ÁREA DE REGISTRO ACADÉMICO Memorando 1881-2013

Universidad
del Valle
ÁREA DE REGISTRO ACADÉMICO
Memorando 1881-2013
PARA:
Decanos, Directores de Institutos, Vicedecanos, Subdirectores de Instituto, Jefes de
Unidad Académica, Directores de Programas Académicos de Pregrado y Posgrado y
Coordinadoras
de Área Académica
DE:
Coordinación
ASUNTO:
PROGRAMACIÓN
FECHA:
Noviembre
de Área de Registro Académico
ACADÉMICA
PRIMER
PERÍODO
DE 2014.
13 de 2013.
Estimados(as) Profesores(as):
El siguiente es el procedimiento
y fechas establecidos para realizar la Programación
período Académico Febrero-Junio de 2014 en el sistema S.R.A:
1. REPORTE
Académica del
DE NECESIDADES
A partir del día 25 y hasta el 28 de Noviembre, se habilitará el Sistema de Registro Académico para que
las Direcciones de Programa Académico ingresen el reporte de necesidades.
Si se requieren modificaciones al reporte de necesidades posterior al 29 de Noviembre de 2013, deben
comunicarse directamente con la Unidad Académica que ofrece la asignatura, ya que después de esta
fecha no se podrá modificar lo registrado en el Sistema de Registro Académico.
Con el objeto de facilitar la estimación de las asignaturas y cupos a solicitar, se publicará a partir del 18 de
Noviembre de 2013 Y como herramienta de consulta, los reportes de las asignaturas matriculadas por los
estudiantes del Programa Académico en los siguientes períodos:
•
•
•
Agosto - Diciembre 2012
Febrero - Junio 2013
Agosto - Diciembre 2013
Los reportes de los períodos anteriores a Agosto-Diciembre de 2013, incluirán, aparte del total de
matriculados, el total de estudiantes reprobados. Adicionalmente en la información del segundo periodo
de 2013, serán incluidas las modificaciones en cuanto a cancelación de asignaturas, que se llevó a cabo a
partir del mes de Octubre de 2013.
Para evitar inconvenientes de cruces de horarios en la programación con las asignaturas de servicio, se
solicita muy especialmente tener en cuenta los horarios de las Franjas establecidas por las unidades que
ofrecen dichas asignaturas y si existe alguna duda sobre el particular, comunicarse con la Unidad
respectiva.
La información respecto a las franjas fijadas para asignaturas de servicio de la Escuela de Ciencias del
Lenguaje y del Departamento de Matemáticas, puede ser consultada a partir del 18 de Noviembre en la
página de Registro Académico: http://registro.univalle.edu.co
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A las Direcciones de Programa, se les recomienda hacer especial seguimiento al otorgamiento de cupos
para los estudiantes de primer semestre, ya que si no les otorgan los requeridos, tendrán inconvenientes
para realizar la matricula de estos estudiantes. Así mismo, tener en cuenta al momento de solicitar los
cupos, incluir
los estudiantes que ingresan por las condiciones de excepción que corresponden,
aproximadamente a un 10% adicional al cupo establecido en la resolución de la oferta académica y los
cupos de los estudiantes que reingresan a primer semestre.
IMPORTANTE: Así mimo, se les informa que a partir de este semestre se hace modificación al proceso
de la matrícula de asignaturas de los estudiantes que cursan asignaturas en una sede diferente a la que
pertenecen, por lo tantos si las Direcciones de Programa, conocen de algún estudiante de su programa, o
de otr, que deba ver una asignatura en Cali, puede solicitar
el cupo directamente a las Escuela o
Departamento, indicando la Sede del estudiante interesado.
Igualmente, a partir de este semestre se
unificaran los códigos de programas en los cuales las jornadas tenían diferente número y por tanto deben
solicitar ya los cupos de acuerdo a la jornada que corresponda.
Si se requiere mayor información sobre
el asunto puede llamar a la Oficina de Registro, enviar correo a la cuenta [email protected].
O obtener más información en: http://registro.univalle.edu.co/guiasProcesos!
2.
PROGRAMACIÓN
PREVIA A LA MATRÍCULA
FRANJAS HORARIAS
DE CUPOS A OFRECER
POR GRUPOS O
Previo al registro de la Oferta Académica, cada Jefatura de Unidad deberá analizar y determinar cuáles de
las necesidades reportadas por los Programas Académicos pueden ser satisfechas. La información sobre
las necesidades de asignaturas podrá ser consultada continuamente desde 26 noviembre de 2013 y estará
consolidada en la web a partir del 2 de Diciembre de 2013. Para el registro de la Programación previa
a la Matrícula Académica, el Sistema estará habilitado para las Unidades Académicas del 3 al 13 de
Diciembre de 2013
Para las asignaturas de alta demanda, se mantiene el sistema de Franjas, las cuales se deben establecer
con un total de cupos a ofrecer y una vez concluida la Matrícula Académica de los estudiantes se
podrán conformar los grupos con la certeza del número de estudiantes matriculados, lo cual permite
reducir el desperdicio de cupos en los grupos y definir si se amplían, cupos genéricos o por programa,
para el proceso de Adiciones y Cancelaciones.
IMPORTANTE:
A partir de este semestre se ha realizado un ajuste al Sistema de Registro Académico,
para unificar los códigos de programas, que siendo el mismo programa, las jornadas tenían diferente
número y por tanto de ahora en adelante, se deben programar los cupos acuerdo a la jornada del
programa.
Igualmente, en el sistema de Registro Académico, se hicieron modificaciones para que se puedan asignar
cupos para programas de sedes Regionales, cuyos estudiantes estén interesados en cursar asignaturas de
otras sedes. Con esto se quiere garantizar los cupos a los estudiantes que están interesados en cursas
asignaturas en sedes diferentes a las que pertenecen.
Podrán encontrar mayor información de los
tiempos y de todo el proceso en : hllp://regislro.univalle.edu.co/guiasProcesosl
El Área de Registro Académico ha dispuesto una información adicional sobre la utilización y
programación de cupos, en la cual se explica entre otras cosas, como programar los cupos genéricos por
grupos de programas.
A esta información podrán acceder permanentemente en la siguiente dirección:
http://regislro.univalle.edu.co/guiasProcesos/
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cuidado en la asignación de cupos que corresponden
a asignaturas Propias o
curriculares
de los Programas
Académicos,
ya que lo ideal es que se asignen
directamente
a los programas que las requieren.
El sistema permite compartir asignaturas hasta con 12
programas, lo que evita dejarlas Genéricas.
Recuerden que si se programan
genéricas, pueden ser
tomadas por estudiantes de cualquier programa y ello ocasiona que cuando los estudiantes para los cuales
les solicitaron los cupos, ingresan a matricularse,
no encuentran cupos y finalmente, se generan solicitudes
adicionales y perjuicio a los estudiantes que tienen estas asignaturas en sus mallas curriculares y por tanto
obligatoriedad
de cursarlas.
Se solicita tener especial
Básicas de las mallas
HORARIOS A TENER EN CUENTA
Al momento de establecer los horarios de las asignaturas, deben tener en cuenta que serán los mismos de
los semestres pasados y como se muestra en el cuadro adjunto.
Igualmente se mantendrá la restricción en
el sistema que no permitirá la programación
de medias horas.
Jornada
Sesiones de 1 hora
Sesiones de 2 horas
Sesiones de 3 horas
7:00 - 9:00
7:00 - 10:00
9:00 - 11 :00
10:00 - 13:00
Mañana
11 :00 - 13:00
Tarde
13:00-14:00
14:00-16:00
14:00 - 15:00
16:00 - 18:00
14:00 - 17:00
15:00 - 18:00*
17:00 - 18:00
A partir de las 6:00 pm
Nocturna
'Asignaturas dirigidas a Programas vespertinos
3.
CONSOLIDACIÓN
DE PROGRAMACIÓN
POSTERIOR
A LA MATRÍCULA
Esta etapa se desarrolla
posterior a la Matrícula Académica, los días 3 y 4 de Febrero de 2014 Y en ella
los Jefes de Escuela o Departamento
podrán realizar las siguientes modificaciones
de acuerdo al número
de estudiantes matriculados:
•
•
Conformar y unir grupos a partir de Franjas.
Ajustar cupos para disponerlos como genéricos
para
el proceso
de Adición
y Cancelación
de
Asignaturas.
•
Modificar o asignar en el Sistema del nombre del docente. (hasta antes de habilitar el sistema para el
registro de calificaciones
del periodo 1-2014)
La opción de cancelación o modificación
de horarios de grupos con estudiantes matriculados,
la realizará
Registro Académico y se debe hacer llegar la solicitud con el visto bueno del Director de Programa al que
pertenecen los estudiantes.
Es importante recordar que al igual que en semestres anteriores y para dar cumplimiento
a lo establecido
en la Resolución No. 029 de 1997 del Consejo Superior, se debe hacer el análisis de las asignaturas con
bajo número de estudiantes matriculados
y en cada caso conocer las razones de esta situación, ya que las
asignaturas
que se deban cancelar
no deben estar disponibles
para el proceso
de Adiciones
y
Cancelaciones.
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La cancelación de asignaturas posterior al proceso de Adiciones y Cancelaciones pueden perjudicar a los
estudiantes, ya que éstos no tendrían opción de adicionar otras en reemplazo de las que se cancelan.
ASIGNACIÓN DE AULAS
Como cada semestre las aulas comunes que maneja la División de Admisiones y Registro Académico
serán asignadas en primera instancia, a grupos de estudiantes de primer semestre, Asignaturas de Servicio
(cálculo, álgebra lineal, física, español, inglés, etc.), Electivas Complementarias y a los Institutos y
Facultades que no tienen aulas a cargo. (No se incluyen las Electivas Complementarias ofrecidas por la
Facultad de Artes Integradas).
Una vez asignadas en su totalidad las aulas a cargo de las Facultades se
podrá acceder a las aulas comunes. Igualmente en esta etapa Registro Académico dará prioridad a los
grupos que tengan más del 30% de cupos matriculados, siguiendo los lineamientos de la Resolución No.
029 de 1997 del Consejo Superior.
En caso que en el Programa tenga conocimientos de estudiantes con dificultades motoras, favor indicarlo
para asignarles aula en primer piso a los grupos en los que ellos asisten
Agradecemos la colaboración en el cumplimiento de las fechas y procedimientos establecidos, ya que en
gran parte, de esto depende el éxito del proceso que nos compete a todos; así mismo, cualquier
información adicional que requieran, la atenderemos con mucho gusto.
ReCibanu~
j~OFIA
COTACIOTORRES
Coordinadora de Área de Registro Académico