MANUAL OPERATIVO - Ministerio de Relaciones Exteriores y

MANUAL OPERATIVO
VIII Reunión del Grupo de Ministros de Relaciones Exteriores y XII Reunión de
Coordinadores Nacionales de la Comunidad de Estados Latinoamericanos y
Caribeños
Quito, 3, 4 y 5 de mayo de 2015
1
INFORMACIÓN GENERAL DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR:
Presidente de la República
Eco. Rafael Correa Delgado
Vicepresidente de la República
Ing. Jorge Glas Espinel
Coordinador Nacional Adjunto CELAC
– Logística y Organización
Embajador Diego Stacey
Ministro de Relaciones Exteriores y
Movilidad Humana
Eco. Ricardo Patiño Aroca
Viceministro de Relaciones Exteriores
e Integración Política
Coordinador Nacional CELAC
Embajador Leonardo Arízaga Schmegel
Coordinador Nacional Adjunto CELAC
Magister Daniel Ortega Pacheco
2
DATOS GENERALES DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR:
Área Territorial
257.217 Km² (Instituto Geográfico Militar Ecuador 2013).
Población
14.483.499 habitantes (INEC Censo 2010).
Temperatura
· Quito: 8/20° (Temperatura media, mes de mayo), con pronóstico de lluvias intensas.
· Guayaquil: 24/30° (Temperatura media, mes de mayo).
Capital
San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano. (2.850 msnm).
Idiomas
Castellano/Kichwa/Shuar
Moneda
Dólar (USD)
Visa
No se requiere de visa por un lapso de hasta 90 días desde el arribo al Ecuador en el
aeropuerto.
Los ciudadanos de los países miembros de la Comunidad de Estados Latinoamericanos y
Caribeños CELAC, para su ingreso al Ecuador no requieren de visado.
Sistema Eléctrico
110 – 220 Hz
Teléfonos Importantes
Emergencias 911
Cancillería Ecuador local: (00593)2 2993200
El código de área para llamadas a Ecuador es 593. El servicio de telefonía nacional e
internacional funciona durante las 24 horas del día.
3
Vestimenta
Para la ciudad de Quito, cuyo clima es templado-frío, la vestimenta recomendada es traje de
calle formal o trajes nacionales para los hombres y de libre elección para las mujeres.
Se recomienda ropa abrigada para la noche.
4
INFORMACION SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LA
VIII REUNIÓN DE CANCILLERES DE LA CELAC.
1.
Información del Evento
La Reunión de Ministras y Ministros de Relaciones Exteriores de los países miembros de la
Comunidad de Estados Latinoamericanos y Caribeños (CELAC), es uno de los Órganos
principales de esta agrupación.
La VIII Reunión de Cancilleres de la CELAC se realizará el martes 5 de mayo de 2015, en los
diversos salones del hotel JW Marriott de la ciudad de Quito, a partir de las 08h30.
Previamente, los días 3 y 4 de mayo, se realizará la XII Reunión de los Coordinadores
Nacionales de la CELAC.
2.
Precedencia
La ubicación de los Jefes de delegación y sus respectivas delegaciones, se realizará
conforme al protocolo establecido por la CELAC (orden alfabético); salvo para la reunión
del cuarteto, que tendrá su propia configuración.
3.
Formato de las Reuniones
Se tiene previsto que la asistencia de los Jefes de delegación y sus delegados, a las
reuniones programadas, serán en formato 1 + 4 para la Reunión de Coordinadores
Nacionales y, de 1 + 5 para la Reunión de Cancilleres.
4.
Acreditaciones
Las delegaciones que asistirán a la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores y de
Coordinadores Nacionales de la CELAC, deben dirigirse a la dirección web
www.celac.cancilleria.gob.ec, ingresar a la sección de acreditaciones y seguir los pasos que
se indican en la mencionada página.
La Coordinación de CELAC recolectará toda la información sobre acreditaciones e
itinerarios y la reenviará a la Dirección de Protocolo, para ser procesada.
Las acreditaciones serán entregadas a las Misiones Diplomáticas acreditadas en el
Ecuador, y en el caso de aquellos países que no tienen una Misión Diplomática acreditada
en Ecuador, la acreditación se entregará el día de la reunión a través de los enlaces que
para el efecto serán designados.
5
Es imprescindible llenar íntegramente el formulario, según los requerimientos
establecidos en la página oficial del evento, de manera que se evite cualquier dificultad
tanto para las delegaciones como para su procesamiento por parte de la Dirección de
Ceremonial y Protocolo.
5.
Itinerarios
Para la coordinación de atenciones y actos protocolarios de los Jefes de delegación y
delegados de cada país asistentes a las reuniones, se deberá enviar el itinerario de vuelo
de los señores Cancilleres y Coordinadores Nacionales y demás miembros de la
delegación, al siguiente contacto:

6.
Luis Armijos Samaniego
Protocolo Cancillería Ecuador
Correo: [email protected]
Cc: [email protected]
Teléfono: +593-999456847
Permisos de sobrevuelo y aterrizaje
Los Estados miembros de Comunidad de Estados Latinoamericanos y Caribeños (CELAC)
deberán tramitar, con debida antelación, los permisos de sobrevuelo y aterrizaje de sus
aeronaves oficiales. Para el efecto, deberán acompañar los planes de vuelo y datos de la
aeronave. El trámite deberá realizarse a través de sus respectivas Misiones Diplomáticas,
mediante comunicaciones oficiales que deberán ser remitidas a la Cancillería ecuatoriana.
(Telf. +593-2993205, e-mail. [email protected] o [email protected]).
Cada país deberá contratar, por su cuenta, los servicios aeroportuarios que requieran sus
Aeronaves oficiales y correrán con los costos que demanden de ellas.
Las empresas que prestan servicios aeroportuarios en el aeropuerto de Quito son:
JETHANDLING
Teléfonos: +593-2-2259431
+593-2-3330106
+593-2-2439810
Fax: +593-2 2439 850
Celular: +593-997142840
+593-992445405
6
E-mail: http://www.jethandling.com/
E-mail: [email protected]
ECUACENTAIR
Teléfono: +593-2-2818404
E-mail: [email protected]
Link: http://www.ecuacentair.com/
Gerente de Operaciones
Angela Lara Viteri
Celular: +593-983125403
Email: [email protected]
Supervisor:
Freddy Maldonado
Celular: +593-997168403
Email: [email protected]
Supervisora:
Natalia Salazar
Celular: +593-99 5061891
Email: [email protected]
WINGS GROUND HANDLING,
Teléfonos: +593-2-6003494 Ext. 102
+593-980624183
E-mail: http://www.wingsghs.com/es/inicio
7.
Aeropuerto Internacional Mariscal Sucre de Quito
La logística para el recibimiento será la siguiente:
Los Coordinadores Nacionales que arriben en vuelos comerciales para las reuniones
previas, serán recibidos en la terminal aérea por un equipo de protocolo y se les brindará
soporte para agilizar los trámites de migración y aduana; para lo cual se ha dispuesto de
un counter de servicios específico para las delegaciones y sus delegados.
Los Coordinadores Nacionales y su delegación serán transportados a la Sala VIP de
Protocolo del aeropuerto, para ser trasladados, una vez se haya completado el trámite de
migración y aduanas, a los hoteles donde se vayan a hospedar.
En caso de los Cancilleres que arriben en vuelos privados, serán recibidos directamente en
la Sala VIP de Protocolo y en cuanto los temas migratorios y de aduana hayan concluido,
se los transportará al hotel sede, donde los Ministros de Relaciones Exteriores se alojarán.
7
Para el recibimiento es indispensable conocer los itinerarios de las delegaciones, las
mismas que deberán ser remitidas a la Coordinación de la Presidencia Pro Tempore de la
CELAC, como se indicó en el punto 5 de éste manual.
8.
Transporte interno
La movilización se sujeta a cambios en relación con el nivel de asistencia de la delegación.
El Estado ecuatoriano asignará un vehículo al Canciller o jefe de delegación, vehículos que
conformarán junto con los equipos de seguridad, las respectivas cápsulas de traslado
dentro de la ciudad.
Se ha dispuesto además, el servicio de transporte para las delegaciones desde el
aeropuerto y hoteles, hacia el sitio de reunión en recorridos circulares de ida y vuelta en
horarios que serán dados a conocer por los encargados de transporte en cada hotel en
que se hospeden los delegados.
Para los delegados a las reuniones previas el transporte corre por cuenta de las Embajadas
acreditadas. En caso de que el país no posea una representación diplomática en Ecuador,
el transporte corre por cuenta de la Presidencia Pro Témpore CELAC Ecuador.
9.
Alojamiento
El Estado ecuatoriano, extiende las respectivas cortesías protocolares de alojamiento y
alimentación a las señoras y señores Ministros de Relaciones Exteriores.
Huelga señalar que cualquier otro servicio adicional que sea requerido en el hotel, correrá
por cuenta del respectivo delegado. El Ecuador no pagará servicios, ni consumos
solicitados por otros miembros de una delegación y que sean cargados a la cuenta de las
habitaciones otorgadas a los Ministros de Relaciones Exteriores, que corren a cargo del
Gobierno ecuatoriano.
El alojamiento y alimentación de los demás miembros de las delegaciones o Comitivas,
corren por cuenta propia de cada miembro de la delegación.
La reserva de las habitaciones para la comitiva oficial será responsabilidad de cada
delegación y de las Embajadas acreditadas en el país anfitrión, y deberá ser canalizada
directamente con el Hotel de su elección.
En el caso de las señoras y señores Ministros de Relaciones Exteriores, el Estado
ecuatoriano ha reservado las habitaciones en el piso ejecutivo del Hotel JW. Marriott;
8
único hotel en el cual pagará dicho rubro a los señores y señoras Cancilleres asistentes a la
reunión.
En la ciudad de Quito los hoteles que estarán a disposición de los miembros de las
delegaciones oficiales son:
N°
Hotel
1
J.W.
Mariott
2
Swiss
Hotel
3
Estrellas Ubicación
Página Web
Contacto
E-mail
5
Avenida Orellana
1172 y Avenida
593 297-2000
Amazonas, Quito
170150
http://www.espanol.ma
rriott.com/hotels/travel
/uiodt-jw-marriotthotel-quito/
Roxana
Rodríguez
rosana.rodrig
uez@marriot
.com
5
Av.12 de Octubre
593 2 256
1820 y Luis
7600
Cordero
http://www.swissotel.co
Mónica
m/hotels/quito/exploreCollaguazo
hotel/
mcollaguazo
@swissuio.co
m
Hotel Best
5
Wester
Ave. Shyris N3753 y Naciones
Unidas
(593-2) 244
5305
http://www.bwpremier
quito.com/contact_us.p
hp?id_lang=ES
vlandeta@b
wplazaquito.
ec
4
Hilton
Colón
Amazonas N
1914 Y Patria
Avenida 1
593-23828300
http://www3.hilton.com
Departament
/en/hotels/ecuador/hilt
o de
on-colon-quitoReservas
QUIHIHF/index.html
sales.quito@
hiltoncolon.c
om
5
Hotel
Sheraton
593 297 0002
http://www.starwoodho
Departament
tels.com/sheraton/prop
o de
erty/overview/index.ht
Reservas
ml?propertyID=766
reservasquito@shera
ton.com
593 2 255
3953
http://www.ihg.com/hol
Michelle
idayinnexpress/hotels/u
Potruva
s/es/reservation
reservas@hi
equito.com.e
c
5
5
Avenida
Naciones Unidas
y Avenida
República de El
Salvador
Teléfono
Verónica
Landeta
6
Holiday
Inn
4
Ave. Orellana
N6-54 Y Calle
Reina Victoria,
Avenue
Francisco de
Orellana E6-54,
Quito DC
7
Hotel
Mercure
4
Roca E 4-122 y
Av. Amazonas
593 22994000
http://www.mercurequi
to.com.ec/
Alexandra Ruíz
ruiz_a@merc
urequito.com
.ec
8
Hotel
Radisson
4
12 de Octubre
Ave., and
Cordero 444 St.
(593-2)2233333
http://www.radisson.co
m/quito-hotelec/ecquito
Verónica
Cadena
vcadena@ra
disson.com.e
c
9
Hotel Le
Parc
4
República de El
Salvador N34349 e Irlanda
http://www.leparc.com. Jonathan
593 2 2276 800 ec/
Yanez
jyanez@lepa
rc.com
9
epesantez@
hotelakros.co
m.ec
4
Av. 6 de
Diciembre N34 120
(593)2 2430600
http://www.hotelakros.
com/
Erik Pesantez
4
Avenida
República de
El Salvador N34377
59 (32) 224
9008
http://www.hotelesdan
n.com/dann-carltonquito/
Felipe Sánchez
centralreserv
as@hotelesd
ann.com
http://www.hojo.com/h
otels/ecuador/quito/ho Departamento
ward-johnson-hotelde Reservas
quito/hotel-overview
reservas@ho
jo.com.ec
10
Hotel
Akros
11
Hotel
Dann
Carlton
12
Hotel
Howard
Jhonson
4
Alemania E5-103
y Av Republica,
593 226-5262
Quito
13
Hotel
Finlandia
3
Finlandia 35-129
& Suecia St
593 2 2244
287
http://www.hotelfinland Departamento
iaquito.com/
de Reservas
info@hotelfi
nlandia.com.
ec
14
Hotel
Casa
Joaquín
Boutique
3
Joaquín Pinto,
Quito 170118
593 2 2224
791
http://www.hotelcasajo
aquin.com/web/hotelcasa-joaquin-quito/
info@hotelca
sajoaquin.co
m
Departamento
de Reservas
Se recomienda que los señores Coordinadores Nacionales de cada país, se hospeden de
preferencia en el Hotel JW. Marriott, hotel en el cual estarán alojados los señores
Cancilleres.
En caso que los señores Coordinadores Nacionales decidan hospedarse en otro hotel, y
para efectos de soporte en la movilización hacia el Hotel JW. Marriott (lugar de las
reuniones), el Estado ecuatoriano dispondrá de vehículos tipo VAN, los que realizarán un
recorrido en circuito por los 5 primeros hoteles mostrados en el cuadro precedente.
Para la logística del caso, los Coordinadores Nacionales deberán informar a la Dirección de
Ceremonial y Protocolo ([email protected]), el nombre del hotel en el que se
hospedarán durante su permanencia en la ciudad de Quito.
Las solicitudes de reserva de habitaciones en los hoteles de la ciudad de Quito, son
responsabilidad de cada delegación oficial y de la Embajada acreditada.
La reserva de habitaciones se las puede realizar a través de la página web de cada hotel de
acuerdo a las políticas del establecimiento, o contactándose directamente con el hotel a
los números telefónicos señalados en el cuadro anterior.
Para realizar la reserva de habitaciones, los establecimientos hoteleros en el Ecuador
aceptan como medio de pago todas las tarjetas de crédito nacionales e internacionales,
sistema Paypal, transferencias bancarias, contra depósito en la cuenta bancaria
determinada por el establecimiento hotelero y dinero en efectivo.
10
10. Enlaces:
El Estado ecuatoriano designará un enlace (funcionario de Cancillería) para que acompañe
permanentemente al Jefe de cada Delegación, así mismo se encargará de receptar y
solventar las peticiones protocolarias o logísticas que requiera cada delegación.
11. Alimentación
El Estado Ecuatoriano garantizará la alimentación del señor Canciller, Coordinadores
Nacionales y demás delegados que los acompañen, únicamente en el marco de las
reuniones oficiales.
En caso que algún delegado oficial asistente a las reuniones, posea restricciones médico –
alimenticias, deberá informar del particular a la Dirección de Ceremonial y Protocolo del
Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana del Ecuador, para las medidas del
caso.
12. Seguridad
Cada país deberá remitir mediante Nota Oficial a la Dirección de Ceremonial y Protocolo
de la Cancilleria ecuatoriana, el requerimiento de Internación de Armas y de Equipos de
Comunicación de la Comitiva de Seguridad.
El requerimiento deberá ser acompañado por un documento o formulario que detalle
cada tipo de armamento y equipo de comunicación, a ser portado por las comitivas de
seguridad de cada Delegación.
13. Sitio de las reuniones
Todas las reuniones tendrán lugar en el Hotel JW Marriott de la ciudad de Quito.
14. Contactos
En caso de necesitar información adicional, favor contactarse con:
NOMBRES
CORREO
TELÉFONO
11
DIRECTOR DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Luis Narváez Ricaurte
[email protected]
GERENTE DEL EVENTO
Marcela Cevallos
[email protected]
593 996469143
593 9 98026395
AEROPUERTO
Paúl Caluguillín
[email protected]
Paulina Reyes
TRANSPORTE
Guillermo Gross
[email protected]
HOTELES y CATERING
Marisol Díaz
[email protected]
Diana Tobar
[email protected]
ITINERARIOS Y ACREDITACIONES
[email protected]
Luis Armijos
593 9 95312323
593 9 95451559
593 9 86125961
593 9 94200390
593 9 79672027
593 9 99456847
INVITACIONES, LETREROS Y CREDENCIALES
Antonio Mosquera
SEGURIDAD
[email protected]
593 9 83506210
593 9 84897063
Mario Cueva
[email protected]
REUNIONES PREVIAS Y PLENARIO
Andrés Cisneros
[email protected]
Jhonny Reinoso
[email protected]
593 995435182
593 9 84611220
12