Boletín No. 08 Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo (PC-HSE-007) Responsabilidades de la Autoridad de Área (ATA): Es el Responsable del Área de trabajo, prepara el área o equipo, para entregarlo al Ejecutante del Trabajo, cuando sea necesario. Sólo podrá ser Autoridad de Área (ATA), una persona que haya demostrado ser competente de acuerdo con el sistema de verificación de competencias y dicha certificación esté relacionada en su pasaporte. Nota 1: En el caso de Proyectos solo se es ATA (Autoridad de Área) en zonas nuevas aisladas de las áreas industriales o de cualquier operación de producción, que se encuentre en proceso constructivo y que aún no haya sido entregada a la operación. Cuando se vaya a realizar el trabajo en áreas de terceros, el permiso debe venir también con la firma de Otra Autoridad en la casilla de validación, esto para convalidar que existe una autoridad de MANSAROVAR como responsable de las tareas del contratista; aplica principalmente para el caso de Proyectos cuando van a trabajar en un área donde no son ellos la Autoridad del Área. Nota 2: Las actividades de Biorremediación en el derecho de vía del Oleoducto Velasquez Galán, MANSAROVAR entrega el área al contratista y este asumirá el funcionamiento del SPDT, semanalmente solicitará al ARA un permiso nuevo. Son funciones del ATA: Firmar en sitio los permisos, aprobados por la Autoridad Responsable del Área (ARA). Definir las prioridades de los permisos de trabajo: autorizar, aplazar o rechazar de acuerdo a las necesidades de la operación o cuando involucre riesgos adicionales no previstos en el permiso o en la planeación. Verificar que el permiso ha sido correctamente diligenciado por la Autoridad Ejecutante. Verificar que la Autoridad Ejecutante es la misma que ha venido ejecutando el trabajo relacionado en el permiso, en caso que haya cambiado el ATE, el ATA debe haber conocido y validado de antemano el Handover del ATE donde se especifique la entrega de los trabajos en curso y que se relacionan los permisos a firmar. Seguir las recomendaciones de la Autoridad Responsable del Área (ARA) para la aprobación del trabajo. Debe cerciorarse que los ejecutantes del trabajo entienden los peligros y riesgos relacionados con el trabajo a ejecutar. Coordinar personalmente con otros Responsables de área (ATA´s), cuando se ejecuten actividades en Operaciones Simultáneas SIMOPS. Comunicar a los ejecutantes las actividades adyacentes y situaciones *Favor publicar esta información en carteleras, para el conocimiento de toda la organización. Boletin No. 08: Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo Marzo 30 de 2015 especiales en el área al momento de comenzar el trabajo. Verificar que las precauciones contra los peligros se han definido, se han implementado y son adecuadas. Verificar que los permisos y la documentación anexa son adecuadas y completamente diligenciadas. Verificar o realizar los aislamientos que sean necesarios y que estos sean removidos y los equipos queden en condiciones seguras cuando el trabajo haya terminado. Asegurar la confiabilidad del resultado de las pruebas de atmosferas, sean acorde a la frecuencia establecida dados por el Inspector de Atmosferas. Verificar que las pruebas de atmosferas sean hechas por personas autorizadas, con el entrenamiento debido y revisar si se contemplaron todas fuentes posibles de gas. Además verificar y asegurar que dichas pruebas se hagan con la frecuencia establecida. Al cambiar el turno, hacer entrega de los permisos que estén en funcionamiento, en sitio relacionándolos en el formato de Handover o entrega de turno para ponerlos en conocimiento del funcionario que asumirá la responsabilidad del proceso al recibir el turno. Autoridad (ATE): Ejecutante Es el Supervisor, capataz o líder que está a cargo de ejecutar el trabajo y es quien tiene que diligenciar el permiso de trabajo, los certificados, las listas de chequeo y las respectivas evaluaciones de peligro y riesgos que conducen a la aprobación del trabajo. Puede ser empleado de MANSAROVAR o puede ser el Supervisor de una empresa contratista. Nota: La responsabilidad de la firma del permiso de trabajo no es delegable. Son funciones de la Autoridad Ejecutante: Entregar los equipos o sistemas involucrados, en condiciones seguras (despresurizados, drenados, lavados, aislados, según lo establezca el permiso de trabajo, etc.). Presentar el diligenciado. Describir la tarea a realizar lo más clara posible. Asegurarse que quien le recibe el turno tenga claridad sobre el alcance y control de los permisos. Anexar la documentación necesaria para que exista claridad sobre el trabajo. Antes de cerrar un Permiso de Trabajo debe asegurarse que el sitio de trabajo quede en condiciones seguras. No iniciar ningún trabajo hasta que el permiso de trabajo haya sido debidamente emitido, aprobado y autorizado en sitio. Cerrar el permiso de trabajo conjuntamente con la Autoridad Ejecutante (ATE). Leer y cumplir las condiciones especificadas en el Permiso de Trabajo durante la vigencia del mismo y comunicarlas a sus colaboradores formato debidamente *Favor publicar esta información en carteleras, para el conocimiento de toda la organización. Boletin No. 08: Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo Marzo 30 de 2015 durante la charla, previa al inicio del trabajo. Cumplir las prácticas de seguridad y medio ambiente, para controlar efectivamente los peligros y aspectos asociados a cada trabajo, definidos como los controles en el ATS. Verificar la ejecución de las mediciones de atmósferas respectivas en conjunto con el profesional de HSE de la empresa. Realizar el respectivo empalme durante el cambio de turno informando de los trabajos en curso y presentando al ATA el formato de Handover para su validación. Cerciorarse que el personal asignado a una tarea, es competente para entender los riesgos inherentes y poner en práctica los controles apropiados y aceptados para realizarla en forma segura. Garantizar que todas las personas involucradas en el trabajo conocen las precauciones para controlar los peligros de la tarea y del área de trabajo, liderando la charla de inicio del trabajo. Asegurar que ninguna otra actividad diferente a la especificada y autorizada en el permiso se realice bajo el amparo del mismo permiso. Suspender el trabajo en el evento en que las condiciones ambientales y operacionales cambien y la seguridad en el desempeño de la tarea se vea amenazada. Garantizar que cuando se termina o suspende el trabajo, el sitio y cualquier equipo que esté usando queden en condiciones limpias y seguras. Una vez terminado el trabajo informar al responsable por la ejecución del trabajo para dar trámite al cierre del permiso. Cerrar el permiso de trabajo conjuntamente con el personal responsable del área. Otra Autoridad Área (OTA): Funcionario de Mansarovar que actúa como coautoridad de área para el caso de la realización de trabajos en áreas de terceros, indicando que tiene conocimiento de la planeación y desarrollo de los trabajos y que garantiza el control de estos trabajos. Para estos casos el permiso debe venir también con la firma de Otra Autoridad en la casilla de aprobación, esto para convalidar que existe una autoridad de Mansarovar quien autoriza inicialmente la ejecución de las tareas y actúa como responsable de estas y del contratista que las realiza. Aplica principalmente para el caso de Proyectos cuando van a trabajar en un área donde no son ellos la Autoridad del Área. Son funciones de la Otra Autoridad Informar a ATA, ARA y de ser necesario al Gerente del Área donde se ingresará a realizar los trabajos, sobre las actividades a desarrollar, los recursos, los peligros identificados, la valoración del riesgo y los respectivos controles. Mantener comunicación directa y permanente con ATA, ARA y de ser necesario al Gerente del Área sobre el desarrollo y avance de las actividades. Seguir las recomendaciones de la Autoridad Responsable del Área (ARA) y *Favor publicar esta información en carteleras, para el conocimiento de toda la organización. Boletin No. 08: Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo Marzo 30 de 2015 estos sean removidos y los equipos queden en condiciones seguras cuando el trabajo haya terminado la Autoridad del Área para la aprobación del trabajo. Firmar en el sitio los Permisos de Trabajo para que posteriormente sean aprobados por la Autoridad Responsable del Área (ARA). Definir las prioridades de los permisos de trabajo: autorizar, aplazar o rechazar de acuerdo a las necesidades de la operación o cuando involucre riesgos adicionales no previstos en el permiso o en la planeación. Verificar que el permiso ha sido correctamente diligenciado por la Autoridad Ejecutante y que el Análisis de Riesgo es acorde a la actividad a desarrollar y al sitio donde se va a ejecutar, que los certificados de apoyo están correctamente diligenciados y la documentación anexa corresponda a la actividad a ejecutar. Debe cerciorarse que los ejecutantes del trabajo entienden los peligros y riesgos relacionados con el trabajo a ejecutar. Verificar que las precauciones contra los peligros se han definido, se han implementado y son adecuadas. Comunicar a los ejecutantes las actividades adyacentes y situaciones especiales en el área al momento de comenzar el trabajo. Coordinar con ATE, ATA y ARA cuando se ejecuten actividades en Operaciones Simultaneas SIMOPS. Verificar los equipos o sistemas involucrados estén en condiciones seguras para la ejecución de los trabajos (despresurizados, drenados, lavados, aislados, según lo establezca el permiso de trabajo, etc.). Verificar la realización de los aislamientos necesarios, que Asegurar la confiabilidad del resultado de las pruebas de atmosferas, sean acorde a la frecuencia establecida dados por el Inspector de Atmosferas, y que estas pruebas de atmosferas sean hechas por personas autorizadas, con el entrenamiento debido y revisar si se contemplaron todas fuentes posibles de gas. Asegurarse que quien le recibe el turno tenga claridad sobre el alcance y control de los permisos. Al cambiar el turno, hacer entrega de los permisos que estén en funcionamiento, en sitio relacionándolos en el formato de Handover o entrega de turno para ponerlos en conocimiento del funcionario que asumirá la responsabilidad del proceso al recibir el turno. Antes de cerrar un Permiso de Trabajo debe asegurarse que el sitio de trabajo quede en condiciones seguras. Cerrar el permiso de trabajo conjuntamente con la Autoridad Ejecutante (ATE) y la Autoridad del Área. Autoridad Responsable del Área (ARA): Es el responsable del funcionamiento adecuado del procedimiento de permisos de trabajo y que el personal a su cargo aplique este procedimiento en su totalidad y con criterio. Son funciones del ARA: *Favor publicar esta información en carteleras, para el conocimiento de toda la organización. Boletin No. 08: Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo Marzo 30 de 2015 Verificar que el permiso ha sido correctamente diligenciado por el Ejecutante del trabajo. Asegurar que en los Permisos de Trabajo sean identificados los peligros, los controles de los riesgos y los aspectos ambientales de todas las actividades que se ejecuten dentro de su área, sean apropiados y aplicados. Firmar la aprobación para iniciar un trabajo. Asegurar que los preparativos para la realización de los trabajos estén acordes con los procedimientos establecidos. Verificar la interferencia de trabajos que se realicen en diferentes áreas y tomar los correctivos que sean necesarios. Asegurar la comunicación a las dependencias cercanas de la realización de trabajos que puedan afectar a personal o instalaciones vecinas. Asegurar que quien le recibe el turno tenga claridad sobre el alcance y control de los permisos. Asegurar que los trabajadores han tomado todas las precauciones requeridas para la realización de los trabajos. Es responsable por coordinar de manera correcta las actividades cuando es necesario trabajar en áreas con condición de operaciones simultáneas SIMOPS. Autoridad de Aislamiento (ADA): La Autoridad de Aislamientos (ADA) debe realizar y remover los aislamientos previa aprobación de la Autoridad Responsable del Área (ARA), firmar los certificados de aislamiento, colocar candados, tarjetas y avisos preventivos, asesorar a la Autoridad Responsable del Área (ARA) en lo referente a los aislamientos necesarios (mecánica, eléctrica, proceso o control), comunicar a la Autoridad del Área (ATA) cuando todos los aislamientos / bloqueos hayan sido removidos / cancelados, o el estado de cualquier bloqueo. Son funciones de la Autoridad de Aislamiento (ADA): Aplicar y remover los aislamientos previa aprobación de la Autoridad Responsable del Área (ARA). Dar aviso a la ATA y verificar que todos los permisos y certificados relacionados con la tarea sean suspendidos, cuando realiza un des-aislamiento para prueba. Inspector de Atmosferas: El Inspector de atmosferas debe haber recibido entrenamiento básico contra incendios, debe tener entrenamiento en la operación de detectores de atmósferas (Uso y calibración) y una certificación como inspector de atmósfera con una vigencia no menor a 1 año. Debe estar autorizado en el listado oficial de MANSAROVAR el cual es avalado por el Gerente de HSE o su representante en campo. Es de juicio de la Autoridad Responsable del Área (ARA) definir la frecuencia y sitio dónde se *Favor publicar esta información en carteleras, para el conocimiento de toda la organización. Boletin No. 08: Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo Marzo 30 de 2015 van a tomar las muestras y determinar en qué momento se requiere el Inspector de atmosfera. Asegurar que los extintores que se han de utilizar según el requerimiento de la tarea, se encuentran en condiciones seguras para ser utilizados. Definir lugar y cantidad de extintores y equipos necesarios para atender contingencias ambientales. Definir el sistema de comunicación que se va a utilizar durante el trabajo y evacuación de ser necesario. Son funciones del Inspector de Atmosfera: Por seguridad debe realizar antes del uso del equipo, una verificación de respuesta de los sensores del equipo, si el equipo no está dentro de los rangos normales, se debe realizar el ajuste respectivo mediante la calibración del instrumento. Debe verificar que la fecha del último mantenimiento del equipo no exceda seis (6) meses. Realizar la prueba de atmosfera lo más cerca al inicio del trabajo como sea posible. Efectuar pruebas para detectar la presencia de vapores inflamables, gases tóxicos y concentración de oxígeno. Tener la Certificación que lo acredita como inspector de atmósfera de acuerdo con el procedimiento. Registrar los resultados de cualquier prueba de atmosfera y firmar en la sección correspondiente del formato de permisos, indicando la hora en que lo realizó. Si los resultados de la prueba durante el trabajo indican valores fuera del rango de seguridad, el permiso debe suspenderlo inmediatamente y reportar a la ATA. Para el caso del ingreso de personas a un espacio confinado por primera vez, la verificación de los valores de la atmósfera será realizada por los Profesionales de HSE de MANSAROVAR. *Favor publicar esta información en carteleras, para el conocimiento de toda la organización. Boletin No. 08: Responsabilidades - Sistema de Permisos de Trabajo Marzo 30 de 2015