CAPÍTULO I
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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACION DE ADMINISTRACION DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL DISEÑO DE UN SISTEMA INFORMATIVO DE REGISTRO Y CONTROL DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE DEL INSTITUTO AUTÓNOMO DE LA POLICÍA Y CIRCULACIÓN DEL ESTADO VARGAS Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Administración del Transporte. Autor: Marcos Piñango Carnet: 07-8334 C.I.: 18.530.026 Tutor Académico: Prof. Dayana Hernández Camurí Grande, Abril de 2011 ii AGRADECIMIENTOS A Dios por ser el creador de este maravilloso mundo y por darme la oportunidad de vivir y tener una hermosa familia. A mis Padres por ser la fuente de toda enseñanza y amor incondicional que me han brindado en toda mi vida. A mi novia por ser una estrella para mí. A todas las personas queridas por ser fuente de motivación para seguir adelante. iii RECONOCIMIENTO Por sobre todas las cosas al Dios Todopoderoso, por ser fuente de vida y es a quien se le debe todo en este mundo. A mi mamá por ser la persona con una fuerza inagotable, en brindándome su amor incondicional y estar conmigo apoyándome en las buenas y malas, por ser la persona en quien confiar. A mi papá por ser emprendedor siendo ejemplo de honradez, valentía y respeto. A Rebeca Torres por ser mi ángel que admiro, quiero, respeto y ser mi motivación en seguir adelante en los momentos más difíciles de transcurso de la carrera. Para todas aquellas personas que me ayudaron y asesoraron con su disposición y voluntad en la realización de mis pasantías en el I.AP.C.E.V, así como también, a mi tutor empresarial Carlos González por su amabilidad y respeto. A mi profesora guía Dayana Hernández, por su paciencia, consejos que ayudaron a la elaboración de dicho informe, y que también es un ejemplo de enseñanza. A todas aquellas personas que he conocido en el transcurso de mi vida que han sido fuente de inspiración enormemente en el logro de mis sueños y además son personas dignas de admirar, que luchan de alguna forma por tener un mejor país y ayudar a las demás personas, gracias. iv INDICE GENERAL Índice de cuadros…………………………………………………………………... Índice de imágenes………………………………………………………………… Índice de figuras……………………………………………………………….…... Resumen……….………...…………………………………………………….…... Introducción…...…….…………………….……………………………...........….. Capítulo I Marco referencial 1.1. Marco institucional.…………………………………………………... 1.1.1.- Reseña histórica de la institución…......……………………….. 1.1.2.- Misión………………………………………………………….. 1.1.3.- Visión…………………………………………………………... 1.1.4.- Valores…………………………………………………………. 1.1.5.- Objetivos estratégicos……………………………...…………... 1.1.6.- Estructura organizacional de I.A.P.C.E.V……………….……. 1.1.7.- Estructura organizativa de la unidad de investigación……........ 1.2.- Marco legal...………………………………………...………..……... 1.3.- Diagnóstico….………………………………………………….……. 1.3.1.- Descripción y análisis de la situación actual……….…….......... Capítulo II El Problema 2.1.- Planteamiento del problema…………..…………………………….... 2.2.- Formulación del problema………………………………….………... 2.3.- Sistematización del problema…….………………………………….. 2.4.- Objetivos de la investigación………….……………………….…….. 2.4.1.- Objetivo general……………………….……………….….….. 2.4.2.- Objetivos específicos………………………………….……… 2.5.- Justificación e importancia…………………………………….…….. 2.6.- Alcance……………………………………………………..………... 2.7.- Limitaciones……………………………………………….……......... Capítulo III Marco teórico 3.1.- Bases teóricas………………………………………………………... 3.1.1.- Sistema informativo……………………………………………. 3.1.2.- Funciones de un sistema de información………………………. 3.1.3.- Objetivos y características de un sistema informativo………… 3.1.4.- Tipos de sistema de información………………………………. 3.2.- Definición de vehículos……………………………………………… 3.2.1.- Tipos de vehículos……………………………………………... v vii viii ix xi 3 4 4 5 6 6 7 8 9 10 18 18 21 22 22 23 23 23 23 24 24 25 25 25 28 29 32 32 Capítulo IV Marco metodológico 4.1.-Tipo de investigación…………………………..………...…………… 4.2.- Diseño de investigación……………………………………………… 4.3.- Técnicas e instrumentos de recolección de datos……………............. 4.4.- Población y muestra…………………….……………………………. 4.5.- Análisis y tratamiento de la información……………………….......... 4.6.- Elaboración de cronograma de actividades………………………….. Capítulo V Presentación y análisis de los resultados 5.1.- Remisión solicitud de inspección de las unidades de transporte por la Coordinación de Transporte de la Gobernación del Estado Vargas al Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del I.A.P.C.E.V . 5.2.- Consignación del documento y Revisión de las unidades de ……… transporte por el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante 5.3.- Procedimiento de cotejo de la información con el Departamento de Bienes 5.4.- Procedimiento para la emisión de informe para la renovación de ….. póliza de seguro a las unidades de transporte. Conclusiones y Recomendaciones…………………………………………......... Fuentes de información………………………………………………………......... Anexos....................................................................................................................... vi 34 34 34 36 37 39 40 40 41 41 66 68 70 ÍNDICE DE CUADROS Nº Descripción pp 1 Cronogramas de actividades 39 2 Símbolos y significados de los comandos 42 vii ÍNDICE DE IMAGENES Nº Descripción pp 1 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU) 43 2 Pantalla de Registro de unidades del SIRECU 44 3 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 46 4 Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Vehículos operativos del (SIRECU) 47 5 Pantalla de informe de los vehículos operativos del SIRECU 48 6 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 50 7 Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Motos operativas del (SIRECU). 51 8 Pantalla de informe de las motos operativas del SIRECU 52 9 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 54 10 Pantalla de Búsqueda de los vehículos desincorporados del (SIRECU). 55 11 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Motos operativas del (SIRECU) 56 13 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 58 14 Pantalla reportes de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 59 12 vii 57 15 Pantalla de Búsqueda de unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU) Reporte de unidad operativa. 60 17 Pantalla de reporte: Unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 62 18 Pantalla reportes de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 63 19 Pantalla de Búsqueda de las Unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 64 20 Reporte de Unidades Desincorporadas 65 16 ix 61 ÍNDICE DE FIGURAS Nº Descripción pp 1 Estructura Organización del I.A.P.C.E.V 8 2 Estructura Organizativa de la Dirección de Apoyo Logístico 9 3 Diagrama causa y efecto 20 x ELABORACIÓN DE UN SISTEMA INFORMATIVO DE REGISTRO Y CONTROL DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE DEL INSTITUTO AUTÓNOMO DE LA POLICÍA Y CIRCULACION DEL ESTADO VARGAS Autor: Marcos Piñango Tutor Académico: Prof. Dayana Hernández Fecha: Abril 2011 RESUMEN La presente investigación describe el procedimiento de inspección y verificación de datos de las unidades de transporte del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas (I.A.P.C.E.V), específicamente en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante, siendo una actividad realizada por la Coordinación de Transporte de la Gobernación del Estado Vargas, el cual es el ente recto de todos los organismos y institutos adscritos al mismo. El tipo de investigación que se realizo fue un estudio de diagnostico y el tipo de diseño empleado es no experimental, para la cual se utilizaron diferentes técnicas e instrumentos de recolección de datos, como son: entrevista no estructurada y la observación ínsita. Esto permitió determinar con exactitud problema de estudio, lo cual dio como posible solución al mismo el diseño de un Sistema de Información para el Registro y Control de las Unidades de transporte (SIRECU), con el fin de que los usuarios internos puedan obtener información de manera fehaciente y oportuna. Palabras Claves: Control de unidad de transporte, Registro, Sistema de información. xi INTRODUCCIÓN En la actualidad el incremento de las demandas, competencia, globalización, entre otros cambios que ocurren en el entorno de todas las organizaciones, ha colocado y exigido a las mismas el cumplimiento de su formación, para lograr tales fines se han visto en la necesidad de mejorar constantemente la gestión de todos los recursos que utilizan, para así contar con una administración eficiente que les permita una mayor organización y la consecución de sus objetivos a corto, mediano y largo plazo. Estas organizaciones que logran una mayor productividad cuentan con un adecuado uso de la información de los procesos que maneja. Una de las herramientas más valiosas utilizadas son los Sistemas Informativos (SI), los cuales permiten a los trabajadores comprender y desempeñar su trabajo más eficientemente, para lograr tales objetivos organizacionales, las personas que están involucradas deben estar consciente del beneficio que conlleva la elaboración y utilización de estos sistemas, logrando así una mayor interrelación y transformación dentro de la organización. En virtud a todo lo anterior señalado, se realizó un estudio en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas (I.A.P.C.E.V) aplicando algunas técnicas de recolección de datos, como: la observación y la entrevista, en donde se identificaron los problemas existente con respecto al proceso de búsqueda de información con respecto a las unidades de transporte de esta institución, por tal motivo, se presenta la necesidad de elaborar un Sistema de Información de Registro y Control de las Unidades (SIRECU), el cual, beneficiará significativamente a todas las personas involucradas con el procesamiento y manejo de información de las unidades de transporte. 2 Este informe se encuentra estructurado en cinco capítulos y una sección de anexos de la siguiente manera: Capítulo I. Marco Institucional, el cual incluye: la reseña histórica de la institución, la misión, visión, objetivos, además, un marco legal y diagnóstico. Capítulo II. En este se plantean aspectos de la situación existente, considerado como el planteamiento del problema, y del mismo modo su formulación y sistematización del problema, objetivos de la investigación, justificación, alcances y limitaciones. Capítulo III. Marco Teórico, el cual contiene las bases teórica que fundamentan y contextualizan investigación. Capítulo IV. Marco Metodológico, el cual contiene el tipo y diseño de investigación, técnicas e instrumentos de recolección de datos, los procedimientos utilizados y el cronograma de actividades que se cumplió para el desarrollo de la investigación. Capítulo V, expone los resultados y su análisis, con la intención de plantear la propuesta. Finalmente, se muestran las conclusiones, recomendaciones, bibliografía consultada y los anexos del informe, que diò lugar el presente estudio. 3 CAPÍTULO I MARCO REFERENCIAL 1.1.- Marco institucional 1.1.1.- Reseña histórica de la institución El Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas fue creado el 18 de diciembre del 2.002, por Resolución Interna de la Secretaría General de Gobierno, considerando lo establecido en el Artículo número 02 del Decreto Nº 103-2001, de fecha 08 de Enero de 2.001, debidamente publicado en Gaceta Oficial del Estado Vargas Extraordinaria Nº 26, de fecha 08 de Marzo de 2.002, gracias a la iniciativa del ciudadano Licenciado Antonio Rodríguez San Juan, Gobernador del Estado Vargas, siendo esta la primera vez que se cuenta con un Cuerpo Policial propio. La policía del Estado Vargas como Institución del Estado le está asignada la responsabilidad de asegurar, mantener y permitir que los ciudadanos ejerzan libremente sus derechos conforme a la Ley. De esta responsabilidad se deriva la Misión General “Garantizar la Seguridad de las personas y sus propiedades, la moralidad, decencia y el orden público”. Por otra parte, el Estado Vargas a raíz de la tragedia ocurrida en Diciembre de 1999, fue víctima de un desmesurado índice delictivo y una fuerte crisis socioeconómica quedando la seguridad en manos de las Fuerza Armadas y a mediados del segundo semestre del 2.001, se suma la salida de la Policía Metropolitana de Caracas por diferencias políticas entre el Distrito Capital y la Gobernación de Vargas quedando apenas Ciento Treinta (130) funcionarios policiales, que decidieron asumir el reto junto a su máxima autoridad para entonces el Comisario Jefe (PEV) Omar Rafael Guillén del Gadiun, de crear y formar parte del I.A.P.C.E.V. 4 El ciudadano Gobernador antes mencionado, preocupado por la escasez de funcionarios y la obligación de brindarle la máxima protección a la ciudadanía de la región, se vio en la imperiosa necesidad de crear estrategias para el ingreso de nuevos funcionarios y una de ellas fue firmar un convenio de cooperación con la Escuela de Seguridad y Orden Publico de la Guardia Nacional (ESCUSOP) ubicada en La Encrucijada de Cagua, Estado Aragua, el 13 de Julio de 2.001, donde se lograron graduar las Tres primeras Promociones, para un total de Setecientos Noventa y Un (791) Oficiales de Policía, posteriormente el 3 de mayo de 2003, fue creada la Academia de Instrucción Policial del Estado Vargas (A.I.P.E.V) donde se formo la primera promoción de oficiales formada por un grupo muy selecto del personal con mayor experiencia profesional y moral de este Instituto policial y profesores de gran trayectoria profesional, logrando la incorporación de 165 nuevos oficiales. 1.1.2.- Misión La Policía del Estado Vargas es un Instituto Autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio de naturaleza, civil, jerarquizada, y armada conformada por hombres y mujeres abnegados servidores públicos cuyo esfuerzo de gestión socialista y humanista se orienta a garantizar el pleno ejercicio y goce de los derechos y garantías constitucionales de los ciudadanos que se hallen en el territorio del Estado Vargas, teniendo como norte el respeto de los derechos humanos y salvaguardar las personas frente a situaciones que constituyan amenaza vulnerabilidad o riesgo para la integridad física de las personas y sus propiedades enmarcado en el ordenamiento jurídico vigente logrando con ello satisfacer las necesidades de seguridad contribuyendo con ello en el desarrollo económico, político, educativo, cultural y social de nuestro Estado Vargas. 5 1.1.3.-Visión Organismo de seguridad preventiva enfocado en la idea socialista de integración mediante la participación comunitaria en los programas para la disminución del auge delictivo y la prestación de un eficiente servicio de seguridad y orden publico de mayor credibilidad ante la ciudadanía con personal entrenado equipado con tecnología de vanguardia, vinculado a nuestros oficiales como líderes comunitarios apegados al código de conducta de los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley, para así lograr la Policía Comunitaria del XXI. 1.1.4.-Valores El Recurso Humano que posee la Policía Metropolitana del Estado Vargas, es el mejor ejemplo de una Institución que se preocupa por el bienestar de su personal y que sabe que la mejor inversión, es sin lugar a dudas, el captar y desarrollar las habilidades y potencialidades de sus integrantes. La filosofía del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas, casa matriz de nuestra Policía, es la filosofía de la acción, de la práctica que con visión de futuro, establece la promoción continua de los valores, que día a día aumentan con el ejercicio de la Prudencia, (pensamiento que hace prever las faltas y peligros y nos hace proceder con buen juicio y moderación), del Honor, (nos hace proceder con probidad para cumplir con los deberes para con nosotros mismos y para con los demás), de la Cooperación, (ayudar al necesitado y que su agradecimiento sea su esfuerzo en la lucha por lo nuestro), todas ellas fomentadas con Justicia (saber que la Ley y la equidad son valores al juzgar) y Abnegación, (cumplir con el deber y las órdenes del cuerpo policial), para lograr mantener el espíritu de cuerpo (la conexión o unión que crea lazos humanos entre los integrantes de la Institución), en donde la Solidaridad (compartir acciones y sentimientos con el grupo), la Cortesía, (atender a todos los Oficiales y personas por igual y el Valor (ser todos para uno) son las fuerzas de la Institución Policial. 6 Sumado a esto, el personal que labora en nuestra Policía Metropolitana del Estado Vargas, se complace y siente en su I.A.P.C.E.V, a una gran familia que le brinda el apoyo y las herramientas necesarias para estar dispuestos a trabajar día y noche, sábados y domingos, como el mejor ejemplo de Vocación de Servicio, (trabajar por amor) de responsabilidad y altruismo (llenarse espiritualmente al cumplir con el deber), dedicación y habilidad, de Estrategia, (tácticas y planes para vencer) en los compromisos de la profesión, en la defensa de los Derechos Humanos, sin lugar a dudas en nuestra Policía Metropolitana del Estado Vargas, los valores son reforzados por el Instituto y son recibidos y cumplidos por el personal, por la sencilla razón de tener un sentido de pertenencia, de hermandad, así mismo, el instituto es garante de su desarrollo porque sabemos, que en la unión está la fuerza, y es por ello que el lema, “la prudencia, la valentía y la abnegación son las bases de nuestra Institución”, es digna expresión a la unión entre recursos Humanos e Institución 1.1.5.- Objetivos estratégicos El Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas no posee objetivos estratégicos. 7 1.1.6 – Estructura organizativa de I. A.P.C.E.V La Figura Nº 1 indica la estructura organizativa del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas. Figura Nº 1 Estructura organizativa I.A.P.C.E.V Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas Fuente: Dirección de RR.HH y Asunto Lab. 2008 8 1.1.7 Estructura organizativa de la unidad de investigación La Dirección de Apoyo Logístico está constituida por tres (3) departamentos, el área de realización de la pasantía es el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante donde su estructura organizativa la podemos observar en la figura Nº 2 Figura Nº 2 Estructura de la Dirección de Apoyo Logístico Dirección de Apoyo logístico Div. Logística y Comunicación Dpto. de Transporte, Combustible y Lubricante Dpto. de armamento Supervisión de las unidades Taller mecánico Fuente: Dirección de Apoyo Logístico, 2011 9 Dpto. de almacén de prendas y artículos policiales 1.2. Marco legal El instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas se rige bajo el marco legislativo de la República Bolivariana de Venezuela, las cuales se mencionara a continuación: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Publicada en Gaceta Oficial, Extraordinaria N° 5.453, de fecha 24 de Marzo de 2000. Es de competencia de Poder Publico Nacional, todos el sistema de transporte ya sea aéreo, terrestre o marítimo así lo expresa en articulo Nº 156 en los numerales 26, 27 y 28 de la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela. Artículo 156. Es de la competencia del Poder Público Nacional: 26. El régimen de la navegación y del transporte aéreo terrestre, marítimo, fluvial y lacustre, de carácter nacional; de los puertos, aeropuertos y su infraestructura 27. El sistema de vialidad y de ferrocarriles nacionales. 28. El régimen del servicio de correo y de las telecomunicaciones, así como el régimen y la administración del espectro electromagnético. El Ejecutivo Nacional como máximo rector de la vigilancia y protección de los ciudadanos, es el encargado de la creación de organismo de seguridad, que tenga como función salvaguardar la vida de los habitantes así lo explica la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela en su Art. 332. 10 Artículo 332. El Ejecutivo Nacional, para mantener y restablecer el orden público, proteger a los ciudadanos y ciudadanas, hogares y familias, apoyar las decisiones de las autoridades competentes y asegurar el pacífico disfrute de las garantías y derechos constitucionales, de conformidad con la ley, organizará: 1. Un cuerpo uniformado de policía nacional. 2. Un cuerpo de investigaciones científicas, penales y criminalísticas. 3. Un cuerpo de bomberos y bomberas y administración de emergencias de carácter civil. 4. Una organización de protección civil y administración de desastres. Los órganos de seguridad ciudadana son de carácter civil y respetarán la dignidad y los derechos humanos, sin discriminación alguna. La función de los órganos de seguridad ciudadana constituye una competencia concurrente con los Estados y Municipios en los términos establecidos en esta constitución y en la ley. Ley orgánica del servicio de Policía y del Cuerpo de Policía Nacional Bolivariana Publicada en Gaceta Oficial N° 5.940 del 7 de diciembre de 2009. Los gobernadores y alcaldes, tendrán en la disposición en promover campañas de seguridad a la población regional, como también esta en la posteta de ellos asignar los directores de las diferentes policías, ya sea la municipal como el estadal. Así lo señala el articulo Art 28 de la Ley Orgánica del servicio de Policía y del Cuerpo de Policía Nacional Bolivariana Artículo 28. En materia de Servicio de Policía corresponde a los gobernadores o gobernadoras, alcaldes o alcaldesas, en los términos previstos en la presente Ley, las siguientes funciones: 11 1. Promover la prevención y el control del delito, la participación de la comunidad y de otras instituciones públicas con responsabilidad en la materia para la definición de planes y supervisión. 2. Ajustar los indicadores del desempeño policial al cumplimiento de metas y la adecuación de normas generales de actuación y respeto a los derechos humanos en su correspondiente ámbito político-territorial, conforme a los programas y políticas generales dictadas por el Órgano Rector. 3. Designar a los directivos de los cuerpos de policía en su correspondiente ámbito político-territorial, cumpliendo con los requisitos establecidos para tales cargos, previa aprobación del Órgano Rector. 4. Las demás señaladas en la Constitución de la República y la presente Ley. El Art. 34 detalla las diferentes funciones que debe ejercer un funcionario adscrito a un cuerpo policial. Artículo 34. Son atribuciones comunes de los cuerpos de policía: 1. Cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República, las leyes y las demás disposiciones relacionadas con el Servicio de Policía. 2. Proteger a las personas y a las comunidades, frente a situaciones que constituyan amenaza, vulnerabilidad, riesgo o daño para la integridad física, sus propiedades y su hábitat. 3. Ejercer el Servicio de Policía en las áreas urbanas, extraurbanas y rurales. 4. Ejecutar las políticas emanadas del Órgano Rector en materia de seguridad ciudadana, incluyendo tránsito, sustancias estupefacientes y psicotrópicas, anticorrupción, antisecuestros, acaparamiento y especulación alimentaria, adulteración de medicinas y otros bienes de consumo esenciales para la vida, delincuencia organizada, turismo, ambiente y orden público. 5. Promover, desarrollar e implementar estrategias y procedimientos que garanticen la participación de la comunidad organizada en el Servicio de Policía Comunal. 6. Proteger a las personas que participen en concentraciones públicas o manifestaciones pacíficas. 12 7. Cooperar con los demás órganos y entes de seguridad ciudadana en el ámbito de sus competencias. 8. Resguardar el lugar donde haya ocurrido un hecho punible, e impedir que las evidencias, rastros o trazas vinculados al mismo, se alteren o desaparezcan, a los fines de facilitar las investigaciones correspondientes. 9. Propender a la solución de conflictos a través de la mediación, conciliación y demás mecanismos alternativos, a fin de garantizar la paz social. 10. Recabar, procesar y evaluar la información conducente a mejorar el desempeño de los cuerpos de policía. 11. Colaborar con los demás órganos y entes de seguridad ciudadana ante situaciones de desastres, catástrofes o calamidades públicas. 12. Ejercer funciones auxiliares de investigación penal de conformidad con las leyes especiales. 13. Practicar detenciones en virtud de una orden judicial, o cuando la persona sea sorprendida en flagrancia de conformidad con la Constitución de la República y las leyes. 14. Proteger a los testigos y víctimas de hechos punibles y demás sujetos procesales por orden de la autoridad competente. 15. Controlar, vigilar y resguardar las vías públicas nacionales, urbanas y extraurbanas y el tránsito terrestre previniendo la comisión de delitos. Toda persona que ocupe un cargo en la función pública administrativa está en la obligación de desempañar su trabajo, como también es de responsabilidad de los hechos indebido que ocurran dentro del área del mismo, así lo señala el artículo 3 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Publicado en la Gaceta Oficial Nº 2.818 Extraordinaria de 1º de julio de 1981. Artículo 3. Los funcionarios y demás personas que presten servicios en la administración pública, están en la obligación de tramitar los asuntos cuyo conocimiento les corresponda y son responsables por las faltas en que incurran. 13 Los interesados podrán reclamar, ante el superior jerárquico inmediato, del retardo, omisión, distorsión o incumplimiento de cualquier procedimiento, trámite o plazo, en que incurrieren los funcionarios responsables del asunto. Este reclamo deberá interponerse en forma escrita y razonada y será resuelto dentro de los quince (15) días siguientes. La reclamación no acarreará la paralización del procedimiento, ni obstaculizará la posibilidad de que sean subsanadas las fallas u omisiones. Si el superior jerárquico encontrare fundado el reclamo, impondrá al infractor o infractores la sanción prevista en el artículo 100 de la presente Ley sin perjuicio de las demás responsabilidades y sanciones a que hubiere lugar. Ley de Transporte Terrestre. Publicada en la Gaceta Oficial Nº 38.985 Extraordinaria de 1º de Agosto de 2008. Los gobernadores o gobernadoras como máximo rectores del poder estadal tendrán la responsabilidad del cuidado y mantenimiento de la estructura vial y el resguardo de los servicios de transporte, así lo expresa el articulo 6 de la ley de transporte terrestre Articulo 6. de Es de la competencia del Poder Publico Estadal, en materia transporte terrestre, la conservación, administración y aprovechamiento de las carreteras y autopistas nacionales, en coordinación con el Poder Publico Nacional, el servicio de Transporte terrestre publico y terminales de pasajeros y pasajeras interurbanos de carácter estadal, la ejecución, conservación administración, aprovechamiento y el control de la circulación de las vías terrestres estadales y el destino de las multas impuestas, de conformidad con lo previsto en esta ley. El Instituto Nacional de Transporte Terrestre será el ente regulador de los registro de transporte así lo señala en el articulo Nº 9. Articulo Nº 9. El Instituto Nacional de Transporte Terrestre, llevara el Registro del Sistema Nacional 14 de Transporte Terrestre el cual comprende: vehículos, conductores, y conductoras, infraestructura, servicios conexos de transporte terrestre, accidentes, infracciones y sanciones y estará a cargo del Registrador o Registradora y de los Registradores o Registradoras Delegados y Delegadas en caída entidad federal. Las instituciones policiales deben llevar un registro actualizado de Sistema Nacional de Transporte Terrestre, el cual deben presentarlo al Instituto Nacional de Transporte Terrestre, así lo indica el articulo 11 de la ley de transporte terrestre. Articulo 11. Las autoridades municipales, metropolitanas y estadales, deberían llevar los registros actualizados del Sistema Nacional de Transporte Terrestre, sus servicios conexos, dentro de su respectiva jurisdicción y competencia, los cuales deben remitirse al Instituto Nacional de Transporte Terrestre a fin de mantener actualizada una base de datos confiable, cuyas características, en cuanto al formato, contenido, reporte y cualquier otro elemento que sirva de apoyo para su elaboración y permanencia, se establecerá en el Reglamento de esta Ley. Todos aquellos conductores o conductoras que ya sus vehículos están desincorporados y fueron sustituidos por otros deberán ser notificadas al INTT como organismo rector, así lo indica el articulo Nº 41. Artículo Nº 41. Los vehículos, utilizados para el servicio de transporte terrestre publico de personas y de carga, que hayan sido incluidos ara su sustitución en los programas de renovación promovidos por el Estado, deben ser desincorporados del Registro Nacional de Vehículos y de Conductores y Conductoras. A tales efectos, los organismos encargados de estos programas deben efectuar la respectiva notificación al Instituto Nacional de Transporte Terrestre, en un lapso no mayor a treinta (30) días, contados a partir de la inclusión en los programas de renovación del respectivo vehículo. 15 Ley Orgánica De Ciencia, Tecnología e Innovación. Publicada en la Gaceta Oficial Nº 3.481 de fecha 13 de diciembre de 1984. Toda institución pública o privada que desarrolle proceso innovación y planificación formaran parte del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología e Innovación Así lo indica el artículo 3 y numeral 3 de la ley orgánica de ciencia, tecnología e innovación. Artículo 3°. Forman parte del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación, las instituciones públicas o privadas que generen y desarrollen conocimientos científicos y tecnológicos y procesos de innovación, y las personas que se dediquen a la planificación, administración, ejecución y aplicación de actividades que posibiliten la vinculación efectiva entre la ciencia, la tecnología y la sociedad. A tal efecto, forman parte del Sistema: 3. Los demás organismos públicos y privados que se dediquen al desarrollo, organización, procesamiento, tecnología e información. La Ley Orgánica De Ciencia, Tecnología e Innovación estará orientada en el proceso técnico-científico para el desarrollo de la nación. Así lo expresa el artículo 4 en los numerales 1, 2 y 3. Artículo 4°. De acuerdo con este Decreto-Ley, las acciones en materia de ciencia, Tecnología e innovación estarán dirigidas a: 1. Formular, promover y evaluar planes nacionales que en materia de ciencia, tecnología e innovación, se diseñen para el corto, mediano y largo plazo. 2. Estimular y promover los programas de formación necesarios para el desarrollo científico y tecnológico del país. 3. Establecer programas de incentivos a la actividad de investigación y desarrollo y a la innovación tecnológica. 16 Reglamento de la Ley de Transito Terrestre. Publicada en Gaceta Oficial Nº5.420 del 26 de junio de 1998. En el artículo nº 5, nos expresa la definición de vehículo . Artículo 5°: Se considera vehículo todo artefacto o aparato destinado al transporte de personas o cosas, capaz de circular por las vías públicas o privadas destinadas al uso público permanente o casual. En el articulo nº 7 indica los requisitos para poder circular un vehículo. Artículo 7°: Los vehículos para poder circular deberán cumplir los siguientes requisitos: 1. Estar inscrito en el Registro de Vehículos. 2. Llevar las placas identificadoras en perfecto estado de conservación y visibilidad. 3. Los demás que establezca este Reglamento Los vehículos de motor para poder circular deben cumplir diferentes requisitos así lo expresa en articulo nº 8 del reglamento de transito terrestre. Artículo 8°: Los vehículos de motor para poder circular deberán cumplir además de los requisitos señalados en el artículo anterior, los siguientes requisitos especiales: 1. Mantener en vigencia el seguro de Responsabilidad Civil. 2. Estar solvente con respecto al pago de impuesto y multas. 3. Someterlos a revisión en la oportunidad que fijen las autoridades administrativas del transito terrestre. En el artículo Nº 9 refleja las tipologías de vehículos. Articulo 9º: Los vehículos de tracción de sangre se clasifican en vehículos de tracción humana y vehículos de tracción animal. 17 Los vehículos de tracción humana, a su vez, se clasifican en vehículos cuyo conductor es transportado por el vehículo, tales como bicicletas, triciclos, patinetas o patines; y vehículos cuyo conductor no es transportado por el vehículo, como los carros de mano y las carretillas. En el artículo 10 clasifica los vehículos de motor en diferentes modalidades. Artículo 10: Los vehículos de motor se clasifican en: 1. Motocicletas 2. Automóviles 3. Minibuses 4. Autobuses 5. Vehículos de carga 6. Vehículos especiales 7. Otros aparatos aptos para circular. 1.3. Diagnostico 1.3.1. Descripción y análisis de la situación actual La Coordinación de transporte de la Gobernación del Estado Vargas anualmente, solicita las inspecciones de las unidades de transporte de los organismos adscritos a dicho ente, con la finalidad de determinar las condiciones en las que se encuentran los vehículos y motos, para así realizar los trámites correspondientes para la renovación de las respectivas pólizas de seguro. Para ello, el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas, departamento adscrito a la Coordinación antes mencionada, es el encargado de la supervisión y control de estas unidades a su cargo. Sin embargo, este departamento presenta retrasos al momento de la rendición de la evaluación, por tal motivo se requiere de un estudio que permita determinar el problema principal. 18 En consecuencia, se elaboró, en primera instancia, un diagrama causa y efecto, el cual expone la problemática que presenta actualmente dicho departamento. Ver figura nº 3. 19 Figura Nº 3. Diagrama causa y efecto Conductores de las unidades RRHH Falta de compromiso Falta de responsabilidad Falta de educación vial Falta de Disciplina Falta de profesionalismo Falta de trabajo en equipo (Integración) Falta de supervisión No posee sistema informativo de registro y control de las unidades de transporte Mala distribución de información de las unidades de transporte Tecnología Falta de veracidad en la información Falta de documentación en algunos funcionarios Falta de su un sistema informativo que lleve el registro y control de las unidades No existe mantenimiento preventivo de las unidades Los repuestos utilizados no son originales de las unidades No tienen información actualizada del número de unidades que posee el instituto Taller mecánico 20 CAPÍTULO II EL PROBLEMA 2.1. Planteamiento del problema La Coordinación de Transporte de la Gobernación del Estado Vargas es un departamento que se encarga de realizar las inspecciones a todas las unidades de transporte de los diferentes organismos adscritos a este ente, tales como: el Sistema Integral de Salud (SISVAR), los Bomberos del Estado Vargas y el Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas (I.A.P.C.E.V). Está inspección tiene como finalidad observar y registrar las condiciones en las que se encuentran los vehículos y motos que disponen cada uno de ellos, para así realizar las gestiones pertinentes para la renovación de la póliza de seguro. Sin embargo, para fines de estudio, se enfatizará sobre el procedimiento que lleva cabo el I.A.P.C.E.V, el cual ejecuta dichas inspecciones de forma manual, que se inicia con el llenado de una planilla, donde se toman los datos del funcionario responsable de la unidad como de los daños que se evidencian al vehículo que se encuentre bajo su responsabilidad. Actualmente, las inspecciones se realizan de manera parsimoniosa, ya que el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante no lleva un registro pormenorizado y actualizado de las unidades de transporte, por lo que no contiene información fidedigna del número de unidades que posee el instituto. Como se enfatiza la figura Nº 3, Diagrama Causa y Efecto presentada en el Capitulo I, el cual expone los diferentes inconvenientes que presenta el I.A.P.C.E.V. en la obtención oportuna de información sobre las mismas. 21 A continuación se exponen, los inconvenientes antes mencionados: El Departamento de Transporte, Combustible y lubricante ha presentado serie de dificultades en la búsqueda de información de los registros de las unidades de transporte del I.A.P.C.E.V, esto produce por falta de organización y supervisión. Por otra parte en este Departamento hay carencia de un sistema informativo que le permita al usuario tener la información en el tiempo oportuno. De igual manera ocurre este inconveniente en el taller mecánico ya que no existe un sistema que facilite llevar el control de las unidades que ingresan para que le realicen el mantenimiento preventivo y correctivo. Por ultimo se observo que hay carencia de un curso preparatorio de conducción de las unidades de transporte, que le permita mantener el estado físico de las unidades y dar a conocer las responsabilidades de los conductores. Al observar estas problemáticas que actualmente existe de registro y control de las unidades de transporte y que dificultan la búsqueda de información de la misma, se plantea la creación de un sistema informativo de fácil acceso que les permita a los funcionarios consultar información de manera eficiente, eficaz y oportuna. 2.2. Formulación del problema ¿Cómo influye la ausencia de un sistema de información administrativo para el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricantes que permita el registro y control de las unidades de transporte adscritas a la gobernación del Estado Vargas? 2.3. Sistematización del problema a) ¿Por qué la información que arroja el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante, no es confiable? b) ¿Como se lleva a cabo el registro y control de las unidades de transporte del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante? c) ¿Qué datos de las unidades de transporte amerita el Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas para el registro y control de las mismas? 22 2.4. Objetivos de la investigación 2.4.1. Objetivo general Diseñar un sistema informativo administrativo, el cual va a facilitar la búsqueda, registro y control de las unidades de transporte que posee el Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas. 2.4.2. Objetivos específicos Describir como se llevan a cabo los procedimientos en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricantes para el registro y control de las unidades de transporte del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas. Determinar las consecuencias que originan los problemas en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del Instituto Autónomo de Policía y Circulación. Establecer los parámetros que influyen en los procedimientos de inspección de las unidas de transporte. 2.5 Justificación e importancia Principalmente, la presente investigación pretende cumplir con un requisito que exige la Universidad Simón Bolívar para obtener el título de Técnico Superior Universitario en la carrera de Administración del Transporte. Adicionalmente, pero no menos importante, permitiría automatizar los registros de datos, aspecto que hoy día es una herramienta necesaria para agilizar las actividades que tengan que ver con los procedimientos administrativos, bien sea para llevar un control estadístico o para facilitar la búsqueda de algún dato necesario de una manera más sencilla, rápida y organizada. 23 La creación de un sistema informativo le permitiría al instituto llevar un registro y control de manera ordenada y eficaz del número de unidades de transporte que posee. Así mismo, se le facilitaría la búsqueda de información en el menor tiempo posible para dar respuesta a clientes internos y externos. 2.6. Alcance El presente estudio va dirigido hacia el diseño de un sistema informativo para el registro y control de las unidades de transporte del Instituto Autónomo de la Policía y Circulación del Estado Vargas, este va ser de fácil acceso y además va arrojar información de manera oportuna para los funcionarios que elaboran en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante. 2.7. Limitaciones Al realizas las inspecciones de las unidades de transporte del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas se presentaron varias dificultades las cuales se mencionara continuación: Desorganización con respecto al información de las unidades de transporte por parte de los funcionarios que elaboran en le Departamento de Transporte, Combustible y Lubricantes. La falta de veracidad de información por parte de los funcionarios que llevan el registro y control de las unidades del instituto. 24 CAPITULO III MARCO TEÓRICO 3.1 Bases teóricas 3.1.1 Sistema informativo El Sistema de información “es un conjunto de recursos técnicos humanos y económicos interrelacionados dinámicamente y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de información de una organización empresarial para la gestión y la correcta adopción de decisiones” (De Pablos et al, 2001 p. 32) Los procesos tecnológicos informáticos han venido desarrollándose y ejecutándose en las grandes instituciones, permitiendo la organización y el manejo eficaz y eficiente de los datos con la ayuda de personas profesionales y sistema computarizados, así lo expresa Vega, 2005, p. 20) en su informe de los sistemas y su importancia para las organizaciones: Las tecnologías de la información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros. 3.1.2 Funciones de un sistema de información. Los sistemas informativos para alcanzar sus objetivos, ejecutan tres (3) actividades las cuales se mencionaran a continuación: Proceso INPUTS: Este se encarga de recibir los datos de fuentes internas o externas como elementos de entrada. 25 Proceso PROCESSING: Este tiene como gestión almacenar la información y actúa sobre los datos para generar y producir información. Proceso OUTPUTS: Este distribuye la información elaborada para el usuario final. Para que los sistemas se desarrollen y cumplan con todos sus procesos de manera eficaz y eficientemente se debe ejecutar cuatros (4) funciones generales asi lo expresa (De Pablos et al, 2001 p. 36), las cuales son: Recogida y registro de la informacion: Es la acitividad de registrar o captar informacion para que pueda ser utilizada de forma adecuada con posterioridad, sin errores y con el menor coste posible. Esta fase se materialia en la creacion de un soporte fisico adecuado al tipo de informacion a captar. Uno de los principales problemas que se presenta en la recoleccion de datos, es la identificacion de los soportes, lo cual supone ademas la eleccion de un codigo eficiente de representacion de la informacion La codificación tiene como misión transcribir una información de forma literaria o extensa a una forma condensada y normalizada (por ejemplo, la partida doble en contabilidad o las respuestas de los estudiantes de la asignatura recogidas en la hoja correspondiente al ejercicio tipo test), siendo el código un sistema simbólico que permite y representar cualquier tipo de información. Para ser eficaz esta primera codificación, se debe observar tres reglas básicas: - Simplicidad: El código ha de ser fácil de entender para evitar errores de interpretación o reducirlos al máximo. - Seguridad de utilización: Se tiene que preverse todas las posibilidades a representar, para evitar confusión. 26 - Facilidad de acceso: El código representado debe ser de fácil lectura e interpretación. Acopido o acumulacion: Consiste en agrupar informaciones recogidas en lugares o momentos diferentes del tiempo, en espera de ser tratadas en cantidades economicamente convenientes o en el momento mas adecuado. Desde un punto de vista general, la informacion contenida en un sistema de informacion puede ser tres tipos diferentes: a) Informacion elementales o datos de base, que representan todo tipo de informacion que no han sufrido tratamiento alguno excepto su registro en un soporte fisico adecuado. b) Informacion elaborada o de resultados: informacion directamente utilizavle por los miembros de la administracion de la empresa para tomar decisiones. c) Infomacion sobre tratamientos: definen operaciones de transformacion a realizar sobre los datos de base y que permiten diseñar los procesos manuales o automaticos de obtencion de los resultados anteriores. Tratamiento o transformación de la información. Supone la manipulación a efectuar con la información para pasar los datos de base a los resultados utilizando unos medios concretos. Estas manipulaciones comprenden operación o cálculo elementales efectuados en un orden determinado. Se pueden distinguir tres clases de operaciones de este tipo: - Operaciones de orden o de clasificación a través de las que se ordena la información con arreglo a algún criterio establecido. - Operaciones de cálculo elementales y de comparación - Operaciones de transferencia de información. 27 Uno de los problemas más importante a la hora de diseñar un sistema de información, hace referencia a la selección de la información a tratar, esto es, la separación de la información que potencialmente es útil de la que no lo es. Difusión de la información: Consiste en crear informaciones elaboradas con vistas a su explotación para la dirección y gestión. Una vez elaborada la información tiene que llegar a los lugares donde se aportan las decisiones, debiéndose almacenar de forma que este accesible cuando se necesite, ya que de nada sirve conocer la existencia de una determinada información sino se puede acceder a ella o se encuentra fuera de nuestro alcance. El problema de la difusión consiste en responder a tres preguntas esenciales: como difundir los resultados, cuando y a quien. La difusión de la información debe realizarse de manera legible y en el soporte adecuado, en el momento en el que se precise, y a quienes la dirección de la compañía autorice a su acceso. Estas fases son esenciales para la elaboración y desarrollo de un sistema informativo, cumpliendo con todos estos procesos se pueden obtener de manera eficaz un sistema que le pueda suministrar toda la información requerida por el usuario. 3.1.3 Objetivos y características de un sistema informativo Para la gestionar adecuadamente el sistema de información de una compañía deben tenerse presente los objetivos básicos para los que se construye e implanta, así lo da a conocer O´Briend, 2000: - Suministrar a los distintos niveles de dirección la información necesaria para la planificación, el control y el proceso de toma de decisiones. - Colaborar en la consecución de los objetivos de la organización, apoyando la realización y coordinación de las tareas operativas. - Obtener ventajas competitivas de su entorno 28 Ademas para cumplir eficientemente con los objetivos expuestos, todo sistema de informacion debera tener como minimo la siguiente caracteristica: - Ser fiable, facilitando información de calidad y sin errores. - Selectivo, suministrando solo la información necesaria para el objetivo asignado. - Relevante, proporcionando información de interés para el usuario. - Oportuno, entregando la información en el momento necesario. - Flexible, facilitando su propia modificación para ajustarlo a las necesidades cambiantes de la organización Los sistemas de información han desarrollados conocimientos básicos de la importancia mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones, para que finalmente se conviertan en herramientas y obtener las ventajas, de igual manera adquirir un mayor rendimiento en cuanto a organización se requiere. 3.1.4 Tipos de sistema de información. Los Sistemas Informativos (SI) se han caracterizados para suministrar cualquier tipo de información que se requiere en un momento dado ya sea en una organización pública o privada. Todas las instituciones tienes su requerimientos especifico de información lleva consigo una demanda particular del SI de acuerdo con las funciones que desempeñe en el interior de la estructura organizacional. Como lo señalan Cotos y Toboada, 2005, p 15. La estructura organizacional de una institución depende en gran medida de sus características. Aunque no todas las organizaciones poseen la misma estructura, puede establecer una jerarquía que de manera general, se adapte a todas ellas. En estas jerarquías comunes pueden distinguirse en tres niveles. - Nivel operacional 29 - Nivel táctico o de gestión - Nivel estratégico o ejecutivo Nivel operacional: En este proceso se cumple actividades administrativas. De igual manera se manejan una gran cantidad de datos, aunque las manipulaciones que realizan sobre ellos son un tanto rutinarias. La información con la que trabajan suele ser interna a la organización y de carácter concreto y predecible. Nivel táctico o de gestión: Es el proceso encargado de realizar el control de la gestión de la organización, encaminado principalmente a objetivos específicos y concretos. Nivel estratégico o ejecutivo: Ocupa el nivel mas alto en la gestión de cualquier organización o empresa, lo que se denomina gestión estratégica. En el se procede a la elaboración de planes y se estudian y determinan los objetivos generales de la organización. Teniendo en cuenta la existencia de estos niveles de funcionamiento, permite analizar la información dependiendo el lugar que ocupa dentro de la estructura organizacional. De igual manera un sistema informativo deberá contemplar el diseño de un sistema integrado que relacione las informaciones generales por las diversas aplicaciones funcionales de la empresa y que permita así, mejorar los procesos de toma de decisiones, es por esto que cada sistema informativo debe estar adecuado e integrado al nivel organizacional. Se definirá tres tipos de sistemas informativo según Muñoz, 2003). 1. Sistemas de información para la gestión (MIS). Los Sistemas de Información para la Gestión son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una organización para la toma de decisiones. Se puede afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones: 1) La recopilación de datos, tanto internos como externos. 2) El almacenamiento y procesamiento de información. 30 3) La transmisión de información a los gestores. 2. Sistemas soporte a la decisión (DSS). Es un sistema de información interactivo basado en ordenador que utiliza normas y modelos de decisión, que junto con una base de datos soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones, principalmente en decisiones semi-estructuradas bajo el control total de aquellos que se dedican a tomarlas. Como señala Pechuan, 1997, p. 21) los sistemas DSS tienen características que lo diferencias a otros, los cuales se mencionara a continuación: El DSS soporta todas las fases del proceso de toma de decisiones: inteligencia, diseño, elección e implementación. El soporte se realiza a varios niveles de los equipos de gestión, desde los altos ejecutivos a los gestores de base. Soportan varios niveles de decisiones interdependientes o secuenciales y una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones. Y son fáciles de usar. 3. Sistemas de información para ejecutivos (EIS). El EIS es un software, con un sistema de recuperación amigable que provee información electrónica a los directivos con un acceso rápido a la información que forma parte de las áreas clave de la empresa, ayudando a realizar las actividades de gestión para conseguir los objetivos de la empresa. Las características de un EIS son las siguientes: Son sistemas usados por los altos ejecutivos de las empresas. Es usado por ejecutivos para controlar el trabajo de otros ejecutivos. Se concentra en la gestión general de la organización, y para ello utiliza información interna y externa, información histórica para realizar predicciones, y todo tipo de datos numéricos y textuales. 31 El tipo de sistema a utilizar y que permitirá llevar el registro y control de las unidades de transporte de manera eficiente es el (MIS) ya que este tiene las cualidades de suministrar y almacenar los datos, lo que le permitirá a los funcionarios obtener información ya sea de vehículos o motos (en estado operativo y/o desincorporados), facilitando así el proceso de búsqueda y una mayor organización. De igual manera este tipo de sistema es de nivel operacional, lo cual le facilitará desarrollar las actividades administrativas a los funcionarios y estar constantemente consultando cualquier tipo de información de las unidades de transporte del I.A.P.C.E.V. 3.2 Definición de los vehículos. Un vehículo se define como cualquier dispositivo dentro, sobre o por el cual cualquier persona o propiedad es o puede ser transportada o llevada por una carretera pública e incluye los vehículos que son impulsados o desarrollado por cualquier medio 3.2.1 Tipos de Vehículos Los vehículos de pasajeros Los vehículos de pasajeros son incluidos los de motor o menos 10 mil libras de peso cargado, pero excluir a los camiones diseñados para remolques pesados o de transporte de cargas que no sean pasajeros y otros vehículos debe estar registrado en peso o longitud. Camiones Registro de camiones es principalmente emitidos a los vehículos con un peso de registro de más de 10,000 libras., camiones y autobuses comerciales que operan con un peso combinado de más de 8.000 libras también está registrado como camiones. De camiones están diseñados principalmente para remolques pesados o de transporte de cargas que no sean pasajeros Ambulancias, blindados coches, coches fúnebres, y autopropulsadas grúas móviles de todos los pesos deben ser registrados como camiones. 32 Motocicletas / ciclomotores Una motocicleta es un vehículo de propulsión propia, que no sea un tractor agrícola, ciclomotor, con un asiento o silla para el piloto, y está diseñado para viajar y ser operado con no más de tres ruedas en contacto con el suelo. Pickup Denominación utilizada en los vehículos que disponen de habitáculo para los pasajeros y de zona de carga descubierta. El número de asientos en la cabina puede variar desde dos hasta cinco. Su tamaño se encuentre entre los cuatro metros y medio y los seis metros. El Instituto Autónomo de Policía y circulación del Estado Vargas, actualmente dispone dos tipos de vehículos los cuales son las motocicletas y las pickups, estos dos tipos de vehículos se caracterizan por ser de fácil movilidad y mayor capacidad de traslado de personas. El Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante lleva un registro de 45 vehículos de tipos pickup y 67 para hacer un total de 112 unidades de transporte. Los datos que se tomaron para las inspecciones de las unidades de transporte son los siguientes: Datos del funcionario conductor Marca y modelo del vehículo Serial del motor y de la carrocería Componentes del vehículo, entre los cuales están: - Radiador - Motor - Carburador - Distribuidor - Vidrios (parabrisas) CAPITULO IV 33 - Luces. MARCO METODOLÓGICO 4.1.- Tipo de investigación El tipo de investigación que se presenta en el momento de la recolección de datos y para visualizar las condiciones en que se encuentra las unidades de transporte del I.A.P.C.E.V es el estudio de diagnostico que según explica Balestrini, 2006, p. 05 Es aquella que intenta captar, reconocer y evaluar sobre el terreno, los componentes y las relaciones que se establecen en una situación estudiada, con el propósito de lograr su verdadera compresión y avanzar en su resolución; para poder determinar o proponer los cambios que dieran lugar. Por último, de acuerdo a la modalidad de la investigación se encuentra en el proyecto factible el cual consiste en “la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos” (Palella y Martins, 2006 p. 30). 4.2.- Diseño de la investigación Según Balestrini, 2006, p. 131, el diseño de la investigación Consiste en el plan global de investigación que integra de un modo coherente y adecuadamente correcto técnicas de recogida de datos a utilizar, análisis previstos y objetivos...el diseño de una investigación intenta dar de una manera clara y no ambigua respuestas a las preguntas planteadas en la misma. Para solventar el problema que acontece en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante, los cuales no llevan registro y control de las unidades de transporte se utilizó el Diseño no experimental, el cual Palella y Martins, 2006, p. 98.), lo definen como: Es aquel que se realiza sin manipular en forma deliberada ninguna variable. El investigador no sustituye intencionalmente 34 las variables independientes. Se observan los hechos tal y como se presentan en su contexto real y en un tiempo determinado o no, para luego analizarlos. Por lo tanto, en este diseño no se construye una situación específica sino que se observan las que existen. Las variables independientes ya han ocurrido y no pueden ser manipuladas, lo que impide influir sobre ellas para modificarlas. 4.3.- Técnicas e instrumentos de recolección de datos Una vez conceptualizado el problema, objetivos y el diseño de investigación se procedió a seleccionar las técnicas e instrumentos para la recolección de datos que permitirían responder las interrogantes formuladas para el logro de los objetivos trazados. A saber son: La observación: “Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecidos” (Arias, 2006). Esta técnica se realizó en las diferentes oficinas y patios de los talleres del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas, los cuales son: el Departamento de Bienes, Departamento de Transporte, Combustible y Lubricantes y los de reparación de las diferentes unidades. La entrevista: “Es una técnica que permite obtener datos mediante un diálogo que se realiza entre dos personas cara a cara: el entrevistador “investigador” y el entrevistado; la intención es obtener información que posea este último”. (Palella y Martins, 2006, p.100). 35 Entrevista no estructurada Es una técnica que le permite obtener suministrar información del entrevistador al entrevistador por medio de preguntas abiertas. Esta técnica se utilizó debido a que en la medida del que el entrevistador hacia mayor indagación en la problemática surgía nuevas preguntas. 4.4.- Población y muestra 4.4.1.- La población: Es el conjunto de características o variables en un estudios sobre cada uno de los elementos del universo Tamaño “N”. (Guaárdia y Peró, 2000, p. 2) T. “N” = 5 La población que se utilizo para la investigación es finita (Guaárdia y Peró, 2000, p. 2), ya que, fueron todas aquellas personas que intervienen directamente en el proceso de registro y control de las unidades de transporte del Instituto Autónomo de policía y Circulación del Estado Vargas, las cuales son: Alejandro Gorrin - Jefe del Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante Zulay Berroteran - Asistente del Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante Carlos González - Jefe del Departamento de Bienes María Pérez - Asistente del Departamento de Bienes. Encargado del área del patio y taller de reparación. 4.4.2.- La muestra. 36 Es el sub-conjunto de la población que se analiza para efectuar, estimaciones, inferencia, predicciones acerca del comportamiento de la población Tamaño “n”. (Guaárdia y Peró, 2000, p. 2) T. “n” = 5 La muestra considerada en las inspecciones de las unidades y el estudio correspondiente de verificación de datos y involucrada al proceso de registro y control de las unidades de transporte del I.A.P.C.E.V. El tipo de muestra utilizada fue, muestreo aleatorio estratificado el cual consiste “en dividir la población en grupos o función de un carácter determinado y después se muestrea casa grupo aleatoriamente, para obtener la parte proporcionar de la muestra”. Este tipo de muestra permitió que se tomara el 100% de la población. 4.5.- Análisis y tratamiento de la Información Los resultados obtenidos de las entrevistas realizadas, fueron ejecutadas a la muestra, los cuales son funcionarios que se hallan directamente involucrados con los procedimientos que cada uno llevan a cabo, para así tener un amplio espectro del caso en estudio. A continuación se mencionan cinco (5) entrevista realizadas: Jefe del Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante SubInspector Alejandro Gorrin. La información suministrada se basó en los procedimientos que realiza en dicha área, ¿cuáles son las responsabilidades que éste debe cumplir?, además la opinión y sugerencias para la mejora de las actividades que se realizan y en donde se pudo apreciar que no contaba con un sistema informativo de registro de las unidades de transporte del instituto. Asistente del Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante Zulay Berroteran, se le pregunto ¿como es el proceso de almacenamiento de datos con respeto a la información de las unidades de transporte?, donde comento que actualmente el proceso es tedioso ya que es por medio de archiveros y que nos existen el espacio adecuado para ordenar todos los registros de dichas unidades. 37 Por otro lado, se entrevistó al Jefe del Departamento de Bienes Inspector Carlos González con respecto al control de las unidades de transporte que posee el instituto, con la finalidad de observar el estado en que se encuentra los vehículos y motos. De igual manera se pudo obtener información por medio de relaciones de vehículos y motos que están operativas y las que están en proceso de desincorporación. Asistente del Departamento de Bienes María Pérez: donde se le pregunto ¿cuales son las actividades que desarrolla en el área y que propuesta da ella para la llevar un mejor registro con respecto a las unidades operativas y en proceso de desincorporación?, la cual respondió que se debe implementar mayor supervisión a los vehículos y motos por parte del departamento encargado en este caso el Departamento Transporte, Combustible y Lubricante. Y por ultimo se le entrevisto al Encargado del área del patio y taller de reparación, donde se le pregunto que si actualmente presenta un sistema de registro de las unidades que entra a dicha área para realizarle mantenimiento ya sea correctivo o preventivo para así llevarle un control, el cual este respondió que no existe un proceso y que se reparan las unidades que ingresan al taller. Al realizar la entrevista al personal involucrado en el área de mayor incidencia por ser la encargada de la entrega del reporte según evaluación realizadas a los vehículos y motos para sus fines correspondientes, Departamento de Transporte, combustible y Lubricante, se logró concluir que es necesaria la elaboración de un Sistema de Información para el Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas (SIRECU). 38 4.6 Cronograma de actividades Actividades desarrolladas S.1 S.2 S.3 Explicación sobre el proceso de inspección de las unidades del I.A.P.C.E.V por parte de la Coordinación de la Gobernación del Estado Vargas Realización de las inspecciones de las unidades de Transporte del I.A.P.C.E.V Verificación y corroboración de la información suministrada por el trabajo de campo, con el registro que posee el Departamento de Transporte Realización de entrevistas a las personas que elaboran en el Departamento de Transporte Combustible y Lubricantes. Realización de entrevistas a las personas que elaboran en el Departamento de Bienes Evaluación del proceso para el registro y control de las unidades del Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante Realización de un proyecto que facilite la información con respecto al registro y control de las unidades del I.A.P.C.E.V Fuente: Elaborado por el autor 39 S.4 S.5 S.6 S.7 S.8 S.9 S.10 S.11 S.12 CAPÍTULO V PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Para la realización de las inspecciones de las unidades de transporte del I.A.P.C.E.V, y la observación del déficit de información con respecto al registro de las unidades que tiene el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante, se obtuvo que existen diversos procedimientos que se llevan a cabo manualmente, como son: 5.1 Procedimiento de Remisión de solicitud de inspección de las unidades de transporte por la Coordinación de Transporte de la Gobernación del Estado Vargas al Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del I.A.P.C.E.V La Coordinación de Transporte de la Gobernación del Estado Vargas como ente rector, anualmente remite un oficio al Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas para que realice la inspección de las unidades de transporte de este organismo con la finalidad de observar las condiciones en que se encuentras las mismas (vehículos y motos que las requieran), para así tramitar la renovación de su póliza de seguro. 5.2 Procedimiento de Recepción de la solicitud de inspección de las unidades de transporte por el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante. Una vez recibido el oficio emitido por la Coordinación de Transporte de la Gobernación del Estado Vargas, y recibido por la secretaria del Jefe del Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante se procede a designar un funcionario para que lleve a cabo la inspección y diagnostico, todo ello valiéndose del uso de unas planillas, ver Anexo Nº 1 (Planilla para inspección de Vehículos), Anexo Nº 2 (Planilla para 40 inspección de Motos), las cuales facilitan el levantamiento de la información, en lo que respecta al estado en que se encuentran dichas unidades de transporte. Una vez concluido este procedimiento se procede a comparar la información recopilada con la data que se encuentra en el Departamento de Bienes. 5.3 Procedimiento de Cotejo de la información recopilada con el Departamento de Bienes. Ya obtenida toda la información de las inspecciones de las unidades de transporte se desprende la comparación y verificación de los datos con el Jefe del Departamento, el cual suministra unas relaciones, las cuales van a facilitar la labor de realizar el cotejo de los datos. Ver Anexo Nº 3 vehículos operativos, Anexo Nº 4 motos operativas. 5.4 Procedimiento para la Emisión de informe para la renovación de póliza de seguro a las unidades de transporte. Después de que se efectúan todos los procedimientos antes mencionados se redacta un informe de todos los vehículos y motos que actualmente están operativos, para luego ser enviado a la Coordinación del Transporte de la Gobernación del Estado Vargas, quien como máximo rector es el encargado de realizar el informe final para la renovación de la póliza de seguro de las unidades con sus respectivos seguros. Una vez ejecutada la metodología, se concluye que una solución factible y beneficiosa para el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas, para el registro y control de las unidades de transporte es la utilización de un sistema de información administrativa que contenga de manera digitalizada la información que se requiere para el manejo oportuno y eficiente de la misma, y así reducir los tiempos de respuesta para los clientes internos de la institución. 41 Por tal razón, a continuación se presenta una propuesta de sistema, el cual tendrá por nombre Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas, (SIRECU). El SIRECU constará de los siguientes botones comunes por pantalla, los cuales permitirán distintas funciones. Estos comandos se pueden presenciar en el cuadro Nº 2 Símbolos y significados de los comandos Cuadro Nº 3 Símbolos y significados de los comandos Comando Significado Buscar Registro Nuevo Registro Guardar Registro Eliminar Registro gfdgdfgfdgfRegistro Ir Atrás Ir Adelante Imprimir Volver al Menú Salir 42 Seguidamente se hace una descripción de las pantallas de las que dispondrá el sistema propuesto. En la imagen nº 1 se observa la pantalla inicial, denominada pantalla “Menú”, la cual se desplegará al presionar el icono de acceso directo ubicado en el escritorio de los computadores autorizados. En esa primera pantalla, se visualizarán los comandos que contiene SIRECU, los cuales serán presentados y detallados inmediatamente. Esta misma pantalla cuenta con un botón “Salir”, para aquellos usuarios que deseen abandonar el sistema desde su inicio. “SIRECU” Registro de Unidades Vehículos operativos Motos Operativas Vehículos Desincorporados Motos Desincorporadas Reportes SALIR Imagen Nº 1. Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Al presionar el icono “Registro de Unidades” se desplegara una pantalla, donde en esta facilitara la búsqueda de la unidad que se quiera obtener información en ese preciso momento. Ver imagen Nº 2 “Pantalla de Registro de unidades” 43 “SIRECU” REGISTRO de UNIDADES Tipo de la unidad Modelo de la unidad Marca Serial del motor Serial de la carrocería Placa Placa Policial Zona adscrita Fecha de ingreso dd/mm/aaaa Fecha de desincorporación dd/mm/aaaa Imagen Nº 2. Pantalla de Registro de unidades del SIRECU En esta pantalla se exhiben varios campos, los cuales se describirán a continuación: Tipo de unidad En este campo se especifica que tipo de unidad se desea registrar: Vehículos o Motos. Marca En este campo se detalla la marca de la unidad. Por ejemplo: Toyota, Kawasaki, Suzuki Serial del Motor Es la numeración que identifica al motor que posee la unidad Serial de la carroceria Es la numeración que identifica al chasis de la unidad 44 Placa Placa Policial Fecha de ingreso Fecha de desincorporación Es la numeración que identifica al vehículo o moto, y el que debe estar registrado en el Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT) Es la numeración que le asigna el Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas para su registro e identificación interna para su rápida ubicación. Fecha en que la unidad ingreso al I.A.P.C.E.V y empezó ser operativa. Fecha en donde se concreta la salida de la unidad del parque automotor del I.A.P.C.E.V Este símbolo indica que existen varias opciones que permiten ampliar la búsqueda Como se observa en la imagen Nº 2 al pulsar el comando “Volver a Menú” conlleva directamente a la “Pantalla Menú”. A continuación se muestra nuevamente esa pantalla. Ver imagen Nº 3. 45 “SIRECU” Registro de Unidades Vehículos operativos Motos Operativas Vehículos Desincorporados Motos Desincorporadas Reportes SALIR Imagen Nº 3. Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Al pulsar el botón de los vehículos operativos en un primer momento saldrá una pantalla de búsqueda, el cual agilizara el proceso observación de los vehículos que actualmente se encuentran operativos. Así se puede percibir en la imagen Nº 4 “Pantalla de Inicio y búsqueda de los vehículos operativos” 46 “SIRECU” Búsqueda: VEHÍCULOS OPERATIVOS Modelo de vehículo Marca del vehículo Placa Placa Policial Fecha de ingreso Color del vehículo Entrar Imagen Nº 4. Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Vehículos operativos del (SIRECU). Una vez facilitado todo el proceso de búsqueda, y darle click al comando entrar, este conllevara al informe del vehículo operativo, donde se observa claramente en la Imagen Nº 5 “Pantalla de de Informe de Vehículos Operativos” 47 Informe: VEHÍCULOS OPERATIVOS Datos del vehículo Marca del vehículo Serial del motor Serial de la carrocería Modelo del Vehículo Placa del vehículo Placa policial Zona adscrita el vehículo Fecha de ingreso dd/mm/aaaa Datos del funcionario Color del Vehículo C.I funcionario Nombre Apellido Cargo defuncionario Evaluación de los componentes del vehículo Batería Luces Cauchos Distribuidor Mica del techo Micas Carburador Pintura Parabrisas Parrilla de las puertas Vidrios laterales Latonería Imagen Nº 5. Pantalla de informe de los vehículos operativos del SIRECU 48 La diferencia que se aprecia en la imagen Nº 5, “Pantalla de Informe de los Vehículos Operativos” con respecto a la anterior, es que en esta se arrojan los datos completos del vehículo, como también los datos del funcionario responsable que conduce la unidad. Por último se puede percibir que existe una parte llamada evaluación de los componentes del vehículo, la cual permite evaluar las condiciones que se encuentra la unidad de transporte para su pronto mantenimiento ya sea preventivo o correctivo, los cuales se definirán: Batería Es el componente de energía para encender el vehículo Cauchos Son las partes elementales para la movilización del vehículo Distribuidor Es la parte del vehículo que le da giro al vehículo Carburador Es el elemento que hace el proceso de combustión en el vehículo Parabrisas combustión Es el vidrio central protector del conductor vehículo en Vidrios laterales Son los vidrios de las puertas. Luces Son los focos de iluminación de la unidad Mica del techo Es el protector de las luces de la parte del techo del vehículo Micas Son los protectores de las luces del vehículo Pintura Condiciones en que está la pintura del vehículo Parrillera de las puertas Latonería Son los posas pies de las puertas que tiene el vehículo Condiciones en que se encuentra la estructura del vehículo Al hacerle click al comando de “Volver a Menú” se proyecta la Imagen Nº 6 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 49 el “SIRECU” Registro de Unidades Vehículos operativos Motos Operativas Vehículos Desincorporados Motos Desincorporadas Reportes SALIR Imagen Nº 6. Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Al hacerles click al botón de las “Motos Operativas” en un primer momento se va a encontrar una pantalla de inicio que facilitará la búsqueda de motos que actualmente estén operativas. Así lo evidencia la Imagen Nº 7 “Pantalla de inicio de búsqueda de Motos Operativas” 50 “SIRECU” Búsqueda: MOTOS OPERATIVAS Modelo de la moto Marca de la moto Placa Placa Policial Fecha de ingreso dd/mm/aaaa Color de la moto Entrar Imagen Nº 7. Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Motos operativas del (SIRECU). Al identificar la unidad solicitada y hacerle en el comando “entrar” enseguida se muestra una pantalla llamada “Informe: Motos Operativas” el cual expone todos los datos que caracterizan a la unidad y allí mismo vaciar la evaluación levantada a mano. Ver la imagen N° 8 “Pantalla de informe de las motos operativas del SIRECU” para su mejor comprensión 51 “SIRECU” Informe: MOTOS OPERATIVAS Datos de la moto Marca de la moto Serial del motor Modelo de la moto Serial de la carrocería Placa policial Placa del vehículo Fecha de ingreso Color de la moto dd/mm/aaaa Datos del funcionario C.I del funcionario Nombre del funcionario Apellido del funcionario Cargo del funcionario Evaluación de los componentes de la moto Varilla de freno Tapicería (asiento) Carburador Carrocería Faro delantero Batería Pastilla de freno delantero Pastilla de freno trasero Guardafango trasero Guardafango delantero Pintura general Tubo de escape Imagen Nº 8. Pantalla de informe de las motos operativas del SIRECU 52 En la Imagen Nº 5 Pantalla de informe de los vehículos operativos, se observar la misma información con respecto a los datos de la unidad y del funcionario que en la Imagen Nº 8 Pantalla de informe de las motos operativas del SIRECU a diferencia que en esta la Evaluación de los componentes de la moto son diferentes a los del vehículo. Así se puede percibir a continuación: Varilla de freno Carburador Es la estructura que sujeta las pastillas de frenos Es el elemento que hace el proceso de combustión Carrocería Es la estructura de la moto Faro delantero Es el foco de luz que le permite tener una mejor visión nocturna al conductor Guardafango Trasero Es el protector de la parte superior trasera Guardafango delantero Es el protector de la parte superior delantera Tapicería Pastilla de freno delantero Pastilla de freno trasero Pintura general Tubo de escape Es el asiento donde se encuentra en conductor Es elemento delantero que le permite el frenado o parada de la moto Es elemento trasero que le permite el frenado o parada de la moto Indica en como se encuentra la pintura de la moto Es el tubo donde sale gases del motor Al hacerle click al comando “Volver a Menú” conducirá a este, así se puede observar en la imagen Nº 9 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 53 “SIRECU” Registro de Unidades Vehículos operativos Motos Operativas Vehículos Desincorporados Motos Desincorporadas Reportes SALIR Imagen Nº 9. Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Cuando se le da click al icono de vehículos desincorporados se abrirá una pantalla que le permitirá ingresar los datos y obtener la información oportuna de todos aquellos vehículos que fueron sacados del parque automotor por diferentes motivos, así se observar en la Imagen N° 10 “Pantalla de Búsquedas Vehículos desincorporados”. 54 “SIRECU” VEHÍCULOS DESINCORPORADOS Datos del Vehiculo Marca del Vehículo Modelo del vehículo Serial del motor Serial de la carrocería Placa Policial Fecha de desincorporación dd/mm/aaaa Color del vehículo Imagen Nº 10. Pantalla de Búsqueda de los vehículos desincorporados del (SIRECU). Al hacerle click al comando “Volver a Menú” nos conducirá a este, así se puede observar en la Imagen Nº 11 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 55 “SIRECU” Registro de Unidades Vehículos operativos Motos Operativas Vehículos Desincorporados Motos Desincorporadas Reportes SALIR Imagen Nº 11. Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Al observar en la imagen N° 11, al presionar el icono de “Motos Desincorporadas”, se despliega la información correspondiente a todas aquellas motos que ya fueron o están en proceso de desincorporación así lo presenta la Imagen N° 12 “Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Motos operativas del SIRECU.” 56 “SIRECU” MOTOS DESINCORPORADAS Datos de la moto Modelo de la moto Marca de la moto Serial del motor Placa Serial de la carrocería Fecha de desincorporación Color de la moto Imagen Nº 12. Pantalla de Inicio y Búsqueda de los Motos operativas del (SIRECU). Al hacerle click al comando “Volver a Menú” nos conducirá a este, así se puede observar en la Imagen Nº 13 Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU) 57 “SIRECU” Registro de Unidades Vehículos operativos Motos Operativas Vehículos Desincorporados Motos Desincorporadas Reportes SALIR Imagen Nº 13. Pantalla Menú del Sistema de Registro y Control de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). En la imagen N° 13 se observa como se le da click al icono de reporte, el cual este va arrojar una pantalla con diferentes iconos, donde este le va permitir la búsqueda eficiente de la unidad, como se presenta en la imagen N°14 “Pantalla de reporte de las unidades” 58 REPORTES “SIRECU” Unidades operativas Unidades desincorporadas Menú SALIR Imagen Nº 14. Pantalla reportes de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). En la imagen Nº 14 se aprecia que al hacerle click al icono de unidades operativas, está enseguida abrirá una pantalla el cual contendrá diferentes campos de datos para facilitar la búsqueda de las unidades operativas, se puede observar en la figura Nº 15 Pantalla de Búsqueda de unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 59 “SIRECU” BUSQUEDA UNIDADES OPERATIVAS Tipo de la unidad Modelo de la unidad Silverado Marca Serial del motor K09272 1515 Serial de la carrocería Placa A46AP0A Placa Policial Zona adscrita Fecha de ingreso dd/mm/aaaa Entrar Imagen Nº 15 Pantalla de Búsqueda de unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Como lo presenta en la imagen Nº 15 al darle click al comando entrar, este nos conducirá al reporte en que se encuentra la unidad actualmente así se puede observar la Imagen Nº 16 Reporte de unidad operativa 60 Republica Bolivariana de Venezuela Secretaria Sectorial de Seguridad Instituto Autónomo de Policía y Circulación Dirección de Apoyo Operativo División de Logística y Comunicación Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante Reporte Unidad Operativa Datos de la Unidad Tipo de Unidad: Marca: Pick-up Chevrolet Serial del motor: K09272 1515 Placa del Vehículo: A46AP0A Zona adscrita: Carayaca Modelo: Silverado Serial de la carrocería: 8ZCEX14JX9V331836 Placa Policial: 16 Fecha de ingreso: 17/03/2008 Datos del funcionario C.I del funcionario: 99.327.857 Nombres del funcionario: Emilio José Apellidos del funcionario: Quintana Cedeño Cargo del funcionario: Oficial de Primera : Imagen Nº 16 Reporte de Unidades Operativas 61 “SIRECU” BUSQUEDA UNIDADES OPERATIVAS Tipo de la unidad Modelo de la unidad Marca Serial del motor Serial de la carrocería Placa Placa Policial Zona adscrita Fecha de ingreso dd/mm/aaaa Entrar Reporte Imagen Nº 17 Pantalla de reporte: Unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Como se aprecia en la imagen Nº 17 al hacerle click al comando “Reporte” nos conducirá a pantalla donde se encuentra los iconos de las unidades operativas y las unidades desincorporada, se puede observar en la Imagen Nº 18 Pantalla reportes de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 62 REPORTES “SIRECU” Unidades operativas Unidades desincorporadas Menú SALIR Imagen Nº 18. Pantalla reportes de las Unidades del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Como se percibe en la Imagen Nº 18 al hacerle click al icono de unidades desincorporadas llevará al la pantalla de búsqueda, el cual facilitará tener la información en el momento oportuno, así se puede apreciar en la Imagen Nº 19 “Pantalla de Búsqueda de las Unidades Operativas” del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). 63 “SIRECU” BUSQUEDA UNIDADES DESINCORPORADAS Tipo de la unidad Moto Modelo de la unidad Marca Serial del motor Serial de la carrocería DJ021-027225 Placa Placa Policial Zona adscrita Fecha de ingreso dd/mm/aaaa Fecha de ingreso 21/07/2009 Reporte Entrar Imagen Nº 19 Pantalla de Búsqueda de las Unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Unas vez que se ha ingresado los datos en los campo y se le da click al comando entrar como lo refleja en la Imagen Nº 19 Pantalla de Búsqueda de las Unidades operativas del Instituto Autónomo del Estado Vargas. (SIRECU). Este arrojará un reporte de las unidades desincorporadas, como refleja la imagen Nº 20 “Reporte de unidades Desincorporadas”. 64 Republica Bolivariana de Venezuela Secretaria Sectorial de Seguridad Instituto Autónomo de Policía y Circulación Dirección de Apoyo Operativo División de Logística y Comunicación Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante Reporte de Unidades Desincorporadas Datos del Vehículos Tipo de Unidad: Marca: Moto Yamaha Serial del motor: J302E026953 Placa de la unidad: MAN-302 Zona adscrita: Caraballeda Modelo: XT-600 Serial de la carrocería: DJ021-027225 Placa Policial: 01 Fecha de ingreso: 14/02/2005 Fecha de ingreso: 21/07/2009 Datos del funcionario C.I del funcionario: 99.887.000 Nombres del funcionario: Ramón Armando Apellidos del funcionario: Torrealba Peña Cargo del funcionario: Sub- Inspector : Imagen Nº 20. Reporte de Unidades Desincorporadas 65 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Luego de haber participado en cada uno de los procesos de levantamiento de información, con la realización de las inspecciones de las unidades de transporte y cooperar en la verificación de de datos, se pudo detectar que diversos aspectos debían ser considerados para delimitar el contexto del problema en estudio. En dicho estudio efectuado en el Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas, específicamente en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante, se determinó que la necesidad de obtener información de manera oportuna por medio de un sistema automatizado. Conjuntamente, con la investigación documental se pudo precisar los elementos que ameritan fuesen considerados para fortalecer y, al mismo tiempo, servir de basamento teórico, todo ello, con la finalidad de construir los conocimientos. Adicionalmente, se establecieron las técnicas de recolección de datos: la observación, y la entrevista no estructurada, las cuales se ajustaron según requerimientos del investigador de acuerdo a la forma como podían recopilar la información, trayendo consigo acercamiento a la realidad, manejo y, en consecuencia, la posibilidad de ofrecer una solución que se solventara la problemática existente, tal es el caso de un sistema informativo de registro y control de las unidades de transporte, el cual en la búsqueda le va arrojar información de manera eficaz, eficiente y oportuna. Es importante acotar que existen una serie de recomendaciones que deberían ser consideradas para así mejorar las tareas que se deben cumplir en el departamento en estudio. A continuación se presentan: Implantar el Sistema de Información de Registro y Control de las Unidades (SIRECU) propuesta en este informe para la sistematización y organización de proceso de búsqueda de información. Utilizar el formulario de planilla de inspección de vehículos y motos como herramienta de levantamiento de información, para así observar el estado en que 66 se encuentra las unidades de transporte y el que luego servirá de alimentador del sistema propuesto. Supervisar y organizar las tareas y funciones de los funcionarios que elaboran en el Departamento de Transporte, Combustible y Lubricante del Instituto Autónomo de Policía y Circulación del Estado Vargas. Las personas encargadas del mantenimiento de las unidades de transporte, deben utilizar repuestos originales el cual le brinde mayor calidad y vida útil ya sea a los vehículos o motos del I.A.P.C.E.V. Crear un curso preparativo de conducción a los funcionarios donde se discuta sobre la educación vial, ética y moral. 67 FUENTES DE INFORMACIÓN Anónimo. Directrices para la elaboración de informe de pasantías. Universidad Simón Bolívar, Venezuela 2009 Arias, F. El Proyecto de Investigación. Introducción a la Metodología Científica. 5ta ed. Caracas, Episteme.2006. Balestrini, M. Como se elabora un Proyecto de Investigación. Caracas Consultores Asociados OBL servicio Editorial.2006. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (Gaceta Oficial No.5.453 extraordinaria del 24 de marzo de 2.000) Cotos, José M y Taboada, José A.Sistemas de información medioambiental. España, Netbiblo, 2005. Guaárdia, Joan y Peró Maribel Esquemas de estadística, Barcelona, Netbiblo 2000 Informatica y comunicanicaciones en la empresa por Carmen de Pablos “et al”. España, ESIC 2001 Ley orgánica del servicio de Policía y del Cuerpo de Policía Nacional Bolivariana Publicada (Gaceta Oficial N° 5.940 del 7 de diciembre de 2009) Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. (Gaceta Oficial Nº 2.818 Extraordinaria de 1º de julio de 1981) Ley de Transporte Terrestre. (Gaceta Oficial Nº 38.985 Extraordinaria de 1º de Agosto de 2008) Ley Orgánica De Ciencia, Tecnología e Innovación. (Gaceta Oficial Nº 3.481 de fecha 13 de diciembre de 1984) Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría Tesis Doctorales. Caracas, Universidad Pedagógica Experimental Libertador. 2006. Palella Santa y Martins Feliberto. Metodología de la Investigación Cuantitativa. Caracas, FEDUPEL. 2006. O´briend, James. Bases de los Sistemas de Información. España, McGraw Hill 2000 68 Pechuan, Ignacio. Sistemas y tecnologías de la información para la gestión. España McGraw Hill, 1997. Reglamento de transito y terrestre. (Gaceta Oficial Nº 5.420 del dia 26 de junio de 1998) Vega, Edgar A. Los Sistemas de Información su importancia para las organizaciones y empresas [en línea].México. [fecha de consulta: 11 de marzo de 2011]. Disponible en: http://www.gestiopolis.com 69 ANEXOS 70 Anexo Nº 1. Planilla para inspección de Vehículos 71 Anexo Nº 2. Planilla para inspección de Motos Anexo Nº 3. Vehículos Operativos 72 Anexo Nº 3 Relación de unidades operativas 73 Anexo Nº 4. Motos Operativas 74
