, mediano y largo plazo. Directrices dadas por el AGN en materia archivística. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 CONTENIDO INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 6 PRESENTACIÓN ........................................................................................... 8 1. POLITICA DE CALIDAD .......................................................................... 9 2. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL ...................................... 10 2.1 CUADRO DE CODIFICACIÓN ESTRUCTURA ORGANICO FUNCIONAL ............................................................................................. 11 3. ALCANCE.............................................................................................. 12 3.1 RESPONSABLES ............................................................................... 12 3.2 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO................................................. 12 3.3 INFORMACIÓN A LA QUE DEBE SER APLICADO ....................... 13 3.4 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. .................. 13 4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD .................... 14 4.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS .................................................. 14 4.2 REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS ................................................. 15 4.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......................................... 16 4.4 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS ............................................ 17 5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL PGD ........................... 22 5.1 PLANEACIÓN DOCUMENTAL .......................................................... 25 5.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL ......................................................... 30 5.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ............................................... 35 5.5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.................................................... 37 5.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS.................................................... 37 5.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO .................................................. 40 5.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL .......................................................... 41 6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN............................................................ 43 7. ARTICULACIÓN CON OTROS PROGRAMAS DE LA INSTITUCIÓN .. 45 7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) ................................... 45 7.2 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) .................. 46 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 8. PROGRAMAS ESPECÍFICOS .............................................................. 47 9. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)......................................................................................... 48 10 ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP1000 ................................................................................................ 49 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 INTRODUCCIÓN La Unidad Central del Valle. –UCEVA- en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y el Artículo 10 del Decreto 2609 de 20121, mediante el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo 17 Sistemas de información. La Unidad Central del Valle del Cauca a través de la Resolución No. 965 de junio 7 de 2011, adopta e implementa los tres primeros procesos del PGD. Y con la Resolución No. 1031 del 24 de julio de 2014, adopta e implementa los cinco procesos restantes del PGD, institucionalizado en el Sistema de Gestión de Calidad –SGC, con el código 1105-43-1-002 Versión 00. El Comité Interno de Archivo en reunión del 27 de noviembre de 2014, con el Acta No. 3 aprobó la actualización de las Tablas de Retención Documental TRD- institucionalizadas en el SGC con el código 1105-43-2-019 Versión 00 de la UCEVA. Dada la modernización de los lineamientos indicados en el Decreto 2609 de 2012 y el Manual de implementación de un Programa de Gestión Documental –PGD, se hace necesaria la actualización del Programa de Gestión Documental y las Tablas de Retención Documental existentes de la Unidad Central del Valle del Cauca El Programa de Gestión Documental se ha concebido como el proceso archivístico donde se describen las políticas, las directrices y en general buenas prácticas que deben ser acogidas con el fin de garantizar que la gestión documental sea aplicable a todo el ciclo de vida de los documentos, tanto a documentos físicos, como a documentos electrónicos, bajo los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y de los datos. Con esta actualización la UCEVA busca garantizar el cumplimiento de las políticas, directrices y actividades que en materia de gestión documental, 1 Decreto Único Reglamentario Sector Cultura páginas 120 A 124 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 transparencia de la información pública y la política de cero papel, son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la Institución y de esta manera poder garantizar la creación, mantenimiento, difusión y administración de los documentos administrativos, misionales y de apoyo que soporten la consolidación de la historia institucional, la generación de información y la toma de decisiones para facilitar el quehacer institucional. Finalmente, es pertinente aclarar que debido a que la gestión documental es un proceso dinámico en constante cambio tanto en el ámbito interno (procedimientos, manuales, actos administrativos) y en el externo (legislación), este programa deberá ser actualizado cada vez que las circunstancias así lo requieran. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 PRESENTACIÓN La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto públicas como privadas. En los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como finalidad la gestión de la información documental. Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. La gestión documental de la Unidad Central del Valle del Cauca, atendiendo al ciclo vital de los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, o archivos de las Dependencias donde permanecen los documentos en su fase inicial de producción y trámite, posteriormente se transfieren al Archivo Central e Histórico, donde los documentos son debidamente administrados para la consulta y cumplirán su etapa de conservación y selección para la conservación total de los documentos de gran valor para la Institución según sea definido en la Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental, garantizando la recuperación, conservación y autenticidad de la información. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 1. POLITICA DE CALIDAD La Unidad Central del Valle del Cauca velará por la mejora continua del Sistema de Gestión Documental, integrándolo con los demás sistemas existentes en la institución, para lograr con eficiencia, efectividad y calidad la prestación de los servicios tanto para usuarios internos como externos; contando con un talento humano altamente calificado y capacitado. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 2. ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL Figura No. 1 Fuente: Bienestar Institucional y Gestión Humana SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 2.1 CUADRO DE CODIFICACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONAL La codificación establecida corresponde al código para la identificación de cada una de las dependencias estructuradas en el Acuerdo 034 de 2009 “por medio del cual se adopta el rediseño organizacional en la planta de cargos de Unidad Central del Valle del Cauca – UCEVA vigente. Se codifican las dependencias teniendo en cuenta su relación jerárquica; cualquier modificación o adición de la estructura orgánica debe reflejarse en la codificación en uso y por ende se aplicará igualmente en la Tabla de Retención Documental. Códigos Dependencias Código Sección 1000 Código Subsección 1005 1010 1015 1020 1025 1030 1100 1105 1110 1115 1120 1125 1130 1135 1140 1145 1150 1200 1205 1210 1215 1220 1225 1230 1300 Nombres Dependencias RECTORÍA SECRETARÍA GENERAL OFICINA DE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA OFICINA DE BIENESTAR INSTITUCIONAL Y GESTIÓN HUMANA OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES VICERRECTORÍA ACADÉMICA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLES FACULTAD DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN FACULTAD DE INGENIERÍAS FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS Y HUMANISTICAS OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO OFICINA DE BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIÓN DEPARTAMENTO DE IDIOMAS (Acuerdo 012 de febrero 24 del 2000) OFICINA DE EDUCACIÓN VIRTUAL Y A DISTANCIA (Acuerdo 027 de diciembre 18 de 2008) DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS Y TECNOLOGÍA (Acuerdo 028 de diciembre 21 de 2011) VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD SERVICIOS GENERALES TESORERÍA ALMACÉN VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 3. ALCANCE Atendiendo lo dispuesto en las normas archivísticas vigentes se dan a conocer los lineamientos que se deben tener en cuenta para la adecuada organización, conservación y eficiente consulta de los documentos de archivo; fomentando y fortaleciendo los procesos institucionales para la prestación de un servicio orientado a satisfacer necesidades de la comunidad académica y del público en general; involucrando a todos los funcionarios y dependencias encargadas del manejo de documentos de la Unidad Central del Valle del Cauca –UCEVA. Permitiendo tener una visión de las políticas, funciones, programas y servicios del Sistema de Gestión Documental que garantice el flujo y la disposición de la información de forma ágil y oportuna. 3.1 RESPONSABLES Atendiendo a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 todos los funcionarios de la Unidad Central del Valle del Cauca son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos2, así como elaborar el inventario de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases3 Ver anexo: Matriz de Responsabilidades RACI. Documento PINAR 3.2 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO El PGD de la Unidad Central del Valle del Cauca, está destinado a los siguientes usuarios: Público Externo: Ciudadanía en general, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, veedurías ciudadanas. 2 3 Ley 594 2000 AGN. Art. 4 Principios Generales Ley 594 2000 AGN. Art. 26 Inventario Documental SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Organismos de Vigilancia y control sujetos de vigilancia y control de la Contraloría General de la República, en sus diversas formas en general como potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana. Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental. Público Interno: Dirigido al Grupo Directivo y a los funcionarios de la Institución Unidad Central del Valle del Cauca –UCEVA- quienes participarán activamente para lograr su implementación y así mismo evaluarán, validarán y aprobarán las estrategias y metas establecidas. 3.3 INFORMACIÓN A LA QUE DEBE SER APLICADO Estas directrices se deben aplicar a cualquier tipo de información producida y/o recibida por la Entidad, sus dependencias y funcionarios, independientemente del soporte y medio de registro en que se produzcan, y que se conservan en:4 Documentos de Archivos (físicos y electrónicos). Archivos institucionales (físicos y electrónicos). Sistema de Información Corporativos. Sistemas de trabajo colaborativo. Sistema de Administración de Documentos Sistema de mensajería Electrónica. Portales, Intranet y Extranet Sistema de Bases de Datos Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio, entre otros. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). Uso de tecnologías en la nube 3.4 ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. El Programa de Gestión Documental se alinea con el Plan de Desarrollo Institucional 2011 – 2020 “Compromiso académico con el desarrollo humano de la Región y del País” en el siguiente Objetivo Estratégico: “consolidar la acción administrativa como un soporte de calidad, pertinente y efectivo, para el desarrollo académico de la UCEVA”. 4 Decreto 2609 de 2012, art. 2, tipos de información. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Ver página web institucional: http://www.uceva.edu.co/images/uceva/institucional/nosotros/plandesarrollo/plan%20de%20desarrollo%202011-2020%20uceva.pdf 4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD En concordancia con el Decreto 2609 de 2012 en el PGD se deben incluir requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos: 4.1 REQUERIMIENTOS NORMATIVOS El Normograma de la UCEVA se encuentra en la página web de la institución, en el siguiente enlace: http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/normatividad/normograma, como fuente de transparencia de la administración y para facilitar el control y la vigilancia al cumplimiento de los requerimientos normativos de la gestión. El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del Cauca, se sustenta fundamentalmente en: Legislación archivística (leyes, decretos, acuerdos y circulares). Estándares nacionales e internacionales que apliquen a la gestión documental. Legislación que incida en las relaciones con el ciudadano para garantizar sus derechos, la protección de datos personales, la libertad y acceso a la formación, las restricciones de uso por reserva legal y el secreto profesional. Las disposiciones orientadas a promover la participación ciudadana por medios electrónicos a fin de garantizar la transparencia de las actuaciones de la administración pública. Los mecanismos de vigilancia y control establecidos por el Estado para conocer el nivel de gestión y cumplimiento de las metas y objetivos de las entidades. Normatividad interna que regula la gestión documental. El Área de Archivo enviará a la Oficina Asesora Jurídica la información para realizar la actualización del Normograma de la institución, el cual se debe actualizar permanentemente. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 La aprobación de la actualización del PGD versión 01 del de la Unidad Central del Valle del Cauca, se realizó mediante el acto Administrativo Resolución No. 624 de abril 20 del 2016, previa revisión del Comité Interno de Archivo según Acta No. 02 de abril 11 del 2016. 4.2 REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS Dentro del Plan de Desarrollo Institucional 2011 – 2020 “Compromiso Académico con el Desarrollo Humano de la Región y del País”; aprobado mediante Acuerdo 027 de diciembre 21 de 2011. En el Eje: “Fortalecimiento de la Gestión Institucional cuyo Objetivo Estratégico, consolidar la acción administrativa como un soporte de calidad, pertinente y efectivo, para el desarrollo académico de la UCEVA, se tiene definido los programas: Planeación, Gestión y Control, Programa Modernización administrativa, Programa Desarrollo y mantenimiento de la infraestructura disponible. Para la ejecución de las actividades del Programa de Gestión Documental el Área de Archivo para cada vigencia debe solicitar las necesidades de recursos en el plan anual de adquisiciones, con el fin de cumplir con la ejecución, la implementación y el cumplimiento de las estrategias trazadas a corto, mediano y largo plazo. Esta asignación se refleja en el plan anual de adquisiciones y el plan de acción de inversión, los cuales son alimentados en el marco general del Plan Estratégico. Ver página web institucional: http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/plan-de-accion Para garantizar la adecuada ejecución del proceso de gestión de la institución, se realizaron actividades de ejecución, implementación y cumplimiento de estrategias del PGD para la vigencia 2015 entre ellas: Actualización del Diagnóstico Integral de Archivos Actualización del Programa de Gestión Documental (PGD) Elaboración del Plan Institucional de Archivos (PINAR) Actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD) Los requerimientos económicos se deben actualizar permanentemente a medida que se cambien o se incluyan actividades de ejecución, implementación y cumplimiento de estrategias SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 4.3 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS En cumplimiento al artículo 14 del Decreto 2578 de 20155, La Unidad Central del Valle del Cauca cuenta con el Comité Interno de Archivo actualizado con la Resolución 068 del 29 de enero de 2015 se establece sus funciones, deroga la resolución 1346 del 10 de agosto de 2005 y esta a su vez la Resolución 193 del 8 de febrero de 2002 creación del Comité Interno de Archivo. Una de sus funciones es la de llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la institución, incluyendo acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de procedimiento y de lo Contencioso Administrativo. Los procesos, el seguimiento y actualización del Programa de Gestión Documental de la UCEVA, es responsabilidad de la Secretaría General por intermedio del Profesional Universitario Código 219 Grado 3, que tiene a su cargo las funciones específicas en el Área de Archivo; dependencia que cuenta con un grupo de trabajo idóneo y comprometido con cada una de las actividades que deben ser llevadas a cabo para garantizar el cumplimiento de los aspectos legales, normativos y del servicio tanto a usuarios internos, como a externos. Demandando de las diferentes dependencias la participación pertinente, pues así se busca hacer realidad y materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes: Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. Modernización. La alta Dirección de la Unidad Central del Valle, propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la institución, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior 5 Decreto 1080 Reglamentario Único del Sector Cultura, P. 114. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 de la institución, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. Se publicará el Programa de Gestión Documental (PGD), en la página web de la entidad, en la sección de Transparencia, disponible en el siguiente enlace http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/manual-procesosgestion-documental 4.4 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS La Unidad Central del Valle del Cauca a través de un Plan de Ajuste Tecnológico, requiere determinar las condiciones tecnológicas de la institución y definir los ajustes a que haya lugar en cuanto a la arquitectura que sea escalable e interoperable con los sistemas de información existentes en la UCEVA, garantizando con ello el cumplimiento de las características técnicas de infraestructura tecnológica, conectividad, soporte y prestación de servicios por medios electrónicos. Esta implementación debe estar articulada con el cumplimiento de los lineamientos exigidos en la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para dar cumplimiento a estos aspectos se deberán realizar: Análisis de la infraestructura tecnológica. Selección y adquisición de una herramienta tecnológica para la gestión documental que se ajuste a las necesidades de la institución y que cumpla con los requerimientos de un sistema de gestión electrónica de documentos. Crecimiento de la capacidad de la infraestructura. Identificación en el mercado de las herramientas tecnológicas y de infraestructura. Análisis de riesgos en ambientes virtuales respecto a la documentación. Aplicando el principio de neutralidad tecnológica que permita optimizar, modernizar e incorporar tecnologías de la información, con los servicios que marcan las tendencias en movilidad, software como servicios, inteligencia de negocios y gestión avanzada de software para la gestión documental orientada a facilitar acciones para el acceso, uso, captura, producción, administración, colaboración, entrega, seguridad, control, conectividad y preservación de la información contenida en los documentos de archivo. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 La Unidad Central del Valle del Cauca cuenta actualmente con los siguientes recursos tecnológicos que permiten: SIGLA SIGA SGPB SIABUC SPADIES NOMBRE Sistema Integrado de Gestión Académica Sistema de Gestión de Préstamos de libros Biblioteca Modulo web de Consulta Sistema de Prevención y Análisis de la deserción en las IES SGD Gestión Documental MOODLE AMACA Plataforma INTRANET SAT FUNCIONALIDAD Página interna Sistema Alertas Web Permite agilizar los procesos de los pagos pecuniarios, a través del cual se realizarán las solicitudes de Certificados y Constancias. En el link: http://www.uceva.edu.co/index.php/instructivosoficina-virtual-siga los estudiantes encontrarán los instructivos: Instructivo para el manejo de la oficina virtual de los estudiantes. Instructivo para el manejo de la oficina virtual para la solicitud de certificados, constancias y otros. Instructivo de solicitud de autorización de presentación de supletorios. Instructivo para inscripción y matricula de los cursos de extensión-Departamento de Idiomas. Instructivo para Solicitud de Crédito Institucional. Instructivo para Solicitud de Descuento Electoral. Instructivo generación paz y salvo. Instructivo generar recibo de pago de habilitación. Permite a los usuarios internos y externos realizar préstamos en sala, préstamo externo, renovación de libros, conmutación bibliográfica, préstamo. Fuente: http://biblioteca.uceva.edu.co/biblioteca/index. Permite a los usuarios realizar consultas de material bibliográfico existente. De esta manera se sustituye el tradicional catálogo físico de fichas catalográficas. Es la herramienta para hacer seguimiento sobre cifras de deserción de estudiantes de la educación superior. Con los datos suministrados por las instituciones de educación superior a Spadies, se identifican y se ponderan los comportamientos, las causas, variables y riesgos determinantes para desertas. Además, con esta información se agrupan los estudiantes de acuerdo con su riesgo de deserción. Fuente: http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/ w3-propertyname-2895.html Software para la gestión electrónica de documentos y automatización Plataforma tecnológica de tipo LMS - Learning Management System, es decir, es un sistema de gestión de cursos que ayuda a crear comunidades virtuales de aprendizaje. Es un sistema de tipo web, red que permite compartir recursos entre sus miembros de Tiene incidencia en el proceso Fomento de la inclusión de poblaciones diversas en condiciones de vulnerabilidad socioeconómica, desde la caracterización poblacional y la SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Programa ASCII V6 Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 identificación de factores de riesgo Tempranas Aplicación de Maneja los módulos de: Contabilidad, Cuenta corriente, Inventarios, Activos fijos, Nomina, Seguridad. Existe una ASCCCI Sistema de Información Financiera integralidad entre los módulos del Sistema ASCII Software para el manejo de toda la información contable y financiera (nómina, disponibilidades, presupuesto, el Plan Anual de Caja) Fuente: Manual de Comunicaciones – Unidad Central del Valle del Cauca La Unidad Central del Valle del Cauca en sus comunicaciones tiene tres (3) redes locales virtuales (VLANS), que permiten dar independencia del tráfico de datos académico, administrativos y Wii-fi. Canal de conexión a internet dedicado (1:1) de 8 mbps simétrico, el cual está distribuido así: • Red Académica 1.5 mbps • Red Administrativa 3.5 mbps • Red Wifi 1 mbps • CDTU 2 mbps El campus universitario cuenta con una extensión de 208430 m2, en el cual se tienen interconectados los edificios con fibra óptica mono modo y multimodo (sólo un tramo) y con switches nivel 2 y nivel 3, al interior de cada edificio nodo de la red se cuenta con cableado estructurado nivel 5 y 6. Correo electrónico institucional: Servicios dentro de la plataforma: • Email: Con 7.3 GB de almacenamiento por cuenta personalizada, herramientas de búsqueda en el correo y chat integrado. • Calendar: Coordina las reuniones y eventos calendarios que se pueden compartir con otros usuarios. • Docs: Permite crear documentos compartirlos y colaborar en tiempo real. Página web institucional: Sitio implementado con el fin de compartir información y recursos informáticos que son de interés interno. Se administra con el gestor de contenidos Joomla (código abierto), permite que las labores de administración y mantenimiento de contenidos sean ágiles y oportunos. • La red que se tiene, en la Unidad Central del valle del Cauca (UCEVA) está estructurada de la siguiente manera: Conectividad: En la actualidad la red interna cuenta con un acceso a Internet banda ancha dedicado simétrico de 12 Mb, se tiene un total de usuarios de 130 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Administrativos y Usuarios estudiantes y el WIFI de acceso público, los cuales tiene autorización para ingresar a los diferentes sitios de Internet, de acuerdo a los políticas de seguridad establecidas en oficina de sistemas, mediante un software utilizando un proxy en Linux, el cual bloquea y autoriza la entradas de los equipos por direcciones físicas o Mac. Seguridad física: Están distribuidos por clase de riesgo a saber: • Accesos restringidos al cuarto de servidores • Ingreso solo de personal autorizado • Asesoramiento de la ARP y el jefe de la oficina de desarrollo de personal. • Aislar la infraestructura tecnología del personal de la oficina hasta donde sea posible. • Cronograma de reposición paulatina de la infraestructura de red existente. • Monitoreo y mantenimiento de la red de datos. • Bloqueo lógico de los componentes pegados a la red de datos. • Autenticación por medio de IP y MAC para el acceso de equipos a la red. • Servicio activo de antivirus para ataques de terceros. • Prohibición de acceso a equipos de terceros en la red local de la empresa. • Cualquier requerimiento de equipos pasa por aprobación del comité sistemas • Todo requerimiento de equipos, el comité las especificaciones. • La instalación de los equipos nuevos será exclusiva de la Oficina de Informática y Telemática. Políticas de seguridad: Se realizan 3 (Tres) tipos de backups. Backup diario: Se realiza tres bakups diarios de las aplicaciones de misión crítica de lunes a viernes, las cuales son; SIGA copia de aplicación y la base de datos, Pagina Web. ASCII software contable, SIABUC Gestión de préstamos de la biblioteca y SGD aplicación de gestión documental. • El respaldo de información, se graba en un servidor de copias de seguridad. Backup mensual: se realiza una copia mensual de respaldo de información y esta es guardada en la oficina sistemas bajo llave. Backup Anual: se realiza una copia Anual de respaldo de información y esta es guardada bajo llave en la oficina de sistemas • En caso de pérdida de información, el administrador de la aplicación es el encargado de restaurar las copias. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Los Backup de los sistemas operativos, seguridades y programas producto se realizan a decisión del director de sistemas y existe un procedimiento por escrito y existe un cronograma de actividades. Archivos de auditoría Se tiene un reporte por fechas de log de operaciones por rango de fechas, para cada una de las aplicaciones, en donde se muestra el usuario, la fecha y hora, usuario y modulo a que ingresó y el evento realizado. Recursos de seguridad El sistema operativo Si provee de una serie de recursos para manejar las autorizaciones en tiempo real dado a cada usuario en cuanto al manejo de archivos, librerías, y dispositivos físicos. Se cuenta con una interfaz de administración del sistema, que controla el tiempo real las autorizaciones y perfiles de usuario. Las claves de acceso son controladas por el administrador del sistema quien es el jefe de sistemas. Existe un plan de contingencia, para salvaguardar la información que se procesa y el cual consiste en tener copias de seguridad de todas las aplicaciones y sistemas operativos, existen procedimientos para la restauración de la información y sistemas operativos. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL PGD La gestión documental de la UCEVA se realizará bajo los siguientes principios: Planeación. La creación de documentos está precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si se crea o no un documento. Eficiencia. En la institución solo debe producirse los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. Economía. En todo momento se deben evaluar los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística. Control y seguimiento. Se debe asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida, es decir desde la planeación hasta la disposición final. Oportunidad. Se deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los funcionarios de la institución. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación. Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite, según las tablas de retención y el cuadro de clasificación documental. Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. Protección del medio ambiente. La entidad debe evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información. De esta manera la gestión documental debe contribuir a mejorar los índices de eficiencia de la política Cero Papel a implementar en la institución. Autoevaluación. El Programa de Gestión Documental y sus elementos deben ser evaluados periódicamente, con el fin de garantizar su actualización y mejora continua. Coordinación y acceso. Las dependencias actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para evitar la duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos. Cultura archivística. Los funcionarios responsables de las dependencias productoras colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. Modernización. Se propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental, mediante el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Interoperabilidad. Se deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas, de SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). Neutralidad tecnológica. La institución garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. Protección de la información y los datos. La institución debe garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental. El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del Cauca contempla políticas, directrices y actividades para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos producidos y/o recibidos, y se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, el cual contempla los procesos descritos en el Decreto 2609 de 2012: Figura 2: Procesos de la Gestión Documental SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Eficiencia Administrativa 1. PLANEACIÓN 2. PRODUCCIÓN 8. VALORACIÓN REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICOS 7. PRESERVACIÓN 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS 3. GESTIÓN Y TRÁMITE 4. ORGANIZACIÓN 5. TRANSFERENCIA 5.1 PLANEACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de archivo de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental6. Con base en lo anterior, y en cumplimiento de las funciones establecidas para la Unidad Central del Valle del Cauca en el Manual Específico de 6 Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal a. Planeación SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Funciones y Competencias Laborales, ajustado según Resolución No. 940 de mayo 29 de 20157 y dentro del contexto administrativo y de su competencia, cada una de las dependencias de la institución, ya sea que desarrolle procesos estratégicos, misionales, de apoyo o de control y seguimiento, utilizará, además de los principios del proceso de gestión documental y de lo definido dentro del contexto técnico funcional por procedimientos y/o instructivos sobre planeación establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –Políticas de Desarrollo Administrativo“hacia la Eficiencia Administrativa”8, la siguiente secuencia de observaciones para decidir si se genera o no, un documento de archivo. 1. La información, que sea oportuna y pertinente. 2. El soporte o medio, en el cual se va a volcar la información. 3. El recorrido, óptimo para llegar a la persona competente con todos los datos que ella necesita para resolver en el menor tiempo posible. ¿El documento está definido y determinado por legislación? ¿Es obligatorio e inevitable generar el documento? ¿El documento es para oficiar un trámite o para atender un servicio? ¿El documento pertenece a un asunto, a un tema, o a un interesado que amerita la aplicación de algún procedimiento de la institución? ¿Existe procedimiento en la institución en el que se soporta el documento para trámite o para prestar el servicio? ¿El destinatario final del documento es individual, para algunos o para destinatarios masivos? ¿El contenido del documento es para un requerimiento o es una respuesta? ¿El contenido del documento es una respuesta definitiva o parcial? ¿Cuál es la estructura del contenido del documento? ¿Cuál es la naturaleza, funcionalidad y propósito del documento? ¿Su naturaleza, funcionalidad y propósito pueden ser cubiertas por otro documento ya establecido? ¿Figura como un registro de una actividad del procedimiento? ¿Ya está identificado y descrito en el cuadro de caracterización documental? ¿El contenido del documento corresponde a las necesidades propias del trámite, tema y/o asunto al que corresponde? ¿El curso o flujo de información, contenida por el documento, tiene en cuenta las dependencias que aportan datos o ejercen control? ¿Los flujos del documento se ven reflejados en el procedimiento? 7 Ver página http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/normatividad/manual-especifico-defunciones 8 Ver página http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-propertyvalue-7950.html SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Se deberá verificar si se trata de un documento nuevo, que no exista en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y que responda a las competencias de la entidad y del proceso correspondiente. En la UCEVA los formatos que se crean en las Dependencias, corresponden a la identificación de las necesidades académico-administrativas, teniendo en cuenta las funciones, estructura orgánica, misión, visión objetivos institucionales y los planes institucionales estipulados, analizando sus procesos y procedimientos. Una vez identificados los formatos, formularios y documentos, análisis de procesos, que se requieren para la labor administrativa, y antes de implementarlos, se dirige el formato diseñado a la Oficina Asesora de Planeación, la cual realiza los controles de estandarización y codificación de formatos, en el Listado Maestro de Documentos, siguiendo los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, para definir los flujos documentales y determinar los metadatos que se deben crear en cada uno de ellos. Una vez registrado, unificado y aprobado el formato, formulario o documento y asignado su código, se podrá implementar en el proceso correspondiente de la Dependencia. Este proceso está conformado por: SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Análisis de procesos 9 Análisis Diplomático Creación y Diseño de Formas, formularios y documentos Registro en el Sistema de Gestión de Calidad Antonia Heredia define Análisis Diplomático como:” la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad” 9 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Como eje transversal en la entidad, el Programa de Gestión Documental debe armonizar con los sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro. 10 Los documentos externos se incorporarán al Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, previa verificación de su pertinencia dentro del proceso, y de cómo afecta a los otros procesos o documentos, a diferencia de los normativos que harán parte del Normograma, deben estar relacionados en el listado maestro de documentos respetando su nomenclatura original, y su disposición se hará a través del documento al cual se encuentran asociados. Para llevar a cabo una adecuada planeación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Disposiciones internas: la UCEVA ha formulado disposiciones internas tales como resoluciones, circulares y procedimientos que buscan regular la gestión documental. Instrumentos Archivísticos: La institución en su Programa de Gestión Documental debe contar con los siguientes instrumentos archivísticos: (Cuadro de Clasificación Documental-CCD-, Tabla de Retención Documental –TRD-, Programa de Gestión Documental –PGD-, Plan Institucional de Archivos –PINAR-, Inventario Documental, Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos, Banco terminológico de series, Subseries y tipos documentales, Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la institución, Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos)11. El Grupo de Gestión Documental debe garantizar la actualización de estos instrumentos para gestionar adecuadamente los documentos que se producen y se reciben en la institución. Los documentos que sean considerados de valor histórico para la institución según lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental, necesariamente deberán ser conservados en otro medio, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo): La institución debe garantizar la integración de los documentos físicos y los documentos electrónicos a través de un aplicativo informático que permita optimizar y automatizar los procesos de gestión documental y garantizando la trazabilidad, autenticidad y conservación de la documentación 10 11 Decreto 2609 de 2012. Artículo 15 Decreto 2609 de 2012 AGN, Artículo 8. Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Definir el tipo de metadatos, aunque existen varios enfoques en la tipificación de los elementos de metadatos se reconocen generalmente cinco tipos de metadatos para describir un objeto de información digital, aceptados con algunas matizaciones, por todas las comunidades o dominios de metadatos: descriptivos, administrativos o de gestión de recursos, técnicos, de uso y de conservación, los cuales deben dar cuenta de todo el ciclo vital del documento. Esquema de publicación: la UCEVA debe contar con un Esquema de Publicación adoptado por cada una de las áreas. Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de Normalización de formas y formularios electrónicos. Programa específico de documentos vitales o esenciales. Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales. 5.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados12. El crear herramientas para realizar el análisis y el estudio de los documentos que gestiona la entidad, con el objetivo de identificar cómo se producen, cómo ingresan, en qué tipo de formato se gestionan, su estructura y finalidad, qué áreas intervienen en su trámite y a qué proceso y procedimientos están asociados. Lo anterior con el fin de lograr la simplificación de procesos y procedimientos, facilitando la automatización; así como la aplicación de métodos que permitan reducir los costos derivados de la creación de documentos innecesarios aumentando la eficiencia administrativa13. Bajo este enunciado y decidida la generación de un documento por parte de la dependencia dentro de un procedimiento propio y determinado, es necesario tener en cuenta, las siguientes expectativas o inquietudes de la fase de producción: 12 13 Decreto 2609 de 2012, Artículo 9 del AGN Modelo Integrado Planeación y Gestión. Pág. 55, Gobierno en línea SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 ¿El documento fue planeado de forma clara para que se aplique con sencillez? ¿Son documentos facilitativos o comunes, y sustantivos, es decir, característico de la entidad? ¿Cuáles serían los materiales de registro más adecuados para la finalidad del documento y/o en qué soporte se generará: análogo o electrónico? ¿Cuáles serían las dimensiones adecuadas para la cantidad de información que se va a registrar? ¿Cuál sería la distribución adecuada de los datos? ¿Se producirá en original y cuantas copias? ¿Cuándo se requiere la información y cuál será la periodicidad de su producción? ¿Puede ser producido con una de las plantillas establecidas en el SIGC? ¿Cuál será el lapso de tiempo que se va a conservar? ¿Cuáles son las dependencias de la entidad que intervienen en su trámite? ¿Tal como está concedido llena las expectativas de los usuarios internos/externos? A partir del concepto de eficiencia, el Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del Cauca, estará orientado a que se generen los documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus funciones y que hagan parte del Sistema Integrado de Gestión, con el apoyo de la Oficina de Planeación, orientarán, asesorarán y acompañarán a las dependencias en la documentación de los procesos de la entidad por lo tanto se tendrán en cuenta los diversos tipos de producción documental, y se regirá por la racionalización de su producción (tanto análogos como electrónicos). En esta etapa del proceso de gestión documental, la UCEVA, tiene alineado al sistema de gestión de calidad dos procedimientos que la norma NTC-GP 1000:2009 define como obligatorios el control de documentos que tiene como objetivo “establecer las condiciones para administrar y controlar la documentación del sistema de gestión de la UCEVA, definiendo los requisitos para elaborar, codificar, revisar, aprobar, distribuir, divulgar, modificar y/o eliminar y consultar un documento”. De igual manera se dispone del procedimiento control de registros que establece “una metodología para el control de los registros del sistema de gestión de la UCEVA, de tal forma que se puedan identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir tiempos de retención y disposición de los mismos”. Según el MANUAL DE COMUNICACIÓN CORPORATIVO-14 de la Unidad Central del Valle del Cauca emitido por la Oficina Asesora de Comunicaciones- Código 1125-43-1-002 Versión: 00, adoptado con la Resolución No. 2075 del 5 de diciembre de 2012. La comunicación 14 Página Ling: http://issuu.com/comunicacionesuceva/docs/1125-43-1-002_manual_de_comunicaci_ SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 organizacional tiene dos frentes muy importantes en los cuales se estructura los siguientes procesos: Comunicación interna: es toda aquella que se desarrolla al interior de la organización y tiene la obligación de generar una comunicación en todas las direcciones (ascendente, descendente, horizontal, formal, informal) en los públicos internos15 . La Unidad Central del Valle del Cauca en su comunicación interna se basa en los componentes estipulados por el Consejo Directivo, Consejo Académico, Intradependencias, Interdependencias. 16: Comunicación externa: Para La UCEVA es una estrategia vital para su reconocimiento en el contexto regional, nacional e internacional, como una institución como liderazgo en el campo educativo.17 La Unidad Central del Valle del Cauca en su comunicación externa utiliza los componentes de medios masivos como: boletín de prensa, folletos, afiches y posters, conferencia de prensa, prospectos, visita a medios; componentes de Promoción y Difusión entre los cuales encontramos: Stand de exhibición, promociones en colegios y el componente de Información Electrónica en la cual se mantiene una base que se actualiza permanentemente. Desde lo formal, la producción documental dará continuidad a: La utilización de formatos estandarizados y codificados en el Sistema de Gestión de Calidad. Diplomática documental en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la institución, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Adecuado uso de la reprografía. La observancia de estos lineamientos es de particular importancia para: Evitar la producción de documentos no esenciales; Disminuir el volumen de documentos que posteriormente deberán manipularse, controlarse, almacenarse, y eliminarse; Ampliar la utilización y la utilidad de los documentos que sean necesarios; Asegurar un nivel adecuado de recurso a la reprografía y la automatización. 15 Manual de Comunicación Corporativo, página 7. Ibidem, página 8. 17 Ibidem, página 8 y 9. 16 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de Normalización de formas y formularios electrónicos. Programa específico de documentos vitales o esenciales. Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales. Programa específico de reprografía. Ver: Instructivo de Producción de documentos para el desarrollo de los lineamientos. 5.3 Gestión y Trámite de Documentos Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos18. En términos generales, el componente de distribución dentro de la gestión y trámite, involucra los siguientes elementos: Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones. Medidas de control para entrega de comunicaciones. Canales/medios de comunicación. (personal, fax, correo tradicional u otros). Registro y organización de mensajería externa. Herramientas de control, seguimiento y mejoramiento. Consulta a bases de datos. Indicadores de gestión y niveles de cumplimiento. Tiempos de respuesta. Control y condiciones de acceso. Inventario documental. Control y disponibilidad de expedientes. Registro y control de consultas. Tiempo de servicio. Pautas para las comunicaciones oficiales (Oficios, cartas, memorandos) Distribución de Documentos Externos Recibidos ER Distribución de Documentos Externos Enviados EE 18 Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Procesos de la Gestión Documental SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Distribución de Documentos Internos Enviados IE. Descripción Documental a nivel de las comunicaciones oficiales Descripción Documental a nivel de Archivos de Gestión y Archivo Central Servicios de Consulta y Préstamo Documental Consulta y Préstamo Documental Unidades de Correspondencia Consulta y Préstamo Documental Archivos El alcance técnico en la Unidad Central del Valle del Cauca de este proceso, comprenderá, entre otros aspectos los siguientes: Recepción de documentos: El proceso de recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa de Gestión Documental. Distribución de documentos: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la institución, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes (local extendida, nacional e internacional) Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Comprende: Identificación del trámite Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta Consulta de documentos: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Ver: Instructivo de Gestión y trámite de documentos para el desarrollo de los lineamientos. 5.4 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones técnicas realizadas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, de la Unidad Central del Valle del Cauca clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente19. El alcance del proceso de gestión documental de organización se formulará y documentará, teniendo en cuenta los documentos físicos y electrónicos, y tendrá el siguiente alcance técnico: Incluye la implementación y actualización de los siguientes procesos: Clasificación: En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura orgánico-funcional de la institución. Ordenación: Se ubican físicamente los documentos en las respectivas series en secuencias naturales (cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los grupos definidos de la clasificación. Descripción: Una vez agrupados los documentos, se materializa representativamente su identificación, localización y recuperación, para la gestión o investigación. Al clasificar, se separa o divide un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos y al ordenar, se unen todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden. Para el cumplimiento esta etapa se tienen definidos diferentes instrumentos archivísticos a saber: Tablas de Retención Documental: en cumplimiento del Acuerdo 04 de 2013, por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Ver: Tablas de Retención Documental en el siguiente http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/tablas-retencion documental 19 Decreto 2609. Artículo 9 AGN enlace: SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Cuadro de Clasificación Documental: es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y sub series documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de la historia institucional de la Unidad Central del Valle del Cauca. Ver: Cuadro de Clasificación en el siguiente enlace: http://www.uceva.edu.co/index.php/transparencia/cuadro-clasificaciondocumental Matriz documental: Instrumento que describe la información requerida para la administración de la documentación tanto física como electrónica a través de un despliegue de datos ya que establece la forma y tiempo de conservación de los documentos físicos y electrónicos (imágenes, archivos electrónicos, bases de datos, correo electrónico) de la UCEVA, tomando en consideración diversas fuentes de información provistas por la caracterización de los procesos organizacionales, el sistema de gestión documental de la institución, las (TRD), el sistema de gestión de la calidad (documentos normativos y registros de calidad), la implementación de herramientas para el manejo electrónico de documentos y el sistema de seguridad de información; aportando así datos para la homologación de nombres de documentos, estructuración de expedientes, e integración de esfuerzos alrededor de la información en soporte documental. Cumpliendo con Circular Externa 002 de 2012 emitida por el AGN (Archivo General de la Nación) y a su vez con Circular 004 de 2010 emitida por COINFO (Comisión Intersectorial de políticas y gestión de información) quien nos presenta en su anexo 1; los estándares mínimos a considerar en la implementación de sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) para tenar en cuenta las normas internacionales especialmente la ISO 15489. Formato Único de Inventario Documental - FUID, herramienta que proporciona el control de la documentación que se genera en cada una de las áreas y/o dependencias en concordancia con las tablas de retención documental. Ver: Listado Maestro de Documentos: Formato Único de Inventario Documental -FUID Formato Hoja de Control del Expediente, se utiliza para el registro de la tipología documental dentro de cada expediente, proporcionando la información necesaria para identificación del mismo en cumplimiento del Acuerdo 02 de 2014, por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales Ver: Listado Maestro de Documentos-hoja control expediente Ver: Instructivo de Organización de Documentos 5.5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Conjunto de operaciones adoptadas por la institución para transferir los documentos durante las fases de archivo (de gestión al central y de este al histórico), verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los de preservación y los descriptivos. Todas las dependencias deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con las series, sub series y tiempos de retención estipulados en su TRD vigente, de acuerdo a lo definido en el instructivo de transferencia documental. Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales Ver: instructivo de Transferencia Documental. 5.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS En este proceso se definen los criterios o parámetros bajo los cuales se debe realizar la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con el fin de especificar su disposición final, es decir si se conservan temporalmente, permanentemente, o si se eliminan de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, y la Tabla de Valoración Documental, insumos primordiales para el logro de tal fin, por lo que se hace necesario definir unas pautas generales y requerimientos mínimos para realizar la disposición final en las trasferencias documentales primarias y secundarias toda vez, que éstos procesos ayuda a reducir el acervo documental que custodian los Archivos de Gestión y Archivo Central. El encargado de este proceso es la Dependencia Secretaría General en su Área de Archivo. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Con el fin de determinar la disposición final de los documentos tal como se establece en las tablas de retención documental -TRD, se hace necesario realizar un análisis desde varios puntos de vista: jurídico, administrativo, fiscal, legal, contable etc., que permita tomar las mejores decisiones frente a los documentos. Para realizar esta valoración se tendrá como premisa, el tipo de proceso al cual pertenece cada serie documental. Actividades: Transferencias Documentales Primarias: Amparados en la Tabla de Retención Documental y cumplida la retención de la documentación en los archivos de gestión de la dependencia, se procederá a realizar las transferencias al Archivo Central de la institución en el formato Único de Inventario Documental, en el campo OBJETO se le colocará por Transferencia Primaria y el número de la cantidad de transferencias realizadas en el tiempo; recibida la documentación en Archivo Central se revisará que las mismas cumplan con los parámetros expuestos para esta actividad Ver: Instructivo de Transferencias Documentales. Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Recepción de transferencias secundarias. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservación y preservación de los documentos. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las TRD o TVD, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoración avalada por el Comité Institucional de Archivo. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. Procedimiento: La Secretaría General presentará ante el Comité Interno de Archivo para su aprobación por medio de Acta, los inventarios entregados por las SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 dependencias en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) (en el campo OBJETO se coloca: eliminación de documentos y el número de la cantidad de eliminaciones documentales realizadas por la dependencia), de aquellas series documentales que serán objeto de eliminación según lo estipulado en la TRD. OJO en el anterior habla firma de acta por jefe dependencia y auxiliar administrativo Posterior a la aprobación se publica en el portal web de la Institución en la sección Transparencia - Gestión Documental el Acta y los inventarios de los documentos a eliminar por un periodo de 30 días hábiles. Si no se reciben observaciones sobre la documentación a eliminar se procede a realizar la eliminación de los documentos, esta actividad se realiza bajo la supervisión de la Oficina de Control Interno y se realiza mediante el picado de documentos. Publicar acta e inventario de eliminación de forma permanente en el portal web de la UCEVA en la sección Transparencia - Gestión Documental. Para la eliminación de documentos electrónicos la Unidad Central del Valle del Cauca establecerá el procedimiento correspondiente. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las TRD o TVD y realizada en el Archivo Central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Aplicación de método elegido. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. Otros medios de conservación: Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Determinación de la metodología y plan de trabajo. SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso. La conservación permanente de la documentación de carácter histórico debe tener una durabilidad útil para lo cual se utilizará papel con un gramaje de 75 a 90º gramos libre de ácido de esta manera se garantiza la durabilidad de la información por lo menos de 200 años. Los documentos dispositivos como Acuerdos, Actas, Resoluciones, documentación de gran tamaño voluminoso como Historias Laborales, Nominas, Historias Académicas, Contratos de Obra y Contratos de Prestación de Servicios; como medida preventiva se recomienda la digitalización conservando en backup copias de seguridad de tal forma que se garantice su durabilidad y consulta. La Unidad Central del Valle del Cauca definirá para los documentos que se registren en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos. Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales Ver: Tablas de Retención Documental, actualización Versión 01, e instructivo. 5.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su soporte, medio y forma de registro o almacenamiento dentro del sistema de gestión documental de la Unidad Central del Valle del Cauca20. Este procedimiento comprende desde el desarrollo del sistema integrado de conservación, pasando por la preservación de información y conservación documental hasta la aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de documentos físicos, digitales y electrónicos. Para el caso de los documentos físicos se diseñan las acciones que garanticen las condiciones mínimas que conduzcan a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Programas específicos con el que se relaciona: 20 Ibíd. Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal h. AGN SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Programa específico de documentos vitales Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales Ver: instructivo de preservación documental. Para la preservación de los documentos electrónicos, se recomienda seguir el modelo de la ISO 14721, basado en el modelo del Open Archivr Information System – OAIS.21 La Norma ISO 14721:2003 Open Archival Information System (OAIS) – Reference Model propone el marco reglamentario de archivos para la conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la preparación para su transferencia, la captura, el almacenamiento, el acceso a la información y la conservación a largo plazo. 5.8 VALORACIÓN DOCUMENTAL Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determina sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).22 Para la valoración se analizan los valores primarios y secundarios que poseen los documentos: Valores Primarios: Son los que tienen los documentos a partir de su creación o recepción y se definen por la importancia y el uso que tiene la documentación para la institución generadora, puede caer dentro de tres categorías: Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó si creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. 21 Fuente de información. Guía No. 6 - Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos 22 Ibid Decreto 2609 de 2012. Artículo 9, literal e SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Legal: documentos dispositivos testimoniales (registro civil). del estado Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 (leyes) y documentos Fiscal: Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de impuestos, contabilidad, estados financieros etc.) Contable: Documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos. Valores secundarios: Son los que adquieren los documentos una vez que pierden sus valores primarios y tienen utilidad histórica y social, porque la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones y puede tener: Evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades (cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, política interna, economía, estadísticas, etc.). Históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en: directrices, políticas, programas, proyectos, etc. Informativos: Fenómenos sociales e institucionales (hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.) Programas específicos con el que se relaciona: Programa específico de gestión de documentos electrónicos. Programa específico de documentos especiales SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental (PGD) de la Unidad Central del Valle del Cauca estará a cargo de la Secretaría General, se tiene previsto el logro de metas a corto, mediano y largo plazo, los recursos y articulación con otros programas. Así mismo estará armonizado con el Plan Estratégico Institucional y medido en su ejecución con las actividades registradas para cada vigencia en el Plan de Acción Anual PAD. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Metas a corto plazo Las metas a corto plazo o inmediatas, están previstas para la vigencia año (2016), son las siguientes: Elaboración Banco Terminológico de Tipos, Series y Subseries Documentales Elaboración de los Programas específicos Matriz de Responsabilidades (RACI) – Articulación con la participación de otras dependencias de la institución, definir los perfiles que intervienen en el proceso de planeación documental para su ejecución y aprobación Elaboración de las Tablas de Valoración Documental (TVD) Realización Plan de actividades de sensibilización y capacitación Modernización del aplicativo de gestión documental de acuerdo a los requerimientos descritos en el Decreto 2609 de 2012 Diseño y normalización de formas, formatos y formularios registrados en el Sistema Integrado de Gestión –SIG, teniendo en cuenta las características diplomáticas de cada tipo documental encaminados a la producción y valoración de los documentos de la UCEVA. Adquisición de mobiliario de almacenamiento documental (estanterías, cajas, carpetas, ganchos plásticos, soportes especiales para fotografías (módulos, elementos de conservación), instrumentos de medición como Termo higrómetro (humedad relativa y temperatura), deshumidificador (control de humedad), Luxómetro (control de iluminación relativa). Acuerdo 037 de 2002 “Requisitos mínimos y condiciones técnico-ambientales. Desarrollar e implementar un Programa de organización, desinfección limpieza, control y mantenimiento Metas a mediano plazo SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Las metas intermedias o de mediano plazo previstas para alcanzar durante la vigencia años (2017 a 2020) son las siguientes: Elaborar los Registros de activos de información, índice de información clasificada y reservada, esquema de publicación de información, directrices para el diseño, creación, mantenimiento, difusión, administración, Control de documentos, identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales, procedimiento de declaración de etiquetado y manejo de la información, actualizar la Política general de seguridad de la información, Manual de política de seguridad de la información y acto administrativo política de seguridad). Elaborar las evaluaciones técnicas requeridas: (Evaluación de accesibilidad en espacios físicos de atención al ciudadano, Evaluación de accesibilidad y usabilidad de la información para la atención al ciudadano, Evaluación para diversificar canales de atención al ciudadano, usuarios o grupos de interés) Establecer las tablas de control de acceso a la información Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Conservación orientado al fondo de la institución en las etapas de Archivo de Gestión y Archivo Central. Definir y aplicar el esquema de metadatos (categorías) obligatorios para los documentos, expedientes y flujos documentales. Implementar mecanismos que permitan conservar la información electrónica a largo plazo Elaborar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, el cual incluya todos los tipos de información enunciados en el artículo 2, del Decreto 2609 de 2013 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión documental, enfocada al tema del documento electrónico Acondicionar la infraestructura del Archivo Central en cumplimiento del Acuerdo 049 del 2000 (5 de mayo), “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo 037 de 2002 “Distribución de áreas” Recibir las transferencias documentales de los Archivos de Gestión al Archivo Central Seguimiento, mantenimiento y actualización permanente del Programa de Gestión Documental y al Plan Institucional de Archivos. Metas a largo plazo Las metas a largo plazo, las que se encuentran previstas alcanzar para la vigencia años (2021 a 2025), son las siguientes: SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Seguimiento, mantenimiento y actualización permanente del Programa de Gestión Documental y al Plan Institucional de Archivos. Eliminación de documentos en el Archivo Central a partir de la aplicación de las Tablas de Valoración Documental en series y Subseries documentales a las cuales se les debe aplicar el procedimiento de eliminación. Implementación de la política de cero papel de tal forma que se pueda reducir como mínimo en un 30% en el consumo de papel. Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). El cual presenta el marco de referencia y lineamientos generales para la creación, recepción, captura, almacenamiento, organización, búsqueda y preservación de documentos electrónicos que las dependencias de la UCEVA producen y/o reciben en cumplimiento de procesos. Hacer la depuración y actualización de las formas electrónicas vigentes Consolidar el proceso de reprografía (digitalización o microfilmación) Integrar mecanismos de firma electrónica a la gestión documental Realizar las transferencias documentales primarias físicas y electrónicas al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo –SGDEA. Construir el depósito para Archivo Histórico 7. ARTICULACIÓN CON OTROS PROGRAMAS DE LA INSTITUCIÓN El Programa de Gestión Documental de la UCEVA debe estar articulado con el Sistema Integrado de Gestión, conformado por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). 7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) El Sistema de Gestión de Calidad permite fortalecer la imagen de la institución frente a los clientes actuales y potenciales al mejorar de forma continua la prestación de los servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes23.mediante el desarrollo de los procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y de Evaluación. El Sistema de Gestión de la Calidad está conformado por diez (10) procesos: cinco (5) del nivel Estratégico, dos (2) del nivel Misional, dos (2) del nivel Apoyo, uno (1) del nivel de Evaluación24. 23 24 http://www.uceva.edu.co/documents/planeacion/2015/Boletin%20N%201.jpg http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/nosotros/gestion-de-calidad SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 El proceso de Gestión Documental está incluido dentro de los procesos Estratégicos (Secretaría General), cuyo objetivo es apoyar a todos los procesos en la administración de la documentación (registros y documentos) mediante la adecuada identificación, seguimiento, organización, conservación, actualización y control, para garantizar la custodia de la memoria institucional, mediante la aplicación de las normas técnicas y legales requeridas. 7.2 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) El Modelo Estándar de Control Interno (MECI)25, coadyuva al logro de los objetivos institucionales permitiendo establecer las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos y los mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la Institución26. Este modelo está conformado por dos (2) Módulos, un (1) ejes transversal, seis (6) Componentes y trece (13) Elementos de Control27. Dentro del eje Transversal: Información y Comunicación, se tiene establecido como productos mínimos: Información y comunicación interna y externa, y el Sistema de comunicación28 Recursos necesarios Para alcanzar las metas anteriormente mencionadas se requieren los siguientes recursos: Humanos: equipo interdisciplinario, quien con su experticia, conocimiento y experiencia apoyarán la ejecución del Programa de Gestión Documental y los proyectos trazados. Tecnológicos: Herramientas tecnológicas necesarias y requeridas para la Gestión documental electrónica, Sistemas de registro de archivos y Sistemas de Gestión de Correspondencia. Físicos: Espacio suficiente para poder recibir las transferencias primarias y condiciones medioambientales para la conservación y preservación de la documentación que reposa en el Archivo Central. Espacios administrativos adecuados para el desarrollo de actividades que impactan directamente el Programa de Gestión Documental. 25 Actualización Decreto 943. 21 de mayo de 2014 http://www.uceva.edu.co/index.php/institucional/nosotros/modelo-estandar-control-interno 27 Ibid 28http://www.uceva.edu.co/documents/control_interno/Modelo%20Est%C3%A1ndar%20de%20Control %20Interno.pdf 26 SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 Económicos: Proyectar anualmente los recursos teniendo en cuenta las prioridades y necesidades planteadas en las metas a corto, mediano y largo plazo. 8. PROGRAMAS ESPECÍFICOS Los programas específicos permitirán lograr las metas y objetivos del proceso de gestión documental, asegurando que la Unidad Central del Valle del Cauca cuente con la documentación necesaria, para cumplir con las políticas de Transparencia, de Cero Papel y de Desarrollo Administrativo y Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos físicos y electrónicos. Ver: Programas Específicos adoptados según necesidades y requerimientos de la Institución Unidad Central del Valle del Cauca (UCEVA). SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 9. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle del Cauca armoniza con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en el Eje Transversal Información y Comunicación, cuyos productos mínimos son29: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA • Identificación de las fuentes de información externa • Fuentes internas de información • Rendimiento anual de cuentas • Tablas de retención documental • Políticas de comunicación SISTEMAS DE COMUNICACIÓN • Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia • Manejo organizado o sistematizado de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos • Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés • Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad 29http://www.uceva.edu.co/documents/control_interno/Modelo%20Est%C3%A1ndar%20de%20Control%20Interno. pdf SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1005-39.1-002-D Versión: 01 10 ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP1000 de 2009 El Programa de Gestión Documental de la Unidad Central del Valle armoniza con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 de 2009.30 Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versión vigente de los documentos. Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso; Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; Asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución, y Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. 30 http://www.uceva.edu.co/documents/planeacion/2015/NTCGP%201000%202009.pdf