CIERRE CONTABLE Fecha de actualización: 20/06/2013

CIERRE CONTABLE
Fecha de actualización: 20/06/2013
PROCESO
RELACIONADO:
Gestión Financiera
LÍDER ESTRATÉGICO:
Secretaria General
Líder Estratégico
LÍDER OPERATIVO:
Coordinadora Grupo Gestión financiera
OBJETIVO:
ALCANCE:
Ejecutar los cierres de cuentas con las dependencias responsables y realizar el cierre contable mensual y anual de acuerdo con las
políticas establecidas para su realización por parte de la Contaduría General de la Nación, a fin de generar, aprobar y presentar los
Estados Financieros y los reportes de Ley correspondientes, a los entes de control y comunidad en general.
Este procedimiento inicia con la recepción y verificación de la información de otras dependencias y termina con el cierre del período
contable ó el ejercicio.
El cierre contable es el procedimiento que consiste en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar sus saldos a las cuentas de
balance respectivas. Al finalizar un período contable, se cierran las cuentas de resultado determinando el superávit o déficit económico
del período o del ejercicio.
El Departamento Administrativo de la Función Pública realiza doce (12) cierres mensuales, cuatro (4) trimestrales y uno (1) anual con corte
a 31 de diciembre. Los cierres trimestrales y el anual se reportan a la Contaduría General de la Nación y a los organismos de control que
lo requieran.
GENERALIDADES:
De conformidad con el Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Régimen de Contabilidad Pública y demás normas que le aplican, la
autoridad y competencia para el manejo de la información presupuestal, contable y financiera y la verificación de la misma, es el Director
General del DAFP; sin embargo, podrá delegar esta función total o parcialmente en los servidores públicos de la entidad que él designe.
Esta función la ejecuta y firma el servidor público con funciones de Contador, conjuntamente con el Director General y el Coordinador del
Grupo de Gestión Financiera.
Cuando se incumplan los requisitos del producto y/o servicio, la Coordinadora del Grupo de Gestión Financiera tiene la autoridad y
responsabilidad de detectar los productos y/o servicios no conformes de acuerdo al procedimiento PD 002 PR MA "Producto / servicio no
conforme" y de la misma forma cuando se genere una acción correctiva ó preventiva se realizará de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento PD 003 PR MA "Acciones correctivas y preventivas".
TERMINOLOGÍA Y
ABREVIATURAS:
SIIF Nación: Sistema Integrado de Información Financiera del Ministerio de Hacienda Crédito Público
Líder Estratégico: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejercer actividades de planeación y control hacia los resultados de la
gestión del proceso.
Líder Operativo: Es la persona que tiene la responsabilidad de ejecutar técnicamente las actividades planeadas en el proceso.
F Versión 5
02/10/2012
Copia controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP.
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CIERRE CONTABLE
Fecha de actualización: 20/06/2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
INICIO
Estadísticas
F 002 PR AJR
F 003 PR AJR
Funcionario asignado en F 004 PR GA
F 035 PR GA
Contabilidad
F 037 PR GA
F 003 PR GF
F 004 PR GF
Contabilidad verifica la información remitida
por las dependencias involucradas y realiza
las conciliaciones con las bases de datos que
generan el Almacén y la Dirección Jurídica.
Funcionario asignado en
Contabilidad
El Contador solicita a los responsables
completar la información.
Funcionario asignado en
Contabilidad
Contabilidad verifica la información que
faltaba por reportar, analiza y de ser
pertinente realiza nota de contabilidad y
registra en el SIIF Nación.
Generar Balance de Prueba
Funcionario asignado en Registro SIIF
Contabilidad
Nación.
Contabilidad aprueba información y de
acuerdo con procedimiento de SIIF se genera
Balance
5
Con la información reportada se
analizan las cuentas
Funcionario asignado en Registro SIIF
Contabilidad
Nación.
Se hace un análisis de las cuentas de
acuerdo a su naturaleza y movimientos
efectuados
6
Cuentas
Funcionario
contabilidad
El Contador tiene la autoridad para decidir el
comportamiento de la cuenta
Recepcionar y verificar la información
de otras dependencias
1
NO
Información
pendiente?
2
SI
Solicitar información necesaria
a las dependencias que faltan por reportar
3
4
SI
1
NO
7
Generar informe de movimiento de
cuentas
8
Determinar la necesidad de
notas de contabilidad
Funcionario asignado en Registro
de Se verifica en reporte de SIIF que el moviento
Contabilidad
Movimientos SIIF de la cuenta sea razonable
NO
9
1
Realizar nota de
contabilidad?
asignado
2
Funcionario asignado en Registro SIIF
Contabilidad
Nación.
Se analizan los reportes emitidos por el SIIF
y se concilian con la información reportada
por las Áreas de Pagaduría, Presupuesto,
Almacén y por la Dirección Jurídica.
Funcionario
Contabilidad
El funcionario designado elabora la nota de
contabilidad
asginado
SI
A
F Versión 5
02/10/2012
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CIERRE CONTABLE
Fecha de actualización: 20/06/2013
N°
ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA)
RESPONSABLE
REGISTRO
OBSERVACIÓN
A
10
Analizar cuenta contable
11
Elaborar nota de contabilidad
12
13
Funcionario asignado en Registro
Contabilidad
Nación.
2
Realizar los ajustes de cierre
Cerrar el período contable ó el
ejercicio
Funcionario asignado en F 007 PR GF Nota El funcionario designado elabora la nota de
Contabilidad
de Contabilidad
contabilidad y la registra en el SIIF Nación
Funcionario asignado en Registro SIIF
Contabilidad
Nación.
1
Se analizan saldos iniciales, movimientos y
saldos finales que sean acordes a la realidad
de acuerdo a los informes de las Áreas de
SIIF
Pagaduría, Almacén y Presupuesto, Dirección
Jurídica y se realizan la notas contables si es
el caso.
Se devuelven a las dependencias respectivas
las bases de datos por ellas suministradas.
El SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público ejecuta un cierre automático del
período contable que da por terminado el mes o
la vigencia fiscal.
FIN
F Versión 5
02/10/2012
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