Balance 2012

I Informe parcial-2012
Proyecto de investigación #724-B2-006
“Seguimiento a la permanencia de la población estudiantil de la
Universidad de Costa Rica”
Vigencia: enero 2012 al 31 de diciembre 2017
Balance del trabajo en relación con las metas:
Tomando como base las actividades y productos enumerados en los apartados anteriores se
puede afirmar que en su gran mayoría se cumplieron las metas propuestas; aquellas metas
que no se lograron alcanzar en un 100% y que corresponden al objetivo #2, se debe a que
no se obtiene los permisos que requiere el proyecto para consultar las Bases de Datos
Estudiantiles de la Universidad de Costa Rica, debido a la interpretación de la Ley N° 8968,
“Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales”, que desde la
Vicerrectoría de Vida Estudiantil se está realizando.
Como consecuencia de dicha situación es necesario que el equipo investigador junto con las
autoridades de las Unidades Académicas y el INIE valoren la continuidad del proyecto, ya
que con las restricciones de consulta a las Bases de Datos Estudiantiles planteadas en
noviembre del 2012, se deben modificar los objetivos y alcances del proyecto así como
iniciar desde cero las aplicaciones ya desarrolladas ya que se debe cambiar la estructura y
conceptualización de éstas.
Alcances del proyecto: de realizarse el proyecto las Unidades Académicas tendrían
información oportuna y sistemática de su población estudiantil para la toma de decisiones y
para los procesos de acreditación.
Limitaciones:
A pesar de que se iniciaron las coordinaciones y trámites respectivos desde el mes de abril
del año 2012 (Anexo #2) para lograr los permisos de consulta a la información de la
población estudiantil de las carreras de Licenciatura en Farmacia, Bachillerato y
Licenciatura en Ciencias de la Educación con Énfasis en Orientación y Bachillerato y
Licenciatura en Ciencias de la Educación con Énfasis en Educación Especial y el INIE así
como por la Decana de la Facultad de Farmacia, fue hasta el 27 de junio del 2012 que se
recibió respuesta del oficio INIE-540-2012 dirigido al MBA Jose Rivera Director de la
Oficina de Registro, en dicho oficio se limita la consulta a la “población estudiantil que se
encuentra en la actualidad en dichas carrera” tanto para los profesionales en informática
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que están desarrollando las aplicaciones como a las Unidades Académicas, luego de oficios
y reuniones durante el segundo semestre del años 2012, el 15 de noviembre se llega a la
situación que se describe a continuación:
1. Desde la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y la Oficina de Registro, de acuerdo con las
reuniones y oficios, se plantea que las Unidades Académicas pueden consultar la
información de la población estudiantil que se encuentra en la carrera, pero no puede
consultar la información de la población estudiantil que ya no se encuentra, a partir del
momento en que hizo traslado de carrera. Es decir pueden consultar únicamente la
información correspondiente al periodo en que fue estudiante de la carrera.
2. Los profesionales en informática durante el año 2012 desarrollaron el 100% de las
aplicaciones para la carrera de Farmacia, el 80% de las aplicaciones para la carrera de
Orientación y el 45% de las aplicaciones para la carrera de Enseñanza Especial.
3. Se ha planteado desde la oficina de Registro que los profesionales en informática que están
desarrollando las aplicaciones tienen las mismas limitaciones de consulta a las Bases de
Datos que las Unidades Académicas y que debido a la manera en que está Estructurada la
Bases de Datos Estudiantiles se debe crear desde el Centro de Informática “vistas” donde se
coloquen tablas con la información de la población estudiantil de las carreras en estudio, a
las cuales deben consultar las aplicaciones informáticas.
4. La propuesta de “vistas” a nivel “teórico” puede solucionar los accesos a la información de
la población estudiantil de las carreras de acuerdo con la recomendación legal, sin embargo
hay serias retos operativos para lograrlo

Toda la lógica de las aplicaciones debe modificarse, ya que se consultan
nuevas estructuras de datos que no existen (vistas) ya que aún el Centro de
Informática CI, no las ha construido.

Las vistas implican trabajo conjunto entre los informáticos del proyecto y el
CI, ya que es construir una nueva base de datos para soportar el requerimiento
establecido para lograr un desarrollo óptimo.

Una vez lograda la construcción de las vistas, se debe reprogramar las
aplicaciones anteriormente construidas incluyendo nuevos procedimientos de
Bases de Datos que ahora son vistas, iniciar de cero las aplicaciones ya
desarrolladas durante el 2012 para las carreras de Farmacia, Orientación,
Educación Especial y Trabajo Social.

Optimizar las aplicaciones para mejorar rendimiento de la aplicación.

El CI debe dar soporte permanente al procesamiento que requieren las
vistas.
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5. Para dar seguimiento a las cohortes estudiantiles durante el periodo 2002-2011, es
necesario identificar la población que ingresó a carrera cada año durante dicho periodo.
Para lograr identificar a la población a seguir se enfrentan las siguientes situaciones:

Es necesario consultar las “Auditorías” que se encuentran del 2002 al 2007
en Sybase y a partir del 2008 en Oracle. Debido a que no hay recursos para extraer
información de Sybase (según reunión con el CI y Oficina de Registro del 15 de
noviembre 2012) solo se puede trabajar con las “Auditorias” a partir del 2008.

Los permisos de consulta a las bases de datos de los profesionales en
informática se restringe a la consulta a la población que en la actualidad está en
dicha carrera
6. Las situaciones descritas impactan la posibilidad de identificar la población estudiantil a la
que se debe dar seguimiento, como se detalla en la siguiente tabla:
Grupos de población
Comentarios
El CI debe realizar un vista de la tabla
Estudiantes que en el 2012 tienen activo el carrera estudiante
código de la carrera.
Desarrollar la aplicación para identificar la
población
Estudiantes que están también en otras Se identifican igual que el apartado anterior.
carreras adicional a la que está en Sin embargo cuando se requiere
investigación
información del avance en el plan de
estudios,
considerando
los
créditos
aprobados, hay dificultades para identificar
los créditos correspondiente a cursos
convalidados u optativos, ya que hay cursos
administrados por otras escuelas y no se
realiza la correspondiente convalidación
Estudiantes que estuvieron en el periodo Esta población que ha dejado la carrera sin
(2002-2011)
pero
no
continuaron terminar o ya concluyó la carrera antes del
matriculando
2012, o se encuentre en un posgrado o ya no
continua matriculando debe ser identificada
mediante históricos y auditorías.
La información del 2002 al 2007 está en
Sybase y a partir del 2008 está en Oracle.
Debido a que no hay recursos para extraer
información de Sybase a Oracle solo se
puede trabajar con la información a partir
del 2008.
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Para ello igualmente se deben hacer vistas
para extraer la información, por lo cual se
deben hacer nuevas aplicaciones.
Estudiantes que se trasladaron de carrera.
Para la identificación de esta población se
requiere realizar aplicaciones que consulte
las vistas que debe construir el Centro de
Informática No se puede consultar la
información de esta población una vez que
se trasladan de carrera.
7. Para el caso de la información de la población estudiantil que ya no se encuentra en la
carrera, una de las propuestas expresadas por la Oficina de Registro es generar una serie de
archivos planos con la información histórica (aportando únicamente la información del
periodo en que estuvieron en la carrera), esto implica el desarrollo otras aplicaciones no
contempladas durante la investigación, aumentando y un mayor tiempo en el desarrollo y el
desempeño de la aplicación.
8. La situación descrita en los puntos anteriores provoca:
 Que las Unidades Académicas deban gestionar y reiniciar el desarrollo de las
nuevas aplicaciones.
 Que el Centro de Informática destine recurso humano para el desarrollo de las
vistas y los procesos que para ello se requieran.
 Que las aplicaciones desarrolladas para la carrera de Trabajo Social no se
puedan correr para actualizar la información e incorporar nuevas cohortes
(2009-2010 y 2011)
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