BANCO DE PREGUNTAS MÓDULO DE PRODUCTIVIDAD

BANCO DE PREGUNTAS MÓDULO DE PRODUCTIVIDAD
REUNIONES EFECTIVAS
Las siguientes preguntas se plantean a partir del contenido del curso de reuniones efectivas.
El estilo de las preguntas es de falso o verdadero y de selección múltiple con única respuesta,
en donde usted deberá complementar el contenido o seleccionar la opción que más se ajuste
al enunciado.
 Una reunión puede tener múltiples propósitos al interior de una entidad pública, pero
generalizando se pueden identificar como propósitos explícitos los siguientes:
 Comunicar, analizar, discutir información y tomar decisiones.
 Tomar decisiones, promover el liderazgo, fomentar la participación y evaluar el
desempeño.
 Socializar decisiones, preparar informes, generar consenso y discutir información.
 Evaluar estrategias, tomar decisiones, promover el liderazgo y analizar.
 ¿Cómo identifica usted si ha tenido una reunión productiva?
 Fue productiva ya que cada uno de los asistentes mantuvo una participación activa.
 Fue Productiva porque usted la lideró, y organizó todo sin pasar por alto ningún
detalle.
 Fue productiva pues logró que todos asistieran puntualmente.
 Fue productiva ya que se cumplió con el objetivo.
 Innovar en las reuniones y atreverse a transformar esos espacios, en ambientes
realmente productivos y motivantes para sus pares y para el Ministerio TIC, implica
tener en cuenta los atributos que caracterizan a una reunión efectiva, estos son:
 Participación limitada, agenda específica, límites de tiempo, control, planteamiento de
alternativas y seguimiento.
 Convocatoria anticipada, reglas claras, tomar decisiones, organización de las
intervenciones, planificación de las presentaciones y contar con un sitio adecuado.
 Agenda específica, límites de tiempo, puntualidad y suspender el uso de dispositivos
móviles durante su desarrollo.
 Definir el líder y el moderador previamente, enviar la agenda con anticipación,
estructurar las presentaciones y hacer seguimiento.
 Las reuniones se pueden clasificar según sus objetivos, según esto al hablar de
“descargos” se hace referencia a la información general que se le da a todo un equipo
de trabajo frente a las decisiones que los directivos de área han tomado. F o V
 Existen diferentes formas de clasificar las reuniones pero al centrarnos en su
objetivo son sietes las razones más relevantes para que se realicen, estas pueden ser
de:




Información, socialización, rendición de cuentas, lluvia de ideas, planeación,
debate argumentado y consulta
Evaluación de resultados, descargos, solución de problemas, encuesta o sondeo,
informativa, creativa y análisis del equipo de trabajo.
Autoevaluación, desempeño, asignación de responsabilidades, planeación,
solución de problemas, consulta e informativa.
Análisis de trabajo en equipo, consulta, descargos, planeación, seguimiento,
consulta y rendición de cuentas.
 Una de las fallas que hace que las reuniones sean improductivas es que la gente no
dice la verdad. Esto se puede dar por que la cultura organizacional está orientada a la
culpa. F o V
 Cuál de estos no es un objetivo valido para una reunión efectiva:




Preparar el informe final de la gestión del último año.
Conocer diferentes planteamientos sobre las nuevas estrategias del MinTIC.
Informar a todo el equipo sobre los méritos y logros de un servidor.
Evaluar la ejecución de uno de los proyectos del área de vigilancia y control.
 Las reuniones son una estrategia de participación, entendida esta última, como la
oportunidad de asistir al encuentro de manera puntual, escuchar y tomar nota
atenta de las opiniones de los demás. F o V
 Una reunión efectiva genera un gran impacto al ambiente organizacional, ya que
aporta a la productividad, genera relaciones de aprendizaje y autonomía dentro de
los equipos de trabajo, y según como se desarrollen pueden llegar a aportar a la
motivación, creatividad e innovación de los servidores del MinTIC que participen.
Entonces ¿A qué se refiere el ambiente organizacional?
 Al entramado de relaciones humanas que se tejen entre los colaboradores de una
entidad.
 A las diferentes influencias que tienen los colaboradores de una entidad para
formar su criterio.
 A la estructura organizativa y jerárquica de una organización, en donde se
establecen los diferentes roles de cada uno de los colaboradores de la entidad.
 A los distintos procesos que se desarrollan desde el área de Gestión Humana de
una entidad.
 Dentro de las directrices que permiten optimizar el desarrollo de las reuniones se
encuentran:




Limitar el uso del chat con otras personas ajenas a la reunión, organizar las
intervenciones, finalmente los comentarios y discusiones deben hacerse sobre el
tema de la discusión.
Organizar las presentaciones e informes que se van a discutir, estructurar de forma
circular el auditorio para facilitar la comunicación y realizar una presentación
general antes de comenzar.
Enviar previamente la agenda, emplear en la presentación ayudas audiovisuales y
establecer un horario para iniciar y concluir la reunión.
Comenzar de manera puntual, permitir que las intervenciones se hagan libremente
y limitar el uso de dispositivos móviles.
 Existen múltiples herramientas tecnológicas para programar reuniones, entre ellas
el Outlook que es un software que permite administrar correos electrónicos y a
través de calendarios planificar distintos encuentros. F o V
 Una agenda es el orden del día de una reunión. Existen cuatro parámetros claves
para la elaboración de una agenda que le sirva como herramienta y guía de una
reunión efectiva, estos son:




Determinar prioridades – agrupar temas relacionados – actualizar la lista de
contactos – enviar la agenda con anterioridad.
Establecer horarios – contactar a todos los participantes – coordinar el lugar y los
recursos necesarios – insistir en la puntualidad.
Hacer la lista de pendientes – determinar responsables – acordar plazos – enviar la
agenda.
Enlistar los temas – asignar al líder, moderador y secretario – coordinar el lugar –
enviar la agenda.
 Uno de los elementos para hacer una reunión efectiva son los participantes. Las
cualidades y el número de personas que asistirán marcan una pauta importante a la
hora de tomar una decisión, tres de los criterios relevantes a la hora de seleccionar
quiénes van a participar en la reunión son:




La relación con el tema a tratar, el espacio del recinto de la reunión y la diferencia
de niveles jerárquicos.
La relación con el tema a tratar, la relación con otros participantes y el
conocimiento técnico o científico que posean.
La relación con el tema a tratar, la puntualidad, y el tiempo que lleve vinculado a la
entidad.
La relación con el tema a tratar, la calidad de sus opiniones y su nivel de liderazgo.
 El lugar en donde se desarrolle la reunión debe ser de fácil acceso, contar con las
condiciones de infraestructura y recursos técnicos que le den la comodidad a los
participantes. Adicionalmente, tres aspectos importantes a la hora de seleccionar el
sitio para desarrollar la reunión son:




La zona de café, la comodidad del mobiliario y la ubicación.
La disponibilidad de parqueaderos, los recursos técnicos y la iluminación.
La iluminación, el ruido exterior y la ventilación del lugar.
La decoración, la zona de cafés y los recursos técnicos.
 Teniendo en cuenta que la Ley de la Banalidad indica que "en toda reunión el
tiempo dedicado a un asunto está en relación inversa a su importancia", se pude
decir que entre más tiempo dure la reunión, los asuntos que se están tratando son
de mayor importancia. F o V
 Es necesario que usted desarrolle la agenda de una reunión del área a la cual
pertenece dentro del MinTIC, con el objetivo de marcar unas pautas claras usted
decide…
 Clarificar el objetivo, las temáticas y los tiempos estipulados para el desarrollo de la
reunión.
 Coordinar el lugar, fecha, hora y asistentes centrándose en la necesidad de la
puntualidad.
 Definir los roles de líder, moderador y secretario para delegar la tarea de
convocatoria y desarrollo de la agenda.
 Enviar los informes y la documentación para que todos lleguen enterados del tema
de discusión.
 El uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en el proceso
de planeación de una reunión, contribuye a optimizar el tiempo, a la comunicación
asertiva y a la estructuración de una agenda. F o V
 Es necesario enviar con anticipación la agenda de una reunión ya que …




Hace parte de los protocolos del MinTIC.
Cada asistente debe llegar preparado.
Es necesario establecer una comunicación con los demás servidores que
participarán.
Permite que las personas sepan a qué hora comienza y termina la reunión.
 Surge en el ministerio un asunto de extrema importancia que debe atenderse, usted
puede tomar las medidas necesarias, pero cree necesario convocar la reunión, esta
decisión es…




Correcta, ya que es necesario que cada miembro del equipo se entere de cada una
de sus acciones.
Correcta, aunque usted es el líder, es fundamental promover la democracia en la
toma de decisiones.
Incorrecta, porque usted puede atender el imprevisto e informar su acción a
través de un correo o memorando.
Incorrecta, ya que se las reuniones se deben programar con tiempo para poder
planear una agenda.
 A una reunión puede asistir cualquier persona, entre más aportes haya más se
alimentará el debate. F o V
 ¿Con qué frecuencia se debe reunir el talento MinTIC?
 Frecuentemente para incrementar los índices de productividad.
 Cada quince días como de costumbre.
 Previamente a un informe de área para llegar a acuerdos.
 Cada vez que se amerite tomar una decisión, comunicar, analizar o socializar un
tema.
 Durante una reunión son múltiples los usos que le puede dar a las TIC´s, ya que estas
sirven como soporte de la información que se presenta. Las ayudas se clasifican en dos
grandes categorías:




Plásticas y audiovisuales.
Multimedia y clásicas
Visuales y multimedia
Físicas y digitales
 Usted necesita convocar a una reunión para la próxima semana, teniendo un boceto
de la agenda, los dos informes que han de discutir, y las presentaciones gráficas, cuál
sería el medio más adecuado para transferir esta información a los convocados,
partiendo de la optimización del tiempo y los recursos:




El correo electrónico interno del MinTIC ya que este es consultado con frecuencia
por todos los convocados.
La cartelera de anuncios para que los servidores vean la convocatoria antes de
ingresar a su oficina.
Los sistemas de video conferencias disponibles para remitir a uno por uno la
información.
Envía una comunicación impresa a cada uno de los participantes.
 La agenda para una reunión es importante ya que…




Permite plantear una organización temática y programar el tiempo con el que se
cuenta.
Orienta toda la reunión, da las pautas para las intervenciones y permite sacar
conclusiones.
Es una herramienta fundamental a la hora de establecer una comunicación fluida
con los demás asistentes.
Es un listado muy preciso de los acuerdos y lineamientos que se deben seguir por
parte de los asistentes.
 Los dispositivos móviles se han convertido en herramientas indispensables de
nuestra cotidianidad, pero durante las reuniones lo adecuado es
 Usarlos únicamente como herramienta de consulta de los temas y documentos
que están en la agenda.
 Apagarlos mientras se termina la reunión y con eso evitar las interrupciones.
 Consultarlos de manera permanente ya que se puede presentar cualquier
eventualidad.
 Usarlos de manera constante para optimizar su tiempo y poder atender múltiples
tareas de manera eficiente.
 Dentro de una reunión surgen diferentes temas algunos de mayor trascendencia
que otros, aun así es necesario mantener un orden, para ello es necesario que se
emplee la _______________ de los temas teniendo en cuenta el tiempo que se les
va a dedicar.




Agenda
Jerarquización
Organización
Clasificación
 Una reunión es necesaria cuando quiere cuestionar públicamente el
comportamiento de uno de los miembros del equipo, dar un aspecto de democracia
y cuando se busca comunicar los méritos y triunfos personales. F o V
 Tomando como referencia las preguntas que como moderador debe evitar hacer,
para sacar más provecho de las intervenciones e ideas de los participantes de la
reunión, la pregunta: “Lo cierto es que usted no ha podido comenzar la ejecución de
ese proyecto por falta de planeación o ¿no es así?” se clasifica como:




Capciosa
Ambigua
Múltiple
Directa
 La reformulación es una técnica que consiste en volver a expresar en otros términos
de manera más concisa y explícita, lo que acaba de ser comunicado. F o V
 En una reunión se pueden desarrollar en diferentes momentos una síntesis para ir
orientando a los participantes. En la síntesis final el secretario asignado toma los
apuntes necesarios, saca sus conclusiones y los comparte con los participantes para
dar por concluida la reunión. F o V
 En el caso de reuniones en las que la función del moderador está limitada y no
puede dar su opinión, se puede utilizar esta técnica para evitar dar respuestas que
puedan parcializar al grupo, cuando algún participante formula al moderador
preguntas comprometedoras.




Reformulación
Elucidación
Síntesis
Remisión en el espejo
 En medio de una reunión uno de sus pares no es claro con sus ideas entorno a la
implementación de una nueva estrategia entonces usted como moderador sabe que
lo más adecuado es usar la técnica de…




Elucidación
Reformulación
Síntesis
Remisión espejo
 En una reunión que usted ha convocado la discusión no está muy activa, incluso a
pesar de haber transcurrido ya varios minutos de la reunión los participantes no se
sienten motivados a dar su opinión. Entonces según lo aprendido usted…
 Afirma el objetivo de la reunión y destaca lo importante que es la participación de
cada uno de los servidores.
 Implementa la reformulación y formula varias preguntas de tipo informal para
comenzar a alentar la discusión.
 Implementa la técnica de elucidación a través de una actividad grupal en donde
por pequeños grupos se vaya plasmando la discusión.
 Cancela la reunión y pide a los servidores que se preparen para un próximo
encuentro.
 Como moderador y buscando sacar el mayor provecho del encuentro con su equipo
de trabajo, es necesario que evite usar preguntas capciosas, múltiples y ambiguas. F
oV
 En la técnica conocida como remisión en el espejo, se distingue porque permite
plantear tres tipos de preguntas al interlocutor:




Preguntas cerradas, preguntas abiertas y preguntas de opción múltiple.
Pregunta eco, pregunta espejo y pregunta relevo.
Preguntas directivas, preguntas reflexivas y preguntas argumentativas.
Preguntas de sondeo, preguntas directas y preguntas indirectas.
 Implementar estrategias para realizar reuniones cada vez más efectivas, trae un sin
número de beneficios a usted como colaborador y al MinTIC, ya que las reuniones
organizadas y planificadas…
 Fundamentan el liderazgo y el reconocimiento de las cualidades de cada servidor.
 Promueven el trabajo en equipo y contribuye a alcanzar las metas del MinTIC.
 Fomentan los procesos de planificación y el establecimiento de roles dentro de un
equipo de trabajo.
 Contribuyen a crear índices de productividad para MinTIC y a definir los líderes
dentro del equipo de trabajo.
 En el desarrollo de una reunión es importante que la discusión se genere en torno a
la agenda y a los objetivos, para que el moderador o líder de la reunión puedan
direccionar las diferentes intervenciones a través de preguntas abiertas, cerradas y
de seguimiento. F o V
 Al finalizar una reunión es importante que se desarrollen las actas, que se programe
una próxima reunión, y que se establezca la metodología para hacer seguimiento a
los acuerdos y responsables. F o V
 Es importante plantear el proceso de seguimiento después de una reunión cuando…




Los acuerdos son difusos y se requiere tomar decisiones.
Se han consolidado unos acuerdos, responsabilidades y plazos.
Se ha hecho una lluvia de ideas, diferentes argumentaciones y se necesita tomar
una decisión.
Se han establecido los plazos y varias tareas de las cuales el equipo en su conjunto
es responsable.
 Si usted recibe las siguientes indicaciones: Presente uno por uno los puntos del
orden del día o según el caso invite al expositor o a los participantes a expresar sus
opiniones; prepare actividades para romper con la rutina y finalmente controle la
discusión. ¿El rol que usted tiene dentro de la reunión es?


Secretario
Líder


Moderador
Participante
 Durante el desarrollo de una reunión se han establecido tres roles fundamentales, el
___________ quien hace la introducción y lidera la convocatoria, el ____________
quien es el encargado de organizar las intervenciones, y finalmente el
_____________ cuya función es llevar los apuntes y anotaciones de los aspectos
más relevantes de la reunión.




Convocante, moderador y participantes
Participantes, secretario y líder
Líder, moderador y secretario
Líder, secretario, participantes
 Las reuniones improductivas se convierten en espacios desgastantes para los
servidores y para la entidad. Existen varias fallas que en las que incurren tanto el
líder, el moderador o los mismos asistentes, entre ellas están:




No se cuenta con la información suficiente - la monotonía y la rutina – las
decisiones no se convierten en acciones.
No alcanza el tiempo para abordar la agenda – Los asistentes son impuntuales – el
sitio es incómodo.
No se establecen tiempos para una pausa - Se interrumpen continuamente las
intervenciones - No se concluye.
No se hace seguimiento a los acuerdos – Hay distracciones constantes – No se
tiene claro el objetivo.
 Si durante una reunión los asistentes no tienen una participación activa usted decide
implementar la técnica de Elucidación que consiste en…




Sacar a la luz los posibles temores del grupo a través de una dinámica que
dinamice la participación.
Realizar varias preguntas aleatoriamente para entablar la conversación que dé la
pauta para abordar el tema central.
Evaluar el nivel de conocimiento de cada uno de los participantes acerca de la
agenda que se ha planteado.
Hacer una dinámica para seleccionar al líder y al moderador de la reunión.
 Si ha llegado la hora de iniciar la reunión, y usted como líder advierte que faltan
alrededor de la mitad de los convocados… Usted debería:
 Dar 15 minutos de espera para comenzar la reunión con todos y no repetir temas.
 Iniciar la reunión y luego de media hora repetir de forma general los temas que se
han tratado para que todos se pongan al corriente.


Iniciar la reunión según lo acordado por respeto a quienes atendieron la
convocatoria puntualmente.
Cancelar la reunión por la impuntualidad de los demás asistentes.
 En medio de una reunión el líder del equipo toma la palabra y comienza un largo
discurso que termina por bajarle el ritmo al debate y desenfocando el objetivo de la
reunión entonces usted teniendo como moderador y teniendo en cuenta lo
aprendido…




Lo deja que prosiga pues es el líder, quien convocó la reunión y por ende quien
define su curso.
Sale discretamente del recinto, se toma una pausa y pasados diez minutos vuelve a
ingresar.
Hace una moción para que se comiencen a elaborar los acuerdos y conclusiones ya
que el tiempo programado comienza a agotarse.
Se distrae con su dispositivo móvil simulando tomar apuntes, mientras el discurso
y la reunión se acaba.
 Es importante establecer reglas claras para el desarrollo de la reunión, esto
permitirá que cada uno de los servidores se sienta satisfecho con el rol que
desempeñó ya que este encuentro le habrá contribuido de manera personal y
organizacional. Pero cuáles son las reglas generales para una reunión:




Organizar el sistema de autoservicio de café, dar espera a que todos los
convocados lleguen, alargar la reunión hasta tomar una decisión.
Apagar celulares o dejarlos en silencio, restringir el uso de dispositivos móviles,
planear descansos o pausas, organizar las intervenciones.
No permitir el uso de dispositivos móviles, limitar el número de intervenciones,
organizar el sistema de autoservicio de café.
Limitar el tiempo de las intervenciones, dar espera a que todos los convocados
lleguen, organizar las intervenciones.
 Usted se encuentra moderando una reunión, en medio del debate sobre dos
estrategias para la ejecución de un programa del MinTIC, surge una discusión álgida
entre dos servidores, esto genera tensión en todo el equipo de trabajo; para re
direccionar la discusión y conseguir el objetivo de la reunión usted de acuerdo a sus
competencias de liderazgo decide…



Exigir que los dos servidores que se retiren para poder continuar.
Sustraer los diferentes argumentos con el fin de buscar un consenso entre los dos
servidores.
Organizar la discusión escuchando a los otros asistentes quienes por voto deciden
la opción más viable.

Cancelar la reunión y reprogramarla para que se bajen los ánimos.
 Si dentro de su equipo de trabajo se ha generado el hábito de la impuntualidad, a la
hora de iniciar una reunión y darse cuenta que el equipo no está completo, lo más
adecuado es …




Hacer una exhortación acerca de la importancia de la puntualidad.
Cuando se complete el equipo, preguntar a uno por uno las razones de su retraso.
Comenzar a puntualmente.
Esperar 15 minutos a que todos lleguen para poder iniciar.
 ¿Qué estrategia es la más adecuada para garantizar un seguimiento a los acuerdos y
compromisos pactados en la reunión?




Llamar constantemente para cerciorarse que se esté cumpliendo los acuerdos.
Enviar comunicados por medios electrónicos para recordar los compromisos.
Elaborar un acta en donde se especifiquen las tareas, plazos y responsables.
Antes de concluir la reunión programar el próximo encuentro.
 Entre las recomendaciones a los participantes, es importante que hagan sus
intervenciones sean positivos y proactivos, sin llegar a___________________.




Generar confrontaciones innecesarias.
Interrumpir las intervenciones de los demás.
Monopolizar las intervenciones.
Contradecir la opinión del líder.
MANEJO EFECTIVO DEL TIEMPO
Las siguientes preguntas se plantean a partir del contenido del curso de Manejo efectivo del
tiempo. El estilo de las preguntas es de falso o verdadero y de selección múltiple con única
respuesta, en donde usted deberá complementar el contenido o seleccionar la opción que
más se ajuste al enunciado.
 La efectividad es el equilibrio entre eficiencia y eficacia, en donde la primera se define
en darle al usuario lo que este espera, y la eficacia por su parte es hacer un uso apropiado
de los recursos de acuerdo con los objetivos. F o V
 Según el mapa conceptual del curso, el manejo efectivo del tiempo se da cuando se
equilibran la ______________ con la _____________.




Actividad – disposición personal
Agenda – responsabilidad
productividad – paz interior
Agilidad – tarea a realizar
 La percepción del tiempo es relativa. Todos hemos experimentado como en ciertas
situaciones el tiempo pasa muy lentamente y en otras muy rápido. Según el psicólogo
francés Paul Fraisse, esto se da porque…




Por la relación entre la situación esperada y la expectativa, esto generar la sensación
de aumento en su duración.
cuando éramos niños el tiempo pasaba lentamente y a medida que envejecemos se
acelera.
El tiempo es una realidad subjetiva, es decir, que es creada por nuestro celebro.
El tiempo cronológico no es el mismo que el tiempo psicológico
 El tiempo es totalmente ____________. Drucker menciona que podemos sustituir un
recurso por otro, por ejemplo, cobre por aluminio. Podemos utilizar más
conocimientos o emplear mayor fuerza muscular.




Insustituible
Irremplazable
Inamovible
Dinámico
 La productividad se define como la habilidad de utilizar bien los recursos, reducir y
conciliar malentendidos y desacuerdos en nuestra cotidianidad, para ser eficientes. F o
V
 El tiempo se caracteriza por no ser acumulable ni sustituible, este no retorna y dura lo
mismo todos los días. F o V
 En el contexto de nuestra escuela corporativa y del manejo efectivo del tiempo
desaprender implica la oportunidad de adquirir nuevos conocimientos, dejando de
lado aquellos contenidos que no se ajustan a la oportunidad del momento. F o V
 Administrar el tiempo es la administración de ________________.




Las actividades.
Sí mismo.
La agenda.
La planificación coherente.
 Uno de los enfoques del manejo efectivo del tiempo está dado por la administración
de nuestras actividades, en donde se evidencia el autocontrol como:




Tener el dominio frente a todo lo que pueda pasar.
Tener un panorama general de diversas situaciones.
La administración personal del tiempo.
La Apropiación personal de cada actividad.
 En el contexto del manejo efectivo del tiempo ¿Qué es el control?




El conjunto de mandos e instrucciones que permiten un buen desempeño.
El dominio y autoridad frente a una situación.
La forma como se administran los procesos.
La inspección constante para verificar compromisos.
 Según la percepción que se tenga del control, pueden surgir diferentes mitos que
terminan convirtiéndose en hábitos entre ellos “el mito de los datos completos” que
consiste en:




No tomar decisiones a tiempo por falta de algunos datos.
Hacer informes de manera constante para verificar datos.
Realizar encuestas de satisfacción a los usuarios de manera constante.
Hacer listas de chequeo sobre el desempeño de los servidores.
 ¿Cuál de las siguientes premisas corresponde al mito de la simplificación?



“Hay que canalizar el empeño y el esfuerzo en encontrar soluciones a los
problemas que, por supuesto, ya conocemos”.
“El servidor más lleno de trabajo es el más eficiente”.
“Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido”.

“Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”.
 La administración de sí mismos implica poner en la práctica cinco principios, estos son:




Capacidad de dirección - tener clara la meta – priorizar - ejecutar del plan con
flexibilidad - administrar como disciplina.
Programar actividades - delegar tareas - plantear objetivos - liderar nuevos
proyectos - asumir retos.
Entablar relaciones estables - planificar – ejecutar - tener plazos - innovar
constantemente.
Tener metas claras - optimizar recursos - autoevaluarse constantemente - planear
minimizando el riesgo - ejecutar.
 La administración del tiempo está acorde con la administración que hacemos de la
propia vida, este proceso cuenta con cinco principios, cuál de los siguientes
enunciados no corresponde a este grupo:




Capacidad de dirección de la vida y de las actividades.
Planear de acuerdo a la prioridad.
Ejecutar el plan y ser flexibles.
Capacidad de reflexión frente a las acciones.
 Hábito es la conducta que se repite en el tiempo de modo sistemático. Los hábitos
generan costumbres que terminan por identificarnos como individuos e impactando el
contexto cultural en el que nos movemos. F o V





Thomas Tusser al hablar del tiempo decía:
El tiempo no es sino el espacio entre nuestros recuerdos
¿Hay un delito mayor que perder el tiempo?
El futuro tiene muchos nombres. Para los débiles es lo inalcanzable. Para los
temerosos, lo desconocido. Para los valientes es la oportunidad.
El primer síntoma de que estamos matando nuestros sueños es la falta de tiempo.
 Un proceso tiene unas entradas y unas salidas, en este se involucra __________ se
implementan ______________ y se desarrollan _______________.




Gente – procedimientos - actividades.
Personas - estándares - actividades.
Recursos – estrategias - procesos.
Herramientas - recursos - procedimientos.
 Procesos como el pago de nómina, servicio al cliente y tesorería, son propios del
nivel…




Individual
Organizacional
Público
Privado
 El ciclo PHVA es:

Una técnica de auto disciplina para generar nuevos hábitos que lleven al individuo a
cumplir cabalmente con sus responsabilidades.
Un estándar de pasos que permite realizar seguimiento a los acuerdos y
responsabilidades establecidas.
Es un método de gestión, que dinamiza la relación entre el hombre y los procesos, y
entre los procesos y los resultados.
Un marco general para evaluar distintos procesos y poder tomar medidas disciplinarias
para mejorar la productividad.



 ¿Qué significa la sigla PHVA?




Proyectar, hacer, vigilar y actuar
Planear, hacer, verificar y actuar correctivamente.
Prevenir, hacer, verificar y alentar
Promover, hábitos, viables, al individuo.
 Verificar es la acción que implica revisar cada paso del proceso haciendo un paralelo
entre los resultados esperados y los obtenidos, entre las actividades programadas y las
ejecutadas. F o V
 Las metas están diseñadas para _____________ y para _______________.




Mejorar - mantener.
Crecer - proyectar
Ejecutar - afirmar
Planear – estructurar
 Entre los errores que impiden una buena administración del tiempo se encuentra la
planeación deficiente en donde se resalta:




La distribución de actividades en inmediato, corto, mediano y largo plazo.
La organización de las actividades de acuerdo al tiempo libre con el que se cuenta.
Atender las diferentes situaciones según su urgencia.
Aprender a decir no a actividades que no están en la agenda.
 En el apartado acerca de los pasos para lograr una buena planeación se encuentra el
artículo de facilethings sobre la definición de las metas, aquí se indica la relación
existente entre:




Definición de metas y ejecución de tareas.
Definición metas a largo plazo y planificación
Deseos y las capacidades
Los estímulos y las metas
 A la hora de planear es necesario tener claras sus metas a corto y largo plazo, estas
deben estar orientadas de acuerdo con:




Los deseos, propósitos y la naturaleza personal.
Los sueños, el deseo de superación y una planeación coherente.
Los principios, los valores, la misión y la visión.
La motivación personal, los propósitos y los planes futuros.
 Simplificando el concepto de meta, este podría resumirse en la siguiente ecuación:




Metas = Un sueño + Un plan + Un plazo
Metas = Un propósito + Una estrategia + Un plan
Metas = Un objetivo + Un valor + Un plazo
Metas = Motivación + Valores + Decisión
 “…un oleaje, en el cual llega un problema, nos golpea y nos deja tendidos y confusos.
Uno lucha, se pone de pie y lo único que consigue es estar frente a otro problema que
vuelve a golpearlo y dejarlo tendido.” Esta semejanza fue hecha por Covey para
referirse a:




Las actividades urgente e importantes
La planificación detallada y los imprevistos
La persistencia ante las metas a largo plazo
Los malgastadores del tiempo y la productividad
 Los malgastadores del tiempo están relacionados con hábitos que nos alejan de los
objetivos planteados, terminan por afectar nuestro desarrollo personal y nuestro
desempeño al interior del MinTIC. F o V
 Alan Lakein autor del libro ¿cómo obtener el control de tu tiempo y de tu vida?, ha
establecido seis puntos concisos para lograr una efectiva administración de los planes
y actividades, ¿Cuál de los siguientes no corresponde a los postulados de Lakein?




Definir objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Elaborar una lista diaria de cosas por hacer
Hacer las cosas de inmediato
Separa las actividades urgentes de las importantes
 Generar una cultura organizacional basada en la administración efectiva del tiempo es
un reto para el MinTIC y sus servidores, es por eso que dentro de la entidad se valora
las excusas, a la hora de incumplir un compromiso. Las excusas son un espacio para
desarrollar la creatividad y la innovación. F o V
 Las actividades que realizamos a diario se pueden clasificar en urgentes e importantes.
La urgencia de una actividad se establece teniendo en cuenta que sea una acción que
genere equilibrio, visión, disciplina, que se relacionan directamente con el resultado y
que brinde tranquilidad a los servidores. F o V
 Hacer las cosas siempre por nuestra cuenta sin delegar, termina por generar relaciones
conflictivas en donde no se desarrolla el trabajo en equipo y se desmotiva a otros
servidores; esto se conoce como centralismo, uno de los mitos que nos lleva a generar
malos hábitos en la administración de nuestras actividades. F o V
 Cuando una persona se llena de actividades “abarca mucho y aprieta poco”, está
incurriendo en uno de los errores de la administración del tiempo que es:




Falta de construcción de liderazgo.
Incapacidad de decir no.
Falta de confianza en el equipo.
Resistencia a delegar.
 “La gente importante se hace esperar” es la una de las premisas usadas para justificar:




La jerarquía
La impuntualidad
La ansiedad
La indisciplina
 La administración del tiempo consiste en ______________________. En subordinar las
cosas a la fuerza de sus propósitos, a su misión y su visión, a su claro sentido de
dirección.

Hacer una agenda detallada de las actividades diarias.



Tener un calendario con recordatorios.
Empezar por lo primero.
Consolidar nuevos hábitos.
 El conferencista Stephen Covey en su libro de Los siete hábitos de la gente altamente
efectiva, propone dentro de la cuarta generación de la administración del tiempo, la
necesidad de__________________.




Priorizar las actividades que se realizan.
Proponerse metas alcanzables.
Contar con un equipo eficiente.
Consolidar el hábito de la puntualidad.
 Aspectos como: Salir tarde de la oficina con frecuencia, no saber por dónde comenzar,
saltar de una tarea a otra sin concluir, sacrificar el tiempo personal e incumplir
compromisos. Son características de:




Una planificación ineficiente.
Un mal calculó en el tiempo de cada actividad.
Adicción a lo urgente.
Falta de claridad en los objetivos.
 La matriz de la administración del tiempo caracteriza las actividades relacionando
cuatro aspectos:




Debilidades - Oportunidades - Fortalezas - Amenazas
Inmediatas - A largo plazo - A mediano plazo - A corto plazo
Una semana antes - Un mes antes - Un día antes - Un año antes
Importante - Urgente - No importante - No urgente
 Las actividades que no son productivas son aquellas que:




Salen de repente, sin planearlas.
No contribuyen a los objetivos.
Generan estrés y desanimo.
Se realizan sin contar con mi equipo.
 Entre los elementos malgastadores del tiempo se encuentran: el exceso de
_____________, la ________________ de tareas, el estrés y las _____________. Cada
uno de estos son consecuencia de la mala planificación, de los malos hábitos y una
administración deficiente de este valioso recurso.

Reuniones – postergación - interrupciones.



Trabajo - falta - reuniones.
Informes - acumulación - cancelaciones.
Confianza - planificación - excusas.
 En las entidades públicas existe un gran flujo de información, su manejo puede
convertirse en un malgastador del tiempo, por esta razón es importante que la
información se maneje bajo tres conceptos:




reservado, clasificada y pública.
confidencial, general y privada.
riesgo, complejidad, esquematización.
oportunidad, claridad y confiabilidad.
 La diferencia entre estrés y distress radica en que…




El primero hace referencia a la enfermedad del siglo XIX en donde el exceso de
tareas y ocupaciones genera intranquilidad existencial constante, por su parte el
distress se asocia con la angustia extrema de no poder responder como se desea a
algo.
El primero se relaciona con la adaptación a las circunstancias y demandas del
medio al cambio; y el segundo con el agotamiento físico y problemas emocionales,
es el estrés que tiene consecuencias negativas.
El estrés es la primera reacción ante la imposibilidad de cumplir con un plan, por
otro lado el distress es la condición posterior en la cual se han desarrollado los
planes y se caracteriza por el sentimiento de realización y tranquilidad.
El estrés es un trastorno obsesivo y compulsivo, genera frustración y ansiedad,
este aparece como respuesta a una amenaza interna o externa, por el contrario el
distress genera satisfacción y tranquilidad, es un estado que se logra a través de la
meditación y la disciplina.
 El manejo efectivo del tiempo se ha interpretado desde diferentes perspectivas, antes
se consideraba como el ideal de tener los mejores resultados en el menor tiempo
posible; ahora la visión se ha ampliado y ha tomado como referencia otros aspectos
que afecta la relación personal que se establece con el tiempo, estos son:




El aspecto personal, profesional, funcional, físico, material y psicológico.
La motivación, la familia, el nivel de escolaridad, y las relaciones interpersonales.
Su condición salarial, su nivel de disciplina y la capacidad de planeación.
La capacidad de planeación, el manejo de relaciones interpersonales, la disciplina y su
motivación.
 A la hora de planear sus metas a corto y largo plazo es necesario tener una visión, esta
hace referencia a:
 La filosofía y credo personal.



Los principios que rigen la forma de actuar de cada persona.
Los compromisos que tiene cada persona a la hora de comenzar a planificar.
El estado deseado y necesario que se quiere alcanzar en un tiempo determinado.
 Una actividad improductiva es…




Una actividad que no contribuye a los propósitos personales y del MinTIC
Una actividad que me ocupa mucho tiempo y no me permite planificar
Una actividad de la que voy a ver los resultados a muy largo plazo
Una actividad que es rutinaria y para la cual no estoy motivado
 Los “malgastadores del tiempo” están relacionados con:




La mala planificación
La impuntualidad
La saturación de tareas
Los malos hábitos
 Un planificador diario permite…




Tener un el control del tiempo, hacer un lista priorizando actividades, y delegar tareas.
Resolver problemas, acordar nuevas citas y ser más puntual
Recordar actividades y administrar el tiempo por actividad, además de mantener un
orden.
Administrar sus actividades personales, laborales y profesionales.
 La impuntualidad y la falta de oportunidad además de ser enemigos de la economía y
la productividad los son también del buen orden, del ___________, de la ________ y
del desarrollo social y político.




Respeto – disciplina
Tiempo – efectividad
Compromiso – autonomía
Autocontrol – paz interior
 Uno de los malgastadores del tiempo es el internet. Algunos servidores no optimizan el
uso de esta herramienta, y suelen perder tiempo navegando sin rumbo fijo, ante esto
la solución más adecuada es:


Implementar filtros cibernéticos que impidan las visitas a las páginas que no
contribuyen a la productividad del MinTIC
Sancionar el uso de páginas que no se relacionan con el objetivo laboral


Implementar una serie de protocolos para optimizar el uso del internet
Incentivar en cada servidor el compromiso y la apropiación por su labor.
 ¿En cuál dimensión del MIG se plantean los procesos que se desarrollan al interior del
Ministerio TIC?




Arquitectura institucional
Cultura
Estrategia
Relación con grupos de interés
TRABAJO EN EQUIPO
Las siguientes preguntas se plantean a partir del contenido del curso de Trabajo en Equipo. El
estilo de las preguntas es de falso o verdadero y de selección múltiple con única respuesta,
en donde usted deberá complementar el contenido o seleccionar la opción que más se ajuste
al enunciado.
 La sinergia plantea una participación activa y coordinada, en donde se potencia la
superación de los puntos débiles y se posibilita el aporte de las fortalezas de cada uno
de los miembros de un equipo. F o V
 El concepto de trabajo en equipo hace referencia a:




Conjunto de personas que desarrollan una actividad compartida y trabajan de una
forma interdependiente para conseguir un objetivo común.
Grupo de personas que se reúne de una forma periódica, plantean diferentes
ideas y se distribuyen responsabilidades.
Grupo de personas cuyas habilidades y talentos son comunes, y generan entre sí
valores de responsabilidad y solidaridad.
Conjunto de personas con líder encargado de dar las instrucciones en cuanto al
trabajo y los objetivos.
 Si la influencia al interior de un grupo está distribuida de forma homogénea se dificulta
la toma de decisiones; lo ideal es que el líder sea quien influya en los demás miembros
del equipo para consolidar armonía en el alcance de los objetivos. F o V
 ¿Por qué es relevante trabajar en equipo?
 Porque permite la distribución de tareas de tal manera que cada persona tiene una
responsabilidad específica.
 Porque las personas reconocen a otros servidores como parte de la organización y
contribuyen a su adaptación y desarrollo.
 Porque aumenta el desempeño individual, incrementa la motivación, y contribuye al
desarrollo de procesos y de innovación.
 Porque permite conocer las habilidades y talentos de cada servidor, y como estos
pueden articularse a los múltiples procesos del MinTIC.
 Al hablar del proceso de crecimiento de un equipo se plantea una síntesis de su
evolución en donde se presenta la insatisfacción, como una etapa en la que el equipo
se siente derrotado ya que han alcanzado los objetivos que se han propuesto y siente
que después de eso su trabajo se ha visto estancado por la falta de innovación y de
nuevas tareas. Según como se afronte está etapa el equipo podrá continuar su
consolidación o su unión culminará. F o V
 La diferencia fundamental entre un grupo y un equipo radica en estos dos aspectos:




el número de personas y la motivación que estas tienen.
En el objetivo y el nivel de integración.
En el liderazgo y el nivel de responsabilidad.
En la confianza y la interacción.
 Cada persona aporta o frena al equipo en la medida que su modelo mental dictamina
la forma de sus actuaciones. A la vez el modelo mental está asociado con las
competencias individuales que demanda el trabajar con otros. F o V
 ¿Cómo se perciben los conflictos en un equipo?




Se ven positivamente porque permite que el resto del equipo desarrolle su papel
de arbitraje.
Se les ve de forma negativa y es necesario llegar a procesos de conciliación.
Se ven como problemas de comunicación y mal entendidos de fácil solución.
Se convierten en retos de crecimiento y se ven positivamente.
 En un ________________ las personas trabajan unidas, bajo la premisa de alcanzar el
mismo ____________.




Equipo - objetivo
Grupo - objetivo.
Conjunto - fin.
Clan - propósito.
 En cuanto a la conformación de un equipo de trabajo es válido decir que…




Los equipos deben ser reducidos y para eso es necesario mantener la discreción
frente a su conformación, de lo contrario todos querrán participar de este.
El equipo debe estar avalado por los niveles superiores y su conformación debe
responder a unos objetivos específicos dentro de la entidad.
La idea de conformar un equipo es tener un conjunto de personas que se apoyen
mutuamente, y que trabajen de manera independiente en el entorno de la
entidad.
Un equipo es avalado por la entidad en la medida en que se demuestren las
cualidades y actitudes de las personas que lo conforman.
 Consolidar un equipo de trabajo tiene múltiples ventajas para la MinTIC, dentro del
curso se han planteado seis, algunas de estas son:




Comunicación con otras dependencias, cumplimiento de las metas y reducción de
recursos.
Se promueve el desempeño, genera compromiso y plantea nuevos retos.
Aprovechamiento de los recursos y las ideas, más eficacia y creatividad, y mejora
el rendimiento individual.
Procesos de articulación, aprendizaje cooperativo e innovación.
 Entre las técnicas de innovación está la solución creativa de problemas, que consiste
en resolver un problema mediante un rodeo, es decir, en vez de atacarlo de frente se
compara con otra situación. F o V
 Un concepto clave en la creación de equipos de trabajo es:




Cooperación
Sinergia
Articulación
Aprendizaje
 A través del trabajo en equipo se potencia la superación de los puntos débiles, esto es
posible mediante tres campos específicos:




Conocimientos, habilidades y actitudes
Participación, toma de decisiones y debates
Escucha empática, comunicación asertiva y empoderamiento
Promover responsabilidad, autoaprendizaje y visión objetiva
 La diversidad es uno de los requisitos funcionales para trabajar en equipo, este hace
referencia a:




Hacer una convocatoria incluyente y equitativa, dando la libertad a quien quiera
hacer parte del equipo.
Aceptarse y aceptar a los demás con sus características, puntos fuertes y débiles,
fortaleciendo la confianza.
Tener siempre ideas diversas, una búsqueda constante por la innovación, por
nuevas estrategias y metodologías.
Permitir que cada miembro del equipo se forme como líder para que el equipo
reciba siempre aportes diversos.
 El líder democrático-participativo es aquel que para la toma de decisiones siempre
hace una votación, escucha a los demás aunque puede que otras opiniones no
interfieran, en lo que por su parte, ya sea decidido; en general es un liderazgo
negativo porque se escuda en la participación para defender una opinión personal. F o
V
 Uno de los conceptos que se establece como requisito funcional para trabajar en
equipo, dicta lo siguiente: “Los miembros de un equipo trabajan de manera
______________ al desarrollar tareas diferentes, que se relacionan con el proyecto en
general. “




Conjunta
Separada
Articulada
Interdependiente
 La ______________ entre todos los miembros de un equipo tiene que fluir en todas
direcciones, de manera abierta y libre.




Cooperación
Solidaridad
Sinergia
Comunicación
 En el proceso de crecimiento y consolidación de un equipo de trabajo, sus miembros
atraviesan por diferentes etapas tanto individuales como colectivas. En el ámbito
colectivo su evolución implica superar cuatro fases diferentes:




Inducción, Acoplamiento, Desarrollo y Satisfacción
Orientación, Insatisfacción, Resolución y Producción
Bienvenida, Interiorización, Articulación y Desarrollo
Orientación, Demostración, Selección y Articulación
 El liderazgo es el proceso a través del cual un equipo de trabajo se desarrolla, asume
sus objetivos y se plantea estrategias para cumplirlos. Quien es líder tiene el dominio
y entiende que con o sin un buen equipo se deben sacar adelante los distintos
proyectos; además, un buen líder está dispuesto a cubrirle la espalda a sus
compañeros y establece los lazos comunicativos justamente necesarios. F o V
 ¿Qué ocurre cuando usted comienza a ser parte de un nuevo equipo? Esto se
evidencia en la síntesis de la evolución individual a través de cuatro fases:


Turista, choque cultural, recuperación y aceptación.
Ansiedad, acoplamiento, entusiasmo y armonía.


Integración, acoplamiento, ansiedad y producción.
Peregrino, interculturalidad, acoplamiento y empoderamiento.
 En el proceso colectivo del crecimiento de un equipo se plantean las discrepancias
entre la realidad y las expectativas, la sensación de frustración con respecto a las
metas y se experimenta la polarización; esta etapa es conocida como:




Acoplamiento
Interiorización
Insatisfacción
Orientación
 En la etapa de ________________, que se experimenta en el proceso individual, se
presenta un desánimo y pérdida de la motivación; la creatividad se inhibe y se toma
una actitud displicente.




Ansiedad
Interculturalidad
Acoplamiento
Choque cultural
 El sentimiento de entusiasmo por participar de las actividades del equipo, la confianza
en el cumplimiento de metas, el desempeño y el liderazgo compartido; son
sensaciones que se experimentan en la etapa colectiva, más específicamente en la
fase de:




Desarrollo
Producción
Interiorización
Articulación
 Cuando se promueve la aceptación de las características culturales, se establecen las
dinámicas de interacción y se empieza a dar valor agregado; se está experimentando
la etapa individual de…




Aceptación
Armonía
Empoderamiento
Entusiasmo
 En un equipo se consolidan las expectativas individuales y colectivas, es así como en la
dinámica general se han establecido diferentes roles entre ellos el más destacado es
el líder, cuyo papel consiste en:




Tener clara la ruta a seguir, formando nuevos líderes y no seguidores.
Guiar al resto del equipo, haciendo seguimiento constante a los compromisos.
Orientar a sus subordinados e influir en ellos para que todos apoyen sus
opiniones.
Planear las estrategias adecuada para conseguir sus objetivos.
 El papel del líder tiene como eje fundamental tres principios:




Motivación, responsabilidad y coordinación.
Ética, responsabilidad y efectividad.
Laboriosidad, esfuerzo y efectividad.
Democracia, responsabilidad y coordinación.
 Existen diversas formas de clasificar el liderazgo que se ejerce al interior de un
equipo, entre los tipos estandarizados de liderazgo, por ejemplo, se encuentra la
laboriosidad, que identifica al líder que:




Supervisa el trabajo del equipo y se autorregula, a la vez que fija compromisos a
otros y cumple los propios.
Asume múltiples tareas, es consciente de que lo apoya un equipo, pero sabe que
como líder le corresponde siempre dar ejemplo.
Siempre delega porque cree plenamente en su equipo, y tiene claro que su
misión es supervisar.
Está decidido asumir sus compromisos y los de cual integrante del equipo que
tenga la excusa perfecta.
 Según los tipos estandarizados de liderazgo, el líder ___________ es aquel que tendrá
claras las normas y la metodología de trabajo, además de estar atento a los recursos
que requiere su equipo.




Organizado
Justo
Democrático
Participativo
 La motivación es un elemento fundamental a la hora de mantener la actitud de
trabajo al interior de un equipo, cuando alguien está motivado, está abierto al
cambio, al debate y a la acción. En este sentido motivación se puede definir como:



Es la acción cotidiana en donde se evalúa la actitud de los individuos y se
determinan sus falencias.
El impulso que mueve a la acción a los individuos y a la entidad que representan.
Es la acción que debe ejecutar el líder para mantener a su equipo activo y
enfocado en su objetivo.

Es la base fundamental de las actividades realizadas por el área de Gestión
Humana de una entidad.
 El liderazgo al interior de la administración pública tiene una finalidad específica que
se consagra en cuatro premisas, que abordadas de forma general son:




Formular y diseñar políticas públicas, Gestionar al interior de la entidad,
Dinamizar estrategias y Hacer uso responsable de los recursos.
Promover el mejoramiento continuo, Desarrollar nuevas estrategias de gestión
interna, Generar espacios de participación ciudadana e Impulsar nuevos
proyectos.
Diseñar un plan estratégico, Crear espacios de intervención ciudadana, Realizar
procesos de auditoría y control interno, y Atender las quejas y sugerencias de los
usuarios.
Servir a la ciudadanía, Realizar informes frecuentes, Promover procesos de
rendición de cuentas, e impulsar el mejoramiento continuo.
 Un equipo funciona según como estén articulados sus miembros, es en este punto
donde entra en juego el modelo mental de cada individuo, pero ¿Qué es un modelo
mental?




Son supuestos ampliamente arraigados, generalizaciones e imágenes que influyen
en la manera en como un individuo ve el mundo y actúa.
Es la organización psicológica de un individuo que lo lleva a identificar qué
acciones, objetos o actitudes afectan su tranquilidad y dinamismo.
Son los parámetros en los cuales un individuo basa sus relaciones sociales, es
decir, con quién desea o no compartir determinada experiencia.
Son las diferentes conductas que puede adoptar un individuo en momentos de
presión extrema.
 Es importante que dentro de un equipo se examinen los modelos mentales y se
generen dinámicas de trabajo acordes con estos. Para poder sacar a flote los modelos
mentales se pueden emplear dos actitudes esenciales:




La reflexión y la indagación
La evaluación colectiva y la autoevaluación
La meditación y la oración
La auto evaluación y el aprendizaje cooperativo
 Son varias las competencias individuales que se deben desarrollar para realizar un
trabajo en equipo eficiente, entre ellas la __________________ entendida como la
claridad de a dónde se quiere llegar y la concentración en ese objetivo.

visión compartida



toma de decisiones
autoevaluación
motivación grupal
 En el contexto del trabajo en equipo la comunicación efectiva se entiende como:




La posibilidad que tiene cada individuo de expresar su opinión ante el líder del equipo.
El uso del lenguaje adecuado omitiendo las expresiones soeces o que se presten para
malas interpretaciones.
La acción de expresar un punto de vista de manera asertiva y escuchar
empáticamente.
El manejo de todos los elementos que comunican, las expresiones, la postura corporal
y la tonalidad.
 Para desarrollar la innovación y la creatividad una de las técnicas más efectivas es:




Preguntar
Planear
Autoevaluarse
Tomar decisiones
 “Los seis sombreros para pensar” es una de la técnicas para desarrollar la innovación y
talento creativo, en esta se identifican diferentes estilos de pensamiento a través del
color del sombrero, es así como el sombrero blanco se relaciona con:
__________________ y el negro con __________________.




Los pensamientos nobles – La agilidad, la prevención y la desconfianza
Los pensamientos puros – Los pensamientos maliciosos
La información disponible – el juicio y la cautela.
Los pensamientos positivos – La intuición
 Para generar autonomía en la toma de decisiones es necesario que el servidor
identifique cómo se organiza y se estructura la entidad, en este sentido, se reconocen
dos formas de organización: Jerárquica y la nueva organización. Esta última se
caracteriza por:
 Tener una cultura que promueve el desarrollo personal y la participación.
 Tener definidas sus áreas dando a sus colaboradores tareas específicas.
 Contar con programas que promueven la capacitación de sus colaboradores.
 Promover el trabajo en equipo y el aprovechamiento del tiempo libre de sus
colaboradores.
 En la fase de recuperación correspondiente a la evolución individual, se comienzan a
consolidar las relaciones con otros miembros del equipo, aquí se pueden llegar a
presentar conflictos y mal entendidos por la falta de comunicación asertiva. F o V
 La frase “Los individuos marcan goles, pero los equipos ganan partidos” del escritor
estadunidense Zig Ziglar, hace referencia a la capacidad de pensar en conjunto, ya que
al interior de un equipo exitoso hay muchas posibilidades de resolver problemas,
buscar nuevas salidas y diseñar estrategias. En resumen es la posibilidad de
desarrollar…




El talento creativo
El aprendizaje en equipo
El liderazgo
La autonomía
 Como parte de las competencias para el desarrollo del trabajo en equipo, el manejo
de conflictos y la solución de problemas, son fundamentales. Los autores Kepner &
Tregoe han planteado una metodología que se resume en los siguientes pasos:




Definir el problema – Definir los involucrados – Establecer la/s causa/s- Escuchar las
distintas versiones – Definir acuerdos.
Prevenir la confrontación – Escuchar las distintas versiones por separado – Hallar
coincidencias y desacuerdos – Plantear una solución colectiva.
Definir el problema – analizar cambios – plantear las causas – validar y descartar las
causas – Probar las causas principales.
Establecer un espacio de dialogo entre las partes – Identificar las causas – Plantear
estrategias de solución – Definir la solución.
 Al comenzar a trabajar en equipo, todos sus miembros atraviesan por una fase de
orientación, en donde se comienzan a definir los diferentes roles, hay ansiedad y el
equipo depende de la autoridad y el esquema jerárquico planteado. F o V
 Trabajar en equipo es una estrategia que contribuye a la productividad y consolidar
una cultura organizacional basada en el respeto, la cooperación y la participación. Es
así como dentro de una entidad se pueden conformar equipos de alto desempeño
que se caracterizan por crear _________________, compartir e integrarse con gran
facilidad.




Liderazgo
Visión compartida
Espíritu de trabajo
Autonomía
 Las jerarquías en el trabajo en equipo…

Son buenas ya que permiten mantener un orden y una dirección clara.



Se deben reducir para mejorar la toma de decisiones y poder asumir nuevas
responsabilidades.
Son sinónimo de liderazgo.
Son ideales ya que permiten que las decisiones se tomen de manera lineal y no haya
espacio para mal entendidos.
 En el equipo que usted lidera se ha generado un mal hábito que está afectando la
productividad no sólo individual sino del MinTIC; en vista de situación usted decide
realizar una nueva reunión, asignar tareas y responsabilidades y para prevenir
cualquier cosa ha decidido hacerse responsable no oficial de las tareas que ha
delegado. Es usted un líder…
 Paternalista
 Democrático
 Participativo
 Eficiente
 Si usted se ha reunido constantemente con algunas personas del MinTIC, su trabajo
consiste en cumplir unas funciones específicas, entonces usted hace parte de…




Un equipo
Un grupo
Un clan
Una dependencia
 Todo equipo tiene un plan, unos pasos a seguir un objetivo que cumplir, los planes,
logros y objetivos del MinTIC están consignados en:




El modelo pedagógico de la Escuela Corporativa
MIG
El Plan vive digital
Manual para la construcción de cadenas de valor
 Entre las características del trabajo en equipo se ha establecido la construcción de una
cultura de apoyo, esta debe estar cimentada en un espíritu de ___________ para
ayudar a los demás, facilitando el crecimiento ____________, del equipo y del MinTIC.




Servicio - personal
Solidaridad –productivo
Cooperación – personal
Compañerismo – individual
 Una de las fases de la etapa colectiva plantea la disminución de la insatisfacción, la
resolución de discrepancias, polarizaciones y aversiones; situación que permite
desarrollar autoestima y confianza al interior de un equipo. F o V
 La función principal de un líder es…




Centralizar las tareas buscando cumplir con los objetivos de manera eficiente,
teniendo en cuenta el plan Vive digital y como su trabajo se integra este.
Exigir responsabilidad y hacer seguimiento constante a los compromisos y el nivel
de productividad del equipo.
Promover un espacio para el debate y la discusión constante de las diferentes
estrategias, las decisiones y planes trazados.
Poseer una visión global de las metas del ministerio y su impacto en el país, y
busca siempre al interior del equipo generar motivación, responsabilidad,
innovación y colaboración para que estas se alcancen.