Documento 872951

Misión
Resguardar, certificar y acreditar fehacientemente la identidad de las personas que integran la población
Hidalguense, a efecto de otorgarles certeza jurídica para el ejercicio pleno de sus derechos.
Visión
Ofrecer mediante la incorporación de nuevas tecnologías de información, servicios de calidad y eficiencia
a la población del Estado de Hidalgo.
Valores
 Atención
 Esfuerzo
 Honestidad
 Ética
 Confiabilidad
ÍNDICE
ANTECEDENTES
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IMPACTO
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CLIENTES
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IMPACTO EN LOS EMPLEADOS
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PROCESOS
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1. ANTECEDENTES
El Registro del Estado Familiar es una institución de orden público cuyo objetivo es autorizar y registrar los actos y
hechos que tienen ver con el estado civil de las personas tales como nacimiento, reconocimiento de hijos, adopción,
matrimonio, divorcio, tutela, defunción y concubinato.
Es, así mismo, una Institución Jurídica que actúa de buena fe, a través de las disposiciones que le marcan la Ley para la
Familia del Estado de Hidalgo, la cual es aplicable en conjunto con otras normas jurídicas relacionadas con las personas
de otros estados y del extranjero.
Con los registros levantados en los formatos autorizados, se integran libros, los cuales deberán contener para su
identificación nombre del municipio u oficialía, el tipo de acto, año y numero consecutivo de que se trate en la portada y
en el lomo del libro, dentro deberá contener un índice ordenado alfabéticamente de acuerdo a los apellidos y los
nombres, número de acta y la página de cada inscripción principal.
Actualmente la Dirección cuenta con un espacio físico donde se tiene en custodia los libros y documentos del acervo
histórico del registro, el cual es considerado como Archivo Central del Registro del Estado Familiar.
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Las funciones establecidas para el Archivo Central son:



Resguardar y controlar administrativamente los libros de inscripción de los actos del estado civil de las personas.
Revisar que los volúmenes o libros se encuentren en buen estado, o en su caso, dictar las medidas necesarias para
asegurar este objetivo.
Brindar atención a la ciudadanía mediante los servicios de:
 Expedición de copias certificadas,
 Inscripción de anotaciones marginales que modifiquen, rectifiquen, aclaren o anulen el contenido de las actas
 Copias fieles de actas
 Expedición de constancias de inexistencia de registro
 Búsquedas
PROBLEMÁTICA
Para poder realizar cualquiera de los servicios antes mencionados de manera fehaciente y confiable es necesario la
presencia física del libro donde se encuentre contenido el registro deseado para efectuar una consulta directa, por lo que
el tiempo de respuesta varía dependiendo de cuanto tome la localización de éste dentro del Archivo.
A su vez se debe considerar que los registros que se encuentran en el Archivo Central datan de 1930 a la fecha, y cada
año se acrecienta en un porcentaje significativo el número de ellos, de esta forma el espacio físico resulta insuficiente.
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Y por último, se debe considerar el hecho de que un siniestro constituye un acontecimiento inesperado que hace peligrar
la colección, por ello, es preciso planificar la posibilidad de que se produzca una catástrofe. Ninguna institución está libre
de sufrir siniestros. La planificación para hacerles frente es un componente básico de la seguridad del acervo y debe ser
considerada un elemento esencial de los programas de preservación.
PRACTICA: PROGRAMA DE AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL REGISTRO DEL ESTADO
FAMILIAR
Se pone en marcha el Sistema Integral de Visualización y Certificación (SIV) de las actas pertenecientes a la colección
histórica de los actos registrales efectuados a partir de 1930. El Gobierno del Estado por medio de la Dirección del
Registro del Estado Familiar, se dio a la tarea de digitalizar integralmente el Archivo Central donde se tiene el resguardo
de los libros, creando un acervo digital estatal de inscripciones, apoyándose en el desarrollo y aplicación de nuevas
tecnologías de información. De modo que el servidor público no tendrá que trasladarse de su lugar para realizar una
revisión física a los libros del archivo, sino que ahora solo tendrá que consultar el sistema que le proporcionará un acceso
rápido a la información digital. Logrando simplificar y agilizar los trámites. (Anexo 1).
Con la finalidad de explotar las imágenes de manera confiable y uniforme se labora bajo los siguientes objetivos:
a) Fortalecer la Agenda de Modernización e Innovación del Gobernador (AMIGO) elevando la calidad en la prestación de
los servicios por medio del Archivo Central a través de procesos automatizados
b) Contar con información confiable, homogénea y oportuna, que permita certificar fehacientemente la identidad de las
personas consolidando un acervo digital de imágenes que complementa a la Base de Datos existente
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c) Operar sobre un modelo de trabajo con información estandarizada
d) Ofrecer un servicio rápido y eficiente por parte del personal del Archivo Central
e) Digitalizar en un cien por ciento el archivo físico histórico
2. IMPACTO
EJES EN LOS CUALES ESTA INVOLUCRADA LA PRACTICA
a) Gobierno Cercano a la Gente
Debido a la gran demanda y con la finalidad de fortalecer la Agenda de Modernización e Innovación de Gobernador
(AMIGO), se hace necesaria la simplificación de procesos que permitan brindar a la ciudadanía servicios de mayor
calidad, sensibilizándose en el buen trato a los usuarios y expidiendo el mayor número de trámites dentro de la Dirección,
evitándole al ciudadano trasladarse a sus lugares de origen.
b) Gobierno Honesto y Transparente
Para garantizar la transparencia del trámite, actualmente es utilizado por el Archivo Central de la Dirección del Registro
del Estado Familiar un formato único estandarizado a nivel estatal y con medidas de seguridad tales como: micro
impresión de leyendas, folios invisibles, papel de seguridad, etc.
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c) Gobierno con Servicios de Calidad
 A través de los años la forma de realizar las inscripciones ha ido variando de manera significativa, del año 1869 a
1940 las inscripciones de los actos regístrales se efectuaban en forma manuscrita. A partir de 1941 se incorpora un
formato en el cual se establecía el modo de llenar el acta siendo aún de forma manuscrita. Se adopta el formato de
imprenta hasta 1981 llenado en forma mecánica. En el tiempo presente el archivo presta servicios de calidad haciendo
uso de sistemas automatizados y kioscos electrónicos
 El personal del archivo se encuentra certificado en competencia laboral bajo la norma REG0413.01 Atención a
usuarios en los servicios de certificación de los actos del estado civil resguardados, respaldado por CONOCER y
emitido por la Subsecretaría de Educación Media Superior. (Anexo 2).
Esta Norma Técnica de Competencia Laboral (NTCL) es donde se precisan los conocimientos, habilidades y
destrezas que una persona debe mostrar para ser considerada como competente dentro de una función específica.
Es un proceso por medio del cual se evalúan los conocimientos del candidato respecto a las funciones que lleva a
cabo en el Registro del Estado Familiar, con la finalidad de obtener un certificado que avale dichos conocimientos.
La certificación tiene como objetivos que el personal se vea beneficiado de la siguiente forma: contar con un
certificado que avale sus conocimientos y experiencia en cuanto a las funciones que desempeña, y el promover la
mejora continua en su ámbito laboral. (Anexo 3).
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 En este programa integral se contempla la reestructuración física del Archivo Central, de esta forma se presentará una
nueva imagen con servicios de calidad a la población. Ampliando y mejorando los espacios de atención para dar
mayor comodidad a los usuarios y personal de operación. Así mismo se dotará de más equipos informáticos que
estarán a la altura de los programas implementados. (Anexo 4)
d) Gobierno Digital
 La utilización de las distintas tecnologías con las que cuenta el Registro del Estado Familiar nos ha permitido
mantener a la vanguardia en los servicios que ofrecemos, mejorando siempre la calidad de estos al requerir cada vez
menos esfuerzo y tiempo por parte de los ciudadanos que solicitan algún trámite. Con la puesta en marcha del
Sistema Integral de Visualización y Certificación de Actas (SIV), se muestra nuevamente el interés de brindar un mejor
servicio a la población del Estado. Cabe hacer mención que dicho sistema fue elaborado por la Unidad de Informática
de nuestra Dirección. Previo a su implementación se coordino un proceso de digitalización de los libros, presentando
un avance en la primera etapa de 2’047,127 actas escaneadas que integran el acervo digital almacenadas en equipos
de tecnología de punta, con lo que da inicio al funcionamiento de este programa.
 Como herramientas que permiten al Archivo Central operar en un modelo integral automatizado, se cuenta con el
Sistema para la Inscripción y Certificación de los Actos del Estado Civil (SIC) que da acceso a la Base de Datos
Estatal, realiza búsquedas e imprime copias certificadas. El Sistema de Constancias, que contribuye a la expedición
de documentos oficiales. Y el Kiosco Electrónico de Servicios ubicado dentro de las instalaciones del Archivo que
facilita al usuario el pago de sus derechos y la obtención de copias certificadas de actas de nacimiento, así como la
reimpresión de la Clave de Única de Registro de Población (CURP), servicio ligado a la Base Nacional.
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 Orientado al respaldo informático de la base de datos y del acervo digital, la Dirección está equipada con una
infraestructura que permite optimizar y facilitar las labores cotidianas. Actualmente se cuenta con scanners
automáticos, computadoras, impresoras, servidores, estaciones de trabajo y kioscos electrónicos.
e) Gobierno Competitivo
Durante años el Archivo Central realizó sus búsquedas en forma manual guiándose únicamente por la organización
física de los libros. Se han adquirido equipos para dotar a cada persona de las ventanillas de una estación de trabajo y
constantemente se está alimentando la Base de Datos mediante el uso de los sistemas informáticos. Ahora dichas
búsquedas se realizan en un equipo de cómputo y sin desplazarse de su lugar.
f) Gobierno Basado en Resultados
Las acciones implementadas para mejorar al Archivo Central implican tiempo en planeación, desarrollo y puesta en
marcha de cada una de ellas, lo que ha evitado se formen grandes filas e insatisfacción en los usuarios. Demostrando
que la modernización en el Archivo Central repercute directamente en la entrega rápida y efectiva de las solicitudes
recibidas.
3. CLIENTES
A lo largo de la vida de un ciudadano se efectúan diversos actos registrales que van desde el nacimiento hasta la
defunción, y en el intermedio de estos pueden ser efectuados matrimonios, reconocimientos, adopciones, divorcios,
tutelas y concubinatos.
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Para efectuar un trámite ante cualquier institución u organismo es solicitado como requisito básico una copia certificada,
así que un individuo puede solicitar un sin número de ellas ante el Archivo Central, por tanto nuestros servicios van
dirigidos a la población en general.
La relación entre servidor público y usuario se da a través de una ventanilla. Antes de ser expedida una copia certificada
se visualiza en una pantalla orientada al público tanto la imagen escaneada como la vista previa a la impresión, es decir
lo mismo que ve el operador ve la persona. De esta forma si tiene algún comentario o aclaración puede hacerla antes de
imprimir el documento, lo que evita errores y gastos en papelería por corrección. El número de solicitantes que son
atendidos diariamente en el Archivo Central de la Dirección del Registro Familiar varía de entre 150 a 200 personas.
Duplicando la cifra en los meses de Enero, Febrero, Julio y Agosto. En un año se reciben más de 50,000 personas.
4. IMPACTO EN LOS EMPLEADOS
Quienes han evaluado el grado de funcionamiento del nuevo sistema implantado son sin duda los operadores, ya que son
ellos quienes determinan si la aplicación hace eficiente el trabajo que desempeñan. Después de ser instalado en cada
uno de los equipos se dio un tiempo de prueba para que al manejarlo puedan considerar si es adecuado,
retroalimentando al área de informática para modificar el sistema que se ajuste a la medida exacta de sus necesidades.
El trabajo en equipo entre operadores y programadores ha llevado a obtener lo que ahora es considerado un software
óptimo para mejorar de manera visible y eficaz las labores cotidianas que realiza el Archivo Central. Si el registro se
encuentra en la base de imágenes entonces el servidor público no tendrá más que concluir el trámite y por tanto evitará
aglomeraciones entres los pasillos del Archivo. Si dos o más usuarios requieren una consulta al mismo libro, no tendrán
que esperar a que sea desocupado por uno de ellos puesto que el sistema permite la consulta simultánea.
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Cuando un libro es examinado, se mueve de su ubicación original, una vez desocupado se coloca en un estante donde
personal del Archivo lo regresa al espacio correcto. Cada vez menos libros serán utilizados y así los encargados podrán
tener un mayor orden de ellos.
5. PROCESOS
Los sistemas de información han sido conceptualizados como la integración de la computación, las telecomunicaciones y
la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de
la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información.
No obstante la importancia del Registro del Estado Familiar, como una instancia de la Administración Pública en los
ámbitos Estatal y Municipal, curiosamente había venido quedando a la zaga en cuanto a la atención en los servicios que
prestaba a la ciudadanía. Carecía de una infraestructura tecnológica y operacional siendo que el Registro Civil
desempeña un papel fundamental en la conformación del Sistema del Registro Nacional de Población, ya que a través de
los actos del estado civil se certifica y acredita la identidad de las personas.
Este programa aunado a los ya existentes, normará y estandarizará el funcionamiento de las oficialías municipales en la
utilización de acervos digitales, creciendo esta práctica a un nivel estatal y beneficiando a todos los municipios, aun los
más alejados de la capital.
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