informe final municipalidad de queilen agosto 2009

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
REGIONAL DE LOS LAGOS
Informe Final
Municipalidad de Queilen
$121444,
Ci.n
4.:3.
. 24 111 1927
:«7
CHILE. .
: 28 de agosto de 2009
Fecha
N° Informe :
58/2009
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS LAGOS
AUDITORÍA E INSPECCIÓN
A.I. N° 973/2009
CCL./psv./
REF.: REMITE INFORME N° 58 DEL
2009, SOBRE FISCALIZACIÓN
LA
EN
EFECTUADA
MUNICIPALIDAD DE QUEILEN.
PUERTO M()NTT, 0 0 6 8 2 4
2 8. 88 2009
Cumplo con enviar a Ud., para su
conocimiento y fines pertinentes, el Infbrme Final N° 58 de 2009, con el resultado de la
fiscalización efectuada en esa Municipalidad.
Al respecto, cabe hacer presente que el
Municipio deberá implementar las medidas correspondientes tendientes a solucionar
las observaciones planteadas, situaciones que, confbrme a las políticas de fiscalización
de esta Entidad, se verilicarán en futuras labores de fiscalización.
Saluda atentamente a Ud.,
RICARDO PROVOSTE ACEVEDO
CeNTHALoR REGIONAL UE LOS LAGOS
AL SEÑOR
ALCALDE
MUNICIPALIDAD DE QUEILEN
QUEILEN
Incl. 1° Copia del Inf. N° 58/2009
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CHIIE
CONTRALORIA REGIONAL DE LOS LAGOS
AUDITORIA E INSPECCION
A.1. N° 974/2009.CCL./psv./
REF.: REMITE INFORME N° 58 DE
2009, SOBRE FISCALIZACIÓN
LA
EN
EFECTUADA
MUNICIPALIDAD DE QUEILEN.
PUERTO MONTT, 0 0 6 8 2 5 78. 08 2808
Cumplo con remitir a Ud., copia del Informe
Final N° 58 de 2009, con el resultado de la fiscalización efectuada en esa
Municipalidad, a fin de que. en la primera sesión que celebre el Concejo Municipal.
desde la fecha de recepción del presente oficio, se sirva ponerlo en conocimiento de ese
Órgano Colegiado, entregándole copia del mismo, acorde con lo previsto en el
artículo 55° de la Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Dicho trámite deberá acreditarse ante esta
Contraloría Regional, en su calidad de Secretario del Concejo y ministro de fe, dentro
del plazo de 10 días de efectuada esa sesión.
Saluda atentamente a Ud..
RICARDO PROVOSTE ACEVEDO
CONTRALOR REGIONAL uE LOS LAGOS
A LA SEÑORA
SECRETARIA
CONCEJO MUNICIPAL
MUNICIPALIDAD DE
QUEILEN
Incl. 2° Copia del Int .. N° 58/2009.
CONTRA1 ORÍA GENERAL. DF LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL DE LOS LAGOS
AUDITORÍA E INSPECCIÓN
AT N° 48/2009
PREG. N° 10015/2009
AMF/CCL
INFORME FINAL N° 58 DE 2009, SOBRE
TRANSACCIONES
DE
AUDITORÍA
(EXAMEN DE CUENTAS) EFECTUADA EN
LA MUNICIPALIDAD DE QUEILEN.
PUERTO MONTT,
2 8 AH. 2009
En cumplimiento del Programa Anual de
Fiscalización y de acuerdo con las facultades establecidas en la Ley N° 10.336,
Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, personal de esta
Contraloría Regional de Los Lagos se constituyó en la Municipalidad de Queilen, con
el propósito de efectuar una auditoría al proceso de adquisición de bienes y servicios.
OBJETIVOS
Evaluar el sistema de control interno y llevar
a cabo un examen de cuenta de las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas
por la Municipalidad en el período enero a diciembre de 2008.
METODOLOGÍA
El examen fue practicado en conformidad
con los principios, normas y procedimientos aceptados por esta Entidad
Fiscalizadora, incluyendo pruebas de validación y otros medios técnicos
considerados necesarios en las circunstancias.
UNIVERSO Y MUESTRA
La revisión se efectuó respecto de las
operaciones realizadas en el período enero a diciembre de 2008 correspondientes a
los subtítulos 22, 26 y 29, cuyos desembolsos totalizaron la suma de M$ 430.371.-.
El examen efectuado contempló una
muestra de 81 egresos, ascendente a la suma de M$ 178.233.- del total cancelado el
año 2008, con lo cual se obtuvo un alcance del 41%, aproximadamente, sobre el
universo de documentos pagados por adquisición de bienes y servicios.
1
AL SEÑOR
CONTRALOR REGIONAL
C NTRAyDRÍA REGIONAL DE LOS LAGOS
PUERTQ MONTT
CONTRALORÍA GENERAL. DE LA REPÚBLICA
2
RESULTADO DEL EXAMEN
En forma previa a la emisión del presente
informe final, se confeccionó un Preinforme de Observaciones, el cual fue remitido al
Alcalde de la Municipalidad de Queilen por Oficio N° 5.451 del 15.07.2009, en el que
se incluyeron todas las observaciones constatadas en la fiscalización, con el objeto
de que esa Municipalidad formulara los alcances y precisiones que a su juicio
procedieran, lo que se concretó mediante Oficio N° 1174 de 06.08.2009 de esa
Entidad Edilicia.
El análisis de las observaciones que se
emitieron en el Preinforme de Observaciones, en conjunto con los antecedentes
aportados por la Municipalidad de Queilen en su respuesta, determinó lo siguiente:
I.- ENTORNO CONTROL INTERNO
1.- Control interno general de la Municipalidad
El Ambiente de Control de la Municipalidad,
así como también los otros elementos de control Interno, presentan debilidades
relacionadas principalmente con la falta de atención apropiada a los procesos por
parte del encargado de control, lo que se advierte con las siguientes observaciones:
Organización
Si bien la Municipalidad cuenta con una
estructura orgánica formal reflejada en un organigrama debidamente sancionado, no
se registra en él a la Secretaría Comunal de Planificación. En relación con su
organización interna, cabe precisar que la actual planta Municipal, fijada en virtud del
DFL N° 255 de 1994, no consideró el cargo directivo de Secretario Comunal de
Planificación, situación por la cual las materias de estudios y evaluación son
desarrolladas por un Encargado de Proyectos, que depende jerárquicamente de la
Dirección de Obras Municipales.
En su oficio de respuesta, la Municipalidad
señala que cuando se adecuó la planta municipal el año 1994, por motivo
presupuestario no fue posible crear el cargo de Secretaría Comunal de Planificación.
Métodos y Procedimientos
En materia de organización interna, se
observó que la Entidad Edilicia no cuenta con un Manual de Funciones y
Procedimientos, por lo que esta Contraloría Regional recomendó que la
Municipalidad de Queilen confeccione dicho Manual de Funciones y Procedimientos.
En su respuesta. la Municipalidad de Queilen
menciona que posee un reglamento de organización interna, el cual será colocado a
disposición del Concejo Municipal para su sanción. Respecto del manual de
procedimientos generales, informa que se iniciará el proceso de implementación, el
cual, una vez aprobado e implementado, se remitirá a esta Contraloría Regional para
•• imien
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
3
eH11.1-
-0 Personal
Dada la planta actual que posee la
Municipalidad de Queilen, algunos funcionarios del Escalafón Directivo y Jefatura
desarrollan labores en otras áreas en calidad de encargados. Es así, que el Jefe del
Departamento de Administración y Finanzas es también el encargado de Personal, la
Secretaria Municipal es encargada de Control, el encargado de Rentas y Patentes
cumple funciones como Habilitado e Inspector Municipal. Lo anterior, origina que las
funciones a nivel de encargados no se desarrollen adecuadamente.
Sobre esta observación, el oficio de
respuesta de la municipalidad señala que las funciones asociadas que tendrían
ciertos funcionarios se debe, principalmente, a la falta de recursos para procurar
estos cargos. Es importante, agrega, que se considere el número de funcionarios de
planta y contrata, que en el caso particular del municipio es extremadamente
ajustada, siendo el único personal que podría ejercer las funciones encargadas, ya
que no existe forma legal para suplirlas de otra forma.
Es por esta limitante, añade el municipio, que
se ha encomendado las funciones de encargados a profesionales, por su capacidad
y experiencia, lo que asegura que la función encomendada se cumpla a cabalidad. y
no sólo se esté dando respuestas a requerimientos legales.
Dada la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen, esta observación se da por subsanada en el entendido
que las funciones encomendadas a profesionales en calidad de encargados, se
cumplan en los términos señalados por esa entidad edilicia, esto es, de manera
efectiva y oportuna.
d) Control Interno
La Encargada de Control no ha efectuado
una evaluación general del control interno de la Municipalidad de Queilen, como
tampoco fiscalizaciones a las instituciones receptoras de aportes municipales. Por
otra parte, no se cuenta con un programa de trabajo que permita planificar las
actividades de control y realizar seguimiento a las observaciones encontradas.
Al respecto, la municipalidad señala que la
función de control la ejerce la Secretaria Municipal, a quien se le encomendó esta
tarea por considerar que por su profesión de Abogado es la única funcionaria dentro
de la planta municipal para ejercer esta labor, la cual debe compatibilizar con su
cargo directivo. Como encargada de control revisa la totalidad de los Decretos de
Pagos. La función de control la realiza sola, sin contar con un equipo preparado para
realizar auditorías contables.
Sin perjuicio de lo anterior, la municipalidad
informa que se realizarán auditorías operativas respecto de permisos de circulación,
patentes comerciales, subvenciones, proyectos en ejecución y contratos a
honorarios, lo que verificará esta Contraloría Regional en la próxima fiscalización.
CONTRALORÍA GENF RAL. DE LA REPÚBLICA
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Sistema de información
La Municipalidad de Queilen contrató bajo la
modalidad de arriendo con la Sociedad Comercial CAS-Chile S.A., módulos
computacionales para procesar la información presupuestaria, contable y
administrativa.
Por lo anterior, presenta alta vulnerabilidad
frente a cambios en los sistemas de información administrativos, operativos,
contables y/o financieros, dada su dependencia absoluta del proveedor del sistema
de información contable y administrativa. Todo contrato de arriendo de sistemas
computacionales, crea dependencia en tiempo y recursos con respecto a las
mantenciones efectuadas por la empresa proveedora y restringe el acceso al
programa fuente, el cual permite modificar ciertas aplicaciones de acuerdo a las
necesidades; además, se corre el riesgo de que la información manejada en los
sistemas se encuentre a disposición de terceros.
Por lo anterior, es importante que en las
cláusulas del contrato de arriendo queden establecidas claramente las sanciones o
procedimientos a aplicar, ya sea por incumplimiento en los plazos y costos de
mantenciones efectuadas por el proveedor, filtración o pérdida de información que
sean responsabilidad del prestador, fallas en el sistema que provoque discontinuidad
en el servicio otorgado.
Además, de existir algún problema en los
sistemas. la Municipalidad depende de la empresa proveedora, para el arreglo o
recuperación de respaldos, limitando la solución a la disponibilidad de tiempo de
ésta.
Sobre la materia, la municipalidad responde
que opera con la Sociedad Comercial CAS-CHILE SA desde el año 2005, sin que
hasta la fecha haya surgido algún inconveniente o cambios externos que requieran
modificación en los Sistemas, lo que ha permitido que las funciones se desarrollen de
manera normal y sin contratiempos. Además, agrega, los programas
computacionales de CAS-CHILE SA se encuentran instalados en la Dirección de
Administración y Finanzas, Tesorería Municipal y Encargada de Control, con la
respectiva clave para poder ingresar a estos programas, por lo que no existe riesgo
que la información se encuentre a disposición de terceros.
Respecto de establecer en el contrato una
cláusula que considere sanciones por incumplimiento en los plazos, pérdida de
información, fallas que provoquen discontinuidad en el servicio otorgado, la
municipalidad informa que esto se gestionó con la citada Empresa CAS-CHILE
mediante Oficio Ord. N°1170 de 5 de agosto de 2009, el cual se adjunta.
No obstante lo anterior, en un nuevo
convenio
scrito entre la Municipalidad de Queilen y la Sociedad Comercial CASE SA, la cláusula 15 considera estas eventualidades.
l
e
CONTRALORÍA GENERAL. DE LA REPÚBLICA
5
CHILE
El oficio de respuesta informa, además, que
el municipio suscribió un convenio con la Subsecretaria de Desarrollo Regional y
Administrativo, enmarcado en el préstamo BIRF N° 7485.CH, cuyo componente 3
denominado "Fortalecimiento de la Gestión Financiera en el Nivel Municipal",
considera, por una parte, el desarrollo e implementación de un Sistema Agregado de
Información Financiera Municipal en una Plataforma WEB, el cual agregará e
integrará la información financiera contable de las municipalidades del país (Proyecto
SIFIM, Sistema de Información Financiera Municipal). Por otra, la implementación de
un Sistema de Información Financiera Contable, el cual incluirá funciones de
presupuesto, compromisos, contabilidad, tesorería entre otros y será consistente con
la normativa establecida por los órganos rectores como Contraloría General de la
República y la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda.
La
implementación
del
Sistema
de
Información Financiera Contable considera un sistema de red eléctrica y de datos
para el circuito financiero contable, equipamiento computacional requerido para
operar los sistemas y los servicios de alojamiento de la plataforma financiero
contable. Con esto, la SUBDERE centralizará toda la información financiero contable de los municipios con los que mantiene convenio, almacenando toda la
información en una gran unidad, lo que asegura confidencialidad y disminuye al
mínimo la filtración o pérdida de información. La implementación de este proceso
concluye a fines de diciembre de 2009 o enero de 2010. Se adjunta el convenio
respectivo y los documentos con los aspectos más relevantes del diagnóstico
tecnológico municipal realizado en la Municipalidad de Queilen.
Al tenor de la respuesta entregada por la
Entidad Edilicia, esta Contraloría Regional da por subsanada esta observación.
2.- Control interno de los procesos auditados
De los cuatro procesos auditados, dos de
ellos tienen las siguientes observaciones:
a) Recepción del bien adquirido.
La recepción física de los bienes se realiza a
través de un documento llamado Ingreso de Bodega; no obstante, no todos los
artículos que salen de bodega se registran en el documento Salida de Bodega, salvo
el caso de los materiales de construcción y artículos eléctricos, cuyo control
considera, además, tarjetas de existencia por producto, en la que se registra la
entrada, salida y el saldo del bien respectivo.
Respecto de los neumáticos, repuestos y
accesorios para los vehículos Municipales, éstos se usan en forma inmediata, razón
por la cual sólo se confecciona el ingreso de bodega, como forma de acreditar la
recepción de los artículos. Conforme con la situación descrita, esta Contraloría
Regional recomienda la confección de un comprobante de salida de bodega o el uso
de un timbre que estampe en el ingreso de bodega la frase "bien de uso inmediato".
La Municipalidad de Queilen no cuenta con
una bodega destinada a almacenar y controlar adecuadamente los distintos bienes
adquiridos, debo a un incendio ocurrido el 26.05.08 que destruyó completamente la
pendencia que'existía.
ENE AL O.
CONTRALORÍA GENERAL. DE LA REPÚBLICA
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En cuanto a la recepción de neumáticos,
repuestos y accesorios adquiridos para los vehículos municipales, el oficio de
respuesta señala que se confeccionó un comprobante de salida de bodega para
todos los productos que se compren.
En relación a la falta de bodega, el municipio
informa que cuenta con el diseño y con el presupuesto de lo que será la nueva
bodega, adjuntando la ficha de identificación de proyectos FRIL 2009, ficha EBI
proceso presupuestario 2009, planos de la bodega, presupuesto, especificaciones
técnicas de la obra y certificado de la DOM de Queilen.
b) Pago del gasto.
En cuanto a las facturas recibidas por la
Municipalidad de Queilen, se comprobó que no todas son ingresadas a través de la
Oficina de Partes. Al respecto, cabe hacer presente que de acuerdo con el artículo 8°
del Reglamento de Organización Interna de la Municipalidad de Queilen, toda
documentación que ingresa y sale de dicho Municipio, debe tramitarse a través de la
Oficina de Partes, lo que no siempre ocurre; además, no todas las facturas registran
el nombre, RUT, fecha y firma del funcionario municipal que recibió estos
documentos mercantiles.
Dado lo anterior, corresponde que la
Municipalidad de Queilen tramite toda su documentación a través de la Oficina de
Partes.
Respecto
de
esta
observación,
la
Municipalidad responde que a través del Memorando de fecha 3 de agosto de 2009,
el cual se adjunta, se instruyó a los departamentos municipales sobre la forma de
tramitar la correspondencia y el ingreso de facturas.
3.- Unidad de Control Interno
La función de Control Interno, a cargo de la
Secretaria Municipal, no efectúa las labores mencionadas en el artículo 29° de la ley
18.695, Ley Orgánica de Municipalidades, tales como controlar la ejecución
financiera y presupuestaria de la Municipalidad, realizar auditorías operativas
internas; tampoco efectúa otras actividades propias de control como arqueos de
fondos y/o valores o de formularios y/o documentos, revisión de las conciliaciones
bancarias, toma de inventario, análisis de los deudores morosas, revisión de los
comprobantes de egreso municipal, evaluación del otorgamiento y rendición de las
subvenciones, evaluación del sistema de remuneraciones, revisiones a los
procedimientos relativos a la contratación de honorarios, evaluación del sistema de
otorgamiento de permisos de circulación, licencias de conducir, patentes
municipales, permisos de edificación y concesiones de servicios municipales. Lo
anterior, refleja que no existen actividades de control programadas.
Además, dado el escaso tiempo que la
Secretaria Municipal destina a las funciones de Control, no se involucra en los
procesos de información administrativos, operacionales, contables y/o financieros de
la Entidad, no planea ni ejecuta la evaluación de riesgos del Municipio, no efectúa
monitoreos para evaluar el desempeño del control interno, no visa las conciliaciones
bancarias ni efectúa arqueos periódicos de caja ni control de inventario. Tampoco
existe un programa de trabajo anual de la Unidad.
CONTRALORÍA GENERAL DF LA REPÚBLICA
7
Dado lo anterior, se instruyó a la
Municipalidad en el sentido de adoptar las acciones conducentes a fortalecer el
ambiente de control de la Entidad, con el objeto de dar cabal cumplimiento a lo
previsto en el artículo 29 de la Ley N° 18.695, informando las medidas adoptadas a
esta Contraloría Regional.
Al respecto, la municipalidad se remite a la
respuesta señalada en el numeral I, N° 1 letra d), en cuanto a que la encargada de
control realizará auditorías operativas respecto de permisos de circulación, patentes
comerciales, subvenciones, proyectos en ejecución y contratos a honorarios, lo que
verificará esta Contraloría Regional en la próxima fiscalización.
III.- EXAMEN DE LOS EGRESOS Y RESULTADO DE PRUEBAS
1.- Cuentas corrientes bancarias.
La Municipalidad de Queilen mantiene
abiertas ocho cuentas en el Banco Estado sucursal Castro, todas ellas con la
conciliación bancaria realizada al día 30 de abril de 2009, cuyos certificados
bancarios registran el siguiente saldo:
N° cuenta corriente
83309002779
83309033917
83309000059
83309031957
83309037173
83309000016
83309037751
83309037661
Nombre
Fondos Ordinarios
Fondos Extrapresupuestarios
Fondos MIDEPLAN
Fondos FNDR
Fondo Social
Fondos SERVIU
Fondos Asociación Provincial
Municipalidades Chiloé
Fondos Bienestar
TOTAL
Saldo al 30.04.2009
89.546.888.47 417.724.50.268.050.40.333.879.021.642.201.4.030.631.2 667 395.-
$ 255.906.768.-
Cabe
señalar
que
revisadas
las
conciliaciones bancarias del mes de abril de 2009 se determinaron las siguientes
observaciones:
- La conciliación bancaria de la cuenta corriente Fondos Ordinarios, considera los
siguientes cheques girados y no cobrados que ya se encuentran caducados:
Fecha
Cheque N°
08 05 2006
6438788
30 06.2006
6891859
20.08.2007
987359
20.08.2007
987360
11 12.2007
2000753
15.04.2007
3066290
2 08
5021343
OTAL
Nombre
Héctor Guentelican Muñoz
Fondo de Pensiones Santa María
Club Deportivo Estrella Blanca
Club Deportivo René Schneider
Mario Guerrero Paredes
Norma Sánchez Sánchez
Club Deportivo Miramar de Detico
Valor $
75.000.15.670.20.000.60.000.18.000.55.800.60.000.$ 304.470.-
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CHILE
Sobre la materia, se solicitó que la
Municipalidad de Queilen regularizara dichos cheques girados y no cobrados dentro
de los plazos legales establecidos. originando un ajuste en la cuenta disponibilidades
y un reconocimiento de la obligación en la cuenta 21601 Documentos Caducados,
esto, conforme con el Oficio CGR N° 36.640 de 2007, de la Contraloría General de la
República.
Las conciliaciones bancarias no adjuntan la nómina de los cheques girados del
mes.
La nómina de cheques girados y no cobrados no registra el comprobante de
egreso.
Al tenor de lo señalado, esta Contraloría
Regional recomendó en el preinforme de observaciones que las conciliaciones
bancarias adjunten la nómina de cheques girados del mes; asimismo, que la nómina
correspondiente a los cheques girados y no cobrados registre el comprobante de
egreso respectivo.
En su oficio de respuesta, la municipalidad
señala que regularizó los cheques caducados a través del comprobante de traspaso
N° 86 de fecha 22.07.2009: además, remite fotocopias de las conciliaciones
bancarias correspondientes al mes de junio de 2009, las cuales registran la nómina
de los cheques girados del mes, con el número del respectivo comprobante de
egreso.
2.- Examen de cuentas de gastos
El examen de transacciones se efectuó
teniendo en consideración el análisis de los procesos asociados a los egresos
municipales y los riesgos observados, determinándose el desarrollo de pruebas de
cumplimiento respecto del total de egresos incluidos en la muestra estadística.
El resultado del examen permitió verificar
que no todos los egresos seleccionados adjuntaban la totalidad de la documentación
de respaldo; asimismo, algunos egresos no se ajustaron a la normativa legal y
finalidades de la Entidad, razón por la cual, esta Contraloría Regional observó la
suma total de $ 5.259.163.-, conforme se detalla a continuación:
3.1.- Obtención de un Diplomado por el ex concejal Marcos Vargas Oyarzún.
En el preinforme se observó que con fecha
11.01.09, el ex concejal Marcos Vargas Oyarzún obtuvo el Certificado de Diplomado
en "Gestión Estratégica Municipal", extendido por el Instituto Para el Desarrollo
Gestión Global Limitada, Rut N° 77.043.300-2, al haber aprobado los cinco cursos de
capacitación llamados El Balance Scorecard en la Gestión Municipal: Educación y
Salud; Turismo, Cultura y Deportes generadores del Desarrollo Económico;
Fiscalización del Presupuesto Municipal; El Buen Concejal para el Buen Gobierno
Local, y; Gestión Estratégica Municipal para Concejales. (Anexo N° 1)
En cuanto al curso Turismo, Cultura y
Dt 4. es • -neradores del Desarrollo Económico, la Municipalidad de Queilen no
ap rtó antec entes.
CONTRALORÍA GENERAL. DE LA REPÚBLICA
9
-n..
fi RE
Ahora bien, para asistir a dichos cursos de
capacitación, don Marcos Vargas Oyarzún solicitó autorización al Concejo Municipal
de Queilen, quienes accedieron a sus requerimientos.
Los cursos a los que asistió el ex concejal y
los gastos asociados a los mismos, son los siguientes:
3.1.1.- Curso
Buen Concejal para un Buen Gobierno Local".
Mediante la sesión ordinaria N° 93 de
15.05.07, el Concejo Municipal autorizó al ex concejal Vargas Oyarzún para que
asistiera al curso El Buen Concejal para un Buen Gobierno Local, efectuado entre el
24 y 26 de mayo de 2007. El valor de dicho curso ascendió a $ 195.000.- y fue
cancelado por la Municipalidad de Queilen a través del egreso 647 de 08.06.07.
En cuanto a los gastos asociados, la
Municipalidad le reembolsó al ex concejal la suma de $ 262.194.-, correspondiente a
pasaje aéreo por $ 208.894.- y $ 53.300.- por concepto de combustible y
transbordador.
3.1.2.- Curso "El Balance Scorecard en la Gestión Municipal, Educación y
Salud".
En sesión ordinaria celebrada el 11.03.08, el
Concejo Municipal de Queilen autorizó al concejal señor Marcos Vargas Oyarzún,
para que asistiera al Seminario de Balance de Gestión Municipal dictado entre los
días 20 al 22 de marzo de 2008.
Ahora bien, de acuerdo con la factura
N° 207 de 20.03.08, este curso se efectuó en Santiago entre el 18 y 22 de marzo de
2008, con un costo de $ 250.000.-, el cual se canceló mediante comprobante de
egreso N° 369 de 27.03.08.
Cabe señalar que mediante decreto exento
N° 813 de 01.04.08, la Municipalidad ordenó la cancelación de viáticos al concejal
Marcos Vargas Oyarzún por asistir los días 18 al 23 de marzo de 2008 al citado
curso, los que ascendieron a la suma de $ 199.590.-; asimismo, le reembolsaron
gastos de movilización por $ 193.500.-. Dichos conceptos, junto a otros, se pagaron
a través del comprobante de egreso N° 337 de 02.04.08.
3.1.3.- Curso "Fiscalización del Presupuesto Municipal"
En sesión ordinaria del día 13.05.08, el
Concejo Municipal de Queilen aprobó que el concejal Marcos Vargas Oyarzún
asistiera, entre los días 22 y 24 de mayo de 2008, al seminario sobre Fiscalización
del Presupuesto Municipal.
De acuerdo con la factura N° 238 de
09.06.08, este curso se efectuó en Santiago entre el 22 y 24 de mayo de 2008, con
un costo de $ 250.000.-, el cual se canceló mediante comprobante N° 1518 de
19.12 08.
CONTRALORÍA GENER AL DE LA REPÚBLICA
10
Para asistir al curso, la Municipalidad de
Queilen le canceló a Lan Airlines SA la suma de $ 70.342.-, por el traslado del señor
Vargas Oyarzún entre Puerto Montt-Santiago-Puerto Montt, mediante comprobante
de egreso N° 591 de 03.06.08
3.1.4.- Curso "Gestión Estratégica del Concejo Municipal"
En sesión ordinaria del 21.10.08, el concejal
Marcos Vargas Oyarzún solicitó al Concejo Municipal de Queilen asistir al curso
"Gestión Estratégica del Concejo Municipal", cuya aprobación le permitía obtener un
Diplomado.
Ante esta solicitud, la alcaldesa subrogante
le señaló que éticamente era improcedente que asistiera al curso para lograr el
Diplomado, puesto que su obtención era para beneficio personal. No obstante, el
Concejo Municipal de Queilen aprobó que el citado concejal asistiera al curso.
Ahora bien, de acuerdo con la factura
N° 325 de 06.11.08, este curso se efectuó en San Pedro de Atacama los días 6, 7 y 8
de noviembre de 2008, con un costo de $ 250.000.-, el cual se canceló mediante
comprobante N° 1518 de 19.12.08.
Para asistir al curso. la Municipalidad de
Queilen le canceló a Lan Airlines SA la suma de $ 198.791.-, por el traslado del señor
Vargas Oyarzún entre Puerto Montt—Santiago, Santiago—Calama, Calama-Santiago y
Santiago - Puerto Montt, mediante comprobante de egreso N° 1572 de 31.12.08.
Cabe señalar que mediante decreto exento
N° 2707 de 28.11.08, la Municipalidad ordenó la cancelación de viáticos al concejal
Marcos Vargas Oyarzún por los días 5 al 9 de noviembre de 2008, cancelándose la
suma de $ 151.413.-; asimismo, la citada persona percibió un reembolso de
$ 94.000.- por gastos de movilización. Dichos conceptos, junto a otros, se pagaron a
través del comprobante de egreso N° 1381 de 01 12.08.
Sobre la materia, cabe precisar que los
concejales no tienen la calidad de funcionarios municipales, por lo tanto, no se les
aplican las normas estatutarias, entre ellas la capacitación, por lo que no resulta
procedente el pago, con cargo a la Municipalidad, de cursos que lleven a la
obtención de Diplomado o de un Diplomado como tal. (Aplica dictámenes N° 26.225
de 2002 y 55.172 de 2008)
En consecuencia, se señaló en el preinforme
que la Municipalidad de Queilen solicitara al señor Marcos Vargas Oyarzún, el
reembolso de los valores señalados precedentemente, los que ascendían a un
total de $ 2.114.830.-.
Sin perjuicio de lo anterior, esta Entidad de
Control observó la suma de $ 2.114.830.- en el preinforme de observaciones.
Al respecto. la municipalidad señala que don
Marcos Vargas Oyarzún reintegró la suma de $ 2.114.830.-, mediante transferencia
bancaria de fecha 28.07.2009, la que fue contabilizada en el comprobante de ingreso
N° • i e
0.07.2009. Se adjuntan copias de los documentos mencionados.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
11
Dado lo anterior, esta Contraloría Regional
da por subsanada esta observación, sin perjuicio de reiterar a esa Entidad Edilicia la
improcedencia de dichas erogaciones, de manera de evitar su futura ocurrencia.
3.2.- Servicio de alimentación para personas
Gasto con cargo a la cuenta 2201001 "Para
personas":
N°
1072
1273
Comprobante de Pago
Monto
Fact.
Fecha
Monto $
490 24.09.08
402.220
402.200
1631 15.10.08 S 298.214
1.349.208
04.11.08
709.219
1632 21.10.08
$1.409.653
TOTAL
Fecha
24.09 08
Concepto
Cóctel Fiestas Patrias
Compra de 200 colaciones.
Compra alimentos varios.
- Comprobante 1072 pagado a la proveedora Lidia Alvarado Díaz, correspondiente al
cóctel servido a las autoridades después del acto cívico y desfile de Fiestas Patrias.
A dicha ceremonia fueron invitados el
Gobernador de la Provincia de Chiloé don José Alban Mancilla Díaz, y el Capitán de
Puerto de Chonchi don Octavio Castillo Molina.
Ahora bien, de acuerdo con el Clasificador
Presupuestario de Ingresos y Gastos, el pago del coctel no debió imputarse a la
cuenta 2201001 "Para Personas", puesto que fue servido a personas que no tienen
derecho a este beneficio; tampoco existe constancia que las autoridades señaladas
hayan asistido al acto cívico.
- Comprobante 1273 a nombre del proveedor Hugo Andrade Segovia, adjunta la
factura 1631 que respalda la adquisición de 200 colaciones, para los participantes del
Campeonato de Escuelas de Fútbol Chiloé Sur. Por su parte, la factura 1632
sustenta la adquisición de varios productos alimenticios, entre ellos, saco de papas,
longanizas, bebidas, chuletas de cerdo, etc., los que se consumieron en la
celebración del día del adulto mayor, cuyos gastos no corresponde sean imputados a
esta cuenta.
En
su
respuesta
al
preinforme,
la
municipalidad señala que corresponde imputar los gastos a la cuenta 22.01.001
"Para Personas", ya que el objeto y la circunstancia del gasto se relaciona con el
cumplimiento de Programas de Actividades Municipales, Sociales y Deportivos que
desarrolló el municipio con el propósito de lograr el bienestar de los habitantes de
esta comuna. Para fundamentar lo expresado, se adjunta, entre otros documentos, el
dictamen N° 60.618 de 2008 de la Contraloría General de la República y el Balance
de Ejecución Presupuestaria acumulado al mes de Diciembre de 2008, en donde se
aprecia que el presupuesto y su ejecución se subdivide en 6 áreas de gestión:
Gestión Interna, Servicios Comunitarios, Actividades Municipales, Programas
Sociales, Programas Deportivos y Programas Culturales.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
12
itt
Ahora bien, cabe señalar que el dictamen
mencionado anteriormente hace referencia al suministro de alimentos para las
Colonias de la IV y V Región. otorgados en cumplimiento de los programas sociales
que desarrolló el municipio, lo que se imputó en la cuenta 2201001 "Para Personas",
gasto realizado para la alimentación de personas con derecho a estos beneficios de
acuerdo con las leyes y reglamentación vigente.
En virtud de la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen, esta Contraloría Regional levanta la observación
correspondiente al comprobante N° 1273 por la suma de $ 1.007.433.-, que contiene
las facturas N°s 1631 y 1632 por $ 298.214.- y $ 709.219.-, respectivamente,
manteniéndose la observación del comprobante N° 1072 por $ 402.220.-, cuyo gasto
debió imputarse en una cuenta distinta por tratarse de un acto o celebración con
motivo de las Fiestas Patrias, lo que deberá tenerse en cuenta en lo sucesivo.
3.3.- Almuerzo para asistentes a Seminario, participantes en Festival Folclórico y
cóctel para los asistentes al aniversario de Queilen.
Gasto con cargo a la cuenta 2208011,
Servicios de Producción y Desarrollo de Eventos.
N°
166
Fecha
15.02.08
Comprobant e de Pago
Monto $
Fact. Fecha
464
12.02.08
469.700
465
12.02.08
Monto
136.500
333.200
Concepto
Adquisición de 18 almuerzos y
recepción ofrecida.
Cóctel acto cívico aniversario
Queilen.
La factura 464 corresponde a la adquisición
de 18 almuerzos y la recepción de alumnos y apoderados participantes en el Festival
Folclórico de Escuelas Rurales; por su parte, la factura 465 documenta el cóctel
servido después del acto cívico por el aniversario de la comuna de Queilen.
Como se aprecia claramente, el detalle de
ambas facturas no guarda relación alguna con la contratación de personas jurídicas,
para la producción y desarrollo integral de eventos sociales, culturales y deportivos,
que realizan en beneficio de la comunidad las municipalidades, concepto que se
encuentra definido en el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos.
En virtud de lo expuesto, esta Entidad de
Control observó en el preinforme, la suma de $ 469.700.-.
En su oficio de respuesta, la municipalidad
señala que este gasto es pertinente y legal, pero el error radicó en la imputación
contable al utilizarse la cuenta 22.08.011; no obstante. estos gastos se enmarcaron
en los Programas de Actividades Municipales y el caso de la recepción ofrecida a los
alumnos y apoderados participantes en el Festival Folklórico de Escuelas Rurales, se
enmarca dentro de los Programas Culturales.
De acuerdo con lo anterior, corresponde que.
en lo sucesivo. esa Entidad Edilicia registre en la cuenta 2212003 Gastos de
Re+ s esenta.ión. Protocolo y Ceremonial, este tipo de gasto.
tsERAt o
.".
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
13
1.111-1527
Chttl
Servicio de alimentación en la cuenta pública del año 2007 e inauguraciones.
Gastos efectuados con cargo a la cuenta
2212003 "Gastos de Representación, Protocolo y Ceremonial".
El examen de cuentas determinó las
siguientes observaciones:
o
Fecha
1515
15.12.08
Comprobante de Pago
Fact. Fecha
Monto $
430.135
1663 20.11.08
Monto $
140.980
Concepto
Compra alimentos varios para
inauguración sede pescadores
El Coral.
- Comprobante de egreso 1515 por $ 140.980.- pagado a don Hugo Andrade
Segovia, correspondiente a la compra de alimentos para la inauguración de la Sede
de Pescadores "El Coral".
Al respecto, se observó en el preinforme que
la Municipalidad de Queilen no presentó nómina de invitados ni asistentes a esta
inauguración. Además, la solicitud de pedido suscrita por el Relacionador Público de
la Entidad Edilicia, está fechada el 28.11.08, siendo que la fecha de la orden de
compra y la factura es 20.11.08; es decir, dicha solicitud de pedido fue emitida sólo
para cumplir con el ciclo documental del proceso de adquisiciones.
En virtud a lo expuesto, esta Contraloría
Regional observó el comprobante de egreso N° 1560, por la suma de $ 140.980.-.
El oficio de respuesta de la municipalidad,
adjunta la invitación realizada al Intendente Regional de Los Lagos y al Gobernador
Provincial de Chiloé, señores Sergio Galilea Ocón y Albán Mancilla Díaz,
respectivamente: además, se remite nómina de invitados firmada por el Encargado
de Relaciones Públicas y nómina de asistentes a la inauguración antes señalada
firmada por el Presidente del Sindicato de Pescadores Artesanales El Coral.
Asimismo, se adjunta algunas fotos de los asistentes a dicha inauguración.
Respecto de la solicitud de pedido, la
municipalidad señala que es un caso puntual, ya que el ciclo de adquisiciones
comienza con dicha solicitud, luego la orden de compra, posteriormente la factura,
más tarde se le adjunta los comprobantes de ingreso de bodega o certificado de
recepción conforme, para finalmente elaborar el Decreto de Pago y realizar el cheque
respectivo.
Dada la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen, esta Contraloría Regional da por subsanada esta
observación.
3.5.- Programas Computacionales
Son los gastos por concepto de adquisición
de uso de software, tales como procesadores de texto, planillas electrónicas, bases
d*ctátós, e
Im
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
14
Al respecto, la Municipalidad de Queilen
mediante decreto exento N° 0288 de 07.02.2005, aprobó el contrato suscrito con la
Sociedad Comercial CAS-Chile S.A. de I, a través del cual arrienda la licencia de uso
de programas computacionales y equipos de computación que utiliza en el proceso
contable — administrativo, por un período de 48 meses a contar del día 08.02.2005,
con un costo mensual de 25,21 UF más impuestos.
Dicho arriendo considera los módulos de
Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Órdenes de Ingreso, Rentas y Patentes,
Remuneraciones Municipales, Permisos de Circulación y Equipos de Computación.
Ahora bien, considerando que el plazo de 48
meses por el arriendo de los programas computacionales y equipos de computación
concluyó el 07.02.2009, éstos se siguen utilizando a pesar que el convenio de
arriendo no considera prórroga ni término del contrato.
Por otro lado, la cláusula 16 del contrato de
arriendo señala que al cumplirse el plazo de arriendo, la Sociedad Comercial CASChile S.A. de I. venderá a la Municipalidad en 1 UF los tres equipos y periféricos de
computación individualizados en la cláusula uno letra c del citado contrato,
compraventa que no se ha efectuado.
Dado lo anterior, esta Contraloría Regional
recomienda que la Municipalidad de Queilen regularice a la brevedad el convenio
suscrito con la Sociedad Comercial CAS-Chile S.A. de I, en cuanto al uso de los
sistemas contable-administrativos y la procedencia de comprar los equipos y
periféricos de computación de acuerdo con la cláusula 16 del contrato de arriendo
suscrito entre las partes.
Sobre la materia, el oficio de respuesta de la
Entidad Edilicia adjunta el contrato suscrito con fecha 15.06.2009 entre la
Municipalidad de Queilen y Sociedad Comercial CAS-CHILE, mediante el cual se
arriendan nuevamente los programas y equipos computacionales por 48 meses, con
un costo mensual de UF 25,21. Dicho convenio fue aprobado por Decreto Exento
N° 1378 del 17.06.2009.
En relación con la procedencia de comprar
los equipos y periféricos de computación, de acuerdo con la cláusula 16 del contrato
de arriendo suscrito originalmente entre las partes, la municipalidad responde que
mediante oficio Ord. N° 1170 de 05.08.09, se solicitó a la Sociedad Comercial CASCHILE regularizar dicha transferencia.
Al tenor de la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen. esta Contraloría Regional da por subsanada esta
observación.
3.6.- Adquisición de terreno
Con fecha 12.12.08, la Municipalidad de
Queilen suscribió un contrato de compraventa con don José Manuel Pérez Muñoz,
por un terreno rural de 1,72 hectáreas ubicado en el sector Detico, por un valor de
$ 8.000.000.-. La forma de pago se acordó en $ 5.000.000.- al momento de
suscribirse el convenio, el que fue cancelado mediante el egreso 1481 de 19.12.08; y
.000.000.agaderos el 15.03.09 en la oficina de la Tesorería de la citada Entidad
Edilicia.
c,tcn E R A t. o
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
15
16-1.197,
JIS:
CHILt
Cabe señalar que esta compraventa fue
aprobada por el Concejo Municipal de Queilen, en la sesión ordinaria del 25.11.08,
según consta en el Acta N° 159, la cual establece que dicho terreno será destinado a
un campo deportivo e infraestructura para actividades gastronómicas, para el Club
Deportivo Miramar, quien debía aportar los $ 3.000.000.- restante. Dicho terreno
sería entregado por la Municipalidad de Queilen al citado Club Deportivo mediante
comodato.
correspondiente
a
El
primer
pago
$ 5.000.000.- se efectuó mediante el egreso 1481 de 19.12.08: el segundo pago no
se había realizado puesto que el Club Deportivo Miramar no había enterado el aporte
comprometido.
Sin perjuicio de lo anterior, la Municipalidad
de Queilen inscribió el terreno en el Conservador de Bienes Raíces de Castro.
En su oficio de respuesta, la Municipalidad
de Queilen señala que mediante oficio N° 2 de fecha 22.06.09, el Club Deportivo
Miramar informó que de los $ 3.000.000.- comprometidos para la compra del terreno
señalado, entregó directamente al vendedor don José Manuel Pérez Muñoz, la suma
de $ 2.000.000.-. Se adjunta declaración jurada firmada el 16.06.09 del citado
vendedor, ante el Notario Público de Castro don Arcadio Pérez Bórquez. Se adjunta
fotocopia de los documentos señalados.
Respecto del saldo de $1.000.000.- no
enterado por el mencionado Club Deportivo, la Entidad Edilicia señala que esta
entidad deportiva solicitó que dicha cantidad sea pagada por la Municipalidad, puesto
que ellos no contarían con fondos disponibles.
En atención a la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen. cabe señalar que la compraventa fue aprobada por el
Concejo Municipal en los términos referidos anteriormente, esto es, con un aporte del
Club Deportivo Miramar ascendente a $ 3.000.000.-, por lo que cualquier
modificación a lo acordado originalmente, debe ser aprobada por el citado Concejo.
3.7.- Adquisición de pasajes
Pagos efectuados con cargo a la cuenta
2208007 "Pasajes, Fletes y Bodegajes", por concepto de movilización, locomoción,
entre otros.
N°
277
Comprobante de Pago
Monto $
Fact. Fecha
Monto
1.324.000 5204 31.01.08 $ 324.000
07.03.08
5205 31.01.08
800.000 Fecha
Concepto
Compra de 18 pasajes.
Compra de 40 pasajes.
- Comprobante de egreso 277 a nombre de la empresa Queilen Bus Limitada, por la
compra de 18 pasajes para el traslado entre Castro — Santiago — Castro, de los
miembros de la Escuela de Ajedrez que participaron en el Torneo Nacional de dicha
disciplina realizado en Santiago. Asimismo, se compraron 40 pasajes para el traslado
entre Castro — Santiago — Castro, como aporte para la gira de estudios de los
a
nos de ° básico de la Escuela Álvaro Vargas.
Ic
•
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
16
/1411-19,,
CHILE
Al respecto, se constató que ambas facturas
fueron recepcionadas por la Oficina de Partes de la Municipalidad el 18.02.08; no
obstante, éstas no registran la recepción conforme del servicio de transporte,
tampoco adjunta los boletos adquiridos ni la nómina de las personas que viajaron.
En virtud de lo expuesto, esta Entidad de
Control observó en el preinforme la suma de $ 1.124.000.-.
Al respecto, el oficio de respuesta de la
municipalidad adjunta las nóminas de alumnos, profesores y apoderados que
asistieron a las actividades, como también el itinerario de las mismas.
Dada la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen, esta Contraloría Regional da por subsanada esta
observación.
3.8.- Combustibles y Lubricantes
Gastos efectuados con cargo a la cuenta
2203001 "Para Vehículos", son aquellas adquisiciones de combustibles y lubricantes
para el consumo de vehículos, maquinarias, equipos de producción, tracción y
elevación, calefacción y otros usos.
Cabe precisar que en la comuna de Queilen
no existen Servicentros, razón por la cual la adquisición de combustible se realiza en
el Servicentro COPEC de la comuna de Chonchi, perteneciente a don Néstor Vera
Álvarez, mediante un convenio denominado Contrato Suministro de Combustible
para la Municipalidad de Queilen, suscrito el 22.08.2005, el que fue aprobado por
decreto exento N° 1420 de fecha 23.08.2005.
La citada Entidad Edilicia adquiere el
combustible de acuerdo con un cuadro que relaciona la localidad con la cantidad de
litros necesarios para llevar a cabo el cometido.
Ahora bien, la adquisición se inicia con la
solicitud de pedido que suscribe el conductor del vehículo, el Director de
Administración y Finanzas, la Encargada de Control y el Encargado de
Adquisiciones, siendo éste último quien guarda dicha solicitud de pedido. Luego. el
conductor concurre a cargar combustible al Servicentro COPEC de Chonchi. Una vez
efectuada la adquisición, el conductor entrega la guía de despacho al Encargado de
Adquisiciones, quien le adjunta la solicitud de pedido.
Cabe señalar, que la solicitud de pedido no
regis
forma inmediata la cantidad de combustible requerido, dato que es
notado por el Encargado de Adquisiciones una vez que recibe la guía de despacho
spectiva.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
17
Por otro lado, la Municipalidad de Queilen
almacena bencina y petróleo en tambores que se encuentran almacenados en una
bodega municipal especialmente habilitada para la custodia del combustible. El
control de salida de dicho combustible se realiza a través de un documento
denominado Salida de Combustible, el cual registra la fecha de retiro, el nombre de
la persona que retira, cantidad y tipo de combustible, vehículo y destino, firma del
solicitante y del encargado de bodega; también registra la existencia, egreso y saldo
del combustible. El mencionado registro de control no posee número correlativo
impreso ni manual, no todos los comprobantes son suscritos por quien solicita;
además, el encargado de bodega no firma estos comprobantes.
En cuanto a los vehículos municipales, se
constató que no siempre las bitácoras registran el combustible adquirido. Es así, que
la camioneta Placa Única BPVF.28 usada por el alcalde no registra el combustible
que carga; asimismo, no registró el combustible cargado desde la bodega municipal
los días 14.08.08 y 25.08 08.
La bitácora del vehículo Placa Única
BBTT.26 no registró el combustible adquirido según las guías de despacho
N°s 367576 de 06.08.08, 368175 de 13.08.08 y 368717 de 21.08.08; tampoco se
anotó el combustible cargado desde la bodega municipal los días 08.08.08, 12.08.08,
18.08.08 y 25.08.08.
Asimismo, la bitácora del vehículo Placa
Única BHXT.76 no registró el combustible comprado con las guías de despacho
N° s 367834 de 09.08.08, 368297 de 15.08.08 y 369487 de 30.08.08; de la misma
manera, no se anotó la gasolina cargada desde la bodega municipal los días
05.08.08, 08.08.08, 12.08.08, 14.08.08, 18.08.08, 21.08.08, 26.08.08 y 29.08.08.
De igual forma, la bitácora del vehículo Placa
Única UL.9483 no registró la guía de despacho N° 368255 de 14.08.08, lo mismo
aconteció con el combustible cargado desde la bodega municipal los días 04.08.08,
14.08.08, 20.08.08, 22.08.08 y 28.08.08.
Al tenor de lo señalado, corresponde que la
Municipalidad de Queilen instruya a los conductores de los vehículos municipales,
que registren en la bitácora el combustible que cargan del Servicentro de Chonchi y
desde la bodega municipal.
En cuanto al documento denominado Salida
de Combustible, corresponde que se le asigne numeración correlativa, que se
identifique al funcionario solicitante con nombre y firma y que el encargado de
entregar el combustible firme todos los comprobantes.
En su oficio de respuesta, la Municipalidad
de Queilen señala que se instruyó a los Jefes de Departamento sobre la custodia del
combustible, su control, ingreso y egreso, nombrándose a un funcionario para
registrar dichos movimientos; asimismo, se implementó el uso de hojas de vida para
los respectivos vehículos municipales y el uso de la bitácora, debiendo registrarse en
ésta el combustible que se carga.
Cont
Lo anterior, será verificado por esta
egional en futuras fiscalizaciones.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
18
Otras situaciones
4.1.- Vestuario entregado a funcionarios Municipales.
En cuanto al otorgamiento del vestuario
entregado a los funcionarios Municipales, se comprobó que no existe un documento
que acredite que el trabajador recibió conforme este beneficio.
De acuerdo con lo anterior, se solicitó que
esa entidad edilicia adoptara las medidas tendientes a regularizar la situación
anotada e informara documentadamente a esta Contraloría Regional.
Al respecto, el oficio de respuesta de la
Municipalidad de Queilen adjunta fotocopias de las actas de entrega del vestuario y
calzado entregados a funcionarios del municipio el año 2008.
4.2.- Control de Inventario de los bienes corporales muebles.
Si bien el inventario de los bienes corporales
muebles se encuentra actualizado, personal de esta Contraloría Regional advirtió
que no se han instalado las planchetas murales que identifican la nómina de bienes
destinados a cada unidad municipal. Asimismo, se constató que los bienes
inventariados no tienen instalada la placa con su respectivo número identificatorio, o
algún otro sistema que permita reconocer y controlar estos activos.
También se verificó la ausencia de
instructivos por parte de la Dirección de Administración y Finanzas, del cual depende
el Departamento de Adquisición e Inventario, en cuanto a requerir que cualquier
traslado de bienes inventariados desde una dependencia municipal a otra, sea
informado oportunamente con el fin de actualizar el inventario mural.
De acuerdo con lo anterior, se solicitó que
esa entidad edilicia adoptara las medidas tendientes a regularizar las situaciones
anotadas e informara documentadamente a esa Contraloría Regional.
En su respuesta, la Municipalidad de Queilen
informa que instruyó la instalación de las planchetas murales y la adquisición de las
placas con su respectivo número de identificación; además, se deberá controlar
oportunamente cualquier traslado de bienes inventariados desde una dependencia
municipal a otra.
Lo anterior, será verificado por esta
Contraloría Regional en futuras fiscalizaciones.
4.3.- Entrega de vestuario escolar.
En cumplimiento del Programa de Apoyo al
Estudiante, la Municipalidad de Queilen entrega vestuario escolar a estudiantes de la
comuna. comprobándose que la asistente del Departamento Social de la
Municipalidad, prepara una ficha que acredita la entrega de los uniformes escolares.
Dicha ficha, suscrita sólo por la profesional, identifica al alumno con su nombre, rut,
fecha nacimiento, curso, domicilio, los miembros de su grupo familiar y el puntaje de
Fic-h—a— Protección Social.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
19
Al respecto, esta Contraloría Regional
recomendó que la Dirección del establecimiento educacional respectivo, extienda un
certificado que individualice a los educandos beneficiados con la entrega del
vestuario escolar, documento que deberá adjuntarse a los comprobantes de pago
que cancelaron dicho vestuario.
Sobre la materia, la Municipalidad de
Queilen acogió la recomendación de esta Contraloría Regional, adjuntando al oficio
de respuesta dos actas de recepción de uniformes escolares, las que fueron
emitidas por los directores de los establecimientos educacionales. La primera,
correspondiente a la Escuela Chilhué por la distribución de 81 uniformes; la segunda,
del Liceo Polivalente de Queilen por la entrega 64 uniformes.
4.4.- Bitácoras de los vehículos Municipales.
En relación con las bitácoras de los
vehículos Municipales, se comprobó que sus hojas no se encuentran foliadas,
Cabe precisar, que mediante Oficio el Circular
N° 35.593, de 1995, de esta Contraloría, se impartieron instrucciones sobre el uso y
circulación de vehículos estatales y, cuyo punto XII señala expresamente que "Por
cada vehículo debe llevarse una bitácora en que se señale, por lo menos, el
kilometraje y el recorrido que cumple, la que deberá ser visada periódicamente por el
Jefe respectivo". Se comprobó que algunas bitácoras de los vehículos municipales no
indican el número de la guía de despacho que respalda el combustible colocado.
Igualmente en la letra g) del mencionado
Oficio Circular se indica que "corresponde también se confeccione una hoja de vida del
vehículo, ya sea en tarjetero, libro o en cualquier otra forma, donde se especifiquen
sus características, modelo, año de fabricación y fecha desde la cual está a disposición
de la Institución respectiva. En esta hoja, se anotarán en la misma fecha en que
ocurran, los desperfectos, con indicación de su naturaleza, costo de la reparación y
daño y las otras especificaciones que se estimen procedentes", aspectos que no se
cumplen.
Por lo tanto, se solicitó que la Municipalidad
adoptara las medidas para confeccionar las respectivas hojas de vida de los vehículos
municipales y controlar adecuadamente las bitácoras.
El oficio de respuesta de la Municipalidad de
Queilen, señala que esta observación se respondió en el punto 3.8 del numeral III, es
decir, se instruyó el uso de bitácoras.
4.5.- Licencias Médicas
De acuerdo con la nómina de licencias
médicas entregada por el funcionario don Salvador Piñero Mella, encargado de dicha
función, durante el período comprendido entre el 02 de enero de 2007 y el 30 de abril
de 2009 existían 44 licencias impagas, correspondientes a 464 días. Dichas licencias
no se encuentran valorizadas, por lo que estos derechos no se encuentran
contabilizados; además, se desconoce el monto que adeudan las diferentes
in,uoiene de salud.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
20
Cabe precisar, que para los efectos de la
recuperación por devoluciones de pagos de licencias por enfermedad o subsidios por
reposos maternales y permisos por incapacidad laboral, el Municipio debe presentar
ante la respectiva entidad de salud, una solicitud de cobro, oportunidad a contar de la
cual se configura el correspondiente ingreso presupuestario devengado.
Sobre la materia, se solicitó que la
Municipalidad de Queilen, iniciara los procedimientos de cobro ante las Instituciones
de Salud correspondientes, con el objetivo de recuperar, en el más breve plazo, los
valores antes señalados, cuya información documentada deberá remitirse a esta
Contraloría Regional.
Respecto de las 44 licencias médicas
impagas, cuya deuda no estaba contabilizada, la Municipalidad de Queilen adjunta a
la respuesta los oficios de cobro enviados a las diferentes ISAPRE y COMPIN; a su
vez, remitió fotocopia del comprobante de traspaso N° 90 de 04 08.09 que contabiliza
dicha deuda, la cual asciende a $ 5.380.840.-.
Dada la respuesta entregada por la
Municipalidad de Queilen, esta Contraloría Regional da por subsanada esta
observación, sin perjuicio de las acciones de cobranza que debe llevar a cabo para
recuperar esta deuda en forma oportuna.
4.6.- Ambulancias entregadas en comodato a la Corporación Municipal de
Queilen para la Educación, Salud y Atención al Menor.
Mediante Actas de Comodato de fecha
13.03.08 y 23.12.08 aprobadas por los Decretos Exentos N° 699 de 13.03.08 y 2956
de 31.12.08, respectivamente, la Municipalidad de Queilen cedió en comodato a la
Corporación Municipal de Queilen para la Educación, Salud y Atención al Menor, dos
ambulancias identificadas con las Placas Únicas BDDP-91 y la BDDP-86, las que se
encontraban contabilizadas, en la cuenta 141 05.000 000 "Vehículos".
Al respecto, se verificó que la Municipalidad
de Queilen no contabilizó estos bienes en la cuenta 141 13 000.000 Bienes en
Comodato, de acuerdo con Oficio N° 36.640 de 2007, de la Contraloría General de la
República, referido a los procedimientos contables para el sector Municipal, ya que,
según lo informado por el Director de Administración y Finanzas de ese Municipio,
señaló que los citados bienes cedidos en comodato a la Corporación Municipal de
Queilen para la Educación, Salud y Atención al Menor, no habían sido contabilizados
en la cuenta 141.13 000.000, Bienes en Comodato, considerando que sólo tomó
conocimiento de las citadas Actas, durante el transcurso de la fiscalización.
En relación con lo anterior, se solicitó a la
Municipalidad de Queilen efectuar la regularización contable de las ambulancias
entregadas en comodato, remitiendo a esta Contraloría Regional de Los Lagos el
comprobante que acredite la contabilización correspondiente.
En su oficio de respuesta, la municipalidad
adjunta fotocopia del comprobante de traspaso N° 64 de fecha 27.05.09, mediante el
cual regularizó las ambulancias cedidas en comodato a la Corporación Municipal de
Queilen para la Educación, Salud y Atención al Menor.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
21
4.7.- Distintivos de los Vehículos
En visita realizada por personal de esta
Contraloría Regional a recintos municipales, se comprobó que al menos 3 vehículos
municipales no tenían distinto fiscal, sin observar lo señalado en el artículo 3°, inciso
primero del decreto ley N° 799 de 1974. A saber:
Vehículo
Camioneta
Camión
Station Wagon
Placa Única
UL-9483-2
WU-3886-K
YE-4106-0
Marca
Nissan
M. Benz
Toyota
Modelo
Terrano AXL 4418
Atego 1718 48
Advantage 4x2 1.8
Año
2003
2007
2006
Al respecto, se solicitó que la municipalidad
efectuara las gestiones administrativas, con el fin de dar cumplimiento a lo
establecido en el cuerpo legal antes citado, remitiendo a esta Contraloría Regional
los antecedentes que respalden la situación señalada.
En su respuesta, la municipalidad informa
que todos los vehículos municipales poseen el distintivo "VEHICULO USO
ESTATAL", los que se encuentran instalados en la ángulo posterior derecho de los
parabrisas delanteros o traseros: no obstante, se instruyó al Encargado de la Oficina
de Adquisiciones e Inventario, realizar las cotizaciones para proceder a pintar el
distintivo fiscal en las puertas de los vehículos municipales, en los términos
señalados en el artículo 3°, inciso primero del decreto ley N° 799 de 1974, lo que
será verificado por esta Contraloría Regional en futuras fiscalizaciones.
4.8.- Siniestro Bodega Municipal
Con fecha 26 de mayo de 2008 se incendió
una construcción municipal de 600 mts cuadrados, aproximadamente, ubicada en la
parte posterior de la Municipalidad de Queilen. El inmueble estaba destinado como
bodega, en él se almacenaban materiales de construcción, eléctricos y diversos
artículos del Departamento Social por un valor total de $ 28.903.351.-.
Con fecha 10 de junio de 2008, la
Comandancia de Bomberos de Queilen le comunicó a la Fiscalía Local de Castro,
que el siniestro habría sido provocado por un corto circuito en el tablero eléctrico de
la bodega, debido a un alta de voltaje; además, dicho incendio no fue intencional.
Dado lo anterior, la Compañía de Seguros
Generales Penta Security S.A., pagó a la Municipalidad de Queilen la suma de
1.806,92 UF, equivalente a $ 38.309.391.-, correspondiente a la indemnización del
bien asegurado, monto contabilizado en la cuenta 0899999 Otros Ingresos, según
consta en la Orden de Ingresos N° 566 del 18.11.08.
En sesión ordinaria del 25.11.08, el Concejo
Municipal de Queilen aprobó por unanimidad la reposición de las ayudas sociales
incineradas en el siniestro que afectó a la bodega, por un monto cercano a los
$ 4.000.000.-. El saldo se utilizaría para comprar un terreno destinado a la
const uccíón de un galpón municipal, situación que no ocurrió.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
22
Por otro lado, el inmueble siniestrado no
estaba registrado en la contabilidad de la Municipalidad de Queilen, razón por la cual,
no se efectuó ninguna regularización por el detrimento patrimonial.
Dado lo anterior, se solicitó que la
municipalidad efectuara un catastro de todo su activo fijo y constate que éste se
encuentre debidamente registrado e identificado en la contabilidad.
En su respuesta, la municipalidad informa
que se encuentra realizando un catastro de todo el activo fijo, verificando que éste se
encuentre debidamente registrado e identificado en la contabilidad.
IV.- CONCLUSIONES
La evaluación del sistema de control interno permitió advertir deficiencias
principalmente en materias de adquisición, uso de bitácoras, control de inventarios
de bienes corporales muebles, control de combustible y recuperación de subsidios
por licencias médicas. Al respecto, la municipalidad informó que adoptará las
medidas correspondientes para solucionar estas observaciones, cuya verificación
efectuará esta Contraloría Regional en la próxima fiscalización.
El examen de cuentas permitió verificar que, en general, los egresos adjuntan la
documentación original de respaldo, ajustándose a la normativa legal y finalidades de
la Entidad. Los gastos pagados por concepto de cursos de capacitación destinados a
la obtención de un diplomado por el ex concejal don Marcos Vargas Oyarzún, por un
total de $ 2.114.830.- fueron reintegrados por la citada autoridad.
Finalmente, corresponde que el presente
Informe Final sea puesto en conocimiento tanto del Alcalde de la Municipalidad de
Queilen, como del Concejo Municipal de la mencionada Corporación.
Saluda atentamente a Ud.,
HAUL [)A SANDOVAí
Jefe 1.1^idad
",,,.75,.rx!p
e
oa Sandoval
Jefe
Unidad de Auditoría e Inspección
Contraloría Regional de Los Lagos
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
23
DISTRIBUCIÓN
ORIGINAL :
SE Ñ OR CONTRALOR REGIONAL DE LOS LAGOS
CONTRALOR Í A REGIONAL DE LOS LAGOS
1°
COPIA :
AL SE Ñ OR ALCALDE
MUNICIPALIDAD DE QUEILEN
2°
COPIA :
SE Ñ ORA SECRETARIA MUNICIPAL
CONCEJO MUNICIPAL DE QUEILEN
3°
COPIA :
A LA SE Ñ ORA DIRECTORA DE CONTROL
MUNICIPALIDAD DE Q UEILEN
4°
COPIA :
ARCHIVO UNIDAD AUDITOR Í A E INSPECCI Ó N
CONTRALOR Í A REGIONAL DE LOS LAGOS
*************************
4
Gestihglobal
CERTIFICADO DE DIPLOMADO
Certifico que con fecha 08 de noviembre de 2008 don
Marcos Vargas Oyarzún
Cumplió con los requisitos exigidos por INSTITUTO PARA EL DESARROLLO GESTION GLOBAL,
aprobando satisfactoriamente los siguientes cursos de capacitación:
El Balanced Scorecard en la Gestión Municipal: Educación y Salud
Turismo Cultura y Deportes generadores del Desarrollo Económico
n Fiscalización del Presupuesto Municipal
El buen Concejal para el Buen Gobierno Local
Gestión Estratégica Municipal para Concejales
Por lo cual ha obtenido el diplomado de:
Gestión Estratégica Municipal
Número 000100, del Registro General de Certificados de esta Institución.
Ternuco, 11 de enero de 2009
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IX ADOLFO ESCOBAR CHACON
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