PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Código:
PGA-01
PROCEDIMIENTO:
PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS E
INVERSIONES
Página 5 de 10
5.
DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC-ISO 9001
5.2
Descripción del procedimiento
No Actividad
Respons.
Detalles de la actividad
Coordinadores de
Área, Directores
de Sección,
Rector,
Directora
Administrativa,
Contador
La Directora Administrativa envía los formatos de solicitud de presupuesto Registro PGA-01R01 SOLICITUD DE PRESUPUESTO a los Coordinadores de Área, Jefes de Departamento y
Directores de Sección, tres meses antes de la culminación del año calendario, para ser
diligenciados en un término de quince días calendario.
Estas solicitudes hacen referencia a los requerimientos de las distintas áreas del Colegio.
Una vez recibidas las solicitudes de presupuesto de las áreas, la Directora Administrativa en
coordinación con el Contador clasifican y ordenan los rubros en el cuadro PGA-01-R02
CUADRO RESUMEN PRESUPUESTO ÁREAS para someterlo a consideración del Rector,
quien dispone de un término de quince días para su aprobación, así mismo, recopilan y
analizan la información sobre estimativos de ingresos, gastos de personal, de administración y
no operacionales.
01
Gestionar los
requerimientos
presupuestales
del Colegio
02
Elaborar el
Directora
presupuesto de
Administrativa y
ingresos, gastos e Contador
inversiones
La Directora Administrativa y el Contador con base en la información recopilada elaboran el
presupuesto de ingresos, gastos e inversiones y lo someten a consideración y aprobación del
tesorero de la Junta Directiva antes del 30 de noviembre.
El Presupuesto se realiza por año calendario y se registra en el formato PGA-01-R03
PRESUPUESTO DE INGRESOS, GASTOS E INVERSIONES
Estructura del presupuesto:
− INGRESOS:
•
Operacionales: Son los recaudos generados por la actividad principal del Colegio,
como son: matrículas, pensiones, material de educación y actividades conexas. Este
rubro se incrementa de acuerdo a lo autorizado por el Ministerio de Educación
Nacional.
Las actividades conexas se relacionan con los ingresos de arriendos, certificaciones,
subvención del gobierno alemán, entre otros.
•
No operacionales: Principalmente intereses , diferencia en cambio y donaciones
− EGRESOS: Son los gastos funcionales del Colegio discriminados de la siguiente forma:
•
Operacionales: Egresos indispensables para el funcionamiento del Colegio, como
gastos de personal, honorarios, mantenimiento y servicios entre otros.
•
No operacionales: Corresponden a los gastos no relacionados con el funcionamiento
del Colegio como los gastos financieros.
•
INVERSIONES: Son los rubros destinados a cubrir proyectos de infraestructura y
adquisición de equipos,
03
Someter el
presupuesto a
aprobación de la
Junta Directiva
Rector, Directora
Administrativa,
Contador y Junta
Directiva
El presupuesto es presentado por el Tesorero a la Junta Directiva para su aprobación en el
último mes del año, dejando constancia en el acta de dicha reunión.
En caso de presentarse comentarios al mismo, estos serán incluidos y aprobados en esa
sesión.
04
Ejecutar el
presupuesto y
hacer
seguimiento
Directora
Administrativa
La Directora Administrativa ejecuta el presupuesto de acuerdo a los requerimientos aprobados
a las distintas áreas del Colegio. Mensualmente, en coordinación con el Contador y el
Tesorero de la Junta Directiva, se realiza un seguimiento a la ejecución presupuestal en donde
se verifica el comportamiento de cada rubro, comparando la variación entre lo presupuestado
y lo ejecutado. El resultado de lo anterior se registra en el formato PGA-01-R04 CONTROL A
LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
En caso de presentarse necesidades que excedan el presupuesto, éstas son aprobadas por el
Tesorero y validadas posteriormente por la Junta Directiva.
Respecto a rubros no presupuestados, deberán ser evaluados y autorizados previamente por la
Junta Directiva, lo cual se registra en el formato PGA-04-R07 SOLICITUD DE APROBACIÓN ,
siempre y cuando no excedan el porcentaje establecido en los estatutos del Colegio, caso en
el cual, requerirá aprobación de la Asamblea.
05
Evaluar
anualmente el
presupuesto
Directora
Administrativa,
Contador y
Tesorero
Se realiza los dos primeros meses del año siguiente al período evaluado y se definen las
acciones correctivas y/o preventivas necesarias para garantizar una adecuada gestión de los
recursos económicos de la Institución.
Se controlan las inversiones y se lleva un resumen de Inversiones.