Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO CJ20N Historia de los cambios Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido modificado: Fecha Nombre Descripción del Cambio 14/04/2011 Juan David Escobar A. Creación del documento 15/04/2011 Juan David Escobar A. Modificación N° 1 Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 1 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Objetivo Utilizar este procedimiento para fijar el status de cierre técnico y el de cierre total de un proyecto. Iniciador del Proceso Como resultado del análisis de progreso de un proyecto se define si este se encuentra en condiciones para que se le asignen los status de cierre técnico y cierre final. En la Empresa el cierre técnico considera que los activos en curso que se están desarrollando con el proyecto se encuentran como mínimo en un 90% de avance, por lo tanto los activos fijos se pueden activar en este porcentaje, reconociendo que el objeto del proyecto se encuentra técnicamente terminado, por lo tanto el activo fijo puede entrar en operación y que solamente falta concluir aspectos eminentemente administrativos como por ejemplo el pago de algunas cuentas, etc. El cierre técnico de un proyecto lo debe solicitar el Gerente del Proyecto o el Director del área y lo ejecuta el Evaluador Operativo de Inversiones en la Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control. El cierre total es el último status que surte un proyecto, es posterior al cierre técnico y como consecuencia se puede decir que el proyecto ha finalizado, es decir, que ya no existen activos en construcción y que todos los costos ya se han transferido o liquidado finalmente a algún activo fijo. El cierre total lo solicita el Gerente del Proyecto ó el Director del área y lo ejecuta el Evaluador Operativo de Inversiones en la Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control. Prerrequisitos Para asignar el status de cierre técnico a un proyecto de inversión de la Empresa requieren las siguientes condiciones previas (las que apliquen según el tipo de proyecto): se 1. Que los costos pendientes por causar en el proyecto no sean superiores al 10% del costo total del proyecto. 2. Que el único contrato que no haya terminado sea el de la interventoría del último contrato de obra. 3. Que los planos récord de obra estén incorporados en el SIGUE 4. Que los nuevos suscriptores estén creados en el sistema. 5. Que se haya definido con el área de gestión de activos fijos de la Empresa la creación en el sistema SIE de los activos fijos que generará el proyecto, diligenciando el Formato de “Ingreso de Activos Fijos” . Para asignar el status de cierre final a un proyecto de inversión de la Empresa se requieren las siguientes condiciones previas (las que apliquen según el tipo de proyecto): 6. Que todos los contratos relativos al proyecto hayan sido liquidados. 7. Que el proyecto tenga status de cierre técnico. Una vez se ha fijado el status de cierre final del proyecto, se debe realizas un análisis final del proyecto y la actualización final de toda su documentación (planos récord, Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 2 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos actas, etc.) y se define, de acuerdo con las políticas de manejo de archivos de la Empresa, cuánto tiempo se dejará el proyecto cerrado en el sistema, para luego archivarlo. Ruta de Menú Utilizar la siguiente ruta de menú para iniciar esta transacción: Menú SAP/Logística/Sistema de proyectos/Proyecto/Project Builder Código de transacción CJ20N Consejos Útiles Antes de fijar el cierre técnico o el cierre final de un proyecto deberá hacerse un análisis detallado de progreso del mismo, utilizando los diversos reportes disponibles en el sistema. Recuerde que: Con el status de cierre técnico, se pueden crear nuevos elementos PEP inferiores (con un mensaje de advertencia). Este status se transmite a los elementos PEP inferiores. Con el status de cierre técnico se permite asignar grafos, órdenes de fabricación u órdenes CO al elemento PEP y permite contabilizar costes reales o transferir costes reales. El status de cierre técnico puede ser cancelado. En este caso, el sistema fija el status Liberado. Con el status cierre final, ya no se pueden efectuar modificaciones en la jerarquía del proyecto. Este status se transmite a los elementos PEP inferiores. El status de cierre final no permite asignar grafos, órdenes de fabricación u órdenes CO a los elementos PEP del proyecto. El status de cierre final no permite contabilizar costes reales en los elementos PEP. Este status desactiva los activos fijos en curso asignados al elemento PEP. Se puede cancelar el status de cierre final. En este caso, el sistema fija el status Técnicamente cerrado. Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 3 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Documento de Instrucción 1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción. Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 4 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos SAP Easy Access 2. Haga clic en 3. Haga clic en 4. Haga clic en 5. Haga clic en 6. Haga doble-clic en . . . . . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 5 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder 7. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 6 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Abrir proyecto 8. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo Definición proyecto 9. Haga clic en R/O/C R Descripción Descripción de Definición proyecto: Clave o código que identifica el proyecto que se requiere cerrar técnicamente. Ejemplo: cv-2003-010 . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 7 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder:Proyecto CV-2003-010 10. Haga clic en 11. Haga doble-clic en Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 . Documento maestro SAP Página 8 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder:Proyecto CV-2003-010 12. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 9 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Modificar grafo: 6000424 operación - fechas extremas 13. Haga clic en 14. Haga doble-clic en . . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 10 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Datos detallados operación (Ext.) 15. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 11 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Datos detallados operación (Ext.) 16. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 12 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Datos detallados operación (Ext.) 17. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 13 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Modificar grafo: 6000424 operación - fechas extremas 18. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 14 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder:Proyecto CV-2003-010 19. Seleccionar Tratar 20. Haga doble-clic en Status Cierre técnico Fijar. Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 . Documento maestro SAP Página 15 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder:Proyecto CV-2003-010 21. Seleccionar Tratar 22. Haga clic en Status Cierre técnico Fijar. . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 16 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder 23. Haga clic en . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 17 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder 24. Cuando sea necesario, complete / revise los campos siguientes: Nombre del Campo Definición proyecto 25. Haga clic en R/O/C R Descripción Descripción de Definición proyecto: Código o clave que identifica el proyecto que requiere cierre final. Ejemplo: cv-2003-010 . Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 18 / 19 Título: IFUPS064-01 CJ20N FIJAR STATUS DE CIERRE DEL PROYECTO Sistema : SIIE-Logistica Subsistema : Sistema de control de proyectos Project Builder:Proyecto CV-2003-010 26. Haga clic en 27. Seleccionar Tratar 28. Haga clic en . Status Cerrar Fijar. . El sistema despliega el mensaje, "Se ha modificado el proyecto CV-2003-010". 29. Ha concluido esta transacción. Resultado Se han fijado los status de cierre técnico y cierre final al proyecto. Comentario Nombre del archivo: DOCUMENT1 Versión: Inicial Número de referencia: IFUPS064- Última modificación: 16/11/2015 01 0:07:00 Documento maestro SAP Página 19 / 19