Manual de Funciones

Manual de Funciones
Administración
Aeropuerto J. Wilstermann
El manual de funciones de Sabsa brinda
información clara y específica sobre las
responsabilidades, funciones, relaciones de
dependencia y la razón de ser de los puestos.
Este documento, refleja las características
particulares de cada puesto y busca ser una guía
adecuada para las personas en el desempeño de
su trabajo.
Recursos Humanos
2010
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Jefe de Presupuestos y Proyectos
Administración
Gerente Financiero
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Brindar información oportuna a Gerencia Financiera en base a la elaboración de
presupuestos, control presupuestario e información estadística. Además, es responsable
de la preparación y evaluación de proyectos de inversión y de la gestión de seguros en
las tres regionales.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
Frecuencia
media diaria
1
Revisar el correo electrónico y dar respuesta a las solicitudes o consultas
recibidas.
20
2
Revisar la información estadística de pasajeros y aterrizajes con el fin de
analizar la situación de la empresa y para emitir reportes mensuales
Revisar las conciliaciones bancarias para verificar la disponibilidad de
efectivo de la empresa.
1
3
1
1
MANUAL DE FUNCIONES
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
Frecuencia
media
1
Preparar informes estadísticos sobre el flujo de pasajeros para información
gerencial.
Quincenal
2
Preparar la Información Gerencial (MI Management Information) para
remitirla a la Casa Matriz.
Incluir Saldos de la compañías relacionadas con el MI para reporte a la casa
matriz.
Preparar informes estadísticos mensuales sobre el flujo de pasajeros y
aterrizajes para información gerencial
Revisar variaciones en Saldos de Cuentas por Cobrar de clientes a la casa
matriz.
Elaborar el informe de Capex Commitment para entregar a gerencia
financiera.
Realizar el Control Presupuestario de ingresos, gastos, capex, para entregar a
gerencia financiera.
Preparar Reforecast, en base a lo ejecutado, para remitir a Casa Matriz.
Quincenal
3
4
5
6
7
8
9
Elaborar el presupuesto de ingresos, gastos y capex, para la entrega a
gerencia financiera.
10 Gestionar los seguros, elaborando formularios para la renovación de pólizas,
coordinando la emisión de pólizas cuando sea requerido, para luego
remitirlas a AASANA y ATT.
11 Preparar el 5 Year Business Plan, presupuesto de ingresos y gastos, capex en
base al balance general y flujo de caja proyectado a 5 años, para el envío a
Casa Matriz.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual y
Anual
4 veces al año
Anual
Anual
C/5 años
Media de
veces por año
1
Responder a requerimiento de información de Casa Matriz, relacionado a
estadística e información financiera.
Variable
2
Variable
5
Revisar las solicitudes de ejecución Capex para coordinar con los
aeropuertos, la aprobación y codificación de las mismas.
En caso de siniestros, gestionar el cobro del seguro siguiendo con el
procedimiento adecuado.
Responder a las solicitudes de DGAC, ATT y AASANA, respecto a
estadísticas y otros.
Calcular los impactos financieros sobre las operaciones del aeropuerto.
6
Realizar la evaluación financiera de proyectos de inversión.
Variable
3
4
Variable
Variable
Variable
2
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Gerencias
Jefaturas Administrativas
Contador General
Jefatura Operaciones y Mantenimiento
Sistemas
Casa Matriz





Relaciones Externas
Corredores de seguros
Compañías aseguradoras
ATT
DGAC
INE
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Economía, Finanzas o ramas afines.
Especialización en finanzas
Inglés básico
4 años de experiencia en el área.
3
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador General
Administración
Gerente Financiero
Supervisa a:
Contador regional
Encargado de ingresos
Encargado de egresos
Encargado de tesorería y facturación
Encargado de almacenes y adquisiciones
Encargado de activos fijos
Encargado de manifiestos
Encargado de Sistemas
2. MISIÓN
Como Jefe Administrativo Contable, es responsable de controlar la correcta elaboración
de los estados financieros y sus anexos; por otro lado, debe realizar la gestión y el control
administrativo para la regional Cochabamba. Además, como Contador General es
responsable de la elaboración de los Estados Financieros y sus anexos consolidados,
cumpliendo con los requisitos de la empresa y de acuerdo a normativa internacional y
local.
3. ORGANIGRAMA
4
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
Frecuencia
media diaria
Jefe Administrativo Contable
1
Revisar el movimiento de bancos, para verificar la disponibilidad de fondos.
3
2
3
Revisar y aprobar las órdenes de compra del área de Adquisiciones, así
como los requerimientos de almacén cuando se solicita ingresos o salidas de
cualquier material.
3
Realizar el seguimiento y control de la calidad y precisión de las tareas
dependientes del área de Jefatura Administrativa.
4
Revisar los reportes de recaudación elaborados por el encargado de tesorería
para su entrega al encargado de ingresos.
5
Revisar y aprobar las notas de cobranza elaboradas y emitidas por el
encargado de facturación.
6
Realizar la revisión de los asientos contables generados, para dar la
autorización de su archivo.
7
Recibir la documentación administrativa contable desde gerencia y jefaturas
administrativas de otras regionales, para su posterior delegación al personal
correspondiente.
8
Recibir las facturas de proveedores u órdenes de pago, para su inclusión en
el requerimiento de fondos semanal.
9
Revisar los comprobantes de pago recibidos del encargado de egresos, para
su entrega al contador auxiliar.
10 Atender ante cualquier requerimiento de información, datos u otro tanto a
clientes internos como externos.
Contador General
b.
Nº
2
1
1
1
3
2
1
Continuo
Periódicas (periodicidad fija)
Descripción
Jefe Administrativo Contable
1
Revisar y aprobar los requerimientos de fondos y comprobantes de pago
realizados por el Encargado de Egresos.
2
Revisar los cuadros de Ejecución Capex de la regional, juntamente al
contador auxiliar.
3
Revisar y aprobar notas de cobranza por concepto de alquileres y aterrizajes,
realizadas por Facturación.
Frecuencia
media
Semanal
Semanal
Mensual
5
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
6
7
8
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Revisar los Estados Financieros y anexos de la regional Cochabamba con el
contador auxiliar.
Revisar los formularios de Declaración de los diferentes impuestos, de la
regional Cochabamba, con el encargado de egresos.
Revisar el reporte de altas, bajas, transferencia de activos fijos de la regional,
para su presentación a AASANA.
Revisar la ejecución presupuestaria de la regional Cochabamba.
Autorizar pagos y firmar los cheques de la cuenta operativa y, en caso de
ausencia del Gerente financiero, proceder de la misma forma con los
cheques de la cuenta matriz.
9
Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, con el reporte del
área encargada.
10 Recibir los reportes de tesorería sobre recaudaciones para el balance
mensual.
11 Hacer el seguimiento del movimiento de almacenes, mediante el reporte
recibido de esa área.
12 Revisar el reporte de gastos de caja chica, realizado por el encargado de
egresos.
13 Elaborar hojas de cálculo para el respaldo de provisiones, amortizaciones de
seguros, activos diferidos en UFVs, para adjuntar al balance.
14 Realizar la revisión y conciliación de ingresos para el cálculo del pago por la
concesión a AASANA.
Contador General
1
Revisar y aprobar las solicitudes de pago de la cuenta matriz elaborados por
los tres aeropuertos.
2
Revisar la planilla de sueldos y anexos de los tres aeropuertos, elaborado por
Gerencia de Recursos Humanos, para dar su visto bueno antes de realizar los
pagos al personal.
3
Elaborar los asientos contables a valor histórico para las tres regionales, para
su registro en el sistema contable de reporte.
4
Elaborar las hojas de trabajo por regional, para los reportes financieros a
valor histórico.
5
Revisar la Información Financiera a valor histórico de las tres regionales,
para la emisión de los Estados Financieros consolidados.
6
Elaborar los anexos a los Estados Financieros consolidados a valor histórico
para su remisión a Jefe de Proyectos y Presupuestos.
7
Preparar y emitir los Estados Financieros consolidados a valor histórico para
su remisión a Gerencia Financiera y al Jefe de Presupuestos y Proyectos.
8
Elaborar los anexos a los Estados Financieros consolidados a valor re
expresado para el Gerente Financiero.
9
Revisar y consolidar los Estados Financieros re expresados, recibidos de
cada Jefe Administrativo, para la emisión del Balance consolidado.
10 Preparar y emitir los Estados Financieros re expresados Consolidados de
acuerdo a normativa local.
Mensual
Mensual
Semestral
Semanal
Semanal
Semanal
Mensual
Semanal
Semanal
Mensual
Mensual
Semanal
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
6
MANUAL DE FUNCIONES
11
12
13
14
15
16
17
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Elaborar el Estado de Recaudación de la DGAC para su posterior
conciliación.
Elaborar el cálculo consolidado por cada uno de los impuestos (IVA,
Transacciones, RC-IVA, etc.)
Elaborar hojas de trabajo para anexos tributarios consolidado.
Mensual
Revisar las Declaraciones Juradas elaboradas en el portal tributario y el
posterior pago de los impuestos.
Atender requerimientos de auditoría Interna y hacer seguimiento al
levantamiento de las observaciones presentadas en el informe de control
interno.
Elaborar Hoja de Trabajo para el cálculo del IUE anual, uno preliminar en
Noviembre y el otro final en el mes de Enero.
Atender los requerimientos de auditoría externa.
Mensual
Mensual
Mensual
Trimestral
2 veces al año
2 veces al año
18
Revisar el reporte de auditoría externa local, con todos los datos de la
información financiera auditada.
Anual
19
Elaborar los Estados Financieros consolidados a valor histórico anuales para
su remisión a Gerencia Financiera y al Jefe de Presupuestos y Proyectos.
Elaborar los Estados Financieros consolidados re expresados anuales para
presentar al SIN de acuerdo a la normativa local vigente.
Elaborar el formulario del impuesto a las utilidades para su posterior pago.
Anual
20
21
Anual
Anual
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Descripción
Nº
Jefe Administrativo Contable
1
Elaborar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en
el sistema contable Scala.
2
Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de General o Gerencia
Financiera.
Contador General
1
Implementar sistemas automatizados para complementar al sistema de
contabilidad y así poder cumplir con la normativa contable local e
internacional, contando así con información oportuna y confiable.
2
Recibir de los Jefes Administrativos, de las diferentes regionales, las
solicitudes de pago a través de la cuenta bancaria matriz, para aprobar y
ordenar la emisión de cheques.
3
Hacer seguimiento de los trámites que se deban realizar en el Servicio de
Impuestos Nacionales (dosificación de facturas y otros). Además, tender y
dar respuesta a sus notificaciones.
4
Atender requerimientos de Organismos del Estado (AASANA, ATT,
DGAC, etc.)
Media de
veces por año
10
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO
7
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Relaciones Internas
Jefe Administrativo Contable
 Jefaturas Administrativas LP y SRZ
 Encargados del área administrativa
 Encargado de Sistemas
 Gerente Desarrollo Negocios
 Jefe de Mantenimiento
Relaciones Externas
Jefe Administrativo Contable
 Proveedores
 Concesionarios y líneas aéreas
Contador General
 Gerencia Financiera
 Gerencia RRHH
 Jefaturas Administrativas LP y SRZ
 Personal contable
 Jefe de Sistemas Santa Cruz
 Jefe de Presupuestos y Proyectos
 Casa Matriz
Contador General
 Instituciones del Estado
 SIN
 Asesores tributarios
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Contaduría Pública.
Especialización o postgrado en finanzas
Inglés medio
5 años en cargos similares.
8
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador Regional
Administración
Jefe Administrativo Contable/Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar la contabilidad del aeropuerto para obtener resultados financieros mensuales y
anuales que permitan contar con información actualizada y oportuna para la toma de
decisiones.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
1
2
Descripción
Realizar la contabilidad de los comprobantes de pago por cheques, los
comprobantes de caja chica de mantenimiento y administración y los
comprobantes de diario sobre otras transacciones.
Transcribir cargos contables en el sistema contable Scala, recibidos de las
otras regionales, como parte de la contabilidad mensual.
Frecuencia
media diaria
Continuo
Continuo
9
MANUAL DE FUNCIONES
3
4
5
6
b.
Nº
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras
regionales.
Escanear documentación contable de interregionales, para enviar a los
aeropuertos de La Paz y Santa Cruz.
Realizar la contabilización de las cajas chicas en el sistema contable Scala.
Archivar la documentación contable en general, responsabilizándose por
todos los asientos y los comprobantes de contabilidad.
Periódicas (periodicidad fija)
Descripción
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Contabilizar los movimientos en almacenes. Asimismo, revisar las
apropiaciones contables en el Sistema Sigpre para almacén.
Elaborar cuadro de prueba de impuestos (IVA e IT), para adjuntar al balance
mensual.
Realizar la conciliación de interregionales, para el balance.
1
3
1
1
Frecuencia
media
Semanal
Mensual
Quincenal
Contabilizar pasajes de Aerosur y elaborar el cuadro de control. Elaborar el
cuadro de cuentas por cobrar de Aerosur.
Contabilizar las provisiones de gastos de fin de mes, para el balance.
Quincenal
Contabilizar planilla de sueldos, amortización de seguros y devengamiento
de ingresos, para el balance.
Registrar el cálculo del pago por la concesión a AASANA.
Mensual
Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los
movimientos generados.
Foliar y notariar, mensualmente, los libros de compras y ventas IVA,
cumpliendo con las disposiciones de ley.
Apoyar en el inventario físico de almacenes.
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Trimestral
12
Elaborar los estados de cuentas de activo, pasivo, ingreso y gasto, para
respaldo del balance mensual.
Elaborar el Informe sobre la gestión de cobranzas.
Quincenal
13
Revisar el Balance General y Estado de Resultados de la regional.
Quincenal
14
Revisar libro de compras IVA, para su presentación a impuestos.
Quincenal
c.
Mensual
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Descripción
Media de
veces por año
1
Crear códigos proveedores, clientes y de detalle en el sistema contable.
Variable
2
Realizar toda tarea encomendada por el Contador General/Jefe
Administrativo Contable.
Preparar información y/o documentación para auditorías externas o de
acuerdo a requerimiento de instituciones externas.
Variable
3
Variable
10
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Contador General
Jefe administrativo Cochabamba, La
Paz y Santa Cruz
Encargados de: Egresos, Ingresos,
Tesorería y facturación, Encargado de
Almacenes


Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Auditoría, Contaduría Pública.
Conocimientos avanzados en tributación
Inglés básico
3 años de experiencia en el manejo contable.
11
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador de Ingresos
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el control de ingresos de la regional Cochabamba, revisando que los mismos
estén correctos, para obtener Reportes Financieros mensuales y anuales, y así, contar con
información fidedigna y en el momento oportuno.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
3
Realizar la contabilización de los Ingresos por recaudaciones diarias (tasas
de aeropuerto, peaje, parqueo cerrado y cobranzas).
Realizar la contabilización de las facturas diarias correspondientes a las
operaciones aeronáuticas no regulares.
Completar los cuadros de control de correlatividad de ingresos, para llevar
Frecuencia
media diaria
1
1
1
12
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
6
7
8
9
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
un respaldo de los asientos contables.
Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras
regionales (interregionales).
Realizar la verificación diaria de la variación del tipo de cambio del dólar e
informar a los interesados cualquier modificación.
Apoyar en el recuento de recaudaciones a Tesorería, para actuar como
testigo.
Custodiar los valores de la empresa (facturas, stickers y boletos) para
entregar a los diferentes puntos de recaudación.
Entregar valores y formularios a los recaudadores, previa firma de nota de
remisión.
Archivar la documentación y los asientos contables referidos a ingresos.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
1
1
Continuo
1
1
Periódicas (periodicidad fija)
Descripción
1
Continuo
Realizar controles en puntos de recaudación, para el seguimiento del trabajo
de recaudadores y para realizar arqueos comprobando la correcta
administración de los fondos.
Contabilizar la facturación mensual por concepto de alquileres y operaciones
aeronáuticas.
Conciliar las cuentas por cobrar entre Sistema Contable y Tesorería, para la
elaboración de los reportes financieros mensuales.
Realizar el informe de correlatividad de la venta de valores, para mantener
un control y seguimiento adecuados.
Verificar datos del libro de ventas IVA, aleatoriamente, como control
interno
Realizar arqueos de caja, para respaldo del balance.
Realizar la revisión final del libro de ventas IVA y conciliación con el saldo
del sistema contable.
Elaborar el Cuadro mensual de ingresos por tipo de ingresos, para presentar
al jefe de administración.
Conciliar las cuentas por cobrar y los reportes de los tres aeropuertos, para
entregarlos al Contador General como parte de los reportes financieros
consolidados.
Realizar la revisión de reportes DGAC de las tres regionales, para
Contabilidad General.
Apoyar en el inventario físico de almacenes.
Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y
proyectos (desglose de ingresos)
Conciliar información de formulario ATC04 de AASANA, respecto a
reporte de vuelos no regulares de Némesis, para control de Jefe
Administrativo.
Frecuencia
media
c/2 días
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Semanal
Semanal
Mensual
Mensual
Mensual
Trimestral
Mensual
Mensual
13
MANUAL DE FUNCIONES
14
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Conciliar Kardex del Sistema Némesis con el Sistema Scala, para verificar
que se registraron todas las transacciones en ambos sistemas.
Mensual
14
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
Media de
veces por año
1
Reemplazar a los otros encargados del área, cuando sea necesario.
Variable
2
Recibir, revisar y custodiar los valores entregados de almacenes, de acuerdo
a dosificación y requerimiento previo.
Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de
instituciones externas.
Brindar un apoyo para el balance anual a Contabilidad General en varias
actividades determinadas por el Contador.
Contabilizar planilla de costo de importaciones y su posterior
contabilización en el sistema contable Scala.
Realizar toda tarea encomendada por el Contador General.
Variable
3
4
5
6
3
1 - 12 veces
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO




Relaciones Internas
Jefes Administrativos Cochabamba, La
Paz y Santa Cruz
Contadores de Ingresos Santa Cruz y
La Paz
Encargados Sistemas (Cochabamba y
Santa Cruz)
Encargado de Tesorería


Relaciones Externas
Clientes
Auditores externos
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Auditoría, Contabilidad, Administración de
Empresas o ramas afines.
Conocimientos avanzados en tributación
2 años en el manejo contable.
15
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Contador de Egresos
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Gestionar los pagos de la empresa, mediante la emisión de cheques y el control de
cuentas bancarias. Además, administrar con honestidad los fondos de caja chica.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
3
Elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas matrices en dólares y
bolivianos, basado en los extractos bancarios diarios.
Cargar al sistema Sigpre el movimiento de cuentas bancarias, para registrar
los cheques girados y los depósitos recibidos.
Administrar y controlar los gastos de caja chica del área administrativa y
Frecuencia
media diaria
1
1
Continuo
16
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
mantenimiento, contando con la documentación de respaldo y bajo la
aprobación del Jefe Administrativo.
Elaborar el reporte de las obligaciones de Aerosur a nivel nacional.
1
1
7
Controlar el depósito de ingresos y realizar la contabilización de Bancos de
las cuentas matrices en dólares y bolivianos, registrando en el sistema
contable diferenciando por regional, para Contabilidad General.
Obtener los extractos de la cuenta de la Dirección de Aeronáutica Civil y
controlar los depósitos por recaudaciones de las tres regionales, para reportar
al Contador General.
Hacer el seguimiento de comprobantes de pago.
8
Archivar toda la documentación contable referente a pagos y caja chica.
1
9
Apoyar al área de Recursos Humanos de la regional Cochabamba con toda
tarea o actividad encomendada por el Gerente del área.
Periódicas (periodicidad fija)
1
6
b.
Descripción
1
1
Frecuencia
media
1
Realizar la conciliación de Cuentas Operativas, para la regional de
Cochabamba.
Semanal
2
Elaborar el requerimiento de fondos, para su presentación al Jefe
Administrativo.
Elaborar comprobantes de pagos y emisión cheques según el requerimiento
de fondos, aprobado por el Jefe Administrativo, para cumplir con las
obligaciones pendientes.
Elaborar el detalle de gastos de Caja Chica de Administración y
Mantenimiento.
Elaborar las Declaraciones Juradas de impuestos del aeropuerto de
Cochabamba y reportarlo al Jefe Administrativo.
Generar el archivo de libros de compras y ventas en el sistema Da vinci para
la presentación de la Declaración Jurada.
Elaborar el Cuadro Detalle de Retenciones Tributarias como respaldo del
balance.
Realizar el control y seguimiento de consumo de combustible basándose en
las autorizaciones de abastecimiento y confrontando con el detalle de
consumo de combustible.
Controlar la generación del archivo de libros de compras en el sistema Da
vinci para la presentación de la Declaración Jurada.
Elaborar libros y conciliaciones bancarias de cuentas operativas, para
complementar información de estados financieros.
Realizar la conciliación mensual de las cuentas bancarias consolidadas,
(cuenta matriz y DGAC) como parte del Balance mensual.
Llenar las declaraciones juradas consolidadas en el portal tributario, del
contador general para la posterior cancelación de impuestos.
Semanal
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Semanal
Semanal
Mensual
Mensual
Semanal
Quincenal
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
17
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
13
Apoyar con el inventario físico de almacenes.
Trimestral
14
Atender requerimientos de auditoría externa.
Variable
15
Elaborar cuadros de gastos por diferentes rubros para la elaboración de
presupuesto anual.
16 Elaborar cuadros de información para el informe de Responsabilidad Social
Corporativa (CSR), colaborando con el Jefe de Mantenimiento.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
1
2
3
4
5
Atender solicitudes del SIN (impuestos) y AASANA (documentación)
apoyando al Contador General
Elaborar los cheques y comprobantes de pago para los tres aeropuertos de la
cuenta matriz, cuando los montos superan los $us. 5.000 o los Bs. 50.000.
Asignar el código de control a los proyectos CAPEX de los tres aeropuertos,
para su posterior archivo.
Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo, Contador
General o el Jefe de Presupuestos y Proyectos.
Realizar el control de la vigencia de los contratos de proveedores.
Anual
Anual
Media de
veces por año
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO







Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Contador general
Contador auxiliar
Encargado de Ingresos
Encargado de Presupuesto
Mantenimiento
Gerente RRHH


Relaciones Externas
Proveedores
Bancos
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Contaduría Pública, Administración de Empresas
o ramas afines.
Conocimientos avanzados en Tributación
3 años de experiencia en el área.
18
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Activos Fijos
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Efectuar el registro de ingreso, la asignación del custodio, salvaguarda y control
minucioso de los activos fijos de la empresa. Además, realizar la inventariación física de
los mismos.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
Realizar rondas diarias en las instalaciones del aeropuerto para hacer el
seguimiento del manejo o administración de los activos fijos en cada área.
Archivar físicamente la documentación relacionada con los activos fijos,
como ser compras, hojas y actas de transferencia y el listado de Activos Fijos
propios y concedidos.
Frecuencia
media diaria
1
1
19
MANUAL DE FUNCIONES
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Frecuencia
media
Descripción
1
2
3
4
5
c.
Nº
Elaborar los cuadros con altas y bajas de activos fijos de la empresa
realizadas en el mes, para reportar a Jefe Administrativo.
Elaborar los cuadros para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones
mensual de los Activos Fijos de la empresa, de acuerdo a la normativa local.
Realizar la verificación física de los activos fijos por sectores dentro del
aeropuerto.
Preparar un reporte semestral de altas, bajas, transferencias locales y
regionales de los activos fijos propios y de AASANA. Además, cualquier
devolución realizada a AASANA.
Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y
proyectos (desglose activos fijos)
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
2
3
4
5
6
7
8
Mensual
c/ 4 meses
Semestral
Mensual
Media de
veces por año
Descripción
1
Mensual
Registrar los activos fijos nuevos de acuerdo a las especificaciones de los
mismos, codificando físicamente y en el sistema de activos fijos.
Realizar la transferencia y el seguimiento de la misma de activos fijos
propios y concedidos, anotando en el sistema el movimiento realizado.
Elaborar el Acta de Transferencia entre los diferentes aeropuertos por el
movimiento de activos fijos propios y concedidos por AASANA.
Mantener un control estricto de las bajas de los Activos Fijos propios y los
concedidos por AASANA, dando de baja el activo con autorización del Jefe
Administrativo.
Recoger los activos fijos dados de baja para llevarlos al depósito de activos,
registrando en el sistema, resguardando los mismos.
Realizar inventarios a requerimiento de otras instituciones.
Variable
Reemplazar al Encargado de Tesorería, al Encargado de Manifiestos y al
Asistente Administrativo en caso de ausencia.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Todo el personal
Encargado de almacenes

Relaciones Externas
Encargado de activos fijos de
AASANA
20
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad o
ramas afines.
Conocimientos sólidos en Computación
Conocimiento de normas tributarias para la administración de
activos fijos
2 años de experiencia en puestos similares.
21
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Adquisiciones
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo procedimientos establecidos y
precautelando los intereses de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
Recibir pedidos de adquisición de las unidades solicitantes, mediante el
sistema Sigpre. previa aprobación y de acuerdo a procedimiento establecido.
2
Realizar cotizaciones de productos por teléfono o correo electrónico, de
acuerdo a los requerimientos recibidos.
Frecuencia
media diaria
3
3- 5
22
MANUAL DE FUNCIONES
3
4
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Elaborar órdenes de compra, órdenes de trabajo y cuadros de comparación,
presentando a Jefe Administrativo para su firma de aprobación.
Archivar toda la documentación referida a la compra de los materiales,
productos e insumos.
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
2
3
4
c.
Nº
Realizar cotizaciones de productos visitando a proveedores, cuando la
compra así lo requiera.
Realizar la compra en instalaciones de los proveedores, cuando se requiera,
para entregar a almacenes.
Realizar compras menores con fondos de Caja Chica.
Verificar que el material adquirido se encuentre en excelente estado y que
cuente con la documentación requerida de acuerdo a procedimiento.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
2
3
4
3 veces a las
semana
2 - 3veces a la
semana
Semanal
Semanal
Media de
veces por año
Descripción
1
Continuo
Frecuencia
media
Descripción
1
3
Coordinar con asesoría legal y el Jefe Administrativo la elaboración de
contratos de compras superiores a $us. 2.000 como procedimiento para toda
compra formal.
Realizar compras de emergencia requeridas con fondos de caja chica,
contando con la información respaldatoria y coordinando con el Encargado
de Egresos (montos inferiores a los Bs. 500).
Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras
regionales.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado de Egresos
Encargado Almacenes otras regionales
Encargado Sistemas
Todo el personal

Relaciones Externas
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Técnico medio en Administración de Empresas, Contabilidad o
ramas afines.
Formación complementaria
23
MANUAL DE FUNCIONES
Idioma
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
2 años de experiencia en el área.
24
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Almacenes
Administración
Jefe Administrativo Contable
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Administrar y controlar el inventario de productos y materiales de la empresa, siguiendo
los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Descripción
Nº
1 Recibir los materiales y productos, verificando especificaciones contenidas
en la orden de compra, cotización del proveedor y pedido de materiales. (En
caso de productos especiales, realizar la verificación con la unidad
solicitante)
2 Registrar compras en el Sistema Sigpre, para control de inventarios.
3
4
Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las
diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación
que corresponda.
Actualizar stocks en el Sistema Sigpre, generando las entradas y salidas del
sistema, para su envío a contabilidad.
Frecuencia
media diaria
Continuo
Continuo
Continuo
1
25
MANUAL DE FUNCIONES
5
6
7
8
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Controlar la existencia de productos, el correcto almacenamiento y orden de
los mismos.
Archivar toda la documentación de ingreso y entrega de los materiales,
productos e insumos.
Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las
diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación
que corresponda.
Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a
centros de gastos y por objeto de gastos.
Continuo
1
Continuo
Mensual
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
3
Realizar el control de stocks mínimos, para efectuar solicitudes de
adquisición cuando sea pertinente.
Elaborar el detalle sobre el movimiento semanal en almacenes y entregarlo a
Contabilidad.
Entregar reportes de ingresos y salidas de almacén a Contabilidad.
4
Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a
centros de gastos y por objeto de gastos.
1
2
5
6
7
8
Generar el Reporte de inventarios a valor histórico y re expresados en UFVs
o en la moneda requerida.
Realizar el informe de sustancias controladas, para reportar a Jefe de
Administración por requisito de la División de Sustancias Controladas.
Realizar inventario general, por cierre de gestión y control interno,
verificando que la existencia física coincida con la documentación.
Preparar los listados de alta rotación para proceder a la selección de
proveedores fijos, preparando las planillas para su evaluación.
9
Realizar inventario por muestra, para verificar que la existencia física esté de
acuerdo a inventarios.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
1
2
Descripción
Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras
regionales.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Frecuencia
media
Mensual
Semanal
Semanal
Mensual
Mensual
Mensual
Semestral
Trimestral
Mensual
Media de
veces por año
12
Variable
26
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Encargado de Adquisiciones
Encargados de las distintas áreas.

Relaciones Externas
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad,
Auditoría o ramas afines.
Sólidos conocimientos en Computación
2 años de experiencia en puestos relacionados.
27
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Manifiestos
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Analizar y conciliar información estadística referente a pasajeros reportados en
manifiestos de vuelo respecto a venta efectiva de valorados.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
Recoger la información sobre los vuelos de las diferentes líneas aéreas, con
la lista y resumen de pasajeros.
Obtener los itinerarios diarios de las líneas aéreas del área de Informaciones,
Frecuencia
media diaria
3
2
28
MANUAL DE FUNCIONES
3
4
5
6
7
8
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
cotejando que la cantidad de manifiestos sea la correcta.
Introducir los datos al sistema de manifiestos con la información recogida,
para después obtener los diferentes cuadros estadísticos.
Revisar el trabajo en sistema y cuadrar la información de manifiestos y
recaudaciones con tesorería, para analizar las diferencias posteriormente.
Recoger los exentos del área de informaciones, para revisar si están
correctamente otorgados e introducirlos al sistema. Si los datos no son
correctos, presentar la observación al Jefe de Informaciones para su
reposición.
Revisar cuadro analítico nacional e internacional, para establecer diferencias
entre la información de líneas aéreas respecto a información de Sabsa.
Realizar ajustes que correspondan, respaldando estas diferencias con
documentación de recaudaciones.
Ordenar y archivar la información de manifiestos.
3
3
1
1
1
1
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Frecuencia
media
Descripción
1
Emitir reporte general de información de vuelos y flujo de pasajeros, para
enviar al Encargado de Proyectos y Presupuestos y Jefe Administrativo.
Mensual
2
Introducir datos, obtenidos de las líneas aéreas, de carga y equipaje al
sistema de manifiestos, para obtener información estadística de carga.
Semanal
3
4
c.
Nº
Apoyar al área de Adquisiciones y Almacenes con la ejecución de compras
de materiales, insumos o productos.
Realizar la revisión de los cuadros estadísticos (cuadro analítico), para
observar las posibles variaciones y verificar si son justificadas, respaldando
estas diferencias con documentación de recaudaciones.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
2 veces por
semana
Media de
veces por año
Descripción
1
c/2 días
2
Revisar el sistema de control de pasajeros con el encargado de sistemas, para
realizar ajustes en caso de ser necesario.
Reemplazar a personal de recaudaciones cuando sea necesario.
2
Variable
3
Realizar toda tarea encomendada por su superior
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO



Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Jefe de Presupuestos y proyectos
Encargado de adquisiciones y

Relaciones Externas
Líneas aéreas
29
MANUAL DE FUNCIONES



Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
almacenes
Encargado de Sistemas
Encargado de Egresos
Recaudadores tasas de aeropuerto
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia



Bachiller en Humanidades
Manejo de planillas electrónicas
Licencia de Conducir tipo A.
6 meses de experiencia en el área de servicios aeronáuticos.
30
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Responsable de Facturación
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
2. MISIÓN
Generar la facturación de la empresa por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos,
siguiendo con los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
3
Generar la nota de cobranza y la factura desde el sistema de facturación
Némesis para Aerosur, revisando previamente las constancias de servicios
emitidas a las líneas aéreas.
Introducir al sistema de facturación el pago efectuado por los clientes, de
acuerdo al informe de cobranzas, para generar el estado de cuentas por cobrar.
Entregar las facturas al cobrador, para su distribución a los clientes.
Frecuencia
media diaria
1
1
1
31
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
6
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Emitir viñetas de ingreso al aeropuerto a concesionarios, líneas aéreas,
instituciones del estado, empleados de SABSA, empleados de AASANA y
otros; solicitando requisitos, firma de compromiso y pago previo en tesorería.
Realizar la revisión de ATC004 AASANA, cruzando con la información
registrada en el sistema NEMESIS, para proceder con el cobro y facturación
por concepto de Aterrizajes.
Archivar toda documentación sobre facturación de la empresa, es decir, las
facturas y notas de cobranza.
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de Némesis para
alquileres a concesionarios, revisando previamente vigencia de contrato.
2
Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis
para servicios básicos, tomando en cuenta el consumo de energía eléctrica y
agua de los concesionarios (informe recibido de mantenimiento)
3
Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis
por ingreso a plataforma a las empresas que brindan servicios de remesas de
dinero.
4
Facturar por servicios aeronáuticos a las líneas aéreas nacionales e
internacionales, de acuerdo a cronograma establecido por Jefe Administrativa
Contable, previa revisión de las constancias de servicios emitidas. TRES
5
Comparar el ATC 004 respecto al resumen de servicio de aterrizaje en el
sistema némesis de vuelos de las diferentes líneas aéreas. TRES
6
Conciliar información de alquileres con el sistema contable Scala, para
verificar que en contabilidad se haya registrado la totalidad de facturas. TRES
REGIONALES
7
Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y
proyectos (cuentas por cobrar)
8
Realizar la facturación por alquiler variable, previa revisión de información
de ventas de cada concesionario. TRES REGIONALES
9
Enviar estadísticas de facturación, aterrizajes y servicios SAT al encargado de
Proyectos y Presupuestos.
10 Notificar la necesidad de renovación de viñetas a las instituciones del
aeropuerto (AASANA y líneas aéreas).
11 Actualizar viñetas en el sistema, diferenciando entre las vencidas y las
vigentes.
c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Nº
Descripción
1
2
Visitar a clientes para efectuar revisiones in situ, verificando que la
información sobre ventas recibida sea la correcta.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
25
1
1
Frecuencia
media
Mensual
Mensual
Cronograma
establecido
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Anual
Anual
Media de
veces por año
De acuerdo a
cronograma
Variable
32
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Jefe Administrativo
Contador de Ingresos
Encargado de Tesorería
Cobrador
Jefe de Aeropuerto
Operador Némesis



Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Consulados
Instituciones del Estado
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico Superior en Contabilidad.
Conocimiento en legislación tributaria
2 años de experiencia en el área.
33
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Encargado de Tesorería
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
Cobrador – mensajero
Recaudadores peaje
Recaudadores tasa de aeropuerto
2. MISIÓN
Recibir y controlar la recaudación por ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos y realizar
los pagos a proveedores de bienes y servicios. Además, supervisar el trabajo de los
recaudadores y del cobrador.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
3
Realizar el conteo del dinero recaudado el día anterior (caja fuerte y entrega
directa de recaudadores y cobrador), en presencia de un tercero, para
consolidar los ingresos diarios y enviar al banco mediante la empresa Brinks.
Generar la información de las recaudaciones, en el Sistema Contable Scala y
el Sistema de Tesorería.
Elaborar el detalle de recaudaciones, mediante el Sistema de Tesorería, para
Frecuencia
media diaria
1
1
1
34
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
el envío electrónico a Jefe Administrativo, a Contador General y a Gerente
Financiero.
Imprimir el detalle de recaudaciones, con los debidos respaldos, para revisión
de Jefe Administrativo.
Emitir facturas manualmente por cobro inmediato de ingresos aeronáuticos y
no aeronáuticos. Archivando y pasando una copia a jefe administrativo.
Elaborar boletas de depósito del dinero recaudado y la boleta de transporte de
la remesa a enviar.
Proporcionar moneda fraccionada a los recaudadores, para facilitar su trabajo.
Mantener el contacto directo con recaudaciones y atender sus requerimientos
para solucionar dificultades con los usuarios, siguiendo los procedimientos y
normas establecidos para cada caso.
Emitir recibos oficiales, cuando el cliente paga en la oficina de tesorería.
Archivar toda documentación relacionada con tesorería, tales como recibos
oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados
recaudadores.
Efectuar el pago a proveedores, una vez que los cheques cuenten con las
firmas autorizadas.
Recibir los pagos por credenciales, viñetas, aterrizajes no regulares y
concesionarios.
Realizar los Reportes Internos, separando los ingresos de acuerdo al tipo de
moneda en que se reciban (dólares o bolivianos) para el envío a Bancos.
Archivar toda documentación relacionada con tesorería, como son los recibos
oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados
recaudadores.
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
Descripción
1
2
3
4
5
c.
Nº
Elaborar e imprimir cuadros por tipo de ingreso para cierre de balance
(reportes a la DGAC, cuadros correlativos de valores, libro de ventas, Kardex
valores, ingresos por alquileres a concesionarios, credenciales, viñetas y
otros), para adjuntar al balance general del mes.
Elaborar el cuadro de ventas de valores y cuadro detallado de ingresos para
reportar al Jefe Administrativo, Contador General y Gerente de Finanzas.
Realizar visitas a los puntos de recaudación, para inspeccionar el trabajo del
personal.
Almacenar las copias de los valores, para archivar en depósito.
Efectuar el pago de planillas a personal de apoyo externo y al personal
terciarizado.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Descripción
1
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
1
Continuo
1
1
Continuo
3
1
10
Continuo
1
1
Frecuencia
media
Mensual
Mensual
Semanal
Mensual
Mensual
Media de
veces por año
Variable
35
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
5. RELACIONES DE TRABAJO




Relaciones Internas
Recaudadores
Jefe Administrativo
Contador General
Contador de Ingresos



Relaciones Externas
Concesionarios y líneas aéreas
Empresa Brink's
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Técnico Superior en Administración de Empresas, Economía o
Auditoría.
2 años de experiencia en el manejo de efectivo.
36
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Cobrador - mensajero
Administración
Encargado de Facturación y Tesorería
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar las cobranzas, por conceptos aeronáuticos y no aeronáuticos, a concesionarios y
empresas aéreas, en procura de evitar moras en las cuentas por cobrar. Además, cumplir
con las funciones de mensajería para toda la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
Frecuencia
media diaria
1
Realizar las cobranzas a Aerosur y entregar las notas de cobranza.
1
2
Realizar todas las tareas de mensajería es decir, recojo de paquetes, entrega
de correspondencia, contratos, documentos y otros.
Efectuar las compras de pasajes aéreos para todo el personal, de acuerdo a
los requerimientos.
2
3
1
37
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
6
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Apoyar a tesorería en el recuento de dinero por ingresos percibidos en peaje,
tasa de aeropuerto y parqueo cerrado.
Emitir un informe verbal diario sobre las cobranzas al Encargado de tesorería
Apoyar a tesorería en la recepción de dinero recaudado en el turno nocturno
de los puntos de recaudaciones (portazgo y parqueo), para entregar a
tesorería.
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
1
1
1
Frecuencia
media
Descripción
1
Entregar notas de cobranza a líneas aéreas: TAM, TAM militar, TAB, para
pagos a la empresa.
Semanal
2
Realizar las cobranzas mensuales a líneas aéreas, concesionarios y agencias
de viajes, de acuerdo a las especificaciones de facturación y tesorería.
Entregar facturas por servicios prestados a clientes y concesionarios.
Mensual
Emitir un informe escrito, detallando cobranzas efectuadas, para entregar al
Encargado de Facturación y el Encargado de Ingresos.
Realizar el pago de servicios básicos y de telefonía, como apoyo a
contabilidad.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
Mensual
3
4
c.
Nº
1
2
Mensual
Mensual
Media de
veces por año
Descripción
Apoyar en la revisión de los contratos con clientes y concesionarios en
cuanto a su vigencia para la correspondiente renovación o cese de los
mismos con el área de egresos y comercial.
Realizar toda tarea encomendada por sus superiores.
1
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Encargado de Tesorería y Facturación
Secretaria de Gerencia
Secretaria Administrativa
Jefaturas
Recaudadores




Relaciones Externas
Líneas aéreas
Concesionarios
Agencias de viajes
Bancos
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica


Bachiller en humanidades.
Licencia de conducir para motocicleta.
Formación complementaria
38
MANUAL DE FUNCIONES
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
6 meses de experiencia en el área de cobranzas.
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Recaudador Peaje
Administración
Encargado de Facturación y Tesorería
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el cobro por todo ingreso y circulación vehicular en las instalaciones del
aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de
calidad.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
Realizar el cobro de peaje a los vehículos que ingresan al aeropuerto,
brindando un buen servicio y mostrando una buena imagen de SABSA.
Verificar el saldo del monto de caja rotatorio al momento de ingresar al
turno.
Frecuencia
media diaria
Continuo
1
39
MANUAL DE FUNCIONES
3
4
5
6
b.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Controlar de manera eficiente los boletos sellados con la fecha del día, para
en caso de alguna observación, reportar a tesorería.
Realizar la conciliación de lo recaudado diariamente con el reporte del
sistema de peaje y llenar el resumen de ingresos para entregar al Encargado
de Tesorería.
Entregar el dinero recaudado al Encargado de Tesorería o depositar en caja
fuerte en caso de ausencia del primero.
Llevar un registro ordenado de los números de placa de todos los vehículos
exentos de pago, a través de la verificación de viñetas de ingresos mediante
el código de barras y la roseta de control (buses, taxis, movilidades de
AASANA, movilidades de SABSA, etc.).
Periódicas (periodicidad fija)
Nº
2
c.
Nº
Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería.
Recibir, del contador de ingresos, los valorados para el control de ingreso al
aeropuerto.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
1
Continuo
Mensual
c/ 2 días
Media de
veces por año
Descripción
1
1
Frecuencia
media
Descripción
1
Continuo
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO






Relaciones Internas
Encargado de Tesorería
Contador de Ingresos
Personal de Seguridad
Jefe de Aeropuerto
Recaudadores
Seguridad

Relaciones Externas
Usuarios aeropuerto
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Bachiller en Humanidades.
Conocimientos de computación
Auxiliar de Contabilidad.
1 año en el manejo de dinero.
40
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Recaudador Tasa de Aeropuerto
Administración
Encargado de Tesorería y Facturación
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Realizar el cobro de las tasas de aeropuerto nacional e internacional, con un control
seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad y mostrando la mejor
imagen de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a. Diarias o cotidianas
Nº
Descripción
1
2
Realizar el cobro por tasa de aeropuerto para viajes nacionales e
internacionales, entregando la factura adhesiva con la fecha del día en el
pase a bordo.
Realizar el arqueo diario del Fondo Fijo o Caja Chica de Bs. 6000 y $us.
1000
Frecuencia
media diaria
Continuo
2
41
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
3
Cuadrar al final del turno, los datos de venta física con el sistema.
1
4
Realizar un informe completo de los stickers vendidos, anulados y devueltos
para su presentación junto con el dinero recaudado a tesorería.
Entregar el dinero recaudado al encargado de tesorería al término del turno o
depositar en la caja de seguridad ante ausencia de éste.
Apoyar al encargado de manifiestos, recibiendo los manifiestos de pasajeros
de las líneas aéreas.
Recibir, diariamente, itinerarios de vuelos de las líneas aéreas.
1
5
6
b. Periódicas (periodicidad fija)
Nº
2
3
4
c.
Nº
Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados para el cobro de tasa de
aeropuerto nacional e internacional, verificando correlativos.
Realizar el cambio de dinero a moneda fraccionada con la empresa Brink's.
Solicitar y recibir material y suministros de escritorio a almacenes.
Fotocopiar tasas de embarque internacional del mes, para entrega a tesorería
quien envía la información a la contadora general.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
2
3
1
c/2 días
Semanal
Mensual
Mensual
Media de
veces por año
Descripción
1
4
Frecuencia
media
Descripción
1
1
Devolver el valor de los stickers cuando el pasajero lo requiera por alguna
razón válida, y anularlos con la aclaración de las causas de anulación.
Revisar correlativo de valores, para verificar la existencia de faltantes o
errores de impresión.
Realizar toda tarea encomendada por su superior.
Variable
Variable
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Jefe de Aeropuerto
Encargado de Tesorería
Recaudadores
Seguridad
Informes y facilitación



Relaciones Externas
ODECO
Líneas aéreas
Usuarios
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Bachiller en Humanidades.
Auxiliar de Contabilidad.
42
MANUAL DE FUNCIONES
Experiencia
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
6 meses de experiencia general.
1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto:
Área:
Depende de:
Encargado de Sistemas
Administración
Jefe Administrativo Contable /Contador General
Supervisa a:
-
2. MISIÓN
Brindar servicios informáticos y de sistemas de información de calidad, para facilitar las
actividades y operaciones de la empresa.
3. ORGANIGRAMA
4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
a.
Nº
1
2
3
Diarias o cotidianas
Descripción
Realizar la verificación de las tareas de replicación de información en los
Centros de Servidores.
Administrar los servidores de Bases de Datos, Correo Electrónico y Sistema
de Información de Vuelos.
Elaborar el respaldo de todas las Bases de Datos y verificación de los mismos.
Frecuencia
media diaria
3
3
1
43
MANUAL DE FUNCIONES
4
5
6
7
b.
Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
c.
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
Revisar que los backups estén emitidos correctamente por el programa de
gestión de backups.
Realizar la revisión técnica de los sistemas de circuito cerrado de televisión,
coordinando con el área de mantenimiento.
Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para llevar
un control de sistemas.
Brindar soporte técnico a los usuarios de la regional y a otra regional, si fuera
necesario.
Periódicas (periodicidad fija)
Descripción
Realizar el mantenimiento preventivo del Software de los equipos de todo el
aeropuerto.
Registrar y organizar los Respaldos de Información, back ups para su depósito
en caja de seguridad del Banco.
Realizar la revisión y generación de listados de control de llamadas, para
controlar y comparar con el detalle del servicio de llamadas telefónicas,
enviando un reporte al Jefe Administrativo.
Elaborar respaldo de datos del Reloj de Control de Asistencia para reportarlo
a Recursos Humanos.
Brindar asistencia técnica específica al área de contabilidad en las tareas para
la emisión Estados Financieros (EEFF)
Coordinar la corrección de datos entre la información generada por los
recaudadores y por la información recibida de las aerolíneas en el manifiesto
de vuelos, para conciliar la información estadística de tesorería y manifiestos.
Realizar el mantenimiento preventivo del Hardware de todo el aeropuerto.
Realizar pruebas de funcionamiento de equipos como, por ejemplo de UPS,
relojes de marcación biométrica, para verificar un correcto funcionamiento.
Elaborar el presupuesto del área de sistemas, coordinando con jefatura de
sistemas de Santa Cruz.
Ocasionales (sin periodicidad fija conocida)
1
1
1
10
Frecuencia
media
Semanal
Semanal
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Trimestral
Trimestral
Anual
1
Realizar el mantenimiento correctivo de Hardware.
Media de
veces por
año
12
2
Realizar la instalación o actualización de servidores en el sistema.
Variable
3
Realizar la instalación o actualización de software en los equipos de los
usuarios.
Realizar la reinstalación de Sistemas Operativos de Servidor, cuando existen
fallas de consideración en algún servidor.
Desarrollar programas específicos de acuerdo a los requerimientos y
necesidades de la empresa, coordinando con el Jefe Nacional de Sistemas
ubicado en la regional Santa Cruz.
Variable
Nº
4
5
Descripción
Variable
3
44
MANUAL DE FUNCIONES
Fecha de elaboración:
Marzo - 2010
Revisado por:
Contador General
Elaborado por:
Consultora en
Recursos Humanos
Aprobado por:
Gerente de Recursos Humanos
6
Realizar las modificaciones de forma en los sistemas de información.
13
7
Brindar capacitación al personal en la implementación de nuevos sistemas.
6
8
Realizar toda tarea encomendada por sus superiores.
Variable
5. RELACIONES DE TRABAJO





Relaciones Internas
Jefe Nacional de Sistemas
Jefe Administrativo
Gerencias
Personal
Encargados de Sistemas

Relaciones Externas
Proveedores
6. REQUISITOS DEL PUESTO
Formación básica
Formación complementaria
Idioma
Experiencia
Licenciatura en Informática o Sistemas.
Especialización Análisis de Sistemas.
Inglés avanzado
2 años de experiencia en puestos similares.
45