MP-GC-01 Control de documentos - R1

Código: MP-GC-01
Revisión: 1
GOBIERNO AUTÓNOMO
CONTROL DE DOCUMENTOS
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MUNICIPAL DE COCHABAMBA
DIRECCIÓN DE INFORMACION
GEOGRAFICA Y CATRASTRO
Elaborado por
Cargo
Pablo Ramírez
Jefe Dpto. Calidad del
Servicio
Aprobado por
Cargo
Dennis Torrico
Director de Información
Geográfica y Catastro
Firma
Fecha
29/08/12
Firma
Fecha
29/08/12
Sellos del Documento
Este documento es controlado por el Sistema de Gestión de Calidad de Catastro y solo es oficial y válido con el sello de
COPIA CONTROLADA y la firma correspondiente
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1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es asegurar que los documentos del Sistema de Gestión de Calidad
son redactados, revisados, aprobados, emitidos, mantenidos, administrados y distribuidos de acuerdo
con estas directivas.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos:
-
Manual
##
Procedimientos
Planes de Calidad
Instructivos de Trabajo
Documentos de origen externo
(M)
(MP)
(PC)
(IT)
3. REFERENCIAS


Norma ISO 9001
Manual de Gestión de Calidad Capítulo 4 : Sistema de Gestión de Calidad
4. DEFINICIONES O ABREVIACIONES







Documento controlado: Aquel documento cuya distribución de copias queda registrada
en la lista Distribución de Documentos.
Documentación Interna: Documentación que ha sido generada dentro de la empresa y
que forman parte del Sistema de Gestión.
Documentación Externa: Documentación que no ha sido generada por personal de
Catastro (normas, contratos, documentación técnica, documentos del cliente y otros
aplicables). La distribución de la misma, también es controlada.
Procedimiento: Documento que detalla cómo se lleva a cabo una actividad o un
proceso.
Instructivo: Información que detalla en forma secuencial una actividad específica.
Proceso: Actividad o conjunto de actividades que transforman elementos de entradas en
resultados (salidas).
Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos deben
aplicarse, quien y cuando debe aplicarlos.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo
Responsable
Documento aplicable
Inicio
Elaboración o
modificación de
Documentos
Redactor
Documento Propuesto
Personal Autorizado (Director
o encargados de área)
Documento Propuesto
No
Revisión y
aprobación de
documento
¿Conforme?
Si
Inclusión en Lista Maestra
de documentos aprobados
Distribución de
Documentos aprobados
Difusión y/o capacitación
Representante de la dirección
Autor del Procedimiento y/o
Representante de la dirección
Autor del Procedimiento y/o
Representante de la dirección
Lista Maestra de
Documentos Aprobados
RGC-01
Distribución de
Documentos
RGC-02
Registros aplicables
Fin
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6. DESARROLLO
Responsable
Op
Tarea
Redacta o modifica el documento propuesto de acuerdo al formato
presentado en este procedimiento para la primera página y las
siguientes. (Anexo 1).
Redactor
1
Si se ésta modificando un documento se debe cumplir lo siguiente:
 Cuando proceda a eliminar parte del texto debe insertarse el
símbolo “##” en su reemplazo como evidencia de eliminación
de texto.
 Cuando se proceda a modificar parte del texto debe insertarse
el nuevo contenido en “letras cursivas o inclinadas” como
evidencia de modificación de texto.
 Antes de cumplir las dos disposiciones anteriores, se deben
eliminar todos los símbolos “##” y convertir el texto en cursiva
a texto normal, ya que solo la última versión debe evidenciar
las modificaciones realizadas respecto a una versión anterior.
Codifica los documentos.
Para codificar el documento, primero es necesario identificar el tipo de
documento de acuerdo a la siguiente lista:
##
Manual
(M)
Plan de Calidad
(PC)
Procedimiento
(MP)
Instructivo de Trabajo (IT)
Representante
de la Dirección
##
Posteriormente se le debe asignar el código del área en la cual incide
el documento de acuerdo a la siguiente lista:
2
Gestión de Calidad
Sistemas
Gestión Catastral
Servicios Catastrales
Geodesia
(GC)
(SY)
(CA)
(SC)
(GE)
Para otras áreas, incluir las dos primeras letras que identifican la
misma.
Luego se le asigna un número correlativo ## consultando la lista
maestra.
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Además se debe asignar o modificar el estado de revisión correlativo
del documento.
Debe nombrarse al archivo digital de la siguiente manera:
“Código”+”Nombre del documento”+” Nº de revisión”
Ejemplos:
- MP-GC-01 Procedimiento de Control de Documentos – R1
- IT-GE-03 Instructivo de Geodesia – R2
- PC-CA-01 Plan de Trámites de Propiedad Horizontal – R0
El contenido de los documentos debe basarse en lo siguiente:
Objetivo: Intención o propósito del procedimiento (para qué se lo
redacta).
Alcance: Descripción de las organizaciones, funciones o productos
afectados por el procedimiento (a qué se aplica).
Referencias: Documentos asociados al procedimiento.
Definiciones: Términos especiales o únicos del procedimiento.
Redactor
3
Diagrama de Flujo: Descripción esquemática general de los procesos
(solo si aplica y es necesario realizarlo).
Desarrollo : Descripción clara de los pasos necesarios para cumplir
con el procedimiento (cómo se desarrolla la tarea) además de definir
los responsables de cada tarea
Anexos: Documentos asociados al procedimiento para aclarar alguna
información o para volcar resultados de las tareas requeridas (por
ejemplo: formularios o planillas si aplican).
Todos los Procedimientos deben contener los puntos OBJETIVO,
ALCANCE, REFERENCIAS y DESARROLLO.
Redactor
4
Los puntos DEFINICIONES, DIAGRAMA DE FLUJO y ANEXOS son
incorporados si es necesario o conveniente a juicio del redactor.
Redactor
5
Los Instructivos deben contener por lo menos los puntos OBJETIVO,
REFERENCIAS y DESARROLLO.
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Director / Jefes
de área
6
Revisa el documento redactado y verifica:
 que la secuencia de tareas sea la correcta
 que las directivas no se contrapongan con otras del sistema
 que la redacción sea clara y adecuada
 que en los procedimientos se especifiquen claramente las
responsabilidades.
Director / Jefes
de área
7
Finalizada la revisión de conformidad, aprueba el documento, asigna
la fecha de aprobación correspondiente y lo envía al Representante
de la Dirección.
8
Una vez aprobado el documento se procede a incluir el mismo en la
lista maestra de control de documentos RGC-01 ## Lista de
Documentos Aprobados, donde se registra el código del documento,
título, autor, fecha de aprobación, revisión y estado. Esta lista debe
ser actualizada cada vez que se elabore o modifique algún documento
(registro electrónico). Para el caso del manual de gestión de calidad la
revisión se realiza por páginas al igual que el caso de planes de
calidad complejos como de las áreas componentes de catastro. Se
detalla en una hoja electrónica dentro la lista maestra para el estado
de cada página que comprende este tipo de documento.
Representante
de la Dirección
Representante
de la Dirección
9
Una vez registrado el documento procede a la emisión del mismo,
convirtiéndolo a formato PDF y cargándolo en la página web de
Catastro en la dirección:
http://www.cochabamba.gob.bo/catastro
Posteriormente envía un mail a todos los involucrados con el
documento.
El documento original impreso y firmado se archiva en un folder para
su protección.
EMISIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS EN PAPEL
Representante
de la dirección
10
La entrega de copias controladas de la documentación, debe estar
registrada en la Lista de Distribución de Documentos RGC-02
donde se detalla el documento entregado, la fecha, a quien se
entrega y su firma correspondiente. Cada copia distribuida lleva en
su carátula la identificación de “COPIA CONTROLADA”, con un sello
color azul y la firma de quien controla el documento. Todo documento
que no evidencie el sello original, es una copia no controlada y no es
considerada válida para la toma de decisiones.
##
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Las versiones caducas de un documento se destruyen, pero se
mantiene el archivo del original, identificado claramente como
“DOCUMENTO NO VIGENTE” con un sello color rojo, por lo menos se
deben mantener las últimas dos versiones del documento en formato
impreso.
##
Representante
de la Dirección
11
Cualquier modificación- cambio parcial o total de un documento es
realizado, revisado y aprobado por el mismo cargo que lo realizó en el
documento inicial, salvo que el mismo autorice expresamente otra
operatoria. ##
Debe mantener archivado todo documento :
Receptor del
documento en
papel
12
Receptor del
documento en
papel
13
 en un lugar accesible y conocido por todo el personal del área
 lo más cercano posible al lugar en donde se desarrollan las tareas
 seguro en cuanto a pérdidas o daños.
 ordenado
Es responsable de notificar al Representante de la Dirección, cualquier
anomalía que pueda sufrir el documento mientras permanece a su
cargo.
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Establece qué documentación externa (Normas, Manuales,
Reglamentos, Especificaciones, Leyes, etc.) que impliquen requisitos
para el servicio, deba ser mantenida y actualizada en la institución y
se registra en la lista maestra de documentos RGC-04 Control de
documentos EXTERNOS, donde se registra el nombre del
documento, la editorial o autor (si aplica), año de edición, el
responsable – receptor, y el área a la cual se aplica el documento
entregado. Dichos documentos también deben llevar el sello de
COPIA CONTROLADA y la firma respectiva en alguna de sus hojas.
A su vez el responsable:
Representante
de la Dirección
14
Controla que:
 estén unívocamente identificados.
 sean adecuadamente almacenados y manipulados para evitar
daños, pérdidas o deterioros.
 estén disponibles para todo el personal que realiza trabajos
basados en dicha documentación.
 sean actualizados al aparecer una nueva versión aplicable,
removiendo o identificando la versión obsoleta.
Los registros Lista Maestra (RGC-01) ## y Control de
Documentos Externos (RGC-04) son mantenidos en forma
Magnética en planilla de excel y en diferentes hojas.
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7. ANEXOS
ANEXO 1: FORMATO DE DOCUMENTOS
(Primera Página)
Código: XX-XX-NN
Revisión: N
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TÍTULO DEL DOCUMENTO
Página: X de Y
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Fecha
Sellos del Documento
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TÍTULO DEL DOCUMENTO
Página: X de Y
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