Diagnóstico del modelo de organización: Caso de una panificadora. Dr. Gilberto López Orozco, Dra. María Dolores Gil Montelongo, Dra. María Sonia Fleitas Triana y M.A. Carlos A. Bolio Yris Cuerpo Académico UVER-CA 126: Estudios organizacionales, LGAC. Estudios organizacionales Resumen: En este documento presentamos los resultados del diagnóstico del modelo de organización de una Panificadora, empresa pequeña ubicada en la ciudad de Xalapa, Veracruz, México, como parte de un proyecto de investigación, donde uno de los objetivos es: “Elaborar el diagnóstico organizacional que permita identificar el modelo de organización de tres empresas pequeñas”. En primer lugar se analizan las teorías de organización modernas y posmodernas de autores nacionales e internacionales, resaltando las características que distinguen a los modelos de organización vertical, horizontal o mixta, que utilizan las empresas para su funcionamiento. Con base a las características de los modelos organizacionales, se definen los indicadores considerando los propuestos por PUGH, para conocer la estructura de la empresa, adicionándosele indicadores clave para estudiar los aspectos humanos, los indicadores utilizados para esta investigación son: grados percibidos de formalización, de jerarquización, de orientación a la estrategia organizacional, de orientación a procesos, de coordinación entre puestos de trabajo, de centralización de decisiones, de satisfacción y motivación de los empleados y de participación individuales/consensuadas. Considerando los indicadores, se diseñan los instrumentos para la recopilación de información aplicándose al 100% del personal de la empresa, considerando tres tipos de personal; directivo, medio y operativo, se realiza el análisis de la información con métodos estadísticos, indicando los porcentajes de cada indicador para emitir un diagnóstico sobre el modelo de organización, presentándolos en una tabla, posteriormente representándolos en una gráfica, que permita analizar el porcentaje de verticalidad y horizontalidad de la empresa. Palabras clave: Diagnóstico organizacional, modelos de organización I. mercado, con un crédito mercantil de mas de 10 años, los propietarios con una atigüedad de mas de 25 años en el ramo de panificadoras, cuenta con personal profesional, calidad de sus productos y precios competitivos en el mercado. Hipótesis: Si se establece una metodología para diagnosticar el modelo organizacional de una empresa panificadora, permitirá determinar las caracteristicas estructurales. El objetivo general de esta investigación: Identificar las características del modelo organizacional de la empresa, para detectar a través de una metodología, el tipo de organización. Se aplica el diagnostico al modelo de organización de la empresa, para identificar sus caracteristicas, se elaboró un cuestionario considerando los indicadores utilizados por [1] y otros indicadores para estudiar aspectos humanos Los cuestionarios se diseñaron, probaron y se analizaron con métodos estadísticos, se aplicaron a los niveles directivos, vendedores y operativos al 100% del personal y los indicadores se presentaron en una gráfica. II. ORGANIZACIÓN La palabra organización, viene del griego órganon que significa instrumento [2] Despues del análisis de los conceptos de las referencias [3], [4], [5], [6] concluyen que la organizacion es una funcion administrativa que divide y coordina el trabajo de las organizaciones para lograr un objetivo, asignando autoridad y responsabilidad a cada persona que ejecuta las actividades respectivas para lo que fue contratado. INTRODUCCIÓN III. En este trabajo mostraremos los resultados del proyecto de investigacion como exbecario PROMEP, la investigacion radica en probar la metodologia para diagnosticar el modelo de organización en una de tres empresas, considerando autores mexicanos y extranjeros, Se trata de una empresa panificadora pequeña, con 19 trabajadores, adquirida hace 6 años en el MODELOS DE ORGANIZACIÓN Las formas de la organización se clasifican calificando ciertas partes del proceso y sus elementos enunciados anteriormente. Es entonces que podemos clasificar a las organizaciones como verticales y horizontales. CCIA´2010 A. Organización Vertical Una organización vertical o piramidal desagrega las unidades en forma progresiva de acuerdo con una jerarquía, respeta el orden consignado en su instrumento de creación y la visión del negocio de los mandos de ejecución. El modelo de organización vertical es denominado jerarquizado, porque en la cúspide se decide la estructura y sus funciones. [7] Las características de las organizaciones modernas o verticales expresadas por lasreferencias [7]; [8] [9], [10] se resumen a contínuación: división del trabajo, departamentos funcionales, estructuración jerárquica, coordinación entre puestos de trabajo, autoridad, aparato de toma de decisiones que concentran la autoridad en el nivel superior y móvil salarial de los empleados, los empleados controlan y coordinan sus propias actividades más que los mecanismos del mercado. B. Organización horizontal El modelo de organización horizontal posmoderno, surge de las necesidades organizacionales de las empresas para obtener un mayor desempeño. La organización horizontal, es aquella que está transformándose en organizaciones con funcionalidad interrelacionada, diseñada alrededor de procesos centrales (flujos de trabajo que van de un extremo a otro) que se coordinan entre sí y consideran el conjunto de actividades relacionadas en los mismos [8] Las referencias [8], [11], [12], [13], [9] concluyen que una organización horizontal es aquella que está diseñada flexiblemente alrededor de procesos centrales, trabajo en equipo, permitiéndole tomar decisiones en el área de trabajo desarrollando diversas actividades, comunicándose a través de redes y que a través de la cooperación y mejora continua, son más competitivas. Las características de las organizaciones posmodernas u horizontales más frecuentemente expresadas por las referencias [8], [11], [12], [9] [13] resumen que el trabajo se organiza y coordina, en torno a procesos centrales, diversificación de actividades, funcionalidad interrelacionada, descentralización de toma de decisiones, participación e iniciativa del personal, comunicación a través de redes, la integración de clientes y proveedores y estructura flexible. IV. D IAGNÓSTICO DE LA ORGANIZACIÓN El diagnóstico organizacional, debe ofrecer un conocimiento general sobre el modelo de organización de la empresa. [10]. Objetivo: Establecer los procedimientos adecuados para identificar las características del modelo de organización actual. Las actividades que se deben ejecutar en la etapa de diagnóstico son las siguientes: Identificación de la organización Análisis de las características del modelo de organización. 2 Para su realización, se aplicaron los cuestionarios diseñados a todo el personal de la organización, los resultados se resumen en la Tabla. 2. Evaluación de indicadores. A. Identificación de la organización Actividad o giro: La empresa, se dedica a la producción y comercialización de pan francés, bizcocho y pastelería, además, como complemento para brindar un mejor servicio, ofrece productos de salchichonería y bebidas de la marca Coca-cola como refresco, jugo, agua purificada y bebidas energéticas, así también productos lácteos (leche de la marca Alpura, Lala y Nutri Leche y yogurt Danup). Tamaño: El número de personal de la organización es de 18, distribuidos de la siguiente manera: en la gerencia 3 personas (un Director General, un Gerente de Tienda y una Contadora), área de piso de ventas 7 (una Promotora, tres en Salchichonería, dos en Caja, y una Jefa de Piso), área de producción 7 (un Maestro de Pastelería, un Maestro de Bizcocho, un Oficial de Bizcocho, un Ayudante de Bizcocho, un Maestro de Francés, dos Ayudantes de Francés y Limpieza), área de mantenimiento 2 (un Intendente y un Chofer-Intendente). De acuerdo al número de trabajadores, se considera una microempresa. [14]. Estructura física: Se considera adecuada, edificio como punto de venta, almacenamiento y oficinas generales, cuenta con exhibidores, anaqueles, enfriadores, hornos y mezcladoras industriales para la fabricación del pan, instalaciones eléctricas, hidráulicas y equipo de oficina. Funciones principales de la empres: Compras, ventas, producción, administrativas y contables. Situación actual de la empresa: Identificación de la situación general de la organización. Se aplicaron entrevistas al 100% del personal de la empresa detectando lo siguiente: Cuenta con la misión, visión y objetivo por escrito, el gerente general tiene el objetivo bien definido. La panadería y pastelería tiene un diseño específico sobre su estructura organizacional, ya que está formalmente establecida por áreasdepartamentos, por lo que resulta posible precisar la relación entre cada una de las áreas de trabajo. En el área gerencial se encuentra el Director General, Gerente General y Gerente Contable Administrativo, sin embargo, la gerencia no cuenta con organigrama, con sus manuales administrativos y presenta centralización de toma de decisiones.. Presenta problemas fuertes de comunicación, falta de motivación al personal, falta de incentivos, falta de coordinación, trabajos individuales, problemas de relaciones humanas, falta de inducción al personal de nuevo ingreso. B. Análisis de organización. las características del modelo de Para investigar los indicadores de estrategia organizacional, jerarquización, orientación a procesos y coordinación que permiten identificar la estructura actual de la organización, se utilizarán encuestas que tomarán como referencia instrumentos ya desarrollados existentes en la bibliografía, como el de [1] diseñado para conocer la situación actual de las organizaciones, desde el punto de vista de la estructura orgánica. Para esta investigación, ha sido complementada con indicadores que permiten estudiar los CCIA´2010 aspectos humanos. Tabla 1. Indicadores para diagnosticar el modelo de organización de una empresa. Se diseñó un cuestionario para evaluar características de la organización, para nivel gerencial hasta jefes de departamento, personal de ventas y personal operativo que contiene algunas preguntas que son comunes para los tres grupos de personal y otras específicas para cada grupo. Se probaron y aplicaron los cuestionarios diseñados al 100% del personal de la organización y posteriormente se analizaron obteniendo los resultados establecidos en la Tabla 2. Evaluación de indicadores. La definición operacional de la variable organización, establece la existencia de dos etapas, la división del trabajo y la coordinación para la organización vertical y el diseño y la institucionalización o implantación, Tabla 1. Indicadores para diagnosticar el modelo de organización de una empresa, para la organización horizontal, definiéndose los siguientes indicadores que muestran las variaciones del modelo organizacional: TABLA 1.- INDICADORES PARA DIAGNOSTICAR EL MODELO DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA DIVISIÓN DEL TRABAJO Grado percibido de formalización Grado percibido jerarquización de Grado percibido de orientación a la estrategia organizacional Grado percibido de orientación a procesos COORDINACIÓN Grado percibido de participación (individuales/consensuadas) . C. Evaluación de indicadores Las actividades a realizar para el análisis de las características de la organización a través de la evaluación de los indicadores son: Descripción y análisis de la división del trabajo Descripción y análisis de la coordinación a. Descripción y análisis de la división del trabajo. Para la evaluación del modelo organizacional se diseñaron cuestionarios con base a los indicadores, (Tabla 1. Indicadores para diagnosticar el modelo de organización de una empresa) clasificándolos por niveles; para nivel directivo, personal de ventas, servicios y nivel operativo. El análisis de la división del trabajo consta de las actividades siguientes: 1. manual de organización, manual de procedimientos y manual de políticas, reglamento interno. Se pregunta sobre los manuales administrativos y se determina que no cuenta con ninguno de ellos. 2. Análisis del grado percibido de orientación a la estrategia organizacional. El grado percibido de orientación estratégica, se analiza para determinar si la organización cuenta con la misión, visión y objetivo y analiza el cumplimiento de los mismos. Se verificó que la dirección general tiene la misión, visión y objetivo por escrito pero no se encuentra publicada en la organización, las respuestas a los cuestionarios indican en su evaluación que si cuentan con la misión y la visión en la empresa, el 58% del personal indican que no son conocidos o no se sabe si existen, con respecto a los objetivos, el 58% manifiesta lo mismo. Es importante mencionar que 53% del personal considera que los objetivos se cumplen del 75% al 100%. Después del análisis de este indicador, se concluye que la empresa presenta una orientación hacia la verticalidad en un 62%, resultado presentado en la Tabla 2. Evaluación de indicadores. 3. Grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo Grado percibido de centralización de decisiones. Grado percibido de satisfacción y motivación de los empleados Análisis del grado percibido de formalización. Determinar el grado de formalización, evaluando la existencia de los documentos formales de la organización como son: 3 Análisis del grado percibido de jerarquización. El análisis percibido de jerarquización, considera los niveles jerárquicos de la organización y tramo de control, presentando las características siguientes: la organización refleja un organigrama vertical, aplicándose la división del trabajo. En pláticas sostenidas con el Director General y los trabajadores indica que en este momento tiene ocho puestos como tramo de control, existe una supervisión directa. Por las características verticales presentadas, los resultados del análisis indican una orientación hacia la verticalidad en un 70%, presentado en la Tabla 2. Evaluación de indicadores. 4. Análisis del grado percibido de orientación a procesos. Se identifican los procesos, funciones o actividades principales que se desarrollan en la organización y su distribución entre las áreas de trabajo, para determinar el tipo de departamentalización utilizado y se identifican a los responsables de las principales tareas o actividades de la organización y la existencia de equipos de trabajo. Este análisis indica que el trabajo está organizado en torno a funciones, existiendo responsabilidad y ejecución en forma individualizada, sin equipos de trabajo, las funciones son asignadas individualmente, con escasa coordinación, existiendo una departamentalización funcional, características fundamentalmente verticales, la orientación hacia la verticalidad es un 81%. b. Descripción y análisis de la coordinación. Para investigar la coordinación que permiten identificar la estructura actual de la organización, se utilizó el cuestionario diseñado. El análisis de la coordinación contempla los indicadores siguientes: grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo, grado percibido de centralización de decisiones, grado CCIA´2010 percibido de satisfacción y motivación de los empleados, grado percibido de participación (individuales /consensuadas). 1. Análisis del grado percibido de coordinación. Se identifican las líneas de comunicación entre los miembros de la empresa para determinar los requerimientos de información para toma de decisiones y los sistemas de información que se utilizan en la organización, evaluando si satisfacen los requerimientos de información para tomar decisiones, analizando los principales obstáculos de coordinación. El principal problema que los empleados perciben para una coordinación adecuada, es la falta de comunicación, misma que representa un 57% de los empleados, en segundo y tercer lugar las problemáticas importantes son la falta de personal, ausencia de empleados y la falta de apoyo, también se determinaron otras como lo son la falta de tiempo y la falta de trabajo en equipo. El 42% del personal directivo expresa que las líneas de comunicación están definidas claramente, mientras que el 58% lo desconoce. El análisis percibido de coordinación, se inclina hacia la verticalidad en un 83% representado en la Tabla 2. Evaluación de indicadores, debido a los diversos problemas de comunicación existentes en la empresa 2. Análisis del grado percibido de centralización El 100% del personal Directivo indica que la responsabilidad para la toma de decisiones estratégicas está a cargo del director y el gerente general El 50% del personal de la empresa expresó que la toma de decisiones estratégicas recae en el gerente de tienda. El 70% de los trabajadores de nivel operativo y ventas opinaron que el gerente de tienda toma decisiones sobre su trabajo y un 30% entre gerentes y trabajadores. El 83% del personal indica que el personal directivo toma las decisiones estratégicas. Con respecto a la centralización, como se observa en los datos mencionados, la autoridad y toma de decisiones está centralizada en los niveles directivos, los trabajadores no cuentan con autoridad suficiente para tomar decisiones, no existe una correspondencia entre responsabilidad y autoridad, existe mayor responsabilidad que autoridad para la ejecución de sus actividades. El análisis percibido de centralización, orienta hacia la verticalidad en un 78%, como lo muestra la Tabla 2 Evaluación de indicadores, debido a que existe centralización de toma de decisiones, característica principal de las organizaciones verticales. 3. Análisis del grado percibido de satisfacción y motivación de los empleados Identificar los efectos que muestran la existencia de insatisfacción o desmotivación y las causas que lo provocan. El 63% del personal se siente insatisfecho o poco satisfecho en el puesto, el 68% indica que no cuentan con programas motivacionales y se siguen manifestando los 4 problemas de comunicación. El 63% personal opina que no existen o desconocen el mecanismo de desarrollo individual, uno de los puntos detectados con respecto a la pertenencia es que el 30% se siente completamente parte de la empresa, el 50% en ocasiones. El análisis percibido de satisfacción y motivación de los empleados, orienta hacia la verticalidad en un 67%, como lo muestra la Tabla 2 Evaluación de indicadores 4. Análisis del grado percibido de participación Se identifican las actividades y la forma de participación de los trabajadores. El análisis percibido de participación, orienta hacia la verticalidad en un 72%, como lo muestra la Tabla 2. Evaluación de indicadores, debido a que las funciones son asignadas y desarrolladas en forma personalizada. La participación que tiene el trabajador en la organización, obedece al desarrollo de las funciones asignadas a cada puesto, debido a que no están acostumbrados a los trabajos en equipo. . TABLA 2. EVALUACIÓN DE INDICADORES Porcentaje Porcentaje Indicadores vertical horizontal Grado percibido de orientación a la estrategia organizacional 62% 38% Grado percibido de jerarquización 70% 30% Grado percibido de orientación a procesos 81% 19% Grado de coordinación entre puestos de trabajo 83% 17% Grado percibido de centralización en la toma de decisiones 78% 22% Grado percibido de motivación y 67% 33% satisfacción de los empleados Grado percibido de participación 72% 28% (individuales /consensuadas) Totales 73.00% 27.00% En la Tabla 2 Evaluación de indicadores, se muestra la tendencia hacia la verticalidad, debido a las características organizacionales que se resaltan con base a la encuesta realizada al 100% del personal, los resultados más relevantes en que la define son: grado de coordinación entre puestos de trabajo 83%, grado percibido de orientación a procesos 81.00% de verticalidad; en el grado percibido de centralización los resultados obtenidos promedia un 78%, grado percibido de participación individual y consensudas72% de participación individual, Grado percibido de jerarquización 70.33%, grado percibido de motivación y satisfacción de los empleados 67% y grado percibido de orientación a la estrategia organizacional promedian un 62% de verticalidad, por estas razones la organización se considera vertical en un 73%, acorde a las teorías de organización vertical establecidas por [8], [15], [16], [9], [17], [6] [18], [2], [19], [4], [5]. Con base a los resultados y la situación que prevalece en la organización descrita con anterioridad, se concluye que, si influyen las características verticales como la centralización de decisiones, la falta de satisfacción y motivación, la CCIA´2010 jerarquización, el trabajo individual, la falta de coordinación y los problemas de motivación y capacitación en el funcionamiento de la empresa. Con base a las consideraciones sobre modelos de organización vertical y horizontal de diversos autores y los resultados aportados por los actores, la organización tiene una orientación hacia la verticalidad en un 73%. [6] [7] [8] [9] [10] 1 2 34 5 6 7 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Coordinación entre puestos Orientación a proceso Centralización de decisiones Participación Jerarquización Satisfacción y motiv ación Estrategia organizacional [11] [12] [13] [14] [15] [16] Grafico 1.-Representación gráfica de indicadores En el Grafico 1.-Representación gráfica de indicadores, se muestran el promedio del 100% de los indicadores de la empresa, cómo podemos apreciar los indicadores más verticales son grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo, el menos vertical es orientación a la estrategia organizacional. V. CONCLUSIÓN Se realizó un análisis teórico considerando autores nacionales e internacionales sobre las características de los modelos de organización verticales y horizontales que sirvieron como base para hacer el diagnostico de la panadería. Se diseñó, probó y se aplicó el cuestionario a los tres niveles de la organización (Directivo, Ventas y Operativo) con base a los indicadores, se realizó un análisis de cada indicador, representándolo en una gráfica donde se demuestra que la organización debido a sus características es una empresa con un modelo de organización vertical. VI. [1] [2] [3] [4] [5] REFERENCIAS Fernández, Margarita. Objeto, mediciones y conceptos en la teoría de la organización: El programa Aston. [aut. libro] M. Eduardo Ibarra. El Orden organizacional. Poder, estratégica y contradicción. México: Ediciones y Distribuciones Hispánicas S.A. de C.V., 1991. Reyes, Agustín. Administración de empresas teoría y práctica. México: Limusa, 1982. R.Daft. Administración. México: Thomson, 2004. David, Robbins Stephen y Decenzo. Fundamentos de Administración. México: Preintice Hal, 2002. García, Lourdes Münch y José. Fundamentos de administración. México: Trillas, 2004. [17] [18] [19] 5 Chiavenato, Idalberto. 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Autores: Dr. Gilberto López Orozco Maestro de tiempo Completo, Facultad de Contaduría y Administración, Universidad Veracruzana Dr. Gonzalo Aguirre Beltran S/N, Zona Universitaria, Xalapa, Veracruz México. Teléfono Móvil: 2281051361, Oficina: 2288421700 Ext. 11677 E-mail: [email protected], [email protected] Integrante del Cuerpo Académico ESTUDIOS ORGANIZACIONALES UVER-CA 126 Dra. María Dolores Gil Montelongo. Maestra de tiempo Completo, Facultad de Contaduría y Administración, Universidad Veracruzana Dr. Gonzalo Aguirre Beltran S/N, Zona Universitaria, Xalapa, Veracruz México. E-mail: [email protected], [email protected] Integrante del Cuerpo Académico ESTUDIOS ORGANIZACIONALES UVER-CA 126 Dra. María Sonia Fleitas Triana Profesora Titular, Vicedecana de investigación y posgrado, Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, La Habana, Cuba. E-mail: [email protected] M.A. Carlos A. Bolio Yris Maestro de tiempo Completo, Facultad de Contaduría y Administración, Universidad Veracruzana Dr. Gonzalo Aguirre Beltran S/N, Zona Universitaria, Xalapa, Veracruz México. Oficina: E-mail: [email protected] Colaborador del Cuerpo Académico ESTUDIOS ORGANIZACIONALES UVER-CA 126