PERSONAL R-PE-001 Ver:12- 5/Abril/2013 Página 1 de 9 1

R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 1 de 9
PERSONAL
1. OBJETO
Seleccionar, vincular, mantener y promover el talento humano de la organización, incentivando su
crecimiento y bienestar personal e institucional. Identificar las actividades para formalizar el pago o
retribución al servicio prestado por parte del personal de la organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento incluye las actividades de selección, vinculación, inducción, entrenamiento,
promoción, suministro de capacitación, y evaluación del personal con contrato de CAMARA DE
COMERCIO DE IBAGUE y personal subcontratado.
3. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES
 Selección y promoción de personal: Proceso de búsqueda y evaluación de candidatos al
interior de la empresa o en el mercado laboral, para hacer un análisis sobre su adaptación,
permanencia y desarrollo dentro de la organización.
 Capacitación: Conjunto de acciones o actividades de formación, orientadas al desarrollo y
mejoramiento continúo de las competencias requeridas por los funcionario es, para el
desempeño de sus labores.
 Entrenamiento: Experiencias organizadas de aprendizaje, centradas en hacer práctico el
personal de la organización. El entrenamiento debe aumentar la posibilidad del funcionario para
desempeñar mejor sus responsabilidades actuales.
 Perfil del cargo: Es un documento escrito que identifica, describe y define un cargo en términos
de deberes, responsabilidades, condiciones, funciones, autoridades, experiencia, educación,
habilidades y otras especificaciones.
 Evaluación de desempeño: Es un proceso de revisar la actividad productiva del pasado, para
evaluar la contribución que el funcionario hace, para que se logren los objetivos del sistema.
 Inducción: Es el proceso de suministrar la información general y específica a los nuevos
funcionarioes, para que puedan desempeñar sus cargo
 Examen médico: Procedimiento médico, mediante el cual se valora las condiciones de salud,
por examen físico y ayudas diagnósticas, con el fin de establecer sus condiciones con relación al
examen pre-ocupacional y controles periódicos efectuados durante la permanencia
 SSOM: Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
 COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional.
 EPP: Elementos de protección personal.
 Homologación: Es la calificación académica que requiere un individuo para desarrollar una
actividad específica.
 Habilidad: Es el grado de competencia de un sujeto concreto, frente a un objetivo determinado.
 Competencia: Se define como la capacidad productiva de un individuo medida en términos de
desempeño.
Presidente Ejecutivo
Coordinador de Calidad
Presidente Ejecutivo
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
INTRANET / SGC / ADMINISTRATIVOI / PERSONAL
/ PROCEDIMIENTOS
UBICACIÓN DEL DOCUMENTO
PERSONAL
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 2 de 9
4. CONDICIONES GENERALES
El personal que labora en la Cámara debe ser competente con base en la educación, formación,
habilidades y experiencia apropiada. Debe cumplir con el Reglamento Interno de trabajo y el Manual
de Misiones establecidos por la Cámara.
4.1 IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE PERSONAL
Cuando se requiera proveer un cargo vacante se solicitará por medio del formato R-PE-001 Solicitud
de personal, se dará prioridad a los funcionario es de la organización, que por su experiencia,
conocimientos, características de personalidad y meritos, responden a los requisitos del perfil de
vinculación, a las exigencias del cargo y sean merecedores de un ascenso. El formato será
diligenciado por el Presidente Ejecutivo y/o Directores de área que tenga la necesidad de personal,
dicho formato será enviado a la coordinación de Gestión del talento Humano para el trámite de
aprobación correspondiente.
NOTA 1: En el campo justificación del formato R-PE-001 Solicitud de personal se deberá detallar la razón por la cual se
requiere personal (por ejemplo: cargo nuevo, reemplazo por retiro, vacaciones o licencias; especificando el nombre de la
persona que se está reemplazando).
4.2 APROBAR LA SOLICITUD
La Coordinación de Gestión del Talento Humano y/o la Asistente Administrativa, deberá enviar el
R-PE-001 solicitud de personal firmada por el Director de área del proceso que tiene la necesidad de
personal, para que la Presidencia Ejecutiva y/o Director Administrativo y Financiero analice el caso y
determine la mejor opción para la institución. Esta opción será revisada por la Presidencia Ejecutivo,
quien tomará la decisión y dará la instrucción pertinente. La Presidencia Ejecutiva determinará el
método de búsqueda del cargo a suplir, el cual puede ser Promoción, Traslado, Concurso Interno ó
Búsqueda Externa.
4.3. TRASLADOS DE PERSONAL
Recibida la solicitud, se analiza el perfil requerido en el cargo, incluidas las competencias, habilidades
y conocimientos del personal interno que pueda cubrir la vacante, procederá a seleccionar el
funcionario más idóneo, teniendo en cuenta que deben encontrarse en la misma escala salarial. Los
responsables de realizar el proceso de traslado son: Presidente Ejecutivo, Director Administrativo y
Financiero y Coordinador de Gestión del Talento Humano en conjunto con el Jefe del proceso del
cargo vacante; la Presidencia Ejecutiva tomará la decisión del traslado. En caso de realizarse
traslados horizontales sin existir una vacante, se procede con el mismo análisis.
4.4. PROMOCION DE PERSONAL
4.4.1 Promoción Directa: En caso de existir un funcionario en calidad de Encargo o que haya
desempeñado las funciones del mismo, la Presidencia Ejecutiva determinará la promoción de
PERSONAL
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 3 de 9
acuerdo con la Evaluación de Desempeño o al criterio de la Presidencia, en conjunto con el Jefe del
proceso al que se promocionará.
4.4.2 Convocatoria Interna: La Coordinación de Gestión del Talento Humano y/o Asistente
Administrativa, una vez reciba la solicitud de personal aprobada, deberá difundir vía email y/o
cartelera Institucional, la comunicación de Convocatoria Interna y el perfil del cargo vacante para
realizar el trámite correspondiente.
Como prerrequisito para participar en el proceso de convocatoria interna los funcionarios que aspiren
al cargo vacante, deberán tener por lo menos la experiencia de un año consecutivo en la institución.
Luego de publicada la convocatoria se continúa con las siguientes actividades:
- Recepción de solicitud para participar en convocatoria Interna
- Análisis de las Hojas de vida de acuerdo a la Experiencia y Formación.
- Registros de Evaluación Hojas de vida para el análisis.
Basados en el registro de Evaluación de Hojas de Vida R-PE-02, se procede a seleccionar los
candidatos que superen el promedio, para continuar con el proceso de pruebas de selección. La
evidencia de la selección del funcionario a cubrir la vacante, quedará en dicho registro.
Seleccionado el aspirante, se registrará la información en el R-PE-02 Novedades de personal, para la
aprobación por parte del Presidente Ejecutivo y posterior entrega al seleccionado.
Para continuar con el proceso de convocatoria externa se debe tener en cuenta:
1. Que no exista personal que reúna los requerimientos exigidos según el perfil para, desempeñar el
cargo vacante.
2. Que existiendo personal que cumpla con el perfil, se consulte su interés y demuestre su negación.
3. Que se genere una convocatoria Interna y ésta sea declarada deserta.
4.4.3 Selección de personal externo: Todos los aspirantes a vincularse a CAMARA DE
COMERCIO DE IBAGUE, deberán iniciar el proceso de selección establecido por la empresa,
respondiendo a las exigencias del perfil del cargo establecidas en el Manual de Misiones de la
organización.
Para provisión de una vacante, en lo posible se debe considerar varias solicitudes, con el fin de tener
la oportunidad de comparar y elegir entre varios candidatos.
El Coordinador de Gestión del Talento Humano y/o Asistente Administrativo recepcionará las hojas
de vida y confirmará las referencias laborales de empleos o cargos anteriores con los soporte
escritos adjunto a la misma y los registrara en el formato R-PE-05 Radiación de Hojas de vida
convocatoria Externa.
Basados en lo anterior, se continúa con el proceso de análisis de Evaluación de Hojas de Vida R-PE02 hasta le selección del personal a vincular. La entrevista será realizada por quien solicita el
personal.
PERSONAL
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 4 de 9
NOTA 2: Los responsables de realizar el proceso de convocatoria interna y externa son: Director Administrativo y
Financiero y Coordinador de Gestión del Talento Humano en conjunto con el Jefe del proceso del cargo vacante, quienes
exponen cual se considera la mejor opción. La decisión final de selección del candidato la toma la presidenta ejecutiva
dejando constancia de ésta o de la justificación del cambio de decisión en el formato de Evaluación de Hojas de Vida.
NOTA 3: Cuando la selección de personal es para promover de cargo, o cuando el aspirante ya tiene experiencia laboral
con la Cámara de Comercio de Ibagué, no se requerirá entrevista inicial.
NOTA 4: Se realizará visita domiciliaria por parte del jefe de proceso que corresponda cuando el cargo implique manejo de
dineros y se registrará en el formato R-PE04 Entrevista inicial.
Luego de seleccionar el candidato se procede a:
1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Y VINCULACIÓN DEL PERSONAL
El candidato seleccionado debe presentar los siguientes documentos según sea el proceso en el
que aspire laborar:

Cédula de ciudadanía (4 fotocopia)

Certificados de estudios y laborales (adjuntos en hoja de vida)

Copia de documentos de identidad de los beneficiarios para la seguridad social (si pasados
los tres días correspondientes para la recepción de la documentación no se han recibido los
soportes, se procederá a realizar la vinculación del funcionario). Cuando el funcionario y sus
beneficiarios se encuentren afiliados al régimen de salud subsidiada, deberá traer copia de la
comunicación radicada en la entidad correspondiente, mediante la cual solicitó la suspensión
temporal del servicio.
El coordinador de gestión de talento Humano y/o la Asistente Administrativa deberá realizar la
radicación de los documentos recibidos por parte del nuevo funcionario en la lista de chequeo de
documentos recibidos y hará claridad de que solo se vincularán a la seguridad social, los
beneficiarios de los cuales se tenga soportes.
El candidato seleccionado debe reunir toda la documentación en un plazo no mayor de 3 días. La
Asistente Administrativa remite al candidato a examen médico ocupacional y demás exámenes
específicos que se requieran para el cargo a ocupar, el resultado de los exámenes debe ser
revisado por el Coordinador de Gestión del Talento Humano y/o la Asistente Administrativa para su
concepto de aprobación o no.
El coordinador de gestión de talento Humano y/o Asistente Administrativo realizará el trámite de
vinculación a: EPS, FONDO DE PENSION, ARL, CAJA DE COMPENSACION y apertura de cuenta
de nómina.
2. ELABORAR CONTRATO
Una vez seleccionado cumplido el trámite de vinculación previo el Asistente Administrativo elaborará
el Contrato para revisión del Secretario Jurídico y posterior firma del Presidente Ejecutivo. Una vez
cumplido con lo anterior crea la carpeta del funcionario con la respectiva documentación.
PERSONAL
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 5 de 9
3. REALIZAR INDUCCIÓN
Se le debe dar una inducción al nuevo funcionario por parte de los responsables haciendo entrega
del Manual de Bienvenida y registrándola en el R-PE-07 Inducción a funcionarioes, se apliaran los
siguientes temas:







Conocimiento de la Empresa: Se da a conocer al nuevo funcionario lo relacionado con la
estructura de la organización, los niveles de autoridad existentes, los procesos que la conforman
y funciones que desempeña cada uno. Encargado: Coordinador de Gestión del talento humano
y/o Asistente Administrativo.
Políticas y normas de la empresa: Se da una indicación clara de la normatividad interna con el
fin de que el funcionario conozca desde su ingreso las limitaciones existentes. Para cumplir con
esto se le exige al funcionario la lectura del Reglamento Interno de la Empresa, la política y
objetivos de calidad, la misión, la visión y la política de calidad. Encargado: Coordinador de
Gestión del talento humano y/o Asistente Administrativo.
Conocimiento de las instalaciones de la empresa: Se hace un recorrido por las instalaciones
de la entidad, indicando las responsabilidades por proceso y los aspectos claves que deba
conocer del área visitada. Encargado Coordinador de Gestión del talento humano y/o Asistente
Administrativo.
Conocimiento de los productos y servicios: Es importante que el nuevo funcionario,
independientemente del cargo que va a ocupar, tenga pleno conocimiento de los producto y
servicios que se manejan, así como las virtudes y ventajas de los mismos. Encargado:
Coordinador de Gestión del talento humano, Asistente Administrativo y/o Jefe Inmediato
Conocimiento Del proceso de SSOM: Es importante dar a conocer la Política de SSOM,
Política de prevención de tabaquismo y alcoholismo, los Planes de Emergencia, Reglamento de
Higiene y Seguridad Industrial, COPASO, Factores de riesgo inherentes al cargo y sus
controles, Aspectos e impactos ambientales inherentes a la actividad, Procesos seguros para el
desarrollo de la tarea, Control de incendios, Reporte de actos y condiciones inseguras, Primeros
Auxilios y las Generalidades de sistema SSOM. Encargado: Coordinador de Gestión del talento
humano y/o Presidente COPASO
Conocimiento del Sistema de Gestión de Calidad: Introducción a la norma ISO 9001:2008 y
grado de responsabilidad frente al SGC. Encargado: Responsable de calidad.
Entrenamiento en las funciones y responsabilidades del cargo: Se realiza la entrega del
manual de perfiles y responsabilidades, los primeros ocho días corresponderán al entrenamiento
de las funciones: Encargado: Jefe Inmediato.
NOTA 5: Para el caso de promoción de personal se requerirá la inducción del numeral 7. Entrenamiento en las funciones y
responsabilidades del cargo.
4.
ENTREGA DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
La Auxiliar de Contabilidad realizará la entrega en el formato R-PE-12 Entrega de dotación y
Elementos de Protección Personal y formalizará la entrega con la inclusión del formato en la
hoja de vida.
PERSONAL
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 6 de 9
5. CAPACITACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO
 Identificar necesidades de formación: Son las actividades relacionadas con la identificación y
programación de las necesidades de formación, capacitación y entrenamiento para el personal
de la entidad, las cuales son llevadas en el registro R-PE-06 Programa Anual de Formación al
Personal, a través del cual se realiza también el respectivo seguimiento en la ejecución o
cambios que afecten las actividades programadas. Estas necesidades son identificadas a través
de la evaluación del desempeño, requerimientos del servicio, por el jefe inmediato o por el mismo
interesado.
Cuando las formaciónes sean impartidas por funcionarios de la institución con el fin de mejorar
las competencias del personal en el desempeño de sus cargos, se diligenciara el R-PE-09 Lista
de Asistencia y se archivará en el área de personal.
Si durante el año se presenta la necesidad de realizar una capacitación no programada, esta
será incluida en el programa. Si algún funcionario requiere solicitar alguna capacitación que
mejoraría su labor dentro de la organización, deberá diligenciar el formato R-PE-08 Solicitud de
capacitación y/o entrenamiento para su aprobación o no de la Presidencia Ejecutiva.
 Evaluar la eficacia de las formaciónes: La efectividad es evaluada por los responsables de los
procesos atendiendo el aporte de la misma al desempeño del cargo o proceso, quedando
registrada en el formato R-PE-02 “Evaluación del desempeño” en el numeral 3, promediándolo
sobre el total de funcionarios evaluados.
 Suministrar Capacitación y entrenamiento: Se realiza la capacitación y/o entrenamiento
correspondiente, registrando la ejecución en el formato R-PE-06 Programa anual de formación. Si
es capacitación interna o externa, la constancia de esta capacitación quedará evidenciada en el
formato R-PE-09 Lista de asistencia, a excepción que quien imparte la capacitación externa lo
certifique.
 Entrenamiento en nuevas tecnologías y procesos: Cuando se introduzcan nuevos equipos,
tecnologías, procesos, métodos de trabajo, materiales y otras variables de un proceso, se debe
dar capacitación y entrenamiento al personal involucrado en estos procesos, con el fin de
garantizar su preparación para afrontar los cambios. Este entrenamiento se hace a través de la
empresa o del proveedor según se pacte contractualmente. Para el proceso de tecnología e
informática el soporte de la capacitación quedará registrado en la planilla de prestación del
servicio, para los otros procesos incluir lista de asistencia o correo electrónico informando el
funcionario entenado y tema.
 Evaluar la formación y el entrenamiento: La evaluación de la formación y entrenamiento se
efectuará en el desarrollo de las actividades del funcionario y se evaluarán anualmente con la
evaluación de desempeño. La efectividad de la misma según los resultados arrojados por la
evaluación de desempeño se registrarán el formato R-PE-10 Evaluación de desempeño.
La formación se considera efectiva, si contribuye con el mejoramiento del personal en el área
donde se presentaba la falencia y de acuerdo con las observaciones generales si la formación
resultó efectiva de acuerdo al objetivo propuesto.
PERSONAL
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 7 de 9
6.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

La evaluación de desempeño debe ser realizada anualmente, por el jefe de cada proceso. Para
la Evaluación de Desempeño de personal se aplica el formato R-PE-09 Evaluación de
desempeño, tomando cada uno de los conceptos a evaluar y escogiendo el puntaje del rango de
calificación correspondiente al desempeño del funcionario. Los resultados y el análisis de las
evaluaciones son remitidos al Coordinador de Gestión del talento humano y/o Asistente
Administrativo.
La puntuación máxima para considerar que un funcionario superó la evaluación de desempeño es
igual o mayor a 3 puntos por concepto a evaluar (desempeño, actitud y habilidades), los que no
superen este valor se les realizará un plan de acción para mejorar las falencias identificadas.
NOTA 6: Anualmente se realizaran las actualizaciones de las hojas de vida de los funcionarios en el formato R-PE-11
Actualización Hojas de vida de los avances académicos ó de formación certificadas.
7. PROCESO DISCIPLINARIO – DILIGENCIA DE DESCARGOS
Cuando un funcionario de CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE cometa una falta grave en cuanto
incumplimiento del contrato, del reglamento interno de trabajo, de sus funciones y responsabilidades,
manejo indebido de recursos de la empresa, incumplimiento del SGC y del SSOM, entre otros, el
Presidente Ejecutivo, Director, Subdirector, Coordinadores o jefes de procesos, procede a llamar al
funcionario a realizar descargos mediante el formato R-PE-013 Citación a descargos. Posterior a la
citación se tomaran los descargos respectivos en el formato R-PE-014 Acta de descargos en
presencia de dos testigos ajenos a la causal del descargo.
El Presidente Ejecutivo, podrá imponer una sanción disciplinaria al funcionario, correspondiente a la
falta cometida en los términos establecidos en la ley.
8. PERMISOS
Cuando un funcionario requiera ausentarse de su trabajo, debe diligenciar el formato R-PE-015
Solicitud autorización de permisos, el cual debe ir debidamente autorizado por el Jefe del área del
solicitante, lo anterior con el fin de analizar el nivel de ausentismo, las causas que lo generan y
aplicar correctivos en coordinación con el COPASO.
9. NOVEDADES
Son los controles administrativos que se llevan a cabo para cada uno de los funcionarios de
CAMARA DE COMERCIO DE IBAGUE, el responsable de registrar el formato R-PE-03 Novedades
de personal es el Asistente Administrativo con el visto del Presidente Ejecutivo, Director,
Coordinador o jefe de proceso según corresponda.
Dentro de las novedades que se pueden presentar están:
 Cambio de cargo
 Cambio sitio de trabajo
 Nuevas funciones y/o responsabilidades
 Promoción y/o traslado
PERSONAL





R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 8 de 9
Cambio de salario
Disfrute de vacaciones
Faltas y sanciones
Habilitación
entre otras
Las novedades de personal se deberán remitir inmediatamente al área administrativa por parte del
jefe de área para realizar el trámite correspondiente. Para las novedades que afecten la nómina se
tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles antes de cada quincena para incluirlos en la misma, de no
recibirse quedará para la quincena posterior, son el caso deducibles y devengados de nómina. (horas
extras, licencia no remuneradas, bonificaciones, descuentos de nómina, vacaciones entre otras)
10. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS
 Certificados laborales: El Asistente Administrativo expedirá el certificado laboral
correspondiente y enviará al Coordinador de Gestión del talento humano para su aprobación,
una vez tenga el visto bueno el asistente procederá a entregar al solicitante.
 Certificados Ingresos y retenciones: El funcionario que requiera un certificado de ingresos y
retenciones deberá hacer la solicitud directamente al Asistente Administrativo, quien lo tramitara
para la revisión y posterior entrega.
11. DESPRENDIBLE DE PAGO.
Pasados tres días hábiles después de realizado el pago de la nómina, les llegara automáticamente el
desprendible a los funcionarios inscritos en el buzón electrónico.
12. RETIRO DE PERSONAL
Cuando un funcionario se retira de la institución, éste deberá hacer llegar al Asistente Administrativo
Carta de Renuncia, para ser aceptada por la Presidencia Ejecutiva, diligenciar el registro R-PE-16
PAZ y SALVO, firmado por quienes corresponda, para iniciar el proceso de liquidación de personal.
Cuando es cancelado su contrato por parte de la Entidad, se procederá de acuerdo con el Código
Laboral.
La asistente administrativa remitirá al funcionario retirado a practicarse el examen médico de retiro
correspondiente.
5. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS










R-PE-01: Solicitud de Personal
R-PE-05: Verificación hoja de vida
R-PE-02: Evaluación Hojas de vida
R-PE-04: Entrevista inicial
R-PE-07: Inducción de personal
R-PE-03: Novedades de personal
R-PE-05 Radiación de Hojas de vida convocatoria Externa.
R-PE-06: Programa Anual de Formación
R-PE-08: Solicitud de capacitación y/o entrenamiento
R-PE-09: Lista de Asistencia
PERSONAL













R-PE-10: Evaluación de desempeño
R-PE-11: Actualización de Hojas de vida
R-PE-12: Entrega de dotación
R-PE-13: Citación de descargos
R-PE-14: Acta de descargos
R-PE-15: Solicitud de Autorización de permisos
R-PE-16: Paz y salvo
Informe mensual de nómina
Contrato
Lista de chequeo de documentos recibidos
Autorización de descuentos de nomina y prestaciones sociales
Hoja de vida
Solicitud de certificados
R-PE-001
Ver:12- 5/Abril/2013
Página 9 de 9