POLÍTICA DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

POLÍTICA DE ADQUISICION DE
BIENES Y SERVICIOS
Documento Número: ST-PL-ABS-001
Revisión: 2.0
Fecha de Publicación: 2/11/2004 Fecha
última revisión: 25/04/2008
Este documento ha sido generado para uso exclusivo de la Asociación Guatemalteca de
Exportadores AGEXPORT, por División de Servicios Técnicos y su contenido es de uso
restringido a la audiencia. Este documento no puede ser transferido a terceros, ni utilizado
para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito la
Dirección de Servicios Técnicos.
1. Audiencia, definiciones y propósito:
1.1. Audiencia
El contenido de este documento está dirigido a:
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Directores de División
Gerentes, Coordinadores de Comisiones, Departamentos y jefes de áreas
Empleados y Contratistas de AGEXPORT
Usuarios externos autorizados
1.2. Conceptos
Adquisición:
Proceso por el cual la institución adquiere bienes o contrata servicios para el desarrollo de las
actividades diarias de trabajo y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Bien o Producto y Servicio:
Entiéndase por Bienes todo artículo, equipo o mercancía que se comercia y sea necesario para la
realización de una actividad de la Entidad.
Servicio:
Actividad comercial, técnica o profesional, productiva con fines de lucro, que satisface una
necesidad.
Caja chica:
Fondo disponible para cubrir imprevistos y pagos mínimos
Colaborador:
Todo empleado, contratista y usuario externo autorizado.
Factura Especial:
Documento propio de AGEXPORT, a utilizar en el caso que el proveedor carezca de facturas
propias.
Requisición de Compra:
Formato interno para formalizar una solicitud, previo a la adquisición de un bien o contratación de
servicio.
Contrato:
Convenio legal entre dos o más partes que se obligan a realizar dentro de un marco establecido la
entrega de un bien o servicio bajo condiciones mutuamente aceptadas.
Precio razonable:
Es el que por su naturaleza y por su cantidad, no excede lo que sería incurrido por una persona
ordinariamente prudente en el desarrollo de un negocio competitivo.
Excepción:
Acción o efecto de exceptuar alguna acción al reglamento establecido.
Especificaciones:
Delimitación de aspectos importantes para la realización de una compra de un bien.
Términos de Referencia:
Son las bases para la solicitud de un requerimiento de un determinado estudio o consultaría,
definiendo objetivos, requisitos técnicos, productos, indicadores y resultados esperados.
Criterios de Selección:
Bases objetivas para calificación de propuestas.
1.3. Formatos:
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1.4
Requisición (Código F-ST-C-001)
Especificaciones Técnicas (Código F-ST-C-002)
Equipo de Cómputo (Código F-ST-C-003)
Otros equipos (Código F-ST-C-004)
Software (Código F-ST-C-005)
Servicios Profesionales (Código F-ST-C-006)
Impresión (Código F-ST-C-007)
Diseño (Código F-ST-C-008)
TdR´s, propuesta y lineamientos específicos para
consultarías
(Código F-ST-C-009)
Criterios de Selección (Código F-ST-C-010)
Plan de Adquisición (Código F-ST-C-011)
Solicitudes especiales (Código F-ST-C-012)
Obviar de proceso de Compra (Código F-ST-C-013)
Visado de contratos (Código F-ST-C-014)
Políticas y normativas relacionadas:
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Política de Adquisición de equipo de computación
Política de Adquisición de Mobiliario y Equipo
Política de Pagos
Política de Viáticos
Normativa de Solicitudes especiales de compras
Normativa de Ampliaciones presupuestarias
Cuadro de tiempos de cotización y compra
1.5 Propósito:
El Departamento de Servicios Generales es el responsable de la adquisición de bienes y
contratación de servicios de la Entidad, quien a solicitud de las áreas gestionará la labor de compras
de conformidad con las políticas establecidas, en búsqueda siempre del cumplimiento de su objetivo
el cual radica en la obtención oportuna de los bienes y servicios necesarios con la calidad deseada a
precios justos y razonables.
La gestión obedecerá a la identificación de la necesidad de adquirir el bien y/o contratación de
servicio que requiera la AGEXPORT, asegurando que el proceso tenga libre competencia,
oportunidades equitativas hacia los proveedores siempre buscando las mejores condiciones en
cuanto a plazos de entrega, formas de pago, garantías de cumplimiento de productos y servicios; y
mantenimiento y repuestos, cuando sea el caso.
Todos los beneficios en la gestión de compras y contrataciones debe asegurarse que sean captados
por la Entidad, siendo una violación el trasladar o entregar beneficios diferentes al precio al mismo
proveedor, contratistas o personal de la entidad, en cuyo caso se pondrá en conocimiento al Jefe
Inmediato del colaborador y a RRHH para que aplique la sanción correspondiente.
Cualquier delegación de la función de compras podrá hacerla la Jefatura de Servicios Generales
conjuntamente con el Director de Servicios Técnicos-Administrativos, debiendo constar en todos los
casos; plazo, los bienes, servicios y áreas a quienes les ha sido delegada. Cualquier desviación de
la gestión está bajo la total responsabilidad del Gerente o jefe a quien le ha sido delegada la
función.
Anualmente o cuando sea necesario se debe preparar un plan de Adquisiciones e Inversiones
(formato F-ST-C-011) el cual debe contar con la aprobación de la Junta Directiva. Es
responsabilidad de la División de Servicios Técnicos-Administrativos el ejecutar dicho plan de
acuerdo a lo programado.
2. Solicitud de compra:
Son los usuarios autorizados los responsables de áreas quienes requieran ante el Departamento de
Servicios Generales la gestión de adquisición Bienes y/o Servicios, asegurándose previamente que:
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Tenga el marco presupuestario para el gasto y/o Inversión, sino cuentan con éste, deberán
solicitar ampliación presupuestaria. (ver Normativa de ampliación presupuestaria anexa a este
documento)
•
Realizarlo en forma planificada y en el formato de Requisición de Bienes y/o Servicios
(Formato: F-ST-C-001), tomando en cuenta los tiempos establecidos para cada compra anexos
a esta política.
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Para adquisiciones que requieran Especificaciones Técnicas; el solicitante podrá sugerir
proveedores y dar un acompañamiento al departamento de Servicios Generales en la revisión
de propuestas para la selección de proveedor, los cuales deben ser presentados juntamente a
la solicitud de compra en las formas que apliquen a cada tipo de solicitud. Ver formatos de
Especificaciones Técnicas. (Formato: F-ST-C-002, F-ST-C-003, F-ST-C-004, F-ST-C-005, FST-C-006, F-ST-C-007, F-ST-C-008)
•
Criterios predeterminados y cuantificables deben elegirse, para que garanticen la objetividad e
imparcialidad en la evaluación de las ofertas. Se definirá a través de los Términos de
Referencia y solicitud de propuestas (Formato F-ST-C-009) y criterios de selección (Formato FST-C-010).
•
Las excepciones al proceso normal de compras deberán realizarse de forma anticipada a la
requisición a través del formato de solicitud de excepciones (F-ST-C-012), tomando en cuenta
la normativa de excepciones, anexa a esta política.
3. Validación:
El departamento de Servicios Generales es el responsable de validar previamente al inicio del
proceso de cotización y negociación, tomando en cuenta políticas, normativas internas y de
cooperantes, autorizaciones de áreas de especialidad, lista negra de proveedores, proveedores
seleccionados, proveedores únicos, cuyo objetivo radica en la aceptación o rechazo del
requerimiento si en caso no cumpla con lo establecido en la documentación mencionada. (Ver
listado de documentación adjunta por tipo de compra, documento anexo a esta política).
4. Cotizaciones y Negociaciones:
El departamento de Servicios Generales basado en la requisición de compra, es el responsable de
contactar a los potenciales proveedores, solicitar las cotizaciones u ofertas de los servicios y/o
bienes de conformidad con los requerimientos establecidos, realizar las comparaciones que
permitan evaluar objetivamente la opción que satisfaga todos los requerimientos cualitativos y
cuantitativos del bien o servicio y presentar la opción de selección para su confirmación. Para tal
efecto se tomará en la tabla de autorizaciones por rango de compra (anexa a esta política) y en
todos los casos dicha selección debe ser del conocimiento del solicitante para la coordinación del
inicio cuando aplique y entrega de los bienes o servicios.
El Departamento de Servicios Generales, deberá convocar a proveedores que ejerzan la función
propia de su negocio establecido, para los bienes o servicios a cotizar, con el propósito que de ser
seleccionado, llene todos los requisitos necesarios para garantizar que es el proveedor mas
calificado para ofrecer el bien o servicio a entera satisfacción.
Es función del Departamento de Servicios Generales el negociar con los proveedores, los precios,
tiempos de entrega y otros que se consideren importantes así como ofrecer la oportunidad de
revisar las ofertas antes de la adjudicación del contrato o compra.
5. Proveedores:
5.1 Proveedores Seleccionados:
Un proveedor se considerará seleccionado cuando el departamento de Servicios Generales haya
realizado un proceso de cotización y negociación comprobable en base a productos o precios
establecidos para un período de tiempo determinado y/o cuando por adquisición de bienes o
servicios en anteriores oportunidades ha mostrado un cumplimiento excepcional. (Ver base de datos
de proveedores)
5.2 Proveedores Únicos:
Un proveedor se considerará único cuando sea solamente uno el que vende un bien o servicio a
nivel local o la distribución esta designada específicamente a X empresa por su casa matriz. (Ver
base de datos de proveedores).
5.3 Proveedores Calificados:
Un proveedor se considerará calificado cuando haya proveído de un bien o servicio a la Institución
por más de una vez y su servicio haya sido satisfactorio. (Ver base de datos de proveedores)
6. Contrato, convenio u orden de compra:
Serán formalizados mediante una orden de compra, convenio o contrato los bienes o servicios cuando:
6.1 ORDEN DE COMPRA:
El valor sea de Q0.01 a Q25, 000.00.
Firmas: Comprador, Jefe de Servicios Generales y proveedor.
6.2 CONVENIO:
El valor oscile de Q25, 000.01 A Q50, 000.00
Autorización Jefe de Servicios Generales.
Firmas: Proveedor y Director de Servicios Técnicos-Administrativos.
Garantías: De cumplimiento.
Anticipos: Hasta un máximo del 30%.
Autentica por abogado.
6.3 CONTRATO:
El valor sea de Q50, 000.01 en adelante, o cuando el convenio de un donante así lo exija
independientemente del valor.
Autorización: Jefe de Servicios Generales.
Visado: Contraloría.
Firmas: Proveedor, Director de Servicios Técnicos-Administrativos (De Q25, 000.00 a Q180,000.00),
Director General (De Q180, 000.01 a Q500,000.00), Presidente de Junta Directiva (De 500,000.01
en Adelante).
Garantías: De cumplimiento y anticipo (si esta fuera necesaria).
Anticipos: Hasta un máximo del 30%.
Autentica por abogado.
Los documentos anteriormente mencionados se realizan para garantizar el cumplimiento y exacta
ejecución de un servicio o entrega de un bien tangible.
Importante: La cláusula del contrato deberá estar enlazada estrictamente a los productos entregables
solicitados en Términos de Referencia, especificaciones técnicas o requisición. (Ver check list de visado
de contratos y tiempo de trámite de contratos en los anexos a esta política)
7.
Recepción de Bienes y Servicios
Es el departamento de Servicios Generales el responsable de la recepción y verificación de la
calidad, cantidad, precio y condiciones pactadas, evidenciando su conformidad y satisfacción
mediante una constancia de recibido. El usuario final es el responsable de avalar la recepcion del
bien o el servicio de conformidad con lo solicitado. La factura correspondiente podrá ingresar a
Recepcion de forma inmediata a la entrega del bien o servicio. La recepción de Facturas la realizará
únicamente el área de recepcion de AGEXPORT, tomando en cuenta que ningún usuario o personal
de Servicios Generales podrá recibirlas y quedarse con ellas ya que las mismas NO serán
aceptadas por el departamento contable.
Los bienes de impresión y material promocional serán recibidos en el área de bodega, quien a su
vez entregará en la forma solicitada por el área la cantidad específica de los bienes y podrá
mantener en resguardo por un período máximo de un año, si durante este período los bienes no han
sido utilizados se enviará un recordatorio con costo de los bienes adquiridos y resguardados con
copia al jefe inmediato y Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos.
Para el caso de los servicios, el área que requirió la contratación deberá presentar un informe que
haga constar y garantice la recepcion de conformidad con los requerimientos iniciales. En caso de
beneficiarios adicionales deberá dejarse evidencia de la satisfacción del servicio recibido.
Si existiese un contrato, convenio u orden de compra los pagos se realizarán con base en las
cláusulas del contrato o productos que en dichos documentos se mencionen (mapeo de recepcion
de productos con pagos).
Todo proveedor que incumpla en la entrega de bienes o servicios y que los mismos no sean acorde
a lo cotizado y pactado en la orden de compra y cuya recurrencia sea mayor a dos veces en un
período de 3 meses, será calificado como “proveedor no grato” integrándolo a una lista negra de
proveedores (Ver base de datos de proveedores).
8. Excepciones:
En casos debidamente justificados y previamente autorizados por el Director de División de
Servicios Técnicos-Administrativos o Jefatura de Compras según sea el caso, se realizará una
contratación sin competencia abierta y libre, para lo cual deberá documentarse la justificación.
(Ver normativa de Solicitudes Especiales anexa a este documento)
9. Sanciones:
En el caso que exista evidencia de irregularidades en el proceso de cotizaciones para
beneficio personal e incumplimiento de procesos, será trasladado el problema al Comité de
Disciplina quien sancionará:
Incumplimiento en el traslado de requisiciones:
1ª. Falta:
Llamada de atención escrita al usuario con copia al Gerente del área a partir del 3er. Día de
recibida la factura.
2ª. Falta:
•
Pago de multa de Q.25.00 por cada factura sin requisición a partir de una semana de
recibida la factura, cantidad a descontarse en la nómina a la persona responsable del
proceso y su ejecución.
Cancelación de compras fuera de tiempo:
1ª. Falta: Llamada de atención escrita al usuario con copia al Gerente del área.
2ª. Falta: Llamada de atención escrita al usuario, Gerente de área con copia a Dirección
de Servicios Técnicos-Administrativos.
3ª. Falta: Pago en su totalidad del bien o servicio solicitado.
Personal involucrado en actos fraudulentos a favor del Proveedor o personal de AGEXPORT:
1ª. Falta: Despido inmediato (Artículo 63F)
ANEXOS
Tabla de autorizaciones y rango de precios
Listado de documentación adjunta por tipo de compra
Tiempos de Cotización y compra
Check list de contratos de consultaría
Normativa de Solicitudes Especiales
Normativa de Ampliaciones
TABLA DE AUTORIZACIONES:
RANGO
Autoriza:
REQUISITO
Menor de
Q. 350.00
Jefe Depto
Pagos por Caja Chica
De Q. 350.01 a
Q. 1,000.00
Jefe Depto
No requiere Cotización
De Q. 1,000.01 a
Q. 3,000.00
Jefe Depto
2 Cotizaciones Telefónicas
De Q.3,000.01 a
Q. 8,000.00
Jefe Depto
2 Cotizaciones Escritas (firmadas)
De Q.8,000.01
Y mas
Gerencia
3 Cotizaciones Originales (firmadas y Selladas)
TIPOS Y TIEMPOS DE COMPRA:
Los tiempos establecidos en el siguiente cuadro son máximos.
TIEMPO_COTIZA TIEMPO_ENTREGA
NOMBRE
DESCRIPCION
RUTA_ALTERNA
CION
Impresión de material
Impresión de material
8
15 Mercadeo
Material promocional
Material promocional
8
5 Mercadeo
Insumos para cafeteria
Insumos para cafeteria
3
2
Material de oficina
Material de oficina
3
2
Boletos aereos
Boletos aereos
8
1
Consultorias
Consultorias
18
Variable según tdr
Salones para eventos
Salones para eventos
15
0
Alimentos y bebidas
Alimentos y bebidas
8
2
Tarjetas de presentación
Tarjetas de presentación
0
8
Productos agricolas
Productos agricolas
10
Software
Software
15
30 Aprobación IT
Equipo de cómputo
Equipo de cómputo
15
30 Aprobación IT
Mobiliario y equipo
Mobiliario y equipo
12
30 Dirección STA (Fernando Herrera)
Compra de materiales especiales
Compra de materiales especiales
15
15
Alquiler de vehículos
Alquiler de vehículos
2
Mantenimiento equipo de cómputo
Mantenimiento equipo de cómputo
8
Envío de correo
Envío de correo
Estudios y análisis de laboratorio
Estudios y análisis de laboratorio
3
8
1
15 IT
variable
15
15
Mantenimiento y reparación de instalacionesMantenimiento y reparación de instalaciones
8
8
Seguridad
Seguridad
8
Capacitaciones
Capacitaciones
15
10 RRHH
Diseño
Diseño
12
15 MERCADEO
Reservación de habitaciones
Reservación de habitaciones
30
0
Servicios de limpieza
Servicios de limpieza
5
5
Membresias y suscripciones
Membresias y suscripciones
8
8
5
LISTADO DE DOCUMENTACION ADJUNTA A REQUISICION POR TIPO DE COMPRA:
DESCRIPCION:
Impresión de Material
Compra de Materiales Especiales
DOCUMENTACION:
Formato de Especificaciones: Medidas, tipo de
papel, arte. Autorizado por el área de mercadeo.
Formato de Especificaciones:
Tipo de documento a diseñar, diseño final.
Autorizado por el área de mercadeo.
Articulo específico, cantidad e imagen aprobada
por mercadeo.
Aprobación de Junta Directiva o Director General
Tdr´s, orden de compra scaneada, convenio o
contrato autenticado, fianzas (si aplica),
propuestas, criterios de selección, informes,
constancia de recepción. Check list de visado y
revisión de contratos.
Boleta de consumo.
Boleta de consumo.
Hoja de autorización de Usuario y Jefatura de
Servicios Generales
Formato de Especificaciones, autorizado por
Gerente de Tecnologia. Licencias y
responsabilidad de las mismas, Si fue comprado
en el extranjero presentar tramite de importación
Formato de Especificaciones, autorizado por
Gerente de de Tecnología, indicación de cargo a
tarjeta de responsabilidad.
Autorización de Director de Servicios TécnicosAdministrativos e indicación de cargo a tarjeta de
responsabilidad.
Orden de compra.
Alquiler de Vehículo
Capacitaciones
Contrato de renta.
Broshure del evento y listado de participantes
Diseño
Material Promocional
Boletos aéreos
Consultarías
Salones para eventos
Alimentos y bebidas
Tarjetas de presentación
Software
Equipo de Computación y Mobiliario y Equipo
Mobiliario y Equipo
NORMATIVA DE SOLICITUDES ESPECIALES:
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•
•
•
•
Cuando se realizó el debido proceso, pero no se logró cumplir con lo
establecido en la política.
(Autoriza compras en un rango de 1.0010,000)
No se cuenta con el mínimo de cotizaciones.
Cuando por el lugar no es posible cumplir con las condiciones de
cotización en cuanto a cantidad, originales, etc.
Cuando un evento es previamente definido a un lugar específico. (avalado
por compras con autorización de Juntas Directivas de Comisiones o
Comité Organizador)
Cuando la especialización demostrada y renombre reconocido de un
conferencista o capacitador, es requerido por el organizador o solicitante.
(avalado por compras con autorización de juntas directivas de comisiones
o comité organizador)
Cuando un proveedor por alguna circunstancia previa ha sido calificado
como el que provee un servicio o bien exclusivo, o es el proveedor
•
•
•
•
contratado originalmente para proveer el bien o servicio. (autoriza
Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos).
Cuando un evento es realizado en un lugar específico y se requieren los
servicios adicionales de este lugar y que sean necesarios para la
realización del evento. (Autoriza Dirección de Servicios TécnicosAdministrativos).
Cuando el bien o servicio es especializado y en el mercado local no lo
ofrece más de un proveedor o éste es acreditado como distribuidor único.
(Autoriza Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos).
Cuando por condiciones de emergencia debidamente comprobadas no es
posible adquirirlo cuando: para mantener la operación o seguridad de la
Asociación, seguridad del personal, circunstancias
imprevistas en
realización de comisiones de la Asociación. (autoriza posteriormente
Dirección de Servicios Técnicos-Administrativos)
Cuando la adquisición de bien o servicio por confiabilidad y/o seguridad
sea solicitado directamente por Junta Directiva, Dirección General o
Dirección de Servicios Técnicos- Administrativos.
NORMATIVA DE AMPLIACIONES:
Se realizarán ampliaciones al presupuesto aprobado cuando:
CUANDO:
El gasto tenga un financiamiento total de Fuente
Externa.
La actividad genere su propio ingreso y cubra el
monto de sus pagos incluidos OVERHEAD
La actividad sea de Comisiones o Comités que
tienen fondos propios, que cubran el monto del
gasto.
El gasto sea una transferencia de un renglón que
tenga un valor presupuestado a otro, siempre que
esos valores no correspondan a disponibilidades
del grupo de Servicios Personales, ni al
renglón de Overhead.
RANGOS DE VALORES
PRESUPUESTADOS
AREAS
INVOLUCRADAS
De Q.01 A Q2,000.00
Para adquisiciones de bines y/o
servicios, puede teenr varias
ampliaciones pero acumuladas
no pueden exceder los
Q2,000.00, ni los Q2,000.00
pueden exceder el 30% del
presupuesto por renglón.
De Q2,000.01 A Q10,000.00
Unidad Ejecutora
y Servicios
Generales.
Unidad Ejecutora
AUTORIZA:
Director
de
Servicios
TécnicosAdministrativos.
Director
de
Servicios
TécnicosAdministrativos
Junta Directiva del Comité y se informa
por escrito a Dirección de Servicios
Técnicos-Administrativos, quien aprueba.
El ejecutivo del Comité es el responsable
de la presentación a su Junta Directiva.
Director
de
Servicios
TécnicosAdministrativos.
TIEMPO MIN. DE
SOLICITUD,
PREVIO A
REALIZAR EL
GASTO
1 día hábil
3 días hábiles
INSTANCIA DE
AUTORIZACION
SUPERIOR
Jefe de Servicios
Generales.
Dirección de Servicios
Técnicos-Administrativos
Mayor a Q10,000.00
Unidad Ejecutora
y Tesorero de
Junta Directiva
General.
Una semana
(Siempre y cuando
se realice la Junta
Semanal)
Tesorero de Junta
Directiva Agexport,
Informa mensualmente
listado de autorizaciones
realizadas.